THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I:VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 5 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 5 1.1.2. Vị trí và chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 8 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮCỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆVĂN THƯ LƯU TRỮ 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 17 2 .2.2. Công tác lưu trữ 28 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 28 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37 CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 41 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41 3.2. Đề xuất giải pháp và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 42 3.3. Một số khuyến nghị đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 43 C. PHẦN KẾT LUẬN 46 D. PHẦN PHỤ LỤC  

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 5

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 5

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 5

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5

1.1.2 Vị trí và chức năng 6

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 8

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Công tác văn thư 13

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 17

2 2.2 Công tác lưu trữ 28

2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 28

2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu 29

2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 41

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 413.2 Đề xuất giải pháp và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 423.3 Một số khuyến nghị đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng nhưTrung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 43

C PHẦN KẾT LUẬN 46

D PHẦN PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Thực tiễn loài người đã chứng minh rằng lý luận và thực tiễn luôn luôn cóquan hệ biện chứng với nhau Lý luận xuất phát từ thực tiễn và quay trở lại phục

vụ thực tiễn Thực tiễn là cơ sở để xây dựng lý luận và là cơ sở để khẳng định và

bổ sung cho lý luận Lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt cảu một vấn đề chính

vì vậy mà các nhà tư tưởng luôn cho rằng “lý luận” phải đi đôi với “thực tiễn”

và “học” phải đi đôi với “hành” có như vậy lý luận mới được khẳng định bổsung đầy đủ và phục vụ hiệu quả cho hoạt động thực tiễn đồng thời hoật độngthực tiễn thật sự khoa học và mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động thựctiễn của con người Như vậy việc gắn liền “lý luận” với “thực tiễn” và “lýthuyết” với “thực hành” có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động thực tiễncủa con người Chính vì vậy ở hầu như tất cả các cơ sở các bậc đào tạo trên thếgiới nói chung và ở Việt Nam nói riêng người học sau khi được trang bị những

lý luận về chuyên môn sẽ được thử nghiệm vận dụng chúng vào thực tiễn quamột thời gian đó là kỳ thực tập Đây là một cơ hội vô cùng quan trọng đối vớingười học Qua đây sẽ giúp người học sẽ phần nào hiểu được về thực tiễn ngànhnghề của mình và bước đầu vận dụng lý luận vào thực tiễn, qua kỳ thực tập cũnggiúp người học nâng cao và góp phần hoàn thiện trình độ nhận thức lý luận củamình

Cũng như các cơ sở đà tạo khác trên thế giới Khoa Văn thư – Lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội sau khi trang bị cho sinh viên lý luận về cácmôn chuyên ngành và ngiệp vụ liên quan và tổ chức các đợt thực tập thực tế chosinh viên năm cuối tại cơ quan Qua các đợt thực tập sinh viên của khoa sẽ tìmhiểu tình hình thực tế về nghiệp vụ của mình và vận dụng những lý luận đã đượchọc từ giảng đường vào thực tiễn

Đợt thực tập của sinh viên năm cuối được tổ chức sau khi sinh viên đã cơbản hoàn thành các môn học trong chương trình đào tạo Mục đích của đợt thựctập:

Thứ nhất là giúp sinh viên khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế của côngtác văn thư, lưu trữ của một cơ quan cụ thể biết liên hệ so sánh giữa kiến thức lý

luận với thực tiễn.

Thứ hai là biết vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong chươngtrình đào tạo để thực hành mốt số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư bước đầurèn luyện tay nghề và xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ công chức

Thứ ba là đợt thực tập này còn giúp cho sinh viên nắm và hiểu được hoạtđộng của cơ quan đơn vị tích lỹ được những kiến thức thực tế để chuận bị cho

kỳ thi tốy nghiệp và tạo thuận lợi cho quá trình nghiên cứu để hoàn thiện bài báocáo thực tập tốt nghiệp

Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật đòi hỏi cong ngưòi phải có trithức có đầu óc sáng tạo trong công việc và nhanh chóng tiếp cận với thông tincập một vì vậy có thông tin thì mới có thể giải quyết các công việc hàng ngàyđáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và thay đổi nền hànhchính quốc gia.Trong khi đó với mục tiêu cũng như giải pháp nhằm thay đổihoàn thiện công việc đều phải dựa trên các văn bản giấy tờ nó là cơ cở pháp lýquản lý nhà nước từ trung ương đến cơ sở và các tổ chức chính trị xã hội

Văn bản là phương tiện sản phẩm phục vụ cho hoạt động quản lý nhànước cho nên công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động đảm bảo thông tin bằngvăn bản xuất phát từ tình hình thưch tế cũng như những yêu cầu khách quan cảuviệc giải quyết văn bản và quản lý văn bản mà công tác văn thư, lưu trữ từ đóđược ra đời

Bởi công tác văn thư, lưu trữ có nhiều nội dung khác nhau trong đó côngtác quản lý văn bản đi trong văn thư luôn đóng vai trò quan trọng nó còn phảnánh chức năng nhiệm vụ và các hoạt động của cơ quan Ngoài ra nó còn cungcấp đầy đủ thông tin giúp việc cho việc chỉ đạo theo dõi và điều hành của cơquan cho nên việc quản lý văn bản đi trong cơ quan tốt hay không thì phần lớnphụ thuộc vào công tác văn thư

Thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý văn bản đi trong cơquan, tổ chức và thực hiện mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho văn phòng vàlàm tốt được công tác trong bộ phận văn phòng giúp cho việc tổ chức quản lýhoạt động của cơ quan cũng như quản lý nhà nước Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội đã và đang đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ cũng như khẩu hiệu của nhàtrường“học thật, thi thật và ra đời làm việc thật ” nhằm giúp cho sinh viên sausau khi ra trường nắm vững kiến thức cũng như chuyên môn thực tế khẳng địnhnăng lực và trình độ chuyên môn của một cán bộ văn thư, lưu trữ trong tươnglai.

Qua đây cũng là dịp sinh viên thực tập và rèn luyện đạo đức qua tácphong trong môi trường công sở Được sự giúp đỡ cùng sự phối hợp giữa nhàtrường và cơ quan chính vì vậy mà Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chứccho sinh viên toàn khoá được thực tập tại các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp

Sau 1 tháng thực tập tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưutrữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, em đã được tiếp cận và trực tiếptham gia vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ như: Tham giaban hành văn bản; Quản lý văn bản đi, đến; Thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưutrữ; Chỉnh lý tài liệu; Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Kết thúc đợt thực tập, dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của Giám đốc trung tâm

và tập thể viên chức Phòng Hành chính - Tổ chức, em đã học hỏi thêm đượcnhiều điều từ tác phong làm việc đến những kinh nghiệm quý báu để trau dồithêm nghiệp vụ giúp em tự tin hơn Mặc dù đã trải qua đợt thực tập xong do thờigian có hạn, quy mô, chức năng nhiệm vụ mỗi cơ quan mỗi khác cộng với việcđây là Trung tâm với chức năng, nhiệm vụ chính là nghiên cứu khoa học về vănthư, lưu trữ nên nhìn chung các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữđược Trung tâm thực hiện rất khoa học vì thế nên em không thể tránh khỏinhững sai sót do còn bỡ ngỡ, bản thân em cũng chưa được mạnh dạn, chưa chủđộng trong công việc được giao Kết thúc đợt thực tập tại Trung tâm, với sự miệtmài, cần mẫn ham học hỏi, cho đến giờ hành trang em đem theo bên mình lànhững kinh nghiệm quý báu về tác phong làm việc nơi công sở, nghiệp vụ vănthư, lưu trữ vững vàng và cách giải quyết những sự cố xảy ra trong quá trìnhthực thi nhiệm vụ

Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy cô giáo trongtrường, các cán bộ, viên chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -

Lưu trữ nói chung và các viên chức Phòng Hành chính - Tổ chức nói riêng đặc

biệt là cô Phạm Thị Bích Đào người trực tiếp hướng dẫn cho em trong suốt quá

trình thực tập tại cơ quan và giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này

Em xin trân trọng cảm ơn !

Hà Nội, Ngày 18 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Hà Quang Huy

B NỘI DUNG CHƯƠNG I:

VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ

-LƯU TRỮ 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.

1.1.1 Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ.

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp

thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tiền thân của Trung tâm Khoa học vàCông nghệ Văn thư - Lưu trữ là Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ đượcthành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 của CụcLưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Để kiện toàn cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng 4năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiêncứu khoa học là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, thựchiện chức năng nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổchức và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế về văn thư,lưu trữ thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Để ứng dụng và chuyển giao kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa họcvào thực tiễn công tác của ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNNđiều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứngdụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ

Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lạiđội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức

năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn vịtrực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt độngkhoa học và công nghệ của Cục

Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngànhLưu trữ Việt Nam Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp làCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầmlặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình pháttriển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận thứccủa toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò củangành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

1.1.2 Vị trí và chức năng

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sự nghiệpthuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu, ứng dụng vàquản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân,con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thực hiện các nhiệm

vụ quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức thực hiện kếhoạch khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ

- Xây dựng trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn, ban hành quychuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ

- Nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng về văn thư, lưu trữ

- Ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ văn thư, lưu trữ

- Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật và sáng kiến về văn thư, lưu trữ

- Bổ sung, biên tập, biên dịch và phổ biến thông tin, tư liệu về văn thư,lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

- Thường trực Hội đồng Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Đánh giá,giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến của Cục

- Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ về văn thư Lưu trữ theoquy định của pháp luật và quy định của Cục trưởng

- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm bao gồm:

- Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc vàkhông quá 02 Phó Giám đốc

+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịutrách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giám đốcTrung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chứcthuộc Trung tâm

+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệmtheo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực côngtác theo phân công phụ trách

- Cơ cấu tổ chức

+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và công nghệ:Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực

hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoa học côngnghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

+ Phòng Thông tin - Thư viện:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vựcvăn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan

+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thựchiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành

và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ củaCục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và công nghệtrình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt

+ Phòng Hành chính - Tổ chức:

Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, cónhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện công tác hành chính,tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán bộ và lao động, tiền lương; thi đua,khen thưởng; thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng;văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế toán của Trungtâm

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm về toàn bộ hoạtđộng của Phòng Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện một sốnhiệm vụ chuyên môn và phụ trách một số lĩnh vực công tác theo phân công củaTrưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về lĩnh vực công tác đượcphân công phụ trách

Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cụctrưởng quyết định

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ

1.2.1 Tình hình cơ cấu, tổ chức

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũngchính vì những điều đó mà công tác văn thư của Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ rất được quan tâm Thực hiện tốt công tác văn thư sẽgóp phần đảm bảo cho các hoạt động của Trung tâm diễn ra nhanh chóng, đảmbảo đúng tiến độ giải quyết công việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề chocông tác lưu trữ đi vào nền nếp, khoa học

Do quy mô, tổ chức của Trung tâm không lớn, hàng năm số lượng vănbản đi của Trung tâm ban hành cũng như văn bản đến không nhiều nên hiện tạiTrung tâm đã bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộcbiên chế phòng Hành chính - Tổ chức Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đãđược đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm và phẩmchất chính trị tốt Hiểu rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư nên luônluôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không để xảy

ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác Để công tác văn thư đi vào

nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầu rất quantrọng Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trung tâm luônluôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựng các văn bảnquy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư,lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2008; Bảng thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm; Nội quy sửdụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Trưởngphòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Giámđốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cácnhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũng như các văn bản quy phạm phápluật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế

độ thủ trưởng Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy địnhcủa pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làm

việc của Trung tâm Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà số

12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy cơ sởvật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâm luôn chútrọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí ngồicùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện cho việc liên hệcông tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt động nghiệp vụ vănthư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc

Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lựccho mọi hoạt động của Trung tâm Thông qua các thiết bị, công việc được xử lýnhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động của cán

bộ văn thư, đồng thời việc trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cũng làm giảmchi phí về nhân lực cộng với những chi phí khác kèm theo Hiện tại bộ phận vănthư được trang bị 01 bộ máy vi tính kết nối mạng nội bộ để kịp thời truy cập lịchlàm việc của Lãnh đạo Cục để báo cáo Giám đốc, 01 máy in laze, 01 máy scan,

01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy hủy tài liệu, bàn quầy 2 ngăn, ghế cónấc điều chỉnh độ cao thấp, có trục xoay để vừa tạo cảm giác thoải mái khi làmviệc, lại vừa di chuyển dễ dàng, ngoài ra còn có các trang thiết bị khác như máyđiện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ và văn phòng phẩm các loại

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Công tác văn thư bao gồm các công việc về: Soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trungtâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm; quản lý

và sử dụng co dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về: Thu thập; chỉnh lý; xác địnhgiá trị; bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trongquá trình hoạt động của Trung tâm

Văn thư, lưu trữ Trung tâm là bộ phận thuộc phòng Hành chính - Tổ chức,thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo quy địnhcủa pháp luật và của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Giám đốc trung tâmquản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Trưởng

phòng Hành chính - Tổ chức là người giúp Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản

lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm,đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vịthuộc Trung tâm Trưởng các đơn vị thuộc Trung tâm có trách nhiệm tổ chứcthực hiện các quy định của Trung tâm về công tác văn thư, lưu trữ Các viênchức thuộc Trung tâm trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến côngtác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế công tácvăn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưutrữ Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước trong công tác văn thư,lưu trữ

Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoahọc và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luônquan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổchức xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tác vănthư, lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đáp ứng đượcyêu cầu của công việc Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểu Chương 2

1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tài nghiên cứukhoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quả nghiên cứu của nó

đã được áp dụng vào thực tiễn đạt kết quả cao và được dùng để biên soạn cácvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ và giáo trình dùng cho việc giảng dạy tại cáctrường Chính vì là đơn vị sự nghiệp giúp Cục nghiên cứu khoa học và quản lýcác hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ nên Trung tâm rất quantâm đến công tác này và chú trọng đến việc ban hành các văn bản quy định,hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ giúp công tác này đi vào nền nếp Cụ thểnhư sau:

+ Ngày 08/8/2012 Giám đốc Trung tâm đã ký Quyết định số TTKHCN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO9001:2008;

129/QĐ-+ Quyết định số 237/QĐ-TTKHCN ngày 27 tháng 12 năm 2014 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm;

+ Quyết định số 203/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng 11 năm 2015 củaTrung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Bảngthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm

Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 176/QC-TTKHCN ngày 05 tháng 9 năm 2016 của Trungtâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làmviệc của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Ngày 22/4/2016 Giám đốc Trung tâm đã ký ban hành Nội quy sử dụngtài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Côngnghệ Văn thư - Lưu trữ;

+ Quyết định số 59/QĐ-TTKHCN ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Trungtâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc ban hành Danh mục hồ

sơ, tài liệu năm 2017 của Trung tâm

Với hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữcũng như quy chế làm việc tương đối đầy đủ, công tác văn thư, lưu trữ và lề lốilàm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị và cánhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõ ràng

Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưutrữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viên chứclàm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng, tậphuấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần Qua Hội nghị cán bộ văn thư có điềukiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ các bạn đồng nghiệp

để có thể hoàn thành tốt công việc được giao

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

• Thẩm quyền ban hành văn bản

Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định; Thông báo;Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp đồng; Côngvăn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy ủy quyền; Giấy mời;Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường

Do phạm vi quy mô hoạt động và chức năng tham mưu, giúp Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và quản lý các hoạt động khoa học công nghệvăn thư, lưu trữ, nên số lượng văn bản của Trung tâm hàng năm không nhiều Ví

dụ như trong năm 2016, số lượng văn bản đi do Trung tâm ban hành là 262 vănbản, số lượng văn bản đến là 466 văn bản Hiện nay, Trung tâm đã cài đặt phầnmềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên môi trường mạng và đang tiếnhành thử nghiệm phần mềm văn thư điện tử, tuy nhiên công chức, viên chứctrong Trung tâm đang trong quá trình tập huấn để làm quen với việc sử dụngphần mềm dần thay thế cho cách truyền thống là quản lý văn bản bằng sổ Do

đó, việc quản lý văn bản đi, đến tại Trung tâm vẫn được viên chức văn thư thựchiện đồng thời cả bằng sổ và trên phần mềm quản lý văn bản

• Thể thức văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ

-Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc phải

có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Các văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữđược soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tạiThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức văn bản gồm có: Quốc hiệu; tên cơ quan (tên cơ quan chủ quản

và cơ quan ban hành văn bản); số và ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng,năm văn bản; tên loại và trích yếu văn bản; nội dung văn bản; chữ ký của người

có thẩm quyền; dấu cơ quan; nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếucó)

Trong một số trường hợp, khi ban hành văn bản để giao dịch thêm địa chỉ

cơ quan, số điện thoại, số Fax, Email, Website để tiện liên hệ

Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan; số, ký hiệu bản sao; địa danh vàngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền kýsao, dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận bản sao

Phần lớn các văn bản do Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư –Lưu trữ ban hành đều đúng thể thức Tuy nhiên, thể thức và hệ thống số văn bảncủa loại văn bản Hợp đồng còn chưa có quy định cụ thể là lấy số theo hệ thống

số nào và do cán bộ nào quản lý hệ thống số đó

• Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 củaCục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ, theo Quyết định này Trung tâm là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước, thực hiện các chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lýcác hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước Vì vậy, trong quá trình hoạt động Trung tâm đã soạn thảo và banhành 02 loại văn bản đó là:

+ Văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước ban hành về lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao và quản lý cáchoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ của Cục

+ Văn bản của Trung tâm ban hành thực hiện các hoạt động về quản trị,hành chính - tổ chức của Trung tâm

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Trung tâm thực hiện theođúng hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Quy chế số 237/QC-TTKHCN ngày 27/12/2014 của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư -Lưu trữ ban hành về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

• Việc soạn thảo được thực hiện như sau:

Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Trung tâm: Viên chứcđược phân công soạn thảo nghiên cứu yêu cầu, nội dung, tính chất của văn bảncần soạn thảo, xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cầnsoạn thảo; thu thập, xứ lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản (Đối với văn

bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trung tâmviệc tham khảo ý kiến của các phòng, cá nhân trong Trung tâm, tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo)

Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn thảophải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về cácvấn đề quan trọng, phức tạp hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải cógiải trình

Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước: Viên chức được phân công giải quyết công việc nghiên cứu yêu cầucủa văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin cần thiết; xác địnhhình thức và mức độ mật khẩn của văn bản; dự thảo văn bản; chuẩn bị phiếutrình giải quyết công việc Với loại văn bản do Trung tâm soạn thảo trình CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành, khi trình ký phải có hồ sơ trình ký (hồ

sơ trình ký gồm: Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản và các vănbản, tài liệu khác có liên quan) Lãnh đạo các đơn vị trong Trung tâm duyệt hồ

sơ trình ký sau đó trình Lãnh đạo Trung tâm duyệt và ký tắt nội dung văn bản(ký tắt vào vị trí cuối cùng của văn bản dự thảo) Văn thư Trung tâm tiếp nhận,kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau đó chuyển hồ sơtrình ký cho bộ phận Văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình Lãnh đạoCục phê duyệt, ký ban hành văn bản

Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Quy chế số 176/QC-TTKHCNngày 05/9/2016 của Giám đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưutrữ ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm như sau:

Giám đốc ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc

Phó Giám đốc ký các văn bản do Giám đốc phân công hoặc ủy quyềnbằng văn bản trong trường hợp Giám đốc đi vắng

Về cơ bản quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Khoahọc và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã thực hiện theo đúng trình tự, các văn bảnsau khi soạn thảo đều được kiểm tra rất kỹ trước khi ban hành nên hạn chế được

sai sót, đảm bảo đúng yêu cầu về nội dung, đúng mục đích, có tính khả thi vàtính khoa học cao Tuy nhiên, loại văn do Trung tâm soạn thảo trình Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước ban hành thì từ khi văn bản được soạn thảo đến khiđược gửi đi phải qua rất nhiều khâu rườm rà, mất nhiều thời gian, ảnh hưởngđến tiến độ giải quyết công việc và gây tâm lý không tốt cho người soạn thảonhất là đối với những văn bản khẩn cần phải ban hành gấp.

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi

Văn bản đến và văn bản đi do cơ quan hình thành tạo nên một loạiphương tiện, một loại công cụ đặc biệt trong hoạt động điều hành quản lý củacác cơ quan Để văn bản phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức,quản lý tốt các loại văn bản này không thể xem nhẹ Bởi vì hoạt động điều hành

ở từng cơ quan phụ thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thông tin và xử lý thông tintrong văn bản có kịp thời và đạt hiệu quả hay không

Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư - Lưu trữ đều được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Trung tâm.Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào đều được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm viêc tiếp theo Văn bảnđến có đóng dấu độ khẩn như “Hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), “Thượngkhẩn”, “Khẩn” đều được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.Văn bản “Khẩn” đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay saukhi văn bản được ký

a) Quản lý và giải quyết văn bản đến

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ với chức năng chính

là giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu và ứng dụng khoa họccông nghệ, quản lý các hoạt động khoa học công nghệ về văn thư, lưu trữ vì vậyvăn bản đến thường rất đa dạng (của cơ quan cấp trên, của các Bộ, ngành, TW,của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục) baogồm cả văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngànhnhư: Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Công văn, Báo cáo, Thông báo,Chương trình, Hợp đồng,… Chính vì vậy để giải quyết công việc của cơ quan

một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có hiệu quả đòi hỏi công tác quản

lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến phải nhanh gọn và kịp thời

Vì vậy quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Trungtâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ đã được áp dụng theo TCVN ISO9001:2008 như sau:

• Lưu đồ: Quản lý văn bản đến

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu

Văn thư Trung tâm

Trưởng phòng Hành

Văn thư Trung tâm

Văn thư Trung tâm

Cá nhân, đơn vị liên

- Nhận văn bản đến từ các nguồn.

- Kiểm tra văn bản đến:

+ Đối với văn bản để trong bì thư: cần kiểm tra số lượng bì thư, tình trạngnguyên vẹn của bì thư Nếu phát hiện có sai sót, có dấu hiệu bóc, mở bao bì…,Văn thư Trung tâm phải báo cáo với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức

+ Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax: cần kiểm tra số lượng vănbản, số lượng trang văn bản Nếu phát hiện có sai sót, phải thông báo cho nơigửi văn bản

• Đăng ký văn bản đến

- Phân loại sơ bộ các loại bì văn bản đến:

+ Loại bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại;

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì gửi cho Chi bộ, Công đoàn, Đoànthanh niên của Trung tâm và các bì gửi đích danh người nhận (cá nhân, đơn vịthuộc Trung tâm)

- Bóc bì văn bản đến:

+ Bì có đóng dấu “Khẩn” cần được bóc trước;

+ Trong quá trình bóc bì phải lưu ý không được gây hư hại đối với vănbản trong bì cũng như không được làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quangửi và dấu bưu điện đóng trên bì thư, đồng thời cần phải kiểm tra đối chiếu vănbản trong bì với số ký hiệu ghi ngoài bì, số lượng trang văn bản…

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:

+ Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm phải được đóngdấu “Đến” Dấu “Đến” phải đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống,dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm banhành văn bản; sau đó phải ghi số và ngày đến;

+ Văn bản không thuộc diện đăng ký tại Văn thư Trung tâm thì không cầnđóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị hoặc có nhân có trách nhiệm giải quyết

- Đăng ký văn bản đến vào Sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đến trên máy vi tính:

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: lập 01 Sổ đăng ký văn bản đến.

+ Đăng ký văn bản đến trên máy vi tính: sử dụng chương trình quản lývăn bản và điều hành qua mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

• Trình văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký tại văn thư phải được kịp thời trình choGiám đốc Trung tâm hoặc Phó Giám đốc (trong trường hợp Giám đốc đi vắng)

để Lãnh đạo Trung tâm phân phối giải quyết văn bản đến

- Đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc giải quyết vănbản đến Lãnh đạo Trung tâm ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”;

- Các ý kiến chỉ đạo giải quyết hoặc sao gửi văn bản đến các cá nhân, đơn

vị khác để biết hoặc phối hợp giải quyết (nếu có) được ghi vào lề trái của vănbản đến

• Chuyển giao văn bản đến

- Sau khi Lãnh đạo Trung tâm ghi ý kiến phân phối giải quyết văn bản,Văn thư Trung tâm nhận lại văn bản đến để bổ sung thông tin vào mục “Đơn vịhoặc người nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến và trong cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm, Văn thư Trung tâmtiến hành sao chụp, chuyển văn bản đến cho các cá nhân, đơn vị thuộc Trungtâm đáp ứng đúng yêu cầu của việc chuyển giao văn bản đến là nhanh chóng,đúng đối tượng và chặt chẽ

- Cá nhân, đơn vị nhận văn bản đến phải có trách nhiệm ký tên vào cột

“Ký nhận” trong Sổ đăng ký văn bản đến

• Theo dõi việc chuyển giao văn bản đến

Đối với những văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy địnhcủa pháp luật hoặc quy định của Trung tâm, Trưởng các đơn vị có trách nhiệmtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản để báo cáo cho Lãnh đạo Trung tâm

b) Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả cá loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành do Trung tâm phát hành Đồng thời Trưởng phòng Hành

chính - Tổ chức chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bàycủa tất cả các văn bản do Trung tâm soạn thảo và phát hành.

Lưu đồ: Quản lý văn bản đi do Trung tâm ban hành

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Mô tả / Biểu mẫu

Văn thư trung tâm

Đơn vị soạn thảo VB

Khôngđạt

Đạt

5.2.1

Văn thư Trung tâm

Cá nhân, đơn vị liên

quan

5.2.4BM-02, BM-03

Văn thư Trung tâm

Cá nhân, đơn vị liên

quan

5.2.5BM-01, BM-02

Các bước công việc trong Quy trình quản lý văn bản đi của Trung tâmKhoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ được mô tả chi tiết như sau:

• Tiếp nhận văn bản đi

- Nhận văn bản đi từ các đơn vị soạn thảo văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản Nếu pháthiện có sai sót phải gửi trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo sửa chữa

• Làm thủ tục phát hành văn bản

- Ghi số và ngày tháng cho văn bản:

+ Số văn bản: văn bản đi của Trung tâm được đánh số chung bằng chữ sốẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12hàng năm;

+ Ngày, tháng văn bản: là ngày, tháng mà văn bản được ký ban hành

- Nhân bản văn bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

- Đóng dấu Trung tâm: phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúngmực dấu:

+ Dấu đóng lên chữ ký: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;+ Dấu đóng lên các phụ lục kèm theo văn bản: được đóng lên trang đầu,trùm lên một phần tên Trung tâm hoặc tên của phụ lục;

+ Dấu giáp lại: đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các trang văn bản, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

- Đóng dấu độ khẩn (nếu có): đóng vào vị trí phía dưới trích yếu nội dụngvăn bản (đối với công văn) hoặc dưới sổ, ký hiệu văn bản (đối với văn bản cótên loại); mực dấu là màu đỏ tươi

• Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ: lập 01 Sổ đăng ký văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính: sử dụng chương trình quản lý vănbản và điều hành qua mạng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

• Chuyển phát văn bản đi

- Đưa văn bản vào bì thư:

+Lựa chọn bì văn bản: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn

bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp.

+ Viết bì: Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì vào mục “Số:

……….”; ghi tên và địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bảnvào mục “Kính gửi:……….”

+ Vào bì: Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấpvăn bản để vào bì (gấp hai, gấp ba hay gấp tư) Lưu ý là gấp mặt giấy có chữvào trong và khi vào bì cần tránh làm nhàu, quăn mép văn bản

+ Dán bì: Khi dán bì, cần lưu ý không được dán vào văn bản, mép bì phảiđược dán kín và không bị nhăn

+ Đóng dấu độ khẩn (nếu có): Dấu độ khẩn trên bì văn bản phải đóngđúng như dấu độ khẩn trên văn bản phong bì

- Chuyển giao văn bản đi

+ Chuyển giao văn bản trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân;

+ Chuyển giao văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyểnphát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bằngđường bưu điện

+ Chuyển giao văn bản đi bằng máy fax: Trong trường hợp văn bản đi cầngửi gấp đến nơi nhận thì sử dụng máy fax để fax trước văn bản, nhưng sau đóphải gửi bản chính đối vắn những văn bản có giá trị lưu trữ

• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư Trung tâm có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi,

cụ thể như sau:

- Đối với văn bản được chuyển trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân:phải có chữ ký của đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản vào cột “Ký nhận” của Sổđăng ký văn bản đi

- Đối với văn bản đi chuyển giao qua đường bưu điện: Cần kiểm tra, xácminh với nơi nhận văn bản, nếu phát hiện văn bản bị thất lạc, Văn thư Trungtâm phải kiểm tra, đối chiếu với bưu điện và báo cáo ngay cho Trưởng phòngHành chính - Tổ chức để xem xét, giải quyết Trường hợp bưu điện trả lại vănbản thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản; đồng thời, ghichú vào Sổ gửi văn bản đi bằng đường bưu điện (BM-02) để kiểm tra, xác minhkhi cần thiết

- Đối với văn bản đi gửi qua máy fax: Cần kiểm tra, đối chiếu với nơi

nhận văn bản về số lượng văn bản và số lượng trang văn bản gửi đi.

• Lưu văn bản đi

Bản gốc của văn bản đi được Văn thư Trung tâm lưu lại, sắp xếp theo thứ

tự đăng ký và lập thành tập lưu văn bản đi của Trung tâm

c) Tiếp nhận hồ sơ trình ký

Lưu đồ: Quản lý văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước ban hành

Trách nhiệm Trình tự thực hiện Mô tả / Biểu mẫu

Văn thư trung tâm

Đơn vị soạn thảo VB

Khôngđạt

Đạt

5.2.1BM-01

Đạt

5.2.4

Văn thư Trung tâm

Đơn vị soạn thảo văn

bản

5.2.6

• Tiếp nhận hồ sơ trình ký

- Nhận hồ sơ trình ký từ đơn vị soạn thảo văn bản;

- Kiểm tra các thông tin ghi trến Phiếu trình giải quyết công việc (BM-01)

và kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản Nếu phát hiện cósai sót thì phải gửi trả lại đơn vị soạn thảo văn bản

• Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản do Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành (Sổ S1);

Ghi thông tin vào các mục “STT”, “Ngày trình văn bản”, “Tên loại vàtrích yếu nội dung văn bản”, “Trình lãnh đạo” trong sổ S1

• Chuyển HS trình ký cho Văn thư Cục

HS trình ký phải được chuyển giao cho Văn thư Cục ngay trong ngàytrình ký văn bản đã ghi trên Phiếu trình giải quyết công việc Đối với những vănbản đề nghị trình gấp thì phải chuyển giao cho Văn thư Cục ngay sau khi tiếpnhận và đăng ký vào Sổ S1

• Nhận lại HS trình ký

Sau khi HS trình ký được lãnh đạo Cục phê duyệt, Văn thư Cục làm thủtục phát hành và chuyển giao văn bản Văn thư Trung tâm có trách nhiệm nhậnlại HS trình ký (bao gồm cả bản lưu hồ sơ việc)

Trường hợp HS trình ký chưa đạt yêu cầu, Lãnh đạo Cục đề nghị chỉnhsửa nội dung văn bản thì Văn thư Trung tâm nhận lại HS, gửi trả lại cho đơn vịsoạn thảo văn bản chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục để trình ký lần2

• Đăng ký bổ sung vào sổ S1

Văn thư Trung tâm có trách nhiệm ghi thông tin bổ sung vào các mục

“Số, ký hiệu văn bản”, “Ngày tháng văn bản”, “Đơn vị, người nhận bản lưu” vàmục “Ghi chú” (nếu có) Sổ S1

• Trả HS trình ký

Sau khi bổ sung thông tin vào Sổ S1, Văn thư Trung tâm có trách nhiệmtrả lại HS trình ký cho đơn vị soạn thảo văn bản Người nhận hồ sơ sẽ phải kýnhận vào cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” trong Sổ S1

d, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trung tâm

• Xây dựng Danh mục hồ sơ

- Văn thư Trung tâm xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ, lấy ý kiến đónggóp của các đơn vị trong Trung tâm; hoàn thiện dự thảo để Trưởng phòng Hànhchính - Tổ chức trình Giám đốc Trung tâm ký ban hành

- Danh mục hồ sơ được ban hành vào đầu năm và gửi đến các đơn vị, cánhân liên quan để lập hồ sơ theo Danh mục

- Trong quá trình thực hiện, nếu hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc

có công việc phát sinh cần lập hồ sơ, đơn vị cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vàoDanh mục hồ sơ của đơn vị mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục

hồ sơ của Trung tâm

• Lập hồ sơ công việc

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ

Công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tưliệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý Tùy theođặc điểm của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu theotrình tự thời gian và diễn biến công việc)

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì công việc cũng kết thúc Công chức,viên chức lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ cònthiếu và loại ra những văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không