Tìm hiểu các tiêu chuẩn của việt nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất1

A. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn Đề tài Văn thư Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnhvực Văn thư Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước vềVăn thư Lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổchức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đếnđịa phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng vàban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ. Trong năm 2014,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời gian tới. Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn. Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử... Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn… Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư Lưu trữ, em đã lựa chọn Đề tài “ Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất”. 2. Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài Đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn của Việt Nam về công tác văn thư lưu trữ. Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về công tác Văn thư – Lưu trữ ở Việt Nam Để thực hiện các mục tiêu trên cần giải quyết những nhiệm vụ sau: Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn; phân tích vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư – Lưu trữ. Các Tiêu chuẩn của Việt Nam về Văn thư – Lưu trữ Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về Văn thư, Lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành. 4. Phương pháp nghiên cứu. Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau : Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp thống kê Phương pháp phân tích Phương pháp so sánh 5. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận gồm 3 chương: Chương1:Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư Lưu trữ. Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư Lưu trữ. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác Văn thư Lưu trữ.

A L Ờ I M ỞĐẦU Lý ch ọn Đề tài V ăn th -L ưu tr ữ m ột ho ạt độn g tác nghi ệp g ắn li ền v ới m ỗi c quan, t ổ ch ức Theo quy định c Lu ật Tiêu chu ẩn Quy chu ẩn k ỹ thu ật n ăm 2006 m ột s ố v ăn b ản h ướng d ẫn thi hành Lu ật trên, B ộ N ội v ụ c quan có trách nhi ệm: T ổ ch ức xây d ựng d ự th ảo tiêu chu ẩn qu ốc gia l ĩnhv ực V ăn th -L ưu tr ữ đề ngh ị B ộ Khoa h ọc Công ngh ệ th ẩm định, công b ố tiêu chu ẩn này; xây d ựng ban hành quy chu ẩn k ỹthu ật qu ốc gia l ĩnh v ực V ăn th - L ưu tr ữ V ới t cách c quan th ực hi ện ch ức n ăng tham m ưu, giúp B ộ tr ưởng B ộ N ội v ụ qu ản lý nhà n ước v ềV ăn th - L ưu tr ữ ph ạm vi c ả n ước, th ời gian qua C ục V ăn th ưvà L ưu tr ữnhà n ước đầu t nhi ều th ời gian, s ức l ực, kinh phí ph ối h ợp v ới nhi ều c ơquan, t ổch ức để xây d ựng, ban hành ho ặc trình c ấp có th ẩm quy ền công b ố nhi ều tiêuchu ẩn ngành, tiêu chu ẩn qu ốc gia v ề bìa h s ơ, c ặp, h ộp, giá b ảo qu ản tài li ệu hành chính, m ẫu m ục l ục h s ơ, m ẫu s ổ đăn g ký m ục l ục h s ơ… nh ằm góp ph ần th ống nh ất ho ạt độn g l ưu tr ữ c c quan, t ổ ch ức t trung ươn g đến địa ph ương , góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Tính đến nay, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng vàban hành 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩn qu ốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ Trong năm 2014,Cục Văn thư L ưu tr ữ nhà n ước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng cơng tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu tr ữ” Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định để công bố thời gian tới Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ C ục V ăn th Lưu trữ nhà nước thời gian qua số hạn chế như: Một là, tập trung xây dựng tiêu chuẩn Hai là, nội dung tiêu chuẩn xây dựng chủ y ếu t ập trung vào m ẫu s ổ sách trang thi ết b ị b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ hành chính, ch ưa tr ọng đến lo ại hình tài li ệu l ưu tr ữ khác nh tài li ệu nghe nhìn, tài li ệu khoa h ọc k ỹ thu ật, tài li ệu ện t Ba là, ch ưa th ường xuyên th ực hi ện vi ệc soát xét tiêu chu ẩn ban hành để s ửa đổi cho phù h ợp v ới ều ki ện th ực ti ễn… Xu ất phát t tình hình trên, v ới mong mu ốn góp ph ần đẩy m ạnh ho ạt động tiêu chu ẩn hóa cơng tác V ăn th - L ưu tr ữ, em l ựa ch ọn Đề tài “ Tìm hi ểu tiêu chu ẩn c Vi ệt Nam ban hành v ề công tác v ăn th - l ưu tr ữ Đánh giá vi ệc xây d ựng đưa đề xu ất” M ục đích nhi ệm v ụ c Đề tài - Đánh giá tình hình xây d ựng tiêu chu ẩn c Vi ệt Nam v ề công tác v ăn th lưu tr ữ - Đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây d ựng tiêu chu ẩn v ề công tác V ăn th – L ưu tr ữ Vi ệt Nam Để th ực hi ện m ục tiêu c ần gi ải quy ết nh ững nhi ệm v ụ sau: - Gi ới thi ệu t quan v ề tiêu chu ẩn; phân tích vai trò c vi ệc xây d ựng tiêu chu ẩn đối v ới công tác V ăn th – L ưu tr ữ - Các Tiêu chu ẩn c Vi ệt Nam v ề V ăn th – L ưu tr ữ - Nghiên c ứu, đề xu ất m ột s ố gi ải pháp nh ằm đẩy m ạnh ho ạt động xây d ựng tiêu chu ẩn ngành V ăn th - L ưu tr ữ Vi ệt Nam Đối t ượng nghiên c ứu - Đối t ượng nghiên c ứu c Đề tài tiêu chu ẩn ngành, tiêu chu ẩn qu ốc gia quy chu ẩn k ỹ thu ật qu ốc gia v ề l ưu tr ữ C ục V ăn th L ưu tr ữ nhà n ước - C quan th ực hi ện ch ức n ăng tham m ưu, giúp B ộ tr ưởng B ộ N ội v ụ qu ản lý nhà n ước v ề V ăn th ư, L ưu tr ữ ph ạm vi c ả n ước xây d ựng, ban hành ho ặc trình c ấp có th ẩm quy ền ban hành Ph ương pháp nghiên c ứu Bài tiểu luận có sử dụng số biện pháp sau : - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận tiểu luận gồm chương: Chương1:Vai trò việc xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư -Lưu trữ Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam Văn thư -Lưu trữ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu xây dựng tiêu chuẩn công tác Văn thư -Lưu trữ B.N ỘI DUNG Ch ươ ng 1:VAI TRÒ C ỦA VI ỆC XÂY D ỰNG TIÊU CHU ẨN ĐỐ I V ỚI CÔNG TÁC V ĂN TH Ư L ƯU TR Ữ 1.1 M ột s ố khái ni ệm c b ản ti ểu chu ẩn Tiêu chu ẩn quy đị nh đặ c tính k ỹ thu ật yêu c ầu qu ản lý dùng để phân lo ại, đánh giá s ản ph ẩm, hàng hóa d ịch v ụ, q trình, mơi tr ường đối t ượng khác ho ạt độ ng kinh t ế- xã h ội nh ằm nâng cao ch ất l ượng c đối tượng a, Tiêu chu ẩn Qu ốc t ế: Là tiêu chu ẩn m ột t ổ ch ức qu ốc t ế ho ặc m ột t ổ ch ức Qu ốc t ế ho ạt động m ột l ĩnh v ực tiêu chu ẩn công b ố b, Tiêu chu ẩn khu v ực: Là t ổ ch ức t ổ ch ức tiêu chu ẩn khu v ực ho ặc ti ểu chu ẩn t ổ ch ức khu v ực có ho ạt độ ng l ĩnh v ực tiêu chu ẩn công b ố c, Tiêu chu ẩn Qu ốc gia: Là tiêu chu ẩn B ộ tr ưởng, Th ủ tr ưởng c quan ngang B ộ, Th ủ tr ưởng c quan thu ộc Chính ph ủ t ổ ch ức xây d ựng, B ộ Khoa h ọc Công ngh ệ th ẩm định, cơng b ố theo trình t ự, th ủ t ục quy đị nh d, Ti ểu chu ản c s ở: Là tiêu chu ẩn m ột t ổ ch ức kinh t ế, t ổ ch ức xã h ội – ngh ề nghi ệp, c quan nhà n ước, n v ị s ự nghi ệp xây d ựng công b ố để áp d ụng c quan, t ổ ch ức • Khái ni ệm “Tiêu chu ẩn hóa” Theo ngh ĩa chung: Tiêu chu ẩn hóa vi ệc xây d ựng áp d ụng tiêu chu ẩnth ống nh ất s ản xu ất công tác Thu ật ng ữ chun mơn : Tiêu chu ẩn hóa m ột l ĩnh v ực ho ạt động bao g ồm vi ệc xây d ựng tiêu chu ẩn áp d ụng tiêu chu ẩn đượ c ti ến hành d ựa nh ững thành t ựu c khoa h ọc k ỹ thu ật kinh nghi ệm tiên ti ến v ới s ự tham gia c bên h ữu quan nh ằm đư a m ọi ho ạt động c xã h ội, đặc bi ệt s ản xu ất kinh doanh nh ằm đạ t hi ệu qu ả chung có l ợi nh ất cho m ọi ng ười xã h ội Theo ngh ĩa h ẹp “ISO”: Tiêu chu ẩn hóa m ột ho ạt động thi ết l ập ều kho ản để s d ụng chung l ặp l ặp l ại, nh ằm đạt m ức độ t ối ưu m ột khung c ảnh nh ất đị nh - B ản ch ất c tiêu chu ẩn đư a tiêu chu ẩn áp d ụng tiêu chu ẩn - N ội dung c tiêu chu ẩn hóa là: Xây d ựng tiêu chu ẩn áp d ụng tiêu chu ẩn Hai m ặt công tác có m ối quan h ệ ch ặt ch ẽ v ới nhau, xây d ựng tiêu chu ẩn để áp d ụng vào th ực t ế nh ằm đem l ại nh ững hi ệu qu ả nh ất định nh ược l ại vi ệc áp d ụng tiêu chu ẩn góp ph ần thúc đẩy vào vi ệc xây d ựng tiêu chu ẩn 1.2 Vai trò c tiêu chu ẩn hóa cơng tác V ăn th -L ưu tr ữ Là công c ụ để C ục V ăn th L ưu tr ữ nhà n ước th ực hi ện ch ức n ăng qu ản lý nhà n ước v ề công tác v ăn th - l ưu tr ữ, nh ằm góp ph ần đồng b ộ hóa ho ạt động V ăn th - L ưu tr ữ t ại c quan, t ổ ch ức t trung ương đến ph ương Do đó, vi ệc áp d ụng tiêu chu ẩn k ỹ thu ật th ước đo đánh giá s ự tuân th ủ pháp lu ật c c quan, t ổ ch ức ho ạt độ ng L ưu tr ữ T ạo s ự th ống nh ất chung v ề nghi ệp v ụ, thu ận l ợi cho vi ệc trao đổi thông tin: V ăn th - L ưu tr ữ m ột ho ạt động xã h ội g ắn li ền v ới ho ạt động c c quan t ổ ch ức Tuy nhiên, ho ạt động mang tính đặc thù nên khơng ph ải c ũng hi ểu v ề tính ch ất công vi ệc này, thu ật ng ữ c ũng nh ho ạt động nghi ệp v ụ c công tác V ăn th - L ưu tr ữ Do đó, tiêu chu ẩn v ề định ngh ĩa thu ật ng ữ không nh ững giúp hi ểu h ơn hi ểu th ống nh ất h ơn v ề t ừng nghi ệp v ụ c công tác V ăn th - L ưu tr ữ Chúng ta có th ể v ận d ụng tiêu chu ẩn để ph ục v ụ cho vi ệc biên so ạn v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật v ăn b ản h ướng d ẫn v ề nghi ệp v ụ V ăn th - L ưu tr ữ, biên so ạn sách giáo trình, sách chuyên kh ảo, h ướng d ẫn, đào t ạo nghi ệp v ụ V ăn th - L ưu tr ữ Các tiêu chu ẩn liên quan đế n yêu c ầu, thao tác, quy trình th ực hi ện nghi ệp v ụ c công tác V ăn th - L ưu tr ữ s ẽ t ạo c s để c quan, t ổ ch ức tri ển khai công vi ệc chuyên môn nghi ệp v ụ m ột cách h ệ th ống, th ống nh ất theo nguyên t ắc, tiêu chí xác đị nh, góp ph ần làm t ăng n ăng su ất lao động ti ết ki ệm đượ c th ời gian nhân l ực, đồng th ời t ạo thu ận l ợi cho công tác đạ o ho ạt độ ng V ăn th - L ưu tr ữ đượ c th ống nh ất gi ữa c quan, t ổ ch ức Vi ệc xây d ựng áp d ụng tiêu chu ẩn góp ph ần vào vi ệc hi ện đại hóa cơng tác V ăn th - L ưu tr ữ, t ăng c ường kh ả n ăng trao đổi công tác chuy ển giao công ngh ệ gi ữa c quan, t ổ ch ức n ước Góp ph ần đắ c l ực cho cơng cu ộc c ải c ải cách hành Ch ươ ng2: CÁC TIÊU CHU ẨN C ỦA VI ỆT NAM V Ề V ĂN TH Ư L ƯU TR Ữ 2.1 V ề thu ật ng ữ Thu ật ng ữ công tác V ăn th - L ưu tr ữ xu ất hi ện t th ời phong ki ến, Vi ệt Nam thu ật ng ữ V ăn th - L ưu tr ữ hi ện đạ i b đầ u t th ời kì Pháp thu ộc, sau cách m ạng tháng thu ật ng ữ v ẫn đượ c ti ếp t ục s d ụng Cùng v ới s ự phát tri ển c công tác v ăn th l ưu tr ữ s ố l ượng thu ật ng ữ ngày đượ c s d ụng nhi ều: Cu ốn t ển L ưu tr ữ Vi ệt Nam đượ c C ục V ăn th – L ưu tr ữ Nhà n ước ban hành n ăm 1992 Trong đó, * Thu ật ng ữ v ề công tác v ăn th bao g ồm: Th ể th ức v ăn b ản, tên lo ại v ăn b ản, d ạng v ăn b ản, l ập h s ơ, qu ản lí s d ụng d ấu * Thu ật ng ữ v ề công tác l ưu tr ữ g ồm: Thu th ập tài li ệu, phân lo ại tài li ệu, xác định giá tr ị, ch ỉnh lý, b ảo qu ản, xây d ựng cơng c ụ tra tìm, t ổ ch ức khai thác s d ụng tài li ệu l ưu tr ữ… Ho ặc phông l ưu tr ữ cá nhân,gia đình dòng h ọ l ưu tr ữ khoa h ọc công ngh ệ, tài li ệu l ưu tr ữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm b ản, d ương b ản Thu ật ng ữ v ề ng ười: Ng ười làm V ăn th ư, ng ười làm L ưu tr ữ,… N ăm 1992, B ộ Khoa h ọc công ngh ệ Môi tr ường ban hành tiêu chu ẩn “v ăn b ản qu ản lý nhà n ước – M ẫu trình bày Kèm theo quy ết định s ố 228/Q Đ-BKHCNMT quy đị nh m ẫu trình bày cho t ất c ả v ăn b ản qu ản lý nhà n ước nh v ăn b ản quy ph ạm pháp lu ật, v ăn b ản hành chính, ch ất l ượng gi ấy, kích th ước gi ấy, ph ạm vi trình bày, cách đánh s ố trang, th ể th ức v ăn b ản” N ăm 2011, B ộ N ội v ụ ban hành Thông t 01 quy đị nh đầy đủ gi ống nh Quy ết đị nh s ố 228/ Q Đ-BKHCNMT 2.2 V ề trang thi ết bị Các trang thi ết bị dùng công tác v ăn th l ưu tr ữ g ồm có: Con d ấu,s ổ đăng kí v ăn b ản, bìa h s ơ, h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ, trang thi ết b ị b ảo qu ản công tác v ăn th l ưu tr ữ (c ặp, h ộp đựng tài li ệu, ều hòa nhi ệt độ, máy hút b ụi…), th ẻ tra tìm tài li ệu l ưu tr ữ Ngày 06/6/1994 B ộ N ội v ụ ban hành Thông t s ố 05-TT/BNV quy định m ẫu vi ệc t ổ ch ức kh ắc có d ấu c c quan, t ổ ch ức Ngày 13/12/2012 B ộ Công anban hành Thông t s ố 21/2012/TT-BCA quy định v ề d ấu c c quan t ổ ch ức Thông t quy đị nh v ề m ẫu d ấu, th ời h ạn s d ụng d ấu, n s ản xu ất d ấu c c quan t ổ ch ức ch ức danh nhà n ước quy định t ại Đi ều 3, Đi ều Ngh ị đị nh s ố 58/2001/N Đ-CP ngày 24/8/2001 đượ c s ửa đổi b ổ sung theo Nghị định s ố 31/2009/N Đ-CP ngày 01/4/2009 N ăm 1997 C ục L ưu tr ữ nhà n ước ban hành Quy ết đị nh s ố 73/Q Đ-KHKT v ề vi ệc ban hành tiêu chu ẩn ngành “s ổ đăng ký m ục l ục h s ơ” C ục tr ưởng c ục l ưu tr ữ nhà n ước c ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 34/H ĐBT ngày 01/3/1984 c H ội đồng B ộ tr ưởng quy đị nh ch ức n ăng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn t ổ ch ức c C ục L ưu tr ữ Nhà n ước C ăn c ứ: “ Đi ều l ệ v ề công tác công v ăn gi t công tác l ưu tr ữ” ban hành kèm theo Ngh ị đị nh C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 142/CP ngày 28/9/1963 c H ội đồ ng Chính ph ủ C ăn c ứ Ngh ị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24/8/1982 c H ội đồng B ộ tr ưởng ban hành Đi ều l ệ v ề công tác tiêu chu ẩn hóa Tiêu chu ẩn ngành TCN 06-1997 s ổ đă ng ký v ăn b ản – đến đượ c tri ển khai áp d ụng th ống nh ất công tác v ăn th c c quan, t ổ ch ức, góp ph ần vào vi ệc qu ản lý ch ặt ch ẽ v ăn b ản – đế n c ũng nh theo dõi trình qu ản lý gi ải quy ết v ăn b ản c c quan, t ổ ch ức Ngoài ra, tiêu chu ẩn th ống nh ất kích th ước c s ổ đăng ký v ăn b ản – đến dùng c quan, t ổ ch ức, khơng tình tr ạng s ổ đă ng ký có kích th ước dài, ng ắn, dày, m ỏng khác Bìa h s đượ c áp d ụng 1992 – ban hành theo tiêu chu ẩn ngành 2012 – TCVN : 2012 theo Quy ết đị nh s ố 42/Q Đ-KHKT ngày 08/6/1992 c C ục L ưu tr ữ nhà n ước Các tiêu chu ẩn v ề h ộp, giá t ủ đựng tài li ệu, kho l ưu tr ữ…thì có Thơng t s ố 09/2007/TT-BNV h ướng d ẫn v ề kho l ưu tr ữ chuyên d ụng Quy ết đị nh s ố 1687/Q Đ-BKHCN ngày 23/7/2012 c B ộ Khoa h ọc Công ngh ệ: TCVN 9252:2012 H ộp b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; TCVN 9253:2012 Gía b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ 2.3 Quy trình nghi ệp v ụ 2.3.1 Đơi v ới quy trình nghi ệp v ụ cơng tác v ăn th ư: + So ạn th ảo ban hành v ăn b ản + T ổ ch ức, qu ản lý v ăn b ản đi, đế n + L ập h s + Qu ản lý s d ụng d ấu Trong công tác v ăn th ư, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước xây d ựng ban hành m ột s ố tiêu chu ẩn ngành c ần thi ết nh tiêu chu ẩn v ề bìa h s ơ, s ổ đăng ký công v ăn – đế n V ề tiêu chu ẩn ngành Bìa h s ơ: Tiêu chu ẩn c ấp ngành TCN 2-1992 “M ầu trình bày bìa h s tài li ệu qu ản lý nhà n ước” đượ c ban hành b ởi Quy ết định s ố 42/Q Đ-KHKT ngày 08 tháng n ăm 1992 c C ục L ưu tr ữ Nhà n ước Nh ững n ội dung c tiêu chu ẩn c ấp ngành đượ c k ế th ừa t k ết qu ả nghiên c ứu đề tài tiêu chu ẩn “M ầu bìa h s tài li ệu l ưu tr ữ qu ản lý hành chính” c ch ủ nhi ệm Mai Thị Loan t n ăm 1988 N ăm 2002, C ục tr ưởng C ục L ưu tr ữ Nhà n ước có Quy ết định s ố 62/Q Đ-LTNN ngày 07 tháng n ăm 2002 ban hành Tiêu chu ẩn c ấp ngành TCN01-2002 Bìa h s thay th ế TCN 02-1992 V ề tiêu chu ẩn s ổ đă ng ký v ăn b ản – đến: T n ăm 1985, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước đă ng ký v ới c quan có th ẩm quy ền biên so ạn tiêu chu ẩn c ấp ngành nh ư: M ầu s ổ công v ăn – đế n s ổ công v ăn m ật N ăm 1992, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước ti ếp t ục nghiên c ứu, xây d ựng tiêu chu ẩn ngành s ổ đăng ký công v ăn – đế n lo ại th ường m ật (m ẫu trình bày) K ế th ừa t nh ững k ết qu ả nghiên c ứu đó, n ăm 1997, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước ban hành Tiêu chu ẩn ngành TCN 06-1997 “S ổ đă ng ký v ăn b ản – đế n” 2.3.2 Quy trình nghi ệp v ụ công tác l ưu tr ữ + Thu th ập v ăn b ản tài li ệu + Phân lo ại tài li ệu + Xác đị nh giá trị tài li ệu + Chỉnh lý tài li ệu + Xây d ựng công c ụ tra c ứu + Th ống kê l ưu tr ữ + B ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ + T ổ ch ức, khai thác s d ụng tài li ệu l ưu tr ữ Trong công tác l ưu tr ữ, C ục L ưu tr ữ Nhà n ước xây d ựng ban hành: – Các tiêu chu ẩn công c ụ th ống kê tài li ệu l ưu tr ữ nh ư: M ầu s ổ nh ập tài li ệu n ăm 1990; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h s ơ; tiêu chu ẩn ngành TCN 05-1997 s ổ đă ng ký m ục l ục h s ơ; tiêu chu ẩn ngành TCN 09- 1999 Phi ếu phông – Các tiêu chu ẩn công c ụ tra tìm tài li ệu nh ư: Tiêu chu ẩn ngành TCN 01-1990 th ẻ tra tìm tà ỉ li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN 04-1997 M ục l ục h sơ – Các tiêu chu ẩn v ề trang thi ết b ị b ảo qu ản nh ư: Tiêu chu ẩn ngành Bìa h s ơ, tiêu chu ẩn ngành TCN 03-1997 C ặp đựng tài li ệu; tiêu chu ẩn ngành TCN06-1997 Giá b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ; tiêu chu ẩn ngành TCN02-2002 H ộp b ảo qu ản tài li ệu l ưu tr ữ hành 2.4 V ề ng ười 2.3.1 V ề chuyên môn nghi ệp v ụ ng ười làm công tác v ăn th l ưu tr ữ Tiêu chu ẩn nghi ệp v ụ c ng ạch công ch ức qu ản lý công tác V ăn th – L ưu tr ữ( Ban hành kèm theo Quy ết đị nh s ố 650/TCCP-VC ngày 20 tháng n ăm 1993 c Ban T ổ ch ức - Cán b ộ ph ủ) - Cán Văn thư Hiểu biết: Nắm quy định Nhà nước, ngành, quan công tác Văn thư Nắm nguyên tắc, chế độ hướng d ẫn v ề nghi ệp v ụ công tác V ăn - thư Nắm nội dung nghiệp vụ công tác văn thư thu ộc phạm vi phân - công quản lý Nắm tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí mối quan hệ  • - 10 - quan h ệ th ống t ổ ch ức b ộ máy Nhà n ước N ắm đượ c th ủ t ục qu ản lý hành Nhà n ước Hi ểu rõ nh ững đặ c ểm c đố i t ượng qu ản lý Bi ết tri ển khai v ăn b ản h ướng d ẫn nghi ệp v ụ v ăn th theo s ự h ướng d ẫn c - chuyên viên Văn th Bi ết s d ụng máy vi tính ph ương ti ện, thi ết b ị chun dùng cơng - • • tác Văn th V ăn phòng Yêu c ầu trình độ : T ốt nghi ệp trung h ọc V ăn th - L ưu tr ữ qua th ời gian t ập s ự (n ếu trung c ấp khác ph ải qua b ồi d ưỡng nghi ệp v ụ đạt trình độ t ương đươ ng v ới trung • c ấp V ăn th - L ưu tr ữ) Qua đào t ạo l ớp tin h ọc ng ắn h ạn theo ch ương trình c B ộ Giáo d ục đào t ạo c C ục L ưu tr ữ Nhà n ước Qua l ớp b ồi d ưỡng v ề nghi ệp v ụ qu ản lý hành Nhà n ước ng ắn h ạn  • - Chuyên viên Văn thư Hiểu biết: Nắm đường lối, sách Đảng văn pháp quy c Nhà nước, nắm phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ c ngành, c - quan công tác văn thư Nắm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư Hiểu đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách Biết xây dựng phương án, kế hoạch phát triển công tác v ăn th ư; có n ăng l ực - soạn thảo văn Nắm vấn đề khoa học quản lý, tổ chức lao động khoa h ọc - quản lý Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý công - tác văn thư Nắm xu phát triển nghiệp vụ công tác v ăn th n ước - giới Biết tổ chức đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ có kh ả n ăng t ổ ch ức để - triển khai cơng việc có hiệu -Sử dụng máy vi tính phương tiện, thiết b ị chuyên dùng cơng • - tác văn thư văn phòng u cầu trình độ: Tốt nghiệp Đại học Lưu trữ lịch sử, qua thời gian tập Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo n ội dung 11 -  • - - ch ương trình c H ọc vi ện Hành Qu ốc gia Qua l ớp đào t ạo v ề ứng d ụng tin h ọc vào công tác v ăn th theo ch ương trình c B ộ Giáo d ục đào t ạo c C ục L ưu tr ữ Nhà n ước Bi ết m ột ngo ại ng ữ trình độ A ( đọc hi ểu đượ c sách chun mơn) Chun viên Văn thư Hiểu biết: Nắm đường lối, sách Đảng văn pháp luật c Nhà nước có liên quan đến cơng tác văn thư Nắm vững phương hướng phát triển công tác văn thư ngành Nắm kiến thức công tác văn thư văn học Nắm đặc điểm đối tượng quản lý, hệ thống nguyên tắc quản lý nghi ệp vụ văn thư biết nguyên tắc quản lý chuyên ngành khác có liên - - - quan Thành thạo việc xây dựng đề án, phương án quản lý nghiệp vụ văn th th ủ tục hành Nhà nước; có khả soạn thảo văn Nắm khoa học quản lý tổ chức lao động quản lý Am hiểu sâu tổ chức quan Đảng, Nhà nước t ổ ch ức đoàn th ể nhân dân, xã hội Am hiểu tình hình xu phát triển cơng tác văn thư nước giới Có lực nghiên cứu đề xuất cải tiến công tác văn thư Có trình độ tổng hợp nhanh, thơng thạo việc tổ chức đạo, triển khai nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra, có lực hợp tác gi ữa quan cá nhân • - - cơng tác quản lý Yêu cầu trình độ: Tốt nghiệp Đại học lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên v ăn thư tối thiểu năm Qua khố đào tạo quản lý hành Nhà nước ngạch chun viên Có cơng trình khoa học đề án sáng tạo văn thư, lưu trữ Hội đồng - khoa học cấp ngành nghiệm thu Chuyên viên cao cấp Văn thư Hiểu biết: Nắm đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp lu ật c Nhà - nước, quy chế ngành công tác văn thư nghiệp vụ liên quan Nắm vững hệ thống lý luận thực tiễn công tác văn th ư, am hi ểu v ề - chun mơn nghiệp vụ liên quan Có kiến thức sâu rộng nghiệp vụ quản lý công tác v ăn thư nói chung lĩnh  • 12 - v ực nghi ệp v ụ đượ c giao Có nhi ều kinh nghi ệm v ề t ổ ch ức qu ản lý x lý nghi ệp v ụ, n ắm v ững m ục - tiêu phát tri ển ngành đố i t ượng qu ản lý Am hi ểu r ộng v ề s ự phát tri ển c công tác v ăn th l ĩnh v ực liên quan - đến s ự phát tri ển nghi ệp v ụ qu ản lý công tác v ăn th n ước th ế gi ới Có n ăng l ực nghiên c ứu, t ổ ch ức ch ỉ đạo ứng d ụng ti ến b ộ khoa hoc nh ằm c ải • - - -  • - - ti ến h ệ th ống qu ản lý nghi ệp v ụ công tác v ăn th Yêu c ầu trình độ : T ốt nghi ệp Đạ i h ọc L ưu tr ữ l ịch s tr lên, có thâm niên ng ạch chun viên v ăn th t ối thi ểu n ăm Chính trị cao c ấp T ốt nghi ệp khoá đào t ạo nghi ệp v ụ qu ản lý hành Nhà n ước ng ạch chuyên viên cao c ấp Bi ết m ột ngo ại ng ữ trình độ C (nghe hi ểu, đọ c, nói thơng th ạo) Có cơng trình nghiên c ứu ho ặc đề án t h ợp sáng t ạo v ề v ăn th l ưu tr ữ đượ c H ội đồ ng khoa h ọc c ấp ngành nghi ệm thu ứng d ụng có hi ệu qu ả Cán Lưu trữ Hiểu biết: Nắm quy định Nhà nước, ngành quan công tác lưu trữ Nắm nguyên tắc, thủ tục nghiệp vụ hành Nhà nước Nắm tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí mối quan hệ - quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước Hiểu rõ hoạt động đặc điểm đối tượng quản lý Viết văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thu ộc phạm vi phân - công biết cách triển khai nguyên tắc Biết hợp tác với viên chức đơn vị liên quan công việc quản lý - • - Biết sử dụng máy vi tính u cầu trình độ: Tốt nghiệp trung cấp Văn thư - Vưu trữ qua thời gian tập (Nếu trung cấp khác có liên quan phải qua l ớp b ồi d ưỡng v ề nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung cấp văn thư - lưu trữ) - Qua lớp tin học ngắn hạn Bộ Giáo dục đào tạo, c C ục L ưu tr ữ Nhà - nước Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hành theo chương trình cho cán 13  • - - Chuyên viên Lưu trữ Hiểu biết: Nắm đường lối, sách Đảng, qui định Nhà nước, c ngành, quan, đơn vị công tác lưu trữ Nắm kiến thức nghiệp vụ công tác lưu trữ Nắm đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vị phụ trách Biết xây dựng phương án, kế hoạch, th ể loại quy ết định c ụ th ể c qu ản lý thông hiểu nguyên tắc thủ tục hành c Nhà n ước, có n ăng l ực so ạn - thảo văn Nắm vấn đề khoa học quản lý, bi ết t ổ ch ức lao động - khoa học quản lý lưu trữ Có kiến thức lịch sử Việt Nam giới Biết phương pháp nghiên cứu, tổng hợp đề xuất cải tiến nghiệp vụ qu ản lý - lưu trữ; nắm xu phát triển công tác lưu trữ nước giới Biết tổ chức đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra có kh ả n ăng ph ối - hợp tốt với yếu tố liên quan để triển khai cơng vi ệc có hi ệu qu ả Có kh ả • - -  • - độc lập tổ chức làm việc Sử dụng máy vi tính thiết bị chuyên dùng cơng tác lưu trữ u cầu trình độ: Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, qua thời gian tập (Nếu Đại học khác phải qua đào tạo trình độ Đại học Lưu trữ) Qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước theo n ội dung chương trình Học viện Hành Quốc gia Biết ngoại ngữ trình độ A (đọc, hiểu sách chuyên môn) Qua lớp đào tạo tin học theo chương trình Bộ Giáo dục đào tạo c Cục Lưu trữ Nhà nước Chuyên viên Lưu trữ Hiểu biết: Nắm đường lối, sách Đảng quy định c Nhà n ước - ngành công tác lưu trữ Nắm vững kiến thức lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Nắm đặc điểm đối tượng quản lý thuộc phạm vi phụ trách Thành thạo việc xây dựng phương án, đề án quản lý nghi ệp v ụ th ủ t ục hành - Nhà nước; có lực tốt soạn thảo văn Nắm khoa học quản lý biết tổ chức lao động khoa học quản lý - lưu trữ Nắm vững kiến thức lịch sử Việt Nam, lịch s gi ới N ắm ki ến th ức - 14 - c b ản v ề s li ệu h ọc Am hi ểu tình hình xu th ế phát tri ển c công tác l ưu tr ữ n ước th ế - gi ới Có n ăng l ực nghiên c ứu khoa h ọc Có trình độ t h ợp nhanh nh ạy, thông th ạo v ề t ổ ch ức ch ỉ đạo, tri ển khai nghi ệp v ụ l ưu tr ữ, t ổ ch ức công tác ki ểm tra, t ổ ch ức ph ối h ợp thu hút • - - c ộng tác viên liên quan tri ển khai nghi ệp v ụ l ưu tr ữ Yêu c ầu trình độ : T ốt nghi ệp đạ i h ọc l ưu tr ữ l ịch s tr lên, có thâm niên ng ạch chuyên viên t ối thi ểu n ăm Qua khoá đào t ạo nghi ệp v ụ hành ng ạch chuyên viên Bi ết ngo ại ng ữ trình độ B (nghe hi ểu, đọc, nói thơng th ường) Có cơng trình khoa h ọc ho ặc đề án sáng t ạo v ề l ưu tr ữ đượ c H ội đồng khoa h ọc c ấp ngành - nghiệm thu Chuyên viên cao cấp Lưu trữ Hiểu biết: Nắm đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật c Nhà n ước - quy chế ngành công tác lưu trữ nghiệp vụ liên quan Nắm vững hệ thống lý luận thực tiễn công tác lưu tr ữ, am hi ểu v ề  • - chun mơn nghiệp vụ liên quan Nắm vững kiến thức lịch sử Việt Nam giới Có kiến thức sâu, rộng nghiệp vụ quản lý công tác lưu trữ, lĩnh vực nghiệp vụ giao phụ trách Có nhiều kinh nghiệm sáng t ạo v ề t ổ ch ức quản lý xử lý nghiệp vụ, nắm vững mục tiêu phát triển ngành đối - tượng quản lý Am hiểu rộng phát triển công tác l ưu tr ữ n ước th ế gi ới - lĩnh vực liên quan đến cơng tác lưu trữ Có lực nghiên cứu khoa học, tổ chức đạo ứng dụng tiến khoa học - kỹ thuật nhằm cải tiến hệ thống quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ Yêu cầu trình độ: Tốt nghiệp Đại học Lưu trữ lịch sử trở lên, có thâm niên ngạch chuyên viên - tối thiểu năm Qua khố đào tạo nghiệp vụ quản lý hành Nhà nước ngạch chuyên viên • - cao cấp Chính trị cao cấp Biết ngoại ngữ trình độ C (nghe hiểu, đọc, nói thơng thạo) 15 • Có cơng trình nghiên c ứu khoa h ọc l ưu tr ữ ho ặc đề án sáng t ạo đượ c H ội đồng khoa h ọc c ấp ngành nghi ệm thu, đư a vào áp d ụng có hi ệu qu ả 2.3.2 Đạ o đứ c ngh ề nghi ệp c ng ười làm công tác v ăv th - l ưu tr ữ B ộ N ội v ụ v ừa ban hành Thông t s ố: 13/2014/TT-BNV quy đị nh mã s ố tiêu chu ẩn ch ức danh ngh ề nghi ệp viên ch ức chuyên ngành L ưu tr ữ Thông t s ố: 14/2014/TT-BNV quy đị nh ch ức danh, mã s ố ng ạch tiêu chu ẩn nghi ệp v ụ chuyên môn ng ạch công ch ức chuyên ngành v ăn th Hai Thông t đề u có hi ệu l ực thi hành k ể t ngày 15 tháng 12 n ăm 2014, v ới m ột s ố n ội dung nh sau:  Viên chức chuyên ngành Văn thư: - Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định tiêu chuẩn chung v ề phẩm chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể t ừng ngạch công ch ức v ăn th c ăn c ứ để B ộ, c quan ngang B ộ, c quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, t ổ ch ức có liên quan thực việc tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ công chức chuyên ngành văn thư Các đơn nghiệp công lập, tổ chức trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp áp d ụng quy định Thông tư để tuyển dụng, sử dụng quản lý người làm công tác văn thư  Viên chức Chuyên ngành Lưu trữ: - Thông tư số 14/2014/TT-BNV quy định tiêu chuẩn chung v ề phẩm chất (Điều 4), chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể t ừng ngạch công ch ức v ăn th c ăn c ứ để B ộ, c quan ngang B ộ, c quan thu ộc Chính ph ủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, t ổ ch ức có liên quan thực việc tuyển dụng, sử dụng quản lý đội ngũ công chức chuyên ngành văn thư Các đơn nghiệp cơng lập, tổ chức trị xã h ội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp áp d ụng quy định Thông tư để tuyển dụng, sử dụng quản lý người làm công tác văn thư 16 17 Ch ương 3: GI ẢI PHÁP NÂNG CAO HI ỆU QU Ả XÂY D ỰNG TIÊU CHU ẨN TRONG CÔNG TÁC V ĂN TH Ư – L ƯU TR Ữ 3.1 Nh ận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu ểm: Những năm 80, với đời Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa triển khai hoạt động Cục Lưu trữ Nhà nước Do tính chất cơng tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ có phạm vi áp dụng quan, tổ chức Vì thế, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư - lưu trữ đòi hỏi phối hợp, tham gia nhiều quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư - lưu trữ ban hành có hiệu áp dụng cao Trong trình thực tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước phối họp với nhiều quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học cơng nghệ Môi trường (Bộ Khoa học Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ quan, sở sản xuất… việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng ban hành tiêu chuẩn Trong phạm vi Cục, hoạt động triển khai nghiên cứu, xây dựng với phối hợp, tham gia phòng chức đơn vị nghiệp thuộc Cục Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ… 3.1.2 Hạn chế: Bên cạnh kết đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ có hạn chế, là: - Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại chưa quan tâm Sau ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu hành vào năm 2002, thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục khơng triển khai Chỉ từ năm 2008, cơng tác tiêu chuẩn hóa - ý trở lại chưa có định hướng phát triển dài hạn Việc đầu tư kinh phí, sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng áp dụng tiêu 18 chuẩn hạn hẹp so với ý nghĩa tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng nước lĩnh - vực văn thư, lưu trữ Nội dung tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú số lượng tiêu chuẩn ban hành lĩnh vực hạn chế Các tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành hướng đến đối tượng tài liệu lưu trữ hành Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa tiêu chuẩn hóa Ngồi ra, thiếu tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm cách thống hoạt động văn thư, lưu trữ như: - từ chuẩn, từ khóa… Việc rà sốt, thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà sốt thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá - bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia Nhiều tiêu chuẩn công tác lưu trữ chưa đón nhận, áp dụng thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính… Ngun nhân tình trạng tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn đến quan lưu trữ chậm triển khai; nhận thức đơn vị sử dụng thực theo tiêu chuẩn thấp, đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà - không tuân theo tiêu chuẩn kỹ thuật ban hành… Nhiều tiêu chuẩn chưa soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Sau tiêu chuẩn ban hành áp dụng thực tế, Cục chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ quan, tổ chức Trung ương địa phương Vì thế, ý kiến hiệu khuyết điểm tiêu chuẩn chưa phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh 19 3.2 Đề xu ất gi ải pháp: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ thời gian qua đạt kết định có phạm vi áp dụng rộng rãi cơng tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn hóa Văn thư, Lưu trữ cần thực số giải pháp: - Xây dựng định hướng chiến lược hoạt động tiêu chuẩn hóa Văn thư, Lưu trữ có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp Trong đó, thực tiêu chuẩn hóa loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn thuật ngữ công tác Văn thư, Lưu trữ - Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho cơng tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xun cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa tiêu chuẩn ban hành cho phù hợp với thực tiễn điều kiện phát triển khoa học công nghệ - Tổ chức lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ban hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ bộ, ngành, quan Trung ương Lưu trữ địa phương 20 C K ẾT LU ẬN Trên toàn tiểu luận em đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề xuất” Với vốn kiến thức hạn chế, cơng việc gặp phải số khó khăn vướng mắc Vì báo cáo em thiếu sót, em mong thầy bạn tham gia đóng góp ý kiến để báo cáo em hồn thiện Một lần em xin cảm ơn quan tâm giúp đỡ dạy bảo tận tình thầy (cô) Trường, thầy (cô) khoa Văn thư - Lưu trữ, với lòng yêu trò, yêu nghề, thầy cô giảng dạy truyền đạt kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tạo tảng cho chúng em đường lập nghiệp 21 TÀI LI ỆU THAM KH ẢO Lu ật tiêu chu ẩn quy chu ẩn k ĩ thu ật n ăm 2006; Nghị đị nh s ố: 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng n ăm 2007 c Chính Ph ủ Quy định thi hành chi ti ết m ột s ố ều c Lu ật tiêu chu ẩn quy chu ẩn n ăm 2006; Quy ết đị nh s ố: 144/2006/TTg-CP ngày 26/6/2006 c Th ủ T ướng Chính ph ủ v ề vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo TCVN: IS 9001: 2000 vào ho ạt động c c quan hành nhà n ước; Quy ết đị nh s ố 19/2014/TTg – CP ngày 05/3/2014 c Th ủ T ướng Chính ph ủ v ề vi ệc áp d ụng h ệ th ống qu ản lý ch ất l ượng theo tiêu chu ẩn VN ISO 9001:2008 ho ạt độ ng c c quan t ổ ch ức thu ộc hành Nhà n ước; Thơng t s ố: 13/2004/TT-BNV ngày 30/10/2014 c B ộ Nôi v ụ quy định mã s ố tiêu chu ẩn ch ức danh nghê nghi ệp viên ch ức ngành l ưu tr ữ; Thông t s ố 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng n ăm 2007 c B ộ Khoa h ọc Công nghệ v ề vi ệc h ướng d ẫn v ề xây d ựng áp d ụng tiêu chu ẩn; Chính ph ủ, Ngh ị đị nh s ố 127/2007/N Đ-CP ngày 01 tháng n ăm 2007 quy định chi ti ết thi hành m ột s ố ều c Lu ật Tiêu chu ẩn Quy chu ẩn k ỹ thu ật; Nghị đị nh s ố 67/2009/N Đ-CP ngày 03 tháng n ăm 2009 s ửa đổi m ột s ố ều c Nghị đị nh 127/2007/N Đ-CP ngày 01/08/2007 c Chính ph ủ quy định chi ti ết thi hành m ột s ố ều c Lu ật Tiêu chu ẩn Quy chu ẩn k ỹ thu ật Ngh ị định 132/2008/N Đ-CP ngày 31/12/2008 c Chính ph ủ quy định chi ti ết thi hành m ột s ố ều c Lu ật Ch ất l ượng s ản ph ẩm, hàng hóa; Nghị đị nh s ố 141/H ĐBT ngày 24 tháng n ăm 1982 c H ội đồng B ộ tr ưởng ban hành Đi ều l ệ cơng tác tiêu chu ẩn hóa; 10 C ục V ăn th L ưu tr ữ Nhà n ước (n ăm 2013), K ỷ y ếu H ội th ảo khoa h ọc “T k ết ho ạt độ ng khoa h ọc, công ngh ệ v ề v ăn th ư, l ưu tr ữ t n ăm 1962 đến n ăm 2012 đị nh h ướng ho ạt độ ng khoa h ọc, công ngh ệ đế n n ăm 2020” 22 ... chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú số lượng tiêu chuẩn ban hành lĩnh vực hạn chế Các tiêu chuẩn cơng tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành hướng đến đối tượng tài liệu lưu. .. cơng tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa triển khai hoạt động Cục Lưu trữ Nhà nước Do tính chất cơng tác văn thư - lưu trữ nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. .. ẬN Trên toàn tiểu luận em đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng đưa đề xuất” Với vốn kiến thức hạn chế, cơng việc gặp phải số khó khăn