THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN 4 1.1.1. Giới thiệu chung 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức: 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.1.1. Các văn bản hướng dẫn của cấp Tỉnh 13 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Thạch An. 13 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1. Các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành. 14 2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày 14 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3. Quản lý văn bản đi 16 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản. 16 2.3.2. Đăng kí văn bản 17 2.3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 17 2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 18 2.3.5. Lưu văn bản đi 19 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 19 2.4.2. Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến 19 2.4.3. Đăng ký văn bản đến 20 2.4.4. Trình văn bản đến 20 2.4.5 Sao văn bản đến 20 2.4.6. Chuyển giao văn bản đến: 21 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 21 2.5.1. Các loại con dấu. 21 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 21 2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 22 2.6.1. Các loại hồ sơ: 22 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ: 22 2.6.3. Nộp hồ sơ, tài lệu vào lưu trữ cơ quan: 22 2.7. Thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan 23 2.8. Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 24 2.8.1. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Thạch An: 24 2.8.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: 24 2.9. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản. 24 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THẠCH AN 25 3.1. Thuận lợi và khó khăn trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Thạch An 25 3.1.1. Thuận lợi 25 3.1.2. Khó khăn 25 3.2. Đề xuất một số giải pháp năng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Thạch An. 26 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với cơ quan: 27 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 27 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư là một khâu nghiệp vụ quan trọng và cần thiết trongquá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và đối với UBND huyệnThạch An nói riêng Làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của cơ quan Góp phần nâng cao hiệu suất, năng suất, chất lượng côngtác văn thư và trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Giúp giữ gìnđược bằng chứng hoạt động của cơ quan, tổ chức Kiểm soát được việc thực thiquyền lực trong cơ quan Hơn nữa làm tốt công tác văn thư còn tạo tiền đề thuậnlợi cho công tác lưu trữ sau này Nếu làm tốt công tác lưu trữ còn giúp cho việckhai thác và sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả, phục vụ cho nghiêncứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của người dân Không thể phủ nhậntầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động của cơ quan tổchức, chính vì vậy công tác Văn thư – Lưu trữ cần nhận sự quan tâm nhiều hơncủa các cơ quan tổ chức và cá nhân có liên quan Đặc biệt là trong công cuộc cảicách hành chính đang được thực hiện ở nước ta Công tác Văn thư - Lưu trữđang dần khẳng định vị trí vai trò của mình trong việc góp phần xây dựng nềnhành chính hoàn thiện và vững mạnh, góp phần trong việc hình thành và pháttriển của cơ quan

Công tác Văn thư – Lưu trữ không phải là một khâu nghiệp vụ quá phứctạp, nhưng để làm tốt được công tác này ta cần nắm được những cơ sở lý luận và

cơ sở thực tiễn về công tác Văn thư – Lưu trữ cũng như là nắm vững được cácyêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Đó cũng là những gì mà em được trang bịkhi học tập tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhà trường luôn tạo điều kiệnhọc tập tốt nhất cho sinh viên,cung cấp cho sinh viên những bài giảng lý thú và

bổ ích về chuyên môn và nghiệp vụ, cơ sở lý luận và thực tiễn kết hợp vớinhững giờ thực hành, làm bài tập nhóm để sinh viên phát huy được tính sáng tạo

và năng động của mình, hoàn thiện hơn kỹ năng làm việc nhóm.Trong nhữngnăm trở lại đây nhà trường không ngừng nâng cao chất lượng giảng dạy vớiphương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” để sinhviên khi ra trường không những giỏi về lý luận mà khâu thực hiện nghiệp vụ

cũng phải thành thạo

Kiến tập ngành nghề là một nội dung bắt buộc trong chương trình đào tạocủa sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Thựchiện nội dung này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư ở các cơquan, tổ chức khi đến kiến tập, Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động , độc lậptrong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư của cơquan đơn vị, hơn nữa còn giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trongviệc học tập các học phần kế tiếp Đây cũng là lý do và niềm vinh dự của em khi

em nhận được sự đồng ý của lãnh đạo và được đến kiến tập tại UBND huyệnThạch An tỉnh Cao Bằng.Trong thời gian kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ,hướng dẫn tận tình của chị Đinh Thị Liêm là Công chức làm công tác Văn thư ,kiêm Lưu trữ của UBND huyện và toàn thể cán bộ trong UBND huyện Nhờmọi người giúp đỡ em đã được tìm hiểu và khảo sát tình hình công tác văn thưtại cơ quan gồm những nội dung sau: Cách thức tổ chức công tác văn thư – Lưutrữ của cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình quản lý vănbản đi, quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến, cách lập hồ sơ và nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan, quy trình quản lý và sử dụng con dấu, và cùng với một sốkhâu nghiệp vụ khác…qua những nội dung kiến tập trên em đã hiểu rõ hơn thựctiễn công tác văn thư tại cơ quan và còn có cơ hội vận dụng những kiến thức đãhọc tại trường, được thực hành một số thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư.Bám sát vào nội dung đã được kiến tập và đề cương đã được cung cấp bài báocáo của em gồm có 03 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy bannhân dân Huyện Thạch An Tỉnh Cao Bằng

Chương 2: Khảo sát tình hình thực thiện công tác Văn thư – Lưu trữ ở Ủyban nhân dân huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng

Chương 3: Nhân xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệuquả thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ

Em xin chân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Vănthư Lưu trữ, Chị Đinh Thị Liêm và toàn thể cán bộ đang công tác tại UBND

huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành tốtđợt kiến tập này Bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót mong các thầy giáo, côgiáo, các cô chú và các anh chị đang công tác tại UBND huyện Thạch An đónggóp ý kiến để em có thể hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !

Thạch An, ngày…tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực tập

Lương Nông Nga

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

01 cửa khẩu Đức Long và giáp với cửa khẩu Tà Lùng

Phía Đông giáp với huyện Long Châu tỉnh Quảng Tây – Trung Quốc, phíaTây giáp với huyện Ngân Sơn – Tỉnh Bắc Kạn, phía Nam giáp với huyện TràngĐịnh – tỉnh Lạng Sơn, Phía Bắc giáp với xã Chu Chinh huyện Hòa An tỉnh CaoBằng Huyện còn có đường biên giới Việt – Trung dài 5 km với ba cột mốc số

20, 21, 22

Tổng diện tích tự nhiên của huyện Thạch An là 683,01 km2 Và với dân

số là khoảng 32,357 người, các dân tộc chủ yếu sinh sống tại huyện là: Tày,Nùng, H’Mông, Dao,Kinh, Hoa…Trong đó dân tộc Tày và Nùng chiếm tỉ lệ caonhất

Huyện Thạch An có 16 đơn vị hành chính trong đó có 01 Thị trấn đó là:còn lại là 15 xã : Đức Xuân, Lê Lợi, Lê Lai, Danh Sỹ, Đức Long, Thụy Hùng,Vân Trình, Thị Ngân, Trọng Con, Đức Thông, Thái Cường, Kim Đồng, CanhTân, Minh Khai, Quang Trọng

Nhờ sự quan tâm của Nhà nước, sự nỗ lực của chính quyền và người dânHuyện Thạch An đang từng bước đi lên: Cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng,kinh tế đang nỗ lực phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hộicủa đất nước, và từng bước thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

1.1.1 Giới thiệu chung

Uỷ ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu là cơ quan chấphành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -

xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trênđịa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Cơ cấu tổ chức:

Lãnh đạo UBND huyện Thạch An, nhiệm kỳ 2015 - 2020

1 Lương Ngọc Hữu Chủ tịch UBND huyện

2 Trần Bằng Nguyên Phó Chủ tịch UBND huyện

3 Ngô Thế Mạnh Phó Chủ tịch UBND huyện

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch An

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện

a, Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trong năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

UBND Huyện Thạch An

Phòng Văn hóa – Thông tin

Phòng Giáo dục và Đàotạo

Phòng Tài chính – Kế hoạch

Văn phòng

HĐND và

UBND

Phòng Nội vụ

Thanh tra huyện

Phòng

Tư pháp

Phòng Lao động thương binh và

Xã hội

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng

Y tế

Phòng Dân tộc

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Phòng

Kinh tế hạ

tầng

Đài truyền thanh -Truyền hình

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

b, Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đấtđai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây :

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

c, Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị kinh tế và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhândân tỉnh

d, Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạchxây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thựchiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

e, Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

f, Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dụcthể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sauđây :

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn cácphong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá –thông tin, thể dụcthể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lamthắng cảnh do địa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chốngdịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kếhoạch hoá gia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động

từ thiện, nhân đạo

h, Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây :

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậuquả thiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường

và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn

huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hang kém chất lượng tạiđịa phương.

i, Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhànước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội vàcác hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

5 Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

k, Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

4 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,

tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

l, Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây :

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiệncác biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cácquyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

4 Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

5 Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

m, Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

3 Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

4 Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Các văn bản hướng dẫn của cấp Tỉnh

- Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND Ngày 20/5/2016 của UBND TỉnhCao Bằng quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ tỉnh CaoBằng

- Hướng dẫn số: 650/HD-SNV Ngày 20/4/2016 của Sở Nội vụ tỉnh CaoBằng về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, giao, nhận tài liệu lưu trữ vàolưu trữ lịch sử tỉnh

- Quyết định số: 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 Của UBND tỉnh CaoBằng về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vàolưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng

2.1.2 Cách thức tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Thạch An.

Hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung được áp dụng thực hiện ởUBND huyện Thạch An Và có 01 cán sự làm công tác văn thư và đảm nhiệmcác khâu nghiệp vụ như quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý văn bản đi,quản lý và sử dụng con dấu… đều được thực hiện tập trung tại văn thư nằmtrong Văn phòng UBND huyện

Biên chế công tác văn thư: 01 cán sự làm công tác văn thư kiêm nhiệmcông tác lưu trữ Trình độ: Đại học hành chính, trung cấp văn thư lưu trữ Hàngnăm UBND phải giải quyết một số lượng công việc lớn, số lượng văn bản cầngiải quyết nhiều: có trên 2000 văn bản đến, 3000 văn bản đi vì vậy nếu bố trícán bộ kiêm nhiệm thì số lượng công việc là quá lớn quá trình giải quyết côngviệc sẽ không được nhanh chóng và kịp thời ảnh hưởng đến tiến độ giải quyếtcông việc của cơ quan Việc bố trí cán bộ chuyên trách là phù hợp,cán bộ cótrình độ được đào tạo, bồi dưỡng đầy đủ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư sẽgiúp cho việc thực hiện nghiệp vụ văn thư được chính xác và đúng pháp luật

hơn, tiến độ giải quyết văn bản nhanh và đúng tiến độ tạo thuận lợi cho việc giảiquyết các công việc tiếp theo được nhanh chóng hiệu quả và đúng tiến độ.

- Trang thiết bị dùng trong công tác văn thư:

+ 02 máy vi tính

+ 01 máy in

+ 01 máy fax

+ 01 máy scan văn bản

+ 02 tủ đựng tài liệu và dấu

Các trang thiết bị cần thiết cho việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

đã được UBND huyện Thạch An quan tâm và trang bị đầy đủ hiên đại tạo điềukiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đượcnhanh chóng thuận lợi và hiệu quả

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành.

Bảng kê các loại văn bản do UBND huyện Thạch An ban hành

STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt

“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “ Độc lập – Tự

do – Hạnh phúc”

+ Tên cơ quan “ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH AN”

+ Số kí hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại

văn thư cơ quan được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu của văn bản có tênloại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan : ví dụsố…QĐ/UBND

+Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Địa danh là tên gọi chínhthức của đơn vị hành chính của huyện Ngày, tháng, năm là ngày, tháng, năm

mà văn bản được ban hành được ghi bằng chữ số Ả - rập, đối với những ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Tên loại là tên của văn bản

do cơ quan ban hành, khi ban hành văn bản phải ghi tên loại trừ công văn.Tríchyếu nội dung là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát nội dung chủ yếucủa văn bản

+ Nội dung văn bản: Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡchữ 13đến 14, khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm.Nội dung được trình bày ngắn gọn, chính xác phù hợp với hình thức văn bảnđược sử dụng

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Kýthay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” Ký thay người đứng đầu cơ quan thìghi chữ viết tắt “KT.” Vào trước chức vụ người đứng đầu ký thừa lệnh thì ghichữ viết tắt “TL.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan Ký thừa ủyquyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơquan Chức vụ của người ký ghi chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong cơ quan Họ tên bao gồm tên đệm và tên của người ký văn bản

+ Dấu của cơ quan: Được thực hiện theo quy định của pháp luật Dấu của

cơ quan là dấu có hình quốc huy

+ Nơi nhận: Xác định những cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản và có

trách nhiệm để xem xét, giải quyết, thi hành, kiểm tra, giám sát, để báo cáo traođổi công việc để biết và để lưu.

Ngoài ra còn có một số thành phần khác như: Dấu chỉ mức độ mật …

2.2.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của việc ban hành văn bản, thuthập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung vấn

đề cần ban hành

-Bước 2: Dự thảo văn bản

- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt, sau đó trình lãnh đạo cơquan duyệt bản thảo

- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy và kiểm tra lại lần cuối trước khitrình lãnh đạo cơ quan ký ban hành

- Bước 5: Sao, in, nhân bản, làm thủ tục phát hành

- Trước khi ban hành văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra lại thể thứctrình bày văn bản theo quy định hiện hành của nhà nước Những văn bản khôngđảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày phải được gửi lại nơi soạn thảo để sửa chữa,

bổ sung

2.3 Quản lý văn bản đi

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn bản.

Trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là: Chánhvăn phòng, hoặc phó chánh văn phòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản trước khi văn bản được trình Chủ tịch, hay các Phó Chủ tịch duyệt, và

ký nháy vào văn bản khi văn bản đã đạt yêu cầu

Ghi số, ngày, tháng năm văn bản: việc ghi số ngày, tháng, năm thuộc vềtrách nhiệm của văn thư, việc ghi số, ngày, tháng, năm được thực hiện đúng theoquy định của pháp luật Gồm 06 hệ thống số:

+ Sổ đăng ký văn bản đi Quyết định

+ Sổ đăng ký văn bản đi Báo cáo

+ Sổ đăng ký văn bản đi công văn, kế hoạch, thông báo, giấy mời

+ Sổ đăng ký văn bản đi Chương trình công tác, chỉ thị

+ Sổ đăng ký văn bản đi Tờ trình

+ Sổ đăng ký văn bản đi Mật

Hàng năm số lượng văn bản quyết định, báo cáo được ban hành với một

số lượng lớn nên mỗi loại văn bản sẽ là một hệ thống số riêng, còn những vănbản còn lại được ban hành với số lượng ít sẽ được chia theo từng nhóm cho phùhợp và sẽ là một hệ thống số Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập vàđược ghi từ số 01 ngày 01 tháng 01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12hàng năm

2.3.2 Đăng kí văn bản

Hiện nay văn thư UBND huyện Thạch An đăng kí văn bản với hình thức:Đăng ký bằng sổ tự tạo trên phần mềm Microsoft Excel (bằng sổ) Tất cả cácvăn bản đi đều được đăng ký vào sổ theo mẫu một cách rõ ràng, đúng và đầy đủcác cột, mục theo quy định, đối với văn bản mật sẽ được đăng kí vào sổ riêng

UBND huyện Thạch An là cơ quan cơ có số lượng văn bản ban hànhtương đối lớn khoảng 3000 văn bản đi, nên việc lập sổ sẽ lập theo nhiều loại sổ

và phụ thuộc vào tên loại văn bản ban hành: ví dụ như quyết định ban hànhnhiều văn bản với số lượng lớn sẽ lập một sổ riêng

2.3.3 Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn

Việc nhân bản sẽ căn cứ vào:

+ Căn cứ vào nơi nhận văn bản

+ Căn cứ vào phần kính gửi ở đầu văn bản hoặc căn cứ vào phần cuốingười chịu trách nhiệm thi hành của văn bản

Mỗi gạch đầu dòng là một bản đối với phần nơi nhận, nếu là gửi các cánhân trong một hội đồng hoặc một nhóm người mà đã có quyết định thành lậpthì ta căn cứ vào quyết định đó để nhân bản, trường hợp này thường gặp trongviệc gửi giấy mời…việc nhân bản khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩmquyền duyệt và có ý kiến chỉ đạo, nhân bản văn bản mật phải được nhân bản ởnơi an toàn bí mật, bảo quản an toàn số văn bản được in sao đặc biệt không sửdụng máy tính có nối mạng để sao in văn bản mật