Công tác văn thư tại công ty cổ phần bê tông xây dựng và thương mại việt trung

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục của đề tài. 3 CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung. 4 1.1.1 Chức năng: 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP xây dựng Thương mại Việt Trung. 9 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 9 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức. 9 1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 12 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 16 2.1 Một số lý luận về công tác văn thư. 16 2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 16 2.1.2 Nội dung công tác văn thư 17 2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 17 2.1.4 Vị trí của công tác Văn thư. 18 2.1.5 Ý nghĩa của công tác Văn thư. 18 2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt trung. 19 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty CP bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung về công tác văn thư, lưu trữ. 19 2.2.2 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác Văn thư tại Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung. 20 2.2.2.1 Hình thức tổ chức: 20 2.2.2.2 Cán bộ làm công tác Văn thư: 21 2.2.2.3 Điệu kiện làm việc: 22 2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 23 2.2.3.1 Các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 23 2.2.3.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá: 24 2.2.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 27 2.2.4 Quản lí và giải quyết văn bản. 30 2.2.4.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi: 30 2.2.4.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 34 2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu. 38 2.2.6 Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị: 40 2.2.6.1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ. 41 2.2.6.2 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại công ty. 41 2.2.6.3 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập tại công ty. 42 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1 Đánh giá chung. 43 3.1.1 Ưu điểm: 43 3.1.2 Hạn chế: 44 3.1.3 Nguyên nhân. 46 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 47 KẾT LUẬN 52

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

CHƯƠNG I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung 4

1.1.1 Chức năng: 4

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 6

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP xây dựng & Thương mại Việt Trung 9

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9

1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 9

1.2.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 12

CHƯƠNG II 16

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 16

2.1 Một số lý luận về công tác văn thư 16

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 16

2.1.2 Nội dung công tác văn thư 17

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 17

2.1.4 Vị trí của công tác Văn thư 18

2.1.5 Ý nghĩa của công tác Văn thư 18

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt trung 19

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty CP bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung về

công tác văn thư, lưu trữ 19

2.2.2 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác Văn thư tại Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung 20

2.2.2.1 Hình thức tổ chức: 20

2.2.2.2 Cán bộ làm công tác Văn thư: 21

2.2.2.3 Điệu kiện làm việc: 22

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 23

2.2.3.1 Các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 23

2.2.3.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá: 24

2.2.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 27

2.2.4 Quản lí và giải quyết văn bản 30

2.2.4.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi: 30

2.2.4.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 34

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 38

2.2.6 Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị: 39

2.2.6.1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ 40

2.2.6.2 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại công ty 41

2.2.6.3 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập tại công ty 42

CHƯƠNG III 43

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43

3.1 Đánh giá chung 43

3.1.1 Ưu điểm: 43

3.1.2 Hạn chế: 44

3.1.3 Nguyên nhân 46

3.2 Đề xuất, kiến nghị 47

KẾT LUẬN 52

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về quản lý hành chính, lưu trữ và bảo mật thông tin" của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và thương mại Việt Trung” 83

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký 83

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Việt Nam trên con đường hội nhập thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũngnhư thách thức đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo trong môitrường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả thì mới đáp ứng được đòi hỏi của

xã hội

Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, Văn phòng trở thành một bộ phậnquan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức nhất là đối với Doanh nghiệp.Trong đó công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vựccủa đời sống xã hội

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trong quátrình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giátrị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Do đó, khi các cơ quan, tổchức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hìnhthành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác vănthư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng vàhiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mạiViệt Trung em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập Dovậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn

thư - lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài:“ Công tác Văn thư tại công ty

cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung” làm đề tài báo cáo thực tập.

2 Mục tiêu của đề tài.

- Làm rõ hơn cơ sở lí luận cơ bản về Công tác văn thư

- Tìm hiểu và phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổphần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung.

- Thấy được ưu, nhược điểm về công tác văn thư tại cơ quan và đề xuất cácgiải pháp hoàn thiện công tác văn thư tại Công ty CP Bê tông xây dựng vàThương mại Việt Trung

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng

và Thương mại Việt Trung

Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng

và Thương mại Việt Trung bao gồm:

- Công tác văn phòng: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ củacông ty, đặc biệt là của phòng Hành chính- Tổ chức

- Công tác văn thư: Xây dựng và ban hành văn bản Quản lý và giải quyết vănbản đến Quản lý và chuyển giao văn bản đi Quản lý và sử dụng con dấu Lập hồ sơhiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn thưtại công ty, trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quảhoạt động của công tác văn thư

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Luật Doanh nghiệp số 68/2014-QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 của Quốc

hội ban hành về Luật Doanh nghiệp

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

Công tác văn thư

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về

Quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005

của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Vương Đình Quyền Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học

Quốc gia Hà Nội, 2005

- Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông Vận

tải, 2009

- Các quyết định về việc ban hành quy chế công tác Văn thư, quy chế làm việccủa công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Tổ chức công tác văn thư đã có nhiều công trình nghiên cứu như:

- Vương Đình Quyền Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học

Quốc gia Hà Nội, 2005

- PGS.TS Dương Văn Khảm Công tác Văn thư- Lưu trữ Nxb Văn hóa- Thông

tin, Hà Nội, 2006

- Min- ga- ép V.A Thiết kế tổ chức các hệ thống quản lý công tác văn thư của

cơ quan Nhà nước, Matxcova, 1971.

Như vậy, cho đến nay, có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác Văn thư,nhưng ít đề cập đến công tác Văn thư trong Doanh nghiệp

6 Phương pháp nghiên cứu.

Để phù hợp với nội dung, yêu cầu, mục đích của chuyên đề đề ra, phương phápđược thực hiện trong quá trình nghiên cứu gồm: Phương pháp duy vật biện chứng,phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích kết hợp với phương phápquan sát và hệ thống hoá

7 Bố cục của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và kết luận bài báo cáo thực tập gồm 3 chương sau:

Chương I: Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng

và Thương mại Việt Trung

Chương II: Thực trạng về tổ chức công tác Văn thư tại Công ty cổ phần Bê

tông xây dựng và Thương mại Việt Trung

Chương III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP BÊ TÔNG XÂY

DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung.

1.1.1 Chức năng:

Công ty CP Bê tông xây dựng và thương mại Việt Trung là công ty thuộc hìnhthức Cổ Phần, hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp, và các quy định hiện hành kháccủa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, và có chức năng chính sau:

- Sản xuất các sản phẩm bê tông: bê tông thương phẩm, các loại cấu kiện bêtông (cột điện, ống nước, cọc, cột, dầm, sàn…)

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng, các công trình kỹthuật hạ tầng, các khu công nghiệp và khu công nghiệp, các công trình giao thông(cầu đường, bến cảng…) các công trình thủy lợi (đê đập, kè chắn, kênh mương…)

- Tư vấn xây dựng các khu dân cư, khu đô thị, khu công nghiệp và các côngtrình kỹ thuật hạ tầng

- Xây dựng lắp đặt các trạm biến thế và đường dây tải điện

- Sản xuất, gia công, lắp đặt thiết bị và các mặt hàng cơ khí phục vụ cho kinhdoanh

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng nung và không nung, chuyển giao côngnghệ, chế tạo lắp đặt máy móc thiết bị để sản xuất vật liệu xây dựng

- Sản xuất và thi công lắp dựng kết cấu thép

- Vận tải hàng hóa bằng ô tô chuyên dụng: vận chuyển bơm bê tông

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ phục vụ nghành xây dựng

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Nhiệm vụ quyền hạn của Công ty đã được quy định trong Luật Doanh Nghiệpcủa Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 60/2005/QH10 ngày 29tháng 11 năm 2005 của Quốc hội khóa X, kỳ họp thứ 10

Nhiệm vụ:

đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

• Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chínhkhác theo quy định của pháp luật

động; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác chongười lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm

đã đăng ký hoặc công bố

báo cáo đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, tình hình tài chính của doanhnghiệp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo mẫu quy định; khi phát hiệncác thông tin đã kê khai hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịpthời sửa đổi, bổ sung các thông tin đó

• Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội,bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá và danh lamthắng cảnh

Quyền hạn:

doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh; đượcNhà nước khuyến khích, ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất,cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích.

doanh và khả năng cạnh tranh

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan ( xem phụ lục 01 )

Công ty cổ phần bê tông Xây dưng và Thương mại Việt Trung có cơ cấu tổchức gồm: Hội đồng quản trị, Giám đốc và phó giám đốc, cùng các phòng chuyênmôn và 3 cụm trạm trộn bê tông

Hội đồng quản trị:

Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định,thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Hội đồng quản trị bầu ra Chủ tịch Hộiđồng quản trị và bổ nhiệm Giám đốc, người chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hộiđồng quản trị về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Giám đốc:

- Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và

trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

- Giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệcông ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị Nếuđiều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc phải chịutrách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty

- Chịu trách nhiệm chính về công tác tổ chức, thực hiện đấu thầu chào giá phục

vụ cho sản xuất của công ty

- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc côngty

- Tổ chức phối hợp với các đơn vị trong công ty thực hiện các công việc đượcgiao

- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc công ty

Phòng Hành chính – Tổ chức:

- Hướng dẫn các đơn vị thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dàihạn và tổng hợp kết quả sản xuất - kinh doanh toàn Công ty Báo cáo tổng hợp tìnhhình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm của Công ty

- Theo dõi kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện các báo cáo

- Xây dựng kế hoạch hàng tháng, giao kế hoạch và theo dõi kế hoạch cho cácđơn vị trong công ty, điều độ sản xuất

- Kết hợp với phòng quản lí thiết bị cơ giới cân đối, bố trí phương tiện vậnchuyển sản phẩm của công ty

- Tiếp nhận quản lý vật tư, sản phẩm, văn phòng phẩm…

- Thống kê, theo dõi xuất, nhập vật tư, sản phẩm trang thiết bị của các đơn vịtrong Công ty

- Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý công tác hành chính, quản trị

- Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, giám sát, theo dõi việc thực hiện hợpđồng, xử lý các công việc phátsinh theo đúng thủ tục và các quy định hiện hành Tổchức thực hiện các thủ tục liên quan đến nhập khẩu hoặc tạm nhập tái xuất các vật tư,thiết bị mua sắm ngoài nước, tổ chức tiếp nhận, bàn giao vật tư, thiết bị đã mua sắmcho các đơn vị sử dụng

Phòng Quản lí thiết bị cơ giới:

- Tổ chức tham mưu giúp Giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác kiểmtra chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường của xe cơ giới và các thiết bị,linh kiện trong sản xuất, lắp ráp và nhập khẩu trên phạm vi cả nước

- Hướng dẫn nghiệp vụ, và các văn bản pháp lý kỹ thuật có liên quan đến xe cơ giới.

- Thẩm định thiết kế kỹ thuật xe cơ giới trong sản xuất, lắp ráp

- Được quyền ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng

- Quản lý máy móc, thiết bị trong toàn bộ công ty phục vụ sản xuất và thi côngtrên công trường

- Thực hiện những công việc khác theo sự điều hành của cấp trên

Phòng Tài chính Kế toán tổng hợp:

- Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc về tình hình tài chính và cácchiến lược về tài chính của công ty

- Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp

- Lập dự toán nguồn vốn, phân bổ, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty

- Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán

- Quản lí vốn nhằm bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu

tư của công ty có hiệu quả

- Tổng hợp, lập và nộp các báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật Cungcấp thông tin cần thiết cho cấp trên và các cơ quan chức năng;

- Những công việc khác theo sự điều hành của Giám đốc công ty

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức.

Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty CPxây dựng và Thương Mại Việt Trung Phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơquan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điềuhành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạtđộng chung của công ty

Chức năng.

- Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty có

chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tổ chức, lao động tiền lương, công

thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, y tế và chăm lo sức khỏe của người laođộng

- Tổng hợp tình hình kinh tế xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,thực hiện nghiệp vụ văn phòng

- Thực hiện công tác An toàn Lao động và Vệ sinh công nghiệp

- Thực hiện công tác hành chính, quản trị phục vụ: Đảm bảo duy trì hoạt độngthường xuyên của cơ quan, giao tiếp đối nội, đối ngoại của công ty

Nhiệm vụ.

a Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo:

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khenthưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Côngty

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với sựphát triển của Công ty trong từng giai đoạn

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự, thiết lập

cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đápứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách, chế độ,Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong toàn Công ty.

b Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty cũngnhư gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đạihội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường,giấy uỷ nhiệm của Công ty

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty

- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo địnhmức quy định

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn đềliên quan đến Công ty về mặt hành chính

c Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường:

- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn cơ

sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty (Nghiên cứuhướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )

d Về công tác quản lý tài sản:

- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu cầu,

tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõiquản lý, sửa chữa, thay thế)

- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng, sânbãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)

- Quản lý các hệ thống cấp điện, cấp nước tại các trạm trộn bê tông.

- Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công ty trựctiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)

- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy định

Phó trưởng phòng: Đoàn Minh Thúy

Nhân viên 1: Trần Thị Trang

Nhân viên 2:Nguyễn Thúy Hồng

Nhân viên 3: Nguyễn Phương Anh

A LÃNH ĐẠO

1 Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức.

Phòng Hành chính - Tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu phòng

là trưởng phòng: Ông Lại Mạnh Hùng do Giám đốc bổ nhiệm

Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ các hoạt động củaphòng Hành chính-Tổ chức, sắp xếp tổ chức bộ máy văn phòng theo quy định, chịutrách nhiệm trước lãnh đạo về toàn bộ hoạt động của văn phòng

- Đề ra chiến lược, phương hướng cũng như những quyết định cuối cùng vềcông việc của phòng

- Ký toàn bộ các chứng từ gốc được lập theo hệ thống quản lý hành chính

- Ký các báo cáo Kế hoạch quý, năm các nguồn kinh phí tại cơ quan với chứcdanh trưởng phòng

- Ký kiểm tra các văn bản tham mưu của các chuyên viên trong phòng về vấn

đề được giao trước khi trình lãnh đạo phê duyệt

- Phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Công ty tham mưu cho lãnh đạo triểnkhai các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực HC – TC

- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc, các phòng thực hiện các công việc theothẩm quyền

- Phân công cho các chuyên viên trong phòng các nhiệm vụ theo chức năngnhiệm vụ của Lãnh đạo Công ty cho phòng HC - TC

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các chuyên viên trong phòng

- Chủ trì việc đánh giá nhân sự của phòng hàng năm

- Theo dõi công tác thi đua, kỷ luật của phòng

2 Phó trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.

Phó trưởng phòng Hành chính – Tổ chức là: Bà Đoàn Minh Thúy do giám đốc

bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởngphỏng và ban lãnh đạo công ty về những việc được phân công, và giải quyết một sốcông việc khi được sự ủy nhiệm của trưởng phòng

- Tham mưu Lãnh đạo giao chỉ tiêu Kế hoạch cho Công ty

- Thực hiện các báo cáo chuyên đề thuộc lĩnh vực Hành chính – Tổ chức

- Kiểm tra chứng từ thanh toán các khoản chi thường xuyên tại công ty chứng

từ thanh toán chi các hoạt động ngành thuộc ngân sách công ty

- Lập báo cáo tài chính nguồn kinh phí, kinh phí chương trình mục tiêu tại vănphòng

- Tham mưu Trưởng phòng soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực được phân công

- Hướng dẫn, trả lời các chế độ thanh toán qua điện thoại hoặc trực tiếp tạiphòng đúng nội dung nghiệp vụ chuyên môn

- Các công việc khác liên quan đến trách nhiệm đã nêu trên theo sự phân côngcủa Trưởng phòng, Giám đốc

B NHÂN VIÊN:

Hiện tại phòng Hành chính – Tổ chức có 03 nhân viên bao gồm 1 chuyên viênhành chính,1 nhân viên văn thư, 1 nhân viên lưu trữ, đảm nhiệm nhiều công việc khácnhau của phòng Vì phòng có số lượng nhân sự còn hạn chế nên bộ phận nhân viêntrong phòng cùng một lúc phụ trách các công việc của nhiều bộ phận

Cụ thể công việc như sau:

- Kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, quyết toánkinh phí theo định kỳ hàng quý, năm của các phòng

- Tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn, các văn bản triển khai thực hiệncủa cấp trên đối với lĩnh vực hành chính.

- Đọc, kiểm tra các hồ sơ và chứng từ đề nghị thanh toán các khoản từ nguồnkinh phí ngân sáchcông ty, các khoản từ nguồn kinh phí dự án, các nguồn khác

- Lập Biên bản và Thông báo xét duyệt quyết toán nguồn ngân sách của côngty

- Tham gia xét duyệt quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc

- Lập báo cáo tình hình thực hành tiết kiệm chống lãng phí tại Cơ quan Vănphòng

- Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ

- Quản lí và sử dụng con dấu của công ty theo quy định

- Soạn thảo các văn bản pháp luật theo thẩm quyền, quản lý các văn bản đi,đến đóng dấu cơ quan

- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu đi - đến

- Ghi chép sổ sách kế toán, khoá sổ kế toán theo định kỳ

- Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc trong tuần của phòng và các đơn vịtrong công ty

- Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài chính quy định vềchế độ công tác phí, chế độ hội nghị, chế độ hỗ trợ cho cán bộ đi học, đấu thầu, mua sắmtài sản Chi trả lương và các khoản thanh toán cá nhân cho công nhân

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty xây dựng kế hoạch hợp tác, liên doanh đầu

tư trong và ngoài nước

- Các công việc khác liên quan đến trách nhiệm đã nêu trên theo sự phân côngcủa lãnh đạo phòng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN BÊ TÔNG XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG

2.1 Một số lý luận về công tác văn thư.

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức chính trị- xã hội, các tổ chức kinh tế… dùng để ghi chép và truyềnđạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mảng công tác Người taphải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký lập hồ sơ…Nhưng công việc nàyđược gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối vớicán bộ,nhân viên trong các cơ quan, tổ chức Hiện nay có một số các định nghĩa vềcông tác văn thư như sau:

+ Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờtrong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tác văn thưbao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyểngiao văn bản trong cơ quan, tổ chức

+ Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bảntrong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó Theokhuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn

Từ một số định nghĩa trên có thể đưa ra khái niệm chung về công tác văn thư

như sau: “Công tác Văn thư dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn

thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ

chức.( Vương Đình Quyền Lý luận và phương pháp công tác văn thư Nxb Đại học

Quốc gia Hà Nội, 2011.)

2.1.2 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau:

- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản.

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt và kí văn bản

+ Ban hành văn bản

- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm:

+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi

+ Tổ chức quản lí văn bản mật

+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

- Thứ ba: Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

2.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ Do đó quá trìnhthực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiềuvào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời góp phầnhoàn thành tốt công việc của cơ quan

+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, kýduyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện theođúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng

+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc phạm

vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân bản, gửi,phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật

+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liềnvới việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiệnđại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tácquản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao.Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưngphải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộcủa khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệuquả công tác văn thư

2.1.4 Vị trí của công tác Văn thư.

Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung.Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và lànội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng.Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộphận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhànước, cũng như các tổ chức khác

2.1.5 Ý nghĩa của công tác Văn thư.

Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng vàquản lí Nhà nước Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiếtyếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả

Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tácnày phát triển Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản líđối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này

sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanhchóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan.

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần bê tông xây dựng và Thương mại Việt trung.

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty CP bê tông xây dựng

và Thương mại Việt Trung về công tác văn thư, lưu trữ.

Ngay từ những năm đầu thành lập công tác văn thư của Công ty Cổ phần Bêtông xây dựng và Thương mại Việt Trung đã được chú trọng Đặc biệt là công ty đãxây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9001:2000 đã dần đưa công tác văn thư, của công ty đi vào nề nếp Qua quá trìnhthực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại phòng Hành chính- Tổ chức cho thấycán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ, Bộ Nội

vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước… ban hànhnhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể một số văn bản sau:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý và sửdụng con dấu;

- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về Công tácvăn thư;

- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng Cục Văn thưLưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và sáchnghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư là một hoạt động quản lý của bộ máy lãnh đạo, bao gồm toàn

bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản, lập và lưu

các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động của cơ quan Chính vì vậy để đảmbảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và khoa học thì công ty đã banhành bằng hệ thông các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ nhưsau:

1 Quyết định về việc ban hành quy chế Văn thư, lưu trữ của Công ty CP Bê

tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung ( phụ lục 03 )

2 Quyết định về việc ban hành quy chế quản lí hành chính, lưu trữ và bảo mật

thông tin của Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung ( phụ lục 04 )

2.2.2 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác Văn thư tại Công ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung.

2.2.2.1 Hình thức tổ chức:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nóichung Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quantrọng chiếm một phần nội dung hoạt động văn phòng, gắn liền với hoạt động của cơquan ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh doanhcủa đơn vị, là bộ phận trực tiếp quản lý và nắm bắt thông tin đi và thông tin đến đểtrình cho người có thẩm quyền giải quyết

Từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của công tyđược tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty Bộphận công tác văn thư của cơ quan trực thuộc phòng Hành chính- Tổ chức chứ không

có phòng văn thư riêng Để đảm bảo Văn thư cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ,đảm bảo tính chính xác, kịp thời, hiệu quả phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấp trên.Công ty tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, tất cả các văn bản đến đều được tiếpnhận và tập trung tại bộ phận văn thư để đăng kí chuyển giao và giải quyết Toàn bộvăn bản đi đều được đăng kí phát hành tại Văn thư cơ công ty

Nhìn chung hình thức văn thư tập chung ở phòng Hành chính – Tổ chức Công

ty CP Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung là hợp lý cho phép giảm bớt chiphí cho việc thực hiện các văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tácvăn thư vào trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho việc định mức hoá, chuyênmôn hoá đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ

2.2.2.2 Cán bộ làm công tác Văn thư:

Hiện nay, phòng Hành chính- Tổ chức có 1 cán bộ làm công tác văn thư Cán

bộ văn thư được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và có trình độ đại học nênthực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Lại được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đểnâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tại chức do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước tổ chức

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:

- Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ từ cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến

- Chuyển văn bản, giấy tờ do công ty phát hành

- Soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính- Tổchức

- Nhận thông báo từ ban Giám đốc sau đó phổ biến lại cho các phòng ban, đơn

2.2.2.3 Điệu kiện làm việc:

Phòng Hành chính– Tổ chức nơi có bộ phận Văn thư của công ty là 1 phòngkhép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như:Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, máy tính, điều hòa, tủ đựng tài liệu, hồ sơ, máy in,máy scan Không gian làm việc yên tĩnh tập trung cho cán bộ Văn thư, không gây ảnhhưởng cho người khác, đảm bảo tính kín đáo bí mật cũng như hiệu quả công việc củacông tác Văn thư

Hệ thống cơ sở vật chất của phòng gồm có:

Các tủ đựng hồ sơ tài liệu được đặt sát tường sau các bàn làm việc Hầu hết các

tủ này đều phục vụ cho công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ

Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn thư

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theochức năng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên

kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty Nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền banhành, bảo đảm đúng thể thức qui định Nội dung văn bản có chất lượng tốt

2.2.3.1 Các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Công ty CP Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung luôn chú trọng tớiviệc xây dựng và ban hành văn bản của cơ quan phù hợp với thẩm quyền ban hànhcác văn bản đúng với quy định để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan đượcthông suốt và hiệu quả

Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khối lượngtương đối nhiều Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nêncông ty được ban hành các loại văn bản như:

Thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờtrình, hợp đồng, công văn, quy chế, quy định, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấymời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, thư gửi khách hàng, hợp đồngkinh tế, hợp đồng lao động, điều lệ công ty

Qua khảo sát thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty CP

Bê tông Xây dựng và Thương mại Việt Trung cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các

nhiệm vụ được giao Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được thựchiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bàn hành chính Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

2.2.3.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chất lượngvăn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc của cơ quan quản lý.Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng vàkhoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt

kỹ thuật trình bày của văn bản Các bước trong quy trình soạn thảo của cơ quan cụ thểnhư sau:

Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì

Giám đốc sẽ chỉ định cho một phòng /cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo;hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì phòng tiếnhành rà soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên quan đến các vấn đềcần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại các quy địnhtrước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy địnhmới để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quyđịnh, khả thi Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thôngtin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo phòng thông qua mớitiến hành xây dựng dự thảo

Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và

thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo tiến hành

dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế,

thông báo, quy trình, ) và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nộidung văn bản.

Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng xem xét, điều chỉnh nộidung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến

Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng xem xét, điều chỉnh nội dung,hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng kýchuyển các phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý và ngàychuyển trả lời góp ý)

Bước 3: Lãnh đạo phòng được chuyển góp ý phải phân công người nghiên cứu,

góp ý toàn bộ nội dung văn bản cần góp ý; trong đó chú trọng các nội dung thuộc lĩnhvực chuyên môn đơn vị phụ trách Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sunghoặc loại bỏ), nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn của cụm từ, đoạn văn chođúng hơn Trường hợp phát hiện được những bất cập mà không thuộc phạm vi chuyênmôn của phòng thì gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến của phòngchuyên môn hoặc nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp Trường hợp phòng thốngnhất với dự thảo thì phải xác nhận thống nhất với dự thảo vào phiếu chuyển vàchuyển trả phòng dự thảo đúng ngày quy định

Phòng soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chuyên môn của các phòng có liênquan đến nội dung dự thảo Sau khi Giám đốc ký ban hành đưa vào áp dụng, nếu vănbản quản lý vướng mắc, sai quy định thì người soạn thảo và lãnh đạo phòng đó chịuhoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc

Sau khi tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý của các phòng (kể cả không góp ý), phòngsoạn thảo phải thống kê thông tin góp ý, nếu một nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp

ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo

Đối với các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách mà phòng soạn thảokhông đưa vào dự thảo thì phải chú thích cụ thể lý do không đưa vào dự thảo trong

Bảng thống kê thông tin góp ý.

Bước 4: Sau khi hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn bản quản lý theo ý kiến

góp ý, phòng dự thảo chuyển bảng dự thảo và Bảng thống kê thông tin góp ý về Vănphòng để soát xét lần cuối, tham mưu Giám đốc ban hành

Đối với văn bản thông thường: lãnh đạo phòng soát nội dung, thể thức văn bản(nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực) Nếu cần phải hoànchỉnh lại chuyển trả bước 1, nếu đồng ý dự thảo ký nháy

Đối với văn bản quản lý: Văn phòng nhận được dự thảo trình ký của phòng dựthảo phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp ý, soát xét

bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp (bốcục, hình thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi mà phòng dự thảo chưa đưa vào

dự thảo) thì phải trả lời cho phòng dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa lần cuốicùng trước khi trình ký (trả về bước 3) Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưuGiám đốc quyết định ban hành hoặc phê duyệt

Bước 5: Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng các phòng căn cứ thẩm quyền

ký văn bản để xem xét, ký ban hành hoặc phê duyệt văn bản Nếu nhận thấy văn bảnchưa đúng quy định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng

dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình ký lại

Bước 6: Sau khi Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng các phòng phê duyệt

văn bản và cho phép ban hành thì báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn bản

Bước 7: Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số lượng

cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có)

Bước 8: Văn bản các phòng căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn

bản và phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận đều phải được ký nhận vào sổ).Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy đủ các bước theo quy định soạn

thảo và ban hành văn bản,quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan Việc hoàn chỉnh cácbước trong soạn thảo văn bản là rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thì cán

bộ văn phòng (cán bộ soạn thảo) không bỏ qua bước nào Vì vậy việc hoàn thành bảnthảo cũng ít sai sót và đem lại hiệu quả công việc cao Hầu hết văn bản soạn thảoxong đều chuyển cho giám đốc kiểm tra trước khi đóng dấu

2.2.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang

văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và cácchi tiết trình bày khác

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo phù hợp và truyền tảiđược nội dung văn bản

- Về thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành đầy đủ 9 thành phần thể

thức bắt buộc theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bàn hành chính:

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, kí hiệu văn bản

4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Thể thức đề ký

8 Chữ ký của người có thẩm quyền

9 Nơi nhận

9a Văn bản có tên loại.

9b Công văn

Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định theo Thông tư số01/2011/TT-BNV có bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, sốfax

- Về kỹ thuật trình bày

Ngoài việc trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Công tycòn có văn bản Quy định trình bày văn bản của Công ty Cổ phần bê tông xây dựng vàthương mại Việt Trung Nội dung Quy định dựa trên Thông tư ,việc ban hành văn bảnriêng cho cơ quan rất phù hợp với quy định cũng như tạo điều kiện thuận lợi và nângcao kỹ thuật trình bày văn bản cho cán bộ soạn thảo một cách nhanh chóng, chính xác

và đầy đủ

Các văn bản đều thể hiện được bố cục văn bản, tương đối rõ ràng, giúp ngườitiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thông tin hơn Văn vản trình bày có sự phù hợp giữa cơquan ban hành với thẩm quyền, chức vụ của người ký và dấu của cơ quan

Bên cạnh những điểm đã đạt được trong công tác soạn thảo văn bản vẫn cònnhững tồn tại cần được khắc phục, hoàn thiện về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản.Qua khảo sát các văn bản hành chính còn mắc một số lỗi như sau:

1 Quốc hiệu: theo quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng thứ 2 “Độc lập –

Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu

chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa với dòng thứ nhất, chữ cái đầu của các cụm từ

được viết hoa, giũa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ,phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài dòng chữ Tuy nhiên dưới dòng tiêu ngữ một sốvăn bản của công ty thay bằng đường kẻ ngang nét liền là đường kẻ ngang nét đứt cụthể như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2 Số, ký hiệu của văn bản: Đối với công văn , là loại văn bản không có tên loạitheo quy định khi trình bày theo mẫu: Số: …/tên cơ quan ban hành – tên đơn vị soạnthảo nhưng hầu hết các công văn ở công văn ở công ty được trình bày giống các vănbản có tên loại khác vụ thể như sau:

Họ tên của người ký cũng được trình bày bằng các kiểu chữ khác nhau, lúcbằng chữ in thường, cỡ chữ 13 kiểu chữ nghiêng, lúc lại bằng chữ in hoa

Ví dụ:

LẠI MẠNH HÙNG

Những lỗi sai trên đây đã làm cho văn bản không chỉ chưa thể hiện đúng về mặtthể thức và kỹ thuật trình bày, làm mất tính thẩm mỹ mà còn làm ảnh hưởng không tốtđến hiệu quả quản lí của công ty.

2.2.4 Quản lí và giải quyết văn bản.

Bảng thống kê số lượng các văn bản của công ty Cổ phần bê tông xây dựng

và Thương mại Việt Trung từ 2013- 2015:

Từ bảng thống kê số lượng văn bản trên có thể thấy số lượng văn bản của công

ty rất nhiều và tăng dần theo từng năm Theo đó quy mô hoạt động của công ty cũngngày càng phát triển đòi hỏi cán bộ làm văn thư thực hiện tốt công tác quản lý giảiquyết các văn bản đi – đến

2.2.4.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi:

* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (phụ lục 05)

- Để thuận tiện cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệuquả thì tại công ty cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung văn bản củaphòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đó tự soạn thảo, sau khi soạn thảo xong đều đãchuyển lên cho nhân viên văn thư để nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt.Nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòngHành chính – Tổ chức

* Văn bản đi được quản lý như sau:

- Trình văn bản đi: Các văn bản đi của công ty thông thường được giao cho cácchuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn soạn thảo, sau khi văn bản đượcthủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký trước khi ban hành soạn thảo và chuẩn bị in ấn song

và trình ký cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký trước khiban hành văn bản

- Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng văn bản:

Nhằm cụ thể tra tìm, rà soát lại lần cuối cùng tất cả các yếu tố thể thức văn bảntheo quy định hiện hành, những văn bản không đủ thể thức được bổ sung trước khichuyển giao Đây là khâu cuối cùng do cán bộ văn thư thực hiện trước khi ghi số, ghingày tháng vào văn bản

Sau khi kiểm tra nhân viên văn thư tiến hành ghi số, ngày, tháng văn bản Mỗivăn bản được ghi một số và một ngày nhất định Số được đánh liên tục từ số 01 ngày

01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm, (ghi số của văn bản từ 1đến 9 ngày của văn bản dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm 0 đằng trước tránh trườnghợp thêm bớt có thể xảy ra) Ngày tháng văn bản là ngày văn bản được bắt đầu banhành và có giá trị pháp lý

- Đóng dấu:

Sau khi xem xét thể thức văn bản, ghi số, ghi ngày, tháng thì tiến hành việcđóng dấu văn bản và thể hiện tính chân thực của văn bản đã có chữ ký hợp lệ tức làchữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền, khôngđược phép đóng dấu lên giấy trắng ( dấu khống chỉ)

Dấu chức danh dùng trong việc đóng dấu văn bản tại Công ty CP Bê tông Xâydựng và Thương mại Việt Trung :

CHỦ TỊCH HĐQT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

Đoàn Minh Chính Khuất Đình Trung Nguyễn Minh Tuấn

- Đăng ký văn bản đi:

Đây là công việc phải làm trước khi chuyển giao văn bản cho đối tượng liênquan theo nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đều phải đăng ký văn bản vào sổ theodõi đúng quy định của nhà nước, và theo mẫu in sẵn của nhà nước rõ ràng và đầy đủcác cột mục như quy định Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản củacông ty ban hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất

cả các loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ: 1 sổ đăng kývăn bản đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký văn bản đi của Công ty với các cơ quan bênngoài Việc vào sổ đăng ký văn bản đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của CụcLưu trữ Nhà nước.

Việc đăng ký văn bản nhằm mục đích quản lý thống nhất chặt chẽ tất cả cácvăn bản đi của cơ quan và giúp cho việc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, hiệuquả khi cần thiết

Nguyên tắc của việc đăng ký văn bản vào sổ là phải đăng ký đầy đủ các thôngtin cuả văn bản vào sổ, quá trình đăng ký văn bản không được viết cột lọ trèo cột kia,không tẩy xoá, không đăng ký văn bản bằng bút chì

Số thứ tự văn bản cũng được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày

31 tháng 12 hàng năm

+ Bìa sổ đăng kí văn bản đi :

Nội dung của sổ đăng kí văn bản đi của công ty như sau:

CÔNG TY CP BÊ TÔNG XD&TM VIỆT TRUNG

SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Giám đốc

Các phòng ban.

- Chuyển giao văn bản đi: Các văn bản đi được lưu tại bộ phận văn thư 01 bản

và 01 bản lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo

Khi chuyển giao văn bản đi phải đăng kí vào sổ chuyển giao Các văn bảnchuyển giao nội bộ công ty sử dụng sổ đăng kí đồng thời làm sổ chuyển giao nội bộ,khi chuyển giao yêu cầu các đơn vị, người nhận kí nhận vào cột người ký

Văn bản đi của công ty cổ phần bê tông xây dựng và thương mại Việt Trungđược gửi đi bằng nhiều phương thức:

+ Thứ nhất: Văn bản đi được gửi qua đường bưu điện

+ Thứ hai: Chuyển văn bản trực tiếp đến các cơ quan tổ chức trên cùng địa bànlãnh thổ

Văn bản gửi ra ngoài được bao gói trong bì in sẳn theo mẫu của công ty Bìđược làm bằng giấy trắng, dai và bền

Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích thước

bì phù hợp Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len bì và địachỉ nơi nhận rõ ràng

Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng dấu chỉmức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải ít nhất có 03 bản chính, 01 bản gửi đi, 01bản lưu tại văn thư và 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo trong hồ sơ công việc Văn bản

đi lưu tại văn thư Công ty, đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổđăng ký văn bản đi.

2.2.4.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:

Là một công ty có quy mô vừa nên số lượng văn bản hàng năm mà bộ phận vănthư tiếp nhận được chủ yếu là công văn, chỉ thị, quyết định, thông báo của cơ quanthuế, công ty kiểm toán, các ngân hàng …Các hợp đồng kinh tế, đơn chào hàng, cáchoá đơn yêu cầu thanh toán chi phí điện thoại, hoá đơn thanh toán tiền nước, điện …

- Mọi văn bản giấy tờ gửi đến công ty do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhânviên nơi gửi mang đến đều đã đưa qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lívăn bản theo đúng trình tự các bước

- Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình lênban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính- Tổ chức xem xét và cho ý kiến trướckhi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết Những văn bản đã có ý kiếnphê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người có tráchnhiệm giải quyết

- Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các phòngban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong công ty đều có kí nhận, trong đóbao gồm người nhận là Giám đốc

Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản đến của nhân viên văn thư tại công ty

Cổ phần Bê tông xây dựng và Thương mại Việt Trung:

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: ( phụ lục 06 )

- Tiếp nhận văn bản đến: Văn bản đến từ nguồn nào đều phải được tiếp nhận,

đăng kí tập trung tại bộ phận văn thư công ty Các văn bản đến không được đăng kítại văn thư, các đơn vị, cá nhân sẽ không có trách nhiệm giải quyết ( trừ các sách, báo,

tư liệu tham khảo)

- Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến,ngày đến: Để tránh

tình trạng nhầm địa chỉ, đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn bản và phát hiện kịpthời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông tin của văn bản bên trongphong bì Công ty quy định các văn bản gửi đến công ty cho các cá nhân, văn bản mậtthì cán vộ văn thư không được bóc bì còn lại là các loại văn bản văn thư có quyền bóc

bì văn bản, ưu tiên bóc bì các loại văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc

Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

- Mọi văn bản gửi đến cho công ty đã được nhân viên văn thư đóng dấu đến lênvăn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngàytháng đến công ty

* Mẫu dấu đến của công ty

- Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản

CÔNG CP BÊ TÔNG XD & TM VIỆT TRUNG

ĐẾN

- Số ………

- Ngày …………

Chuyển:………

Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lac, mất mátvăn bản, tiếp kiệm được thời gian góp phần vào quá trình quản lí và giải quyết vănbản.

- Đăng kí văn bản đến: Để tiến hành đăng kí văn bản đến một cách chặt chẽ

và tra tìm một cách thuận tiện, văn bản đến được đăng kí vào sổ Đăng kí văn bản đến.Dấu đến được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần tríchyếu nội dung ( đối với văn bản có tên loại ) và đóng vào khoảng trống phía dưới số và

kí hiệu văn bản (đối với văn bản không có tên loại) Hoặc đóng dấu đến vào khoảngtrống phía dưới phần địa danh, ngày, tháng, năm của văn bản Sau khi đóng dấu đếnvăn bản sẽ được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW

CÔNG TY CP BÊ TÔNG XD & TM VIỆT TRUNG

Đơn vị hoặc

Ghi chú

016

06 Công ty

TNHH Tiến Hùng

12/TB-TH 1/3/2016 Thông báo só

lượng mặt hàng xi măng

lô số 3

Phòng kế toán

- Trình văn bản đến: Tất cả các văn bản đến sau khi đăng kí, tùy theo chế độ

công tác văn thư tại cơ quan, cán bộ văn thư phải trình ngay cho trưởng phòng hoặccho Giám đốc nghiên cứu

- Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đảo của thủ

trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có tráchnhiệm xử lí giải quyết, người nhận phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu hay sổ chuyểngiao văn bản đến

*Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến:

- Theo dõi giải quyết văn bản đến: Theo quyết định số 156/QĐ-TGĐ ngày 18

tháng 5 năm 2007 của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần bê tông Xây dựng và thươngmại Việt Trung thì tất cả các văn bản đến đều phải giải quyết trong ngày hoặc chậmnhất là buổi sáng ngày hôm sau Như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến củacông ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công

ty Tránh được việc công văn, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời

hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc các đơn

vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn bản Xử lícác thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết, điều chỉnhkịp thời Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

- Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty lấy ýkiến chỉ đạo, giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ vào ý kiến đó để tiến hành sao gửicho các bộ phận, cá nhân và phòng, ban có liên quan để thực hiện Sau khi văn bảnđến đã được chuyển đến các cá nhân đơn vị thì cán bộ văn thư tiếp tục theo dỗithường xuyên để xử lí thông tin và báo cáo cho lãnh đạo các phòng hoặc Giám đốccông ty để có biện pháp xử lí kịp thời

Việc quản lý văn bản đến cũng được thực hiện tốt, văn bản đến, sau khi tiếpnhận, phân loại, được chuyển giao nhanh chóng phục vụ cho công tác giải quyết vănbản đến kịp thời, nhanh chóng, chính xác Việc giải quyết các văn bản của công tyđược cán bộ văn phòng thực hiện rất nghiêm túc đầy đủ các bước theo quy định

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu.

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội,các lực lượng vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản,thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức và côngdân Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này, ngày 24 tháng 8 năm 2001 Chính Phủ

đã ban hành Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu Trên cơ sở Nghị định này ngày

16 tháng 5 năm 2001 Giám đốc công ty cổ phần bê tông xây dựng và Thương mạiViệt Trung đã ký Quyết định số 18/QĐ-VT ngày 09 tháng 5 năm 2010 ban hành Quychế về quản lý hành chính, lưu trữ và bảo mật thông tin, trong đó quy định về việcquản lý và xử dụng con dấu của công ty

Mẫu dấu của công ty Cổ phần bê tông xây dựng và thương mại Việt Trung: