Công tác văn thư tại huyện ủy vũ thư

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 1 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Bố cục của đề tài 2 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 5 1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Vũ Thư. 5 1.2 Vài nét về cơ quan Huyện ủy Vũ Thư 5 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Huyện ủy. 6 1.3.1 Chức năng 6 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.3.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan. 7 II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Vũ Thư 10 2.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 10 2.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan. 14 2.2.5 Công tác tổ chức Hội nghị của Huyện ủy Vũ Thư 14 2.2.6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác 15 2.2.7 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 15 2.2.8 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng của cơ quan. 15 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 17 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 2.1 Khái niệm 17 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 17 2.3 Soạn thảo văn bản. 18 2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 18 2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Huyện ủy Vũ Thư 18 2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 18 2.3.4 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây 19 2.3.5 Nhận xét về nội dung của văn bản. 20 2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 22 2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đi 22 2.4.2 Quản lý, giải quyết văn bản đến. 23 2.5 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu. 24 2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 25 PHẦN III. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 27 3.1 Đánh giá chung. 27 3.3.1 Ưu điểm. 27 3.3.2 Nhược điểm 28 3.3.3 Nguyên nhân 28 3.2 Đề xuất, kiến nghị. 29 3.2.1 Về phía cơ quan thực tập. 29 3.2.2 Về phía Nhà trường 30 PHẦN IV. KẾT LUẬN 32 PHẦN PHỤ LỤC 34

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 1

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 2

LỜI CẢM ƠN 3

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập .5

1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Vũ Thư 5

1.2 Vài nét về cơ quan Huyện ủy Vũ Thư 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Huyện ủy 6

1.3.1 Chức năng 6

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan 7

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 7

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Vũ Thư 10

2.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 10

2.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan 14

2.2.5 Công tác tổ chức Hội nghị của Huyện ủy Vũ Thư 14

2.2.6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác 15

2.2.7 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo 15

2.2.8 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng của cơ quan 15

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 17

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 17

2.1 Khái niệm 17

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 17

2.3 Soạn thảo văn bản 18

2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Huyện ủy Vũ Thư 18

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18

2.3.4 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong 5 năm trở lại đây 19

2.3.5 Nhận xét về nội dung của văn bản 20

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến 22

2.4.1 Quản lý giải quyết văn bản đi 22

2.4.2 Quản lý, giải quyết văn bản đến 23

2.5 Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu 24

2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 25

PHẦN III ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 27

3.1 Đánh giá chung 27

3.3.1 Ưu điểm 27

3.3.2 Nhược điểm 28

3.3.3 Nguyên nhân 28

3.2 Đề xuất, kiến nghị 29

3.2.1 Về phía cơ quan thực tập 29

3.2.2 Về phía Nhà trường 30

PHẦN IV KẾT LUẬN 32

PHẦN PHỤ LỤC 34

LỜI NÓI ĐẦU

Hành chính nhà nước là một trong những vấn đề được dư luận và ngườidân quan tâm nhất hiện nay Và cũng là ngành học được các bạn trẻ chú ýtrong thời gian 5 năm trở lại đây

1 Lý do chọn đề tài.

Trong chương trình đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Sinhviên Quản trị Văn phòng năm thứ 4 sau khi học xong lý luận tại trường được

bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường và ngoài cơ quan

Tôi được đi thực tập thực tế tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư.Là cơ quanhoạt động vè Chính trị Tôi muốn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động, cơ cấu

tổ chức của các tổ chính trị xã hội đặc biệt là bên Đảng nên tôi đã chọn cơquan Huyện ủy Vũ Thư là cơ quan thực tập

2 Mục tiêu của đề tài.

Với việc đi thực tập tại Huyện ủy tôi thực hiện 2 mục tiêu chính:

- Khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơquan huyện ủy Vũ Thư và khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

- Đi sâu khảo sát về chuyên đề: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thưcủa cơ quan: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi- đến, quản lý condấu và công tác lập hồ sơ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức công tác văn thư của cơ quan

- Phạm vi nghiên cứu: công tác tổ chức và điều hành hoạt động của cơquan huyện ủy Vũ Thư

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

Giáo trình Quản trị văn phòng

Giáo trình Văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của vănphòng trung ương hướng dẫn về thể thức và cách trình bày văn bản của Đảng

Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam

Luật số 17.

Giáo trình Nghi thức nhà nước – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giáo trình Văn hóa công sở

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của các khóa trước

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo rất nhiều thế hệ sinh viên từtrung cấp đến Đại học Và có rất nhiều khóa đi thực tập tại các cơ quan ngoàitrường: UBND Quận Tây Hồ, Viện hàn lâm và khoa học, Bộ khoa học vàcông nghệ, Huyện ủy… Có những bài báo cáo được hội đồng đánh giá rấtcao và hiện tại tôi đang kế thừa các bài báo cáo được tham khảo để phát triểnhơn về nội dung… Ngoài ra còn có các cuốn tạp chí: tạp chí văn thư lưu trữ,tạp chí Nội vụ,…

6 Phương pháp nghiên cứu.

Quản trị văn phòng là một đề tài rất rộng nó còn bao hàm tất cả các lĩnhvực về hành chính nhà nước và có rất nhiều tài liệu viết về đề tài này Sửdụng các phương pháp: phỏng vấn, quan sát, thống kê, so sánh, phân tích,tổng hợp,…

7 Bố cục của đề tài

Bố cục của bài báo cáo gồm có 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Phần II: Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư Phần III: Kết luận và để xuất kiến nghị.

LỜI CẢM ƠN

Sinh viên Đại học Quản trị Văn phòng năm thứ tư sau khi học xong lýluận ở trường được bố trí, sắp xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trong trường vàngoài cơ quan.Quá trình thực tập sẽ giúp cán bộ văn phòng trong tương laicủng cố kiến thức về nghiệp vụ đã học và vận dụng có hiệu quả kiến thực vàthực tiễn công việc Và cũng là cơ hội giúp Sinh viên làm quen với môitrường và tác phong làm việc của một công chức Nhà nước

Tôi được đi thực tập thực tế tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư với thời gian

từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 3 năm 2016.Dưới sự hướngdẫn của thầy cô trong khoa, cô giáo chủ nhiệm cùng với sự giúp đỡ tận tình củachú Bùi Duy Xuyên- Cán bộ lưu trữ kiêm cơ yếu thông tin và chị Nguyễn ThịVân Anh- cán bộ văn thư Ngoài ra cho tôi cảm ơn tới tất cả các cô chú và anhchị hiện đang công tác tại nơi thực tập đã cùng tôi làm việc và hướng dẫn cácnghiệp vụ chuyên môn.Tôi đã được tiếp cận thực tế với một môi trường làmviệc của cơ quan Nhà nước và đã hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp của mình

Quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộhướng dẫn các nghiệp vụ tại văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giaotiếp nơi công sở của cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều- đó là kết quả lớnnhất mà tôi đã đạt được

Bài Báo cáo thực tập này là kết quả của sự rèn luyện và nỗ lực khá lớncủa tôi, thể hiện bước trưởng thành sau 4 năm học tập và rèn luyện tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù đã nhận thức được tầm quan trọng trong lĩnhvực chuyên môn và nghiệp vụ của mình và cố gắng hết sức trong quá trìnhthực tập tại cơ quan Huyện ủy Vũ Thư Với điều kiện thời gian thực tập là 2tháng tuy không phải là thời gian dài để hiểu hết về lĩnh vực sau này mình ratrường phải làm và cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.Qua bài báo cáo tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy, cô phụ tráchchuyên ngành cùng các cán bộ trong Văn phòng Huyện ủy Vũ Thư để bài báocáo của tôi hoàn chỉnh và đầy đủ hơn Và giúp tôi hoàn thiện hơn nữa về kiến

thức chuyên môn và nghiệp vụ để tôi có nền tảng và cơ sở vững chắc cùngnhững kinh nghiệm quý báu để phục vụ công tác sau này được thuận lợi hơn.

Một lần nữa cho tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn cùngđội ngũ thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng, cán bộ hướng dẫn tại Vănphòng Huyện ủy cơ quan Huyện ủy Vũ Thư đã tạo điều kiện giúp đỡ đẻ tôihoàn thành tốt bài báo cáo này

Xin chân thành cảm ơn

Vũ Thư, ngày 25 tháng 1 năm 2016

Sinh viên

PHẠM THỊ HƯƠNG

PHẦN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.

1.1 Vài nét về đặc điểm, điều kiện tự nhiên huyện Vũ Thư.

Huyện Vũ Thư nằm phía Tây Nam của tỉnh Thái Bình với diện tích tựnhiên khoảng 194,6 km, dân số khoảng 229,245 người(năm 2007), chỉ có dântộc Kinh sinh sống trên địa bàn 30 xã, thị trấn

Là huyện thuần nông có lực lượng lao động dồi dào cộng với vị trí địa

lý thuận lợi nằm giữa hai vùng kinh tế phát triền Thành phố Thái Bình vàThành phố Nam Định.Vũ Thư đang phát triển theo hường Nông- Công nghiệpkết hợp

Hiện nay trên toàn huyện có 30 xã, thị trấn: Thị trấn Vũ Thư, Tân Lập,Bách Thuận, Tự Tân, Tam Quang, Dũng Nghĩa, Việt Hùng, Đồng Thanh,Hồng Lý, Vũ Đoài, Vũ Vân, Hiệp Hòa, Minh Lãng, Song Lãng, Vũ Vinh,Song An, Trung An, Vũ Tiến, Duy Nhất, Tân hòa, Tân phong, Minh Khai,Minh Quang, Vũ Hội, Hòa Bình, Xuân Hòa, Hồng Phong, Việt Thuận,Nguyên Xá, Phúc Thành

Di tích lịch sử nổi tiếng: Chùa Keo- Duy Nhất

1.2 Vài nét về cơ quan Huyện ủy Vũ Thư

Cơ quan Huyện ủy Vũ Thư được ra đời gắn liền với sự ra đời của Đảng

bộ Huyện Vũ Thư Trải qua gần 80 năm xây dựng và trưởng thành cơ quanHuyện ủy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tham mưu cho cấp ủy lãnhđạo toàn đảng, toàn dân huyện nhà từng bước vượt qua khó khăn giành đượcnhững thành tựu quan trọng Đảng lãnh đạo nhân dân kháng chiến chốngPháp và chống Mỹ đi đến thắng lợi Trong công cuộc đổi mới đất nước cũngnhư trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng bộ huyện

Vũ Thư tiếp tục viết lên nghững trang sử hào hùng, làm tròn sứ mệnh cao cả

để xây dựng và bảo vê quê hương đất nước

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Huyện ủy.

Cơ quan Huyện ủy làm việc theo quy định của Điều lệ Đảng cộng sảnViệt Nam và các quy định của pháp luật, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp

của Thường trực Huyện ủy.

1.3.1 Chức năng

Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳĐại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệthông chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp

Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dântrong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng,pháp luật của Nhà nước; các chỉ thị, ngị quyết của trung ương

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Huyện uỷ Vũ Thư có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau:

 Huyện uỷ Vũ Thư phải thực hiện các Nghị quyết , Chỉ thị của tổchức cấp trên và các điều quy định tại chương IV Điều lệ ĐCSVN đối với cơquan lãnh đạo của Đảng ở địa phương

 Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh

tế xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm từ đó đềxuất với Tỉnh uỷ và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ xung, điềuchỉnh

 Sửa đổi bổ xung trong chủ trương đường lối chính sách

 Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theoquy định của Đảng

 Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành vàQuyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộcĐảng bộ Huyện

 Lãnh đạo về công tác cán bộ

 Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảng

bộ Huyện tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vàohàng ngũ của Đảng.

 Ngoài ra Huyện uỷ Vũ Thư còn thực hiện các nhiện vụ khác do cơquan cấp trên giao cho

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan.

Kèm theo phụ lục số 1

Bao gồm: Thường trực Huyện ủy và các ban xây dựng Đảng:

1 Ban Tuyên giáo

2 Ban Dân Vận

3 Ban Tổ chức

4 Ủy Ban Kiểm tra

5 Văn phòng

6 Trung tâm Bồi dưỡng chính trị

- Bí thư Huyện ủy: Là người có quyền quyết định cao nhất trên cơ sở ýkiến của tập thể, là người chủ trù các công việc của Ban Chấp hành vàThường vụ Huyện ủy, quán xuyến các nhiệm vuh trọng tâm về công tácĐảng, kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, an ning quốc phòng

- Bí thư là chủ tài khoản,ủy quyền cho Phó bí thư Thường trực điềuhành Văn phòng làm chủ tài khoản ủy quyền của cơ quan chịu trách nhiệmtham mưu cho thường trực Huyện ủy, Thủ trường cơ quan về công tác quản lýhành chính

Do diện tích và đặc thù cũng như tính chất công việc của cơ quan nênTrung tâm Bồi dưỡng chính trị được chuyển sang một 1 khu khác cách Cơquan Huyện ủy khoảng 500m gần trường THCS Thị trấn Vũ Thư

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

Khái niệm:

Văn phòng Huyện ủy là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực

Huyện ủy, thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điềuhành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng

a Chức năng của văn phòng.

- Chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc huyện ủy mà trực tiếpthường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực huyện ủy trong tổ chức, điềuhành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu,giúp việc huyện ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạocủa huyện ủy

- Chức năng Hành chính quản trị: Cung ứng những điều kiện về cơ sởvật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của Huyện ủy nhằm đạt được mụctiêu đề ra hoàn thành dnhieemj vụ đạt hiệu quả cao mà cơ quan Nhà nướcquản lý cấp trên giao cho

b Nhiệm vụ của văn phòng.

- Nghiên cứu, đề xuất

+ Chương trình công tác của huyện ủy

+ Sơ kết tổng kết công tác văn phòng huyện ủy

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát.

+ Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng,côngtác tài chinh và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảngtrực thuộc huyện ủy

+ Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ

thẩm quyền ban hành và thể thức vưn bản.

+ Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án,văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội, nội chính khi được Thường trực, BanThường vụ huyện ủy giao trước khi trình huyện ủy, Ban Thường vụ huyện ủy

+ Các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quantham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủy chỉ đạo kiểm tra, giámsát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,quy chế của cấp ủy cấp trên và của Huyện ủy về công tác xây dựng Đảng,kinh tế- xà hội, quốc phòng, an ninh, nội chính

- Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy giao:

+ Là đầu mối giúp Thường trực huyện ủy xử lý công việc hàng ngày;phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc HU phục

vụ lãnh đạo, chỉ đạo của huyện ủy

+ Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của banThường trực huyện ủy, cung cấp thông tin cho cấp cơ sở, cơ quan, tổ chức ởhuyện theo quy định

+ Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến huyện ủy; tham mưu theo dõi đônđốc việc giải quyết một số đơn thư được Thường trực huyện ủy giao; phốihợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

+ Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết quyết định, chỉ thị, quy

định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của huyện ủy.

+ Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của huyện ủy + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trựchuyện ủy giao

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Vũ Thư

Kèm theo phụ lục số 2

Văn phòng Huyện ủy làm việc theo chế độ Thủ trưởng có 12 cán bộ,nhân viên

Gồm bộ phận và phân công người phụ trách như sau

01 chánh văn phòng phụ trách chung 01 nhân viên cơ yếu kiêm lưu trữ

01 phó chánh văn phòng Hành chính 01 nhân viên văn thư

O1 phó chánh văn phòng Tổng hợp 02 nhân viên lái xe

01 Kế toán văn phòng 01 nhân viên tạp vụ kiêm thủ quỹ

 Chánh Văn phòng – Đ/c Hoàng Văn Thiệp.

- Là thủ trưởng điều hành, quán xuyến mọi công việc của văn phòngcấp ủy, là người chịu trách nhiệm chính trước Thường trực Huyện ủy về mọihoạt động của văn phòng Khi đi công tác Chánh văn phòng phải ủy quyềncho một trong các chánh văn phòng đảm nhiệm, điều hành thay

- Trực tiếp tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy điều hành công việctheo chương trình, kế hoạch cấp ủy của Ban Thường vụ (BTV), Thường trực

- Ghi Nghị quyết và nội dung các cuộc họp do Thường trực, BanThường vụ và cấp ủy tổ chức

- Chủ động phối hợp cùng các ban xây dựng Đảng, HĐND, UBND vàcác ngành tổ chức quán triệt kiểm tra công việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉthị, chủ trương của Ban chấp hành và ban Thường vụ Huyện ủy

- Chịu trách nhiệm biên soạn, kiểm tra một số văn bản chính thức trướckhi trình Thường trực.

- Chánh văn phòng thừa lệnh ký các văn bảm của Ban Thường vụHuyện ủy

- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua của Văn phòngcấp ủy

- Sắp xếp bố trí cán bộ công chức nhân viên ddue năng lực phục vụcông tác của lãnh đạo, chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ các cuộc họp của ban thườngvụ,

Yêu cầu: Phải có kiến thức về nhân sự,hiểu biết các chính sách củapháp luwtj về Hành chính Nhà nước, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về côngtác văn phòng

 Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp – Đ/c Nguyễn Quốc Huy.

- Giúp chánh văn phòng biên tập, tổng hợp, soạn thảo các báo cáo vàcác loại văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Thường vụHuyện ủy

- Xây dựng lịch làm viêc hàng tuần của Thường trực, lịch làm việc toànkhóa của Ban chấp hành Đảng bộ, Ban Thường trực, Ban Thường vụ

- Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư- lưu trữ

- Kiểm duyệt các văn bản trước khi trình Thường trực

- Được thừa lệnh BTV và ký thay các văn bản được giao

- Tham gia một số hoạt động Hành chính Quản trị khi Chánh vănphòng giao

- Giúp Chánh văn phòng điều hành công việc khi được ủy quyền

 Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính – Đ/c Trịnh Đình Thành.

- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo tham mưu về công tác tài chính, kếtoán,hành chính, công tác Đảng phí của Đảng bộ huyện, công tác hành chính,

phục vụ kịp thời yêu cầu hoạt động của cấp ủy, Thường trực và cơ quan.

- Trực tiếp chỉ đạo và tham mưu mua sắm, sử chữa, quản lý, khai tháctriệt để các cơ sở vật chất của cơ quan; lập dự trù kinh phí cho xây dựng, muasắm và sửa chữa các trang thiết bị

- Thanh toán các khoản chi kịp thời đảm báo hóa đơn, chứng từ theođúng quy định Mỗi tuần tổng kết thanh toán một lần vào đầu tuần kế tiếp

- Tham gia công tác nội chính,biên soạn một số văn bản khi Chánh vănphòng giao

- Phụ trách điều hành ô tô phục vụ các chuyến đi công tác

- Được thừa lệnh Ban Thường vụ và ký thay Chánh Văn phòng các vănbản được giao

 Chuyên viên văn phòng phụ trách tổng hợp – Đồng chí Nguyễn Thị Dung

- Tham gia biên soạn, tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản phục vụcông tác lãnh đạo chỉ đạo của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường

vụ, Ban Thường trực Huyện ủy Thẩm định, thẩm tra theo quy địnhvăn bảncủa các cơ quan, tổ chức khi được lãnh đạo giao

- Tham gia xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Thường trực; lịch làmviệc toàn khóa của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ, Thườngtrực Huyện ủy

- Tham gia một số hoạt động hành chính quản trị khi Chánh văn phònggiao; tham gia phục vụ nước uống, hướng dẫn chỗ ngồi cho đại biểu trong cáccuộc họp , hội nghị của Huyện ủy

 Chuyên viên văn thư – Đ/c Nguyễn Thị Vân Anh

- Đảm bảo nhận, gửi công văn, báo chí kịp thời Theo dõi chặt chẽ cáccông văn đến, công văn đi bằng sổ và phần mềm

- Trực tiếp hướng dẫn đến liên hệ công tác đúng địa chỉ làm việc đảmbảo văn minh trong cơ quan, không để khách đi lại lộn xộn

- Có trách nhiệm quản lý, sử dụng máy photo , quản lý chặt chẽ việc in

ấn tài liệu, đảm bảo sạch và đúng thời gian quy định.

- Có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan một cáchhợp lý

 Cán bộ kế toán- Tài chính – Đ/c Đặng Văn Phiên.

- Quản lý và giám sát mọi hoạt động tài chính, kinh tế của cơ quan,quản lý chặt chẽ mọi biến động tài sản trong cơ quan

- Chủ động lên kế hoạch tài chính năm, báo cáo với lãnh đạo về tàikhoản

- Thực hiện nghiêm túc Pháp lện kế toán thống kê và các văn bản quyđịnh của Đảng về công tác quản lý tài chính.Báo cáo quý,năm đảm bảo chínhxác, kịp thời theo quy định

- Thanh toán các khoản chi kịp thời đảm báo hóa đơn, chứng từ theođúng quy định Mỗi tuần tổng kết thanh toán một lần vào đầu tuần kế tiếp

- Theo dõi, đôn đốc quyết toán kinh phí Đảng, Đảng phí ở các tổ chức

cơ sở Đảng

 Lái xe – Đ/c Nguyễn Hữu Hội và Đ/c Nguyễn Đức Hiếu.

- Có nhiệm vụ đảm bảo an toàn, kịp thời trong việc đi lại cho lãnh đạo

cơ quan trong chuyến đi công tác Đảm bảo đúng giờ giấc theo yêu cầu củalãnh đạo, khi xe chạy phải có sổ theo dõi nhật trình ghi lại nơi đi nơi đến

- Lái xe chịu sự lãnh điều hành trực tiếp của Thường trực Huyện ủy vàlãnh đạo văn phòng

 Cán bộ tạp vụ kiêm thủ quỹ cơ quan – Đ/c Ngô Thị Tâm

- Làm nhiệm vụ vệ sinh các phòng làm việc trong cơ quan, chuẩn bị các

đồ dùng thiết yếu trong các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan

- Tiếp nhận và chuyển báo cho Thường trực

- Phụ trách thủ quỹ của cơ quan Huyện ủy, đảm bảo rút tiền, giữ tiền,chi tiền theo quy định

 Cán bộ phụ trách cơ yếu, công ghệ thông tin lưu trữ- Đ/c Bùi Duy Xuyên.

- Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ cơ yếu “ bí mật, nhanh chóng,kịp thời, chính xác” đảm bảo mạng thông tin thông suốt Chỉ chịu sự chỉ đạocủa Thường trực và lãnh đạo Văn phòng

- Có trách nhiệm bảo quản tài sản được gia Tuyệt đối giữ bí mật nhữngtài liệu mà mình trực tiếp đánh máy, chuyển phát

- Đánh văn bản, tài liệu đảm bảo thời gian yêu cầu, thể thức văn bảntheo quy định

- Phụ trách kho lưu trữ của cơ quan, đảm bảo an toàn về tài liệu Phục

vụ việc khai thác tài liệu Giúp chánh văn phòng biên tập, tổng hợp, soạn thảocác báo cáo và các loại văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của BanThường vụ Huyện ủy

2.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ tại cơ quan.

Kèm theo phụ lục số 3

- Ưu điểm:

Huyện ủy rất chú trọng và chặt chẽ trong công tác lập chương trình kếhoạch, các hoạt động từ chi tiết đến tổng thể được thực hiện liên tục theo lịchlàm việc Nhìn chung việc hoạch định và xây dựng chương trình kế hoạchđược triển khai từ trên xuống, có tính hệ thống, khoa học Việc bổ sung luônđược kịp thời vừa mang lại tính hiệu quả mà tránh lãng phí

- Nhược điểm:

Trên thực tế việc thực hiện kế hoạch chưa được như ý muốn, độ hoànthành kế hoạch theo mục tiêu chưa đạt được 100%.Nhiều khi kế hoạch cònthực hiện chệch hướng hoặc bị chậm

2.2.5 Công tác tổ chức Hội nghị của Huyện ủy Vũ Thư

Kèm theo phụ lục số 4

Công tác tổ chức hộ nghị được chuẩn bị chu đáo từ khâu nhỏ nhất đến

các công việc quan trọng

2.2.6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác

Kèm theo phụ lục số 5

Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể là dài ngày, ngắnngày tùy thuộc vào tính chất của công việc Là hoạt động cần thiết và khôngthể thiếu được của mỗi cơ quan

Trước chuyến đi công tác của Bí thư hoặc Phó Bí thư, Văn phòng làmcông tác chuẩn bị: Tài liệu,phương tiện và kinh phí đi lại, Văn phòng nhắcnhở các đơn vị hoàn tất cả các văn bản để trình Bí thư.Nếu Bí thư thấy cầnthiết cho chuyến đi công tác thì Văn phòng tổ chức cuộc họp, hội ý với trướngcác ban xây dựng Đảng để có ý kiến chủ đạo khi đi công tác

2.2.7 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.

Kèm theo phụ lục số 6

Thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý vì vậy việccung cấp thông tin chính xác, kịp thời là một đòi hỏi rất lớn

Thông tin là hoạt động quản lý, điều hành, thông tin phải được xử lý sơ

bộ nhanh nhất, tránh quá tải, nhiễu tin, giảm thời gian chọn lọc thông tin cholãnh đạo Do vậy khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo phải thực hiện chínhxác, nhanh chóng Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng, đúnghười có trách nhiệm giải quyết công việc, phát huy tác dụng của thông tin,đảm bảo tính cơ mật được coi là một nguyên tắc Vì vậy sau khi nhận thôngtin văn phòng luôn có trách nhiệm xử lý hai chiều

2.2.8 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa Văn phòng của cơ quan.

Hiện nay ở Huyện ủy Vũ Thư các máy móc hỗ trợ cho công việc kháhiện đại và đầy đủ: Máy tính, máy in, máy potocoppy, máy scan, máychiếu, Ngoài ra cón có các phụ kiện: bàn ghế, văn phòng phẩm, đều đượccung cấp đủ và mới, không bị thiếu

Theo tôi để hiện đại hóa được Văn phòng phải hiện đại hóa 3 yếu tố:

1: Hiện đại con người: Con người là yếu tố căn bản nhất, mọi hoạt

động đạt năng suất hay không, máy móc hiện đại có sử dụng được hay không

là do con người Để hiện đại hóa được con người theo tôi cần phải có biệnpháp sau:

- Hiện đại, đổi mới tư duy, học hỏi công nghệ mới nhất về lĩnh vực vănphòng, tránh tư tưởng máy móc trong văn phòng không biết sử dụng, khôngkhai thác hết tính năng thì mặc kệ, không vấn đề gì

- Các cán bộ văn phòng phải luôn được tập huấn các quy trình nghiệp

vụ cũng như việc sử dụng các phương tiện hiện đại tiên tiến

- Sử dụng các phương tiện làm việc phai có ý thức giữ gìn, giao chomỗi cán bọ phụ trách trang thiết bị của mình, tránh việc phá hoại làm hư hỏngtài sản của Huyện ủy

2: Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực

cho con người để đạt năng suất lao động đến mức tối đa Vì vậy phải ý thứcđược rằng máy móc thực sự rất quan trọng

- Luôn đầu tư trang thiết bị mới nhất, tân tiến, tuy nhiên phải phù hợpvới hoàn cảnh công việc và tưi tiền tránh lãng phí tiền của

- Trang thiết bị phải luôn được báo dưỡng đảm bảo dùng được và cóthể làm việc hiệu quả chứ không phải mua về để “ trang trí”

- Các trang thiết bị phải được liên kết với nhau để tận dụng tối đa hếttính năng như máy in nối với máy tính, máy scan nối với máy tính

3 Hiện đại các nghiệp vụ văn phòng: Khi có đủ các trang thiết bị

hiện đại trong Văn phòng thì nghiệp vụ hành chính văn phòng vẫn phải đượcthực hiện một cách chính xá, bài bản, đảm bảo tính khoa học và đề phòng rủi

ro khi có các sự cố

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1 Khái niệm

Công tác văn thư là tất cả công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắtđầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận ( đốivới công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan

Đây là một bộ phận chiếm phần lớn trong công tác Văn phòng, là mộtdây chuyền liên kết tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các

bộ phận với nhau, đầu mối liên hệ với các cơ quan cấp trên và cơ quan cấpdưới

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Trong hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư đóng vai trò quantrọng, có thể coi Văn thư là “ Bộ khung” trong quá trình quản lý nhà nước.Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần quan trọng trong hoath độngquản lý của mỗi cơ quan

Văn thư Huyện ủy Vũ Thư được tổ chức theo mô hình tập trung nhằmđảm bảo thông tin được hiệu quả

Tất cả các công việc tiếp nhận văn bản, đăng ký, chuyển giao và theodõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ

và làm thủ tục gửi công văn đi của cấp ủy và các ban giúp việc đều tập trung

ở văn phòng cấp ủy

Phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho công tác tiếp nhậncác văn bản từ các cơ quan khác chuyển tới, thuận tiện cho việc tiếp cậnthông tin mới, và tiếp nhận văn bản đến

2.3 Soạn thảo văn bản.

2.3.1 Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Huyện ủy được quy định theothể thức văn bản của Đảng

- Quyết định số 31 -QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chínhtrị về việc quy định “ Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản củaĐảng”

- Quyết định số 91- QĐ/TW ngày 16 tháng 02 năm 2004 của Ban Bíthư về bổ sung một số điều của quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành vàthể thức văn bản cảu Đảng

- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW ngày 28 thánh 5 năm 2004 của Vanphòng Trung ương bề thể thức văn bản

2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Huyện ủy Vũ Thư

- Đại hội Đại biểu Đảng bộ huyện ban hành:

Đại hội thảo luận và ban hành: Nghị quyết, Quy chế, Thông báo

Đoàn Chủ tịch: Thông báo, Báo cáo

Đoàn thư ký: Báo cáo

- Bí thư được ký thay mặt tất cả các văn bản của Huyện ủy: Chỉ thị,Nghị quyết, Quyết định, Thông tri, Báo cáo,

- Phó Bí thư được ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền của Bí thư

và ký một số văn bản theo thẩm quyền quy định

- Chánh văn phòng được ký những văn bản do Văn phòng ban hành và

ký Thừa lệnh một số văn bản do Bí thư giao cho: Mời họp, giấy đi đường,

- Văn bản do các ban ban hành thì các đồng chí Trưởng ban chịu tráchnhiệm về nội dung và tính pháp lý trước Thường trực Huyện ủy

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

Kèm theo phụ lục số 7

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được lãnh đạo cơ quan đặc

biệt quan tâm Nhưng do môi trường và hoàn cảnh làm việc khác nhau nênquy trình soạn thảo và ban hành văn bản thực tế ở cơ quan có một số điểmkhác so với quy trình chung.

- Thủ trưởng cơ quan xem xét và thấy vấn đề cấp bách và cần thiết phảiban hành văn bản thì trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phòng, ban liên quanđến vấn đề cần giải quyết để soạn thảo văn bản Trưởng các phòng, ban trựctiếp nhận và giao cho các chuyên viên thuộc phòng, ban của mình phụ tráchsoạn thảo văn bản.- Theo như lý thuyết thì văn bản sau khi soạn thảo xongThủ trưởng đơn vị duyệt và chuyển sang Văn phòng để duyệt về thể thứccũng như phần nội dung Thực tế tại cơ quan văn bản sau khi được soạn thảoxong sẽ được chuyển đến Thủ trưởng cơ quan xem xét lại nếu thấy chưa hoànchỉnh và cần chỉnh sửa sẽ được chuyển lại đơn vị soạn thảo xem xét và sửalại Nếu không có vấn đề gì thì Thủ trưởng cơ quan sẽ ký và ban hành Vănbản sẽ được chuyển xuống phòng văn thư hoàn tất thủ tục đăng ký số, ngàytháng, đóng dấu và nhân bản văn bản để phát hành

- Ưu điểm:

+ Các chuyên viên đầu có trình độ đại học nên nắm bắt rất chắc kỹthuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt, đúng quytrình, các văn bản ban hành ra đều có hiệu qur pháp lý cao

+ Các phương tiện hỗ trợ cho việc soạn thảo và ban hành văn bản đượctrang bị tương đối đầy đủ

Thống kê trong sổ văn bản đi thì số lượng văn bản từ năm 2010 tới năm

2015 có khoảng 5 nghìn văn bản Trong đó Quyết định khoảng hơn 1 nghìnvăn bản, Nghị quyết 5 văn bản, Công văn khoảng 1500 văn bản, Giấy mời

900 văn bản, Chỉ thị 4 văn bản và một số văn bản khác: Thông báo, Báo cáo,

Tờ trình, Thông tri, Hướng dẫn,

Số lượng văn bản ban hành ngày càng nhiều nên việc kiểm tra, rà soát

và hệ thống hóa văn bản của cơ quan ngày được quan tâm hơn

Kiểm tra văn bản được tiến hành thường xuyên giữa việc ban hành vănbản của Thủ trưởng cơ quan với các phòng ban trong cơ quan Theo quy địnhcủa Huyện ủy văn bản do cấp dưới ban hành không được mâu thuẫn và chồngchéo với văn bản cấp trên

Rà soát văn bản được tiến hành bằng cách theo dõi ở sổ văn bản đi, vănbản đến của cơ quan Công việc này do Cán bộ Văn thư thực hiện sau đó báocáo với Chánh Văn phòng

Sau khi kiểm tra và rà soát xong thì văn bản được hệ thống như sau:Văn bản được sắp xếp theo từng loại nhất định, văn bản trong nhiệm kỳ đượcsắp xếp theo số.Sau một nhiệm kỳ văn bản được đưa ra sắp xếp và thống kêlại và cất giữu theo quy định của cơ quan

2.3.5 Nhận xét về nội dung của văn bản.

- Thẩm quyền ban hành văn bản

Ban hành theo đúng quy định của cơ quan và Điều lệ Đảng cộng sảnViệt Nam; văn bản của thủ trườn cơ quan kys không chồng chéo không bịchồng chéo với văn bản của Trưởng các phòng, ban

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Nếu văn bản của các cơ quan hành chính sự nghiệp được quy địnhtrong thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV của Bộ Nội vụ và Văn phòngChính phủ về việc quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Nghị định110/2004/NĐ-CP về công tác Văn thư thì văn bản của Đảng được quy địnhtrong Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị

về việc quy định “Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản củaĐảng, Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2014 của Vănphòng Trung ương về thể thức văn bản Nên thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản của Đảng sẽ có những điểm khác so với văn bản của cơ quan hànhchính sự nghiệp.

Quy trình soạn thảo văn bản:

Tuy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng khác với thể thức

và kỹ thuật trình bày bên cơ quan hành chính sự nghiệp nhưng quy trình soạnthảo và ban hành văn bản thì tương đối giống nhau

Kỹ thuật soạn thảo văn bản:

Giống như trong văn bản hành chính thông thường các văn bản đều được trình bày trên khổ giấy A4, cỡ chữ, kiểu chữ đều giống với lý thuyết đã học.

Mặt trước trang giấy:

4: Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản