Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên và đề xuất một số giải pháp

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm 10 1.2.1. Chức năng 10 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.4. Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 11 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Công tác văn thư 14 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản 15 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.2.2.Tình hình tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ 19 2.2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 20 2.3. Nhận xét 21 2.3.1. Ưu điểm 21 2.3.2. Hạn chế 21 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 25 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình 26 3.3. Điều kiện để thực hiện những giải pháp 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 6

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm 6

1.1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm 10

1.2.1 Chức năng 10

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11

1.2.4 Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 11

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 13

2.1 Hoạt động quản lý 13

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14

2.2.1 Công tác văn thư 14

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản 15

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 18

2.2.2 Công tác lưu trữ 18

2.2.2.1 Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 18

2.2.2.2.Tình hình tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ 19

2.2.2.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19

2.2.2.4 Xác định giá trị tài liệu 20

2.2.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 20

2.3 Nhận xét 21

2.3.1 Ưu điểm 21

2.3.2 Hạn chế 21

Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 25

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 25

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình 26

3.3 Điều kiện để thực hiện những giải pháp 30

C PHẦN KẾT LUẬN 32

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong quá trình phát triển xã hội nói chung, quá trình phát triển kinh tếnói riêng, chúng ta luôn luôn phải tham gia nhiều mối quan hệ phức tạp Nhữngmối quan hệ với các mức độ khác nhau thể hiện dưới dạng số lượng và chấtlượng Trong thời đại hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, côngnghệ thông tin bùng nổ, những sản phẩm mới ra đời ngày càng nhiều, phân cônglao động sâu sắc và hợp tác trên quy mô ngày càng lớn Do đó việc giải quyếtnhững vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý trở nên hết sức khó khăn và phứctạp, tốn nhiều công sức Tình hình đó đòi hỏi việc lựa chọn một phương phápgiải quyết có căn cứ khoa học Nhờ vậy thu thập được khối lượng thông tin đồ

sộ, mà nếu dùng những phương pháp và công cụ quản lý cổ điển thì thời giancần thiết quá lớn, vượt xa so với khả năng của con người Với đặc thù là ngànhgiáo dục để có thể lựa chọn được những cách giải quyết tốt nhất nhằm đạt đượcnhững mục tiêu đặt ra trong một giai đoạn nhất định đòi hỏi người làm công tácvăn thư – lưu trữ phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học,nhanh chóng, chính xác và chuyên môn hóa cao, giúp cho người quản lý nhanhchóng nắm bắt kịp thời những thông tin và đề ra những giải pháp, quyết địnhxác đáng

Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào chúng ta cũng thấy có một bộ phậnrất quan trọng, không thể thiếu, đó chính là văn phòng Công tác văn phòng cómột vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động tham mưu, giúp việc cho sự lãnhđạo và quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước ở Trung ương cũng như địaphương Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những công việc của văn phòng,hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản để đảm bảo cho việc chỉ đạo, kiểmtra, quản lý, điều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamỗi cơ quan, tổ chức Do đó, công tác văn thư, lưu trữ là một công việc quantrọng và không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức dù là lớn hay nhỏ Đặc biệt,với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực theo nhu cầu xã hội, thuộc lĩnhvực quản lý của các các cơ quan giáo dục đã sản sinh ra một khối lượng tài liệutương đối nhiều phong phú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị vềnhiều mặt Do đó, công tác văn thư, lưu trữ cần được thực hiện một cách nghiêm

túc, khoa học, chính xác để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn rasuôn sẻ, đồng thời phục vụ nhu cầu nghiên cứu tài liệu, biên soạn lịch sử, chứng

cứ pháp lý xác minh sự việc

Tuy nhiên, hiện nay nhiều cơ sở giáo dục chưa coi trọng công tác này,thường bố trí cán bộ không có chuyên môn kiêm nhiệm, chưa bố trí kho lưu trữ,không lập tập lưu văn bản đi, sắp xếp tài liệu thiếu khoa học Do đó, đôi khinhững văn bản của cơ quan ban hành còn chưa thống nhất về thể thức, chưađúng với quy định của Nhà nước, đồng thời việc khai thác, tra tìm văn bản, tàiliệu lưu trữ khi cần thiết cũng trở nên khó khăn

Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dụcThường xuyên Quận Ba Đình em đã có cái nhìn rõ ràng về công tác văn thư –lưu trữ trong môi trường giáo dục và dạy nghề, giúp em có cơ hội được làm việcthực tế, ứng dụng các lý thuyết đã học vào thực tế công việc Từ đó, nhận ra sựgiống và khác nhau giữa lý thuyết đã học và thực tiễn làm việc của Trung tâm.Ngoài ra, qua quá trình thực tập tại đây em đã đúc kết được cho mình nhữngkinh nghiệm thực tế quý báu để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn củamình dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư, lưu trữ Trung tâm

Nội dung thực tập gồm có: Quan sát tình hình tổ chức và cán bộ làm côngtác văn thư – lưu trữ, tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ, tìnhhình thực hiện nội dung công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan

Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian thực tập như trên đãkhông chỉ giúp em hoàn thiện hơn kiến thức đã học mà còn mang lại cho emnhững kiến thức thực tế mới lạ

Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày tất cả những gì đã thấy,được chính tay mình làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thờigian thực tập tại cơ quan

Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bịcho em một số kiến thức cơ bản

Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ họatđộng quản lý, điều hành của Trung tâm Nội dung công tác này bao gồm cácviệc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của Trung tâm; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư Trong quá trình thựchiện công tác văn thư ở Trung tâm cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác,hiện đại và bí mật

Việc lưu trữ và soạn thảo văn bản là một việc làm không thể thiếu trongmôi trường đào tạo nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.Các hồ sơ, tài liệu văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thôngtin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.Công việc của Trung tâm được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay khôngđều do việc tiếp nhận soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ cóđược cẩn thận ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực hiện tốt công tácvăn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản,phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với môi trườngđào tạo Lãnh đạo muốn quản lý tốt các hoạt động của Trung tâm một cách kịpthời đòi hỏi phải có thông tin chính xác phải đảm bảo tính thực tiễn một cáchtoàn diện

Ngoài nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, bản thân emcòn nhận thấy được công tác văn thư tại văn phòng Trung tâm Giáo dục Nghềnghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình còn tồn tại những điểm bất cập.Những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan, vừa do điều kiện khách quan.Nghiên cứu về công tác văn thư nhằm đánh giá thực trạng hoạt động của Trungtâm và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa công tác văn thư tại đây cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt độngchung Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng

em là rất lớn

Công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm có nhiều ưu điểm, tuy nhiên cũngcòn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục, đặc biệt trong công tác lưu trữ

của Trung tâm chưa thực sự được quan tâm Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên và đề xuất một số giải pháp” để làm báo

cáo tổng kết kỳ thực tập vừa qua

Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của

người hướng dẫn - Cô Lê Thị Hoàng Ngân, đồng thời cô cũng là cán bộ văn thư

lưu trữ của Trung tâm Ngoài ra, em cũng nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các

cô, chú làm việc trong Tổ Hành chính đã tạo điều kiện thuận lợi để em làm quenvới môi trường mới và mạnh dạn phát huy khả năng chuyên môn của mình

Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng Trung tâm ngày càng pháttriển hoàn thiện Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triểnmạnh nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người văn thưphải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập

hồ sơ

Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình làgiáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường luônchấp hành chỉ đạo của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơquan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ haygiải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính vănthư - lưu trữ Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải

có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quantrọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhàtrường phải thực hiện

Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân củacán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinhnghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc.Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nàocũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới sự giúp đỡ, chỉ bảo của cô Lê ThịHoàng Ngân, đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn tới tất cả các cô chú đang làmviệc tại Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận BaĐình.

Ngoài ra, em cũng muốn gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy, cô trongKhoa Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho em nhữngkiến thức bổ ích và cần thiết về công tác văn thư – lưu trữ để từ đó có thể vậndụng những lý thuyết vào thực tiễn công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Nội dung báo cáo thực tập của em ngoài phần Mở đầu và Kết luận, thìđược trình bày theo 03 Chương, gồm:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình và đề xuất, khuyến nghị.

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm

1.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Quận Ba Đìnhtrực thuộc UBND Quận Ba Đình, là đơn vị sự nghiệp công lập trong hệ thốnggiáo dục và giáo dục nghề nghiệp của thành phố Hà Nội Trung tâm hoạt độngtrên cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật sau:

- Luật Giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13;

-tổ chức hoạt động của Trung tâm dạy nghề;

- Quyết định số 44/2008/QĐ-BGD ĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 30tháng 7 năm 2008 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm

Kỹ thuật tổng hợp – Hướng nghiệp;

- Quyết định số 01/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02 tháng 01 năm 2007 của Bộtrưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trungtâm giáo dục thường xuyên

Trung tâm có trụ sở chính tại 23 Nguyễn Trung Trực, Phường Trung Trực,Quận Ba Đình, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tạiKho bạc Nhà nước Chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND Quận,đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của SởLao động - Thương binh và Xã hội và Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Quận Ba Đình

có chức năng tổ chức các hoạt động giáo dục nghề nghiệp, dạy nghề, giáo dụcthường xuyên trên địa bàn Quận theo đúng quy định của Luật giáo dục nghềnghiệp, Luật giáo dục và các quy định khác của pháp luật có liên quan

1 Tổ chức xây dựng và thực hiện các chương trình, giáo trình trình độ sơ

cấp dưới 03 tháng đối với những nghề được phép đào tạo Đào tạo nhân lực trựctiếp cho sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở trình độ sơ cấp, đào tạo theo hìnhthức kèm cặp nghề, truyền nghề, tập nghề; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năngnghề cho người lao động trong doanh nghiệp; Bồi dưỡng hoàn thiện kỹ năngnghề nghiệp cho người lao động; Dạy nghề miễn phí cho các đối tượng chínhsách của Quận và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhậtkiến thức, kỹ năng, chuyển giao công nghệ

2 Tổ chức thực hiện các chương trình giáo dục thường xuyên bao gồm:

Chương trình Xóa mù chữ và Giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ; Chương trìnhgiáo dục đáp ứng yêu cầu người học, cập nhật kiến thức, kỹ năng, chuyển giaocông nghệ; Chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên môn,nghiệp vụ, chương trình giáo dục để lấy bằng của hệ thống giáo dục quốc dân

3 Dạy kỹ thuật (công nghệ), dạy nghề phổ thông và tư vấn hướng nghiệp

cho học sinh THCS, THPT theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bồidưỡng giáo viên kỹ thuật các Trường trung học phổ thông về giáo dục kỹ thuậttổng hợp, hướng nghiệp, nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa học về giáo dục

kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, dạy nghề cho học sinh phổ thông

4 Xây dựng kế hoạch tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh.

5 Quản lý đội ngũ viên chức, giáo viên và nhân viên của Trung tâm theo

quy định của pháp luật

6 Tổ chức lao động sản xuất và dịch vụ kỹ thuật phục vụ đào tạo.

7 Nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa học về giáo dục nghề nghiệp, giáo

dục thường xuyên và hướng nghiệp, thử nghiệm, ứng dụng và chuyển giao côngnghệ mới phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

8 Tổ chức các hoạt động dạy và học, kiểm tra và cấp chứng chỉ theo quy

định

9 Tư vấn nghề nghiệp, tư vấn việc làm cho người học; Phối hợp với các

trường trung học cơ sở, trung học phổ thông tuyên truyền, hướng nghiệp, phânluồng học sinh

10 Phối hợp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, gia đình người học

trong hoạt động đào tạo nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên và hướng nghiệp;

Tổ chức cho người học tham quan, thực hành, thực tập tại doanh nghiệp

11 Thực hiện dân chủ, công khai trong việc thực hiện các nhiệm vụ đào

tạo nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên và hướng nghiệp

12 Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theo

quy định của pháp luật

13 Tạo điều kiện hoặc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho viên chức, giáo viên

và nhân viên của Trung tâm được học tập, nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ

14 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.

+ Tổ Đào tạo nghề - Hướng nghiệp:

+ Tổ Giáo dục thường xuyên:

+ Tổ sản xuất, dịch vụ, phục vụ đào tạo nghề nghiệp:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM GIÁO DỤC NGHỀ NGHIỆP – GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN QUẬN BA ĐÌNH

Chi bộ

ĐoànTNCS

ĐoànTNTP

Hội cha mẹ

phòng

Tổ chuyênmôn

Ban Giám đốc

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm

1.2.1 Chức năng

Bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm thuộc sự quản lý trực tiếp của TổHành chính; có chức năng trực tiếp thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đếncông tác VTLT, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về công tácVTLT, tham mưu, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động công tác VTLT Trungtâm theo định kỳ cho Tổ trưởng Hành chính

Phòng văn thư hiện nay được bố trí ở tầng 2 gần phòng làm việc của Banlãnh đạo Trung tâm Kho lưu trữ tài liệu của Trung tâm được bố trí bên cạnhphòng văn thư nên rất thuận tiện cho công việc làm công tác lưu trữ và tra cứutài liệu

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của công tác VTLT được quy định tại mục

6.3.2 trong Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm (Ban hành kèm theo

Giám đốc Trung tâm GDNN – GDTX Quận Ba Đình).

Có thể tóm tắt nhiệm vụ cơ bản của CTVT Trung tâm như sau:

- Thực hiện quy trình văn bản đi;

- Thực hiện quy trình văn bản đến;

- Giúp Ban Giám đốc theo dõi tiến độ và đôn đốc giải quyết văn bản đến;

- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầucông tác của cơ quan;

- Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên;

- Bảo quản và sử dụng con dấu Trung tâm và các loại dấu khác;

Nhiệm vụ cơ bản của CTLT Trung tâm gồm có:

- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Tổ trưởng chuyên môn lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;

- Thu nhận, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu;

- Bảo đảm bí mật, an toàn TLLT;

- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm có 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư, kiêm nhiệm công táclưu trữ

1.2.4 Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

Nhân sự: Cán bộ văn thư lưu trữ có 01 người

Cán bộ VTLT của Trung tâm trước đây là một nhân viên tạp vụ của cơquan Sau đó, được Trung tâm cử đi học nghiệp vụ VTLT tại lớp trung cấp hệvừa làm vừa học của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I (nay

là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); chức danh nghề nghiệp là cán sự văn thư,lưu trữ

Cán bộ VTLT của Trung tâm đã có kinh nghiệm 21 năm làm công việcnày Tuy nhiên, vẫn chỉ dừng lại trình độ Trung cấp về công tác VTLT, cán bộVTLT của Trường chưa tham gia thêm một khóa học nâng cao trình độ chuyênmôn nào khác liên quan đến công tác này

Về mô hình tổ chức, CTVT Trung tâm được tổ chức theo mô hình tập

trung Tức là, tất cả các khâu nghiệp vụ từ việc tiếp nhận, trình Giám đốc cho ý

kiến, đến phân phối, theo dõi, đôn đốc quyết VB đến; từ việc trình ký ban hành,đóng dấu, làm thủ tục chuyển giao VB, vào sổ theo dõi đến việc lập tập lưu VB

đi đều được thực hiện tập trung ở bộ phận văn thư, trực tiếp do cán bộ VTLT cơquan thực hiện Tất cả mọi công đoạn đều được thực hiện thống nhất theo quyđịnh của pháp luật và theo Quy chế của Trung tâm

Kể cả trong CTLT, mọi quá trình thực hiện các nghiệp vụ từ thu thập, xácđịnh thời hạn bảo quản, sắp xếp tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ nhu cầu

sử dụng TLLT của cán bộ, giáo viên trong Trung tâm đều được trực tiếp làm bởicán bộ VTLT duy nhất của Trung tâm

Về trang - thiết bị được bố trí cho phòng văn thư gồm có: 01 bàn làm việc

chính, có tủ khóa cất giữ con dấu, và có vách ngăn); 01 ghế xoay; 01 máy tính

để bàn có kết nối mạng; 01 điện thoại; 01 máy in; 01 máy photocopy; 02 tủ sắtđựng tập lưu VB đi; 01 máy điều hòa không khí; 04 đèn điện chiếu sáng

Phòng văn thư được trang bị đầy đủ những trang – thiết bị cần thiết phục

vụ cho công việc hàng ngày của cán bộ Tuy nhiên, những máy móc hỗ trợ được

sử dụng tại phòng đa phần được đưa vào sử dụng từ năm 2001, đã cũ, thườngxuyên hỏng hóc và chưa bắt kịp với yêu cầu hiện đại hóa trong CTVT

Kho lưu trữ của Trung tâm có diện tích khoảng 26m2, được bố trí các trang– thiết bị sau: 15 giá sắt; 02 tủ sắt; 01 bàn làm việc; 50 hộp đựng tài liệu; 04bóng đèn nê-ông; 02 quạt trần; 02 quạt thông gió

Về cách tổ chức, sắp xếp trong phòng làm việc của CBVT theo hình chữ U,

tạo sự kết nối giữa các công việc, tạo điều kiện thuận lợi để CBVT có thể thựchiện các nghiệp vụ liên tục, không bị dán đoạn

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH

2.1 Hoạt động quản lý

Đối với hoạt động quản lý của Trung tâm về công tác VTLT mới chỉ dừnglại ở việc xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn về công tác CTVT;

Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm (Ban hành kèm theo Quyết

đốc Trung tâm GDNN – GDTX Quận Ba Đình) có nêu rõ những quy định chung

và những quy định riêng về CTVT và CTLT Trong quy định chung có nêu tráchnhiệm và nhiệm vụ trong công tác VTLT Các quy định riêng đã trình bàynhững nguyên tắc, quy trình trong việc thực hiện, xử lý từng nghiệp vụ cụ thể.Ngoài ra, trong quy chế đã sơ đồ hóa quá trình giải quyết, xử lý văn bản đi –đến, đồng thời có đưa Bảng thời hạn bảo quản HS, TL hình thành trong hoạtTrung tâm đối với công tác VTLT

Hàng năm Trung tâm tổ chức tổng kết về CTVT Cán sự văn thư có nhiệm

vụ lập báo cáo về CTVT, sau đó trình lên Tổ trưởng Hành chính và Ban Giámđốc để các lãnh đạo Trung tâm có thể nắm bắt được những thông tin cần thiếtchung nhất về CTVT

Do Trung tâm chưa thực sự coi trọng CTLT nên việc thực hiện các nghiệp

vụ về CTLT rất hạn chế, chưa có một con số cụ thể nào về CTLT được thống kêhàng năm

Trong khi, cán sự phụ trách công tác VTLT đã làm công tác này nhiềunăm, cho đến nay cũng sắp nghỉ hưu, nhưng Trung tâm cũng chưa có đề xuất,yêu cầu nào để cử cán sự VTLT đi học thêm các lớp đào tạo, bồi dưỡng về côngtác này nhằm nâng cao thêm trình độ, học hỏi những cái mới, thay đổi và ápdụng những công nghệ hiện đại ứng dụng vào công tác VTLT, từ đó có thể cảitiến năng suất làm việc

Hơn nữa, công tác VTLT hiện nay ở phần lớn các cơ quan đã được ứngdụng công nghệ thông tin: những phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ

Tuy nhiên, ở Trung tâm GDNN - GDTX chưa được ứng dụng bất cứ phần mềmnào phục vụ cho công tác VTLT.

Trung tâm GDNN - GDTX là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo củaUBND Quận Ba Đình về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo củacác cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhàtrường Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy Quận Ba Đình vềviệc phấn đấu xây dựng Trung tâm trở thành một đơn vị dạy nghề chuẩn về taynghề cho học viên Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư –lưutrữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp choGiám đốc đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng Trung tâm pháttriển về mọi mặt Trong quá trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hếtnhững khó khăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Các loại văn bản do Trung tâm ban hành là các VB hành chính thôngthường, và không có thẩm quyền ban hành VB quy phạm pháp luật, chủ yếu làcác loại VB sau: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Đề án,

Tờ trình, Giấy giới thiệu, Thư mời, Giấy mời, Biên bản

Mỗi loại văn bản được ban hành với các chức năng, mục đích khác nhau:

- Quyết định: Do Giám đốc ban hành, để điều hành các công việc cụ thểtrong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án trong phạm

vi cơ quan

- Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể trong vàngoài Trung tâm, dùng để đôn đốc, trả lời, mời họp, giải thích, yêu cầu, kiếnnghị, chất vấn

- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc diễn ra trongTrung tâm, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm,báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị

- Thông báo: sử dụng khi muốn báo cho mọi người biết tình hình hoạtđộng, tin tức liên quan tới Trung tâm và các đơn vị trực thuộc bằng văn bản.

- Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sựviệc để làm chứng về sau Trong các cuộc họp thông thường hình thành biên bảnhội nghị, các cuộc họp về soạn thảo giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học hìnhthành biên bản nghiệm thu, và một số biên bản khác như: biên bản hợp đồngkinh tế, biên bản hợp đồng làm việc; biên bản bàn giao

Về thể thức và kỹ thuật trình VB của Trung tâm được thực hiện theo cácyếu tố thể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Về thẩm quyền ban hành VB của Trung tâm do Giám đốc ký ban hành (đốivới những văn bản quan trọng), 02 Phó Giám đốc (có chức năng “Ký thay”những công việc được phân cấp quản lý)

Khi trình ký lên Ban Giám đốc bất kỳ một VB nào đều được kèm theo một

“Phiếu trình ký ban hành văn bản” Trên phiếu trình ký phải có đầy đủ ý kiến vàchữ ký xác nhận của Tổ trưởng Hành chính mới đủ điều kiện để trình lên lãnhđạo Trung tâm xem xét và ký ban hành Trong trường hợp có ý kiến sửa đổitrong phiếu trình ký thì người soạn thảo VB phải chỉnh sửa VB theo yêu cầuđược đề nghị Cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm trình ký lên Ban Giámđốc ban hành VB

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản

a Quản lý văn bản đi

Đối với văn bản đi, sau khi bản thảo có chữ ký phê duyệt của Ban GiámGiám đốc, CBVT xem xét lần cuối các yếu tố về thể thức VB mới đóng dấu vào

VB, đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành VB đi

CBVT đi sao in (photocopy) số lượng bản cần thiết theo yêu cầu ở nơinhận VB Văn thư giữ một bản lưu để lập tập lưu VB đi, đồng thời trả lại đơn vịsoạn thảo VB một bản lưu cùng với phiếu trình ký kèm theo

Tuy nhiên, do số lượng VB Trung tâm ban hành một năm không nhiều nênCBVT dùng 01 sổ đăng ký văn bản đi (năm 2016 theo số liệu báo cáo văn thư là

360 VB), do đó, CBVT đã sử dụng chung một sổ đăng ký VB đi từ năm 2015cho đến nay

b Quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản gửi đến Trung tâm được tiếp nhận tại phòng văn thư đểlàm thủ tục đăng ký và phân phối VB Hàng ngày, nhân viên bưu điện sẽ gửi cácđơn thư, công văn, và báo, tạp chí đến Trung tâm vào một khung giờ nhất định(khoảng từ 9h đến 10 rưỡi sáng)

Tất cả các VB đến Trung tâm được bóc bì, tập hợp lại và trình lên Giámđốc cho ý kiến phân phối VB Sau khi trình lãnh đạo cho ý kiến, CBVT sẽ đi sao

in VB theo số lượng người được lãnh đạo giao giải quyết VB Sau đó, CBVTmới làm thủ tục đóng dấu “Đến”, đăng ký vào “Sổ đăng ký Công văn đến” vàlàm thủ tục chuyển giao VB đến

Với bước thực hiện như vậy là CBVT đang làm tắt quy trình, không đúngvới quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.Hơn nữa, khi làm tắt, CBVT đã không đăng ký VB trước khi trình Giám đốc,nếu trường hợp các VB bị thất lạc, CBVT sẽ không kiểm soát được số lượng VB

ra, chỉ khi phải chuyển nhiều VB cùng một lúc cho cùng một người, CBVT mớiyêu cầu người nhận VB ký xác nhận

Không có sổ riêng dùng để đăng ký những loại VB “mật”, mà CBVT đăng

ký chung VB mật với sổ đăng ký công văn đến thông thường

Đối với những bì thư gửi cá nhân, hay của đơn vị thuộc Trung tâm thì vănthư chuyển trực tiếp cho người có tên trên bì, không bóc bì

Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loại fax, điện