Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu. 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn 3 1.1.1. Khái niệm tiêu chuẩn 3 1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 3 1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa 3 1.2. Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.3. Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay 4 Chương 2. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 2.1. Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ 5 2.2. Về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ. 5 2.3. Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ 7 2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư 7 2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.3.1.2. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến 8 2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 9 2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 9 2.3.2. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ 9 2.3.2.1. Thu thập tài liệu và xác định giá trị tài liệu 9 2.3.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu 10 2.3.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 10 2.3.2.4. Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu 10 2.3.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 11 2.4 Về con người. 11 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 12 3.1. Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 12 3.1.1. Về ưu điểm 12 3.1.2. Về hạn chế 13 3.1.3 Các giải pháp. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18
LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu, thực tiểu luận em nhận giúp đỡ tận tình Ths Trần Việt Hà - giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư – lưu trữ Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến q trình giảng dạy truyền thụ cho em kiến thức quý giá hành trang quan trọng để em hoàn thành tiểu luận Do hạn chế thời gian lực nghiên cứu nên tiểu luận em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận đánh giá, góp ý từ thầy, cô bạn để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận cơng trình nghiên cứu cá nhân tơi thực chưa công bố phương tiện Mọi số lệu dẫn chứng thông tin xác thực Nếu sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT ST T TỪ VIẾT TẮT TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT TCVN TCN Tiêu chuẩn Việt Nam Tiêu chuẩn ngành LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu có vai trò quan trọng hành nhà nước Việc triển khai xây dựng áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Có thể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn phương pháp quản lý nhằm tạo nên quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý tạo điều kiện để người đứng đầu quan tổ chức kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu cơng tác quản lý Do tính chất cơng tác văn thư, lưu trữ gồm nhiều quy trình phức tạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, trang thiết bị bảo quản bìa, hộp, giá… nên cần thiết phải quy định thống nhất, hợp lý Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giúp cho quy trình, quy phạm, phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đồng hóa, thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm ngun vật liệu, cơng sức, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trong năm gần hoạt động xây dựng ban hành tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ nhận quan tâm có hiệu rõ rệt Tuy nhiên tồn đọng hạn chế định đòi hỏi giải pháp đồng Vì vây em chọn đề tài “Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn đưa đề xuất” Đối tượng phương pháp nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia công tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước – quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành - Phương pháp nghiên cứu: + phương pháp luận chủ nghĩa mác – Lenin + Phương pháp nghiên cứu tài liệu + Phương pháp phân tích tổng hợp + Phương pháp phân loại hệ thống + Phương pháp so sánh, đối chiếu lý luận với thực tế + Thu thập thông tin qua mạng Internet Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn việc xây dựng tiêu chuẩn cơng tác văn thư, lưu trữ; - Tìm hiểu tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ mà Việt Nam ban hành thời gian qua, đánh giá ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm nguyên nhân tiêu chuẩn này; - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu xây dựng tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung đề tài chia làm ba chương: Chương 1: Vai trò việc xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Các tiêu chuẩn Việt Nam văn thư, lưu trữ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam Chương VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm tiêu chuẩn 1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn Theo nghĩa chung tiêu chuẩn hiểu quy định dùng làm đánh giá vật, tượng, trình định Theo Khoản Điều Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng hiệu đối tượng Tiêu chuẩn tổ chức công bố dạng văn để tự nguyện áp dụng” Tiêu chuẩn công bố dạng văn đảm bảo giá trị pháp lý Tiêu chuẩn quan tỏ chức tự nguyện áp dụng số trường hợp bắt buộc áp dụng phần viện dẫn văn quy phạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật Các quy định tiêu chuẩn phải mang tính thống nhất, hợp lý ổn định trình áp dụng 1.1.2 Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật Theo Khoản Điều Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quy chuẩn kỹ thuật quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, q trình, mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích an ninh quốc gia, quyền lợi người tiêu dùng yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn kỹ thuật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dạng văn để bắt buộc áp dụng” 1.1.3 Khái niệm tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung hiểu việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn thống sản xuất công tác Theo thuật ngữ chun mơn tiêu chuẩn hóa hiểu lnhx vực hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa thành tựu khoa học kỹ thuật kinh nghiệm tiên tiến với tham gia bên hữu quan nhằm đưa hoạt động xã hội đặc biệt hoạt động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống mang lại hiệu chung có lợi cho người xã hội 1.2 Ý nghĩa tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Do tính chất cơng tác văn thư, lưu trữ mà công tác quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, trang thiết bị bảo quản bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giúp cho quy trình, quy phạm, phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đồng hóa, thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa cần thiết công tác văn thư, lưu trữ: + Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ tạo thống mặt nghiệp vụ + Nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ + Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức quan + Thúc đẩy tiến khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ + Văn hóa quy trình cơng tác văn thư, lưu trữ + Kiểm soát cải tiến công tác văn thư, lưu trữ + Sử dụng hợp lý trang thiết bị công tác văn thư, lưu trữ + Tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác khoa học cơng nghệ + Góp phần đắc lực cho cơng cải cách hành 1.3 Hệ thống tiêu chuẩn ký hiệu tiêu chuẩn Việt Nam - Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN số thứ tự tiêu chuẩn: năm công bố - “tên tiêu chuẩn” Ví dụ: TCVN 9251: 2012 – “Bìa hồ sơ lưu trữ” - Tiêu chuẩn sở: TCCS số thứ tự tiêu chuẩn: Năm công bố / Ký hiệu sở Ví dụ:TCCS 04 : 2007/ VPPHH Chương CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Về thuật ngữ công tác văn thư, lưu trữ Thuật ngữ dùng công tác văn thư, lưu trữ đại Việt Nam bắt nguồn từ thời thuộc Pháp Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ tiếp tục sử dụng với phát triển công tác văn thư, lưu trữ với số lượng ngày nhiều lên chưa đảm bảo xác thống Đến năm 1992 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưu trữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng công tác văn thư, lưu trữ thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư, người làm lưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ chưa thực đầy đủ, hoàn thiện phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bất cập áp dụng, gây khó khăn định q trình liên hệ, giải công việc cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan quản lý Đặc biệt, xu hội nhập quốc tế tồn cầu hóa, cơng tác văn thư lưu trữ khơng có trao đổi tuý nước mà ngày mở rộng, trao đổi, giao lưu với đối tác quốc tế Sự thống thuật ngữ văn thư lưu trữ điều kiện để giúp trình chuyển ngữ, thống cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với ngơn ngữ khác q trình giải quyết, trao đổi cơng việc, thúc đẩy q trình hợp tác, hội nhập quốc tế diễn nhanh hiệu Bởi vậy, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần nhanh chóng biên soạn ban hành “Từ điển thuật ngữ văn thư lưu trữ Việt Nam” sở kết hợp sản phẩm đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” đề tài “Nghiên cứu giải thích thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ” nhằm thống việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưu trữ toàn quốc 2.2 Về trang thiết bị công tác văn thư, lưu trữ Công tác xây dựng ban hành tiểu chuẩn thực cách 10 2.3.2.4 Bảo quản, tu bổ, phục chế thống kê tài liệu Ngày 04 tháng năm 1995, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số 111/LTNN-NVĐP Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Trong quy định tiêu chuẩn nhà kho bảo quản, điều kiện bảo quản trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành Năm 2011, Luật Lưu trữ đời quy định vấn đề ban bảo quản, thống kê tài liệu lư trữ trách nhiệm, quy trình, phương pháp… 2.3.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Luật Lưu trữ 2011 quy định vấn đề sử dụng tài liệu lưu trữ quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân, hình thức khai thác, sử dụng tài liệu, tài liệu, chứng thực tài liệu… Đến ngày 01 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ Ban hành Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định việc sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ lịch sử Thơng tư quy định rõ quyền nghĩa vụ độc giả, quyền trách nhiệm quan lưu trữ đặc biệt quy trình khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc 2.4 Về người Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vào cơng tác văn thư, lưu trữ không áp dụng cho trang thiết bị, quy trình nghiệp vụ mà cán làm công tác văn thư, lưu trữ nói riêng tất cán quan, tổ chức nói chung có tiêu chuẩn để góp phần phát triển tồn diện cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy khơng có tiêu chuẩn cụ thể cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để bắt kịp với xu xã hội cán lầm công tác văn thư lưu trữ nên tự nâng cao hiểu biết thân việc tìm hiểu tiêu chuẩn kỹ thuật đặc biệt TCVN ISO 9001:2008 16 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 3.1 Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam 3.1.1 Về ưu điểm - Đã có định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa Từ năm đầu thành lập, Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước nhận thức tầm quan trọng cơng tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư lưu trữ Năm 1986, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa đến năm 2000 Những tiêu chuẩn xây dựng ban hành nằm định hướng cơng tác tiêu chuẩn hóa - Có nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn ngành xây dựng ban hành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu xây dựng số tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn ngành vấn đề thiết yếu công tác văn thư, lưu trữ tiêu chuẩn bìa hồ sơ, tiêu chuẩn trang thiết bị bảo quản, sổ đăng ký công văn – đến, tiêu chuẩn công cụ thống kê tài liệu lưu trữ, tiêu chuẩn công cụ tra tìm tài liệu,… - Các tiêu chuẩn ban hành áp dụng rộng rãi Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiêu chuẩn áp dụng rộng rãi thực tế Có thể kể đến là: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường; Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đại đa số quan Nhà nước áp dụng hoạt động soạn thảo văn quan - Cơng tác xây dựng ban hành tiêu chuẩn thực cách nghiêm túc, khoa học Các tiêu chuẩn xây dựng hầu hết sở kế thừa kết đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn cơng tác 17 văn thư, lưu trữ số nước kết thử nghiệm kỹ thuật Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức nhiều hội thảo gửi phiếu xin ý kiến đến quan, tổ chức dự thảo tiêu chuẩn Qua đó, nhóm biên soạn tiếp thu nhiều ý kiến cán chun mơn, chun gia tìm giải pháp tối ưu cho tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ - Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có mối quan hệ hợp tác với nhiều quan, đơn vị việc xây dựng tiêu chuẩn như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học cơng nghệ Mơi trường (Bộ Khoa học Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ quan, sở sản xuất… việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng ban hành tiêu chuẩn… 3.1.2 Về hạn chế Bên cạnh kết đạt được, cơng tác tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ có hạn chế, là: - Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại chưa quan tâm Sau ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu hành vào năm 2002, thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục không triển khai Chỉ từ năm 2008, cơng tác tiêu chuẩn hóa ý trở lại chưa có định hướng phát triển dài hạn - Việc đầu tư kinh phí, sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn hạn hẹp so với ý nghĩa tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Nội dung tiêu chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú số lượng tiêu chuẩn ban hành lĩnh vực hạn chế Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa tiêu chuẩn hóa Ngồi ra, thiếu tiêu chuẩn thuật ngữ văn 18 thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm cách thống hoạt động văn thư, lưu trữ như: từ chuẩn, từ khóa… - Nhiều tiêu chuẩn chưa soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế, ý kiến hiệu khuyết điểm tiêu chuẩn chưa phản hồi lại đơn vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh - Việc rà soát, thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà soát thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia - Nhiều tiêu chuẩn cơng tác lưu trữ chưa đón nhận, áp dụng thực tế tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn đến quan lưu trữ chậm triển khai; nhận thức đơn vị sử dụng thực theo tiêu chuẩn thấp, đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo tiêu chuẩn kỹ thuật ban hành… 3.1.3 Các giải pháp Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ thời giạn qua dã được kết định có phạm vi áp dung rộng rãi công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tuy nhiên để nâng cao tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ cần có giải pháp để tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ đạt kết tốt em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau: - Xây dựng định hướng chiến lược hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù hợp Trong đó, thực tiêu chuẩn hóa loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn thuật ngữ công tác văn thư, lưu tr - Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho cơng tác nghiên 19 cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa tiêu chuẩn ban hành cho phù hợp với thực tiễn điều kiện phát triển khoa học công nghệ - Tổ chức lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ban hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ bộ, ngành, quan Trung ương Lưu trữ địa phương - tăng cường đầu tư nhân lực, sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác văn thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ - Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành mục tiêu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quan, tổ chức Lãnh đạo quan cần quán triệt chặt chẽ việc áp dụng tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ quan để cán công chức viên chức quan thực nghiêm túc, có trách nhiệm Có thể đề biện pháp xử phạt hình thức khen thưởng để thúc đẩy ý thức trách nhiệm thành viên quan - Cần tiến hành rà soát, xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩn vào công tác văn thư, lưu trữ quan 20 KẾT LUẬN Trước hết cần ý thức việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng phù hợp vào công tác văn thư lưu trữ nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý cơng tác văn thư lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vơ quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nước việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vào cơng tác văn thư, lưu trữ tham gia tích cực họ vào việc áp dụng tiểu chuẩn hóa giữ vai trò định.Áp dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn thư lưu trữ góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hóa gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác văn thư lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức nhà nước hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2007), Nghị định số 127/NĐ-CP ngày 01/8/2007 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 ThS Trịnh Thị Hà – ThS Dương Thị Thanh Huyền (2015), Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962-2012 Quốc hội khóa XI (2006), Luật số 68/2006/QH11 “Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật” Thủ tướng phủ (2006), Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Giáo trình “ Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐÌnh Quyền, Nguyễn Văn Thâm ( NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990) Tập giảng “ tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư – lưu trữ” THs Lê Thị Nguyệt Lưu Tài liệu pháp lý: Các văn quy định Nhà nước cơng tác tiêu chuẩn hóa Tài liệu khảo sát thực tế: Các đề tài nghiên cứu Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước liên quan đến tiêu chuẩn ngành lưu trữ; viết, nghiên cứu trao đổi tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Thủ tướng phủ (2014), Quyết định số 144/QĐ-TTg ngày 05/3/2006 việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước 22 23 PHỤ LỤC TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Lưu đồ quy trình quản lý văn đến mơi trường mạng theo TCVN ISO 9001:2008 24 Lưu đồ quản lý văn môi trường mạng theo TCVN ISO 9001:2008 25 Lưu đồ quy trình quản hồ sơ môi trường mạng theo TCVN ISO 9001:2008 26 Lưu đồ quy trình chỉnh lý tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 27 28 Mẫu bìa hồ sơ lưu trữ theo TCVN 9251:2012 29 30 ... đề tài Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn đưa đề xuất Đối tượng phương pháp nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn. .. nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn việc xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ; - Tìm hiểu tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ mà Việt Nam ban hành thời gian qua, đánh giá ưu điểm,... thư Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu xây dựng số tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc gia tiêu chuẩn Ngành vấn đề thiết yếu công tác văn thư, lưu trữ Trong tiêu chuẩn trang thiết bị công tác văn thư,