Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 2 4. Cấu trúc của đề tài: 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ. 3 1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 3 1.1.1. Khái niệm về tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.2. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.3. Mục đích. 5 1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 5 1.2.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 10 1.2.2. Nội dung. 11 Chương 2. HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH. 18 2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư 18 2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 18 2.1.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác văn thư. 19 2.1.3. Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ. 21 2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ. 22 2.2.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 22 2.2.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ. 23 2.2.3. Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ. 23 2.2.4. Tiêu chuẩn về con người. 24 Chương 3. ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ. 25 3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 25 3.1.1. Kết quả đạt được. 25 3.1.2. Hạn chế. 31 3.1.3. Nguyên nhân. 31 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa. 32 3.2.1. Các giải pháp chung. 32 3.2.2. Các giải pháp cụ thể. 32 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
LỜI CẢM ƠN Thực tế cho thấy rằng, thành công gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ người xung quanh giúp đỡ hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ bạn bè Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép bày tỏ long biết ơn sâu sắc đến tất quý Thầy Cô khoa Văn thư – Lưu trữ, đem tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi, tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình học tập Tôi xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thị Kiều Oanh – Giảng viên mơn “Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, lưu trữ” tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học Nhờ bảo hướng dẫn q suốt q trình triển khai, nghiên cứu hoàn thành đề tài giao cách tốt Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, lưu trữ môn với nhiều kiến thức sâu rộng tiêu chuẩn hóa quy chuẩn công tác Văn thư - Lưu trữ nên kiến thức kinh nghiệm tơi hạn chế Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận bảo, ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tế sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Ths Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tơi thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, tiểu luận sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Tên chữ, cụm từ viết tắt Giải thích chữ, cụm từ viết tắt BKHCN Bộ Khoa học & Công nghệ BNV Bộ Nội vụ CCVC Công chức viên chức QĐ Quyết định 10 11 QCKT TC TCCP TCN TCVN TT TTHC Quy chuẩn kỹ thuật Tiêu chuẩn Tổ chức phủ Tiêu chuẩn ngành Tiêu chuẩn Việt Nam Thơng tư Thủ tục hành 12 VTLT Văn thư – Lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư-Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Theo quy định Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 số văn hướng dẫn thi hành Luật, Bộ Nội vụ quan có trách nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia lĩnh vực văn thư, lưu trữ đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định, công bố tiêu chuẩn này; xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lĩnh vực văn thư, lưu trữ Với tư cách quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước, thời gian qua Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí phối hợp với nhiều quan, tổ chức để xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống hoạt động lưu trữ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Tính đến nay, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng ban hành 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ KH&CN công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ Trong năm 2014, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng cơng tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định để công bố thời gian tới Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian qua số hạn chế Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ tơi định chọn đề tài “ Tìm hiểu tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá đưa đề xuất” để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư lưu trữ Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng - Đối tượng nghiên cứu Đề tài là: tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ phạm vi nước xây dựng, ban hành trình cấp có thẩm quyền ban hành - Phạm vi nghiên cứu Đề tài là: nội dung liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước từ thành lập Cục (năm 1962) 2.2 Mục đích Bài tiểu luận hướng tới hai mục tiêu sau đây: - Tìm hiểu sở lý luận tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác Văn thư – Lưu trữ - Đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam Văn thư Lưu trữ - Đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật công tác Văn thư - Lưu trữ 2.3 Nhiệm vụ Để thực mục tiêu trên, tiểu luận đặt giải nhiệm vụ sau: - Giới thiệu tổng quan tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật hoạt động lưu trữ - Khảo sát đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Tìm hiểu quy định Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ nói riêng - Phân tích thuận lợi khó khăn hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ giai đoạn - Nghiên cứu, đề xuất số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ngành Lưu trữ Việt Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp sử dụng chủ yếu trình tìm kiếm, thu thập tài liệu tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước số - quan, tổ chức Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp sử dụng để đánh giá ưu điểm, hạn chế phân tích thuận lợi, khó khăn hoạt động - xây dựng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Việt Nam Phương pháp thống kê: phương pháp sử dụng để tổng hợp số lượng cơng trình nghiên cứu nước có liên quan đến đề tài; tổng hợp số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia văn thư, lưu trữ Cục - Văn thư Lưu Nhà nước ban hành trình cấp có thẩm quyền cơng bố Phương pháp so sánh: Để đối chiếu quy định Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật lưu trữ Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận tiêu chuẩn hóa 1.1.1 Khái niệm - Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hố dịch vụ, q trình, mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng - hiệu đối tượng Có dạng tiêu chuẩn: + Tiêu chuẩn tổ chức công bố dạng văn để tự nguyện áp dụng + Tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng phần hay toàn viện dẫn - văn quy phạm pháp luật quy chuẩn kỹ thuật Tiêu chuẩn quy định phải mang tính thống Mục đích cơng tác tiêu chuẩn mang lại thống nhất, nề nếp hoạt động xã hội Các tiêu chuẩn Việt Nam phải quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng để làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, trình, - nghiệp vụ Quy chuẩn kỹ thuật Quy chuẩn kỹ thuật quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình, môi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủđể bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ người; bảo vệ động vật, thực vật, mơi trường; bảo vệ lợi ích an ninh quốc gia, quyền lợi người tiêu dùng yêu cầu thiết yếu - khác Quy chuẩn kỹ thuật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dạng - văn để bắt buộc áp dụng Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia quy chuẩn Thủ tướng Bộ quan hình thành để bắt buộc áp dụng phạm vi toàn quốc ngành, lĩnh vực - phủ phân công quản lý Quy chuẩn kỹ thuật địa phương quy chuẩn chủ tịch ủy ban nhân dân trực thuộc thành phố, trung ương ban hành để bắt buộc áp dụng phạm vi địa phương sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, q trình đặc thù yêu cầu cụ - thể Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hóa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn thống sản - xuất công tác Theo thuật ngữ chuyên môn: Tiêu chuẩn hóa lĩnh vực hoạt động bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa thành tựu khoa học kỹ thuật kinh nghiệm tiên tiến với tham gia bên hữu quan nhằm đưa hoạt động xã hội đặc biệt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu chung có lợi cho người xã - hội Tiêu chuẩn hóa theo ISO: Tiêu chuẩn hóa hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lặp lại nhằm đạt mức độ trật tự - tối ưu khung cảnh định Bản chất tiêu chuẩn hóa đưa tiêu chuẩn áp dụng tiêu chuẩn 1.1.2 Các nguyên tắc tiêu chuẩn hóa Để hoạt động tiêu chuẩn hố tiến hành cách hiệu cần tuân thủ số nguyên tắc sau: Ngun tắc 1: Đơn giản hố Tiêu chuẩn hố trước hết đơn giản hố, có nghĩa loại trừ đa dạng không cần thiết Trong sản xuất việc loại bỏ kiểu loại, kích cỡ khơng cần thiết giữ lại cần thiết có lợi cho trước mắt tương lai Nguyên tắc 2: Thoả thuận Tiêu chuẩn hố hoạt động đòi hỏi phải có tham gia, hợp tác bình đẳng tất bên có liên quan Nói chung, tiến hành cơng tác tiêu chuẩn hố phải có dung hoà quyền lợi bên Nguyên tắc 3: áp dụng 10 Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, nhiều tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ áp dụng rộng rãi thực tế Có thể kể đến là: – Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đại đa số quan Nhà nước áp dụng hoạt động soạn thảo văn quan Ngồi ra, tiêu chuẩn để biên soạn giáo trình, cẩm nang… soạn thảo văn nhằm phục vụ cho đối tượng sinh viên công chức, viên chức nhà nước nghiên cứu, học tập thực thỉ cơng việc Khơng thế, TCVN 5700:2002 (sốt xét lần 1) hình thức văn loại giấy, khổ giấy, cách ghi thành phần Quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh ngày tháng văn bản… Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ tham khảo xây dựng ban hành Thông tư liên tịch số 55 / 2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư số 01/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch – Tiêu chuẩn ngành TCN 02 – 1992 Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước TCNO1-2002 Bìa hồ sơ ban hành áp dụng hầu hết quan Nhà nước, đoàn thể quần chúng lưu trữ phạm vi tồn quốc Các quan in bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn phát cho công chức dùng việc lập hồ sơ công việc sử dụng lưu trữ hành lun trữ cố định Việc ban hành áp dụng tiêu chuẩn tạo nên thống đồng 29 việc sử dụng bìa hồ sơ theo quy cách – Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn – đến triển khai áp dụng thống công tác văn thư quan, tổ chức, góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn – đến theo dõi trình quản lý giải văn quan, tổ chức Ngoài ra, tiêu chuẩn thống kích thước sổ đăng ký văn – đến dùng quan, tổ chức, khơng tình trạng sổ đăng ký có kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác 3.1.1.4 Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lưu trữ Nhà nước có mối quan hệ hợp tác với nhiều quan, đơn vị việc xây dựng tiêu chuẩn Những năm 80, với đời Điều lệ cơng tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa triển khai hoạt động Cục Lưu trữ Nhà nước Do tính chất cơng tác văn thư, lưu trữ nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có phạm vi áp dụng quan, tổ chức Vì thế, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phối hợp, tham gia nhiều quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ ban hành có hiệu áp dụng cao Trong trình thực tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước phối họp với nhiều quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học cơng nghệ Môi trường (Bộ Khoa học Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lun trữ tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ quan, sở sản xuất… việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng ban hành tiêu chuẩn Trong phạm vi Cục, hoạt động triển khai nghiên cứu, xây dựng với phối hợp, tham gia phòng chức đơn vị nghiệp thuộc Cục Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ… 30 3.1.2 Hạn chế Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng TCH cơng tác Văn thư - Lưu trữ vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: – Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ từ năm 2002 trở lại chưa quan tâm Sau ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu hành vào năm 2002, thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa Cục không triển khai Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa ý trở lại chưa có định hướng phát triển dài hạn – Việc đầu tư kinh phí, sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn hạn hẹp so với ý nghĩa tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ – Nội dung tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú số lượng tiêu chuẩn ban hành lĩnh vực hạn chế Các tiêu chuẩn cơng tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành hướng đến đối tượng tài liệu lưu trữ hành Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa tiêu chuẩn hóa Ngồi ra, thiếu tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm cách thống hoạt động văn thư, lưu trữ như: từ chuẩn, từ khóa… – Việc rà soát, thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà soát thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia – Nhiều tiêu chuẩn cơng tác lưu trữ chưa đón nhận, áp dụng thực té, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu 31 trữ hành chính… Ngun nhân tình trạng tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn đến quan lưu trữ chậm triển khai; nhận thức đơn vị sử dụng thực theo tiêu chuẩn thấp, đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo tiêu chuẩn kỹ thuật ban hành… – Nhiều tiêu chuẩn chưa soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Sau tiêu chuẩn ban hành áp dụng thực tế, Cục chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ quan, tổ chức Trung ương địa phương Vì thế, ý kiến hiệu khuyết điểm tiêu chuẩn chưa phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu cơng tác tiêu chuẩn hóa 3.2.1 Đẩy mạnh công tác xây dựng ban hành thêm số TCH sốt xét có định kỳ TCH khâu công tác khác Để làm việc cách nhanh chóng, Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 kết hợp với thư viện quan thông tin đầu ngành cần tham khảo thêm số tiêu chuẩn nước tiêu chuẩn quốc tế hành công tác xử lý tài liệu Trên thực tế, lựa chọn tiêu chuẩn quốc tế tiêu chuẩn phù hợp nước để dịch sang tiếng Việt Cần phải trọng đến việc soát xét lại tiêu chuẩn ban hành từ lâu, đặc biệt TCVN 5698 Thực tiễn công tác mô tả thư mục tài liệu có nhiều biến đổi Kể từ năm 1989 đến nay, gần 20 năm trôi qua việc xem xét lại cần thiết Trên sở soát xét tiêu chuẩn này, cần bổ sung cập nhật đến tiêu chuẩn thực có ý nghĩa tiêu chuẩn cho thư viện áp dụng Để giải vấn đề trên, Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 cần phối hợp với quan chủ chốt như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 32 Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học Xã hội để xây dựng chương trình tổng thể cho cơng tác tiêu chuẩn hố lĩnh vực thư viện - thơng tin, đặt kế hoạch cụ thể cho việc biên soạn triển khai TCVN lĩnh vực hoạt động 3.2.2 Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế Nhằm rút ngắn thời gian việc xây dựng tiêu chuẩn xử lý tài liệu, thư viện Việt Nam mạnh dạn áp dụng tiêu chuẩn quốc tế Để làm điều áp dụng số biện pháp cụ thể sau: Thực nghiên cứu lựa chọn tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến hoạt động thư viện - thông tin phù hợp với Việt Nam; Xây dựng TCVN sở dịch nguyên văn dịch hiệu chỉnh tiêu chuẩn cho thích hợp với điều kiện, hoàn cảnh Việt Nam; Phổ biến tiêu chuẩn thư viện quan thông tin Việt Nam 3.2.3 Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ban hành Để tiêu chuẩn thực triển khai thực tế, quan chức cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến tuyên truyền tiêu chuẩn Cần trọng việc nâng cao nhận thức cho thư viện cá nhân người cán thư viện vai trò việc chuẩn hố nói chung việc áp dụng tiêu chuẩn cụ thể nói riêng Các quan quản lý ngành cần thiết lập quy định văn hướng dẫn để việc triển khai áp dụng TCVN cơng tác thư viện nói chung cơng tác xử lý tài liệu nói riêng tiến hành đồng thống Ngồi hình thức tập huấn tiêu chuẩn cụ thể, nên đưa nội dung công tác hoạt động tiêu chuẩn vào số hội nghị hội thảo qua viết báo, tạp chí ngành 3.2.4 Xây dựng phát triển đội ngũ cán nghiệp vụ có trình độ tay nghề cao 33 Với mục đích triển khai cách kịp thời có hiệu tiêu chuẩn ban hành, cần có người có khả làm việc cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, cần đặt sách khuyến khích, động viên lơi cán thực thi áp dụng chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu Kết luận: Tiêu chuẩn cơng cụ quan trọng chuẩn hóa Đã đến lúc phải xem xét tiêu chuẩn hóa yếu tố quan trọng giúp cho thư viện hội nhập, chia sẻ phát triển nguồn lực phục vụ cho việc khai thác sử dụng thông tin đạt hiệu cao Để thực việc chuẩn hóa xử lý tài liệu, trước hết cần phải bắt tay vào việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống TCVN công tác xử lý tài liệu, xử lý thông tin 3.2.5 Phương hướng hoạt động tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư – Lưu trữ thời gian tới Tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ thời gian qua đạt kết định có phạm vi áp dụng rộng rãi công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ cần thực số giải pháp: – Xây dựng định hướng chiến lược hoạt động tiêu chuẩn hóa Văn thư Lưu trữ có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù hợp Trong đó, thực tiêu chuẩn hóa loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn thuật ngữ công tác văn thư, lưu trữ – Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, phòng thí nghiệm cho cơng tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa đưa việc tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ thường xuyên hoạt động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa tiêu chuẩn ban hành cho phù hợp với thực tiễn điều kiện phát triển khoa học công nghệ 34 – Tổ chức lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ban hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ bộ, ngành, quan Trung ương Lưu trữ địa phương Tóm lại: việc áp dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư – Lưu trữ tất yếu giai đoạn cải cách hành nhà nước Để việc áp dụng tiêu chuẩn thành công cơng tác Văn thư - Lưu trữ đòi hỏi phải có tư mới, tâm nỗ lực tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan mà trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo nỗ lực cố gắng cán bộ, công chức, viên chức 35 KẾT LUẬN: Chúng ta chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ lượng, công nghệ vũ trụ công nghệ đại dương coi tàu vĩ đại chở văn minh công nghiệp sang kỷ 21, cơng nghệ thơng tin coi người điều khiển phát triển xa lộ thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị tổ chức với để có lợi ích tốt cho Thành công hay thất bại nột đơn vị ngày tùy thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thông tin, khả sử dụng thơng tin cho hoạt động Vì đơn vị, tổ chức ngày nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm,bảo quản sừ dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động Qua để thấy rằng, Văn thư - Lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài trước hết cần ý thức việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vào cơng tác Văn thư - Lưu trữ nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì tiêu chuẩn hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vơ quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nước tiêu chuẩn hóa tham gia tích cực họ vào việc áp dụng tiêu chuẩn hóa giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn hóa vào cơng tác Văn thư - Lưu trữ góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hóa gắn với 36 việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác Văn thư - Lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức nhà nước hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; Bộ Khoa học Công nghệ, Thông tư số 29/2011/TT-BKHCN ngày 15 tháng 11 năm 2011 sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng năm 2007 Bộ Khoa học Công nghệ hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; ThS Lê Thị Nguyệt Lưu, Tập giảng “Tiêu chuẩn hóa công tác Văn thư - Lưu trữ”; PTS Nguyễn Minh Phương (năm 1995), Mấy ý kiến công tác tiêu chuẩn hóa văn thư - lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr.5 - 8; TS Nguyễn Minh Phương (năm 2002), Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, tr.37 - 40; TS Hồ Văn Quýnh (năm 1996), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 143; TS Hồ Văn Quýnh (năm 2002), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 150c; TS Hồ Văn Quýnh (năm 2001), Mấy ý nghĩa thực công tác tiêu chuẩn hóa ngành Lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, tr.111-115; ThS Nguyễn Thị Tâm (năm 1994 - 1997), Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ”, Phòng Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, mục lục quản lý nghiên cứu khoa học, hồ sơ số 38 145; 10 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; 39 PHỤ LỤC Ảnh 1: Mẫu bìa hồ sơ Ảnh 2: Giá bảo quản tài liệu a Ảnh 3: Hộp đựng tài liệu lưu trữ ... CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận tiêu chuẩn hóa 1.1.1 Khái niệm - Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn. .. nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Thúc đẩy tiến độ khoa học công nghệ công tác Văn thư – Lưu trữ Văn hóa q trình thực cơng tác Văn thư – Lưu trữ Kiểm sốt cải tiến cơng tác Văn thư – Lưu trữ Sử dụng... Lưu trữ Nhà nước Do tính chất cơng tác văn thư, lưu trữ nên việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có phạm vi áp dụng quan, tổ chức Vì thế, tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư,