MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu. 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn 3 1.1.1. Khái niệm tiêu chuẩn 3 1.1.2. Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 3 1.1.3. Khái niệm tiêu chuẩn hóa 3 1.2. Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.3. Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay 4 Chương 2. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 2.1. Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ 5 2.2. Về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ. 5 2.3. Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ 7 2.3.1. Quy trình nghiệp vụ văn thư 7 2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.3.1.2. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến 8 2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 9 2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 9 2.3.2. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ 9 2.3.2.1. Thu thập tài liệu và xác định giá trị tài liệu 9 2.3.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu 10 2.3.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 10 2.3.2.4. Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu 10 2.3.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 11 2.4 Về con người. 11 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 12 3.1. Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 12 3.1.1. Về ưu điểm 12 3.1.2. Về hạn chế 13 3.1.3 Các giải pháp. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18
Trang 1Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhântôi do tôi thực hiện và chưa từng công bố trên bất kỳ phương tiện nào Mọi sốlệu và dẫn chứng trong bài đều là những thông tin xác thực Nếu sai tôi xin hoàntoàn chịu trách nhiệm
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 1
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
4 Cấu trúc của đề tài 2
Chương 1 VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3
1.1 Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn 3
1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn 3
1.1.2 Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật 3
1.1.3 Khái niệm tiêu chuẩn hóa 3
1.2 Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ 4
1.3 Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay 4
Chương 2 CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5
2.1 Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ 5
2.2 Về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ 5
2.3 Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ 7
2.3.1 Quy trình nghiệp vụ văn thư 7
2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 7
2.3.1.2 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến 8
2.3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 9
2.3.1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 9
2.3.2 Quy trình nghiệp vụ lưu trữ 9
2.3.2.1 Thu thập tài liệu và xác định giá trị tài liệu 9
2.3.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu 10
Trang 42.3.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 10
2.3.2.4 Bảo quản, tu bổ, phục chế và thống kê tài liệu 10
2.3.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 11
2.4 Về con người 11
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VIỆT NAM 12
3.1 Nhận xét, đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam 12
3.1.1 Về ưu điểm 12
3.1.2 Về hạn chế 13
3.1.3 Các giải pháp 14
KẾT LUẬN 16
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17
PHỤ LỤC 18
Trang 5BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quantrọng trong nền hành chính nhà nước Việc triển khai xây dựng và áp dụng tiêuchuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ cóhiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầucủa xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hànhchính hiện đại Có thể nói việc nghiên cứu áp dụng hệ thống tiêu chuẩn là mộtphương pháp quản lý mới nhằm tạo nên một quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lýtạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm soát được quá trình giảiquyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chấtlượng và hiệu quả của công tác quản lý Do tính chất của công tác văn thư, lưutrữ gồm nhiều quy trình phức tạp, thuật ngữ chuyên môn đặc thù và sử dụngnhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa,hộp, giá… nên cần thiết phải được quy định thống nhất, hợp lý Tiêu chuẩn hóatrong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện,các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lýhóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiếtnhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năngsuất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trong nhữngnăm gần đây hoạt động xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ
đã nhận được sự quan tâm và có hiệu quả rõ rệt Tuy nhiên vẫn còn tồn đọngnhững hạn chế nhất định đòi hỏi các giải pháp đồng bộ Vì vây em đã chọn đề
tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất”
2 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia về công tác văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước – cơquan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhànước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình
Trang 7cấp có thẩm quyền ban hành.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ phương pháp luận của chủ nghĩa mác – Lenin
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu
+ Phương pháp phân tích tổng hợp
+ Phương pháp phân loại hệ thống
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế
+ Thu thập thông tin qua mạng Internet
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về việc xây dựng tiêu chuẩntrong công tác văn thư, lưu trữ;
- Tìm hiểu các tiêu chuẩn về văn thư, lưu trữ mà Việt Nam đã ban hànhtrong thời gian qua, đánh giá các ưu điểm, hạn chế đồng thời phân tích tìm ranguyên nhân của các tiêu chuẩn này;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng các tiêuchuẩn về văn thư, lưu trữ
4 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nộidung đề tài được chia làm ba chương:
Chương 1: Vai trò của việc xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn thư, lưu trữ
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng tiêu chuẩn đối với công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam
Trang 8Chương 1 VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn
1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn
Theo nghĩa chung nhất tiêu chuẩn được hiểu là những quy định dùng làmcăn cứ đánh giá sự vật, hiện tượng, quá trình nhất định
Theo Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Tiêuchuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn đểphân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và cácđối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng vàhiệu quả của các đối tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạngvăn bản để tự nguyện áp dụng”
Tiêu chuẩn được công bố dưới dạng văn bản đảm bảo giá trị pháp lý Tiêuchuẩn được các cơ quan tỏ chức tự nguyện áp dụng nhưng trong một số trườnghợp bắt buộc áp dụng một phần khi nó được viện dẫn trong các văn bản quyphạm pháp luật hay quy chuẩn kỹ thuật Các quy định trong tiêu chuẩn phảimang tính thống nhất, hợp lý và ổn định trong quá trình áp dụng
1.1.2 Khái niệm quy chuẩn kỹ thuật
Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật 2006: “Quychuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầuquản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượngkhác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh,sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và anninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác Quychuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản
để bắt buộc áp dụng”
1.1.3 Khái niệm tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa theo nghĩa chung được hiểu là việc xây dựng và áp dụngcác tiêu chuẩn thống nhất trong sản xuất và trong công tác
Trang 9Theo thuật ngữ chuyên môn tiêu chuẩn hóa được hiểu là một lnhx vựchoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiếnhành dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiếnvới sự tham gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặcbiệt là hoạt động sản xuất kinh doanh vào quỹ đạo thống nhất mang lại hiệu quảchung và có lợi nhất cho mọi người và xã hội.
1.2 Ý nghĩa của tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức côngtác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Do tính chất của côngtác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các cơ quan, tổ chức sử dụngnhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa,hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình,quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được đồng bộ hóa,thống nhất hóa và hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa rất cần thiết trongcông tác văn thư, lưu trữ:
+ Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tạo sự thống nhất về mặtnghiệp vụ
+ Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ
+ Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan.+ Thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.+ Văn bản hóa các quy trình công tác văn thư, lưu trữ
+ Kiểm soát và cải tiến công tác văn thư, lưu trữ
+ Sử dụng hợp lý trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học công nghệ
+ Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính
1.3 Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn ở Việt Nam hiện nay
Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN số thứ tự của tiêu chuẩn: năm công bố
-“tên tiêu chuẩn” Ví dụ: TCVN 9251: 2012 – “Bìa hồ sơ lưu trữ”
- Tiêu chuẩn cơ sở: TCCS số thứ tự của tiêu chuẩn: Năm công bố / Kýhiệu cơ sở Ví dụ:TCCS 04 : 2007/ VPPHH
Trang 10Chương 2 CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ
Thuật ngữ dùng trong công tác văn thư, lưu trữ hiện đại ở Việt Nam bắtnguồn từ thời thuộc Pháp Sau cách mạng Tháng Tám hệ thống thuật ngữ đó vẫntiếp tục được sử dụng cùng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ với sốlượng ngày một nhiều lên nhưng vẫn chưa đảm bảo chính xác và thống nhất
Đến năm 1992 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành “Từ điển Lưutrữ Việt Nam” đề cập đến nhiều thuật ngữ thường dùng trong công tác văn thư,lưu trữ như thể thức văn bản, tên loại văn bản, lạp hồ sơ, người làm văn thư,người làm lưu trữ, thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,bảo quản tài liệu, phông lưu trữ cá nhân… Tuy nhiên hệ thống thuật ngữ nàyvẫn chưa thực sự đầy đủ, hoàn thiện và phù hợp với thực tiễn dẫn đến nhiều bấtcập khi áp dụng, gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình liên hệ, giảiquyết công việc cũng như cho công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với cơquan quản lý
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thưlưu trữ không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được
mở rộng, trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế Sự thống nhất thuật ngữ vănthư lưu trữ là một trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ,thống nhất cách hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ kháctrong quá trình giải quyết, trao đổi công việc, thúc đẩy quá trình hợp tác, hộinhập quốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn Bởi vậy, Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước cần nhanh chóng biên soạn và ban hành “Từ điển thuật ngữ vănthư lưu trữ Việt Nam” trên cơ sở kết hợp giữa sản phẩm của đề tài “Xây dựng hệthống thuật ngữ văn thư Việt Nam” và đề tài “Nghiên cứu giải thích các thuậtngữ chuyên ngành lưu trữ” nhằm thống nhất việc sử dụng thuật ngữ văn thư lưutrữ trong toàn quốc
2.2 Về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác xây dựng và ban hành tiểu chuẩn đã được thực hiện một cách
Trang 11nghiêm túc, khoa học Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế thừa kếtquả của các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn trongcông tác văn thư, lưu trữ của một số nước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đãthu thập nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra cácgiải pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu xây dựng được một sốtiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc gia và tiêu chuẩn Ngành về những vấn đềthiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ
Trong đó các tiêu chuẩn về trang thiết bị trong công tác văn thư, lưu trữđược thể hiện rõ tại các tiêu chuẩn như:
- Tiêu chuẩn Quốc gia :
+ TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính
+ TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tiêu chuẩn ngành:
+ Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992
“Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyếtđịnh số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước.Bìa hồ sơ khi ban hành đã được áp dụng ở hầu hết các cơ quan Nhà nước, cácđoàn thể quần chúng và các lưu trữ trên phạm vi toàn quốc Các cơ quan đã inbìa hồ sơ theo tiêu chuẩn và phát cho công chức dùng trong việc lập hồ sơ côngviệc và sử dụng trong lưu trữ hiện hành và lun trữ cố định Việc ban hành và ápdụng tiêu chuẩn này đã tạo nên sự thống nhất và đồng bộ trong việc sử dụng bìa
hồ sơ theo đúng quy cách
+ TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến” đã được triển khai ápdụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, góp phần vàoviệc quản lý chặt chẽ văn bản đi – đến cũng như theo dõi quá trình quản lý giảiquyết văn bản của các cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn này đã thống nhấtkích thước của sổ đăng ký văn bản đi – đến dùng trong các cơ quan, tổ chức,
Trang 12không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khácnhau.
+ Tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựngtài liệu
+ Tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hànhchính
2.3 Về quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưu trữ
2.3.1 Quy trình nghiệp vụ văn thư
2.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩnhóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ
và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Vănbản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đềtiêu chuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công táctại Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu Vấn đề này tiếp tục được nghiên cứutrong các đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bảnquản lý Nhà nước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyếtđịnh”, mã số 05-89 do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-
1999 và Chương trình “Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủnhiệm đề tài là ông Dương Văn Khảm, mã số 2002:98-05, năm 2002-2006
Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trìnhbày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêuchuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xétlần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cáchtrình bày của một văn bản Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảoquản tài liệu lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều
Trang 13kích thước khác nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.
Ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư só 01/2011/TT-BNVHướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính Thông tư này quyđịnh rõ các thành phần thể thức bắt buộc, cách trình bày của văn bản hành chínhthông thường và bản sao văn bản tạo thuận lợi cho công tác quản lý thống nhấttrong quá trình ban hành, tăng tính thẩm mỹ cho văn bản Tuy nhiên nội dungvăn bản vẫn chưa bao quát hết được về các thể loại văn bản hành chính cũngnhư một số nội dung chưa phù hợp cần sửa chữa bổ sung
2.3.1.2 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
Năm 2005 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số425/VTLTNN-NVTW về việc quản lý văn bản đi, đến Theo công văn này việc
tổ chức và quản lý giải quyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: tiếpnhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tổ chức và quản lý văn bản đi tiếnhành theo quy trình: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số vàngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; Đăng kývăn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;Lưu văn bản đi
Năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong và nộp lưu hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Theo thông tư này việc tổ chức và quản lý giảiquyết văn bản đến phải tiến hành theo quy trình sau: Tiếp nhận văn bản đến;Đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tổ chức và quản lý văn bản đi tiến hànhtheo quy trình: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản; Đăng ký văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức
độ khẩn, mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi; Lưu văn bản đi
Ngày 26/8/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi