Công tác văn thư tại công ty cổ phần bê tông xây dựng và thương mại việt trung

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục của đề tài. 3 CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung. 4 1.1.1 Chức năng: 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP xây dựng Thương mại Việt Trung. 9 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 9 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức. 9 1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 12 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 16 2.1 Một số lý luận về công tác văn thư. 16 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 16 2.1.2 Nội dung công tác văn thư 17 2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 17 2.1.4 Vị trí của công tác Văn thư. 18 2.1.5 Ý nghĩa của công tác Văn thư. 18 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt trung. 19 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty CP bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung về công tác văn thư, lưu trữ. 19 2.2.2 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác Văn thư tại Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung. 20 2.2.2.1 Hình thức tổ chức: 20 2.2.2.2 Cán bộ làm công tác Văn thư: 21 2.2.2.3 Điệu kiện làm việc: 22 2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 23 2.2.3.1 Các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 23 2.2.3.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá: 24 2.2.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 27 2.2.4 Quản lí và giải quyết văn bản. 30 2.2.4.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi: 30 2.2.4.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 34 2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu. 38 2.2.6 Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị: 40 2.2.6.1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ. 41 2.2.6.2 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại công ty. 41 2.2.6.3 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập tại công ty. 42 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1 Đánh giá chung. 43 3.1.1 Ưu điểm: 43 3.1.2 Hạn chế: 44 3.1.3 Nguyên nhân. 46 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 47 KẾT LUẬN 52

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG .4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung .4 1.1.1 Chức năng: 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn: 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty CP xây dựng & Thương mại Việt Trung 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức 1.2.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 12 CHƯƠNG II 16 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 16 2.1 Một số lý luận công tác văn thư 16 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư .16 2.1.2 Nội dung công tác văn thư 17 2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư .17 2.1.4 Vị trí công tác Văn thư 18 2.1.5 Ý nghĩa công tác Văn thư 18 2.2 Thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần bê tông xây dựng Thương mại Việt trung 19 Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lý Công ty CP bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung công tác văn thư, lưu trữ 19 2.2.2 Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác Văn thư Công ty CP Bê tông Xây dựng Thương mại Việt Trung .20 2.2.2.1 Hình thức tổ chức: 20 2.2.2.2 Cán làm công tác Văn thư: 21 2.2.2.3 Điệu kiện làm việc: 22 2.2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 23 2.2.3.1 Các hình thức văn quản lí quan .23 2.2.3.2 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá: 24 2.2.3.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 27 2.2.4 Quản lí giải văn 30 2.2.4.1 Quy trình quản lí giải văn đi: 30 2.2.4.2 Quy trình quản lý giải văn đến: 34 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu .38 2.2.6 Lập hồ sơ hành quan, đơn vị: 39 2.2.6.1 Tầm quan trọng việc lập hồ sơ 40 2.2.6.2 Nội dung việc lập hồ sơ hành công ty 41 2.2.6.3 Yêu cầu hồ sơ lập công ty 42 CHƯƠNG III .43 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1 Đánh giá chung 43 3.1.1 Ưu điểm: .43 3.1.2 Hạn chế: .44 3.1.3 Nguyên nhân 46 3.2 Đề xuất, kiến nghị 47 KẾT LUẬN 52 Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế quản lý hành chính, lưu trữ bảo mật thông tin" Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng thương mại Việt Trung” 83 Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký 83 Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam đường hội nhập giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu đáp ứng đòi hỏi xã hội Chính từ yêu cầu cấp bách xã hội, Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Doanh nghiệp Trong công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ công ty nhiều bất cập Do kiến thức học từ nhà trường tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ công ty em định chọn đề tài:“ Công tác Văn thư công ty cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung” làm đề tài báo cáo thực tập Mục tiêu đề tài - Làm rõ sở lí luận Công tác văn thư Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tìm hiểu phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung - Thấy ưu, nhược điểm công tác văn thư quan đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn thư Công ty CP Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung bao gồm: - Công tác văn phòng: Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty, đặc biệt phòng Hành chính- Tổ chức - Công tác văn thư: Xây dựng ban hành văn Quản lý giải văn đến Quản lý chuyển giao văn Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Đánh giá hiệu hoạt động công tác văn thư công ty, sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Nguồn tài liệu tham khảo - Luật Doanh nghiệp số 68/2014-QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 Quốc hội ban hành Luật Doanh nghiệp - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính Phủ Quản lý sử dụng dấu - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 - Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông Vận tải, 2009 - Các định việc ban hành quy chế công tác Văn thư, quy chế làm việc công ty Cổ phần bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung Lịch sử vấn đề nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư có nhiều công trình nghiên cứu như: - Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 - PGS.TS Dương Văn Khảm Công tác Văn thư- Lưu trữ Nxb Văn hóa- Thông tin, Hà Nội, 2006 - Min- ga- ép V.A Thiết kế tổ chức hệ thống quản lý công tác văn thư quan Nhà nước, Matxcova, 1971 Như vậy, nay, có nhiều công trình nghiên cứu công tác Văn thư, đề cập đến công tác Văn thư Doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Để phù hợp với nội dung, yêu cầu, mục đích chuyên đề đề ra, phương pháp thực trình nghiên cứu gồm: Phương pháp vật biện chứng, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích kết hợp với phương pháp quan sát hệ thống hoá Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận báo cáo thực tập gồm chương sau: Chương I: Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung Chương II: Thực trạng tổ chức công tác Văn thư Công ty cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung Chương III: Kết luận đề xuất kiến nghị Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng Thương mại Việt Trung 1.1.1 Chức năng: Công ty CP Bê tông xây dựng thương mại Việt Trung công ty thuộc hình thức Cổ Phần, hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp, quy định hành khác nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, có chức sau: - Sản xuất sản phẩm bê tông: bê tông thương phẩm, loại cấu kiện bê tông (cột điện, ống nước, cọc, cột, dầm, sàn…) - Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng, công trình kỹ thuật hạ tầng, khu công nghiệp khu công nghiệp, công trình giao thông (cầu đường, bến cảng…) công trình thủy lợi (đê đập, kè chắn, kênh mương…) - Tư vấn xây dựng khu dân cư, khu đô thị, khu công nghiệp công trình kỹ thuật hạ tầng - Xây dựng lắp đặt trạm biến đường dây tải điện - Sản xuất, gia công, lắp đặt thiết bị mặt hàng khí phục vụ cho kinh doanh - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng nung không nung, chuyển giao công nghệ, chế tạo lắp đặt máy móc thiết bị để sản xuất vật liệu xây dựng - Sản xuất thi công lắp dựng kết cấu thép - Vận tải hàng hóa ô tô chuyên dụng: vận chuyển bơm bê tông - Dịch vụ chuyển giao công nghệ phục vụ nghành xây dựng Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn: Nhiệm vụ quyền hạn Công ty quy định Luật Doanh Nghiệp Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 60/2005/QH10 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Quốc hội khóa X, kỳ họp thứ 10 Nhiệm vụ: • Tổ chức công tác kế toán, lập nộp báo cáo tài trung thực, xác, thời hạn theo quy định pháp luật kế toán • Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế thực nghĩa vụ tài khác theo quy định pháp luật • Bảo đảm quyền, lợi ích người lao động theo quy định pháp luật lao động; thực chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định pháp luật bảo hiểm • Bảo đảm chịu trách nhiệm chất lượng hàng hoá, dịch vụ theo tiêu chuẩn đăng ký công bố • Thực chế độ thống kê theo quy định pháp luật thống kê; định kỳ báo cáo đầy đủ thông tin doanh nghiệp, tình hình tài doanh nghiệp với quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; phát thông tin kê khai báo cáo thiếu xác, chưa đầy đủ phải kịp thời sửa đổi, bổ sung thông tin • Tuân thủ quy định pháp luật quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá danh lam thắng cảnh • Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật Quyền hạn: • Tự chủ kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình thức kinh Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô ngành, nghề kinh doanh; Nhà nước khuyến khích, ưu đãi tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích • Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng ký kết hợp đồng • Kinh doanh xuất khẩu, nhập • Tuyển dụng, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh • Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh • Tự chủ định công việc kinh doanh quan hệ nội • Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản doanh nghiệp • Các quyền khác theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: * Sơ đồ cấu tổ chức quan ( xem phụ lục 01 ) Công ty cổ phần bê tông Xây dưng Thương mại Việt Trung có cấu tổ chức gồm: Hội đồng quản trị, Giám đốc phó giám đốc, phòng chuyên môn cụm trạm trộn bê tông Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để định, thực quyền nghĩa vụ công ty Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc, người chịu trách nhiệm trước pháp luật Hội đồng quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Giám đốc: - Giám đốc người điều hành công việc kinh doanh ngày công ty; chịu giám sát Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao - Giám đốc phải điều hành công ty theo quy định pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty định Hội đồng quản trị Nếu điều hành trái với quy định mà gây thiệt hại cho công ty Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật phải bồi thường thiệt hại cho công ty Phó giám đốc: - Giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc; - Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Các phòng ban: Phòng Kinh Doanh: - Tham mưu cho Giám đốc công ty vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn công ty - Xây dựng thức kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế hoạch đầu tư hàng năm phê duyệt công ty - Chịu trách nhiệm công tác tổ chức, thực đấu thầu chào giá phục vụ cho sản xuất công ty - Thực báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu Giám đốc công ty - Tổ chức phối hợp với đơn vị công ty thực công việc giao - Các nhiệm vụ khác theo phân công Giám đốc công ty Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành – Tổ chức: - Hướng dẫn đơn vị thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn tổng hợp kết sản xuất - kinh doanh toàn Công ty Báo cáo tổng hợp tình hình thực kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm Công ty - Theo dõi kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực báo cáo - Xây dựng kế hoạch hàng tháng, giao kế hoạch theo dõi kế hoạch cho đơn vị công ty, điều độ sản xuất - Kết hợp với phòng quản lí thiết bị giới cân đối, bố trí phương tiện vận chuyển sản phẩm công ty - Tiếp nhận quản lý vật tư, sản phẩm, văn phòng phẩm… - Thống kê, theo dõi xuất, nhập vật tư, sản phẩm trang thiết bị đơn vị Công ty - Giải chế độ sách cho người lao động - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý công tác hành chính, quản trị - Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, giám sát, theo dõi việc thực hợp đồng, xử lý công việc phát sinh theo thủ tục quy định hành Tổ chức thực thủ tục liên quan đến nhập tạm nhập tái xuất vật tư, thiết bị mua sắm nước, tổ chức tiếp nhận, bàn giao vật tư, thiết bị mua sắm cho đơn vị sử dụng Phòng Quản lí thiết bị giới: - Tổ chức tham mưu giúp Giám đốc quản lý tổ chức thực công tác kiểm tra chất lượng, an toàn kỹ thuật bảo vệ môi trường xe giới thiết bị, linh kiện sản xuất, lắp ráp nhập phạm vi nước Nguyễn Thị Linh Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế quản lý hành chính, lưu trữ bảo mật thông tin" Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng thương mại Việt Trung” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Các Ông (Bà) Phó giám đốc, Trưởng phòng ban trụ sở Công ty Giám đốc chi nhánh Công ty chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH - Như điều 3; - Lưu: HCTC Đoàn Minh Chính Nguyễn Thị Linh 83 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH, LƯU TRỮ VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ/CT-VT ngày 09 tháng năm 2013 HĐQT Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Thương mại Việt Trung) CHƯƠNG I NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG ĐIỀU - Những pháp lý Quy chế công tác quản lý hành chính, lưu trữ bảo mật thông tin Công ty Cổ phần Bê tông XDTM Việt Trung xây dựng dựa pháp lý sau đây: Luật Doanh nghiệp Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua kỳ họp thứ Quốc hội khoá XI ngày 29/11/2005; Nghị định số 139/2007/NĐ - CP ngày 05/9/2007 Chính phủ “Hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Luật Doanh nghiệp”; Nghị định số 102/2010/NĐ - CP ngày 01/10/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 139/2007/NĐ - CP ngày 05/9/2007 hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Luật Doanh nghiệp; Luật Phòng cháy chữa cháy Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua kỳ họp thứ Quốc hội khoá X ngày 29/6/2001; Nghị định số 58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ "Về quản lý Nguyễn Thị Linh 84 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sử dụng dấu" văn hướng dẫn có liên quan; Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ "Về quản lý sử dụng dấu"; Quy chế nội quản trị Công ty; Quy chế tổ chức máy quan hệ hành Công ty Cổ phần Bê tông XDTM Việt Trung ban hành theo Quyết định số 001.23/QĐ/TGĐ-HH ngày 09 tháng năm 2013 HĐQT; ĐIỀU - Phạm vi điều chỉnh Quy chế điều chỉnh hoạt động thuộc công tác quản lý hành chính, lưu trữ bảo mật thông tin Công ty Cổ phần Bê tông XDTM Việt Trung địa bàn TP Hà nội Công tác quản lý hành chính, lưu trữ bảo mật thông tin chi nhánh Công ty Văn phòng đại diện thành lập địa phương khác điều chỉnh theo qui định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể địa phương không trái với điều có liên quan quy chế ĐIỀU - Đối tượng điều chỉnh Đối tượng điều chỉnh qui chế bao gồm: Việc quản lý sử dụng dấu Công ty; Quản lý văn hành chính; Quản lý cháy nổ, vệ sinh môi trường Công ty; Trang phục làm việc, tác phong giao tiếp, làm việc cán bộ, công nhân viên Công ty Quản lý lưu trữ hợp đồng kinh tế; Quản lý sử dụng hệ thống thông tin điện tử; Công tác bảo mật, bảo vệ; Thư viện lưu trữ thông tin CHƯƠNG II QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TY ĐIỀU Quản lý sử dụng dấu Công ty Nguyễn Thị Linh 85 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các dấu sử dụng Công ty sau: - Dấu tròn, có nội dung: "CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG" thể pháp nhân Công ty khắc sử dụng theo qui định Bộ Công an; - Dấu vuông, tên mã số thuế Công ty; - Dấu chức danh tên cán quản lý, gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng điều hành; - Dấu xác nhận “Đã thu tiền”, “Đã toán”, “Công văn đi”, “Công văn đến” ; - Dấu giao dịch “Kính gửi”, “Kính biếu” Dấu tròn biểu pháp nhân Công ty, sử dụng đóng vào văn có chữ ký Giám đốc Công ty Các Phó Giám đốc, Trưởng phòng điều hành ký, đóng dấu Công ty vào văn thuộc phạm vi Tổng Giám đốc uỷ quyền Dấu tròn đóng trùm lên 1/3 phía bên trái chữ ký cán quyền ký văn bản; Trưởng phòng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm quản lý bảo đảm an toàn tuyệt đối sử dụng dấu qui định Pháp luật; Dấu vuông, tên Công ty Phòng Hành – Tổ chức quản lý sử dụng để đóng vào phía trên, góc bên trái văn giao dịch như: Thư trao đổi, fax nhân viên chuyên môn, Trưởng phòng điều hành trao đổi với đối tác không theo hình thức công văn; Dấu xác nhận “Đã thu tiền”, “Đã toán” Phòng Tài - Kế toán quản lý đóng vào hoá đơn, phiếu thu, toán (nếu cần thiết) Dấu xác nhận “Đã cổng” Thường trực cổng Công ty quản lý sử dụng để đóng vào phiếu xuất kho, hoá đơn khách hàng xuất trình lấy hàng hoá, vật tư, tài sản sau kiểm tra; Các dấu giao dịch khác Phòng Hành – Tổ chức quản lý sử dụng trường hợp cần thiết Trưởng phòng Hành – Tổ chức định ĐIỀU Quản lý văn hành Các văn hành phục vụ công tác quản lý Công ty bao gồm: Nguyễn Thị Linh 86 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a) Công văn đi, công văn đến; b) Các định Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty; c) Các thông báo Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc; Trưởng phòng điều hành; d) Các fax đi, fax đến; e) Thư gửi qua Email Công văn công văn Công ty gửi cho quan quản lý nhà nước đối tác, bạn hàng Trình tự lập, duyệt công văn sau: a) Phòng, ban nghiệp vụ có liên quan đến nội dung công văn có trách nhiệm dự thảo công văn; b) Trưởng phòng Hành – Tổ chức (Bộ phận Trợ lý) có trách nhiệm xem, sửa văn phạm, hình thức trao đổi lại với phòng, ban soạn thảo nội dung (nếu có); c) In trình Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc uỷ quyền) duyệt; d) Sau thảo duyệt, Phòng Hành – Tổ chức (Bộ phận trợ lý) in chính, xin chữ ký, đóng dấu điền số, ngày, tháng, năm có trách nhiệm chuyển tới nơi cần gửi; e) Ngay sau điền số công văn, phải vào sổ công văn lưu 01 (một) chính; f) Các thảo công văn duyệt phải lưu kèm công văn gửi; g) Qui định ký hiệu công văn sau: Các công văn phải có số công văn, ký hiệu năm, ký hiệu công văn, ký hiệu phận dự thảo công văn, tên Công ty trích yếu công văn Số công văn số thứ tự công văn năm ghi 03 (ba) chữ số, ký hiệu năm hai số cuối năm, ký hiệu tên Công ty qui định thống cụm từ viết tắt “VT” Ký hiệu phận phòng, ban dự thảo công văn qui định sau: - Phòng Hành – Tổ chức: HCTC - Phòng Kinh tế - Kế hoạch: KTKH - Phòng Quản lí thiết bị giới QLTBCG - Phòng Tài – Kế toán tổng hợp TCKT Ví dụ: Công văn số 005.13/CV/KT-VT, V/v: “Đề nghị toán tiền hàng” công văn đề nghị toán công nợ, số 005 năm 2013 Công ty Cổ phần Bê tông Nguyễn Thị Linh 87 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng Thương mại Việt Trung Phòng Tài - Kế toán dự thảo Công văn đến công văn quan quản lý Nhà nước đối tác, bạn hàng gửi đến Công ty Ngay sau nhận công văn gửi đến, văn thư có trách nhiệm ghi sổ công văn đến, đóng dấu “Công văn đến” vào công văn, lập “Phiếu chuyển công văn đến” gửi cho phòng, ban có liên quan; Nhận “Phiếu chuyển công văn đến”, phòng, ban, phận có liên quan phải ký nhận với văn thư giải vấn đề nêu công văn Sau tự giải đề nghị Tổng Giám đốc giải quyết, Trưởng phòng điều hành phòng, ban có liên quan phải ghi rõ: “Đã giải xong” vào “Phiếu chuyển công văn đến” trả lại cho Phòng Hành – Tổ chức lưu trữ; Các định Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị ký, định khác Công ty Giám đốc ký (hoặc Phó Giám đốc uỷ quyền ký thay) phải lập theo mẫu đính kèm qui chế Các định phải có số, ký hiệu năm, ký hiệu định, ký hiệu phận dự thảo định, tên Công ty trích yếu nội dung Số định số thứ tự định năm ghi ba chữ số, ký hiệu năm hai số cuối năm, ký hiệu định QĐ Ví dụ: Quyết định số 010.13/QĐ/TGĐ-VT, “V/v: Bổ nhiệm cán bộ” định số 10 năm 2013 Giám đốc Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Thương mại Việt Trung việc bổ nhiệm cán Quyết định số 004.13/QĐ-HĐQT/VT “V/v: Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Hội đồng quản trị” định số 004 năm 2013 Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị ký Các Thông báo Giám đốc, Phó Giám đốc, Các Trưởng phòng điều hành sử dụng nội Công ty Các Thông báo tương tự công văn Ví dụ: Thông báo số 020.02/TB/KT-VT “V/v: Thanh toán nợ tạm ứng”, Thông báo số 020.02 Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Thương mại Việt Trung Kế toán trưởng (Trưởng phòng Tài - Kế toán) ký Thông báo đóng dấu Công ty lưu trữ Phòng Hành – Tổ chức với công văn; Văn Giám đốc, Phó Giám đốc, Các Trưởng phòng điều hành trực thuộc gửi quan Nhà nước đối tác qua fax gọi chung “bản fax đi” Các fax quy định tương tự công văn đi, khác ký hiệu (chữ "CV" thay chữ "F") Ví dụ fax số 052.13/F/KT-VT, V/v: "Đề nghị toán tiền vận chuyển", fax số 52 năm 2013 Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Thương mại Việt Trung Phòng Tài - Kế toán soạn thảo Nhân viên Văn thư chịu trách nhiệm chuyển tất fax Công Nguyễn Thị Linh 88 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ty theo soạn thảo số fax nơi nhận phòng, ban gửi fax cung cấp Sau chuyển fax, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra kết ghi vào văn dòng chữ: “Đã chuyển fax hồi ngày tháng năm ” Bản fax lưu Văn thư công văn đi; Văn quan quản lý nhà nước, đối tác gửi đến Công ty gọi “bản fax đến” Các fax đến xử lý công văn đến; Văn Công ty gửi văn nơi khác gửi đến Công ty qua Email xử lý qui định fax fax đến ĐIỀU Quản lý hệ thống điện thoại Nhân viên trực điện thoại phải có thái độ lịch sự, nhã nhặn giao tiếp qua điện thoại, phải thường xuyên có mặt để tiếp nhận chuyển gọi đến Phòng, ban, phận trực thuộc Khi có điện thoại gọi đến, nhấc điện thoại lần reo thứ 2, không để chuông reo lâu Khi nhận điện thoại, người nhận phải chào người gọi đến nói rõ phận làm, họ tên cần thiết hỏi Nếu người mà người gọi muốn gặp mặt văn phòng người nhận điện thoại tự trả lời câu hỏi phải ghi lại cẩn thận thông tin có liên quan người gọi tới Các thông tin phải chuyển cho người có trách nhiệm Không cung cấp số điện thoại nhà riêng số điện thoại cá nhân người Công ty cho người thứ ba chưa đồng ý chủ nhân Khi nói chuyện công việc qua điện thoại, phải nói ngắn gọn, súc tích cố gắng giới hạn khoản thời gian 05 phút/lần ĐIỀU Quản lý, sử dụng máy vi tính máy văn phòng khác: Công ty trang bị hệ thống máy vi tính phần mềm tương ứng cho phòng chức năng, đơn vị trực thuộc Mỗi phòng có nối mạng nội tự quản lý, phải theo nguyên tắc chung sau: Người sử dụng máy vi tính phải chịu trách nhiệm sử dụng máy, phần mềm, thông tin, liệu hệ thống máy tính Người sử dụng không được: a, Truy cập bất hợp pháp, thay đổi, chép xoá thông tin, liệu máy mà cho phép người có thẩm quyền; b, Cài đặt sử dụng chương trình khác vào máy tính Công ty không đồng ý kiểm tra người có thẩm quyền; c, Để lộ sử dụng liệu cá nhân liên quan mục đích mục đích đăng ký Nguyễn Thị Linh 89 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các chương trình kiểm tra chống virus cần cập nhật thường xuyên Phải kiểm tra virus trước sử dụng đĩa mềm lạ Đối với tài liệu có yêu cầu giữ bí mật phải mã hoá có lãnh đạo người có liên quan trực tiếp có quyền biết Điều Công tác bảo vệ Công ty Tài sản Công ty văn phòng, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc, sách báo, hồ sơ tài liệu Công ty đối tác gửi đến Công ty, thông tin khách hàng đối tác Bất kỳ hệ thống nội chương tình ứng dụng, vẽ thiết kế… người lao động phát triển theo yêu cầu công việc Công ty yêu cầu khách hàng thời gian làm việc với Công ty coi tài sản chung Công ty mang quyền Công ty Trong phạm vi công việc, cán bộ, công nhân viên giao nhiệm vụ quan lý, giữ gìn cẩn thận bảo vệ tài sản chung Công ty, khách hàng, đối tác, không tự ý truyền bá, phân phát, chép cho bên thứ ba sau thời gian làm việc với Công ty Không sử dụng tài sản chung Công ty, khách hàng, đối tác, vào việc riêng mục đích công việc giao Cán bộ, công nhân viên không tự ý đưa tài sản Công ty, khách hàng, đối tác phạm vi quy định, không tự ý sửa chữa có hành vi làm thay đổi trạng tài sản mà không cho phép lãnh đạo Công ty Khi yêu cầu chuyển giao công tác, cán công nhân viên phải bàn giao đầy đủ lại cho cấp trực tiếp người lãnh đạo Công ty định Trưởng phòng Hành – Tổ chức người lãnh đạo trực tiếp phận bảo vệ, chịu trách nhiệm bảo vệ chung toàn Công ty Bộ phận bảo vệ phải biên chế đủ người với phẩm chất đạo đức tốt, trung thực thực nhiệm vụ thường trực, bảo vệ Công ty 24/24 ngày năm; Mọi trường hợp mát vật tư, tài sản Công ty, phận bảo vệ phải có trách nhiệm giải trình nguyên nhân Trường hợp không giải trình giải trình không đúng, phận bảo vệ, Trưởng phòng Hành – Tổ chức, Trưởng phòng điều hành/ Trưởng phận liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo định Giám đốc Công ty; Nguyễn Thị Linh 90 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mọi hàng hoá, vật tư, tài sản (trừ tài sản cá nhân cán bộ, nhân viên, công nhân Công ty mang theo làm) chuyển từ Công ty, đơn vị trực thuộc ngoài, nhân viên bảo vệ phải kiểm tra giấy tờ như: Phiếu xuất kho, hoá đơn; lệnh giao hàng,v.v Khi kiểm tra thực tế xác nhận số hàng chuyển với chứng từ, thường trực có trách nhiệm đóng dấu “Hàng cổng” vào chứng từ người nhận hàng Trường hợp hàng chưa khỏi cổng, người nhận hàng xuất trình chứng từ có dấu nêu trên, nhân viên bảo vệ, thường trực có trách nhiệm giữ lại hàng báo cáo cho Trưởng phòng Hành – Tổ chức, Trưởng phòng điều hành phận có liên quan để xử lý; Khi có khách đến liên hệ, giao dịch với Công ty, thường trực có trách nhiệm hướng dẫn khách vào Phòng khách Văn thư, lễ tân Công ty có trách nhiệm thông báo đến phòng, ban có liên quan gặp làm việc Trường hợp đặc biệt, khách Giám đốc, Phó Giám đốc tiếp Phòng làm việc Trong làm việc, người lao động hạn chế tối đa việc tiếp khách cá nhân Khi cần thiết phải tiếp khách nơi quy định (Phòng khách) với thời gian ngắn (không 10 phút); không làm ảnh hưởng đến công việc Công ty người xung quanh Không tiếp khách khu vực công trường thi công nơi làm việc phòng Công ty Nếu không đồng ý lãnh đạo, không để khách tiếp cận giấy tờ, tài liệu, hồ sơ Công ty ĐIỀU Trang phục người lao động Cán bộ, công nhân viên phải sử dụng đồng phục Công ty, ăn mặc gọn gàng, sẽ, lịch (quần âu, giầy tây dép có quai…) Trong thời gian có mặt Công ty (kể nghỉ ngơi), cán công nhân viên phải: - Không uống rượu, bia sử dụng chất kích thích khác; - Không đánh bài, đánh bạc, cá độ, chơi điện tử hành vi tương tự; - Không tình trạng say rượu trang phục cẩu thả; - Không gây an ninh, trật tự Công ty; - Không ăn uống làm việc (trừ trường hợp phải tiếp khách hay công việc yêu cầu); Nguyễn Thị Linh 91 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Không hút thuốc khu vực Công ty, phòng làm việc, phòng họp nơi có biển cấm Nếu phát có người vi phạm quy định có hành vi làm ảnh hưởng, gián đoạn công việc người khác, diễn trước mặt khách đến giao dịch, làm xấu hình ảnh Công ty người lao động có quyền trách nhiệm nhắc nhở, phê bình thông báo cho Phòng Hành chinh – Tổ chức ghi vào Sổ kỷ luật ĐIỀU 10 Công tác vệ sinh, môi trường Trưởng phòng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý lực lượng làm vệ sinh, bảo đảm cho khu vực làm việc Công ty luôn Trưởng phòng điều hành Phòng, ban phận có trách nhiệm bảo đảm cho khu vực đơn vị làm việc luôn sạch, đẹp Rác chất thải phải thải vào nơi qui định xử lý nghiêm túc theo qui định pháp luật ĐIỀU 11 Công tác Phòng cháy, chữa cháy Trưởng phòng Hành – Tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực kiểm tra công tác Phòng cháy, chữa cháy theo qui định pháp luật phạm vi Công ty; Theo hướng dẫn Trưởng phòng Hành – Tổ chức, Trưởng phòng điều hành chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra việc thực công tác phòng cháy, chữa cháy đơn vị mình; Khi xẩy tình trạng cháy, nổ phận Công ty, Trưởng phòng Hành – Tổ chức Trưởng phòng điều hành đơn vị có liên quan phải có mặt có phương án khắc phục, giải hậu quả; Các phận Công ty phải trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ phòng cháy, chữa cháy theo qui định pháp luật ĐIỀU 12 Quản lý phương tiện Công ty Phương tiện Công ty sử dụng vào mục đích kinh doanh, công tác Giám đốc, Phó Giám đốc, thực dự án đầu tư, giao dịch phục vụ công ty Các Trưởng phòng điều hành; Trưởng phòng Hành – Tổ chức phòng Quản lí thiết bị giới chịu Nguyễn Thị Linh 92 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách nhiệm: - Quản lý, điều động lái xe phương tiện phục vụ công tác; - Chịu trách nhiệm tổ chức bàn giao, nhận bàn giao phương tiện cho lái xe chứng kiến Trưởng phòng Hành – Tổ chức Khi bàn giao, nhận bàn giao phải xác định nguyên nhân, trách nhiệm mát, hỏng hóc (nếu có) Văn bàn giao, nhận bàn giao phải lưu trữ phòng thời gian không 03 năm - Chịu trách nhiệm quản lý giấy tờ kèm theo phương tiện quy định Đăng ký xe, Sổ kiểm định, giấy chứng nhận bảo hiểm, tem tuyến Phải thông báo trước 15 ngày trước hết hạn loại giấy tờ cho phòng ban liên quan để xử lý - Phải chịu trách nhiệm việc điều động lái xe, nhân viên phục vụ có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định lái xe, chứng nhân viên phục vụ, chứng phòng cháy chữa cháy - Trong trình phương tiện điều động có hỏng hóc tai nạn trưởng phòng có liên quan phải chủ trì xử lý vượt khả báo cáo xin ý kiến đạo cấp Lái xe phải luôn sẵn sàng chấp hành lệnh điều động có trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật, bảo dưỡng để phương tiện hoạt động tình trạng tốt Nghiêm cấm việc uống rượu, bia trước làm nhiệm vụ; Lái xe phải đảm bảo có đủ giấy tờ cần thiết theo quy định pháp luật Phải có mặt nơi đón khách trước hẹn 10 phút có mặt trước lịch điều động 30 phút để chuẩn bị phương tiện Trong trường hợp, không giao phương tiện cho người khác lái CHƯƠNG III BẢO MẬT TƯ LIỆU THÔNG TIN ĐIỀU 13 Các tài liệu mật Công ty Những tài liệu sau đóng dấu “Tuyệt mật” lưu sử dụng Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty cho phép: a) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác nghiên cứu, triển khai khoa học kỹ Nguyễn Thị Linh 93 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuật; b) Hồ sơ góp vốn c) Sổ đăng ký cổ đông; d) Hồ sơ phát hành cổ phiếu công chúng để tăng vốn; e) Báo cáo toán trình Hội đồng quản trị; f) Biên họp Hội đồng quản trị Những tài liệu sau đóng dấu “Mật” lưu sử dụng Tổng Giám đốc Công ty cho phép: a) Các hợp đồng kinh tế Công ty ký với đối tác hoạt động kinh doanh, đầu tư; b) Hồ sơ khách hàng Công ty; c) Các chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ cái, biên toán thuế hàng năm; d) Hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động cán bộ, nhân viên; e) Đăng ký kinh doanh Các cán bộ, nhân viên Công ty, dù cương vị công tác nào, tiết lộ bí mật kinh doanh Công ty, sử dụng tài liệu mật không người có thẩm quyền cho phép bị xử lý kỷ luật; Cán bộ, công nhân viên không sử dụng bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh Công ty vào mục đích không phục vụ lợi ích Công ty; Khi lãnh đạo Công ty yêu cầu cung cấp chuyển giao hồ sơ, tài liệu Công ty cho người khác phải chuyển giao đầy đủ, không tự ý chép giữ lại phần hay toàn hồ sơ, tài liệu Người vi phạm phải bồi thường thiệt hại vi phạm quy định gây thiệt hại cho công ty; Thiệt hại vi phạm trách nhiệm giữ gìn bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh coi nghiêm trọng gây mức thiệt hại vật chất từ 5.000 000 VND (năm triệu đồng Việt Nam) trở lên ĐIỀU 14 Tư liệu thông tin Công ty Phòng Hành – Tổ chức có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tư liệu cần thiết có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty, chủ yếu gồm: a) Các văn Luật, Pháp lệnh, Nghị định Chính phủ,Thông tư hướng dẫn Nguyễn Thị Linh 94 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty, sách thuế ưu đãi đầu tư; b) Các viết báo, tạp chí nước nước liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty, sách thuế ưu đãi đầu tư Hàng tuần, Phòng Hành – Tổ chức Công ty có trách nhiệm tổng hợp danh mục văn pháp qui viết theo qui định khoản 14.1 nêu báo cáo Giám đốc, Phó Giám đốc thông báo cho Các Trưởng phòng điều hành CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ĐIỀU 15 Hiệu lực thi hành Qui chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày Hội đồng quản trị Công ty thông qua, Giám đốc ký định ban hành Mọi qui định trước trái với điều khoản qui chế bị bãi bỏ Các Phó Giám đốc, Trưởng phận cán bộ, nhân viên Công ty có trách nhiệm thực nghiêm túc vị trí công tác Những vi phạm qui chế Công ty bị xử lý kỷ luật ĐIỀU 16 Tổ chức thực tổng hợp bổ sung, sửa đổi Trong trình thực hiện, cán bộ, nhân viên, công nhân Công ty phát điều khoản, qui định chưa hợp lý thực phải báo cáo văn trực tiếp trình bày với Giám đốc Công ty Những ý kiến góp ý, bổ sung phải tập hợp, nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi (nếu kiến nghị đúng) Trong qui định có liên quan qui chế chưa bổ sung, sửa đổi văn Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty, cán bộ, nhân viên, công nhân phải chấp hành./ TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Đoàn Minh Chính Nguyễn Thị Linh 95 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI I Sơ đồ Đơn vị chức soạn thảo văn (1) Kiểm tra nội dung văn Tập hợp văn trình ký Kiểm tra thể thức văn (2) (3) (4) VPHC Trình ký Ban Giám đốc Xử lý văn văn thư (5) (6) II Diễn giải qui trình Bước 1: Chuyên viên nhân viên văn thư đơn vị giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn Bước 2: Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn gốc chịu trách nhiệm nội dung văn (Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối nội dung văn bản) Bước 3: Chuyên viên nhân viên văn thư đơn vị chuyển văn trình ký đến Phòng Hành – Tổ chức Bước 4: Trưởng phòng Hành – Tổ chức kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm thể thức văn Bước 5: Văn thư trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực phụ trách Bước 6: Văn Ban Giám đốc ký chuyển phòng Hành – Tổ chức, đóng dấu, vào sổ theo dõi, lưu văn gốc (văn có chữ ký) văn lại trả đơn vị để làm thủ tục gửi văn tới đơn vị trong, công ty Nguyễn Thị Linh 96 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN I.Sơ đồ Tiếp nhận văn Xử lý văn Đăng ký văn (1) (2) (3) Gửi văn đến đơn vị, cá nhân (4) II Diễn giải qui trình Bước 1: Văn thư Phòng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm tiếp nhận phân loại văn gửi đến trình Trưởng phòng/ Giám đốc công ty Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn trước chuyển đến đơn vị, cá nhân Bước 3: Văn thư vào sổ theo dõi, lưu gốc Phòng Hành – Tổ chức Bước 4: Nhân viên Văn thư Scan văn đến Chuyển văn tới đơn vị, cá nhân theo phê duyệt trưởng phòng đường thư điện tử (E_Mail) trực tiếp Nguyễn Thị Linh 97 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C