Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 2 4. Cấu trúc của đề tài: 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ. 3 1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 3 1.1.1. Khái niệm về tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.2. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa. 3 1.1.3. Mục đích. 5 1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 5 1.2.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ. 10 1.2.2. Nội dung. 11 Chương 2. HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH. 18 2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư 18 2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 18 2.1.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác văn thư. 19 2.1.3. Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ. 21 2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ. 22 2.2.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ. 22 2.2.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ. 23 2.2.3. Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ. 23 2.2.4. Tiêu chuẩn về con người. 24 Chương 3. ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ. 25 3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 25 3.1.1. Kết quả đạt được. 25 3.1.2. Hạn chế. 31 3.1.3. Nguyên nhân. 31 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa. 32 3.2.1. Các giải pháp chung. 32 3.2.2. Các giải pháp cụ thể. 32 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

LỜI CẢM ƠN

Thực tế cho thấy rằng, sự thành công nào cũng đều gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ của những người xung quanh dù cho sự giúp đỡ đó là ít haynhiều, trực tiếp hay gián tiếp Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ởgiảng đường đại học đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡcủa quý Thầy Cô và bạn bè

Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép tôi được bày tỏ long biết ơnsâu sắc đến tất cả quý Thầy Cô khoa Văn thư – Lưu trữ, đã đem tri thức và tâmhuyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi, tạo điều kiện

và giúp đỡ tôi trong quá trình học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn ThS Ngô Thị Kiều Oanh – Giảng viên bộ môn “Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ” đã tận tâm hướng dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như

những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoahọc Nhờ những sự chỉ bảo hướng dẫn quý giá đó mà trong suốt quá trình triểnkhai, nghiên cứu và hoàn thành đề tài được giao một cách tốt nhất

Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư, lưutrữ là bộ môn với nhiều kiến thức mới và sâu rộng về tiêu chuẩn hóa và quychuẩn trong công tác Văn thư - Lưu trữ nên kiến thức cũng như kinh nghiệm củatôi còn hạn chế Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhậnđược sự chỉ bảo, những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để tôi có điềukiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế saunày

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu, kếtquả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nàotrước đây Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánhgiá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệutham khảo

Ngoài ra, trong tiểu luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như

số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thíchnguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung tiểu luận của mình Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhàtrường về sự cam đoan này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 5

1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa 6

1.1.3 Mục đích 8

1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ 9

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ 9

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ 10

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ – LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 12

2.1 Tiêu chuẩn về công tác Văn thư 12

2.1.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 12

2.1.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác Văn thư 15

2.1.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ 16

2.1.4 Tiêu chuẩn về con người trong công tác văn thư 16

2.2 Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ 17

2.2.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ 17

2.2.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác Lưu

trữ 18

2.2.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ 19

2.2.4 Tiêu chuẩn về con người 19

Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 21

LƯU TRỮ 21

3.1 Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa 21

3.1.1 Kết quả đạt được 21

3.1.1.1 Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa 21

3.1.1.2 Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn ngành (TCN) đã được xây dựng và ban hành 21

3.1.1.3 Nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi 24

3.1.1.4 Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lưu trữ Nhà nước đã có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu chuẩn 25

3.1.2 Hạn chế 26

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa 27

3.2.1 Đẩy mạnh công tác xây dựng và ban hành thêm một số TCH mới và soát xét có định kỳ các TCH về các khâu công tác khác nhau 27

3.2.2 Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về 28

3.2.3 Tăng cường công tác phổ biến, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã được ban hành 28

3.2.4 Xây dựng và phát triển được một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ có trình độ và tay nghề cao 29

3.2.5 Phương hướng hoạt động tiêu chuẩn hóa công tác Văn thư – Lưu trữ trong thời gian tới 29

KẾT LUẬN: 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Tên chữ, cụm từ viết tắt Giải thích chữ, cụm từ viết tắt

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủchương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 vàmột số văn bản hướng dẫn thi hành Luật, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm:

tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và

đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn này; xâydựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội

vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gianqua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinhphí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành hoặc trìnhcấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa

hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổđăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Tính đến nay, Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị

Bộ KH&CN công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ.Trong năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với ViệnTiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dódùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩnnày đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời giantới Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế Xuất phát từ tình hìnhtrên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công

tác lưu trữ tôi đã quyết định chọn đề tài “ Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ Đánh giá và đưa ra đề xuất”

để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức laođộng khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

2 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Đối tượng

- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là: các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnquốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hànhhoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành

- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là: các nội dung liên quan đến hoạt độngxây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia

về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục (năm 1962)cho đến nay

2.2 Mục đích

Bài tiểu luận của tôi hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hànhtrong công tác Văn thư – Lưu trữ

Đánh giá tình hình xây dựng các tiêu chuẩn của Việt Nam về Văn thư Lưu trữ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêuchuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong công tác Văn thư - Lưu trữ

nhà nước.

- Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựngtiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật vềlưu trữ nói riêng

- Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêuchuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xâydựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủyếu trong quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn,quy chuẩn kỹ thuật về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước vàmột số cơ quan, tổ chức

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng đểđánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn củahoạt động xây dựng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ của ViệtNam

- Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp sốlượng các công trình nghiên cứu ở trong nước có liên quan đến đề tài; tổng hợp

số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về văn thư, lưu trữ đã được CụcVăn thư Lưu Nhà nước ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố

- Phương pháp so sánh: Để đối chiếu các quy định của Nhà nước liênquan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

4 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 3 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH

Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG

TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.1.1 Khái niệm

Tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùnglàm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá dịch vụ, quá trình, môitrường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế kỹ thuật nhằm nâng caochất lượng và hiệu quả của các đối tượng này

 Quy chuẩn kỹ thuật

- Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật

và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường vàcác đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủđể bảo đảm antoàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệlợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiếtyếu khác

- Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dướidạng văn bản để bắt buộc áp dụng

- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia là quy chuẩn do Thủ tướng các Bộ cơquan hình thành để bắt buộc áp dụng trong phạm vi toàn quốc đối với ngành,

lĩnh vực được chính phủ phân công quản lý.

- Quy chuẩn kỹ thuật địa phương là quy chuẩn do chủ tịch ủy ban nhândân trực thuộc thành phố, trung ương ban hành để bắt buộc áp dụng trong phạm

vi địa phương đối với các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, quá trình đặc thù và yêucầu cụ thể

 Tiêu chuẩn hóa

- Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn thống nhấttrong sản xuất và trong công tác

- Theo thuật ngữ chuyên môn: Tiêu chuẩn hóa là một lĩnh vực hoạt độngbao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựatrên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự thamgia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc biệt là hoạtđộng sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người

và xã hội

- Tiêu chuẩn hóa theo ISO: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập cácđiều khoản để sử dụng chung và lặp lặp đi lặp lại nhằm đạt được một mức độtrật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

- Bản chất của tiêu chuẩn hóa là đưa ra các tiêu chuẩn và áp dụng cáctiêu chuẩn

1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa

Để hoạt động tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách hiệu quả cần tuânthủ một số nguyên tắc chính như sau:

Nguyên tắc 1: Đơn giản hoá

Tiêu chuẩn hoá trước hết là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những sựquá đa dạng không cần thiết Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại,kích cỡ không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt vàtương lai

Nguyên tắc 2: Thoả thuận

Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tác bìnhđẳng của tất cả các bên có liên quan

Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá phải có một sự dung hoàquyền lợi của các bên.

Nguyên tắc 3: áp dụng

Tiêu chuẩn hoá gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụngtiêu chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy tiêuchuần hoá mới đem lại hiệu quả

Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hoá nào nếu chỉ chú ý đến việcban hành tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt động tiêuchuẩn hoá sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn

Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất

Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảm bảođược nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt Trong nhiều trường hợp các tiêuchuẩn được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sự nhất trítuyệt đối, hoàn hảo

Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định đểthống nhất thực hiện

Nguyên tắc 5: Đổi mới

Tiêu chuẩn hoá là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất địnhcho nên các tiêu chuẩn phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với khungcảnh luôn luôn thay đổi

Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lại mộtcách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết

Nguyên tắc 6: Đồng bộ

Công tác tiêu chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ Trong khi xâydựng tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấp tiêuchuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan Ngoài ra phải chú ý đến sự đồng

bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn

Nguyên tắc 7: Pháp lý

Tiêu chuẩn ban hành ra là để áp dụng, nhưng phương pháp đưa tiêu chuẩnvào thực tế có khác nhau

Nói chung ở các cấp, bộ, công ty, tiêu chuẩn hoá được ban hành là dể bắtbuộc áp dụng.

Ở cấp quốc tế và khu vực nói chung, tiêu chuẩn là để khuyến khích ápdụng nhưng nó sẽ trở thành pháp lý khi các bên thoả thuận với nhau hoặc đưọcchấp nhận thành tiêu chuẩn bắt buộc ở cấp quốc gia hay các cấp khác

Ở cấp quốc gia việc qui định tiêu chuẩn là bắt buộc hay chỉ khuyến khíchphụ thuộc vào nhiều yếu tố

1.1.3 Mục đích

Mục đích của tiêu chuẩn hoá đã được thể hiện trong định nghĩa của tiêuchuẩn hoá đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định"

Cụ thể, các mục đích đó là:

Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu):

Phục vụ cho mục đích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ,quy định các ký hiệu, dấu hiệu để dùng chung Ví dụ ký hiệu tượng trưng các bộphận, nguyên tố hoá học, ký hiệu vật liệu

Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản xuất,tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê):

Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vật liệuđiển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T), động cơ,hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp: máy ảnh - ốngkính, độ bắt sáng của phim ảnh

Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng

Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, khôngkhí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị(bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng,ủng, mặt nạ phòng độc) Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các vănbản pháp luật tương ứng

Thúc đẩy thương mại toàn cầu

Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạo điềukiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu: trao đổi hàng hoá sản phẩm, trao đổi

thông tin.

Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trước đây, người ta cho rằng,tiêu chuẩn hoá có những mục đích chính như sau:

 Thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội

ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình

 Góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân

 Sử dụng hợp lý tài nguyên tiết kiệm nguyên vật liệu

 Đảm bảo an toàn lao động, sức khoẻ con người

 Phục vụ tốt nhu cầu quốc phòng

 Phát triển hợp tác quốc tế khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu,hướng dẫn nhập khẩu

Để tránh khuynh hướng sai lầm trong tiêu chuẩn hoá, cần nêu rõ một sốnét không phải là mục đích của tiêu chuẩn hoá:

 Không làm cho mọi thứ giống hệt nhau một cách không cần thiết

 Không đưa ra khuôn mẫu để mọi người áp dụng máy móc mà khôngcần suy xét

 Không hạ thấp chất luợng tới mức tầm thường chỉ vì mục đích để tiêuchuẩn được áp dụng rộng rãi

 Không ra lệnh hay cưỡng bức Tiêu chuẩn chỉ là một tài liệu có thể sửdụng trong hợp đồng hay trong văn bản pháp luật

1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ

1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hóa vào trong côngtác Văn thư - Lưu trữ là nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý côngviệc thuộc nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ một cách khoa học, đồng thờitạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng

- Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ trong công tác Văn thư – Lưutrữ

- Nâng cao mức độ thích ứng sản phẩm, quá trình và dịch vụ với nhữngmục đích đã đặt ra từ trước

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.

- Thúc đẩy tiến độ khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ

- Văn bản hóa quá trình thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ

- Kiểm soát và cải tiến công tác Văn thư – Lưu trữ

- Sử dụng hợp lý trang thiết bị trong công tác Văn thư – Lưu trữ

- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác khoa học công nghệ

- Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính

1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư – Lưu trữ

 Đối với công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tinvăn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầuhết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngàyđều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác vănthư Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng vàhiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trìnhsau:

- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính thông thường);

- Quy trình quản lý văn bản đi;

- Quy trình quản lý văn bản đến;

- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;

- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;

- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…

Đối với công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt

động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:

- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;

- Quy trình phân loại tài liệu;

- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệunghe nhìn…);

- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Quy trình tu bổ tài liệu;

- Quy trình vệ sinh tài liệu;

- Quy trình khử trùng tài liệu;

- Quy trình khử a xít cho tài liệu;

- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụpMicrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…)

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN

THƯ – LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH 2.1 Tiêu chuẩn về công tác Văn thư

2.1.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ

Thuật ngữ Văn thư – Lưu trữ hiện đại bắt đầu từ thời Pháp thuộc Saucách mạng Tháng 8 các thuật ngữ vẫn được tiếp tục sử dụng cùng với sự pháttriển công tác Văn thư – Lưu trữ thì số lượng ngày càng nhiều

Thuật ngữ công tác Văn thư bao gồm:

- Văn bản:

+ Văn bản quy phạm pháp luật

+ Văn bản hành chính: hành chính cá biệt (quyết định, chỉ thị), hành chínhthông thường

- Quản lý & sử dụng con dấu

Việc thống nhất cách đọc, cách viết, cách hiểu những từ và cụm từ thuộcchuyên ngành văn thư và một trong những điều kiện không thể thiếu để thựchiện mục tiêu thống nhất nghiệp vụ văn thư trong phạm vi cả nước Việc sửdụng các thuật ngữ văn thư chưa thống nhất đã gây ra những khó khăn nhất địnhtrong quá trình liên hệ, giải quyết công việc cũng như cho công tác hướng dẫnnghiệp vụ văn thư đối với cơ quan quản lý

Bên cạnh đó, trong công cuộc cải cách hành chính ngày nay, việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được phổ biến và đẩy mạnh

Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin thông qua các chương trình phần mềm ứngdụng giúp cho các nghiệp vụ văn thư được thực hiện nhanh chóng, nền nếp vàthống nhất song cũng yêu cầu về mức độ chính xác của các từ, cụm từ sử dụngtrong công tác văn thư để phục vụ quá trình mã hóa thông tin trong giao dịch

điện tử Việc chưa có hệ thống thuật ngữ văn thư thống nhất trong toàn quốc làmột trong những cản trở đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn thư.

Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thưkhông chỉ có những trao đổi thuần túy trong nước mà ngày càng được mở rộng,trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế Sự thống nhất thuật ngữ văn thư như làmột trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ, thống nhất cáchhiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác trong quá trìnhgiải quyết, trao đổi công việc Nó là xúc tác thúc đẩy quá trình hợp tác, hội nhậpquốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn

Trên cơ sở phân tích sâu đặc điểm của công tác văn thư, bài nghiên cứuxây dựng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp xây dựng hệ thống thuậtngữ văn thư Việt Nam, cụ thể gồm:

- Ba nguyên tắc xây dựng thuật ngữ văn thư:

+ Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học

+ Nguyên tắc đảm bảo tính dân tộc, đại chúng

+ Nguyên tắc một đối một

- Năm tiêu chuẩn để lựa chọn thuật ngữ văn thư:

+ Thuật ngữ văn thư phải thông dụng, mang tính phổ biến

+ Thuật ngữ văn thư phải chính xác, rõ ràng

+ Thuật ngữ văn thư phải nằm trong một hệ thống ngôn ngữ thống nhất+ Thuật ngữ văn thư phải được chuẩn hóa

+ Thuật ngữ văn thư phải ngắn gọn, dễ sử dụng

- Ba phương pháp chính được áp dụng để xây dựng thuật ngữ văn thưViệt Nam:

+ Phương pháp khảo sát, thống kê và tổng hợp theo khung phân loại đềmục từ vựng công tác văn thư

+ Phương pháp hệ thống

+ Phương pháp phân tích, so sánh

Thuật ngữ trong công tác Văn thư còn nhiều hạn chế:

- Số lượng thuật ngữ nêu trong từ điển chưa nhiều (từ điển LTVN 1992)

- Một số thuật ngữ chưa được giải thích chính xác

Năm 1992 Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ban hành tiêuchuẩn “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” kèm theo quyết định228/QĐ-BKHCN ngầy 31/01/1992

- Quy định mẫu trình bày các loại văn bản quản lý nhà nước, hiến pháp,pháp luật, thông tư…

- Quy định chất lượng giấy, kích thước giấy, phạm vi trình bày, cáchđánh số trang, thể thức văn bản,…

Ngày 06/5/2005 BNV-VPCP đã ra thông tư liên tịch hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Quy định phạm vi và đối tượng áp dụng

Năm 2015 Quốc hội ban hành Luật, ban hành văn bản quy phạm pháp luật

2015 và chuẩn hóa vê thủ tục, trình tự ban hành Văn bản quy phạm pháp luật

- Thống nhất mẫu văn bản trong cơ quan nhà nước

- Nâng cao hiệu quả công việc

- Dễ tra tìm, phát triển tính thẩm mỹ cho văn bản, tạo thuận lợi công tácquản lý, đảm bảo giá trị cho văn bản khi thi hành

Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính có quy định

- Ưu điểm:

+ Tạo sự thống nhất trong quá trình ban hành văn bản

+ Thuận lợi cho công tác quản lý, ban hành văn bản

+ Phát triển tính pháp lý cho văn bản

+ Phát triển tính thẩm mỹ cho văn bản

- Hạn chế:

+ Cách đánh hệ thống số văn bản hành chính

2.1.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác Vănthư

Tiêu chuẩn về sổ đăng ký văn bản:

- Năm 2005, cục VTLTNN ban hành công văn 425 về việc quản lý vănbản đi, đến hướng dẫn về mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đến

- Năm 2012, BNV ban hành thông tư 07/2012/TT_BNV hướng dẫn quản

lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ trong đó quy định một sốđiều kiện văn bản đi, đến

Tiêu chuẩn về con dấu:

Được quy định tại thông tư 21/2012/TT_BNV quy định về mấu dấu củacác cơ quan

Tiêu chuẩn về bìa hồ sơ:

- Bìa hồ sơ là đối tượng của một hoạt động tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹthuật trong lĩnh vự văn thư, lưu trữ Đây là công cụ được sử dụng thường xuyêntrong việc tổ chức quản lý văn bản đưa ra một tiêu chuẩn thống nhất trong bìa hồ

sơ, góp phần đưa các tài liệu vào nề nếp, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, tằnkết quả kinh tế cho công tác này

- 8/6/2012 Cục VTLTNN ban hành quyết định 42/QĐ_KHQĐ ban hànhtiêu chuẩn cấp ngành “ Mẫu trưng bày bìa hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước”

- 23/7/2012 Bộ trưởng BQP&CN ban hành quyết định số1687/QĐ_BKHCN về việc công bố các tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ tài liệu,hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo quản TLLT (TCVN 9251:2012) Bìa hồ

sơ theo quyết định 62/QĐ_LTNN TC 9251:2012 do cục VTLT biên soạn, BNV

đề nghị tổng cục đo lường chất lượng thẩm định, BKHCN công bố nội dung tiêuchuẩn đề cập đến phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn, yêu cầu kỹ thuật, kíchthước, cấu tạo, mẫu trưng bày

Tiêu chuẩn hộp bảo quản TLLT:

- Là một công cụ quản lý và quản lý TLLT gopps phần bảo quản an toàn