MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn Đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài 2 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 B.NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn: 4 1.2. Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ 5 CHƯƠNG 2 : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 7 2.1. Về thuật ngữ 7 2.2. Về trang thiết bị 8 2.3. Quy trình nghiệp vụ 9 2.3.1. Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư: 9 2.3.2. Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ . 10 2.4. Về con người 11 2.3.1. Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ 11 2.3.2. Đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác văv thư lưu trữ 17 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 3.1. Nhận xét, đánh giá. 19 3.1.1. Ưu điểm: 19 3.1.2. Hạn chế: 19 3.2. Đề xuất các giải pháp: 21 C. KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để đạt được sự thành công cần phải luôn nỗ lực học hỏi và trau dồi vốnkiến thức cũng như kinh nghiệm sống Trên thực tế dù có nỗ lực đến đâu màkhông có không có sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếpcủa những người thầy, người cô thì không thể thành công Trong suốt thời gian
từ khi em bắt đầu học ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết
ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Khoa Văn thư - Lưutrữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình
để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng e trong suốt thời gian học tập tạiTrường Và đặc biệt trong kì học này, Khoa đã tổ chức cho chúng em học vàtiếp cận với môn học rất hữu ích đối với sinh viên ngành Lưu trữ học nói riêng
và lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ nói chung Đó là môn học “Tiêu chuẩn hóa và tổchức khoa học lao động trong công tác Văn thư - Lưu trữ” do cô Ths Ngô ThịKiều Oanh giảng dạy và hướng dẫn tận tình chúng em qua từng buổi học trênlớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực trên Nhờ những tâmhuyết giảng dạy cũng như những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô đã giúp em hoànthành bài tiểu luận này Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Do thời giannghiên cứu còn hạn chế, nên khó tránh khỏi được những thiếu xót là điều chắnchắn, em mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô vàcác bạn cùng lớp
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là hoàn toàn do em tự nghiên cứu quaquá trình học trên lớp cũng như nghiên cứu thực trạng công tác tiêu chuẩn trongcông tác văn thư - lưu trữ ở Việt Nam, chưa được công bố trên mọi hình thức
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào trong bài tiểu luận em xin hoàntoàn chịu trách nhiệm
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
A LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn Đề tài 1
2 Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài 2
3 Đối tượng nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 3
5 Cấu trúc của đề tài 3
B.NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4
1.1 Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn: 4
1.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ 5
CHƯƠNG 2 : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ 7
2.1 Về thuật ngữ 7
2.2 Về trang thiết bị 8
2.3 Quy trình nghiệp vụ 9
2.3.1 Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư: 9
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ 10
2.4 Về con người 11
2.3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ người làm công tác văn thư lưu trữ 11
2.3.2 Đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác văv thư - lưu trữ 17
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 19
3.1 Nhận xét, đánh giá 19
3.1.1 Ưu điểm: 19
3.1.2 Hạn chế: 19
3.2 Đề xuất các giải pháp: 21
C KẾT LUẬN 22
TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
Trang 4A LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn Đề tài
Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các
cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trangthiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưutrữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệulưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêuchuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiếtkiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trongquá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Theo quy định của Luật Tiêuchuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hànhLuật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêuchuẩn quốc gia trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học vàCông nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quychuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ Với tư cách là cơquan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhànước về Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợpvới nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyềncông bố nhiều tiêuchuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giábảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồsơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từtrung ương đến địa phương, góp phần tích kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làmtăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ…Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành được
09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 tiêu chuẩnquốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tậptrung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng) Hai là, nội dung
Trang 5của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trangthiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tàiliệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điệntử Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã banhành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn…
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động
tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư - Lưu trữ, em đã lựa chọn Đề tài “Tìm
hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu trữ Đánh giá việc xây dựng và đưa ra đề xuất”.
2 Mục đích và nhiệm vụ của Đề tài
Bài tập của em hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:
- Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn của Việt Nam về côngtác văn thư lưu trữ
- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựngtiêu chuẩn về công tác văn thư - lưu trữ ở Việt Nam
Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giảiquyết những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn; phân tích vai trò của việc xây dựngtiêuchuẩn đối với công tác văn thư - lưu trữ
- Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư - lưu trữ
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xâydựngtiêu chuẩn ngành văn thư - lưu trữ Việt Nam
3 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước
- cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặctrình cấp có thẩm quyền ban hành
Trang 64 Phương pháp nghiên cứu.
Bài tiểu luận có sử dụng một số biện pháp sau :
- Phương pháp duy vật biện chứng
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận bài tiểu luận của em gồm 3 chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác Văn thư -Lưu trữ.
Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam về Văn thư - Lưu trữ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn trong công tác Văn thư - Lưu trữ.
Trang 7B.NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1 Một số khái niệm cơ bản trong tiểu chuẩn:
Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng để phânloại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, quá trình, môi trường và đối tượngkhác trong hoạt động KT-XH nhằm nâng cao chất lượng của các đối tượng này
a, Tiêu chuẩn Quốc tế:
Là tiêu chuẩn do một tổ chức quốc tế hoặc một tổ chức Quốc tế hoạt độngtrong một lĩnh vực tiêu chuẩn công bố
b, Tiêu chuẩn khu vực:
Là tổ chức do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tiểu chuẩn tổ chức khu vực
có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố
c, Tiêu chuẩn Quốc gia:
Là do một cơ quan tiêu chuẩn quốc gia chấp nhận công bố và phổ cậprộng rãi (ví dụ: Tiêu chuẩn bìa hồ sơ, giá tủ, cặp hộp) các các Bộ đầu ngànhtrình bộ KHCN
d, Tiểu chuản cơ sở:
là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, cơquan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp dụng trong các cơquan, tổ chức đó
=>Khái niệm “Tiêu chuẩn hóa”
Theo nghĩa chung: Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêuchuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác
Thuật ngữ chuyên môn : Tiêu chuẩn là hóa là một lĩnh vực hoạt động baogồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trênnhững thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự tham giacủa các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội, đặc biệt là sản xuấtkinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội
Theo nghĩa hẹp “ISO”: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều
Trang 8khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại, nhằm đạt được mức độ tối ưu trongmột khung cảnh nhất định.
- Bản chất của tiêu chuẩn là đưa ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn
- Nội dung của tiêu chuẩn hóa là: Xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêuchuẩn Hai mặt công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xây dựng cáctiêu chuẩn là để áp dụng vào thực tế nhằm đem lại những hiệu quả nhất định vànhược lại việc áp dụng các tiêu chuẩn này góp phần thúc đẩy vào việc xây dựngtiêu chuẩn
1.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều
lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và ápdụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoahọc, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuấtkinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”
Từ những năm đầu mới thành lập, Cục Lưu trữ đã nhận thức được tầmquan trọng của công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ Năm
1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóađến năm 2000 Ngoài ra, trong giai đoạn này, hàng năm, Cục đều có kế hoạchtriển khai công tác tiêu chuẩn hóa Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hànhđều nằm trong định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa.
Là công cụ để Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạtđộng văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến phương Do
đó, việc áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật là thước đo đánh giá sự tuân thủ phápluật của các cơ quan, tổ chức trong hoạt động lưu trữ
Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ, thuận lợi cho việc trao đổi thôngtin: văn thư - lưu trữ là một hoạt động xã hội gắn liền với hoạt động của các cơquan tổ chức Tuy nhiên, đây là hoạt động mang tính đặc thù nên không phải aicũng hiểu về tính chất công việc này, các thuật ngữ cũng như các hoạt động
Trang 9nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ Do đó, các tiêu chuẩn về định nghĩacác thuật ngữ không những giúp chúng ta hiểu hơn và hiểu thống nhất hơn vềtừng nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ Chúng ta có thể vận dụng các tiêuchuẩn này để phục vụ cho việc biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật vàvăn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, biên soạn các sách giáo trình,sách chuyên khảo, hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ văn thư - lưu trữ.
Các tiêu chuẩn liên quan đến các yêu cầu, thao tác, quy trình thực hiệncác nghiệp vụ của công tác văn thư - lưu trữ sẽ tạo cơ sở để các cơ quan, tổ chứctriển khai công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách hệ thống, thống nhất vàtheo các nguyên tắc, tiêu chí xác định, góp phần làm tăng năng suất lao động do
đó tiết kiệm được thời gian và nhân lực, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác chỉđạo hoạt động văn thư - lưu trữ được thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức
Việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn còn góp phần vào việc hiện đạihóa công tác văn thư - lưu trữ, tăng cường khả năng trao đổi công tác và chuyểngiao công nghệ giữa các cơ quan, tổ chức trong nước
Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cải cách hành chính
Trang 10CHƯƠNG 2 : CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ
VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.1 Về thuật ngữ
Thuật ngữ công tác Văn thư - Lưu trữ xuất hiện từ thời phong kiến, ở ViệtNam thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ hiện đại bắt đầu từ thời kì Pháp thuộc, saucách mạng tháng 8 thì các thuật ngữ đó vẫn được tiếp tục sử dụng Cùng với sựphát triển của công tác văn thư lưu trữ số lượng thuật ngữ ngày càng được sửdụng nhiều: Cuốn từ điển Lưu trữ Việt Nam đã được Cục Văn thư - Lưu trữ Nhànước ban hành năm 1992 Trong đó,
* Thuật ngữ về công tác văn thư bao gồm:
Thể thức văn bản, tên loại văn bản, dạng văn bản, lập hồ sơ, quản lí và sửdụng con dấu
* Thuật ngữ về công tác lưu trữ gồm:
Thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị, chỉnh lý, bảo quản,xây dựng công cụ tra tìm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Hoặcphông lưu trữ cá nhân,gia đình dòng họ lưu trữ khoa học công nghệ, tài liệu lưutrữ nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, âm bản, dương bản
Thuật ngữ về con người: Người làm Văn thư, người làm lưu trữ,…
Năm 1992, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường đã ban hành tiêuchuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “văn bản quản lý nhà nước - Mẫutrình bày Kèm theo quyết định số 228/QĐ-BKHCNMT quy định mẫu trình bàycho tất cả các văn bản quản lý nhà nước như văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính, chất lượng giấy, kích thước giấy, phạm vi trình bày, cách đánh
số trang, thể thức văn bản”
Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa một số văn bảnquản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác tại Cục Lưu trữ bước đầunghiên cứu vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu trong các đề tài của những nămtiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản quản lý Nhà nước - mẫu trìnhbày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫuvăn bản quản lý hành chính - mẫu các quyết định”, mã số 05-89 do ông Nguyễn
Trang 11Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-1999 và Chương trình “Nghiên cứuchuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ nhiệm đề tài là ông Dương VănKhảm, mã số 2002:98-05, nam 2002-2006.
Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước - mẫu trìnhbày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêuchuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002
Năm 2011, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01 quy định đầy đủ giống nhưQuyết định số 228/QĐ-BKHCNMT
2.2 Về trang thiết bị
Các trang thiết bị dùng trong công tác văn thư lưu trữ gồm có: Con dấu,sổđăng kí văn bản, bìa hồ sơ, hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ, trang thiết bịbảo quản trong công tác văn thư lưu trữ (cặp, hộp đựng tài liệu, điều hòa nhiệt
độ, máy hút bụi…)
Ngày 06/6/1994 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05-TT/BNV quy địnhmẫu và việc tổ chức khắc có dấu của cơ quan, tổ chức Ngày 13/12/2012 BộCông an ban hành Thông tư số 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của cơquan tổ chức Thông tư này quy định về mẫu con dấu, thời hạn sử dụng con dấu,nơi sản xuất con dấu của các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước quy địnhtại Điều 3, Điều 4 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 đã được sửađổi bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009
Năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 73/QĐ-KHKT
về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “sổ đăng ký mục lục hồ sơ” Cục trưởng cụclưu trữ nhà nước căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữNhà nước Căn cứ: “Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ”ban hành kèm theo Nghị định Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 củaHội đồng Chính phủ Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24/8/1982 của Hộiđồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn bản đi - đến đã được triển
Trang 12khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, gópphần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi - đến cũng như theo dõi quá trìnhquản lý giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn này đãthống nhất kích thước của sổ đăng ký văn bản đi - đến dùng trong các cơ quan,
tổ chức, không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏngkhác nhau
Bìa hồ sơ được áp dụng 1992 ban hành theo tiêu chuẩn ngành và 2012 TCVN : 2012
-Các tiêu chuẩn về hộp, giá tủ đựng tài liệu, kho lưu trữ…thì có Thông tư
số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Quyết định số1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ: TCVN9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253:2012 Gía bảo quản tàiliệu lưu trữ
2.3 Quy trình nghiệp vụ
2.3.1 Đôi với quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Tổ chức, quản lý văn bản đi, đến
+ Lập hồ sơ
+ Quản lý và sử dụng con dấu
Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hànhmột số tiêu chuẩn ngành cần thiết như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, sổ đăng ký côngvăn đi - đến
Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầutrình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước Nhữngnội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đềtài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệmMai Thị Loan từ năm 1988
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành
Trang 13TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.
Về tiêu chuẩn sổ đăng ký văn bản đi - đến: Từ năm 1985, Cục Lưu trữNhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền biên soạn tiêu chuẩn cấpngành như: Mầu sổ công văn đi - đến và sổ công văn mật Năm 1992, Cục Lưutrữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn ngành sổ đăng ký côngvăn đi - đến loại thường và mật (mẫu trình bày) Kế thừa từ những kết quảnghiên cứu đó, năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngànhTCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi - đến”
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
+ Thu thập văn bản tài liệu
+ Phân loại tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu
+ Xây dựng công cụ tra cứu
+ Thống kê lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:
- Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tàiliệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngànhTCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếuphông
- Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN
01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ
- Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ
sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành 06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảoquản tài liệu lưu trữ hành chính