Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 7 2.1. Hoạt động quản lý 7 2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ 8 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư 8 2.2.2.Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ 13 Chương 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 25 3.1. Kết quả thực tập 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ 26 3.2.1. Thuận lợi và khó khăn 26 3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 26 3.3 Một số khuyến nghị đối với UBND quận 27 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ văn thư 2.2.2.Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 13 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ .25 3.1 Kết thực tập 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ 26 3.2.1 Thuận lợi khó khăn .26 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ 26 3.3 Một số khuyến nghị UBND quận .27 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT ST T 01 02 03 04 05 06 CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ UBND QLDA HĐND QLDAXDHTKTXQ Ủy ban nhân dân Quản lý dự án Hội đồng nhân dân Quản lý dự án xây dựng Hồ Tây TX quận Hồ Hồ Tây Ủy ban DS- GĐ - TE QT Tây Ủy ban dân số gia đình trẻ em Quy trình A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư – lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng thiếu trình hình thành, hoạt động phát triển quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ giúp quan, tổ chức ghi nhận tất hoạt động trình quản lý điều hành hoạt động ngồi giữ gìn, bảo quản thơng tin lâu dài, bí mật nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa – xã hội… Với vai trò quan trọng công tác văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm thường xuyên ban hành chủ chương, sách ngày phù hợp, đại sát với thực tế hoạt động công tác Nhằm giúp sinh viên hệ thống củng cố lại kiến thức làm quen dần với môi trường làm việc sau nhà trường khoa văn thư - lưu trữ tổ chức cho sinh viên đến thực tập quan, tổ chức với phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế” Để từ sinh viên có hội vận dụng kiến thức học ghế nhà trường, tăng cường kỹ ngành nghề lực chuyên môn đào tạo Và nhận quan tâm giới thiệu nhà trường, giúp đỡ lãnh đạo HĐND – UBND quận Tây Hồ, tiếp nhận thực tập Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ, kể từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trong khoảng thời gian thực tâp nhận giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên quan Tại tơi có hội để hiểu rõ thực tế hoạt động quan thực tế hoạt động nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ vận dụng kiến thức mà học vào thực tiễn Thực tập cuối khóa giúp nhận thức rõ công tác văn thư – lưu trữ tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan phát triển đất nước Từ nhận thức trách nhiệm, nghĩa vụ cán tương lai cần tiếp thu phát huy mà cơng tác văn thư – lưu trữ làm để phục vụ phát triển đất nước Bài báo cáo kết trình khảo sát thực tế UBND quận Tây Hồ, kết hợp với lý luận kiến thức mà học trường Nội dung báo cáo gồm có chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Em xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo HĐND – UBND quận Tây Hồ, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ, đặc biệt chị Bùi Thị Bích Thủy giúp đỡ em nhiều suốt thời gian thực tập vừa qua Và em xin chân thành cảm ơn giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ giúp em để em hồn thành tốt báo cáo thực tập Bài báo cáo nhiều thiếu sót em mong nhận đóng góp ý kiến thầy bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng 03 năm 2017 Sinh viên Lương Nông Nga Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 1.1.1 Lịch sử hình thành Quận Tây Hồ thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ngày 28/10/1995 Nghị định Chính phủ việc thành lập quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đơng giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đơng Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số quận (đến năm 2005) 109.163 người, mật độ dân số 4.547 người/km 2, quận Tây Hồ có mật độ dân số thấp quận nội thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Chức UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ quan hành nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Nhiệm vụ quyền hạnh UBND quận Tây Hồ UBND Quận Tây Hồ thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo Luật Tổ chức HĐND UBND UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãng đạo, cá nhân phụ trách cụ thể sau: - UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng , q, năm đề - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh - Quốc phòng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Theo Quyết định số: 01/2016/QĐ-UBND ngày 25/7/2016 Quyết định Ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 2021 Khóa V, UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chủ Tịch – Đ/c Đỗ Anh Tuấn Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Lê Hồng Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Đình Khuyến Phó Chủ tịch – Đ/c Phạm Xuân Tài UBND quận Tây Hồ gồm có: 12 phòng ban bao gồm: - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ Về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ - Thanh Tra quận Quyết định số: 03/2016/QĐ-UBND ngày 03/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ Về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thanh tra quận - Phòng Nội Vụ Quyết định số: 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội Vụ - Phòng Tài – Kế hoạch Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Văn hóa thơng tin Quyết định số: 06/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Văn hóa Thơng tin quận - Phòng Tư pháp Quyết định số: 07/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tư pháp - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội Quyết định số: 08/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Lao động - Thương binh Xã hội - Phòng Quản lý thị Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Quản lý thị - Phòng Kinh tế Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Kinh tế - Phòng Tài nguyên Môi trường Quyết định số: 11/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài ngun Mơi trường - Phòng Y tế quận Quyết định số: 12/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Y tế quận Tây Hồ - Phòng Giáo dục Đào tạo Quyết định số: 13/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 Quyết định UBND quận Tây Hồ việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Giáo dục Đào tạo 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Văn thư - Lưu trữ phận Văn phòng xây dựng, xếp, bố trí theo đạo lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ tổ chức theo mơ hình khép kín, tất văn đến quan tập trung văn thư, phòng văn thư bố trí tầng nằm tách biệt so với phòng ban chun mơn khác, phòng làm việc trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc cho cán văn thư như: máy vi tính 02 máy, máy scan 02 máy, máy in 02 máy, tủ đựng tài liệu, văn bản, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu chuyển giao đơn vị … Nhân sự: 03 nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND quận đó: 02 Cơng chức 01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành luật Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Hoạt động quản lý Công tác văn thư – lưu trữ nhận quan tâm toàn thể lãnh đạo cán bộ, nhân viên UBND quận Tây Hồ việc: UBND quận ban hành số văn quản lý công tác văn thư: - Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29/01/2016 Kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm 2016 - Kế hoạch số: 208/KH-UBND ngày 01/12/2015 UBND quận việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn quận Tây Hồ (giai đoạn 2015 2020) - Quyết định số: 56/QĐ-UBND ngày 10/01/2012 Quyết định Ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Trong quy trình chung có quy trình Quản lý tài liệu (Mã số QT 01), quy trình quản lý hồ sơ (Mã số QT – 03) Quy trình chun mơn có quy trình Xử lý văn – đến (Mã số QT- 04) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư lưu trữ ln lãnh đạo quận quan tâm, cơng tác văn thư – lưu trữ công việc quan trọng hoạt động quan, gắn liền với hoạt động máy quản lý quan liên quan đến chất lượng quản lý quan, phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thơng tin q khứ có tài liệu quận tổ chức nhiều đợt tập huấn văn pháp luật liên quan đến công tác kiểm tra văn văn thư lưu trữ cụ thể năm 2014 vào ngày 12/11/2014 UBND quận đạo Phòng Nội vụ phối hợp với phòng Tư pháp tổ chức tập huấn đối tượng thủ trưởng phòng, ban chun mơn, Chủ tịch UBND phường công chức, viên chức, lao động hợp đồng làm công tác văn thư – lưu trữ đơn vị UBND quận thường xuyên tra, kiểm tra việc chấp hành tất quy định pháp luật, có pháp luật văn thư, lưu trữ bao gồm công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, văn thư lưu trữ + Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan đơn vị Sản phẩm đợt chỉnh lý UBND quận Tây Hồ là: Tài liệu sau chỉnh lý phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, toàn hồ sơ, tài liệu hệ thống hóa, xây dựng cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sơ liệu…, lập danh mục tài liệu hết giá trị Trong năm 2014 Kho UBND quận lưu trữ 51.415 hồ sơ chỉnh lý toàn bộ, quy 845 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc quận như: Quản lý đô thị, Tài ngun Mơi trường, Thanh tra, Tài – Kế hoạch, Lao động – Thương binh Xã hội, Kinh tế, Văn hóa – Thơng tin, Giáo dục đào tạo, Văn phòng HĐND UBND quận, - Bảo quản tài liệu lưu trữ UBND quận bố trí 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2 Đảm bảo điều kiện sở vật chất thực công tác văn thư – lưu trữ: + Thường xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phòng cháy, chữa cháy, chống đột nhập, máy điều hòa khơng khí, máy hút ẩm, hệ thống thơng gió, giá, hộp, căp tài liệu, bìa hồ sơ … Trong kho lưu trữ UBND quận gồm có: 135 giá để tài liệu Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động gồm: hệ thống Hệ thơng điều hòa nhiệt độ trung tâm: Hệ thống Bình chữa cháy: 11 Bình… + Phòng ngừa khắc phục tình trạng kho lưu trữ tài liệu bị ẩm, ướt, úng ngập, trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với loại tài liệu, thường xuyên thực chế độ vệ sinh kho; chống mối, mọt … - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ, đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử để đưa vào 22 khai thác, sử dụng cho thuận tiện, để đa dạng hóa loại hình sử dụng tài liệu cách có hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ UBND quận triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hành Sử dụng hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động đạo, điều hành Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện rộng, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đi, quản lý văn đến theo dõi ý kiến kết luận, đạo lãnh đạo quận scan toàn tạo sở liệu tồn văn văn đến, trao đổi thơng qua mạng nội bộ, với trường học thông qua thư điện tử UBND quận quan tâm trang bị đầy đủ sở vật chất, điều kiện việc cho cán bộ, công chức đảm bảo công chức chuyên mơn 01 máy tính, hòm thư điện tử để phục vụ cho việc tiếp nhận trao đổi thông tin, văn mạng LAN … đa số có máy photocopy; máy in, máy scan đặt phận Văn thư Văn phòng HĐND UBND quận - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận thực thường xuyên hiệu quả, năm 2015 UBND có 50 lượt cán bộ, cơng chức đến khai thác có 125 hồ sơ đưa phục vụ công tác chuyên môn Việc khai thác thực theo quy trình, có phiếu đăng ký khai thác tài liệu thủ trưởng đơn vị lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND xác nhận Xây dựng hồn thiện hệ thống công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tài liệu, lập sổ khai thác sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt động quan nhu cầu đáng cán bộ, công chức, viên chức thuộc quận Tây Hồ Mục lục hồ sơ UBND quận Tây Hồ: Mục lục hồ sơ lập theo đơn vị: ví dụ “Mục lục hồ sơ phòng Lao động Thương binh Xã hội – Từ hồ sơ 492 - Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời” UBND quận Tây Hồ ban hành quy định số: 146/VP ngày 26/9/2012 Quy định việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ Việc ban hành quy định nhằm đảm bảo an tồn sử dụng 23 có hiệu tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phòng, ban, đơn vị, cá nhân đến tra cứu tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu cán quản lý sổ: sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu – hồ sơ lưu trữ từ năm 2016 Mẫu sổ gồm có: + Số thứ tự + Ngày tháng + Họ tên độc giả + Tên, địa hồ sơ, tài liệu + Số Hồ sơ + Hộp + Ký mượn + Ký trả Trên thực tế việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo hình thức sau: + Mượn đọc phòng đọc kho lưu trữ quận, phòng, ban chun mơn; + Sao chụp lại phần toàn hồ sơ, tài liệu; + Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ; Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đảm bảo thực theo trình tự, thủ tục quy định 24 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3.1 Kết thực tập Trong tháng thực tập em trực tiếp quan sát cán phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND UBND làm việc có thực số nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư – lưu trữ Em quan sát giúp cán văn thư nhập văn đến vào phần mềm quản lý văn đến, viết mục lục hồ sơ cho tài liệu năm 2014, trình văn Từ em hiểu phần công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ - Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp cho công tác văn thư UBND thực cách xác hiệu hơn, văn đi, văn đến tập chung văn thư, dấu sử dụng theo pháp luật, việc lập hồ sơ thực theo tiêu chuẩn ISO tất cán bộ, nhân viên quan lập hồ sơ cơng việc mà dược phân cơng giải nộp vào lưu trữ theo quy định - Kho lưu trữ UBND quận đảm bảo yêu cầu kho lưu trữ liệu lưu trữ bảo quản tốt kéo dài tuổi thọ tài liệu, tài liệu chỉnh lý thuận tiện cho việc tra tìm, phục vụ khai thác sử dụng nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Qua trình khảo sát em nhận thấy UBND quận Tây Hồ cần ban hành quy chế văn thư - lưu trữ để tiện cho việc thống quản lý thực nghiệp vụ xác hiệu hơn, để lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị, cán bộ, nhân viên quan từ mà nâng cao nhận thức giá trị công tác văn thư - lưu trữ Do em tìm hiểu soạn quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho UBND quận năm 2017 chưa thật hoàn chỉnh em mong cán văn thư – lưu trữ UBND quận tham khảo bổ sung thêm phần thiếu sót cho em Và từ sớm ban hành 25 quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho quan (Xem phụ lục ) 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ 3.2.1 Thuận lợi khó khăn - Thuận lợi Cơng tác văn thư quận Tây Hồ thực quy trình ISO 9001:2008 thực theo quy định pháp luật, khơng có tình trạng văn ban hành sai thể thức kỹ thuật trình bày Tất văn đi, văn đến tập chung đầu mối văn thư Các văn quan lý công tác văn thư – lưu trữ tương đối đày đủ thiết thực pháp luật, giúp cho công tác văn thư lưu trữ thực đầy đủ xác UBND quận bố trí, đầu tư đầy đủ trang thiết bị, phòng làm việc, kho lưu trữ, phương tiện kỹ thuật đảm bảo công tác văn thư thực đầy đủ nhanh chóng xác Về nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ người có kinh nghiệm có trình độ đào tạo đầy đủ chuyên môn kỹ thực nghiệp vụ Kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng UBND quận quan tâm đầu tư thích đáng, tài liệu tồn đọng chỉnh lý hàng năm - Khó khăn Bên cạnh thuận lợi UBND quận tồn số khó khăn như: Thực chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ hạn chế Việc thu hồ sơ, tài liệu đơn vị chưa thường xuyên Việc để tài liệu đơn vị tài liệu không bảo quản khoa học tuổi thọ tài liệu bị giảm đi, khó tránh khỏi mát, thiếu sót tài liệu 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ UBND quận cần có chế sách phù hợp cán làm công 26 tác văn thư – lưu trữ, đặc biệt quan tâm đến chế độ phụ cấp độc hại cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ Cần tổ chức thường xuyên đợt tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật công tác văn thư – lưu trữ cho tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức quan UBND phường thuộc quận, sau đợt tuyên truyền phát động thêm phong trào, thi tìm hiểu pháp luật cơng tác văn thư – lưu trữ Tổ chức thêm lớp tập huấn dài ngày để triển khai chuyên đề có liên quan trực tiếp đến cơng tác văn thư – lưu trữ quận phường thuộc quận Tổ chức thường xuyên lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quận với quận khác, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư – lưu trữ phường thuộc quận với Tăng cường tra, kiểm tra thường xuyên đột xuất việc thực công tác văn thư – lưu trữ, thực văn pháp luật cơng tác văn thư lưu trữ tồn quan, toàn thể UBND phường thuộc quận Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ việc lưu trữ lập hồ sơ điện tử để tiến tới việc thực khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; từ tiết kiệm thời gian tra tìm, khai thác, sử dụng, tiết kiệm kinh phí, kho tàng diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào thực nghiệp vụ cần tăng cường, phát huy tác dụng việc ứng dụng tiêu chuẩn Ngồi ban hành thêm số tiêu chuẩn cho công tác văn thư – lưu trữ quy trình phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quy trình đáng giá xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị … 3.3 Một số khuyến nghị UBND quận Công tác văn thư – lưu trữ đóng vị trí vơ quan trọng hoạt động hành UBND quận Tây Hồ, gắn liền mật thiết đến hoạt động quản lý Nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước 27 UBND quận Tây Hồ Do để công tác văn thư lưu trữ quan hoạt động cách hoàn thiện, hiệu pháp luật em xin phép đưa số khuyến nghị sau: Về công tác văn thư: Đối với lãnh đạo, việc quản lý công tác văn thư: Lãnh đạo cần quan tâm đến vai trò cơng tác văn thư, cần có phương hướng trọng tâm để nâng cao nhận thức cho tồn thể cán cơng chức, viên chức quan vai trò cơng tác văn thư Quan tâm nhiều đến chế độ sách, phụ cấp độc hại … để cán văn thư chuyên tâm tận tụy với cơng việc Cần khuyến khích khen thưởng kịp thời đến cá nhân, đươn vị làm tốt công tác văn thư đặc biệt công tác lập hồ sơ bảo quản hồ sơ tài liệu trước nộp vào lưu trữ quan Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực công tác văn thư tồn quan, phát động thi tìm hiểu pháp luật văn thư – lưu trữ toàn quan để tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức hiểu rõ công tác văn thư UBND cần ban hành thêm nhiều văn quản lý công tác văn thư để thuận tiện cho việc quản lý cán dựa theo mà thực cho nhanh chóng, hiệu pháp luật Đối với cán văn thư: Thực theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008, bên cạnh tăng cường cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư việc quản lý văn đi, quản lý văn đến, ứng dụng trao đổi văn qua môi trường mạng internet Thường xuyên trao đổi học hỏi kinh nghiệp chuyên môn kỹ thực nghiệp vụ quan, đơn vị cấp cấp Không ngừng nâng cao nhận thức, kỹ lòng tựu hào nghề nghiệp để phục vụ cho quan, giúp cho quan ngày vững mạnh phát triển Về công tác lưu trữ: Đối với lãnh đạo công tác quản lý: Lãnh đạo cần quan tâm đến công tác chỉnh lý công tác thu thập văn hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, để tránh cho việc tuổi thọ tài liệu bị giảm nhanh chóng cần tiến hành thu thập 28 nhanh chóng sau chỉnh lý đưa vào bảo quản để kéo dài tuổi thọ tài liệu Hơn cần quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử loại hình hình sớm phải thực cơng tác lưu trữ riêng hoàn toàn Đối với cán làm cơng tác lưu trữ tồn thể cán quan: Cán lưu trữ cần đơn đốc, nhắc nhở tồn thể cán quan thực việc lập hồ sơ công việc cho xác hồn chỉnh nộp vào lưu trữ quy định Ngồi cần phải quản lý thực tốt công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu để tài liệu lưu trữ phát huy tác dụng Đối với toàn thể cán quan cần thực việc lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định để công việc lưu trữ thực dễ dàng hiệu Trên số ý kiến khuyến nghị em công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ, em mong ý kiến em lãnh đạo UBND xem xét để công tác văn thư lưu trữ quan thực tốt 29 KẾT LUẬN Như biết, công tác văn thư – lưu trữ lĩnh vực quan trọng nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ, tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cơng tác quản lý, nghiên cứu khoa học yêu cầu cấp bách cơng dân Trong q trình phát triển đất nước việc thực xây dựng hành vững mạnh việc làm thiết yếu đất nước, cơng tác văn thư – lưu trữ đóng phần khơng nhỏ để đạt mục tiêu Cơng tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, thiết thực hoạt động trị, kinh tế, văn hóa - xã hội …, góp phần vào việc bảo vệ di sản dân tộc, đất nước Hơn tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền đất nước, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đó phần lý để em đến thực tập UBND quận Tây Hồ để trực tiếp quan sát có hội hệ thống hóa củng cố lại tồn kiến thức học trường Nội dung em khảo sát Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ công tác văn thư – lưu trữ gồm nội dung như: Hệ thống văn quản lý công tác văn thư, quy trình soạn thảo ban hành văn quan, quy trình quản lý văn đi, quy trình giải quản lý văn đến, tổ chức quản lý sử dụng dấu, số vấn đề công tác lưu trữ như: công tác lập hồ sơ, thu thập tài liệu vào lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, công cụ tra cứu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Những nội dung hầu hết cán quan thực cách nghiêm túc quy định pháp luật, trang thiết bị đại điều kiện thuận lợi để công tác văn thư thực hiệu nhanh chóng Bài báo cáo thực tập kết tổng hợp nội dung em thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm nội dung sau: 30 Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Thông qua báo cáo lần em xin cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, tồn thể cán cơng tác UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện, giúp đỡ cung cấp cho em tài liệu, kiến thức bổ ích để em hồn thành tốt đợt thực tập 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 2, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi,đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công An quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ môi trường mạng 10 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 12 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dung 13 Trang Web UBND quận Tây Hồ 14 Một số văn cán UBND quận cung cấp 32 PHỤ LỤC ( Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 UBND quận Tây Hồ) (Tủ để chuyển giao văn đơn vị phòng văn thư thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ) ( Quyển mục lục hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ) (Phần mềm quản lý văn đến phận văn thư thuộc Văn phòng HDDND UBND quận Tây Hồ) ... văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Em xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo HĐND – UBND quận Tây. .. Nhân sự: 03 nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND UBND quận đó: 02 Cơng chức 01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành luật Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY. .. luật văn thư, lưu trữ bao gồm công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, văn thư lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ văn thư - UBND quận