MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 3 1.1. Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng ban 5 1.1.3.1.Chức năng của phòng Hành chính nhân sự 5 1.1.3.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính nhân sự 5 1.1.3.3. Chức năng của phòng kinh doanh 6 1.1.3.4.Nhiệm vụ của phòng kinh doanh 6 1.1.3.5.Chức năng phòng kế toán 7 1.1.3.6. Nhiệm vụ phòng kế toán 7 1.1.3.7. Chức năng phân xưởng 7 1.1.3.8. Nhiệm vụ của phân xưởng 7 1.1.3.9. Chức năng phòng Dự án 7 1.1.3.10. Nhiệm vụ phòng Dự án 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học – Công nghệ trong hoạt động lưu trữ của công ty 11 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư – Lưu trữ 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 11 2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Về công tác văn thư 12 2.2.1.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của Công ty 12 2.2.2. Về công tác lưu trữ 20 2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.3.Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.4.Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 30 3.1 Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30 3.1.1. Nhiệm vụ được giao 30 3.1.2. Kết quả đạt được 30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty cổ phần thiết bị giáo dục và Đồ chơi Bình Dương. 31 3.2.1. Đánh giá, nhận xét 31 3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 26
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Lịch sử hình thành .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .4 Cơ cấu tổ chức phòng ban 1.1.3.1.Chức phòng Hành nhân 1.1.3.2 Nhiệm vụ Phòng Hành nhân 1.1.3.3 Chức phòng kinh doanh .6 1.1.3.4.Nhiệm vụ phòng kinh doanh 1.1.3.5.Chức phòng kế tốn .7 1.1.3.6 Nhiệm vụ phòng kế tốn 1.1.3.7 Chức phân xưởng 1.1.3.8 Nhiệm vụ phân xưởng 1.1.3.9 Chức phòng Dự án 1.1.3.10 Nhiệm vụ phòng Dự án 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI 10 BÌNH DƯƠNG 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu Khoa học – Công nghệ hoạt động lưu trữ công ty 11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động Văn thư – Lưu trữ 11 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ 11 2.1.6 Hợp tác quốc tế văn thư – lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Về công tác văn thư 12 2.2.1.1 Tổ chức quản lý giải văn hoạt động Công ty 12 2.2.2 Về công tác lưu trữ 20 2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 22 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.3.Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.4.Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .26 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ .26 2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .28 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 30 3.1 Tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 30 3.1.1 Nhiệm vụ giao 30 3.1.2 Kết đạt 30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 31 3.2.1 Đánh giá, nhận xét 31 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ 32 3.3 Một số khuyến nghị 32 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 26 LỜI MỞ ĐẦU Ngày 02 tháng năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập khai sinh Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong thời kỳ đất nước phải đương đầu với mn vàn khó khăn Tình trạng lạc hậu văn hóa, giáo dục trầm trọng Tàn dư chế độ thực dân, phong kiến dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ máy nhà nước nặng nề Trước tình hình đó, Đảng, Chính phủ Chủ tịch Hồ Chí Minh đề nhiều chủ trương, biện pháp nhằm đưa đất nước vượt qua khó khăn trước mắt, xây dựng, bảo vệ quyền tích cực chuẩn bị lực lượng để tiến hành thắng lợi kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược Công việc Nhà nước ta quan tâm đạo công tác văn thư lưu trữ củng cố tổ chức máy lưu trữ Việt Nam non trẻ Việc khẳng định Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh đặc biệt quan tâm cơng tác văn thư lưu trữ, mà trước hết vấn đề xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Được quan tâm nhà trường tiếp nhận Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương em có điều kiện thực tập, tìm hiểu thực tế tiếp xúc cơng việc thực văn thư lưu trữ từ ngày 28/08/2017 đến ngày 24/09/2017 Trong thời gian thực tập em cố gắng học hỏi áp dụng kiến thức thực tế học lớp, chưa quen nên lúng túng, xử lý chưa nhanh chóng.Nhưng giúp đỡ nhiệt tình Ban giám đốc, Trưởng phòng phòng ban anh, chị Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương nên em học hỏi nhiều điều bổ ích.Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy giáo, Cô giáo khoa Văn thư Lưu trữ giúp em hoàn thiện tốt đợt thực tập Do thời gian có hạn vòng 01 tháng quan thực tập, nên hiểu biết em nhiều hạn chế, nên Báo cáo thực tập em nhiều thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy giáo, cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 09 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thủy Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế với kết hợp lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Chương 1: Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Chương 3: Báo cáo kết thực tập Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đề xuất, khuyến nghị CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG Lịnh sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Lịch sử hình thành “ Trẻ em hôm nay, Thế giới ngày mai” nguồn cảm hứng sản xuất thiết bị giáo dục đồ chơi an toàn cho trẻ em, mong muốn sản phẩm đến tận tay em tồn quốc Chính lý Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đời Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương thành lập ngày 07/03/2006 Hoạt động lĩnh vực sản xuất thiết bị giáo dục đồ chơi trẻ em Trải qua 11 năm hoạt đông công ty khẳng định vị trí lĩnh vực sản xuất, cung ứng sản phẩm thiết bị giáo dục đồ chơi cho trẻ Tên đầy đủ công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Tên tiếng anh: Binhduong toys and Education Equipment joint stock Trụ sở chính: Số 18, ngách 7, ngõ 381, Nguyễn Khang, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội Văn phòng giao dịch: Số 30, Villa1, Hyundai staste, Đường Lê Hồng Phong, Phường Hà Cầu, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 024.63250068 – 024.63250186 Email: Binhduongtoys@gmail.com Website: www.binhduongtoys.com.vn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương ln đặt tiêu chuẩn chất lượng lên hàng đầu với phương châm: “Uy tín cơng ty tạo dựng nên lòng tin khách hàng” Với tiềm lực tài chính, có bề dày kinh nghiệm việc sản xuất đồ chơi cho trẻ em, đội ngũ cán kỹ thuật cơng nhân lành nghề, trang thiết bị máy móc đại, công ty gặt hái nhiều thành công năm vừa qua Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày: 07/03/2006, thay đổi lần thứ ngày: 10/09/2013 với nghành nghề sau: • Sản xuất đồ chơi, trò chơi: Sản xuất mua bán sản phẩm thiết bị giáo dục đồ chơi an tồn cho trẻ • Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại • Đại lý, mơi giới, đấu giá • Vận tải hành khách đường khác: Vận hàng hóa, vận chuyển hành khách • Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác: Xây dựng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cơng trình văn hóa, cơng trình thể thao, cơng trình điện đến 110KV • Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác: Kinh doanh máy móc, vật tư, nguyên liệu, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, thiết bị trường học, thiết bị dụng cụ phục vụ cho y tế, dụng cụ quang học • Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ dụng thuê • Vận tải hàng hóa đường • Chuẩn bị mặt phẳng: San lấp mặt • Bán lẻ trò chơi, đồ chơi cửa hàng chuyên doanh: Mua bán sản phẩm giáo dục đồ chơi • Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan: Tư vấn, lắp đặt thiết kế vui chơi, giải trí • Sản xuất máy thơng dụng khác: Sản xuất vật tư, máy móc, thiết bị phòng cháy, phòng cháy đột nhập • Bán bn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thơng • Bn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng: vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đơn vị đầu lĩnh vực sản xuất cung ứng thiết bị giáo dục đồ chơi cho trẻ em, thành viên Hiệp hội thiết bị giáo dục Việt Nam nên ln có ý thức sản xuất thiết bị đồ chơi an tồn, khơng độc hại, thân thiện với mơi trường Cơ cấu tổ chức phòng ban Chức nhiệm vụ phòng ban quy định rõ ràng 1.1.3.1.Chức phòng Hành nhân - Phòng hành nhân có chức tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công ty lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành nhân - Tổ chức thực công tác lĩnh vực hành nhân - Hỗ trợ phận kế tốn việc chấm cơng, tốn lương cho công nhân viên công ty - Hỗ trợ phận kế tốn việc theo dõi cơng nợ cơng ty - Hỗ trợ phận kinh doanh làm hợp đồng với Khách hàng theo đơn đặt hàng - Bộ phận văn thư lưu trữ công ty trực thuộc phòng Hành nhân - Bộ phận văn thư Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý, đạo - Tiếp nhận công văn đến chuyển giao công văn phận liên quan, xử lý , giải nhanh chóng, kịp thời theo quy định - Nhân viên văn thư lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in văn bảo quản lý dấu 1.1.3.2 Nhiệm vụ Phòng Hành nhân - Xây dựng tiêu chuẩn, chế độ khen thưởng, kỷ luật, việc, nghỉ hưu, sức - Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược công ty - Tổ chức phối hợp với phận cơng ty bên ngồi để thực quản lý nhân sự, đào tạo tái đào tạo - Tổ chức việc quản lý nhân tồn cơng ty - Tổ chức xây dựng quy chế lương thưởng thực chế độ cho người lao động - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định lĩnh vực hành nhân áp dụng công ty tổ chức thực quy định - Liên hệ với quan quản lý nhà nước đơn vị ngồi cơng ty để giải nhiệm vụ phòng hành cơng ty - Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản công ty, đảm bảo an ninh trật tự phòng chống cháy nổ cơng ty - Soạn thảo hợp đồng kinh tế có yêu cầu - Theo dõi cơng nợ 1.1.3.3 Chức phòng kinh doanh - Phát triển thị trường kinh doanh thiết bị giáo dục đồ chơi theo chiến lược Công ty - Thiết lập kênh phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng tiêu thụ sản phẩm công ty 1.1.3.4.Nhiệm vụ phòng kinh doanh - Tìm kiếm, tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm công ty - Thiết lập mối quan hệ với khách hàng, xác định yêu cầu khách hàng - Tiếp nhận thông báo thông tin nhu cầu khách hàng - Đặt hàng, theo dõi việc cung cấp hàng, đảm bảo hàng hóa cung cấp đáp ứng yêu cầu - Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi tốn thu hồi cơng nợ, bảo hành với khách hàng - Giải thông tin phản hồi khách hàng, giải báo cáo khiếu nại khách hàng - Chăm sóc trì khách hàng 1.1.3.5.Chức phòng kế tốn - Tham mưu cho giám đốc đạo quản lý nghiệp vụ tài chính, kế tốn - Tổ chức, hướng dẫn thực cơng tác hạch tốn kế tốn tồn công ty - Kiểm tra, giám sát khoản chi tiêu tài - Báo cáo, cung cấp thơng tin số liệu kế toán theo quy định 1.1.3.6 Nhiệm vụ phòng kế tốn - Tổ chức máy kế tốn, thực hạch toán kế toán theo quy định Luật kế toán - Lập nộp hạn báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định - Lập kế hoạch tài hàng năm để cân đối kịp thời vốn đáp ứng hoạt động kinh doanh - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ hàng hóa - Cùng văn phòng theo dõi cơng nợ, phản ánh hoạt động thu chi tiền mặt hình thức tốn khác - Thu thập, xử lý thơng tin số liệu kế tốn - Giữ gìn bảo mật tài liệu số liệu kế toán theo quy định - Thực nhiệm vụ khác theo phân công giám đốc 1.1.3.7 Chức phân xưởng - Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng phòng kinh doanh - Tổ chức triển khai sản xuất theo yêu cầu công ty 1.1.3.8 Nhiệm vụ phân xưởng - Lập kế hoạch sản xuất, phân bổ cho tổ sản xuất thực - Theo dõi tiến độ sản xuất, báo cáo phòng kinh doanh có u cầu - Phân cơng sản xuất cho tổ trưởng theo số lượng hàng hóa yêu cầu - Sửa chữa, hoàn thiện sản phẩm trước chuyển giao cho khách hàng 1.1.3.9 Chức phòng Dự án - Lập kế hoạch triển khai dự án năm - Tổ chức lập hồ sơ dự thầu 1.1.3.10 Nhiệm vụ phòng Dự án - Đặt mua báo đấu thầu hàng năm - Cử nhân thuộc phòng tham dự mua hồ sơ thầu, nộp, dự thầu - Hồn tất hồ sơ tốn Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu chủ đầu tư 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 1.2.1 Chức Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc phòng Hành nhân có chức giúp Trưởng phòng hành nhân tham mưu cho ban lãnh đạo quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ công ty 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Căn quy định pháp luật, giúp Trưởng phòng hành nhân xây dựng văn công ty hướng dẫn chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Giúp Trưởng phòng hành nhân xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình ban giám đốc phê duyệt tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ cơng ty Giúp Trưởng phòng hành nhân xây dựng kế hoạch trình ban giám đốc phê duyệt để đạo việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn văn thư, lưu trữ cho tồn nhân viên công ty; Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan theo quy định Khoản Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành Tổ chức sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ; Bộ phận văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật đảm bảo theo chuẩn kho lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công ty; kho lưu trữ không chuyên dụng b Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Được trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ như: Giá, tủ, cặp, hộp, máy hút ẩm, quạt thơng gió, điều hòa nhiệt độ trang thiết bị hỗ trợ phòng chống chữa cháy 27 2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ • Sơ đồ q trình khai thác sử dụng tài liệu Người thực Quá trình thực Nhân viên văn thưTiếp kiêmnhận nhu cầu khai Lưu trữ thác đơn vị, cá Thông nhân báo Trưởng phòng Hành Xem xét tổ chức – Nhân khai thác VB mật VB thường Trình lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng Khơng duyệt Lãnh đạo duyệt Nhân viên văn thưPhục kiêmvụ khai thác hồ Lưu trữ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác 28 Mô tả nội dung sơ đồ trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ • Tiếp nhận nhu cầu khai thác đơn vị, cá nhân Nhân viên văn thư kiêm lưu trữ tiếp nhận nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu đơn vị hay cá nhân đến khai thác xem xét giấy tờ cần thiết; - Đối với nhân viên cơng ty: Phải có “Giấy đề nghị sử dụng, khai thác tài liệu”, có chữ ký Lãnh đạo đơn vị quản lý ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn (phụ lục) - Đối với đơn vị ngồi tham khảo tài liệu: Phải có Giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân có ý kiến đồng ý Lãnh đạo đơn vị ban hành tài liệu, văn • Xem xét, tổ chức khai thác văn Lãnh đạo Phòng Hành – Nhân xem xét yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Đối với văn thường có đủ giấy tờ theo quy định tổ chức cho khai thác, văn có độ mật trình Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến • Trình Lãnh đạo Văn phòng Đối với văn có độ mật: Phòng Hành – Nhân trình Lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến Lãnh đạo cơng ty Nếu Lãnh đạo cơng ty phê duyệt chuyển cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ phục vụ khai thác Nếu không lãnh đạo công ty phê duyệt thơng báo cho đơn vị cá nhân xin khai thác biết, thời gian chậm không 01 ngày • Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cập nhật sổ khai thác Sau có đầy đủ thủ tục giấy tờ theo quy định, Lãnh đạo Phòng Hành – Nhân giao cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ tiến hành phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Nhân viên văn thư kiêm lưu trữ có trách nhiệm đăng ký vào sổ khai thác tài liệu lưu trữ (phụ lục) 29 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Nhiệm vụ giao Sau thời gian tháng thực tập Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương tiếp xúc làm việc với công việc theo chuyên ngành đào tạo em vận dụng kiến thức khả vào cơng việc cách có hiệu Ngồi cơng việc bên Văn thư như: - Tiếp nhận văn đến, văn - Chuyển giao văn - Vào sổ công văn - Soạn thảo công văn, tài liệu - Được trực tiếp nhân viên văn thư lưu trữ cơng ty hướng dẫn đóng dấu theo nguyên tắc - Được hướng dẫn viết bìa hồ sơ - Lập chứng từ kết thúc - Hỗ trợ phòng Hành nhân bố trí phòng họp, phòng tiếp đón khách Còn thực cơng việc bên Lưu trữ: - Biên mục hồ sơ, tài liệu Được hướng dẫn viết mục lục hồ sơ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho lưu trữ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu giá, tủ ngăn nắp, thuận tiện tra cứu Phục vụ khách hàng, đối tác đến công ty khai thác, sử dụng tài liệu 3.1.2 Kết đạt - Rèn luyện tiếp thu thêm kỹ mềm chuyên mơn nghiệp vụ - Có ý thức học tập để nâng cao trình độ phục vụ cơng việc - Chấp hành nghiêm chỉnh, có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ giao - Nhận cơng văn trình Lãnh đạo kịp thời, chuyển giao công văn đến 30 đơn vị theo yêu cầu - Phục vụ khách hàng khai thác tài liệu với thái độ nhiệt tình, vui vẻ, kho lưu trữ vệ sinh sẽ, gọn gàng - Hỗ trợ phòng Hành có khách họp 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương 3.2.1 Đánh giá, nhận xét Qua thực tế em tìm hiểu cơng tác Văn thư- Lưu trữ khẳng định nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý quan, đối tượng trực tiếp Doanh nghiệp Nhìn chung cơng tác Văn thư- Lưu trữ công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương có nhiều mặt tích cực vào nếp Được quan tâm ban lãnh đạo công ty mà công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức tất khâu như: tiếp nhận văn bản,việc tiếp nhận thơng tin, xử lý thơng tin nhanh chóng, lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học Công ty phối hợp với tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng xây dựng , ban hành, áp dụng văn sổ tay chất lượng công tác văn thư – lưu trữ dành riêng cho công ty Tài liệu kho lưu trữ cơng ty xếp gọn gàng, khơng bị bó gói, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ diễn liên tục, hàng năm Bên cạnh ban lãnh đạo công ty đầu tư sở vật chất phục vụ cho cơng tác Văn thư- Lưu trữ để giải nhanh chóng hồn thành cơng việc quan cách tốt Song bên cạnh số hạn chế: • Về cơng tác văn thư - lưu trữ: Chưa có nhân viên lưu trữ mà có cán Văn thư kiêm nhiệm Nhân viên văn thư kiêm nhiệm cơng việc khác khối văn phòng giao Chưa thu thập hồ sơ, tài liệu phòng ban chun mơn thời gian kho lưu trữ 31 Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ sơ sài, chưa đầy đủ Không sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Vì quan cần có biện pháp khắc phục để công tác Văn thư- Lưu trữ quan ngày hoàn thiện Khơng có kho lưu trữ chun dụng tận dụng phòng làm việc 3.2.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ tới tất phòng ban, xưởng sản xuất cơng ty Tun truyền, phổ biến đầy đủ văn liên quan đến cơng tác văn thư- lưu trữ để tồn thể nhân viên công ty nắm cách hệ thống công tác Văn thư- Lưu trữ , việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao Thường xuyên tổ chức kiểm tra việc thực văn đạo công tác văn thư - lưu trữ phòng, ban chun mơn để chấn chỉnh công tác vào nề nếp quy định pháp luật Bố trí nhân viên lĩnh vực văn thư - lưu trữ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ phòng, ban chun mơn, để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo phòng Hành nhân công tác Văn thư- Lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị • Đối với Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Phải kiện toàn máy tổ chức chức Văn thư- lưu trữ, nhân viên văn thư lưu trữ phải đào tạo, thi tuyển theo chuyên môn Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ để giải công việc quan cách nhanh chóng, kịp thời như: máy scan, photo, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Nên xây dựng kho chuyên dụng để bảo quản tài liệu tốt Tham mưu cho ban lãnh đạo quan tâm tới công tác lưu trữ, không để 32 văn thư kiệm nhiệm Vì cơng ty đơn vị sản xuất trực tiếp, nên phân xưởng sản xuất cần phải trọng việc giải văn giấy tờ nhanh chóng gửi lên văn phòng • Đối với môn Văn thư- Lưu trữ , khoa, trường Nhà trường cần thường xuyên tổ chức buổi thực tế ngành học, đợt thực tập- thực tập cho sinh viên để sinh viên hình dung cơng việc thực tế sau trường Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm nói chuyện ngành học sinh viên với doanh nhân thành đạt học chuyên nghành văn thư lưu trữ để sinh viên có nhìn đắn ngành học Tổ chức giao lưu định kỳ, thi tìm hiểu chuyên nghành văn thư lưu trữ như: Tìm hiểu lịch sử văn thư, lưu trữ hay chuyên đề Đạo đức nghề nghiệp văn thư lưu trữ với trường đại học cao đẳng khác nước nước để học tập trao đổi 33 KẾT LUẬN Sau tháng thực tập công ty Cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích, sâu vào thực tế, trực tiếp làm việc với chun mơn mình, rút nhiều kinh nghiệm cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời tự xây dựng cho thân phong cách làm việc khoa học, hợp lý đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bên cạnh kết đạt trên, trình làm quen với thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ đơi em khơng tránh khỏi thiếu xót chuyên môn nghiệp vụ Em mong nhận quan tâm, bảo, góp ý kiến thầy cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ đưa chuyên môn nghiệp vụ để em trường trở thành nhân viên Văn thư – Lưu trữ có lực vững vàng mặt chun mơn ý thức tránh nhiệm, kinh nghiệm nghề nghiệp để phục vụ cho cơng việc sau nói riêng góp phần vào công tác Văn thư – Lưu trữ nước nhà ngày hoàn thiện Được sinh viên khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội em thấy tự hào nhận thức chuyên nghành theo học sau nghề nghiệp điều đắn Một lần em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương nhân viên công ty tạo điều kiện thuận lợi mặt để em hoàn thành tốt đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc toàn thể thầy, cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành tốt báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 09 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thủy 34 PHỤ LỤC • Phụ lục: Bìa hồ sơ Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ GIÁO DỤC VÀ ĐỒ CHƠI BÌNH DƯƠNG Ký hiệu thơng tin Số: .VT HỒ SƠ Từ ngày / / đến ngày ./ / Gồm tờ Phông số: Mục lục số: Hồ sơ số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Phụ lục: Biên giao nhận hồ sơ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đồ chơi Bình Dương Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU - Căn Điều 22 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn vào Quyết định số 456/QĐ – BKH, ngày 12 tháng 05 năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan có quy định cơng tác lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tơi gồm: Đại diện Phòng Hành – Nhân Ơng (bà) Chức vụ;……………………… Đại diện bên giao tài liệu Ông (bà)………………………….Chức vụ;……………………… Cùng thống lập biên giao nhận tài liệu sau: Số lượng hồ sơ, tài liệu: Tình trạng tài liệu: Danh mục hồ sơ theo Mục lục hồ sơ lưu kèm theo Biên lập thành 02 bản, bên giữ 01 BÊN GIAO BÊN NHẬN (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký) • Phụ lục: Mục lục hồ sơ nộp lưu Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đồ chơi Bình Dương Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU STT Tiêu đề hồ sơ Số lượng Ghi • Phụ lục: Mục lục hồ sơ Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đồ chơi Bình Dương Độc lập – Tự – Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ Hộp Hồ sơ Tiêu đề Thời hạn số số hồ sơ bảo quản Ghi • Phụ lục: Biểu mẫu Số Số, ký hiệu Ngày, tháng Tác giả Trích yếu nội TT văn văn văn dung văn Tờ số Ghi • Phụ lục: Sổ khai thác tài liệu lưu trữ SỔ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số TT Ngày khai thác Họ tên Đơn vị Nội dung khai thác khai thác Số Ký lượng tên Ghi • Phụ lục: Giấy đề nghị khai thác Công ty cổ phần thiết bị giáo dục CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đồ chơi Bình Dương Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÊN ĐƠN VỊ Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ - TÀI LIỆU LƯU TRỮ - Họ tên:……………………………………………………………… - Đơn vị công tác:……………………………………………………… - Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu số………… ngày… tháng… năm…… - Hình thức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu :…………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… - Mục đích khai thác hồ sơ, tài liệu:…………………………………… …………………………………………………………………………… - Ngày trả:………………………………………………………………… Ý kiến Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị Người đề nghị phát hành văn đề nghị khai thác tài liệu (Ký tên) (Ký tên) • Phụ lục: Một số hình ảnh phận Văn thư kiêm Lưu trữ thuộc Phòng Hành nhân Cơng ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương ... Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 024.63250068 – 024.63250186 Email: Binhduongtoys@gmail.com Website: www.binhduongtoys.com.vn Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương đặt... cho trẻ Tên đầy đủ công ty: Công ty cổ phần thiết bị giáo dục Đồ chơi Bình Dương Tên tiếng anh: Binhduong toys and Education Equipment joint stock Trụ sở chính: Số 18, ngách 7, ngõ 381, Nguyễn