MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn 3 1.1.1. Khái niệm tiêu chuẩn 3 1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 3 1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa 4 1.2. Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay 4 1.3. Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ 4 CHƯƠNG 2: CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 7 2.1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ ……………………………………………………………………………………...7 2.2. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ……………... 8 2.2.1. Tiêu chuẩn về trang thiết bị công tác văn thư 8 2.2.2. Trang thiết bị công tác lưu trữ 9 2.3. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ 9 2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư 9 2.3.2. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ 13 2.4. Các tiêu chuẩn của Việt Nam về con người trong công tác văn thư, lưu trữ ……………………………….………………………………………………13 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 15 3.1. Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 15 3.1.1. Về ưu điểm 15 3.1.2. Về hạn chế 16 3.1.3. Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế 18 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 19 3.2.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về tiêu chuẩn và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 19 3.2.2. Đối với các cơ quan, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ ……………………………………………………………………………20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC 22
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện bài tiểu luận em đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của ThS Ngô Thị Kiều Oanh - giảng viên học phần Tiêu chuẩnhóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ Qua đây em xingửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô vì trong quá trình giảng dạy đã truyền thụ cho
em những kiến thức quý giá là hành trang quan trọng để em hoàn thành bài tiểuluận này Do hạn chế về thời gian cũng như năng lực nghiên cứu nên bài tiểu luậncủa em không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sựđánh giá, góp ý từ các thầy, cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tô xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhântôi do tôi thực hiện và chưa từng công bố trên bất kỳ phương tiện nào Mọi số lệu
và dẫn chứng trong bài đều là những thông tin xác thực Nếu sai tôi xin hoàn toànchịu trách nhiệm
Trang 3BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Trang 4MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3
1.1 Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn 3
1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn 3
1.1.2 Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 3
1.1.3 Khái niệm tiêu chuẩn hóa 4
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay 4
1.3 Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ 4
CHƯƠNG 2: CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 7
2.1 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ ……… 7
2.2 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ……… 8
2.2.1 Tiêu chuẩn về trang thiết bị công tác văn thư 8
2.2.2 Trang thiết bị công tác lưu trữ 9
2.3 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ 9
2.3.1 Quy trình nghiệp vụ văn thư 9
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ lưu trữ 13
Trang 52.4 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về con người trong công tác văn thư, lưu trữ
……….………13
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 15
3.1 Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 15
3.1.1 Về ưu điểm 15
3.1.2 Về hạn chế 16
3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế 18
3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 19
3.2.1 Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về tiêu chuẩn và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 19
3.2.2 Đối với các cơ quan, tổ chức áp dụng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ ………20
KẾT LUẬN 21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
PHỤ LỤC 22
Trang 7MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quantrọng trong nền hành chính nhà nước Việc triển khai xây dựng và áp dụng tiêuchuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệuquả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xãhội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại Cóthể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn là một phương pháp quản
lý mới nhằm tạo nên một quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý tạo điều kiện để ngườiđứng đầu cơ quan tổ chức kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội
bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của côngtác quản lý Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ gồm nhiều quy trình phứctạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù và sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tracứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá… nên cần thiết phải được quyđịnh thống nhất, hợp lý Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp chocác quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đượcđồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trongcông tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu,công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ Trong những năm gần đây hoạt động xây dựng và ban hànhcác tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ đã nhận được sự quan tâm và có hiệu quả rõ rệt.Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhất định đòi hỏi các giải pháp đồng
bộ Vì vây em quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và
Trang 8đưa ra đề xuất” làm đề tài kết thúc học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động
khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu các tiêu chuẩn mà Việt Nam đã ban hành về công tácvăn thư, lưu trữ Trong đó, chủ yếu tập chung vào giai đoạn từ 1962 đến nay
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về việc xây dựng tiêu chuẩntrong công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ mà Việt Nam đã ban hànhtrong thời gian qua, đánh giá các ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm ranguyên nhân của các tiêu chuẩn này;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng các tiêuchuẩn về văn thư, lưu trữ
4 Phương pháp nghiên cứu
Để tài chủ yếu vận dụng phương pháp nghiên cứu sau: thu thập thông tingián tiếp, so sánh đối chiếu kết hợp phân tích các thông tin từ nguồn tài liệu thamkhảo, các đề tài nghiên cứu có liên quan đến vấn đề tiêu chuẩn hóa và một số thôngtin từ mạng internet
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,nội dung đề tài được chia làm ba chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư, lưu trữ
Trang 9Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam
Trang 10Chương 1
VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn
1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn
Theo nghĩa chung nhất tiêu chuẩn được hiểu là những quy định dùng làmcăn cứ đánh giá sự vật, hiện tượng, quá trình nhất định
Theo Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006:
“Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn đểphân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đốitượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quảcủa các đối tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tựnguyện áp dụng”
Tiêu chuẩn được công bố dưới dạng văn bản đảm bảo giá trị pháp lý.Tiêu chuẩn được các cơ quan tỏ chức tự nguyện áp dụng nhưng trong một sốtrường hợp bắt buộc áp dụng một phần khi nó được viện dẫn trong các văn bản quyphạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật Các quy định trong tiêu chuẩn phải mangtính thống nhất, hợp lý và ổn định trong quá trình áp dụng
1.1.2 Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quychuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản
lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng kháctrong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sứckhoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh
Trang 11quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn
kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắtbuộc áp dụng”
1.1.3 Khái niệm tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung được hiểu là việc xây dựng và áp dụngcác tiêu chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác
Theo thuật ngữ chuyên môn tiêu chuẩn hóa được hiểu là một lnhx vựchoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hànhdựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sựtham gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc biệt là hoạtđộng sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống nhất mang lại hiệu quả chung và cólợi nhất cho mọi người và xã hội
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay
- Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN số thứ tự của tiêu chuẩn: năm công bố
-“tên tiêu chuẩn” Ví dụ: TCVN 9251: 2012 – “Bìa hồ sơ lưu trữ”
- Tiêu chuẩn cơ sở: TCCS số thứ tự của tiêu chuẩn: Năm cong bố / Kýhiệu cơ sở Ví dụ:TCCS 04 : 2007/ VPPHH
1.3 Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ
Thứ nhất, tiêu chuẩn hóa tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ Nghiệp vụcông tác văn thư, lư trữ là một chuỗi các quy trình tương đối phức tạp có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau yêu cầu thực hiện đúng và đủ để đạt hiệu quả tốt nhất Tuynhiên trên thực tế mỗi cơ quan, tổ chức lại có những cách làm khác nhau, phươngpháp thực hiện không đồng nhất dẫn đến hiệu quả công việc không cao, công tácquản lý gặp nhiều bất lợi Để giải quyết vấn đề tồn đọng này việc áp dụng tiêuchuẩn chung cho các cơ quan, tổ chức được coi là giải pháp hiệu quả hàng đầu
Trang 12Thứ hai, tiêu chuẩn hóa giúp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư,lưu trữ Tiêu chuẩn hóa là sản phảm của khoa học, được xây dựng trên cơ sở cácthành tựu khoa học kỹ thuật của nhân loại và thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữnên mang tính khả thi cao Khi áp dụng các tiêu chuẩn phù hợp sẽ góp phần nângcao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, tiêu chuẩn hóa giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ,công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức Các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữđược xây dựng trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng người trong từng khâunghiệp vụ Từ đó, tránh trường hợp chồng chéo trách nhiệm và là căn cứ để mỗicán bộ, công chức, viên chức có ý thức chủ động thực hiện công việc của mình,tránh đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Thứ tư, tiêu chuẩn hóa góp phần thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệtrong công tác văn thư, lưu trữ Các tiêu chuẩn được xây dựng trên cơ sở khoa họcông nghệ hiện đai, là một trong những công cụ để ứng dụng các thành tựu khoahọc, công nghệ tiên tiến trên thế giới vào công tác văn thư, lưu trữ Từ đó, gópphần thúc đâye tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ để cóthể theo kịp nhip độ phát triển của thời đại
Thứ năm, tiêu chuẩn hóa giúp văn bản hóa các quy trình nghiệp vụ vănthư, lưu trữ Tất cả các tiêu chuẩn đều được ban hành dưới dạng văn bản để đảmbảo hiệu lực pháp lý và hiệu lực thi hành Khi áp dụng các tiêu chuẩn vào công tácvăn thư, lưu trữ thì mọi quy trình nghiệp vụ đều phải được văn bản hóa Đây cũng
là căn cứ pháp lý quan trọng để triển khai nghiệp vụ văn thư, lư trữ một cách cóhiệu quả
Thứ sáu, tiêu chuẩn hóa giúp kiểm soát, cải tiến công tác văn thư, lưu trữ.Khi áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ kiểm soát được chất lượngcủa từng khâu nghiệp vụ, theo dõi được hiệu quả công việc của từng cán bộ, côngchức, viên chức trong cơ quan Từ đó đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công
Trang 13tác văn thư, lưu trữ của cơ quan để có căn cứ triển khai kế hoạch nghiên cứu đưa racác biện pháp cụ thể và hữu hiệu nhằm cải tiến hiệu quả công tác văn thư lưu trữnói riêng và công tác của toàn cơ quan, tổ chức nói chung.
Thứ bảy, tiêu chuẩn hóa giúp sử dụng hợp lý các trang thiết bị trong côngtác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ sử dụng nhiều loại trang thiết bịphục vụ cho nhiều mục đích ở các khâu nghiệp vụ khác nhau nên dễ gây nhầm lẫn,
sử dụng không hiệu quả Tiêu chuẩn hóa về các trang thiết bị phục vụ công tác vănthư, lưu trữ giúp cho việc sử dụng chúng một cách thống nhất, hợp lý và mang lạihiệu quả cao, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ
Thứ tám, Tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện cho sự hợp tác về khoa học, côngnghệ trong công tác văn thư, lưu trữ Khi tiến hành áp dụng tiêu chuẩn vào côngtác văn thư, lưu trữ của Việt Nam sẽ đáp ứng được yêu cầu và theo kịp xu thế pháttriển chung của toàn thế giới Từ đó, thúc đẩy quá trình hợp tác, chuyển giao côngnghệ giữa nước ta và các nước có ngành lưu trữ phát triển như Pháp, Nga, TrungQuốc…
Thứ chín, tiêu chuẩn hóa góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hànhchính của đất nước Khi áp dụng các tiêu chuẩn, hiệu quả công tác văn thư, lư trữcủa cơ quan tăng lên rõ rệt giúp cho hoạt động quản lý được thực hiện tốt hơn.Điều này đặc biệt có lợi cho công cuôc cải cách hành chính quốc gia khi mọi thủtục được đơn giản hóa, thông tin cung cấp cho hoạt động quản lý nhanh chóng,chính xác giúp giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả
Trang 14Chương 2 CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.1 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ
Thuật ngữ dùng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện đại ở Việt Nam bắtnguồn từ thời thuộc Pháp Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ đó vẫntiếp tục được sử dụng cùng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ với sốlượng ngày một nhiều lên nhưng vẫn chưa đảm bảo chính xác và thống nhất
Đến năm 1992 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưutrữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng trong công tác văn thư, lưutrữ như thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư, người làmlưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tàiliệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ này vẫn chưa thực sựđầy đủ, hoàn thiện và phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bất cập khi áp dụng, gây
ra những khó khăn nhất định trong quá trình liên hệ, giải quyết công việc cũng nhưcho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với cơ quan quản lý
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thưlưu trữ không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được mởrộng, trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế Sự thống nhất thuật ngữ văn thưlưu trữ là một trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ, thốngnhất cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác trong quátrình giải quyết, trao đổi công việc, thúc đẩy quá trình hợp tác, hội nhập quốc tếdiễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn Bởi vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cầnnhanh chóng biên soạn và ban hành “Từ điển thuật ngữ văn thư lưu trữ Việt Nam”trên cơ sở kết hợp giữa sản phẩm của đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư
Trang 15Việt Nam” và đề tài “Nghiên cứu giải thích các thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ”nhằm thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưu trữ trong toàn quốc.
2.2 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ
2.2.1 Tiêu chuẩn về trang thiết bị công tác văn thư
a) Tiêu chuẩn về sổ đăng ký văn bản đi, đến
- Từ năm 1985, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩmquyền biên soạn tiêu chuẩn cấp ngành như: Mầu sổ công văn đi – đến và sổ côngvăn mật Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêuchuẩn ngành sổ đăng ký công văn đi – đến loại thường và mật (mẫu trình bày)
- Năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến”
- Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến để hướng dẫn mẫu sổ quản
lý văn bản đi, đến
- Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ sơtài liệu vào lưu trữ cơ quan, trong đó có quy định mẫu sổ đăng ký và chuyển giaovăn bản đi, đến, mẫu danh mục hồ sơ và mẫu biên bản giao nhận tài liệu
b) Tiêu chuẩn về mẫu dấu
Ngày13/4/2102 Bộ Công an đã ban hành thông tư số 21/2012/TT-BCAQuy định mẫu dấu của các cơ quan, tổ chức
Trang 162.2.2 Trang thiết bị công tác lưu trữ
- Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ: Mầu sổ nhập tài liệunăm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu phông
- Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu: Tiêu chuẩn ngành TCN
01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; Tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ
- Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản: Ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữnhà nhước ban hành Quyết định số 42/LTNN-KHKT ban hành tiêu chuẩn cấpngành (mẫu trình bày bìa hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước) – TC2-1992 quy định vềnguyên vật liệu và các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ áp dụng cho các cơ quan nhànước, tổ chức xã hội, đoàn thể và các tổ chức lưu trữ trong toàn quốc; Tiêu chuẩnngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩnngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; Tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoahọc và Công nghệ đã ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bốcác Tiêu chuẩn Quốc gia: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ (Phụ lục số 5), thaythế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ; TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (Phụlục số 6), thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; TCVN9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ (Phụ lục số 7), thay thế: TCN 06:1997 Giábảo quản tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn ngành (TCN)
2.3 Các tiêu chuẩn của Việt Nam về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ
2.3.1 Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trang 17Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩnhóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ vàMôi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn bảnquản lý Nhà nước – mẫu trình bày” Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề tiêuchuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác tạiCục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu Vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu trong các
đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản quản lý Nhànước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài
“Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyết định”, mã số 05-89
do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-1999 và Chương trình
“Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ nhiệm đề tài là ông DươngVăn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006
Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫutrình bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêuchuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) theoQuyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xétlần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách trìnhbày của một văn bản Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo quản tài liệulưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều kích thước khácnhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước
Ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư só 01/2011/TT-BNVHướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính Thông tư này quyđịnh rõ các thành phần thể thức bắt buộc, cách trình bày của văn bản hành chínhthông thường và bản sao văn bản tạo thuận lợi cho công tác quản lý thống nhất
Trang 18trong quá trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn bản Tuy nhiên nội dung vănbản vẫn chưa bao quát hết được về các thể loại văn bản hành chính cũng như một
số nội dung chưa phù hợp cần sửa chữa bổ sung
2.3.1.2 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến Theo công văn này việc tổchức và quản lý giải quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: tiếpnhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hànhtheo quy trình: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Đăng ký văn bảnđi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bảnđi
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ sơtài liệu vào lưu trữ cơ quan Theo thông tư này việc tổ chức và quản lý giải quyếtvăn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn bản đến; Đăng kývăn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết văn bản đến Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hành theo quy trình:Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;Đăng ký văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Làmthủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu vănbản đi
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi