Công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận cẩm lệ thành phố đà nẵng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG. 4 1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 4 1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. 5 1.2. Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ TP Đà Nẵng 6 1.2.1. Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ TP Đà Nẵng 6 1.2.2. Chức năng 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 Tiểu kết 8 CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 9 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng: 9 2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư 9 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: 10 2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 10 2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13 2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi: 18 2.1.6. Lập hồ sơ công việc 25 2.1.7. Bảo quản và sử dụng con dấu. 26 2.2. Đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và một số kiến nghị 27 2.2.1. Ưu điểm 27 2.2.2. Những hạn chế, khó khăn 27 Tiểu kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 30 3.1. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 30 3.2. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng 30 KẾT LUẬN 33

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 4

1.1 Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ 4

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 4

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 4

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 5

1.2 Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng 6

1.2.1 Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng 6

1.2.2 Chức năng 7

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

* Tiểu kết 8

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 9

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng: 9

2.1.1 Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư 9

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: 10

2.1.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 10

2.1.4 Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13

2.1.5 Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi: 18

2.1.6 Lập hồ sơ công việc 25

2.1.7 Bảo quản và sử dụng con dấu 26

2.2 Đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và một số kiến nghị 27

2.2.1 Ưu điểm 27

2.2.2 Những hạn chế, khó khăn 27

* Tiểu kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 30

3.1 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 303.2 Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng 30

KẾT LUẬN 33

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hànghoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhànước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lạinhững thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốcphòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổimới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Bướcsang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọimặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như cácdoanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh,đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng mộtvai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nàocũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiệncần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạtđộng của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vịthực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thôngtin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn

vị đạt hiệu quả cao hơn

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý củacác cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông tốt Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổchức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cáchhành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tậptrung đổi mới

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nộidung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Vănphòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được

xem là bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý Nhà nước.

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác nhữngthông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thôngtin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêugiấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làmnhững việc trái với Pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan còng nh hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong

cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thìkhi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt độngcủa cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcgiao nép vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quancần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nép hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lậpcàng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưutrữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuậnlợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập khôngtốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nép vào lưu trữ

không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt độngnghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.

Đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt đối với Ủy Ban Nhân Dânquận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là nơi cần nâng cao năng suất, chất lượng vàhiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác côngvăn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cảntrở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác vănthư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư – lưu trữ làmột trong những nội dung hoạt động chủ yếu của các đơn vị tổ chức và Ủy BanNhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối vớihoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Ủy Ban Nhân Dân quậnCẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng nói riêng Sau thời gian tìm hiểuỦy Ban Nhân Dânquận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng đã giúp em đánh giá, nhận xét và rút ra đượcnhững mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được ápdụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thànhphố Đà Nẵng Vì vậy em đã chọn đề tài : “Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy BanNhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

1.1 Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xãhội, các đợn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và banhành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiếtyếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.

* Vị trí:

Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nộidung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy công tác Vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý còng nh hiệu quả hoạt độngcủa cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng caohiệu quả hoạt động của cơ quan

* Ý nghĩa:

Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan đượcnhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chínhsách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quanđựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt độngcủa cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bímật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hànhchính phục vụ cho công cuộc đổi mới

Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vậtliệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản.

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho côngtác tra cứu thông tin quá khứ

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan,

tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảocho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đógiúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trìnhtham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác Văn thưđòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

 Nhanh chóng.

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ýnghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưngđối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi nh là một nguyên tắctrong hoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụthuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ranhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và

nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

pháp luật.

 Bí mật.

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nêntrong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật

để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyếtvăn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêucầu đã quy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là

sự thàng công của mỗi cơ quan đó

1.2 Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng

1.2.1 Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng

Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theoNghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ, trên cơ sở phường KhuêTrung của quận Hải Châu và 03 xã Hoà Thọ, Hoà Phát, Hoà Xuân của huyệnHoà Vang để lập 06 phường: Khuê Trung, Hoà Thọ Đông, Hoà Thọ Tây, HoàPhát, Hoà An và Hoà Xuân thuộc quận Cẩm Lệ với diện tích tự nhiên là 3.375

ha, dân số đến nay gần 100.000 người, mật độ trung bình 987người/km2

Qua 10 năm đi vào hoạt động, tình hình kinh tế-xã hội của quận đã đạtđược những kết quả đáng khích lệ: tổng giá trị sản xuất tăng bình quân19,5%/năm giá trị ngành công nghiệp-xây dựng tăng bình quân 18,3%/năm,trong đó công nghiệp dân doanh tăng trưởng bình quân gần 31,8%/năm giá trịngành thương mại-dịch vụ tăng bình quân 25%/năm giá trị ngành nông nghiệpbình quân giảm 3,2%/năm các lĩnh vực quy hoạch đô thị, văn hoá xã hội đượctập trung giải quyết tốt, mức sống người dân tăng lên đáng kể, quốc phòng-anninh được giữ vững

Trong định hướng phát triển đến năm 2015, Nghị quyết Đại hội Đảng bộquận Cẩm Lệ lần thứ II đã xác định: "Nâng cao năng lực lãnh đạo của tổ chứcĐảng, phát huy sức mạnh của hệ thống chính trị, xây dựng sự đồng thuận xã hội,tạo chuyển biến quan trọng trên các lĩnh vực, trong đó tập trung quy hoạch, giảitoả đền bù, đầu tư kết cấu hạ tầng đô thị, ưu tiên huy động mọi nguồn lực giải

quyết việc làm, ổn định cuộc sống cho các hộ dân trong vùng quy hoạch giải toả,giảm nghèo hiệu quả đẩy mạnh phát triển công nghiệp và dịch vụ Đẩy mạnhphát triển giáo dục-đào tạo, văn hoá cơ sở, y tế, chăm sóc sức khoẻ nhân dân.Thực hiện tốt cải cách hành chính, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứngvới nhiệm vụ trong tình hình mới Tăng cường tiềm lực quốc phòng, đảm bảo anninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.

Để thực hiện thắng lợi mục tiêu trên, tư tưởng chủ đạo suốt cả nhiệm kỳlà: Nâng cao năng lực lãnh đạo, phát huy mọi nguồn lực, đoàn kết, sáng tạo, xâydựng quận Cẩm Lệ phát triển toàn diện và bền vững

1.2.2 Chức năng

Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hànhchính cấp cơ sở thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vựckinh tế, văn hóa, xã hội an ninh quốc phòng trên địa bàn quận

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND quận Cẩm Lệ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các chươngtrình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn các phường trong hoạtđộng quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và UBND UBND quận thảoluận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốcphòng dài hạn và hàng năm của quận Kế hoạch đầu tư và xây dựng các côngtrình trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định

- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận, các biệnpháp thực hiện Nghi quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốcphòng; thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận;

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân doUBND quận trực tiếp quản lý;

- Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của

Luật khiếu nại – tố cáo;

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên UBND quận hàng nặm;

- Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBNDquận hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đưa ra lấy

ý kiến của tập thể

* Tiểu kết

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xãhội, các đợn vị vũ trang Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản

lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Công tácVăn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ như nhanh chóng, chặt chẽ, chínhxác

Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theoNghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ Ủy ban nhân dân quậnCẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính cấp cơ sở thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội an ninhquốc phòng trên địa bàn quận

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ

-THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng:

2.1.1 Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư

- Ban hành các văn bản tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT:Trong năm 2012 đến đầu năm 2013, UBND quận Cẩm Lệ đã ban hành các vănbản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cũng như tăng cường kiểm tra, hướngdẫn hầu hết các cơ quan, đơn vị trực thuộc

- Kiểm tra định kỳ công tác VTLT: UBND quận giao trách nhiệm PhòngNội vụ quận kiểm tra VTLT tại hầu hết các cơ quan, đơn vị thuộc quận Trongnăm 2012, đã tiến hành kiểm tra và lập biên bản, thông báo kết quả sau kiểm trađối với 11 cơ quan chuyên môn, ĐVSN (đạt 89,5%) và UBND 06 phường (đạt100%) thuộc quận

Theo kế hoạch, trong năm 2013 Phòng Nội vụ sẽ tiếp tực tăng cường việckiểm tra, hướng dẫn các cơ quan đơn vị thực hiện những nội dung mới về VTLT

mà trọng tâm là lập hồ sơ công việc

- Thực hiện chế độ báo cáo: UBND quận thực hiện việc báo cáo kịp thời

và đúng thời gian quy định theo yêu cầu của SNV: lập danh sách tập huấn, báocáo thống kê cơ sở VT, LT; báo cáo kết quả thực hiện VTLT; Tuy nhiên, đối vớicác báo cáo cơ sở từ các đơn vị khác chưa thực hiện nghiêm túc, một số đơn vịphải đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần mới thực hiện việc báo cáo, một số khác chấtlượng báo cáo chưa cao Do đó, những ý kiến, kiến nghị trong công tác VTLT ởđơn vị chưa thể hiện rõ, ảnh hưởng đến việc thông tin trao đổi, chỉ đạo điều hànhgiữa cơ quan tham mưu và đơn vị cơ sở chưa sâu sát, kịp thời như mong muốn

- Cử CBCC, VC tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT:UBND quận đã đăng ký các lớp tập huấn về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ côngviệc và bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức thamgia đầy đủ

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:

Hiện nay, Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ có 02 cán bộ làm công tác vănthư Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chứcquản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến

Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưutrữ và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Lại được bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các líp chính quy và tạichức do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tạimột phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác Đặc biệt là đượctrang bị 02 máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBNDThành phố

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:

- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,UBND quận đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhànước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;

- Thực hiện nghiêm các Quyết định ban hành quy định tạm thời về quyđịnh soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền củaUBND quận, phường;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số

58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sựphân công Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanhchóng, chính xác và khoa học Góp phần cho mọi hoạt động của UBND đượcthông suốt

2.1.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

 Tổ chức soạn thảo:

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn

phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận Chánh Văn phòng

và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo

và ban hành văn bản Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có một đội ngòchuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủtịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộcchức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao

Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảmbảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền banhành Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:

Bước 1 Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đốitượng điều chỉnh của văn bản Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bảnthảo cho phù hợp Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao

và được thủ trưởng phê duyệt;

Bước 2 Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến vănbản ban hành;

Bước 3 Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khisoạn thảo;

Bước 4 Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giaotrách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn Trong quá trình soạnthảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi củavăn bản;

Bước 5 Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, ngườisoạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt Những văn bảnliên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vịcùng trao đổi;

Bước 6 Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bảnthảo tức là bản thảo đã được duyệt Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung vàthể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật

 Duyệt văn bản:

Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn

phòng hoàn thành bản thảo Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệttrước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.

 Thẩm quyền ban hành văn bản:

Văn bản của UBND quận Cẩm Lệ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhànước thuộc phạm vi chức năng của mình Theo thẩm quyền ban hành văn bản,UBND và Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ được ban hành 02 loại văn bản:

+ Văn bản quy phạm pháp luật;

+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường

- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền banhành các văn bản quy phạm phấp luật Để giải quyết các công việc chuyên môntheo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổchức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường

- Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có quyền ban hành văn bảnquản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định Vănbản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở

 Nội dung văn bản:

Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạtmục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không

Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệmtrước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạnthảo Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng

và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc Văn phong dùng

trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.

 Thể thức văn bản:

Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và tríchyếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký

Hầu hết, các văn bản do UBND quận Cẩm Lệ ban hành đều đảm bảo đầy

đủ các thành phần thể thức kể trên

2.1.4 Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến:

Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao đúng quy trình, đầy

đủ vào sổ nhưng việc chuyển giao bản chính văn bản đến cho công chức chuyênmôn vẫn chưa thực hiện tốt, một số cơ quan chuyên môn và UBND phường vẫnlưu văn bản đến tại văn thư Đối với việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bảnđiều hành, sau khi SNV kiểm tra công tác VTLT 2011 (tháng 4/2012), UBND

đã nâng cấp và thực hiện việc in sổ từ phần mềm cho bộ phận Văn thư Vănphòng UBND quận

Các công văn đến cơ quan phần lớn được chuyển tới qua đường bưu điệngồm : Báo hàng ngày, báo tuần, tạp chí và báo biếu, công văn, công báo, sáchpháp luật, giấy mời Ngoài ra công văn còn được gửi trực tiếp từ các cán bộ đihọp mang về, do người từ các cơ quan khác mang đến và được gửi trực tiếp quamáy tính

Quy trình từ khi tiếp nhận công văn đến cho tới khi giải quyết được thựchiện theo từng bước như sau :

 Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến:

Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trongquy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư cótrách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đườngnào Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quanmình hay không Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóngdấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan

mình đã nhận được văn bản.

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấptrên gửi xuống Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếunại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng

 Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bảngửi có đúng địa chỉ không Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì đểđối chiếu với ngày gửi văn bản

* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký

và loại không phải đăng ký

- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBNDquận;

- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnhđạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận

* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại khôngđược bóc bì và loại được bóc bì

- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòngUBND;

- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi các phòngban chuyên môn

Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mépngoài Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủtịch ngay để giải quyết kịp thời

Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản vớithông tin ghi trên bì xem có chính xác không

* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến

Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo củacán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản Tất cả văn bản đến đều được đóngdấu đến của UBND quận

* Cách đóng dấu đến:-

Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối vớinhững văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóngdưới phần trích yếu nội dung văn bản.

- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc tríchyếu của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phảidưới phần địa danh ngày tháng văn bản

Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầunăm cho đến hết Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập

Mẫu dấu đến:

+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn

và rõ ràng theo quy định Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số vàngày đến đầy đủ Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo

dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan

+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến chotất cả các văn bản đếnlàm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả vănbản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký

 Bước 3: Đăng ký văn bản đến:

Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thựchiện trên máy tính theo phương pháp mới Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng kýbằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm

Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuốibuổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày

Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau:

+ Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBNDThành phố, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố

UBND QUẬN CẨM LỆCÔNG VĂN ĐẾNSố:……

Ngày:…/…/20…

+ Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và cácphưồng trên địa bàn quận.

+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơquan khác không thuộc địa bàn quận

+ Ưu điểm: Việc đăng ký các văn bản theo sổ riêng giúp việc quản lý vănbản đến dễ dàng hơn Thực hiện đăng ký đúng quy định cho từng cột mục

+ Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh vậy sẽ gây khó khăn trong việctra tìm văn bản theo số và ngày đến vì các số đến không liên tục trong một sổđăng ký

 Bước 4: Trình ký văn bản đến:

Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủtrưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý Văn phòngHĐND & UBND quận Cẩm Lệ, Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phânphối giải quyết Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủ tịchUBND quận, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng nhiệm vụ củacác đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết lên Phiếu xử lý.Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến cácđơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến

Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghi lên Phiếu

xử lý

 Bước 5: Sao văn bản:

Hầu hết văn bản đến đều có ý kiến sao để phục vụ quá trình giải quyết vănbản Và đây cũng là phần việc của các bộ Văn thư trong quy trình tổ chức quản

lý văn bản đến.-

- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội

bộ UB hoặc Văn phòng Việc sao văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy

- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửicho đơn vị ngoài UBND thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục,sao y bản chính Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hìnhthức sao y bản chính