MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN 4 1.1.1. Giới thiệu chung 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức: 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.1.1. Các văn bản hướng dẫn của cấp Tỉnh 13 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Thạch An. 13 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1. Các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành. 14 2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày 14 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3. Quản lý văn bản đi 16 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản. 16 2.3.2. Đăng kí văn bản 17 2.3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 17 2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 18 2.3.5. Lưu văn bản đi 19 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 19 2.4.2. Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến 19 2.4.3. Đăng ký văn bản đến 20 2.4.4. Trình văn bản đến 20 2.4.5 Sao văn bản đến 20 2.4.6. Chuyển giao văn bản đến: 21 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 21 2.5.1. Các loại con dấu. 21 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 21 2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 22 2.6.1. Các loại hồ sơ: 22 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ: 22 2.6.3. Nộp hồ sơ, tài lệu vào lưu trữ cơ quan: 22 2.7. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan 23 2.8. Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 24 2.8.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Thạch An: 24 2.8.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: 24 2.9. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản. 24 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THẠCH AN 25 3.1. Thuận lợi và khó khăn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Thạch An 25 3.1.1. Thuận lợi 25 3.1.2. Khó khăn 25 3.2. Đề xuất một số giải pháp năng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Thạch An. 26 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với cơ quan: 27 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 27 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi MỤC LỤC Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi A MỞ ĐẦU Công tác Văn thư khâu nghiệp vụ quan trọng cần thiết trình hoạt động quan, tổ chức nói chung UBND huyện Thạch An nói riêng Làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Góp phần nâng cao hiệu suất, suất, chất lượng công tác văn thư trình giải công việc quan Giúp giữ gìn chứng hoạt động quan, tổ chức Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan Hơn làm tốt công tác văn thư tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Nếu làm tốt công tác lưu trữ giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng hiệu quả, phục vụ cho nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng người dân Không thể phủ nhận tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động quan tổ chức, công tác Văn thư – Lưu trữ cần nhận quan tâm nhiều quan tổ chức cá nhân có liên quan Đặc biệt công cải cách hành thực nước ta Công tác Văn thư - Lưu trữ dần khẳng định vị trí vai trò việc góp phần xây dựng hành hoàn thiện vững mạnh, góp phần việc hình thành phát triển quan Công tác Văn thư – Lưu trữ khâu nghiệp vụ phức tạp, để làm tốt công tác ta cần nắm sở lý luận sở thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ nắm vững yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Đó mà em trang bị học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhà trường tạo điều kiện học tập tốt cho sinh viên,cung cấp cho sinh viên giảng lý thú bổ ích chuyên môn nghiệp vụ, sở lý luận thực tiễn kết hợp với thực hành, làm tập nhóm để sinh viên phát huy tính sáng tạo động mình, hoàn thiện kỹ làm việc nhóm.Trong năm trở lại nhà trường không ngừng nâng cao chất lượng giảng dạy với phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” để sinh viên trường giỏi lý luận mà khâu thực nghiệp vụ Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi phải thành thạo Kiến tập ngành nghề nội dung bắt buộc chương trình đào tạo sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Thực nội dung giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư quan, tổ chức đến kiến tập, Tạo hội cho sinh viên chủ động , độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư quan đơn vị, giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Đây lý niềm vinh dự em em nhận đồng ý lãnh đạo đến kiến tập UBND huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng.Trong thời gian kiến tập em nhận giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chị Đinh Thị Liêm Công chức làm công tác Văn thư , kiêm Lưu trữ UBND huyện toàn thể cán UBND huyện Nhờ người giúp đỡ em tìm hiểu khảo sát tình hình công tác văn thư quan gồm nội dung sau: Cách thức tổ chức công tác văn thư – Lưu trữ quan, công tác soạn thảo ban hành văn bản, quy trình quản lý văn đi, quy trình quản lý giải văn đến, cách lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, quy trình quản lý sử dụng dấu, với số khâu nghiệp vụ khác…qua nội dung kiến tập em hiểu rõ thực tiễn công tác văn thư quan có hội vận dụng kiến thức học trường, thực hành số thao tác nghiệp vụ công tác văn thư Bám sát vào nội dung kiến tập đề cương cung cấp báo cáo em gồm có 03 chương sau: Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Huyện Thạch An Tỉnh Cao Bằng Chương 2: Khảo sát tình hình thực thiện công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng Chương 3: Nhân xét, đánh giá đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu thực công tác Văn thư – Lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư Lưu trữ, Chị Đinh Thị Liêm toàn thể cán công tác UBND Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Bài báo cáo em nhiều thiếu sót mong thầy giáo, cô giáo, cô anh chị công tác UBND huyện Thạch An đóng góp ý kiến để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Thạch An, ngày…tháng năm 2016 Sinh viên thực tập Lương Nông Nga Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN Giới thiệu đôi nét vị trí địa lý điều kiện tự nhiên huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng Thạch An huyện vùng biên giới nằm cửa ngõ phía Đông Nam tỉnh Cao Bằng Tiếp giáp với thị xã Cao Bằng theo quốc lộ 4A, Thạch An cầu nối từ Lạng Sơn lên Trung tâm thị xã Cao Bằng cách khoảng 35 Km có vị trí tương đối thuận lợi so với huyện khác tỉnh Cao Bằng, huyện có 01 cửa Đức Long giáp với cửa Tà Lùng Phía Đông giáp với huyện Long Châu tỉnh Quảng Tây – Trung Quốc, phía Tây giáp với huyện Ngân Sơn – Tỉnh Bắc Kạn, phía Nam giáp với huyện Tràng Định – tỉnh Lạng Sơn, Phía Bắc giáp với xã Chu Chinh huyện Hòa An tỉnh Cao Bằng Huyện có đường biên giới Việt – Trung dài km với ba cột mốc số 20, 21, 22 Tổng diện tích tự nhiên huyện Thạch An 683,01 km Và với dân số khoảng 32,357 người, dân tộc chủ yếu sinh sống huyện là: Tày, Nùng, H’Mông, Dao,Kinh, Hoa…Trong dân tộc Tày Nùng chiếm tỉ lệ cao Huyện Thạch An có 16 đơn vị hành có 01 Thị trấn là: lại 15 xã : Đức Xuân, Lê Lợi, Lê Lai, Danh Sỹ, Đức Long, Thụy Hùng, Vân Trình, Thị Ngân, Trọng Con, Đức Thông, Thái Cường, Kim Đồng, Canh Tân, Minh Khai, Quang Trọng Nhờ quan tâm Nhà nước, nỗ lực quyền người dân Huyện Thạch An bước lên: Cơ sở hạ tầng đầu tư xây dựng, kinh tế nỗ lực phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội đất nước, bước thực công nghiệp hóa đại hóa đất nước Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi 1.1.1 Giới thiệu chung Uỷ ban nhân dân huyện Hội đồng nhân dân huyện bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Cơ cấu tổ chức: Lãnh đạo UBND huyện Thạch An, nhiệm kỳ 2015 - 2020 TT Họ tên Lương Ngọc Hữu Chức vụ, đơn vị công tác Chủ tịch UBND huyện Trần Bằng Nguyên Phó Chủ tịch UBND huyện Ngô Thế Mạnh Phó Chủ tịch UBND huyện Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Sơ đồ Cơ cấu tổ chức UBND huyện Thạch An UBND Huyện Thạch An Văn phòng Phòng Phòng HĐND UBND Nội vụ Tài – Kế hoạch Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Kinh tế hạ tầng Phòng Giáo dục Đàotạo Phòng Phòng Lao động thương binh Xã hội Tư pháp Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Phòng Văn hóa – Thông tin Phòng Dân tộc Thanh tra huyện Đài truyền -Truyền hình 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện a, Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b, Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau : Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c, Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị kinh tế xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh d, Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh e, Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f, Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau : Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá –thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo h, Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau : Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn 10 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi + Không giao dấu cho người khác chưa có đồng ý văn người có thẩm quyền + Tự tay đóng dấu vào văn , giấy tờ quan + Không đóng dấu khống Chỉ đóng dấu vào văn có nội dung có chữ ký người có thẩm quyền Đóng dấu lên văn ngắn, rõ ràng Nơi bảo quản dấu: Văn thư người trực tiếp sử dụng dấu nên dấu văn thư bảo quản tủ có khóa chắn đặt phòng văn thư 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 2.6.1 Các loại hồ sơ: Hồ sơ công việc: gồm tập lưu văn quan văn thư, hồ sơ tổ chức bầu cử, hồ sơ xây dựng bản… Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ Đảng viên, hồ sơ lãnh đạo… Hàng năm cán phụ trách giải công việc lập hồ sơ công việc 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ: Do việc ban hành danh mục hồ sơ cần nắm hết số lượng công việc cần giải năm quan,và nguồn nhân lực hạn chế UBND huyện Thạch An chưa ban hành danh mục hồ sơ, Ủy ban nổ lực kiện toàn cán bộ, xây dựng thảo danh mực hồ sơ sớm ban hành danh mục hồ sơ để phục vụ công tác lập hồ sơ cho cán 2.6.3 Nộp hồ sơ, tài lệu vào lưu trữ quan: Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND gặp số khó khăn như: thiếu nguồn cán làm công tác lưu trữ, kho lưu trữ đầy hồ sơ nên UBND chưa thu hết toàn hồ sơ để bảo quản kho lưu trữ Kho lưu trữ UBND kho tạm cải tạo từ phòng làm việc UBND thành kho lưu trữ Công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ quan trong: Thực tốt công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ giúp cho kéo dài tuổi thọ tài liệu, tránh việc 23 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi mát thất lạc tài liệu lưu trữ… 2.7 Thành phần nội dung tài liệu lưu trữ quan Tài liệu hình thành hoạt động UBND huyện Thạch An loại hình tài liệu hành Vậy nên tài liệu hành hình thành trình hoạt động quản lý quan bảo quản chủ yếu kho lưu trữ Nội dung chủ yếu khối tài liệu là: Tài liệu tổng hợp gồm: Lãnh đạo đạo chung, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, thống kê, thi đua khen thưởng, quản lý công tác văn thư lưu trữ, cải cách hành chính, ngoại vụ, lễ tân Tài liệu lĩnh vực kinh tế bao gồm: Tài ngân sách, vốn kinh phí, quản lý công sản, vật giá, thuế, quản lý thị trường, tài doanh nghiệp Tài liệu Nông nghiệp – Lâm nghiệp – Thủy lợi bao gồm: Tài liệu nông nghiệp, sách phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy lợi Tài liệu công nghiệp tiểu thủ công nghiệp bao gồm: Tài liệu tiểu thủ công nghiệp, điện Tài liệu giao thông vận tải Tài liệu xây dựng, quản lý phát triển đô thị bao gồm: quản lý xây dựng bản, quản lý sử dụng nhà ở, đất Tài liệu Thương mại – Dịch vụ, tài liệu Giáo dục Đào tạo Tài liệu Văn hóa – Thông tin – Thể dục thể thao bao gồm: Văn hóa, phát – truyền hình, bưu viễn thông, thể dục – thể thao Tài liệu y tế - xã hội bao gồm: y tế, lao động – thương binh – xã hội, bảo hiểm xã hội, dân số gia đình trẻ em Tài liệu Quốc phòng – An ninh – Trật tự an toàn xã hội, tài liệu dân tộc tôn giáo thi hành pháp luật Tài liệu UBND gốc có giá trị trị, kinh tế - xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh hình thành trình hoạt động quan 2.8 Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 2.8.1 Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Thạch An: 24 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Từ quan cấp : UBND tỉnh Cao Bằng… Từ lãnh đạo: Chủ tịch Phó Chủ tịch Từ phóng ban, cán bộ, công chức quan Từ tổ chức đoàn thể 2.8.2 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: Hiện quan thực công tác chuẩn bị để tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu để thời gian tới tiến hành chỉnh lý 2.9 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản Kho lưu trữ UBND huyện kho tạm cải tạo từ phòng làm việc quan, bố trí tầng trụ sở làm việc UBND gần phòng văn thư có vị trí giao thông thuận lợi Diện tích kho lưu trữ khoảng 20 m2 Trang thiết bị bảo quản gồm: 06 giá để tài liệu, 02 tủ đựng tài liệu, cặp ba dây, hộp đựng cặp ba dây… Trang thiết bị hỗ trợ bảo quản: 01 quạt trần, 02 bóng đèn, 01 thiết bị phòng cháy chữa cháy Kho lưu trữ đạt yêu cầu diện tích cần bổ sung thêm số trang thiết bị khác như: Thêm cặp hộp đựng tài liệu, thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm, thiết bị đo nồng độ khí độc … 25 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THẠCH AN 3.1 Thuận lợi khó khăn công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Thạch An 3.1.1 Thuận lợi Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Thạch An nhận nhiều quan tâm lãnh đạo quan đơn vị có liên quan Việc ban hành văn quản lý, hướng dẫn thực công tác Văn thư – Lưu trữ quan lãnh đạo quan tâm đạo ban hành quy chế, quy định công tác Văn thư – Lưu trữ để công tác Văn thư – Lưu trữ quan thực xác hiệu Trình độ cán Văn thư – Lưu trữ quan: người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo qua trường lớp quy Hơn cán Văn thư – Lưu trữ cán có liên quan thường xuyên tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao nhận thức, kiến thức công tác Văn thư – Lưu trữ Nâng cao tinh thần yêu nghề tự hào nghề nghiệp Cơ quan quan tâm đầu tư trang thiết bị để công tác Văn thư – Lưu trữ thực tốt hiệu nhanh chóng như: Đầu tư trang thiết bị đại như: Máy in, máy fax, máy scan văn bản…Từ công việc cán Văn thư – Lưu trữ giảm bớt áp lực khối lượng công việc, giải công việc xuyên suốt tình trạng đình trệ giảm bớt Mọi văn đi, đến qua tập trung thống văn thư Văn phòng UBND huyện Thạch An 3.1.2 Khó khăn Khó khăn hệ thống văn bản: Tuy việc ban hành văn quản lý quan tâm việc ban hành văn hướng dẫn thực nghiệp vụ chưa cụ thể chi tiết gây khó khăn cho việc thực nghiệp vụ cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ 26 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Khó khăn tổ chức nhân sự: Nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ đạt trình độ chuyên môn văn thư phần lưu trữ chưa bố chí cán chuyên trách 3.2 Đề xuất số giải pháp cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Thạch An Tăng cường quan tâm lãnh đạo việc đạo thực nghiệp vụ việc ban hành văn quản lý, văn hướng dẫn thực nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Cần ban hành thêm số văn như: quy chế, quy định, nội quy … công tác văn thư – lưu trữ để cán quan từ thực cách xác, khoa học hiệu Thường xuyên mở lớp tập huấn nâng cao trình độ cho cán văn thư – lưu trữ, tuyên truyền cho cán quan vai trò công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan đặc biệt tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cán vai trò công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Tăng cường việc tra, kiểm tra định kì đột suất việc thực công tác lập hồ sơ nói riêng công tác văn thư – lưu trữ nói chung quan Thường xuyên tổ chức phong trào thi đua làm tốt công tác văn thư – lưu trữ , lập hồ sơ quan để nâng cao trình độ, nhận thức ý thức, tinh thần yêu nghề cho cán quan Nếu điều kiện kinh tế cho phép đầu tư thêm trang thiết bị để phục vụ tốt cho công tác Văn thư – Lưu trữ : thiết bị phòng chống ẩm, mốc, thiết bị phòng chống cháy, thiết bị đo nồng độ khí độc…để bảo quản tốt tài liệu Lưu trữ Ngoài cần ứng dụng đồng phần mềm quản lý văn quan để làm tốt công tác văn thư Thường xuyên khen thưởng kịp thời tới cán làm tốt nhiệm vụ giao, tăng cường công tác phê bình tự phê bình trường hợp sai phạm 27 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan: Quan tâm công tác văn thư – lưu trữ, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán quan việc thực công tác văn thư – lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: Bổ sung thêm nhiều học thực tế để sinh viên hiểu rõ tình hình thực nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ thực tế quan, tổ chức, giúp sinh viên chủ động việc học hỏi kỹ cần thiết để trở thành cán văn thư - lưu trữ giỏi Tạo môi trường thuận lợi cho sinh viên phát huy khiếu, sở trường mình, giúp sinh viên thành thạo làm việc nhóm làm việc có trách nhiệm kỷ luật 28 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi C PHẦN KẾT LUẬN Công tác Văn thư – Lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng, phần thiếu hoạt động UBND huyện Thạch An Và công tác văn thư khẳng định vai trò hình thành phát triển quan, Giúp cho hoạt động quan hiệu xác hơn,Qua gần tháng đến kiến tập UBND huyện Thạch An em học hỏi biết thêm nhiều kiến thức bổ ích công tác văn thư – lưu trữ, việc học tập em thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn thư: đóng dấu vào văn bản, đăng ký văn đi, đến… Được đến khảo sát tình hình thực công tác văn thư - lưu trữ UBND huyện Thạch An nhận giúp đỡ cô, chú, anh, chị niềm vinh dự hội để em trao dồi kiến thức cho thân học hỏi kinh nghiệm cán làm công tác văn thư Những kiến thức bổ sung tiền đề tốt cho em trở thành cán giỏi tương lai Như việc đóng dấu: để đóng dấu chuẩn, ngắn, rõ nét cần phải thực hành nhiều thường xuyên điều mà em thực UBND huyện Thạch An Nội dung em khảo sát Ủy ban nhân dân huyện Thạch An công tác văn thư – lưu trữ gồm nội dung như: Hệ thống văn quản lý công tác văn thư, quy trình soạn thảo ban hành văn quan, quy trình quản lý văn đi, quy trình giải quản lý văn đến, tổ chức quản lý sử dụng dấu, số vấn đề công tác lưu trữ Những nội dung hầu hết cán quan thực cách nghiêm túc quy định pháp luật, trang thiết bị đại điều kiện thuận lợi để công tác văn thư thực hiệu nhanh chóng Bài báo cáo kiến tập kết tổng hợp nội dung em kiến tập Ủy ban nhân dân huyện Thạch An gồm nội dung sau: Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Huyện Thạch An Tỉnh Cao Bằng Chương 2: Khảo sát tình hình thực thiện công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy 29 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi ban nhân dân huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng Chương 3: Nhân xét, đánh giá đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu thực công tác Văn thư – Lưu trữ Thông qua báo cáo lần em xin cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, toàn thể cán công tác UBND huyện Thạch An tạo điều kiện, giúp đỡ cung cấp cho em tài liệu, kiến thức bổ ích để em hoàn thành tốt đợt kiến tập 30 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 2, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi,đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công An quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ môi trường mạng 10 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 12 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dung 31 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi PHỤ LỤC Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Phụ lục 01 Bảng thống kê số lượng văn UBND huyện Thạch An phát hành qua số năm trở lại Tên loại văn Kế hoạch Quyết định Tờ trình Công văn Báo cáo Chỉ thị Giấy mời Thông báo Tổng cộng Năm 2010 287 1785 110 274 154 109 87 128 2907 Năm 2011 309 1903 117 350 160 113 90 130 3172 Số lượng Năm 2012 320 1972 123 353 168 129 93 149 3307 Năm 2013 364 2050 131 356 201 135 99 160 3496 Năm 2014 371 2173 140 360 223 143 127 171 3708 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Phụ lục 02 Sổ chuyển giao văn đến Ngày tháng năm chuyển (1) Số, kí hiệu công văn số phiếu gửi (2) Số lượng công văn (3) Đơn vị người nhận (4) Ký, ghi rõ họ tên người nhận (5) Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Phụ lục 03 Giá để tài liệu kho lưu trữ UBND huyện Thạch An Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi Nhật ký kiến tập Ngày tháng 01/6 02/6 03/6 04/6 05/6 07/6 08/6 09/6 10/6 11/6 12/6 13/6 14/6 15/6 16/6 17/6 Nội dung kiến tập Sáng Chiều Đến quan, gặp gỡ quan, tìm Đóng dấu văn bản, trình bày bì hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu cho văn vào bì tổ chức quan Đóng dấu văn bản, chuyển văn Quan sát, vào sổ văn đến đơn vị quan Phân loại báo cho phòng ban, Quan sát kho lưu trữ UBND đóng dấu văn huyện Thạch An, đóng dấu văn Nghỉ Nghỉ Nghỉ Nghỉ Đóng dấu văn bản, trình bày bì Vào sổ văn đến, đóng dấu văn gửi văn bưu điện Giúp chị văn thư viết giấy mời Chia văn đơn vị, đóng cho vào bì, đóng dấu mời họp, dấu văn đóng dấu văn đi,đến Đóng dấu văn đi, đóng dấu Vào sổ văn đi, đóng dấu đến, phân loại báo cho lãnh đạo Đóng dấu văn bản, chuyển giao Sắp xếp tập lưu văn bản, đóng văn đơn vị dấu văn Nghỉ Nghỉ Nghỉ Nghỉ Đóng dấu văn bản, phân loại Đóng dấu văn bản,quan sát chị văn báo,vệ sinh dấu quan thư scan gửi văn Đóng dấu văn bản, giúp chị văn Đóng dấu văn bản, giúp tìm văn thư vào sổ văn đến, kho Đóng dấu văn bản, xếp văn Đóng dấu văn bản, gốc vào tập lưu văn theo số thứ tự Đóng dấu văn bản, viết giấy mời Giúp chị văn thư thực chuyển họp, cho vào bì chuyển cho phát văn đi, đóng dấu văn chị bưu điện Đóng dấu văn bản, đăng ký văn Đóng dấu văn bản, ghi số, vào sổ văn đến Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nôi