Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Hòa cùng với xu thế hội nhập quốc tế, quá trình toàn cầu hóa trên thế giới đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học kỹ thuật. Cùng với công cuộc đi lên xây dựng XHCN, Đảng và Nhà nước đã tiến hành mở cửa để phát triển một nền kinh tế thị trường theo hướng “công nghiệp hóa – hiện đại hóa”, quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập quốc tế, đã đưa nền kinh tế nước ta phát triển tăng tốc mà trong đó việc trao đổi thông tin đã trở thành một yêu cầu tất yếu của con người dưới nhiều hình thức khác nhau. Đặc biệt là việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phong phú và đa dạng hơn, văn bản đã trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, các đơn vị doanh nghiệp. Công tác văn thư được xem là một bộ phận tham mưu giúp việc gắn liền với hoạt động chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác này sẽ góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa hơn là công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dưng, phát triển thể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệp hóa – hiện đại hóa” đất nước. Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn là cơ quan thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương, hàng năm sản sinh ra nhiều loại văn bản giấy tờ do đó công tác quản lý văn bản giấy tờ càng có ý nghĩa quan trọng. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính chính trị cao bởi vì những nội dung của công tác này đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBND. Công tác văn thư liên quan đến cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy khi thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư sẽ hạn chế được bệnh quan liệu giấy tờ và là cơ sở tiền đề thực hiện tốt công tác lưu trữ. Từ các lý do trên em xin lựa chọn đề tài “Nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn”. 2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ Nhằm khảo sát thực trạng của công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn, qua đó thấy được vai trò ý nghĩa của của công tác văn thư trong nền hành chính nhà nước tại UBND nói riêng và hoạt động của các cơ quan tổ chức nói chung. Trên cơ sở đó, nhận xét đánh giá đưa ra các giải pháp nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn. 3. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước ban hành về công tác văn thư hiện nay và thực tiễn của cơ quan sau đó áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh, đối chiếu để hoàn thành đề tài này. 4. Cấu trúc của đề tài Đề tài được chia làm 3 chương như sau: • Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn; • Chương 2: Vai trò của Công tác Văn thư trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân Huyện Chợ Đồn; • Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao năng suất chất lượng công tác Văn thư tạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân, tôi khôngsao chép thành quả nghiên cứu của người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước

cô giáo và nhà Trường về sự cam đoan này

Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016

đó em có đẩy đủ cơ sở lý luận để thực hiện đề tài này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Hòa cùng với xu thế hội nhập quốc tế, quá trình toàn cầu hóa trên thế giớiđang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tínhchất đột biến của khoa học kỹ thuật Cùng với công cuộc đi lên xây dựngXHCN, Đảng và Nhà nước đã tiến hành mở cửa để phát triển một nền kinh tếthị trường theo hướng “công nghiệp hóa – hiện đại hóa”, quá trình đổi mới, mởcửa hội nhập quốc tế, đã đưa nền kinh tế nước ta phát triển tăng tốc mà trong đóviệc trao đổi thông tin đã trở thành một yêu cầu tất yếu của con người dướinhiều hình thức khác nhau

Đặc biệt là việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phong phú và

đa dạng hơn, văn bản đã trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếutrong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, các đơn vị doanh nghiệp.Công tác văn thư được xem là một bộ phận tham mưu giúp việc gắn liền vớihoạt động chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Làm tốt côngtác này sẽ góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa hơn là côngcuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dưng, phát triểnthể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệp hóa – hiện đạihóa” đất nước

Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm bởi đó là côngtác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Làmtốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết côngviệc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn là cơ quan thực hiện quản lý nhà nước ởđịa phương, hàng năm sản sinh ra nhiều loại văn bản giấy tờ do đó công tácquản lý văn bản giấy tờ càng có ý nghĩa quan trọng Công tác văn thư mang tínhchất nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính chính trị cao bởi vì những nội dung của

công tác này đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc banhành các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBND Công tác vănthư liên quan đến cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức Chính vì vậy khithực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư sẽ hạn chế được bệnh quan liệu giấy tờ và là

cơ sở tiền đề thực hiện tốt công tác lưu trữ Từ các lý do trên em xin lựa chọn đề

tài “Nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn”.

2 Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ

Nhằm khảo sát thực trạng của công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện ChợĐồn, qua đó thấy được vai trò ý nghĩa của của công tác văn thư trong nền hànhchính nhà nước tại UBND nói riêng và hoạt động của các cơ quan tổ chức nóichung

Trên cơ sở đó, nhận xét đánh giá đưa ra các giải pháp nâng cao năng suất vàchất lượng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn

3 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước ban hành về công tác văn thưhiện nay và thực tiễn của cơ quan sau đó áp dụng phương pháp phân tích tổnghợp, so sánh, đối chiếu để hoàn thành đề tài này

4 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được chia làm 3 chương như sau:

huyện Chợ Đồn;

ban nhân dân Huyện Chợ Đồn;

Văn thư tạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn.

CHƯƠNG1

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.1 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban Nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

1.1.1 Lịch sử hình thành

*Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình huyện Chợ Đồn

Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây của tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên của tỉnh Bắc Kạn Huyện ChợĐồn có một thị trấn (Bằng Lũng) và 21 xã Có ranh giới tiếp giáp như sau: phíaBắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyệnBạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang

Trải qua thời gian dài hình thành và phát triển, ngày nay dân số của ChợĐồn đã lên tới khoảng 50.000 người, với 5 dân tộc cùng sinh sống: Tày, Nùng,Dao, Kinh và Hoa

Kinh tế huyện Chợ Đồn Vẫn lấy Nông nghiệp làm chủ đạo, do địa hìnhthuộc vùng kinh tế đặc biệt khó khăn nên khả năng phát triển về công nghiệp vàdịch vụ còn hạn chế

*Đôi nét về Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn

Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dâncùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên trực tiếp

Có thể nói rằng chặng đường xây dựng và phát triển của UBND huyệnChợ Đồn để lại nhiều trang sử vẻ vang rất đáng tự hào, giữ vai trò tham mưugiúp việc cho cơ quan cấp trên, luôn nêu cao truyền thống của một tập thể đoànkết, đầy trí tuệ, năng động và sáng tạo, tận tụy và trung thành với sự nghiệp

nước nhà UBND huyện Chợ Đồn luôn biết lấy dân làm mục đích nên đã cónhiều thành công to lớn trong từng giai đoạn.

Trụ sở được đặt tại tổ 6A, thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, Tỉnh BắcKạn

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh, hiện nay UBND huyện có các phòng, ban sau:

 Phòng Văn hóa – Thông tin và Thể thao;

 Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;

 Phòng Tài nguyên – Môi trường;

Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và cáccông chức giúp việc Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND

huyện phân công nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnhgiao hàng năm.

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn Phụ lục số 01)

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.3.1 Vị trí, chức năng

Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồngnhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách kháctrên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trungdân chủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân,tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiệnquan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và cácbiểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyềnhuyện

UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu quảhoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thểUBND và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn Tronghoạt động của mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQViệt Nam và các thành viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo vàbảo bảo vệ lợi ích của người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc thựchiện nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó Trongphạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉthị và tổ chức thực hiện

1.1.3.2 Nhi m v , quy n h n ệm vụ, quyền hạn ụ, quyền hạn ền hạn ạn

Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn là

Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ củaHuyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND cùng cấp và Cơquan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốcphòng,…cụ thể là:

 Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,…

 Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việcthu đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác

 Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết củaHĐND cùng cấp

 Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốcphòng toàn dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

 Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

 Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theođúng thẩm quyền của Huyện

 Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội chocán bộ viên chức của Huyện

UBND huyện Chợ Đồn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương

CHƯƠNG II

VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐÔNG CỦA ỦY

BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 2.1 Tình hình thực hiện công tác văn thư tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư

Hiện nay thường tồn tại các loại mô hình tổ chức của văn phòng như:văn phòng được bố trí theo kiểu tập trung, phân tán hay hỗn hợp Tùy theo tínhchất công việc khác nhau, quy mô hoạt động của các cơ quan khác nhau màngười ta có thể chọn cho văn phòng của mình cách bố trí phù hợp, một mô hình

tổ chức hợp lý nhất để có hiệu quả hoạt động cao nhất

Ở Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn công tác văn thư được tổ chức theohình thức tập trung: toàn bộ các khâu và thao tác nghiệp vụ như tiếp nhận, đăng

ký, kiểm tra, nhân bản, công tác phục vụ tra cứu….tất cả đều tập trung tại vănthư cơ quan để xử lý và giải quyết Công tác văn thư ở UBND huyện bao gồmnhiều bước, nó không thuần túy thuộc nhiệm vụ của một đơn vị hay cá nhân nàotrong cơ quan mà nó liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận trong toàn cơ quan,gồm các công việc cụ thể sau: soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận và giảiquyết công văn đi – đến, ký văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu, sao lưu vănbản, lập danh mục hồ sơ…….theo yêu cầu của lãnh đaọ đơn vị, cá nhân trong

cơ quan nhằm phục vụ cho các nhu cầu hiện nay Từ đó mang lại nguồn lợinhuận tối ưu nhất cho cơ quan Qua đó có thể thấy rằng công tác văn thư đã trởthành trung tâm của hoạt động quản lý bằng văn bản của cơ quan

Do đó, việc tổ chức công tác văn thư sao cho hợp lý, khoa học sẽ gópphần nâng cao hiệu suất và chất lượng trong việc giải quyết công việc củaUBND được nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian

2.1.1 Về tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả cùng với việc bố trí phòng làmviệc và đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư thì yếu tố con người

đóng vai trò vô cùng quan trọng tạo nên một phòng làm việc không những đầy

đủ về trang thiết bị mà người làm công tác văn thư cũng phải chuyên nghiệp.Hiện nay tại UBND huyện Chợ Đồn cán bộ làm công tác văn thư gồm có 2cán bộ, với trình độ chuyên môn giỏi, dày dặn kinh nghiệm trong công việc vàđược đào tạo khá kỹ trong từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư Cả hai cán bộvăn thư ở đây đã phát huy hết khả năng của mình đối với công việc đặc biệt quatừng năm làm việc nên đã có cách làm khoa học theo đúng quy định của Nhànước và pháp luật về công tác văn thư

Và cụ thể các công việc của cán bộ văn thư ở đây như: tiếp nhận và quản

lý văn bản đi, đến; phô tô; đánh máy; đóng dấu; trực điện thoại… tất cả nhữngcông việc trên đều được cả 2 cán bộ văn thư cùng thự hiện vì 2 người đềuđược đào tạo kiến thức và kỹ năng một cách đầy đủ, thuần thục nhất

2.1.3 Về thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư

Hiện nay Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn bao gồmnhiều nghiệp vụ khác nhau thực hiện theo đúng quy định của nhà nước cụ thể:

2.1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật gồm các bước :

Soạn thảo văn bản ( văn bản chuyên môn nào thì phòng, ban chuyên môn

đó tham mưu soạn thảo); Văn bản soạn thảo xong phải có chữ dự thảo dướiphần số ký hiệu văn bản In ấn, gửi cho cho thành viên UBND huyện, trưởngphòng chuyên môn liên quan để lấy ý kiến vào bản thảo;Hoàn chỉnh bản dự thảo

và thông qua phiên họp thành viên UBND huyện nhất trí; Hoàn chỉnh bản chính

đã được thông qua, trình ký

Trưởng phòng chuyên môn ký nháy về nội dung văn bản, Trưởng phòng

Tư pháp có trách nhiệm ký nháy về thể thức, thẩm quyền văn bản Sau đó Chủtịch UBND huyện ký văn bản chính thức;Giao cho Văn phòng HĐND – UBNDhuyện ban hành

Đối với văn bản quyết định cá biệt, văn bản hành chính thông thường gồmcác bước :

Soạn thảo văn bản : Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ra vănbản; cán bộ các phòng, ban thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tincần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá thì tham mưusoạn thảo văn bản đó.

Trưởng phòng chuyên môn ký nháy vào văn bản sau khi đã đồng ý cho banhành;trình ký lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền ký; sau khi trình ký xong, cán bộchuyên môn in ấn văn bản Văn bản in ấn xong phải lấy số, đóng dấu tại Vănthư cơ quan và Văn thư cơ quan là người có trách nhiệm kiểm tra văn bản về thểthức và thẩm quyền lần cuối rồi cho phát hành văn bản

2.1.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản

lý điều hành của các cơ quan Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đốitượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước

Những công văn đóng dấu “hoả tốc”, dấu “thượng khẩn” phải được phânphối hoặc gửi đi ngay trong lúc nhận được; Việc gửi, nhận, phân phối công văn

“mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.Khi đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến thì số đến và ngày đến trong

sổ phải khớp số đến và ngày đến trong dấu đến ở văn bản

(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đến, phụ lục số 02)

2.1.3.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi là tất cả vănbản, giấy tờ do cơ quan ban hành, gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục tạiVăn thư cơ quan Đăng ký văn bản đi phải vào số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếucủa văn bản vào sổ đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tratìm văn bản được nhanh chóng

(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đi Phụ lục số 02)

2.1.3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước cấp địa phương vì thế con dấuchính và pháp lý là dấu Quốc huy (hình tròn); Ngoài ra UBND còn sử dụng cácloại con dấu khác đó là: Dấu công văn đến, dấu mức độ khẩn, hoả tốc, mời họp,bóc xem ngay ( hình vuông): Dấu chức danh, dấu tên của một số lãnh đạo cóthẩm quyền

Về quản lý và sử dụng con dấu tại UBND huyện thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật cụ thể đó là Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 củaChính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

Các loại con dấu của UBND huyện được văn thư cơ quan bảo quản cẩnthận đó là mỗi khi sử dụng xong đều cất vào tủ và khoá ngay tránh tình trạngmất mát hoặc kẻ gian lợi dụng Tuy nhiên UBND huyện đến nay vẫn chưa trang

bị két sắt để sử dụng vào việc bảo quản con dấu mà chỉ là tủ sắt có khoá nhỏchưa đảm bảo an toàn tuyệt đối; Đây chính là bất cập về bảo quản con dấu tạiUBND huyện

2.1.3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Các loại Hồ sơ hình thành trong các cơ quan quản lý Nhà nước : Hồ sơnguyên tắc và hồ sơ trình ký, hồ sơ nhân sự, hồ sơ công việc

Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng còn nhiều bất cập đó làhầu hết tài liệu của các phòng, ban lưu đều là tài liệu về một vấn đề (hồ sơ côngviệc, hồ sơ nhân sự) các tài liệu này thường xuyên được dùng đến trong quátrình giải quyết công việc chuyên môn của phòng, ban trong khi đó cơ quanUBND huyện vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể về việc giao nộp tài liệuvào lưu trữ cơ quan nên các phòng, ban thường không nộp tài liệu vào lưu trữ

cơ quan theo một định kỳ nào

2.1.3.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư

Phòng văn thư được đặt ở vị trí trung tâm của UBND huyện (Tầng 1 từcổng chính đi vào cạnh cầu thang đi lên các tầng) để tiện cho việc giải quyếtcông việc trong và ngoài cơ quan Để thuận tiện cho công việc của uỷ ban,phòng văn thư đã được trang bị 2máy tính, 1 máy in…và mới đây nhất uỷ bannhân dân huyện Chợ Đồn đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến, tíchhợp phần chuyển nhận văn bản trong công tác văn thư

2.2 Vai trò của Công tác văn thư trong hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn

2.2.1 Đối với hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý được thể hiện thông qua việc ban hành các văn bản giảiquyết công việc hàng ngày của cơ quan tổ chức Văn bản quản lý là huyết mạchcủa cơ quan từ trên xuống dưới Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyếtnhiệm vụ liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhândân bao gồm nhiều đợn vị trực thuộc do đó việc soạn thảo văn bản ở cơ quan làrất quan trọng vì nó thể hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan,nhiệm vụ được giao của mỗi đơn vị, cá nhân Do đó cần ban hành văn bản đúngthể thức, nội dung là điều cần thiết

Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điềuhành các công việc chuyên môn như các văn bản của cơ quan cấp trên, cơ quancấp dưới, hay các đơn vị trong cơ quan gửi đến đều được văn thư tiếp nhận chuyểngiao kịp thời, đảm bảo tiến độ, nâng cao năng suất chất lượng công việc

Đ m b o gi gìn đ y đ ch ng c v ho t đ ng c a ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ầy đủ chứng cớ về hoạt động của ủ chứng cớ về hoạt động của ứng cớ về hoạt động của ớ về hoạt động của ề hoạt động của ạt động của ộng của ủ chứng cớ về hoạt động của U ban nhânỷ ban nhândân N i dung tài li u ph n ánh ho t đ ng c quan qua các th i kỳ cũngộng của ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ạt động của ộng của ơ quan qua các thời kỳ cũng ời kỳ cũng

nh c a các đ ng chí lãnh đ o N u tài li u gi l i đ y đ , n i dung vănủ chứng cớ về hoạt động của ồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn ạt động của ếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ạt động của ầy đủ chứng cớ về hoạt động của ủ chứng cớ về hoạt động của ộng của

b n chính xác, ph n nh trung th c ho t đ ng c a c quan thì khi c nảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ực hoạt động của cơ quan thì khi cần ạt động của ộng của ủ chứng cớ về hoạt động của ơ quan qua các thời kỳ cũng ầy đủ chứng cớ về hoạt động của thi t, tài li u sẽ là b ng ch ng pháp lý c a c quanếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ằng chứng pháp lý của cơ quan ứng cớ về hoạt động của ủ chứng cớ về hoạt động của ơ quan qua các thời kỳ cũng

2.2.2 Đối với cán bộ trong cơ quan

Giúp lãnh đ o c quan trong gi i quy t các nhi m v đạt động của ơ quan qua các thời kỳ cũng ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ụ được chính xác, ợc chính xác,c chính xác,

hi u qu Không đ ch m tr , sai xót tránh n n quan liêu, m nh l nh, gi yệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của ể chậm trễ, sai xót tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh, giấy ậm trễ, sai xót tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh, giấy ễ, sai xót tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh, giấy ạt động của ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ệu phản ánh hoạt động cơ quan qua các thời kỳ cũng ấy