Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư viện khoa học tổ chức nhà nước

Qua nhiều năm nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên tiến trong công tác quản

LỜI CẢM ƠN

Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mục tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động Việc tổ chứclao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động vàhiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị

Nhận thức được vấn đề đó tôi đã chọn Viện Khoa học tổ chức nhà nước làm điểm đến để thực hiện: “ Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước”.

Cha ông ta có câu “Học đi đôi với hành” , thông qua đợt tiến hành khảo sátlần này, là một cơ hội quý báu giúp cho tôi có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế

để đưa ra nhưng tư vấn về bố trí nâng cao hiệu quả hoạt động của cán bộ văn thưtại viện , nhờ đó sinh viên có thể hiểu sâu hơn về tổ chức lao động khoa học trong

công tác văn thư tại một đơn vị cụ thể và ở đây là Viện Khoa học tổ chức nhà nước.

Trải qua đợt kiến tập tại Viện khoa học tổ chức nhà nước, tuy thời gian

không dài nhưng đây là thời điểm thuận lợi để chúng tôi có điều kiện và cơ hội để vận dụng những kiến thức đã học trong trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế tại cơ quan công tác Do đó, bước đầu tôi đã hình thành được những kiến thức về thực tế công tác của một cơ quan nhà nước nói chung và vai trò, vị trí quantrọng của công tác văn thư ở cơ quan đó nói riêng Cùng với đó là sự tạo điều kiện của cán bộ tại Viện giúp tôi hoàn thành được bài tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn./.

LỜI CAM ĐƠN

Tác giả xin cam đoan bài tập này là do tự bản thân thực hiện và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình Các thông tin thứ cấp sử dụng trong luận án là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng Tác giả hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của luận án.

Tác giảTrần Lệ Thu

LỜI MỞ ĐẦU

1.Lí do chọn đề tài

Tổ chức lao động khoa học là kết hợp một cách tốt nhất giữa Khoa học kĩ thuật và lao động ( con người) không ngừng nâng cao năng suất hiệu quả lao động đảm bảo sức khỏe người lao động.Đối tượng của tổ chức lao động khoa học là điềukiện hoạt động của con người trong quá trình sản xuất Cụ thể đó là khả năng phù hợp cụ thể với công việc được giao với năng lực của người lao động, là tác động của môi trường và trang thiết bị làm việc đối với sức khỏe người lao động và đặc biệt quan hệ hành chính và quan hệ cá nhân giữa những đồng nghiệp trong cùng cơquan có ảnh hưởng đến hiệu quả công tác.

Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mực tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động Qua nhiều năm nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên tiến trong công tác quản lý các cơ quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới năng suất và điều kiện làm việc của người lao động

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị

Phân công lao động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí hay từng cán bộ côngchức cụ thể trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có các phòng, ban, có các chức danh cụ thể Sở dĩ phải phân công lao động vì đó chính là việc giới hạn công việc.Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích làđảm bảo được hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc

Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là nhiều người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó Hợp tác lao động sẽ nhân lên được sức mạnh tập thể.Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan giao phó, văn thư luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất Nhận thức được lợi ích của tổ chức lao động

khoa học trong công tác văn thư nên tôi chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước”.

2 Đối tượng và mục đích nghiên cứu

a, Đối tượng nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu là tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước

b,Mục đích nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi hướng mục tiêu sau đây: Góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả lao động của cán bộ văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước

3 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện tổng hợp, đề tài còn sửdụng các phương pháp cụ thể:

- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng của phòng văn thư Viện khoa học và tổ chức nhà nước

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng để nghiên cứu tài liệu có liên quan để đưa ra lập luận mang tính khoa học cao, từ

đó nghiên cứu xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả lao động của cán bộ văn thư

4 Cấu trúc của đề tài

Chương 1: Khái quát về cơ quan và bộ phận văn thư của Viện Khoa học

684/QĐ-1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước

Hiện nay, bộ phận văn thư của Viện nằm trong phòng Hành chính - Tổnghợp bố trí 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ cử nhân chuyên ngành hànhchính Văn thư, có phẩm chất chính trị tốt, có ý thức phấn đấu luôn luôn tìm tòi họchỏi những kinh nghiệm của những người đi trước và hiểu rõ vị trí, ý nghĩa, tầmquan trọng của công việc, nhiệm vụ nên luôn luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụđược giao, đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại của côngtác Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công việc của Phòng nói riêng vàcủa Viện nói chung

1.3 Chức năng, nhiệm vụ

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước

Phòng Tổng hợp

Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành

chính- quản trị và hợp tác quốc tế

Nhiệm vụ cơ bản:

- Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị của Viện

- Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức của Viện

- Giúp viện trưởng thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế

- Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề tàchuyên đề nghiên cứu khoa học và tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự án,

dự thảo văn bản theo sự phân công của Viện trưởng

- Tham gia thực hiện các dịch vụ công theo sự phân công của Viện trưởng

Phòng Kế hoạch tài chính

Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài

chính, kế toán của Viện theo quy định

Nhiệm vụ cơ bản:

- Công tác quản lý kế hoạch: Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong

và ngoài Viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển năm năm; kếhoạch hoạt động hàng năm của Viện; Lập kế hoạch tài chính hàng năm; Kiểm tratheo dõi việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị thuộc Viện; các đơn vị, cơ quanngoài Viện có sử dụng nguồn tài chính do Viện quản lý;

- Trình Viện trưởng ký hợp đồng, giám sát theo dõi việc thực hiẹn hợp đồng

và thanh lý hợp đồng nghiên cứu khoa học và các hợp đồng khác có liên quan đếnhoạt động của Viện

Phòng Nghiên cứu tổ chức :

Chức năng: Phòng Nghiên cứu tổ chức có chức năng tham mưu giúp Viện

trưởng nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của Khoa học tổ chức và tổchức bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, nghiên cứu triển khai ứng

dụng các kết quả nghiên cứu khoa học về tổ chức bộ máy nhà nước vào thực tiễncông tác của Bộ, ngành và địa phương.

Nhiệm vụ chủ yếu sau:

Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ công chức+ Nghiên cứu quan điểm, nguyên tắc quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ,công chức;

+ Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêuchuẩn chức danh cán bộ, công chức

Phòng Quản lý Khoa học

Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác nghiên cứu khoa

học của Bộ Nội vụ theo quy chế quản lý khoa học của Bộ Nội vụ à quy định củapháp luật

Nhiệm vụ chủ yếu:

- Giúp Viện trưởng tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học của Bộ;

- Giúp Viện trưởng thực hiện nhiệm vụ của thường trực Hội đồng khoa họccủa Bộ và của Viện

- Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đềtài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự

án dự thảo văn bản

Phòng Nghiên cứu quản lý cán bộ công chức

Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận cơ

bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược cơ chế chính sách; triển khai ứng dụng cáckết quả nghiên cứu khoa học về chế độ công vụ và cán bộ, công chức vào thực tiễncông tác của các Bộ, ngành và địa phương

Nhiệm vụ cơ bản:

- Nghiên cứu lý luận cơ bản về quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ, côngchức

- Nghiên cứu xây dựng chiến lược, cơ chế chính sách phục vụ chức năngquản lý Nhà nước của Bộ

- Nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào thực tiễn công tác của Bộ,ngành và địa phương

Trung tâm thông tin và thư viện

Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thông tin

về cải cách hành chính, nghiên cứu và triển khai công nghệ thông tin tại Viện khoahọc tổ chức nhà nước nhằm phục vụ các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ

Nghiện vụ cơ bản:

- Xây dựng, quản lý và phục vụ khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu thông tinkhoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và quản lý nhà nước của Bộ Nộivụ

- Biên tập, xuất bản các ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, bản tin về hoạtđộng nghiên cứu của Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng các kết quả nghiêncứu khoa hoc vào giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn của Bộ

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư tại Viện Khoa học tổ chức

nhà nước.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm :

- Quản lý văn bản đi :

+ Trước khi phát hành văn bản đi, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản Nếu có phát hiện sai sót thì báo cáo lại cho người chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản đi để xem xét và và sửa chữa bổ sung

+ Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng kí văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, và các loại dấu khác

+ Làm thủ tục phát hành và chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Lập tập lưu văn bản, theo dõi và phục vụ việc khai thác sử dụng bản lưu.

- Quản lý văn bản đến :

+ Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến

+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến

+ Trình và sao văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Lập các tập lưu văn bản quản lý giấy giới thiệu và giấy đi đường

Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan

1.4 Tổ chức quản lý bộ phận văn thư của Viện Khoa học tổ chức Nhà nước

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản

lý chỉ đạo trực tiếp công tác Văn thư trong phạm vi của Viện và trực tiếp chỉ đạo tổchức thực hiện các nghiệp vụ công tác Văn thư tại Viện theo nguyên tắc sau:

Toàn bộ Văn bản đi của Viện sau khi soạn thảo đều phải qua sự thẩm định vềmặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trưởng phòng Hành chính - Tổnghợp trước khi mang trình Viện trưởng ký Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợpphải chịu hoàn toàn trách nhiệm về phần thể thức cũng như kỹ thuật trình bày vănbản trước Viện trưởng

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên kiểm trađôn đốc tình hình thực hiện công tác Văn thư tại Viện

Cán bộ làm công tác Văn thư phải chịu trách nhiệm thực hiện những nội dungnghiệp vụ của công tác Văn thư theo đúng quy định hiện hành của công tác văn thưsau:

- Luật ban hành văn bản QPPL năm 1996 sửa đổi bổ sung các năm 2002, 2008

- Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004

- Nghị định số 24/ 2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ hướng dẫn thihành Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008

- Nghị định 92/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫn thihành Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004

- Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý vănbản đi, văn bản đến

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu và thong tư số 58/2003/TTLT ngày 12/5/2003 của Bộ Công an vềhướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước

Ngoài những văn bản trrên thì cán bộ làm công tác Văn thư còn phải thựchiện đúng những quy định nội quy làm việc của Bộ cũng như của Viện

Chương 2: Vai trò của việc tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư

Trong bất kì một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tới mựctiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động Qua nhiềunăm nghiên cứu, người ta đã tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học dựa trên cơ sở áp dụng các thành tựu kĩ thuật, những kinh nghiệm tiên tiến trong công tác quản lý các cơ quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới năng suất và điều kiện làm việc của người lao động

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp cho công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị

Phân công lao động tức là phân chia công việc cho mỗi vị trí hay từng cán bộ côngchức cụ thể trong mỗi cơ quan, việc phân công lao động được thể hiện ở chỗ có

các phòng, ban, có các chức danh cụ thể Sở dĩ phải phân công lao động vì đó chính là việc giới hạn công việc.Phân chia và giới hạn công việc nhằm mục đích làđảm bảo được hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn được liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng Nó cũng góp phần rát lớn thúc đẩy tính chuyên môn hoá trong công việc.

Bên cạnh phân công công việc, còn có sự hợp tác lao động, có nghĩa là nhiều người cùng hợp sức để làm một công việc nào đó Hợp tác lao động sẽ nhân lên được sức mạnh tập thể

Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan giao phó, văn thư luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoahọc nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất

Để làm được điều này lãnh đạo cần phải tổ cơ chức bộ máy hợp lý, nghĩa làbiết cách sắp xếp tổ chức đúng người, đúng việc theo khả năng chuyên môn của

họ Bên cạnh đó phải tổ chức các bộ phận trong văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Nếu như một bộ phận nào đó làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là lí do để lãnh đạo xem xét xem đã tổ chức hợp lí chưa và

có nên giảm biên chế bộ Ngoài ra để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng nâng cao nhất là đối với công tác văn thư thì việc trang bị những thiết bị, phương tiện thích hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thế thiếu Vì nógiúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và công sức Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp trong công việc Trước đây, cán bộ văn thư cần lập sổ đăng kí văn bản mất nhiều thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kĩ thuật phát triển đã phát minh ra máy tính… Vì vậy việc đăng kí thông tin văn bản được nhanh chóng, dễdàng hơn Cho nên, văn thư trong mọi cơ quan cần được trang bị những thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc của mình

Bên cạnh đó việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng cònnhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng hành

chính cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra mội trường lao động tốt nhất, giúp cán

bộ nói chung và cán bộ văn thư nói riêng hoàn thành nhiệm vụ được giao Môi trường lao động đó là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lí, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi và trang bị những thiết bị hiện đại Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệmvới công việc được giao Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung và trong những điều kiện cụ thể nói riêng Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao đông tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các nhà làm lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề để tổ chức lao động khoa học để vận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất

Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và biện pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần nâng cao năng suất lao động

Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãi trong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đã khẳngđịnh được vị trí riêng của mình Việc đưa công tác tổ chức lao động khoa học vào văn thư ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc và tiết kiệm được chi phí.Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn thư giúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơ quan được nhanh chóng, kịp thời Nếu như trước đây cám bộ trong cơ quan cần tìm tài liệu lưu trữnào đó nhưng tài liệu đó có thể chưa chỉnh lý hoặc còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn thư đã áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻtrên máy tính , giuso cho việc tra tìm được nhanh chóng, thuận lợi

Việc tổ chức lao động khoa học trong văn thư có ý nghĩa rất thiết thực nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng những công việc của cán bộ.Trong văn thư nếu cứ quản lý tổ chức lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản

lý một các khoa học, điều này dẫn đến không phát huy được khả năng và trình

độ chuyên mộ của cán bộ Đồng thờ, làm cho mối quan hệ giữa cán bộ nhân viên, lãnh đạo ngày càng trở nên căng thẳng dẫn đến chất lượng công tác giảm đi.Ngoài ra nghiên cứu môi trường lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng