Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 2 4. Cấu trúc của đề tài: 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ. 3 1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 3 1.1.1. Khái niệm về tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.2. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.3. Mục đích. 5 1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 5 1.2.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 10 1.2.2. Nội dung. 11 Chương 2. HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH. 18 2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư 18 2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 18 2.1.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác văn thư. 19 2.1.3. Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ. 21 2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ. 22 2.2.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 22 2.2.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ. 23 2.2.3. Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ. 23 2.2.4. Tiêu chuẩn về con người. 24 Chương 3. ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ. 25 3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 25 3.1.1. Kết quả đạt được. 25 3.1.2. Hạn chế. 31 3.1.3. Nguyên nhân. 31 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa. 32 3.2.1. Các giải pháp chung. 32 3.2.2. Các giải pháp cụ thể. 32 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là thành quả học tập và nghiên cứucủa bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của cô Ngô Thị Kim Oanh Mọi thông tintrong bài đều là sự thật

Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

1

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành đến cô Ngô THị Kim Oanh giảngviên dạy học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong côngtác văn thư lưu trữ cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn Thư LưuTrữ đã nhiệt tình giảng dạy cho tôi để hoàn thành bài tiểu luận này

Tôi xin trân thành cảm ơn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 2

4 Cấu trúc của đề tài: 2

Chương 1 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3

1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 3

1.1.1 Khái niệm về tiêu chuẩn hóa 3

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa 3

1.1.3 Mục đích 5

1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ 5

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ 10

1.2.2 Nội dung 11

Chương 2 18

HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 18

2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư 18

2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ 18

2.1.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác văn thư 19

2.1.3 Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ 21

2.2 Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ 22

2.2.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 22

2.2.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ 23

2.2.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ 23

2.2.4 Tiêu chuẩn về con người 24

Chương 3 25

ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- 25

LƯU TRỮ 25

3.1 Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 25

3.1.1 Kết quả đạt được 25

3.1.2 Hạn chế 31

3.1.3 Nguyên nhân 31

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa 32

3.2.1 Các giải pháp chung 32

3.2.2 Các giải pháp cụ thể 32

KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 34

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong những thập kỷ gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩnhóa trong biên mục, xử lý tài liệu nói riêng đã bắt đầu được quan tâm ở ViệtNam Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn bao gồm: tiêu chuẩn,quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, và văn bản pháp quy Với quan niệmnhư vậy, tiêu chuẩn là một trong những yếu tố góp phần bảo đảm cho việcchuẩn hóa được thực hiện Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật

và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoáhay dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong các hoạt độngkinh tế – xã hội Tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các

đối tượng này Tiêu chuẩn là do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự

nguyện áp dụng cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ,… Tiêu chuẩn quy địnhmang tính thống nhất, mục đích của công tác tiêu chuẩn mang lại sự thốngnhất, nề nếp trong mọi hoạt động của xã hội Tiêu chuẩn quy định phải mangtính hợp lý, tạo sự tự giác thống nhất trong việc áp dụng các tính chất từ đócác tiêu chuẩn mới đạt được các mục đích đặt ra đảm bảo tính ơn định Cáctiêu chuẩn ở Việt Nam phải quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lýdùng để làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm hàng hóa, quá trình dịch

vụ môi trường

Các Loại tiêu chuẩn

1 Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chungcho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực

1

5 Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định cácyêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá.

Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất hay nó giúp cho tôi hiểu

rõ hơn về các tiêu chuẩn của đất nước Việt Nam

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ.Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất

2.2.3 Đánh giá, và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả

3 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:

+ Phương pháp thu thập thông tin từ các Quyết định, Công văn

+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

+ Nguồn tin từ mạng Internet

4 Cấu trúc của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài kiệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 3 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH.

Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN

THƯ, LƯU TRỮ.

1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.1.1 Khái niệm về tiêu chuẩn hóa.

Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng

chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạtđược mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

Cụ thể của hoạt động này bao gồm quá trình xây dựng, ban hành và ápdụng tiêu chuẩn

Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hóa là nâng cao mức độ thích ứngcủa sản phẩm, quá trình và dịch vụ với những mục đích đã định, ngăn ngừarào cản trong thương mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, côngnghệ

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa.

Để hoạt động tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách hiệu quả cần

tuân thủ một số nguyên tắc chính như sau:

Nguyên tắc 1: Đơn giản hoá

Tiêu chuẩn hoá trước hết là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những sựquá đa dạng không cần thiết Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại,kích cỡ không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt

và tương lai

Nguyên tắc 2: Thoả thuận

Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tácbình đẳng của tất cả các bên có liên quan

Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá phải có một sự dunghoà quyền lợi của các bên

Nguyên tắc 3: áp dụng

Tiêu chuẩn hoá gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụngtiêu chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy

tiêu chuần hoá mới đem lại hiệu quả.

Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hoá nào nếu chỉ chú ý đến việcban hành tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt độngtiêu chuẩn hoá sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn

Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất

Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảmbảo được nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt Trong nhiều trường hợp cáctiêu chuẩn được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sựnhất trí tuyệt đối, hoàn hảo

Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định đểthống nhất thực hiện

Nguyên tắc 5: Đổi mới

Tiêu chuẩn hoá là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất địnhcho nên các tiêu chuẩn phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp vớikhung cảnh luôn luôn thay đổi

Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lạimột cách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết

Nguyên tắc 6: Đồng bộ

Công tác tiêu chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ Trong khixây dựng tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấptiêu chuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan Ngoài ra phải chú ý đến sựđồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn

Ở cấp quốc gia việc qui định tiêu chuẩn là bắt buộc hay chỉ khuyếnkhích phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

1.1.3 Mục đích.

Mục đích của tiêu chuẩn hoá đã được thể hiện trong định nghĩa của

tiêu chuẩn hoá đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhấtđịnh" Cụ thể, các mục đích đó là:

a Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu): Phục vụ cho mụcđích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu,dấu hiệu để dùng chung Ví dụ ký hiệu toán học, nguyên tố hoá học, ký hiệutượng trưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vật liệu

b Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sảnxuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê):

Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vậtliệu điển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T),động cơ, hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp:bóng đèn - đui đèn, máy ảnh -ống kính, độ bắt sáng của phim ảnh

c Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng

Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, khôngkhí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị(bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng,ủng, mặt nạ phòng độc) Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo cácvăn bản pháp luật tương ứng

d Thúc đẩy thương mại toàn cầu

Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạođiều kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu: trao đổi hàng hoá sản phẩm, traođổi thông tin

1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

TCVN 9001:2000

Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 về hệ thống quản lý chất

lượng trong đó có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu về hệ thốngquản lý chất lượng (sau đây gọi là TCVN ISO 9001:2000) đang được áp dụngrộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính Ngày20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ

là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chínhnhà nước Vì vậy, việc trieern khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chấtlượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầuhoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là mộtđòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại

Báo cáo này nhằm tìm hiểu một số nội dung cơ bản của Tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2000, yêu cầu, phạm vi và khả năng áp dụng Tiêu chuẩntrong công tác văn thư, lưu trữ, các thuận lợi cũng như khó khăn và đề xuấtmột số biện pháp áp dụng một cách hiệu quả Tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ

ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thốngquản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vàotháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên bản 1994 ISO 9001:2000,quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng của một

tổ chức để chứng tỏ năng lực của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đápứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng và nhằmnâng cao sự thoả mãn của khách hàng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 do

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành Tiêu chuẩn này hoàn toàntương đương với ISO 9001: 2000

Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phươngpháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chínhứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều vănbản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan Đây cũng là mộttrong những hình thức rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một

công trình xử lý công việc khoa học và hợp lý Mục tiêu của việc áp dụng hệthống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiệnthông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp

lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu

cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việctrong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệuquả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công

Việc áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào hành chính công vàtrong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được thực hiện có hiệu quả ở một số nướctrong khu vực như Malaysia, Singapore, trong đó đối với quy trình lập vàquản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001

- Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn này cũng đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ banhành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở trong nước, một số

Bộ ngành và địa phương như Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phòng, cũng đã áp dụngISO 9000 và ISO 9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như làmột phần trong các quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như cácquy trình soạn thảo, giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi đến.Đây là những kinh nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để có thể vận dụngtrong quá trình áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ở các cơquan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đãtạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắnthời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm chonăng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nânglên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đóvai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao

Áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ là việc xâydựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữtrong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm

bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tácvăn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước Việc áp dụng nàynâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.

Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạtđộng hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng

và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lýchất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mangtính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầucủa khách hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó

Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trìnhchuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng,các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏamãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấyphòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm.Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc không

đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơquan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các thông tin, vănbản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việccủa cơ quan

Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ đầu

ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận.Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ở đây là các cơquan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành, các cánhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan

Thông thường các quá trình cần thiết được chuẩn hóa dưới dạng vănbản hoặc các hình thức khác, gọi là thủ tục hay quy trình Các thủ tục chỉ ranhững việc cần làm, ai là người tham gia và kết quả của việc thực hiện quátrình là gì Do đó, đối với các công việc cụ thể trong các quá trình, tiêu chuẩncần có là đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợcho các hoạt động tác nghiệp trong quá trình Đồng thời trong khi thực hiện

hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích các quá trình để

có các hành động cần thiết nhằm đạt được kết quả dự định và có cơ sở cải tiếnliên tục các quá trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày mộthoàn thiện hơn

Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào côngtác văn thư lưu trữ, cần có các yếu tố cơ bản như:

Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiệnnhững yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu; cáchứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu biết lẫnnhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc

Trong các yếu tố nêu trên, ngoài yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến80% yếu tố thuộc về nỗ lực của mọi thành viên trong đơn vị khi thực thi công

vụ Do vậy con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi làyếu tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính Muốn vậy,công chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết côngviệc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời

và linh hoạt Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạm, máy móc,nôn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng

Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn bộ hoạt động của cơ quan nhànước được thực hiện thông qua các quá trình Mỗi quá trình hoạt động của cơquan được cụ thể hóa bằng một quy trình Việc xây dựng các quy trình nhằmthực hiện các mục đích sau:

- Việc xây dựng quy trình là cụ thể hoá các quá trình hoạt động thànhtừng bước theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế tiến hành, giảiquyết công việc, nhằm mục đích thực hiện nguyên tắc viết những gì bạn làm,làm những gì bạn viết

- Các quy trình được xây dựng nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản lý

và cung cấp dịch vụ của cơ quan, chúng được xem như quy chế của cơ quan

và buộc các đối tượng liên quan phải thực hiện

- Việc xây dựng quy trình sẽ chỉ ra trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của mỗi

cá nhân tham gia quy trình theo một trình tự nhất định, điều đó không nhữngtạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan, mà nó còn là bằng chứng đểkiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơquan Nhờ vậy, việc thực hiện các thủ tục hành chính, các khâu nghiệp vụ của

cơ quan sẽ được quy củ, nền nếp Đó cũng chính là yếu tố quan trọng để tạonên một hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan

Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chínhxác theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan nhànước, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:

+ Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn

+ Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựngtiêu chuẩn

+ Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn

+ Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính,trách nhiệm liên đới và các phòng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực hiệntiêu chuẩn

+ Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quytrình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO9001: 2000 Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát đượcquá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bướcnâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện cácnghiệp vụ văn thư lưu trữ

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ.

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:

2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xây dựng và thực hiện cácquy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một cáchkhoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việcđược dễ dàng

1.2.2 Nội dung.

* Đối với công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảmthông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nóirằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chínhhàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền vớicông tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham giatrực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập

hồ sơ về những việc được giao giải quyết Vì vậy chất lượng của công tác vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan,

tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, tráchnhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyếtcông việc

Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càngđược quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quyđịnh cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thưhiện hành của các cơ quan Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đangtồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đápứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Điều này thể hiện ởnhững vấn đề như:

- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trongcác cơ quan còn thấp Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hànhcòn chồng chéo, chưa thống nhất

- Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theođúng trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bảncòn chậm và thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănthư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu đượchình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu

- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp Tình trạng

không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng đượcyêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệuchưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giátrị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệucòn ở tình trạng tích đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ đểchỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài liệu.

Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệthống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để gópphần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước

Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức Để nâng cao chấtlượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiệncác quy trình

* Đối với công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị,thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chứckhai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

và xã hội Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủcác Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Một số văn bản quy phạm pháp luật

về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đivào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố;tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơnhoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chứccũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, côngtác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầucủa quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước Một số cơ quan, tổ chức chưa

có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ,

thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ,trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huyđược tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộcđổi mới nền hành chính nhà nước.

Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý

chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thựchiện các quy trình

* Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vàocông tác văn thư, lưu trữ

Thuận lợi

Qua nghiên cứu những nguyên tắc, yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO

9000 cùng với quá trình khảo sát thực tế tình hình công tác văn thư lưu trữ tạicác cơ quan quản lý nhà nước, chúng tôi nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan quản lý nhà nước sẽ có những thuậnlợi sau:

Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 đã và đang được ápdụng phổ biến đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức trên thế giớicũng như ở Việt Nam Theo thống kê của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chấtlượng, hiện nay ở nước ta có khoảng cơ quan, tổ chức áp dụng ISO 9000.Nhiều cơ quan nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh, thành phốkhác đã thực hiện việc áp dụng bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000trong các lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải quyết các dịch vụ hànhchính, thủ tục hành chính Điều đó tạo điều kiện thuận lợi nhất định cho các

cơ quan trong những công việc sau:

- Việc phổ biến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đến các cán bộ, công chức,viên chức đang làm công tác văn thư lưu trữ sẽ có nhiều thuận lợi Bởi lẽ, bộtiêu chuẩn ISO 9000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng vàcác cơ quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt vàcông bố trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách,đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet

- Có thể áp dụng kinh nghiệm của những cơ quan, doanh nghiệp ápdụng ISO 9000 thành công và tránh được những sai lầm của các cơ quan,doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công Một số cơ quan, doanhnghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp và phát triển nôngthôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải ViệtNam, và đặc biệt là một số cơ quan hành chính như: Ủy ban nhân dân thànhphố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoahọc và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố HảiPhòng, Các báo cáo tổng kết và các bài nghiên cứu với nội dung mô tả hệthống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000, các thành quả đạt được tại

cơ quan áp dụng và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện đãđược đăng trên các tạp chí chuyên ngành, các website của các cơ quan và traođổi trên diễn đàn của mạng internet Những báo cáo và bài viết trên thực sự lànguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi các kinh nghiệm và tránhđược những hạn chế trong quá trình áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thưlưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước

Hai là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đang là nhucầu cấp bách đối với các cơ quan nhà nước trong giai đoạn cải cách hànhchính nhà nước Bởi lẽ, việc thực hiện hệ thống quản lý theo mô hình ISO

9000 sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoahọc, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phụcđược sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiệncông việc Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong công tác khai thác, sử dụngtài liệu phù hợp với xu thế chung của công cuộc cách hành chính nhà nước,đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính Điều đó dẫn đến việc áp dụng ISO

9000 được nhà nước và các cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư về cơ

sở pháp lý, cơ sở vật chất

Việc áp dụng ISO 9000 trong ngành lưu trữ nói chung và trong công tácvăn thư lưu trữ nói riêng là một chủ trương, nhiệm vụ đặt ra đối với các cơquan nhà nước trong thời gian tới

Chủ trương của Thủ tướng Chính phủ, và cam kết của các Bộ, ngành,địa phương, của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về cải cách hànhchính và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyệnvọng của cán bộ, công chức, đang làm công tác văn thư lưu trữ Bởi lẽ, việcquy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong các quy trình của ISO 9000 làmột căn cứ cho việc xác định nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm của mìnhđồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán bộ.

Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giảnlược thủ tục hành chính trong các klhâu nghiệp vụ nên được các đối tượngtham gia trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ

Ba là: lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ,tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó cũng chính là mục tiêu hướng đếncủa ngành lưu trữ Mặt khác, trên thực tế đã hình thành hệ thống văn bản quyphạm pháp luật của Nhà nước, các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ vê côngtác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 trong công tácvăn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước đặt ra, cần được thực hiện trong thời gian tới Đồng thời, áp dụngISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là một biện pháp thực hiện đổi mớicông tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước mục tiêu màcác nhà nghiên cứu, các nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới Sự phù hợpgiữa việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kếhoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự thuận lợi trongviệc thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc tuyên truyềnvận động cán bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước thực hiện

hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000

Thách thức

Song song với những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 trongcông tác văn thư lưu trữ còn vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau:Một là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lầnđầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, Cục