A. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn Đề tài Văn thư Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnhvực Văn thư Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước vềVăn thư Lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổchức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đếnđịa phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng vàban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời gian tới. Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn. Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử... Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn… Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư Lưu trữ, em đã lựa chọn Đề tài “ Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất”. 2. Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài Đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn của Việt Nam về công tác văn thư lưu trữ. Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về công tác Văn thư – Lưu trữ ở Việt Nam Để thực hiện các mục tiêu trên cần giải quyết những nhiệm vụ sau: Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn; phân tích vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư – Lưu trữ. Các Tiêu chuẩn của Việt Nam về Văn thư – Lưu trữ Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về Văn thư, Lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành. 4. Phương pháp nghiên cứu. Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau : Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thống kê Phương pháp phân tích Phương pháp so sánh 5. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận gồm 3 chương: Chương1:Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư Lưu trữ. Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư Lưu trữ. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác Văn thư Lưu trữ.
Trang 1A LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn Đề tài
Văn thư -Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi
cơ quan, tổ chức Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuậtnăm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan
có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnhvựcVăn thư -Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố cáctiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnhvực Văn thư - Lưu trữ Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu,giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước vềVăn thư - Lưu trữ trong phạm vi
cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiềuthời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổchức để xây dựng,ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêuchuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫumục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạtđộng lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đếnđịa phương, góp phầntích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quátrình thực hiện nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước đã xây dựng vàban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị
Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạtđộng lưu trữ Trong năm 2014,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phốihợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia
“Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảotiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bốtrong thời gian tới
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và
Trang 2Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tậptrung xây dựng tiêu chuẩn Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủyếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hànhchính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghenhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Ba là, chưa thường xuyên thựchiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điềukiện thực tiễn…
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động
tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư - Lưu trữ, em đã lựa chọn Đề tài “ Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất”.
2 Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài
- Đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn của Việt Nam về công tác vănthư lưu trữ
- Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn
về công tác Văn thư – Lưu trữ ở Việt Nam
Để thực hiện các mục tiêu trên cần giải quyết những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn; phân tích vai trò của việc xây dựngtiêu chuẩn đối với công tác Văn thư – Lưu trữ
- Các Tiêu chuẩn của Việt Nam về Văn thư – Lưu trữ
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xâydựng tiêu chuẩn ngành Văn thư - Lưu trữ Việt Nam
3 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ
Trang 3nhà nước
- Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụquản lý nhà nước về Văn thư, Lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hànhhoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành
4 Phương pháp nghiên cứu.
Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau :
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương1:Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư Lưu trữ
Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư -Lưu trữ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong côngtác Văn thư -Lưu trữ
Trang 5B.NỘI DUNG Chương 1:VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn
Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng để phânloại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, quá trình, môi trường và đối tượngkhác trong hoạt động kinh tế- xã hội nhằm nâng cao chất lượng của các đốitượng này
a, Tiêu chuẩn Quốc tế:
Là tiêu chuẩn do một tổ chức quốc tế hoặc một tổ chức Quốc tế hoạt độngtrong một lĩnh vực tiêu chuẩn công bố
b, Tiêu chuẩn khu vực:
Là tổ chức do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tiểu chuẩn tổ chức khu vực
có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố
c, Tiêu chuẩn Quốc gia:
Là tiêu chuẩn do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơquan thuộc Chính phủ tổ chức xây dựng, Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định,công bố theo trình tự, thủ tục quy định
d, Tiểu chuản cơ sở:
Là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, cơquan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong các cơquan, tổ chức đó
Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa”
Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêuchuẩnthống nhất trong sản xuất và trong công tác
Trang 6Thuật ngữ chuyên môn : Tiêu chuẩn là hóa là một lĩnh vực hoạt động baogồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trênnhững thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự tham giacủa các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội, đặc biệt là sản xuấtkinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội.
Theo nghĩa hẹp “ISO”: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập cácđiều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại, nhằm đạt được mức độ tối ưutrong một khung cảnh nhất định
- Bản chất của tiêu chuẩn là đưa ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn
- Nội dung của tiêu chuẩn hóa là: Xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêuchuẩn Hai mặt công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xây dựng cáctiêu chuẩn là để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại những hiệu quả nhất định vànhược lại việc áp dụng các tiêu chuẩn này góp phần thúc đẩy vào việc xây dựngtiêu chuẩn
1.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư -Lưu trữ
Là công cụ để Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạt độngVăn thư - Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến phương Do đó,việc áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật là thước đo đánh giá sự tuân thủ pháp luậtcủa các cơ quan, tổ chức trong hoạt động Lưu trữ
Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ, thuận lợi cho việc trao đổi thôngtin: Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động xã hội gắn liền với hoạt động của các cơquan tổ chức Tuy nhiên, đây là hoạt động mang tính đặc thù nên không phải aicũng hiểu về tính chất công việc này, các thuật ngữ cũng như các hoạt độngnghiệp vụ của công tác Văn thư - Lưu trữ Do đó, các tiêu chuẩn về định nghĩacác thuật ngữ không những giúp chúng ta hiểu hơn và hiểu thống nhất hơn về
Trang 7từng nghiệp vụ của công tác Văn thư - Lưu trữ Chúng ta có thể vận dụng cáctiêu chuẩn này để phục vụ cho việc biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, biên soạn các sách giáotrình, sách chuyên khảo, hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
Các tiêu chuẩn liên quan đến các yêu cầu, thao tác, quy trình thực hiệncác nghiệp vụ của công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ tạo cơ sở để các cơ quan, tổchức triển khai công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách hệ thống, thống nhất
và theo các nguyên tắc, tiêu chí xác định, góp phần làm tăng năng suất lao động
do đó tiết kiệm được thời gian và nhân lực, đồng thời tạo thuận lợi cho công tácchỉ đạo hoạt động Văn thư - Lưu trữ được thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức
Việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn còn góp phần vào việc hiện đạihóa công tác Văn thư - Lưu trữ, tăng cường khả năng trao đổi công tác vàchuyển giao công nghệ giữa các cơ quan, tổ chức trong nước
Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cải cách hành chính
Trang 8Chương2: CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM
VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.1 Về thuật ngữ.
Thuật ngữ công tác Văn thư - Lưu trữ xuất hiện từ thời phong kiến, ở ViệtNam thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ hiện đại bắt đầu từ thời kì Pháp thuộc, sau cáchmạng tháng 8 thì các thuật ngữ đó vẫn được tiếp tục sử dụng Cùng với sự pháttriển của công tác văn thư lưu trữ số lượng thuật ngữ ngày càng được sử dụngnhiều: Cuốn từ điển Lưu trữ Việt Nam đã được Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nướcban hành năm 1992 Trong đó,
* Thuật ngữ về công tác văn thư bao gồm:
Thể thức văn bản, tên loại văn bản, dạng văn bản, lập hồ sơ, quản lí và sửdụng con dấu
* Thuật ngữ về công tác lưu trữ gồm:
Thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản,xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Hoặcphông lưu trữ cá nhân,gia đình dòng họ lưu trữ khoa học công nghệ, tài liệu lưutrữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm bản, dương bản
Thuật ngữ về con người: Người làm Văn thư, người làm Lưu trữ,…
Năm 1992, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường đã ban hành tiêu chuẩn
“văn bản quản lý nhà nước – Mẫu trình bày Kèm theo quyết định số BKHCNMT quy định mẫu trình bày cho tất cả các văn bản quản lý nhà nướcnhư văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, chất lượng giấy, kíchthước giấy, phạm vi trình bày, cách đánh số trang, thể thức văn bản”
228/QĐ-Năm 2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01 quy định đầy đủ giống nhưQuyết định số 228/QĐ-BKHCNMT
Trang 92.2 Về trang thiết bị
Các trang thiết bị dùng trong công tác văn thư lưu trữ gồm có: Con dấu,sổđăng kí văn bản, bìa hồ sơ, hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ, trang thiết bịbảo quản trong công tác văn thư lưu trữ (cặp, hộp đựng tài liệu, điều hòa nhiệt
độ, máy hút bụi…), thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ
Ngày 06/6/1994 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05-TT/BNV quy địnhmẫu và việc tổ chức khắc có dấu của cơ quan, tổ chức Ngày 13/12/2012 BộCông anban hành Thông tư số 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của cơquan tổ chức Thông tư này quy định về mẫu con dấu, thời hạn sử dụng con dấu,nơi sản xuất con dấu của các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước quy địnhtại Điều 3, Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 đã được sửa đổi
bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009
Năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 73/QĐ-KHKT
về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “sổ đăng ký mục lục hồ sơ” Cục trưởng cụclưu trữ nhà nước căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữNhà nước Căn cứ: “Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ”ban hành kèm theo Nghị định Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 củaHội đồng Chính phủ Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24/8/1982 của Hộiđồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn bản đi – đến đã đượctriển khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức,góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi – đến cũng như theo dõi quá trìnhquản lý giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn này đãthống nhất kích thước của sổ đăng ký văn bản đi – đến dùng trong các cơ quan,
tổ chức, không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng
Trang 10khác nhau.
Bìa hồ sơ được áp dụng 1992 – ban hành theo tiêu chuẩn ngành và 2012 –TCVN : 2012 theo Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Lưutrữ nhà nước
Các tiêu chuẩn về hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ…thì có Thông tư
số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Quyết định số1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ: TCVN9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253:2012 Gía bảo quản tàiliệu lưu trữ
2.3 Quy trình nghiệp vụ
2.3.1 Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Tổ chức, quản lý văn bản đi, đến
+ Lập hồ sơ
+ Quản lý và sử dụng con dấu
Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hànhmột số tiêu chuẩn ngành cần thiết như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, sổ đăng ký côngvăn đi – đến
Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầutrình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước Những nộidung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đề tàitiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệmMai Thị Loan từ năm 1988
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành
Trang 11TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.
Về tiêu chuẩn sổ đăng ký văn bản đi – đến: Từ năm 1985, Cục Lưu trữNhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền biên soạn tiêu chuẩn cấp ngànhnhư: Mầu sổ công văn đi – đến và sổ công văn mật Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhànước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn ngành sổ đăng ký công văn đi –đến loại thường và mật (mẫu trình bày) Kế thừa từ những kết quả nghiên cứu
đó, năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN
06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến”
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
+ Thu thập văn bản tài liệu
+ Phân loại tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu
+ Xây dựng công cụ tra cứu
+ Thống kê lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:– Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tàiliệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngànhTCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếuphông
– Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: Tiêu chuẩn ngành TCN01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồsơ
– Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ
Trang 12sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành 06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảoquản tài liệu lưu trữ hành chính.
TCN-2.4 Về con người
2.3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ
Tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức quản lý công tác Văn thư
– Lưu trữ( Ban hành kèm theo Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ).
- Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước
- Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý
- Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư theo sự hướngdẫn của chuyên viên Văn thư
- Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trongcông tác Văn thư và Văn phòng
Yêu cầu trình độ:
Tốt nghiệp trung học Văn thư - Lưu trữ và đã qua thời gian tập sự (nếu
Trang 13là trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương vớitrung cấp Văn thư - Lưu trữ).
Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục vàđào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước
Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn
Chuyên viên Văn thư
Hiểu biết:
- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy củaNhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành,của cơ quan về công tác văn thư
- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư
- Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụtrách
- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư; cónăng lực soạn thảo văn bản
- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao độngkhoa học trong quản lý
- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản
lý công tác văn thư Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thưtrong nước và thế giới
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổchức để triển khai công việc có hiệu quả
- -Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùngtrong công tác văn thư và văn phòng
Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp Đại học Lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự
Trang 14- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nộidung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chươngtrình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước
- Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn)
Chuyên viên chính Văn thư
Hiểu biết:
- Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp luật củaNhà nước có liên quan đến công tác văn thư
- Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư của ngành
- Nắm chắc các kiến thức về công tác văn thư và văn bản học
- Nắm chắc đặc điểm của đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lýnghiệp vụ văn thư và biết những nguyên tắc quản lý các chuyên ngành khác cóliên quan
- Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn thư
và thủ tục hành chính Nhà nước; có khả năng soạn thảo văn bản
- Nắm được khoa học quản lý và tổ chức lao động trong quản lý
- Am hiểu sâu về tổ chức cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức đoàn thểnhân dân, xã hội
- Am hiểu tình hình và xu thế phát triển công tác văn thư trong nước vàthế giới
- Có năng lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư
- Có trình độ tổng hợp nhanh, thông thạo việc tổ chức chỉ đạo, triển khainghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có năng lực hợp tác giữa các cơ quan và cá nhântrong công tác quản lý
Yêu cầu trình độ: