MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm 10 1.2.1. Chức năng 10 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.4. Tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 11 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Công tác văn thư 14 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản 15 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.2.2.Tình hình tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ 19 2.2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu 20 2.2.2.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 20 2.3. Nhận xét 21 2.3.1. Ưu điểm 21 2.3.2. Hạn chế 21 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 25 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình 26 3.3. Điều kiện để thực hiện những giải pháp 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm 1.1.1 Lịch sử hình thành .6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm 10 1.2.1 Chức 10 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.2.4 Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ 11 Chương 2: 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .13 CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 13 2.1 Hoạt động quản lý 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Công tác văn thư 14 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 14 2.2.1.2 Quản lý giải văn 15 2.2.1.3 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 18 2.2.2 Công tác lưu trữ .18 2.2.2.1 Bố trí kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.2.2.Tình hình tài liệu bảo quản kho lưu trữ .18 2.2.2.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.2.4 Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 20 2.3 Nhận xét 20 2.3.1 Ưu điểm 20 2.3.2 Hạn chế 21 Chương 3: 25 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP .25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 25 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 25 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình .26 3.3 Điều kiện để thực giải pháp .30 C PHẦN KẾT LUẬN .32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên A PHẦN MỞ ĐẦU Trong q trình phát triển xã hội nói chung, q trình phát triển kinh tế nói riêng, ln phải tham gia nhiều mối quan hệ phức tạp Những mối quan hệ với mức độ khác thể dạng số lượng chất lượng Trong thời đại nay, khoa học kỹ thuật ngày phát triển, công nghệ thông tin bùng nổ, sản phẩm đời ngày nhiều, phân công lao động sâu sắc hợp tác quy mô ngày lớn Do việc giải vấn đề nảy sinh công tác quản lý trở nên khó khăn phức tạp, tốn nhiều cơng sức Tình hình địi hỏi việc lựa chọn phương pháp giải có khoa học Nhờ thu thập khối lượng thông tin đồ sộ, mà dùng phương pháp công cụ quản lý cổ điển thời gian cần thiết lớn, vượt xa so với khả người Với đặc thù ngành giáo dục để lựa chọn cách giải tốt nhằm đạt mục tiêu đặt giai đoạn định địi hỏi người làm cơng tác văn thư – lưu trữ phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác chun mơn hóa cao, giúp cho người quản lý nhanh chóng nắm bắt kịp thời thơng tin đề giải pháp, định xác đáng Trong quan, tổ chức thấy có phận quan trọng, khơng thể thiếu, văn phịng Cơng tác văn phịng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quản lý quan, tổ chức nhà nước Trung ương địa phương Công tác văn thư, lưu trữ công việc văn phịng, hoạt động cung cấp thơng tin văn để đảm bảo cho việc đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ công việc quan trọng thiếu quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ Đặc biệt, với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực theo nhu cầu xã hội, thuộc lĩnh vực quản lý các quan giáo dục sản sinh khối lượng tài liệu tương đối nhiều phong phú hình thức, đa dạng nội dung có giá trị nhiều mặt Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ cần thực cách nghiêm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên túc, khoa học, xác để đảm bảo cho hoạt động quan diễn suôn sẻ, đồng thời phục vụ nhu cầu nghiên cứu tài liệu, biên soạn lịch sử, chứng pháp lý xác minh việc Tuy nhiên, nhiều sở giáo dục chưa coi trọng công tác này, thường bố trí cán khơng có chun mơn kiêm nhiệm, chưa bố trí kho lưu trữ, khơng lập tập lưu văn đi, xếp tài liệu thiếu khoa học Do đó, đơi văn quan ban hành chưa thống thể thức, chưa với quy định Nhà nước, đồng thời việc khai thác, tra tìm văn bản, tài liệu lưu trữ cần thiết trở nên khó khăn Qua thời gian thực tập Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình em có nhìn rõ ràng cơng tác văn thư – lưu trữ môi trường giáo dục dạy nghề, giúp em có hội làm việc thực tế, ứng dụng lý thuyết học vào thực tế cơng việc Từ đó, nhận giống khác lý thuyết học thực tiễn làm việc Trung tâm Ngoài ra, qua trình thực tập em đúc kết cho kinh nghiệm thực tế quý báu để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn cán văn thư, lưu trữ Trung tâm Nội dung thực tập gồm có: Quan sát tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ, tình hình quản lý đạo công tác văn thư - lưu trữ, tình hình thực nội dung cơng tác văn thư – lưu trữ quan Từ kiến thức học với thời gian thực tập khơng giúp em hồn thiện kiến thức học mà mang lại cho em kiến thức thực tế lạ Với báo cáo mình, em xin trình bày tất thấy, tay làm so với lý thuyết học trường suốt thời gian thực tập quan Là cán Văn thư – Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ họat động quản lý, điều hành Trung tâm Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Trung tâm; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu văn thư Trong q trình thực cơng tác văn thư Trung tâm cần đảm bảo tính nhanh chóng, xác, đại bí mật Việc lưu trữ soạn thảo văn việc làm thiếu mơi trường đào tạo nói riêng quan hành Nhà nước nói chung Các hồ sơ, tài liệu văn lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc Trung tâm tiến hành nhanh hay chậm, xác hay khơng việc tiếp nhận soạn thảo văn có làm tốt hay khơng, việc lưu trữ có cẩn thận ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản, phục vụ tốt cho hoạt động quan, tổ chức Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên môi trường đào tạo Lãnh đạo muốn quản lý tốt hoạt động Trung tâm cách kịp thời đòi hỏi phải có thơng tin xác phải đảm bảo tính thực tiễn cách toàn diện Ngoài nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, thân em cịn nhận thấy cơng tác văn thư văn phòng Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xun Quận Ba Đình cịn tồn điểm bất cập Những bất cập vừa ý muốn chủ quan, vừa điều kiện khách quan Nghiên cứu công tác văn thư nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Trung tâm đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Công tác văn thư – lưu trữ Trung tâm có nhiều ưu điểm, nhiên cịn tồn số hạn chế cần khắc phục, đặc biệt công tác lưu trữ Trung tâm chưa thực quan tâm Vì vậy, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên đề xuất số giải pháp” để làm báo cáo tổng kết tập vừa qua Trong trình thực tập, em nhận quan tâm, bảo tận tình người hướng dẫn - Cơ Lê Thị Hồng Ngân, đồng thời cô cán văn thư lưu trữ Trung tâm Ngoài ra, em nhận giúp đỡ nhiệt tình cơ, làm việc Tổ Hành tạo điều kiện thuận lợi để em làm quen với môi trường mạnh dạn phát huy khả chun mơn Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng Trung tâm ngày phát triển hoàn thiện Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh thiếu hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị giáo dục toàn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo phịng Giáo dục Hịa Vang có mối quan hệ với quan hữu quan khác thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải cơng việc, địi hỏi phải có quy định thủ tục hành văn thư - lưu trữ Do để đảm bảo thơng suốt giải cơng việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà quan trọng cơng tác lập hồ sơ, yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giúp đỡ, bảo Lê Thị Hồng Ngân, đồng thời em gửi lời cảm ơn tới tất cô làm việc Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình Ngồi ra, em muốn gửi lời cảm ơn đến tồn thể thầy, Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho em kiến thức bổ ích cần thiết công tác văn thư – lưu trữ để từ vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc Em xin chân thành cảm ơn! Nội dung báo cáo thực tập em ngồi phần Mở đầu Kết luận, trình bày theo 03 Chương, gồm: Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình đề xuất, khuyến nghị Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Quận Ba Đình trực thuộc UBND Quận Ba Đình, đơn vị nghiệp cơng lập hệ thống giáo dục giáo dục nghề nghiệp thành phố Hà Nội Trung tâm hoạt động sở văn quy phạm pháp luật sau: - Luật Giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13; - Luật Giáo dục số 38/2005/QH11; - Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 Chính phủ “Quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp công lập”; - Quyết định 776/2001/QĐ-BLĐTBXH Bộ trưởng Lao động Thương binh Xã hội số ngày tháng năm 2001 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm dạy nghề; - Quyết định số 44/2008/QĐ-BGD ĐT Bộ Giáo dục Đào tạo ngày 30 tháng năm 2008 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Kỹ thuật tổng hợp – Hướng nghiệp; - Quyết định số 01/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02 tháng 01 năm 2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm giáo dục thường xun Trung tâm có trụ sở 23 Nguyễn Trung Trực, Phường Trung Trực, Quận Ba Đình, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước Chịu quản lý trực tiếp toàn diện UBND Quận, đồng thời chịu đạo hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động - Thương binh Xã hội Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xun Quận Ba Đình có chức tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp, dạy nghề, giáo dục thường xuyên địa bàn Quận theo quy định Luật giáo dục nghề nghiệp, Luật giáo dục quy định khác pháp luật có liên quan Tổ chức xây dựng thực chương trình, giáo trình trình độ sơ cấp 03 tháng nghề phép đào tạo Đào tạo nhân lực trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ trình độ sơ cấp, đào tạo theo hình thức kèm cặp nghề, truyền nghề, tập nghề; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ nghề cho người lao động doanh nghiệp; Bồi dưỡng hoàn thiện kỹ nghề nghiệp cho người lao động; Dạy nghề miễn phí cho đối tượng sách Quận bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, cập nhật kiến thức, kỹ năng, chuyển giao cơng nghệ Tổ chức thực chương trình giáo dục thường xun bao gồm: Chương trình Xóa mù chữ Giáo dục tiếp tục sau biết chữ; Chương trình giáo dục đáp ứng yêu cầu người học, cập nhật kiến thức, kỹ năng, chuyển giao công nghệ; Chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, chương trình giáo dục để lấy hệ thống giáo dục quốc dân Dạy kỹ thuật (công nghệ), dạy nghề phổ thông tư vấn hướng nghiệp cho học sinh THCS, THPT theo chương trình Bộ Giáo dục Đào tạo, bồi dưỡng giáo viên kỹ thuật Trường trung học phổ thông giáo dục kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, nghiên cứu ứng dụng đề tài khoa học giáo dục kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, dạy nghề cho học sinh phổ thông Xây dựng kế hoạch tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh Quản lý đội ngũ viên chức, giáo viên nhân viên Trung tâm theo quy định pháp luật Tổ chức lao động sản xuất dịch vụ kỹ thuật phục vụ đào tạo Nghiên cứu ứng dụng đề tài khoa học giáo dục nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên hướng nghiệp, thử nghiệm, ứng dụng chuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Tổ chức hoạt động dạy học, kiểm tra cấp chứng theo quy định Tư vấn nghề nghiệp, tư vấn việc làm cho người học; Phối hợp với trường trung học sở, trung học phổ thông tuyên truyền, hướng nghiệp, phân luồng học sinh 10 Phối hợp với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, gia đình người học hoạt động đào tạo nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên hướng nghiệp; Tổ chức cho người học tham quan, thực hành, thực tập doanh nghiệp 11 Thực dân chủ, công khai việc thực nhiệm vụ đào tạo nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên hướng nghiệp 12 Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất, trang thiết bị tài theo quy định pháp luật 13 Tạo điều kiện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho viên chức, giáo viên nhân viên Trung tâm học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 14 Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định 15 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ban Giám đốc: Gồm 01 Giám đốc 02 Phó Giám đốc Tổ chuyên môn: + Tổ giáo vụ: + Tổ Hành - Tổng hợp + Tổ Đào tạo nghề - Hướng nghiệp: + Tổ Giáo dục thường xuyên: + Tổ sản xuất, dịch vụ, phục vụ đào tạo nghề nghiệp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Nhìn chung CTVT Trung tâm thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ CBVT, lãnh đạo quan, Tổ chuyên môn thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư văn phịng có xu hướng vào nề nếp, thống Thứ nhất, mơ hình tổ chức cơng tác VTLT theo quy định Nhà nước phù hợp với cấu tổ chức, quy mô số lượng VB – đến Trung tâm Thứ hai, CBVT kiêm nhiệm CTLT có số năm cơng tác lâu dài có kinh nghiệm việc quản lý, xử lý văn bản, giấy tờ – đến Trung tâm Thứ ba, hệ thống trang – thiết bị bố trí cho phòng văn thư kho lưu trữ tương đối đầy đủ, đặc biệt phòng văn thư trang bị cơng nghệ đại máy tính nối mạng, máy scan… Thứ tư, Trung tâm xây dựng Quy chế công tác VTLT nhằm quản lý thống công tác VTLT Trung tâm Quy chế xây dựng tương đối khoa học, chi tiết, nhờ CTVT tiến hành bước, nhịp nhàng, tiến độ theo quy trình, nhằm kịp thời xử lý cung cấp thơng tin hữu ích cho hoạt động Trung tâm Thứ năm, Trung tâm xây dựng kho lưu trữ hành, đồng thời phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ công chức, viên chức Trung tâm 2.3.2 Hạn chế Cơng tác VTLT Trung tâm có nhiều ưu điểm cần trì phát triển, nhiên, tồn số hạn chế sau: Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư chưa đáp ứng yêu cầu: Kho lưu trữ chưa đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định, lượng tài liệu tồn đọng, tích đống cịn nhiều chưa phân loại, chỉnh lý khoa học Công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nhiều đơn vị chưa thực theo quy định thời gian giao nộp, thành phần tài liệu giao nộp, gây khó khăn công tác cung cấp thông tin Chất lượng số lượng hồ sơ, tài 21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên liệu lưu Lưu trữ quan chưa đảm bảo tốt theo quy định hành Rất nhiều tài liệu lưu photocopy, thành phần hồ sơ không đầy đủ khó khăn q trình phục vụ cung cấp khai thác thông tin Khối lượng hồ sơ ngày nhiều, nhân thiếu chưa đáp ứng với yêu cầu, cán có nghiệp vụ lưu trữ khơng có nghiệp vụ chun ngành ngược lại nên phần gây khó khăn cơng tác lưu trữ Chế độ sách áp dụng cho người làm cơng tác lưu trữ cịn mang tính hình thức, đối tượng áp dụng cịn hạn chế Quy trình thực số công việc lĩnh vực lưu trữ áp dụng theo hướng dẫn Bộ Nội vụ chưa thật phù hợp với thực tế ngành giáo dục - Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Đa số cá nhân, đơn vị chưa thực việc thu thập hồ sơ, tài liệu giải xong từ tổ chuyên môn lưu trữ quan hàng năm theo quy định - Công tác chỉnh lý: Việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng thực chất lượng công tác chỉnh lý chưa đảm bảo theo yêu cầu như: xác định giá trị tài liệu chưa với giá trị thực tế tài liệu, tiêu đề hồ sơ tài liệu bên hồ sơ chưa đồng nhất, tài liệu hồ sơ chưa đầy đủ,… - Cơng tác bảo quản: Kho lưu trữ cịn chật hẹp so với khối lượng tài liệu có, chưa trang bị phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan theo quy định; việc bố trí phương tiện phịng cháy, chữa cháy, phòng chống mối mọt… kho lưu trữ thiếu chưa trang bị - Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa phong phú, đa dạng - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: Là khâu định hồn thiện Phơng lưu trữ, nghiệp vụ tách rời với nghiệp vụ lưu trữ khác chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu Do vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không so với khâu nghiệp vụ khác công tác lưu trữ Do đó, hàng năm nhiệm vụ người làm công tác lưu trữ phải tổ chức thu thập hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ sung vào kho 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên lưu trữ bảo quản, cụ thể công đoạn như: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu; phối hợp với quan, tổ chức, cán bộ, công chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; hướng dẫn cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; chuẩn bị kho tàng phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu; tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập "Biên giao nhận tài liệu" Nguồn bổ sung tài liệu vào Lưu trữ hành chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước Đây nguồn bổ sung quan trọng nhất, có khối lượng lớn không ngừng tăng lên theo đà phát triển khoa học kỹ thuật Tuy nhiên, quan chưa quan tâm đầu tư đến việc xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng, nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức triển khai thực được, vấn đề mà lãnh đạo quan, tổ chức cần phải quan tâm nhiều Trung tâm bố trí cán phụ trách văn thư lưu trữ, nên cán nghỉ tình trạng sức khỏe, việc cá nhân, luân chuyển công tác cán thay Trong cơng tác VTLT đầu mối hoạt động cung cấp thông tin Trung tâm, cơng tác VTLT khơng có người đảm nhiệm gây nhiều khó khăn ngừng trệ việc giải công việc khác Trung tâm Phần lớn đơn vị chưa ban hành danh mục hồ sơ hàng năm Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ số cán chưa đầy đủ Công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Việc lập hồ sơ cơng việc cịn lúng túng khâu nghiệp vụ như: chủ yếu thu thập văn cho vào cặp ba dây để lưu giữ cất vào tủ cá nhân, trình tự xếp tài liệu hồ sơ, cách ghi tiêu đề hồ sơ chưa xác 23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Trong trình xử lý VB đi, CBVT không lập sổ đăng ký loại VB “mật” tách riêng với sổ đăng ký VB thơng thường, mục đích để tránh làm lộ thông tin VB Hơn nữa, CBVT không lập sổ chuyển giao VB đường bưu điện Trong hợp, VB bị thất lạc, không đến tay người nhận CBVT phải chịu trách nhiệm tồn bộ, khơng quản lý số lượng VB gửi Trong trình xử lý VB đến, CBVT thường xuyên làm tắt, bỏ bước đăng ký thông tin VB ban đầu trình lên Giám đốc Việc làm tắt dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu số trường hợp Khi phân phối, chuyển giao VB, CBVT không yêu cầu người tiếp nhận VB ký tên xác nhận Cá nhân nhận VB làm mà họ quay lại phòng Văn thư để hỏi VB CBVT phải chịu trách nhiệm không chuyển giao VB đến người nhận CBLT Trung tâm chưa có ý thức quan tâm đến bảo quản, thống kê, tổ chức xếp khoa học TLLT kho lưu trữ quan CBLT không trọng việc bảo vệ an toàn cho TLLT kho, mà cho phép tự ý tìm sử dụng TLLT giá đựng tài liệu Trong khâu nghiệp vụ loại hủy tài liệu khơng thực theo quy trình pháp luật, chưa có hội đồng thẩm định giá trị tài liệu biên tiêu hủy Kho lưu trữ chưa trang bị hệ thống báo cháy, phòng cháy, chữa cháy nên xảy cố khó xử lý 24 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Trung tâm từ ngày 05/6/2017 đến ngày 20/7/2017, em tiếp thu nhiều kiến thức công tác VTLT, thân em cố gắng để thực tốt khâu nghiệp vụ giao thực Trung tâm, đồng thời em đem kiến thức học vận dụng vào thực tiễn cách linh động Trong thời gian thực tập em thực số công việc sau: a Công tác văn thư - Trực điện thoại; Photo văn bản, tài liệu; - Tiếp nhận đơn thư, cơng văn, báo, tạp chí gửi đến Trung tâm hàng ngày; - Phân loại, bóc bì văn đến, đóng dấu đến, đăng ký văn đến vào sổ (khoảng 36 văn bản); - Đóng dấu, đăng ký vào sổ văn Trung tâm ban hành (khoảng 28 văn bản); - Chuyển giao, phân phối văn cho cá nhân, đơn vị Trung tâm; - Đóng dấu số văn bản, giấy tờ khác như: biên lai thu tiền học phí, giấy giới thiệu, giấy đường… - Scan văn gửi cho cá nhân, đơn vị Trung tâm - Lập tập lưu văn đi, phục vụ nhu cầu sử dụng lưu nhân Trung tâm b Cơng tác lưu trữ - Tìm hiểu cách xếp, bố trí kho lưu trữ, cách tổ chức TLLT kho lưu trữ Trung tâm; - Tìm hiểu tình hình tài liệu bảo quản kho (nội dung, thành phần, số lượng tài liệu, số lượng phông lưu trữ, thời gian tài liệu…) 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên - Tìm hiểu công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công tác xác định giá trị tài liệu - Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT cá nhân Trung tâm; - Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm; - Xây dựng phương án phân loại TLLT Trung tâm c Các công việc khác - Tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển Trung tâm; - Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm; - Tìm hiểu chức năng, cấu tổ chức phận VTLT; hình thức tổ chức VTLT; - Soạn thảo số văn Tổ trưởng Hành yêu cầu 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình Từ ưu điểm hạn chế công tác VTLT Trung tâm nêu trên, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn VTLT Trung tâm: Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); ; bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu; - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm (đây biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống quan, tổ chức) 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ như: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phịng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm (sự quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm u nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ) - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán cơng chức, viên chức Ngồi nhiệm vụ trên, Thủ trưởng quan, tổ chức cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực điều 15, chỉnh lý tài liệu Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ hoàn thiện hệ thơng hóa; có mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu danh mục tài liệu hết giá trị 27 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Trong công tác chỉnh lý quan cần quan tâm biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu làm công cụ tra cứu… - Triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý phơng có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu quan tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối lượng tài liệu tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử - Cần huy động nguồn nhân lực để xử lý tài liệu tích đống quan: hợp đồng với quan có chun mơn để xử lý tài liệu tích đống mở lớp bồi dưỡng quan, tổ chức mở lớp - Sau hồn thành cơng tác chỉnh lý tài liệu quan, cần phải viết báo cáo kết chỉnh lý nhằm đánh giá kết công việc, rút kinh nghiệm nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý đề công việc cần tiếp tục làm sau chỉnh lý - Hồn chỉnh hồ sơ phơng, tất tài liệu hình thành trình chỉnh lý cần tập trung đầy đủ để lập hồ sơ phông - Hồ sơ phông bao gồm văn sau: biên giao nhận tài liệu kho lưu trữ với đơn vị nộp lưu; lịch sử đơn vị hình thành thành phông lịch sử phông; phương án phân loại; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; kế hoạch chỉnh lý mục lục hồ sơ - Cần rà soát, tổng kết, đánh giá để sửa đổi, bổ sung, xây dựng văn hướng dẫn cụ thể công tác văn thư, lưu trữ, tạo sở pháp lý cho việc triển khai có hiệu quả, thống Trung tâm - Khẩn trương, chủ động phối hợp với ngành Trung ương sớm ban hành, hướng dẫn tổ chức, quản lý tài liệu, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn; Quy định chế tài xử lý trường hợp vi phạm quy định công tác văn thư, lưu trữ; 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên - Bổ sung sách, chế độ đãi ngộ công chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ (chính sách lương, thưởng, chế độ thâm niên công tác) - Thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề, tập huấn văn mới, tham quan khảo sát ngồi nước cơng tác văn thư, lưu trữ Cán phụ trách kiêm nhiệm công tác VTLT Trung tâm có bề dày kinh nghiệm cơng việc, nhiên, chưa thực nhạy bén công việc đồng thời chưa nắm bắt thay đổi nhằm đại hóa cơng tác VTLT Do đó, Trung tâm nên tăng cường việc cử cán VTLT đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn ý thức làm việc Ngồi ra, Trung tâm tổ chức lớp bồi dưỡng, hướng dẫn công tác VTLT cho tất công chức, viên chức Trung tâm, nhằm nâng cao nhận thức cá nhân vai trò quan trọng HS, TL, đồng thời hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ hiệu để cá nhân vừa thực cơng việc chun mơn, vừa có ý thức lập hồ sơ mà không nhiều thời gian Cơ quan nên bố trí 02 nhân phụ trách phận VTLT thay 01 nhân nay, đó, 01 nhân thực chủ yếu CTVT, 01 nhân thực chủ yếu CTLT Hơn nữa, nhân nghỉ đột xuất cịn nhân thay phụ trách, tiếp quản công việc Đối với phòng làm việc CBVT nên thay thiết bị cũ, lâu đời bị hỏng, ví dụ máy tính, máy in, thiết bị cần thiết trình làm việc, để tránh ảnh hưởng đến công việc Đồng thời Trung tâm nên ứng dụng công nghệ thông tin vào CTVT để đảm bảo thông tin VB, tài liệu xử lý nhanh nhất, hiệu nhất, lưu trữ thông tin VB mềm máy tính, ổ cứng để phịng trường hợp tài liệu giấy có mềm để phục vụ cơng việc hàng ngày cán bộ, giáo viên Trung tâm Đối với kho lưu trữ, Trung tâm nên bố trí cửa gỗ thay để kính để đảm bảo an toàn cho tài liệu, đồng thời nên bố trí thêm bình chữa cháy để phịng trường hợp cháy khẩn cấp tài liệu kho 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Để công tác lưu trữ Trung tâm thực có hiệu hơn, CBVT nên xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trung tâm xin ý kiến xác nhận Giám đốc để thực Trước thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, CBVT nên xin ý kiến lãnh đạo việc chỉnh lý tài liệu kho lưu trữ để bố trí nhân kinh phí Từ việc chỉnh lý tài liệu tài liệu lập hồ sơ hồn chỉnh, có phương án phân loại tài liệu phù hợp, loại bỏ tài liệu hết giá trị, TLLT xếp khoa học, đồng thời có cơng cụ tra tìm tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT Trung tâm Về phương án phân loại TLLT kho nay, em xin đề xuất sau: Căn vào lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm, số lượng TLLT bảo quản kho số lượng tài liệu có thời gian từ 1981 đến năm 2010 Khối tài liệu xếp theo phương án mặt hoạt động – thời gian 3.3 Điều kiện để thực giải pháp Trên em đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện chất lượng công tác VTLT Trung tâm Tuy nhiên, để thực giải pháp kèm với điều kiện để thực giải pháp Sự quan tâm, đạo tạo điều kiện lãnh đạo Trung tâm: Để thực cơng việc mơi trường tập thể trước tiên ý thức đồng đội, sau đồng thuận, trí ban lãnh đạo Sự quan tâm, khích lệ, động viên Ban Giám đốc nguồn sức mạnh lớn lao cán VTLT Lãnh đạo quan lắng nghe tâm tư, nguyện vọng nhân viên, sử dụng biện pháp khen thưởng, kỷ luật khác để thúc đẩy tinh thần làm việc hăng say, nhiệt tình cán VTLT Sự nỗ lực, ý chí phấn đấu thân cán VTLT: Cán VTLT người trực tiếp thực khâu nghiệp vụ, đó, cơng việc có hiệu hay không quan trọng nằm tinh thần làm việc cán phụ trách công tác VTLT Cán VTLT phải tập huấn nghiệp vụ 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên để hướng dẫn cho cán bộ, giáo viên trung tâm công tác lập hồ sơ Nếu thân thực yêu nghề chắn họ tâm huyết để tìm cách nhằm thúc đẩy hiệu chất lượng công tác VTLT Trung tâm 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình cá nhân em - trình xây dựng lại kiến thức năm đầu học Đại học Bởi tất em biết qua sách vở, nghe mà không chứng kiến Tuy nhiên, lần học hỏi tìm tòi sâu sắc để em cảm thấy yêu ngành nghề mà lựa chọn tâm theo đuổi Đối với Trung tâm, công tác văn thư có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư - lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan Mặc dù công tác văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư - lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư - lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Cũng với suy nghĩ, cơng tác văn thư - lưu trữ công việc vụ, giấy 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên tờ, không quan trọng nên không người đánh giá người làm công tác văn thư - lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp không nhỏ người làm văn thư - lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… người làm cơng tác ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng catton… Nếu khơng có cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thơng tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư - lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư - lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để thấy rằng, văn thư - lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư - lưu trữ Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động Trung tâm thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Trung tâm Trên em tìm tịi học hỏi đơn vị thực tập, kiến thức, lần khảo sát trực tiếp giúp em vượt qua rào cản công tác văn thư khô khan Có thể văn thư giấy tờ, lưu lại văn bản, định quan trọng quan công việc quan trọng thúc đẩy cho phát triển quan Khơng phải hiểu chia sẻ công việc cho lại ngành mà nhiều người cho không cần thiết Bài báo cáo em muốn chứng minh cho không hiểu văn thư - lưu trữ có cách nhìn nhận khác Bởi lưu trữ khơng có giấy tờ mà lưu trữ xuất thiết bị điện tử khác 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Học viên: Phạm Thị Liên Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo này, đơi em cịn nhiều lúng túng việc kết hợp kiến thức với thực tế Nhưng nhờ có quan tâm bảo toàn thể cán nhân viên quan, đặc biệt cán văn thư trực tiếp hướng dẫn, em nhận cịn nhiều thiếu sót hiểu sai quy trình làm việc Đây làm thực tế em đến quan sát học có ý nghĩa to lớn để làm hành trang cho em tiếp tục vận dụng hết kiến thức cho năm học Cuối cùng, em xin cảm ơn thầy cô Trường giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Xin gửi tới người lời chúc sức khỏe để gắn bó với cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ cán văn thư – lưu trữ 35 ... Giới thiệu vài nét Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xun Quận Ba Đình Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận... lựa chọn đề tài ? ?Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên đề xuất số giải pháp? ?? để làm báo cáo tổng kết tập vừa qua Trong trình thực tập,... 25 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình .26 3.3 Điều kiện để thực giải pháp