TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Từ những lý giải trên, có thể đưa ra khái niệm sau: KN: Tổ chức lao động khoa học là việc sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, kinh nghiệm tiên tiến, đưa ra các phương pháp mới nhằm

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC

VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

GIỚI THIỆU MÔN HỌC

* Môn học gồm 2 phần:

- Tổ chức lao động khoa học

- Quản lý nhà nước

(Giới hạn trong công tác lưu trữ và trong Văn phòng)

* Tài liệu tham khảo: (không có nhiều, chủ yếu là các bài viết, đề tài lẻ) Có thể sưu tầm các tài liệu sau:

- Các sách viết liên quan đến quản trị văn phòng, công sở (trong đó có một số nội dung hàm chứa những vấn đề của môn học)

- Tập bài giảng trên lớp

- Những luận văn, khoá luận về môn học nay

- Các tài liệu bổ trợ

- Trong giáo trình có một chút ít (một số nội dung không nên sử dụng vì đã lạc hậu)

Phần 1

TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I Khái niệm:

1 KN:

- Tổ chức: Là một trong những công tác đầu tiên của quản lý (vì quản lý bao gồm: tổ chức, điều hành, kiểm tra, báo cáo )

Với nghĩa động từ, Tổ chức là việc triển khai thực hiện một mục đích nào đó

- Lao động: Đúng nghĩa là công việc

- Khoa học: ở đây đóng vai trò như một tính từ

-> Tổ chức lao động khoa học có nghĩa là triển khai thực hiện công việc một cách khoa học

Từ những lý giải trên, có thể đưa ra khái niệm sau:

KN: Tổ chức lao động khoa học là việc sử dụng các thành tựu khoa học kỹ

thuật, kinh nghiệm tiên tiến, đưa ra các phương pháp mới nhằm giảm chi phí, tiết kiệm trong sản xuất, phân công lao động hợp lý để tăng hiệu quả công việc, hiệu suất lao động (hiệu suất lao động ở đây không phải chỉ là năng suất cao, mà còn phải đảm bảo sức khoẻ cho con người)

2 Vị trí, vai trò của tổ chức lao động khoa học:

* Vị trí:

- Tổ chức lao động khoa học thuộc khoa học lao động

- Muốn có tổ chức lao động khoa học thì cần phải có kiến thức nền của các ngành học khác như Xã hội học, Tâm lý học, Y học (về sức khoẻ vật chất và sức khoẻ tinh thần), Sư phạm, Kỹ thuật, Kinh tế, Luật học

- Trong nội dung của Quản trị văn phòng có chứa một số nội dung của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng, nhưng thiên về hướng tổ chức và điều hành công sở

* Nhiệm vụ:

Nghiên cứu những yếu tố cấu thành quy trình sản xuất trong một cơ quan Vì một cơ quan khi hình thành bao giờ cũng có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và

hoạt động; cơ quan muốn hoạt động phải có công việc, mà muốn thực hiện công việc phải có môi trường làm việc và người lao động - 3 yếu tố này không thể thiếu Do đó,

tổ chức lao động khoa học là nghiên cứu mối quan hệ giữa 3 yếu tố này, và thường xuất hiện 3 mối quan hệ sau:

- Giữa công việc (đối tượng lao động) với người lao động: Mối quan hệ này có thể đóng vai trò tích cực khi công việc phù hợp, gây hứng thú với người lao động (phân tích sâu thêm)

- Giữa môi trường làm việc với người lao động: Môi trường tốt thì năng suất lao động sẽ cao hơn, nó ảnh hưởng rất nhiều đến sức khoẻ người lao động (phân tích sâu thêm)

- Giữa người lao động với người lao động: Yếu tố con người là trung tâm trong quy trình lao động Do đó nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học thì việc đầu tiên sẽ bắt đầu từ người lao động, vì đây là mối quan hệ chủ yếu, phức tạp, còn các yếu tố khác chỉ tác động vào yếu tố này mà thôi

Trên cơ sở khoa học, phải thiết kế ác mối quan hệ một cách tối ưu, ví dụ như mối quan hệ Người lao động với Người lao động nổi lên các vấn đề:

+ MQH giữa lãnh đạo và nhân viên: Có thể có các tính chất: bình đẳng và phục tùng (bình đẳng với tư cách là công dân; phục tùng với tư cách là tổ chức - phục tùng

tổ chức chứ không phải là phục tùng cá nhân để xác định thứ bậc trong cơ quan, tổ chức)

Nghiên cứu các mối quan hệ cho tối ưu tức là thiết kế làm cho mối quan hệ đó hài hoà, tốt nhất (đứng dưới góc độ tổ chức) VD: Như lãnh đạo phải có trình độ chuyên môn, trình độ quản lý giỏi, có uy tín, có sức khoẻ, ứng xử đúng mực, công bằng với các nhân viên còn nhân viên phải có năng lực, có ý thức kỷ luật, trung thực

+ MQH giữa nhân viên và nhân viên: Cần chú ý các yếu tố tác động đến mối quan hệ này như Thế hệ (ở Việt Nam thường lẫn lộn các mối quan hệ xã hội, gia đình, công sở với nhau, đây có thể là một chướng ngại vật ảnh hưởng đến công việc), mối quan hệ giới tính (thường phải là cân bằng), mối quan hệ gia đình trong cơ quan

Trong việc thiết kế các mối quan hệ đều phải hướng tới các lợi ích chung của cơ quan mình, làm cơ quan phát triển bền vững, mà muốn phát triển được thì phải duy trì được các hoạt động của cơ quan liên tục, đồng bộ và nhịp nhàng

II Các biện pháp tổ chức lao động khoa học:

1 Biện pháp phân công lao động và hợp tác lao động:

Từ thời nguyên thuỷ, khi con người còn sống theo bầy đoàn thì cũng đã xuất hiện sự phân công lao động (nam giới thì săn bắt, phụ nữ thì hái lượm) Phân công lao động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí (chức danh) hay từng cán bộ công chức

cụ thể ở trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có các phòng, ban, có các chức danh cụ thể Sở dĩ phải phân công lao động vì đó chính là việc giới hạn cong việc (người nào việc nấy)

Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích là đảm bảo được hoạt động của

cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc (nếu chuyên môn hoá cao thì sẽ đào tạo

ra những chuyên gia giỏi)

Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là nhiều người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó Hợp tác lao động sẽ nhân lên được sức mạnh tập thể (VD: khi xây dựng một công trình, không thể chỉ có một cơ quan, đơn vị có thể làm tất cả mọi công việc từ thiết kế đến thi công, giám sát mà đó là kết quả sự hợp tác của nhiều cơ quan như tư vấn, thiết kế, giám sát, thi công , mỗi cơ quan này có chuyên môn riêng, phụ trách những công việc riêng)

* Các tiêu chí để phân công lao động và hợp tác lao động:

- Phải đúng người và đúng việc (tức là sự phù hợp với chuyên môn, phù hợp với khả năng, sở thích, sở trường của từng người).Nếu phân công lao động không phù hợp thì sẽ dẫn đến hệ quả là công việc bị trì trệ, không phát huy được sự sáng tạo của người lao động, làm người lao động chán nản Do đó, khi phân công lao động không hợp lý thì phải tổ chức ngay việc phân công lại lao động

- Đối với hợp tác lao động, mục đích là hướng tới sự phối hợp tốt nhất, theo nguyên tắc vì lợi ích chung của cơ quan, của tập thể Trong trường hợp hợp tác không tốt (không hợp lý) thì cũng phải sắp xếp lại (VD: việc hợp tác trong tổ chức một hội nghị lớn )

* Các hình thức phân công và hợp tác lao động:

a Phân công lao động đơn giản: Việc phân công lao động đơn giản thường bắt

đầu từ kế hoạch làm việc của cơ quan Khi tiếp nhận kế hoạch này, người lãnh đạo cơ quan sẽ chịu trách nhiệm phân tích, đánh giá, sau đó phân chia thành những công việc cho các cơ quan, đơn vị (hay chức danh) cụ thể Sau khi giải quyết xong công việc, các đơn vị, chức danh báo cáo trở lại lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp thành báo cáo chung của cơ quan Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Kế hoạch > Lãnh đạo => Kết quả chung báo cáo cấp trên

Cộng sự A Cộng sự B Cộng sự C Qua sơ đồ trên, có những nhận xét về các phân công lao động này:

+ Việc phân công lao động theo cách đơn giản này thường chỉ áp dụng đối với những loại công việc đơn giản, không nhất thiết phải có sự hợp tác, ngoài ra cũng không cần đến các trang thiết bị

+ Các cộng sự phải có khả năng làm việc độc lập (có trình độ chuyên môn vững vàng, có kinh nghiệm, có khả năng làm việc sáng tạo) Thường người ta không dùng hình thức này cho những cộng sự mới, còn non kém về chuyên môn (đối với những cộng sự này có thể giao cho những người có kinh nghiệm kèm cặp)

b Phân công lao động phát triển:

Việc phân công này cũng được bắt nguồn từ kế hoạch Lãnh đạo tiếp nhận, phân tích, sau đó giao cho Cộng sự A, sau khi Cộng sự A làm xong, sẽ chuyển cho Cộng sự B, sau khi Cộng sự B làm xong sẽ chuyển cho Cộng sự C Cộng sự cuối

cùng khi hoàn thành công việc sẽ trình lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp kết quả báo cáo chung Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Kế hoạch > Lãnh đạo => Kết quả chung báo cáo cấp trên

Cộng sự C Cộng sự A

Cộng sự B Hình thức phân công lao động này thường được áp dụng trong các cơ quan làm

về thủ tục hành chính theo trình tự nhất định (VD: cơ quan cấp giấy phép kinh doanh,

cơ quan quản lý nhân hộ khẩu )

Có thể nhận xét về cách phân công này như sau:

+ Đây là cách phân công lao động theo trình tự (chuyên môn hoá)

+ Thời gian tiến hành công việc thường kéo dài

+ Liên quan đến việc cải cách hành chính

c Phân công lao động phát triển kết hợp với hợp tác lao động đơn giản:

Hình thức này tương đối giống hình thức (b) ở trên, nhưng các cộng sự có sự trao đổi với nhau, do đó có thể rút ngắn được thời gian công việc Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Kế hoạch > Lãnh đạo => Kết quả chung báo cáo cấp trên

Cộng sự C Cộng sự A

Cộng sự B

d Phân công và hợp tác lao động:

Lãnh đạo sau khi tiếp nhận kế hoạch, phân chia công việc cho các cộng sự A,

B, C, nhưng các cộng sự trên cùng làm việc trong sự phối hợp, sau đó trình lãnh đạo

để có kết quả chung Có thể khái quát bằng sơ đồ:

Cộng sự A

Kế hoạch > Lãnh đạo Cộng sự B Lãnh đạo -> kết quả chung

Cộng sự C Nhận xét:

+ Cách phân công lao động này thường đối với những công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều người, nhiều máy móc, thiết bị cùng tham gia

+ Mỗi cộng sự thực hiện nhiệm vụ của mình trong sự phối hợp với các cộng sự khác

VD: Khi tổ chức một hội nghị lớn của cơ quan thường có nhiều phòng ban tham gia (phân tích thêm)

=> Phân cong lao động, hợp tác lao động chí là giải quyết được mối quan hệ Công việc và Người lao động Nếu phân công hợp lý công việc cho người lao động, sẽ tạo hứng khởi, kích thích tính sáng tạo, hiệu quả lao động sẽ cao, sức khoẻ người lao động đảm bảo và ngược lại

2 Bố trí mặt bằng làm việc:

Khác với Quản trị văn phòng, tổ chức lao động khoa học là nhằm giải quyết công việc cho có hiệu quả và đảm bảo sức khoẻ người lao động Cụ thể:

- Đối với phòng làm việc: Vị trí phải được bố trí phù hợp với nhiệm vụ được phân công, tạo điều kiện làm việc tốt nhất (VD: phòng văn thư là nơi giao dịch với nhiều đơn vị, bộ phận trong cơ quan thì nên dặt ở nơi "cửa ngõ" của cơ quan để dễ tìm,

dễ thấy; phòng lãnh đạo cần yên tĩnh, cần có trung gian, đảm bảo sức khoẻ thì nên đặt ở vị trí trung tâm cơ quan )

- Chỗ ngồi làm việc: Việc bố trí chỗ ngồi làm việc chính là tạo điều kiện làm việc tốt nhất Cần lưu ý đến các yếu tố gây hại đến sức khoẻ người lao động như quá gần những trang thiết bị ảnh hưởng đến sức khoẻ, hoặc trong một phòng nhỏ có quá nhiều thiết bị hiện đại (như máy phô tô, máy vi tính, máy fax ) phát ra những sóng điện từ hay từ trường có hại cho sức khoẻ

- Bàn ghế: Kê đặt phải khoa học, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển, tránh được sự tự tiện của người công có nhiệm vụ khi vào giao dịch công tác (như bàn ghế của nhân viên văn thư phải đảm bảo không cho người đến liên hệ công việc xem được các loại công văn giấy tờ )

- ánh sáng: Phải sử dụng một cách khoa học, nên vận dụng những kiến thức về

y học để bố trí ánh sáng cho phù hợp (VD như không nên dùng lẫn lộn ánh sáng tự nhiên với ánh sáng nhân tạo sẽ làm mắt chóng bị mỏi)

- Tiếng ồn: Phải được khắc phục trong phạm vi cho phép

- Màu sắc: Có tác động đến thái độ và năng suất lao động Đối với văn phòng nên dùng gam màu trung (xám nhạt là phù hợp nhất)

=> Tất cả những yếu tố trên phải đáp ứng được 2 tiêu chí: Phù hợp với công việc và đảm bảo được sức khoẻ người lao động

3 Xây dựng định mức lao động:

Đối với các cơ quan trực tiếp sản xuất (nhà máy, xí nghiệp, dây chuyền ) thì định mức này đã được áp dụng từ lâu Nhưng ở Việt Nam hiện nay, đối với các cơ quan gián tiếp phục vụ sản xuất (như các cơ quan hành chính, sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu ) thì hình như chưa được quan tâm lắm đến việc xây dựng định mức lao động Hơn nữa, đối với loại hình cơ quan này thì xây dựng định mức lao động khó khăn hơn rất nhiều so với các cơ quan trực tiếp sản xuất

Tuy vậy, vẫn cần thiết phải xây dựng định mức lao động cho loại hình cơ quan này, nhằm mục đích:

- Là căn cứ có thể đánh giá kết quả lao động, những đóng góp của người lao động

- Là căn cứ để bổ sung hoặc cải tiến điều kiện lao động (môi trường,mặt bằng, trang thiết bị, thời gian )

* Cơ sở để xây dựng định mức lao động (cả 2 loại hình cơ quan):

- Dựa trên cơ sở khối lượng công việc

- Dựa trên cơ sở thời gian thực hiện công việc

- Dựa trên nguồn nhân lực (nhân công) để thực hiện công việc

-> Từ đó rút ra khối lượng sản phẩm trên cơ sở thời gian thực hiện

VD: Đối với cơ quan sản xuất trực tiếp: Cùng một thời gian, cùng một công việc, người ta lấy ngẫu nhiên một nhóm lao động, cộng kết quả rồi tính trung bình để lấy định mức

Khi so sánh kết quả lao động với định mức trung bình, có thể có các trường hợp sau:

+ Có người vượt định mức lao động-> từ đó có khen thưởng, trả thêm lương + Có người không đạt định mức->bổ sung, cải thiện điều kiện lao động, có hình thức xử phạt thích hợp hoặc sử dụng nhân lực cho đúng đắn

Theo cách này, vừa khuyến khích động viên được người lao động, vừa có tính công bằng trong giải quyết mối quan hệ người lao động với người lao động

Cũng cần chú ý, nếu định mức quá cao nó sẽ không đảm bảo sức khoẻ người lao động, nhưng nếu định mức quá thấp thì sẽ không đạt được năng suất lao động

* Đối với các cơ quan gián tiếp: Không thể xây dựng theo định lượng như cơ

quan sản xuất trực tiếp được, mà phải xây dựng định mức lao động theo định tính và định lượng Cơ sở để xây dựng là dựa vào công việc

VD: ở một cơ quan quản lý hành chính về đăng ký kinh doanh, từ khi thụ lý một hồ sơ đến khi trả kết quả là bao nhiêu thời gian - thời gian ở đây chính là định mức lao động

Từ trước đến nay, ở các cơ quan hành chính của ta chủ yếu xây dựng theo định tính (quy định ngày làm việc 8 giờ)

4 Đào tạo và nâng cao trình độ người lao động:

Muốn đạt hiệu quả lao động thì phải đào tạo nâng cao trình độ người lao động Ngoài ra việc đào tạo nâng cao trình độ người lao động sẽ phục vụ tốt hơn cho các mối quan hệ (người với người, người với môi trường, người với công việc) Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cũng chính là việc phát triển nguồn nhân lực

- Trong đào tạo cán bộ (người lao động) cần chú ý một số vấn đề sau:

+ Đào tạo về chuyên môn: phải phù hợp với công việc mà người lao động đang đảm nhiệm

+ Có thể đào tạo ở nhiều bậc khác nhau (phù hợp với công việc) như: học nghề,

sơ cấp, trung cấp, đại học hay trên đại học VD như trong lưu trữ thì bậc sơ cấp có thể sắp xếp tài liệu lên giá tủ; bậc trung cấp có thể lập hồ sơ; bậc đại học có thể xác định giá trị tài liệu

+ Đào tạo với nhiều hình thức khác nhau như ở cơ sở đào tạo (tại trường), học ngay tại cơ quan (tập huấn), đào tạo dài hay ngắn hạn tuỳ theo điều kiện hoàn cảnh

và yêu cầu để người lao động có sự lựa chọn thích hợp

+ Có nhiều chương trình đào tạo khác nhau cho phù hợp

=>Tất cả việc đào tạo trên đều hướng tới việc người lao động đáp ứng được yêu cầu công việc (chứ không phải vì chuẩn hoá tiêu chuẩn, lấy thành tích) và hướng tới năng suất lao động

- Trong nâng cao năng lực:

+ Phải phù hợp với vị trí công tác (ở vị trí nào phải có năng lực ấy)