Công tác văn thư, lưu trữ tại uỷ ban nhân dân huyện đồng hỷ, tỉnh thái nguyên

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 5 1.1. Những vấn đề chung 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 14 2.1. Công tác văn thư 14 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản 16 2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.1. Công tác xác định giá trị TLLT 21 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung TLLT 22 2.2.3. Công tác tổ chức khoa học TLLT 22 2.2.4. Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23 2.2.5. Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT 24 2.2.6. Công tác tổ chức sử dụng TLLT 24 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 27 3.1. Ưu điểm 27 3.2. Hạn chế 27 3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ 28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi Mọi thông tin,tài liệu trong đề tài là trung thực, không sao chép từ bất kỳ đề tài nào khác Nếusai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Sinh viên

đề tài mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đới một cách vững chắc và

tự tin

Tôi chân thành cảm ơn đến lãnh đạo, các cô, chú, anh, chị trong Uỷ bannhân dân huyện Đồng Hỷ đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát thực tế công tácVăn thư – Lưu trữ để hoàn thành đề tài

Cuối cùng tôi xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Uỷ Bannhân dân huyện Đồng Hỷ luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốtđẹp trong công việc

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 5

1.1 Những vấn đề chung 5

1.2 Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 14

2.1 Công tác văn thư 14

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản 16

2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 19

2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20

2.2 Công tác lưu trữ 21

2.2.1 Công tác xác định giá trị TLLT 21

2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung TLLT 22

2.2.3 Công tác tổ chức khoa học TLLT 22

2.2.4 Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23

2.2.5 Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT 24

2.2.6 Công tác tổ chức sử dụng TLLT 24

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 27

3.1 Ưu điểm 27

3.2 Hạn chế 27

3.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ 28

KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó làcông tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liêntục thông qua các văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảmbảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bímật cho mỗi cơ quan Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiệncần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phảnánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụngkhi cần thiết Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hànhnhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt haykhông, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụngtrực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo Ngoài ra còn

có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, anninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc

độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắpthông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT

Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơquan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất

quan trọng của các cơ quan, tổ chức Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.

Mặc dù đã cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của TS Lê Thị Hiền

-Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các cô, chú, anh, chị ở Uỷ ban nhândân (UBND) huyện Đồng Hỷ song do điều kiện về thời gian, trình độ của tôicòn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong sự đóng gópcủa các thầy, cô để bài viết của tôi được hoàn thiện hơn.

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh TháiNguyên trong thời gian từ năm 2011 – 2014

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về UBNDhuyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên

Thực trạng về công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh TháiNguyên

Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ,tỉnh Thái Nguyên

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh TháiNguyên tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu

* Một số văn bản của Nhà nước:

- Luật số 01/2011/QH13 về Luật Lưu trữ

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bàyvăn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

* Các đề tài nghiên cứu và các bài báo cáo thực tập:

Giáo trình Đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, “Công táclập hồ sơ và danh mục hồ sơ”, “Cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác xác địnhgiá trị tài liệu” do bộ môn Lưu trữ học khoa Lịch sử trường Đại học Tổng hợp

Hà Nội biên soạn

Các giáo trình văn thư lưu trữ của trường Trung học văn thư lưu trữ vàcác tập bài giảng dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhànước

Đề tài “Công tác VTLT tại UBND tỉnh Thái Nguyên” của Nguyễn ThịHoàng – chuyên viên văn thư tại UBND tỉnh Thái Nguyên, 2007

Đề tài “Công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ” của Lê Thị Phương– lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên, 2009

Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, tác giả Vương ĐìnhQuyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011

Giáo trình Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tácVTLT một cách chính xác và khách quan Ngoài ra các tài liệu này còn đưa ra

các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả caohơn.

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa

giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên”.

6 Đóng góp của đề tài

Đóng góp và phục vụ cho công việc thực tiễn có liên quan đến công tácVTLT nói chung và công tác VTLT tại UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh TháiNguyên nói riêng

Đề tài sau khi hoàn thành xong sẽ trở thành tư liệu phục vụ bạn đọc

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài cócấu trúc như sau:

Chương 1 Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ và khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 1.1 Những vấn đề chung

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan

đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa họctài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằmphục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng củacông dân

1.1.2 Nội dung công tác văn, thư lưu trữ

1.1.2.1 Nội dung công tác văn thư

Soạn thảo và ban hành văn bản

Quản lý và giải quyết văn bản

Quản lý và sử dụng con dấu

Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ

 Tầm quan trọng của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơquan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựavào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắmbắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồnthông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý Nguồnthông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quanhoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư nhưsoạn thảo, duyệt… Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năngđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm

vụ cơ bản của công tác này

Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng côngtác của cơ quan Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bảnđảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời vàchính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Do đó sẽ góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu suất công tác của cơ quan Đặc biệt, khi công tác văn thư được tinhọc hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệusuất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao

rõ rệt

Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy

tờ Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giảiquyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành cácquyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủnghiêm túc các quy định của Nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác hành chính văn phòng, công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa Đó chính

là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn

ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơquan Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đềuđược văn bản hóa Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhànước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy

đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hànhcác khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phầngiữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ

ra ngoài

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu nhưvăn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bảnđược thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độchính xác cao Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nóichung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng Nếu các văn bản có giá trịhình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộpvào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục

vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan Mặt khác, sẽ giải phóng chocán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tậptrung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu…

 Tầm quan trọng của công tác lưu trữ

TLLT bao giờ cũng gắn liền với và phản ánh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cácquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

TLLT phục vụ đắt lực cho việc thực hiện chủ trương, chính sách, kếhoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu và giảiquyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơ quannói chung

TLLT phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đươngthời nên nó mang tính khoa học cao TLLT ghi lại và phản ánh mọi hoạt độngkhoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực Nó không chỉ là bằng

chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứngdụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp choviệc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên - xã hội để

dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồng thờitránh được những hiểm họa cho con người, cho quốc gia

Như vậy có thể khẳng định công tác VTLT có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước ta,đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng củacông tác này

1.1.4 Các văn bản Pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm2001

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạtđộng của các cơ quan hành chính Nhà nước

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng

Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quanNhà nước

- Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướngChính phủ về việc tăng cường sử dụng các văn bản điện tử trong cơ quan nhànước quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo và trao đổi chuyên môn trong nội bộ mỗi đơn vị và giữacác đơn vị, nên hạn chế sử dụng văn bản giấy

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuậttrình bày văn bản

- Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của BộCông an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-

CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đãđược sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01tháng 4 năm 2009

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

1.2 Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ

1.2.1 Quát trình hình thành của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ

Đồng Hỷ là một huyện nằm ở phía đông tỉnh Thái Nguyên, huyện lỵ làthị trấn Hà Lam

Trước 1430, Đồng Hỷ thuộc Cổ Lũy Động, một đơn vị hành chính củaChiêm Thành Năm 1430, vùng đất này nằm dưới sự quản lý của nhà Hồ Năm

1471 vua Lê Thánh Tông lập Đạo Thừa tuyên Thái Nguyên Năm 1490 ĐạoThừa tuyên Thái Nguyên đổi thành xứ Thái Nguyên, năm 1520 gọi là trấn TháiNguyên và năm 1602 Chúa tiên Nguyễn Hoàng đổi thành Dinh Thái Nguyên,huyện Lệ Giang đổi thành huyện Lệ Dương; đến năm 1906 đổi thành Phủ Đồng

Hỷ Năm 1922, một số xã phía Tây Nam Phủ Đồng Hỷ được tách nhập với một

số xã của phía Tây Phủ Tam Kỳ thành huyện mới là Tiên Phước Sau Cáchmạng Tháng Tám năm 1945, 5 xã phía Đông của Duy Xuyên được nhập vào

Đồng Hỷ Tháng 12 năm 1985, hai xã vùng tây là Bình Lâm và Thăng Phướcđược nhập vào huyện mới Hiệp Đức.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Đồng Hỷ

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đồng Hỷ bao gồm một Chủ tịch và ba

phó Chủ tịch, các uỷ viên và các phòng ban chuyên môn

a Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo điều hành mọi công việc củaUBND huyện và chịu trách nhiệm trước HĐND

b Phó Chủ tịch văn xã: Phụ trách các mảng văn hoá - xã hội như: Laođộng thương binh xã hội, văn hoá thông tin, thể thao, giáo dục, y tế;

c Phó Chủ tịch kinh tế: Phụ trách các mảng tài chính, công thương, chicục thuế, kho bạc…

d Phó Chủ tịch nông lâm: Phụ trách mảng nông nghiệp phát triển nôngthôn, lâm nghiệp, tài nguyên môi trường

e Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Đồng Hỷ gồm:

- Văn phòng UBND & HĐND - Phòng Công thương

- Phòng Tài chính - kế hoạch - Phòng Thống kê

- Phòng Tài nguyên - môi trường - Phòng Y tế

- Phòng Lao động thương binh - xã hội - Phòng Thanh tra

- Phòng Văn hoá thông tin - Phòng Tư pháp

- Phòng Nông nghệp và phát triển nông thôn - Quân sự

- Phòng Giáo dục - đào tạo - Công an

- Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng - Thi hành án

- Ban quản lý các cụm công nghiệp - Thú y

- Trạm bảo vệ thực vật - Hội làm vườn

- Trạm khuyến nông - khuyến ngư

Sơ đồ hoá tổ chức bộ máy của UBND huyện Đồng Hỷ

Đồng Hỷ nói riêng cũng như UBND các huyện nói chung đã được quy định rõtrong luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm

2003 cụ thể như sau:

1.2.3.1 Chức năng

UBND thực hiện chức năng quản lý hành chính trên địa bàn đảm bảo tốtmọi chỉ đạo quản lý của các cấp trên

UBND là do hội đồng nhân dân bầu ra chịu trách nhiêm trước nhân dân

và phục vụ mọi lợi ích cho nhân dân

1.2.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

 Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, hàng năm trình HĐNDthông qua và trình UBND tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kếhoạch đó Lập dự toán thu chi ngân sách trên địa bàn, tổ chức thực hiện, quyếttoán, điều chỉnh ngân sách địa phương và phối hợp với các cơ quan Nhà nướccấp trên để quản lý việc thực hiện ngân sách của địa phương theo quy định củapháp luật

 Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư - nghiệp

Tổ chức thực hiện xây dựng chương trình kế hoạch đề án khuyến khíchphát triển khoa học kỹ thuật, nông lâm ngư nghiệp để sản xuất và hướng dẫnnông dân chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi ở địa phương; thực hiện giaođất, thu hồi đất giải quyết các tranh chấp và xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sửdụng đất đai của các xã đóng trên địa bàn huyện

 Trong lĩnh vực công nghiệp - tiểu thủ - công nghiệp

Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng và phát triển các cơ sởcông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ trên địa bàn huyện, phường; tổ chứcthực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, khuyến khích pháttriển các cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạocủa UBND tỉnh

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy

hoạch xây dựng các khu dân cư trên địa bàn huyện, xã; quản lý, khai thác, sửdụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở; cấp giấy phép xâydựng,kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về khai thác, xây dựngnhà ở, sản xuất kinh doanh, vật liệu xây dựng theo sự phân cấp của UBND tỉnh

 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch; kiểm traviệc thực hiện các quy định của Nhà nước về an toàn vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thể thao

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, xãhội, thông tin thể dục thể thao trên địa bàn và tổ chức thực hiện sau khi có cấpthẩm quyền phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của phápluật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trườngdạy nghề, các tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử, thực hiện các chủ trương xãhội hoá giáo dục trên địa bàn; tổ chức dạy nghề, hướng dẫn các hoạt động từthiện, nhân đạo…

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng dân quân tự vệ, lực lượng dự bịđộng viên, tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự; tuyên truyền, giáodục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xãhội

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo; tổ chức chỉ đạo, kiểm tra và ngăn chặn các hành vi xâm phạm do tínngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái những quy địnhcủa pháp luật và chính sách Nhà nước

Tổ chức việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra Nhà nước; chỉ đạocông tác tuyên truyền giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị

quyết của HĐND cùng cấp; tổ chức tiếp dân,giải quyết khiếu nại, tố cáo kiếnnghị của công dân; chỉ đạo UBND các xã thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sảncủa Nhà nước,tổ chức chính trị xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tàisản, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

Trong chương 1 tôi đã trình bày khái quát về công tác VTLT tại UBNDhuyện Đồng Hỷ để làm cơ sở cho việc tìm hiểu thực trạng của công tác này ởchương 2 Chính vì có tầm quan trọng như vậy, nên trong sự phát triển của mỗiquốc gia, công tác này luôn được các cơ quan, tổ chức chú trọng để tạo điều kiệnthuận lợi cho quá trình giải quyết các công việc thường ngày có liên quan đếncông văn, giấy tờ

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỒNG HỶ 2.1 Công tác văn thư

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Được sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện Đồng Hỷ, các cán bộchuyên viên luôn có ý thức thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản theothông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản Chính vì vậy, công tác soạn thảo, ban hànhvăn bản được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bảnđược ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lýcao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy địnhcủa Nhà nước

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyêntrách ở văn phòng UBND đảm nhận Quy trình soạn thảo và ban hành văn bảnđược tiến hành theo trình tự sau:

Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyểnđến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủtịch UBND huyện kí ban hành

Sau khi kí, văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần nữa.Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì thì nhân viên văn thư tiến hành đánh số,ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng kí vào sổ “Đăng kí văn bản đi”sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi mộtcách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản (01 bản lưu ở bộ phậnsoạn thảo, 01 bản lưu ở bộ phận văn thư)

Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản

lý văn bản, tài liệu Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giảiquyết tốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liênquan đến văn bản

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Văn thư

Hoànthiện thủtục,chuyểngiao vănbản

Phân côngcho đơn vị, cá

nhân soạnthảo văn bản

Xác định mục đích banhành, đối tượng giảiquyết, phạm vi áp dụng,thực hiện văn bản

Chọn tên loại văn bản,thu thập và xử lý thông

Ký, ban

hành

2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản

Cán bộ được giao làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản

đi và văn bản đến Mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đihay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất Trong quá trình quản lý, chỉ

đạo công tác này lãnh đạo UBND đã triển khai việc thực hiện các văn bản của

Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý và giải quyết văn bản diễn ra nhanhchóng và đạt hiệu quả cao hơn như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Chi cục văn thưlưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

2.1.2.1 Đối với văn bản đi

Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu và làm thủtục gửi đi, văn bản trước khi phát hành được văn thư kiểm tra các phần về thểthức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa Nếu phát hiện sai sót thì báocáo với người có trách nhiệm sữa chữa, bổ sung Sau đó ghi số, kí hiệu, ngày,tháng năm của văn bản vào sổ đăng kí văn bản đi, ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng

và từng cột mục trong sổ Đăng kí xong mới nhân bản theo đúng số lượng sau

đó mới đóng dấu và cho phát hành Đóng dấu xong văn thư giữ lại bản chính lưu

ở văn thư cơ quan để tra tìm khi cần thiết và bộ phận soạn thảo cũng giữ lại 01bản để làm cơ sở cho những báo cáo sau