THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRữ CủA Phòng Nội Vụ của UBND Quận Cầu Giấy

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1. GIớI THIệU VÀI NÉT Về CƠ QUAN, Tổ CHứC 2 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 2 1.1.1. Lịch sử hình thành. 2 1.1.2. Chức năng của UBND quận Cầu Giấy. 2 1.1.3. Nhiệm vu, quyền hạn của UBND quận Cầu Giấy 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của cơ quan. 6 1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ cơ quan. 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư,lưu trữ. 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức. 9 CHƯƠNG 2. THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRữ CủA CƠ QUAN 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ: 10 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. 10 2.1.2.Cách thức tổ chức công tác lưu trữ 10 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận. 10 2.1.1.2. Tổ chức nhận sự. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành. 11 2.2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi. 19 2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 19 2.2.2.2.Đăng ký văn bản đi 20 2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 20 2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 20 2.2.2.5. Lưu văn bản đi 21 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 21 2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 21 2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến 22 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 22 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 23 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu. 24 2.2.6. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Phòng Nội Vụ. 24 2.2.7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ. 24 2.2.8. Xác định giá trị tài liệu. 25 2.2.9. Chỉnh lý khoa học tài liệu. 25 2.2.10. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản. 26 2.2.10.1. Về kho lưu trữ. 26 2.2.10.2. Về trang thiết bị bảo quản tài liệu. 26 CHƯƠNG 3. NHậN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐƯA RA KHUYếN NGHị. 28 3.1. Nhận xét, đánh giá. 28 3.1.1. Ưu điểm 28 3.1.2. Hạn chế 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Phòng Nội Vụ. 29 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 29 3.3.2. Đối vơi bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 30 C. PHẦN KẾT LUẬN. 31 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, văn thư-lưu trữ là công tác có

ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan.Công tác văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, nền hành chính Nhà nước cũng cơ sự phát triển để phù hợp hơn.Với vai trò quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Đợi kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi,tích lũy những kiến thức,kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn thư-lưu trữ, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp, giúp cho sinh viên nhận ra được những điểm yếu, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, để từ đây có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ, giúp chosinh viên cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức cũng như kỹ năng của bản thân, nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư-lưu trữ cũng như tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, nhận thấy những bất cập trong công tác này ở cơ quan để từ đó ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế

hệ cán bộ trẻ ngày nay là rất lớn, để từ đó có ý thức tự trau dồi kiến thức, rèn luyện

kỹ năng nghiệp vụ cho bản thân để khi ra trường có đủ tự tin thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức

Với thời gian kiến tập ngắn và sự bỡ ngỡ khi lần đầu tiếp xúc với cơ quan tổ chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên không thể tránh khỏi những sai xót trong quá trình thực hiện kiến tập tại cơ quan.Hơn nữa phạm vi tiếp cận công việc hạn chế nên khó có thể có cái nhìn bao quát toàn diện về hoạt động cũng như nắm được toàn bộ công việc diễn ra của cơ quan, tổ chức

Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sau sắc nhất đến Ban lãnh đạo nhà trường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng em được đi kiến tập để tiếp xúc thực tế về công việc của một cán bộ làm công tác lưu trữ như chúng em sau này.Em cũng xin gửi lời cảm

ơn đến Phòng Nội Vụ của UBND Quận Cầu Giấy đã tiếp nhận em vào kiến tập

Em xin chân thành cảm ơn !

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.

1.1.1 Lịch sử hình thành.

Thời trước Cầu Giấy là một phần của huyện Từ Liêm, phủ Quốc Oai, trấn Sơn Tây Từ năm 1831thời nhà Nguyễn thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội Sau khi giải phóng Thủ đô năm 1954 thuộc quận VI Đến năm 1961, Hà Nội mở rộng địa giới, xóa bỏ các quận, lập ra 4 khu phố nội thành và 4 huyện ngoại thành, từ đó huyện Từ Liêm được lập lại, gồm đất hai quận V và VI, dân cư sống tập trung tại các vùng như: Vùng Kẻ Bưởi (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân); Vùng Kẻ Vòng (Dịch Vọng, Mai Dịch); Vùng Kẻ Cót-Giấy (Quan Hoa, Yên Hòa); Vùng Đàn Kính Chủ (Trung Hòa)

Ngày 22 tháng 11 năm 1996, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định 74-CP thành lập quận Cầu Giấy trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của 4 thị trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịchvà 3 xã: Dịch Vọng, Yên Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm Trong đó, thị trấn Cầu Giấy được đổi tên thành phường Quan Hoa

Ngày 5 tháng 1 năm 2005, thành lập phường Dịch Vọng Hậu trên cơ sở điều chỉnh 52,88 ha diện tích tự nhiên và 8.684 nhân khẩu của phường Quan Hoa, điều chỉnh 94,84 ha diện tích tự nhiên và 11.281 nhân khẩu của phường Dịch Vọng

1.1.2 Chức năng của UBND quận Cầu Giấy.

- UBND Quận Cầu Giấy là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

- UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 3 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn Quận Cầu Giấy.

- UBND Quận Cầu Giấy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương

1.1.3 Nhiệm vu, quyền hạn của UBND quận Cầu Giấy

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Quận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình HĐND quận quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND các phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND các phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;

- Xây dựng, trình UBND quận thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo UBND các các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quy định của

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được phê duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của UBND thành phố

- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch vụ,du lịch trên địa bàn quận;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi được cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 5 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di tích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính sách dân số kế hoach hóa gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo

- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn quận;

- Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây

dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi

vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐND theo quy định của pháp luật;

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính quận;

- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển đô thị của quận trên cơ sở quy hoạch chung;

- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, quận thuộc thành phố, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh do quận quản lý

Như vậy, là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, UBND quận Cầu Giấy đã thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đồng thời tuân thủ mọi quy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của cơ quan.

UBND Quận Cầu Giấy do Hội Đồng Nhân Dân quận Cầu giấy bầu ra gồm Chủ tịch và ba phó Chủ tịch

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận, và có quy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003

UBND quận Cầu Giấy gồm 12 phòng ban sau:

1 Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 7 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng.

2 Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác

3 Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

4 Phòng Tài nguyên và Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối với những địa phương có biển)

5 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới

6 Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản

7 Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu

chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

8 Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế

dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số

9 Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

10 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản

lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước

ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

11 Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp; thương mại;

12 Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị)

1.2 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 9 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

thư,lưu trữ cơ quan.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư,lưu trữ.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ

cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản

lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm vụ quan trọng trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan

Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bao gồm:

- Tham mưa cho lãnh đạo về công tác quản lý văn thư-lưu trữ của cơ quan

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Thực hiện nghiệp vụ văn thư,lưu trữ

- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định

- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ

- Xây dựng và ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư Quận Cầu Giấy tổ chức theo mô hình văn bản tập trung, mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tập trung vào văn thư

1.2.2 Cơ cấu tổ chức.

Tại cơ quan cán bộ văn thư ngoài việc thực hiện nghiệp vụ văn thư sẽ được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ bao gồm việc thu tập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu và tổ chức quản lý và khai thác

sử dụng tài liệu.

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, là hoạt động thông tin bằn văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành công việc của cơ quan

2.1 Hoạt động quản lý.

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ:

UBND Quận Cầu Giấy đã ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của UBND quận Cầu Giấy

Bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ phải áp dụng quy chế chung do UBND quận Cầu Giấy ban hành nhằm đảm bảo được tính thống nhất trong công tác văn thư, lưu trữ

2.1.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chinh Phủ về công tác văn thư

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chinh Phủ về công tác văn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 11 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2.1.2.Cách thức tổ chức công tác lưu trữ

2.1.2.1 Tổ chức bộ phận.

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên cán bộ Lưu trữ được bố trí làm việc

ở một phòng phù hợp có đủ trang thiết bị phục vụ công tác

Bộ phận làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ như sau:

- Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ đặt dưới sự quản lý của Trưởng phòng

và phó phòng Nội Vụ

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội Vụ, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được đơn vị truecj tiếp quản lý

2.1.1.2 Tổ chức nhận sự.

Cán bộ là nhân tố đống vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở

cơ quan.Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của

cơ quan một cách khoa học hợp lý và dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp, không được đào tạo bài bản sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại

và sắp xếp tài liệu của cơ quan ,đến hiệu quả công tác khai thác và sử dụng tài liệu

Hiện nay phòng Nội vụ có 02 cán bộ phụ trách công tác văn thư- lưu trữ 01 cán bộ được đào tạo tại chức văn thư-lưu trữ và 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ

Cán bộ Lưu trữ của Phòng Nội vụ được đào tạo về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ nên thực hiện công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao.Bên cạnh đó 02 cán bộ đã được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ qua các lớp đào tạo tại chức

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan phải được thực hiện đúng theo đúng chức năng nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định.

Với thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan mình trong một năm Phòng Nội Vụ đã soạn thảo và ban hành các báo cáo, thông báo, các biên bản, các công văn mời và các quy định chung

2.2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Là bộ phận văn thư của Phòng Nội Vụ, tất cả các văn bản đều được trình bày theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1) Về phông chữ trình bày văn bản:

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

2) Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày:

- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)

- Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản quy định tại Thông tư.

3) Quốc hiệu

a Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

b Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,

có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

4) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnb) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN)

b Kỹ thuật trình bày

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

5) Số, ký hiệu của văn bản

a Thể thức

- Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của văn bản :lấy chữ cái đầu tiên của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chưc hoặc chức danh nhà nước

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

b Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

6) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a Thể thức

- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 15 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

b Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

7) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Trích yếu nội dung Công văn được trình bày sau chữ"V/v" bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

8) Nội dung văn bản

a Thể thức

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và

từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định viết hoa trong văn bản hành chính

b Kỹ thuật trình bày

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu

từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

9) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a Thể thức

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C

- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác

b Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

10) Dấu của cơ quan, tổ chức

a Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

b Dấu của cơ quan, tổ chức : dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

11) Nơi nhận

a Thể thức

- Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc