THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I:VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 5 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 5 1.1.2. Vị trí và chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 8 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮCỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆVĂN THƯ LƯU TRỮ 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 17 2 .2.2. Công tác lưu trữ 28 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 28 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37 CHƯƠNG III:BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 41 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41 3.2. Đề xuất giải pháp và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 42 3.3. Một số khuyến nghị đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 43 C. PHẦN KẾT LUẬN 46 D. PHẦN PHỤ LỤC  

MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ .5 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.1.1 Sự đời Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ 1.1.2 Vị trí chức 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ 1.2.1 Tình hình cấu, tổ chức 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ .12 2.1 Hoạt động quản lý .12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác văn thư .13 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 13 2.2.1.2 Quản lý giải văn đến 17 2.2 Công tác lưu trữ .28 2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm .28 2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu 29 2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .37 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 41 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ 42 3.3 Một số khuyến nghị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ 43 C PHẦN KẾT LUẬN .46 D PHẦN PHỤ LỤC A LỜI NĨI ĐẦU Thực tiễn lồi người chứng minh lý luận thực tiễn ln ln có quan hệ biện chứng với Lý luận xuất phát từ thực tiễn quay trở lại phục vụ thực tiễn Thực tiễn sở để xây dựng lý luận sở để khẳng định bổ sung cho lý luận Lý luận thực tiễn hai mặt cảu vấn đề mà nhà tư tưởng cho “lý luận” phải đôi với “thực tiễn” “học” phải đơi với “hành” có lý luận khẳng định bổ sung đầy đủ phục vụ hiệu cho hoạt động thực tiễn đồng thời hoật động thực tiễn thật khoa học mang lại hiệu cao hoạt động thực tiễn người Như việc gắn liền “lý luận” với “thực tiễn” “lý thuyết” với “thực hành” có vai trị vô quan trọng hoạt động thực tiễn người Chính tất sở bậc đào tạo giới nói chung Việt Nam nói riêng người học sau trang bị lý luận chuyên môn thử nghiệm vận dụng chúng vào thực tiễn qua thời gian tập Đây hội vô quan trọng người học Qua giúp người học phần hiểu thực tiễn ngành nghề bước đầu vận dụng lý luận vào thực tiễn, qua tập giúp người học nâng cao góp phần hồn thiện trình độ nhận thức lý luận Cũng sở đà tạo khác giới Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau trang bị cho sinh viên lý luận môn chuyên ngành ngiệp vụ liên quan tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm cuối quan Qua đợt thực tập sinh viên khoa tìm hiểu tình hình thực tế nghiệp vụ vận dụng lý luận học từ giảng đường vào thực tiễn Đợt thực tập sinh viên năm cuối tổ chức sau sinh viên hoàn thành mơn học chương trình đào tạo Mục đích đợt thực tập: Thứ giúp sinh viên khảo sát tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ quan cụ thể biết liên hệ so sánh kiến thức lý luận với thực tiễn Thứ hai biết vận dụng kiến thức trang bị chương trình đào tạo để thực hành mốt số khâu nghiệp vụ công tác văn thư bước đầu rèn luyện tay nghề xây dựng phong cách làm việc cán công chức Thứ ba đợt thực tập giúp cho sinh viên nắm hiểu hoạt động quan đơn vị tích lỹ kiến thức thực tế để chuận bị cho kỳ thi tốy nghiệp tạo thuận lợi cho q trình nghiên cứu để hồn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp Với phát triển khoa học kỹ thuật địi hỏi cong ngưịi phải có tri thức có đầu óc sáng tạo cơng việc nhanh chóng tiếp cận với thơng tin cập có thơng tin giải công việc hàng ngày đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá đại hoá đất nước thay đổi hành quốc gia.Trong với mục tiêu giải pháp nhằm thay đổi hồn thiện cơng việc phải dựa văn giấy tờ cở pháp lý quản lý nhà nước từ trung ương đến sở tổ chức trị xã hội Văn phương tiện sản phẩm phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn xuất phát từ tình hình thưch tế yêu cầu khách quan cảu việc giải văn quản lý văn mà công tác văn thư, lưu trữ từ đời Bởi cơng tác văn thư, lưu trữ có nhiều nội dung khác cơng tác quản lý văn văn thư ln đóng vai trị quan trọng cịn phản ánh chức nhiệm vụ hoạt động quan Ngồi cịn cung cấp đầy đủ thông tin giúp việc cho việc đạo theo dõi điều hành quan việc quản lý văn quan tốt hay không phần lớn phụ thuộc vào cơng tác văn thư Thấy tầm quan trọng việc tổ chức quản lý văn quan, tổ chức thực mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho văn phịng làm tốt cơng tác phận văn phòng giúp cho việc tổ chức quản lý hoạt động quan quản lý nhà nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành Văn thư – Lưu trữ hiệu nhà trường“học thật, thi thật đời làm việc thật ” nhằm giúp cho sinh viên sau sau trường nắm vững kiến thức chuyên môn thực tế khẳng định lực trình độ chun mơn cán văn thư, lưu trữ tương lai Qua dịp sinh viên thực tập rèn luyện đạo đức qua tác phong môi trường công sở Được giúp đỡ phối hợp nhà trường quan mà Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên tồn khố thực tập quan, tổ chức, xí nghiệp Sau tháng thực tập Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, em tiếp cận trực tiếp tham gia vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: Tham gia ban hành văn bản; Quản lý văn đi, đến; Thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu; Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kết thúc đợt thực tập, giúp đỡ nhiệt tình Giám đốc trung tâm tập thể viên chức Phịng Hành - Tổ chức, em học hỏi thêm nhiều điều từ tác phong làm việc đến kinh nghiệm quý báu để trau dồi thêm nghiệp vụ giúp em tự tin Mặc dù trải qua đợt thực tập xong thời gian có hạn, quy mô, chức nhiệm vụ quan khác cộng với việc Trung tâm với chức năng, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ nên nhìn trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm thực khoa học nên em khơng thể tránh khỏi sai sót cịn bỡ ngỡ, thân em chưa mạnh dạn, chưa chủ động công việc giao Kết thúc đợt thực tập Trung tâm, với miệt mài, cần mẫn ham học hỏi, hành trang em đem theo bên kinh nghiệm quý báu tác phong làm việc nơi công sở, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vững vàng cách giải cố xảy trình thực thi nhiệm vụ Qua em xin gửi lời cảm ơn tới tồn thể thầy giáo trường, cán bộ, viên chức Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ nói chung viên chức Phịng Hành - Tổ chức nói riêng đặc biệt Phạm Thị Bích Đào người trực tiếp hướng dẫn cho em suốt trình thực tập quan giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin trân trọng cảm ơn ! Hà Nội, Ngày 18 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Hà Quang Huy B NỘI DUNG CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.1.1 Sự đời Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiền thân Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Để kiện toàn cấu tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên cứu khoa học tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, thực chức nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổ chức quản lý hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Để ứng dụng chuyển giao kết đề tài nghiên cứu khoa học vào thực tiễn công tác ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ Thực chủ trương Bộ Nội vụ tinh giản biên chế cấu lại đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước rà soát, chức năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp xếp lại tổ chức số đơn vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Hơn 25 năm xây dựng phát triển, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ bước khẳng định vị trí ngành Lưu trữ Việt Nam Được quan tâm, đạo Bộ Nội vụ mà trực tiếp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng tập thể công chức, viên chức góp phần khơng nhỏ vào q trình phát triển vững mạnh ngành Lưu trữ thúc đẩy phát triển nhận thức toàn xã hội giá trị tài liệu lưu trữ, khẳng định vai trò ngành Lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực kế hoạch khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ - Xây dựng trình cấp có thẩm quyền cơng bố tiêu chuẩn, ban hành quy chuẩn kỹ thuật văn thư, lưu trữ - Nghiên cứu nghiên cứu ứng dụng văn thư, lưu trữ - Ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ - Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sáng kiến văn thư, lưu trữ - Bổ sung, biên tập, biên dịch phổ biến thông tin, tư liệu văn thư, lưu trữ lĩnh vực khác có liên quan - Thường trực Hội đồng Khoa học Công nghệ, Hội đồng Đánh giá, giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến Cục - Thực dịch vụ khoa học công nghệ văn thư Lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng - Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ cấu tổ chức Trung tâm bao gồm: - Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc khơng q 02 Phó Giám đốc + Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm + Các Phó Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh vực công tác theo phân công phụ trách - Cơ cấu tổ chức + Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng Chuyển giao khoa học cơng nghệ: Phịng có Trưởng phịng 02 Phó Trưởng phịng viên chức, thực công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng chuyển giao khoa học công nghệ lĩnh vực văn thư, lưu trữ + Phịng Thơng tin - Thư viện: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, thực cơng tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý phổ biến tư liệu lĩnh vực văn thư, lưu trữ lĩnh vực khác có liên quan + Phịng Quản lý khoa học cơng nghệ: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, thực cơng tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành phổ biến văn hướng dẫn hoạt động khoa học công nghệ Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực kế hoạch khoa học cơng nghệ trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt + Phịng Hành - Tổ chức: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, có nhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực cơng tác hành chính, tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán lao động, tiền lương; thi đua, khen thưởng; tra giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế tốn Trung tâm Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm toàn hoạt động Phịng Các Phó Trưởng phịng giúp Trưởng phịng thực số nhiệm vụ chun mơn phụ trách số lĩnh vực công tác theo phân cơng Trưởng phịng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng lĩnh vực cơng tác phân cơng phụ trách Việc thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức thuộc Trung tâm Cục trưởng định 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.2.1 Tình hình cấu, tổ chức + Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước Thời gian mượn tài liệu quy định - Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ d) Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mang tài liệu lưu trữ khỏi kho lưu trữ Trung tâm - Giám đốc Trung tâm xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật theo đề nghị Trưởng phịng Hành - Tổ chức - Trưởng phịng Hành - Tổ chức xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu lại cho mượn nơi làm việc (đối với viên chức Trung tâm) - Giám đốc Trung tâm định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ Trung tâm để phục vụ cơng tác mang tài liệu nước ngồi e) Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ Trung tâm phải hoàn thiện cơng cụ tra tìm tài liệu, lập Sổ đăng ký độc giả để phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời đối tượng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền phê duyệt - Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ phải tuân thủ theo nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm hướng dẫn viên chức lưu trữ - Độc giả phải bảo quản hồ sơ, tài liệu thời gian nghiên cứu, sử dụng phải giữ nguyên trạng tài liệu ban đầu Toàn Chương cơng việc hàng ngày mà em tìm hiểu 01 tháng thực tập Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Với nhận thức khả em có số tóm tắt nhận xét cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Chương CHƯƠNG III: 40 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Với chức giúp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ nên Lãnh đạo Trung tâm quan tâm, đạo tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư cơng tác lưu trữ Chính vậy, công tác văn thư Trung tâm từ lâu vào nề nếp đạt số hiệu định như: - Nhiều năm liền Trung tâm tặng khen Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cho đơn vị có thành tích xuất sắc cơng tác văn thư, lưu trữ - Quy trình quản lý văn đi, văn đến chặt chẽ; văn đảm bảo thể thức quy định Cũng phần lớn cơng chức, viên chức Trung tâm có trình độ Thạc sỹ nên việc nắm bắt xử lý thông tin nhanh chóng, xác giúp cho Lãnh đạo Trung tâm giải cơng việc kịp thời, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao - Cán làm công tác văn thư, lưu trữ đào tạo với chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu công việc - Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư quan tâm đầu tư - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ vào nề nếp - Hiện Trung tâm nghiên cứu ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn thư Trung tâm để thống toàn hoạt động công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác - Trung tâm ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ thay Quyết định số 109/QĐ-TTKHCN ngày 03 tháng năm 2010 Giám đốc Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ Trong sửa đổi bổ sung số điều để phù hợp với quy định nhà nước công tác văn thư, 41 lưu trữ (Luật Lưu trữ) Nhờ có giúp đỡ, bảo hướng dẫn tận tình người Trung tâm với điều kiện thuận lợi với môi trường thực tế nề nếp có nhiều điều kiện thuận lợi không bỏ lỡ hội, thực tế thực hành quan quyền hạn cơng việc có liên quan Cơng việc mà thực hành nhiều tiếp nhận văn đến, văn trình ký lãnh đạo quan, học đầy đủ lý thuyết trường lớp làm thực hành công việc lại chuyện khác Ban đầu lúng túng chậm chạp sau làm nhiều lần thành thạo tơi hồn thành cơng việc giao theo yêu cầu Sau hoàn thành suy nghĩ lại nhận thấy công việc điều quan trọng yếu tố giao tiếp với người 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Bên cạch ưu điểm đạt được, công tác văn thư Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ tồn số hạn chế sau: - Thủ tục trình ký thể loại văn Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành rườm rà, nhiều thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc - Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu có giá trị vào lưu trữ Trung tâm chưa đơn vị thực theo quy định - Cán làm công tác văn thư cịn phải kiêm nhiệm nhiều việc, khơng có nhiều thời gian tập trung chuyên sâu vào nghiệp vụ Trên sở tồn trên, công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Cơng nghê văn thư, lưu trữ, tơi có số giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu công việc sau: - Lãnh đạo Trung tâm nên thường xuyên kiểm tra, giam sát công tác văn thư để chấn chỉnh kịp thời đưa công tác vào nề nếp khoa học - Xây dựng ban hành bảng thời hạn quản hồ sơ, tài liệu Trung tâm để làm sở cho việc định thời hạn quản hồ sơ hình thành q 42 trình giải cơng việc - Áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật vào quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ - Phải quan tâm đến đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán văn thư để đáp ứng yêu cầu công việc - Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật đại, đồng Đồng thời tập huấn sử dụng phần mềm quản lý công tác văn thư phù hợp với yêu cầu đổi công cải cách hành nhà nước - Lãnh đạo cần quan tâm đến chế độ, sách thích hợp cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ - Nên bố trí cán làm văn thư, lưu trữ chuyên trách 3.3 Một số khuyến nghị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ • Đối với quan, tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lý đầu ngành linh vực Văn thư, Lưu trữ Để thực tốt chức quản lý ngành, năm gân Cục không ngừng đổi để nâng cao chất lượng quản lý, cụ thể ban hành nhiều văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho quan từ trung ương đến địa phương Tuy nhiên, thời gian thực tập Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ thấy thưc tế chưa giải chưa quy định văn Đó việc làm thủ tục ban hành chuyển giao văn Trung tâm soạn thảo trình Cục ban hành chưa quy định trách nhiệm văn thư Trung tâm văn thư Cục nên xảy tình trạng đùn đẩy việc ban hành văn - Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư đơn vị chức nghiệp thuộc Cục - Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kết hợp với tham quan khảo sát nghiệp vụ nước để cán văn thư có điệu kiện tham gia - Xây dựng ban hành văn quy định chế độ, phụ cấp trách nhiệm cho người làm công tác văn thư 43 - Tăng cường kiểm tra công tác văn thư việc thực văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - Bộ Nội vụ cụ thể Cục văn thư Lưu trữ nhà nước cần hoàn thiệt thể chế công tác văn thư nước ta Đặc biệt ngày Luật Giao dịch điện tử, Luật thương mại điện tử vào hoạt động cơng tác văn thư cần phải nghiên cứu để có sách thích hợp như: văn điện tử, quản lý văn điện tử văn thư quan, chữ ký điện tử, chứng thực điện tử… - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần khuyến khích việc áp dụng, đưu yêu cầu chất lượng ISO 9001 vào thực tiễn hoạt động công tác văn thư quan nhà nước nên thành lập đơn vị hay tổ tư vấn ứng dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư quan nhà nước Đất nước ta q trình thực nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa cơng cải cách hành nhà nước Chúng ta tin cơng tác văn thư nhanh chóng phát triển, đồng thống quan nhà nước Hy vọng với khuyến nghị trê góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác văn thư Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ nói riêng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung để bắt nhịp với công đổi nước • Đối với khoa, trường Sau hoàn thành 01 tháng thực tập, thực tế Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ em nhận hiểu nhiều vấn đề sau em xin nêu số ý kiến cá nhân Khoa Nhà trường sau: Trong hệ thống giáo dục nước ta trường Cao đẳng, Đại học phải theo lối mòn? Nếu sinh viên chúng em theo lối mịn đó, lối mịn khơng giúp cho chúng em có tư duy, xử lý nhận thức sớm trước bước vào trạng đường Em nói sau thực tập ngồi trường lớp em nhận thấy thực tế, thực hành đem lại hiệu cao nhiều so với việc ngồi giảng đường ngày Nó đem lại tư duy, nhận thức cho sinh viên vấn đề tìm 44 hiểu dễ dàng vào thực tế Chúng ta có phương châm “Học đơi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” phải đến năm cuối khóa học chúng em thực hành Phải chưa thay đổi được, đổi Chúng ta học lý thuyết q nhiều mà khơng có hiệu cao, khơng cịn làm tăng số vấn nạn học đường, việc thực hành hiệu nhiều lại chiếm số học phần Em nhận sau có chuyến thực tế này, em mạnh dạn nêu suy nghĩ với Khoa Nhà trường Ngồi cịn vấn đề cơng tác đối ngoại đối thoại mà phải ý giúp cho sinh viên có tự tin giao tiếp tránh khỏi lúng túng bỡ ngỡ thực tế Vì vậy, Khoa, Nhà trường em có ý kiến: Lý thuyết phần trọng yếu thực hành phát huy trọng yếu Cho nên nên hòa hợp lý thuyết thực hành, tức vừa học lý thuyết vừa phải thực hành học giảng đường Điều giúp rèn luyện kỹ nghề, rút kinh nghiệm cho thân có nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công việc mà chúng em đảm nhận sau từ ngồi ghế Nhà trường Đồng thời củng cố cho chúng em niềm tin vào nghề nghiệp mà chúng em lựa chọn Đây ý kiến cá nhân em rút sau hoàn thành 01 tháng thực tập Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ Kính mong thầy cô Khoa xem xét Tiếp theo em xin khái quát, hệ thống đánh giá lại nội dung thực tập sau: 45 C PHẦN KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu máy quan, tổ chức văn thư nơi cung cấp thông tin nơi phát hành thông tin, hoạt động Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ có tốt hay khơng phụ thuộc vào công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ theo nguyện vọng tơi thực tập Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư – Lưu trữ tìm hiểu hình thành phát triển quan Chỉ với tháng thực tập quan thời gian khơng dài song em tích luỹ cho nhiều học bổ ích từ thực tế cơng việc Em có điều kiện áp dụng kiến thức tiếp thu nhà trường vào thực tiễn từ rút nhận thức thực tế dùng thực tế để củng cố thêm mặt lý thuyết Em rút học lý thuyết thực hành lúc giống có điều lý thuyết áp dụng vào công việc cần phải thay đổi cho phù hợp với hồn cảnh, khơng nên áp dụng cách thái quá, cứng nhắc cần phải biết lựa chọn điểm phù hợp Trong trình thực tập trực tiếp thực nhiệm vụ người cán văn thư, lưu trữ thực thụ giúp nắm công việc ngành học Lần tiếp xúc với công việc mà biết qua sách vở, em không tránh khỏi lúng túng sai sót q trình thực nhiên thơng cảm dẫn tận tình cán văn thư, lưu trữ em dần làm quen với công việc, tháng em thực thành thạo tất công việc cán văn thư, lưu trữ song với quan sát học hỏi em rút kiến thức thực tế để em làm tốt cơng tác văn thư sau đồng thời em học hỏi kinh nghiệm công tác cán trước mà không sách dậy kinh nghiệm quan trọng không kiến thức mà em lĩnh hội lớp đợt thực tập giúp em củng cố thêm tư tưởng tình cảm ngành nghề mà em theo học 46 Trong thời gian thực tập quan em sâu vào tìm hiểu chức nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ thuộc Cục văn thư lưu trữ nhà nước Thực trạng công tác văn thư quan Em trình bày ý kiến kiến nghị Sau tháng thực tập Trung tâm tiếp xúc với công tác văn thư, lưu trữ hiểu khó khăn phức tạp mà cán văn thư, lưu trữ đảm nhiệm đưa đánh giá thân đợt thưc tập với ý kiến đóng góp với quan Do sinh viên nên bước đầu ngồi làm việc em cịn bỡ ngỡ rụt rè chưa quen với công việc với đạo giúp đỡ cô chú, anh chị hướng dẫn tận tình Cơ Phạm Thị Bích Đào quan tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập qua em học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích tạo cho em niềm tin tình yêu nghề láy hành trang cho em rời ghế nhà trường bước vào môi trường chung sức để góp phần lên thành cơng cơng cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi giúp em có mơi trường học tập tốt, truyền đạt kiến thức cần thiết làm tảng cho đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn đến lãnh đạo, viên chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ, đặc biệt chị Phạm Thị Bích Đào tạo điều kiện giúp cho em hoàn thành đợt thực tập Nhờ có quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc người em hoàn thành gặt hái nhiều kết hoàn thành đợt thực tập cách thuận lợi Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hà Quang Huy 47 D PHẦN PHỤ LỤC * Phụ Lục I: * Phụ lục II: * Phụ lục III: * Phụ lục IV: * Phụ lục V: ... Công nghệ văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiền thân Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Nghiên... đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn đạo công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo... hành công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Qua thời gian tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu