Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lao động khoa học của cán bộ văn thư viện khoa học tổ chức nhà nước

LỜI CẢM ƠN Trong tổ chức, đơn vị hoạt động ý tới mục tiêu nâng cao suất lao động, tiết kiệm thời gian sức lao động Việc tổ chức lao động khoa học văn phòng có ý nghĩa lớn, giúp cho cơng việc văn phòng thực trơi chảy, tác động tích cực tới suất lao động hiệu hoạt động toàn quan, đơn vị Nhận thức vấn đề tơi chọn Viện Khoa học tổ chức nhà nước làm điểm đến để thực hiện: “ Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức lao động khoa học cán văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước” Cha ơng ta có câu “Học đơi với hành” , thông qua đợt tiến hành khảo sát lần này, hội quý báu giúp cho tơi có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế để đưa tư vấn bố trí nâng cao hiệu hoạt động cán văn thư viện , nhờ sinh viên hiểu sâu tổ chức lao động khoa học công tác văn thư đơn vị cụ thể Viện Khoa học tổ chức nhà nước Trải qua đợt kiến tập Viện khoa học tổ chức nhà nước, thời gian không dài thời điểm thuận lợi để chúng tơi có điều kiện hội để vận dụng kiến thức học trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế quan công tác Do đó, bước đầu tơi hình thành kiến thức thực tế công tác quan nhà nước nói chung vai trò, vị trí quan trọng công tác văn thư quan nói riêng Cùng với tạo điều kiện cán Viện giúp tơi hồn thành tập Tôi xin chân thành cảm ơn./ LỜI CAM ĐƠN Tác giả xin cam đoan tập tự thân thực không chép cơng trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin thứ cấp sử dụng luận án có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Tác giả hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực ngun luận án Tác giả Trần Lệ Thu LỜI MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài Tổ chức lao động khoa học kết hợp cách tốt Khoa học kĩ thuật lao động ( người) không ngừng nâng cao suất hiệu lao động đảm bảo sức khỏe người lao động.Đối tượng tổ chức lao động khoa học điều kiện hoạt động người trình sản xuất Cụ thể khả phù hợp cụ thể với công việc giao với lực người lao động, tác động môi trường trang thiết bị làm việc sức khỏe người lao động đặc biệt quan hệ hành quan hệ cá nhân đồng nghiệp quan có ảnh hưởng đến hiệu cơng tác Trong tổ chức, đơn vị hoạt động ý tới mực tiêu nâng cao suất lao động, tiết kiệm thời gian sức lao động Qua nhiều năm nghiên cứu, người ta tìm phương thức tổ chức lao động cách khoa học dựa sở áp dụng thành tựu kĩ thuật, kinh nghiệm tiên tiến công tác quản lý quan, xí nghiệp, văn phòng hướng tới suất điều kiện làm việc người lao động Việc tổ chức lao động khoa học văn phòng có ý nghĩa lớn, giúp cho cơng việc văn phòng thực trơi chảy, tác động tích cực tới suất lao động hiệu hoạt động toàn quan, đơn vị Phân công lao động tức phân chia công việc cho vị trí hay cán cơng chức cụ thể quan, việc phân công lao động thể chỗ có phòng, ban, có chức danh cụ thể Sở dĩ phải phân cơng lao động việc giới hạn công việc.Phân chia giới hạn công việc nhằm mục đích đảm bảo hoạt động quan, tổ chức liên tục, đồng bộ, nhịp nhàng Nó góp phần rát lớn thúc đẩy tính chun mơn hố cơng việc Bên cạnh phân cơng cơng việc, có hợp tác lao động, có nghĩa nhiều người hợp sức để làm cơng việc Hợp tác lao động nhân lên sức mạnh tập thể.Trong trình hoạt động, để thực chức năng, nhiệm vụ quan giao phó, văn thư ln phải tìm phương thức tổ chức lao động cách khoa học nhất, nhằm hướng tới mục đích chung nâng cao chất lượng hiệu hoạt động tốt Nhận thức lợi ích tổ chức lao động khoa học công tác văn thư nên chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức lao động khoa học cán văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước” Đối tượng mục đích nghiên cứu a, Đối tượng nghiên cứu Để thực đề tài, tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu tổ chức lao động khoa học cán văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước b,Mục đích nghiên cứu Để thực đề tài này, tơi hướng mục tiêu sau đây: Góp phần nâng cao chất lượng hiệu lao động cán văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài, phương pháp chung áp dụng nghiên cứu khoa học như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp tồn diện tổng hợp, đề tài sử dụng phương pháp cụ thể: - Phương pháp điều tra, khảo sát: áp dụng để tìm hiểu thực trạng phòng văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước - Phương pháp nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan: áp dụng để nghiên cứu tài liệu có liên quan để đưa lập luận mang tính khoa học cao, từ nghiên cứu xây dựng giải pháp nâng cao hiệu lao động cán văn thư Cấu trúc đề tài Gồm phần: Chương 1: Khái quát quan phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Chương 2: Vai trò việc tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Chương 3: Mơ hình tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Chương 1: Khái quát quan phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiền thân Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin (thành lập năm 1990) Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Năm 1995, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin chuyển thành Viện Nghiên cứu Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 15/TCCP ngày 11/3/1995 Năm 2008, Viện đổi tên thành Viện Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 1501/2008/QĐ-BNV ngày 02/12/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày 15/4/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 684/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tên giao dịch quốc tế Institute on State Organizational Sciences (viết tắt INSOS) 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Sơ đồ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Hiện nay, phận văn thư Viện nằm phòng Hành - Tổng hợp bố trí 01 cán làm cơng tác Văn thư có trình độ cử nhân chun ngành hành Văn thư, có phẩm chất trị tốt, có ý thức phấn đấu ln ln tìm tòi học hỏi kinh nghiệm người trước hiểu rõ vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng công việc, nhiệm vụ nên ln cố gắng hồn thành nhiệm vụ giao, đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác, bí mật đại cơng tác Văn thư- Lưu trữ góp phần nâng cao hiệu cơng việc Phòng nói riêng Viện nói chung 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ Viện Khoa học tổ chức nhà nước Phòng Tổng hợp Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành chính- quản trị hợp tác quốc tế Nhiệm vụ bản: - Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị Viện - Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức Viện - Giúp viện trưởng thực nhiệm vụ hợp tác quốc tế - Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực đề án, dự án, chương trình, đề tà chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định đề án, dự án, dự thảo văn theo phân công Viện trưởng - Tham gia thực dịch vụ công theo phân cơng Viện trưởng Phòng Kế hoạch tài Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài chính, kế tốn Viện theo quy định Nhiệm vụ bản: - Công tác quản lý kế hoạch: Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị Viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển năm năm; kế hoạch hoạt động hàng năm Viện; Lập kế hoạch tài hàng năm; Kiểm tra theo dõi việc thực kế hoạch đơn vị thuộc Viện; đơn vị, quan ngồi Viện có sử dụng nguồn tài Viện quản lý; - Trình Viện trưởng ký hợp đồng, giám sát theo dõi việc thực hiẹn hợp đồng lý hợp đồng nghiên cứu khoa học hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động Viện Phòng Nghiên cứu tổ chức : Chức năng: Phòng Nghiên cứu tổ chức có chức tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn Khoa học tổ chức tổ chức máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, nghiên cứu triển khai ứng dụng kết nghiên cứu khoa học tổ chức máy nhà nước vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương Nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu lý luận quản lý phát triển đội ngũ cán công chức + Nghiên cứu quan điểm, nguyên tắc quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức; + Nghiên cứu sở khoa học việc xây dựng hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức Phòng Quản lý Khoa học Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ Nội vụ theo quy chế quản lý khoa học Bộ Nội vụ quy định pháp luật Nhiệm vụ chủ yếu: - Giúp Viện trưởng tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ; - Giúp Viện trưởng thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học Bộ Viện - Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực đề án, dự án, chương trình, đề tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định đề án, dự án dự thảo văn Phòng Nghiên cứu quản lý cán cơng chức Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược chế sách; triển khai ứng dụng kết nghiên cứu khoa học chế độ công vụ cán bộ, công chức vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương Nhiệm vụ bản: - Nghiên cứu lý luận quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức - Nghiên cứu xây dựng chiến lược, chế sách phục vụ chức quản lý Nhà nước Bộ - Nghiên cứu ứng dụng kết nghiên cứu vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương Trung tâm thông tin thư viện Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thơng tin cải cách hành chính, nghiên cứu triển khai công nghệ thông tin Viện khoa học tổ chức nhà nước nhằm phục vụ lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ Nghiện vụ bản: - Xây dựng, quản lý phục vụ khai thác sử dụng sở liệu thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học quản lý nhà nước Bộ Nội vụ - Biên tập, xuất ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, tin hoạt động nghiên cứu Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng kết nghiên cứu khoa hoc vào giải nhiệm vụ thực tiễn Bộ 1.3.2 Chức nhiệm vụ phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Văn thư quan có trách nhiệm : - Quản lý văn : + Trước phát hành văn đi, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thể thức, kĩ thuật trình bày văn Nếu có phát sai sót báo cáo lại cho người chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn để xem xét và sửa chữa bổ sung + Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn + Đăng kí văn + Nhân bản, đóng dấu quan, loại dấu khác + Làm thủ tục phát hành chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn + Lập tập lưu văn bản, theo dõi phục vụ việc khai thác sử dụng lưu - Quản lý văn đến : + Tiếp nhận kiểm tra văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến + Trình văn đến + Chuyển giao văn đến +Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến - Lập tập lưu văn quản lý giấy giới thiệu giấy đường Bảo quản sử dụng dấu quan 1.4 Tổ chức quản lý phận văn thư Viện Khoa học tổ chức Nhà nước Trưởng phòng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản lý đạo trực tiếp công tác Văn thư phạm vi Viện trực tiếp đạo tổ chức thực nghiệp vụ công tác Văn thư Viện theo nguyên tắc sau: Toàn Văn Viện sau soạn thảo phải qua thẩm định mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng phòng Hành - Tổng hợp trước mang trình Viện trưởng ký Trưởng phòng Hành - Tổng hợp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm phần thể thức kỹ thuật trình bày văn trước Viện trưởng chóng, kịp thời Nếu trước cám quan cần tìm tài liệu lưu trữ tài liệu chưa chỉnh lý tình trạng bó gói, lộn xộn, ngày nhiều văn thư áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ máy tính , giuso cho việc tra tìm nhanh chóng, thuận lợi Việc tổ chức lao động khoa học văn thư có ý nghĩa thiết thực nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng công việc cán bộ.Trong văn thư quản lý tổ chức lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản lý khoa học, điều dẫn đến khơng phát huy khả trình độ chuyên mộ cán Đồng thờ, làm cho mối quan hệ cán nhân viên, lãnh đạo ngày trở nên căng thẳng dẫn đến chất lượng công tác giảm đi.Ngồi nghiên cứu mơi trường lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng văm thư Môi trường lao động tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy khả sẵn có tiềm tàng tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy khả sẵn có tiềm nhằm nâng cao vị trí vai trò tổ chức máy văn phòng nói riêng quan nói chung Vì lẽ tổ chức lao động khoa học văn thư có ý nghĩa quan trọng, giúp cho văn thư quan nâng cao hiệu công tác, tổ chức phân công lao động hợp lý tạo môi trường lao động thuận lợi qua giúp cho hồn thiện không ngừng hoạt động tổ chức quản lý văn thư, quan nói riêng xã hội nói chung Chương 3: Mơ hình tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước 3.1 Nhận xét Cách tổ chức lao động phòng Hành – Viện Khoa học tổ chức nhà nước thể phân công lao động cán Đó phân cơng lao động loại cán phòng Hành tơi thấy hợp lý, thể cách khái quát người, việc, phân công chức danh cơng việc, phù hợp với chun mơn người đó, phù hợp với khả chuyên môn cán Do vậy, nhờ có phân cơng tạo cho cán phòng Hành hưng phấn, thoải mái hào hứng, nhiệt tình, đạt hiệu qua cao cụng vic Để làm tốt nhiệm vụ đợc giao góp phần đảm bảo lớn mạnh Vin việc tổ chức lao động khoa học phòng Hành quan trọng Vì phận phòng đợc tổ chức nh sau: - Bộ phận văn th chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng Hành công tác văn th lu trữ Vin; - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ quản lý sở vật chất trang thiết bị, dọn dẹp tạo cảch quan đẹp cho Vin lo việc lễ tân, hậu cần buổi hội họpcủa Vin; - Bộ phận tổ chức cán quản lý nhân sự, giải chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức Vin; - Bộ phận bảo vƯ, Phòng cháy chữa cháy trùc 24/24 giê cã nhiƯm vụ bảo vệ an ninh kho tàng tài sản Vin Cách tổ chức phân công công việc cho phận nh phòng Hành tơng đối hợp lý thuận tiện cho việc thực chức nhiệm vụ phòng Cựng vi vic tổ chức lao động khoa học cách bố trí nơi làm việc cho lãnh đạo phòng, chuyên viên cán phòng Hành - Tổ chức bố trí khoa học hợp lý Bởi lẽ bố trí nơi làm việc nhiệm vụ mang tính khoa học Việc bố trí vị trí làm việc phòng Hành đảm bảo cho cán lãnh đạo, cán khác phòng thoải mái, phối kết hợp cơng việc diễn thuận lợi, đạt hiệu suất cao Điều chứng minh qua việc phòng tận dụng tối ưu mặt chỗ làm việc, bố trí chỗ ngồi, phòng làm việc tầng gần nhau, thuận tiện việc giải công việc diễn nhanh chóng, xác hiệu cao Ví dụ phòng làm việc lãnh đạo phòng bố trí vị trí tầng để tiện cho việc quan sát công việc phận bao quát, thuận lợi cho cơng việc chung phòng; phòng Văn thư bố trí tầng kho A1, gần cổng vào quan, đảm bảo việc phục vụ khách vào nhanh chóng, địa điểm kho lưu trữ có mặt cao nên đảm bảo khơng bị nước ngập vào phòng làm việc mùa mưa đến, đầu tư trang bị thiết bị bảo quản đại như: hệ thống điều hoà trung tâm, hệ thống báo cháy, chống trộm nhà kho đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm bảo quản hệ thống máy móc, đồng thời đảm bảo an ninh tốt 3.2 Các giải pháp nâng cao tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước 3.2.1.Về người Mơ hình hình thức phân cơng hợp tác lao động công tác văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước a Phân công lao động đơn giản: Việc phân công lao động đơn giản thường văn triển khai kế hoạch làm việc quan Khi văn thư làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn nội Khi tiếp nhận kế hoạch này, Lãnh đạo Viện chịu trách nhiệm phân tích, đánh giá, sau phân công công việc cho đơn vị cụ thể Sau giải xong công việc, đơn vị, chức danh báo cáo trở lại lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp thành báo cáo chung quan Có thể khái quát sơ đồ sau: Qua sơ đồ trên, có nhận xét phân cơng lao động này:Việc phân công lao động theo cách đơn giản thường áp dụng loại cơng việc đơn giản, khơng thiết phải có hợp tác, ngồi khơng cần đến trang thiết bị Các cộng phải có khả làm việc độc lập (có trình độ chun mơn vững vàng, có kinh nghiệm, có khả làm việc sáng tạo) Thường người ta khơng dùng hình thức cho cộng mới, non chun mơn (đối với cộng giao cho người có kinh nghiệm kèm cặp) b Phân cơng lao động phát triển: Việc phân công bắt nguồn từ kế hoạch Lãnh đạo tiếp nhận, phân tích, sau giao cho Cộng A, sau Cộng A làm xong, chuyển cho Cộng B, sau Cộng B làm xong chuyển cho Cộng C… Cộng cuối hoàn thành cơng việc trình lãnh đạo để lãnh đạo tổng hợp kết báo cáo chung Có thể khái quát sơ đồ sau: Hình thức phân cơng lao động thường áp dụng quan làm thủ tục hành theo trình tự định Có thể nhận xét cách phân cơng sau: + Đây cách phân công lao động theo trình tự (chun mơn hố) + Thời gian tiến hành công việc thường kéo dài + Liên quan đến việc cải cách hành c Phân cơng lao động phát triển kết hợp với hợp tác lao động đơn giản: Hình thức tương đối giống hình thức (b) trên, cộng có trao đổi với nhau, rút ngắn thời gian công việc d Phân công hợp tác lao động: Lãnh đạo sau tiếp nhận kế hoạch, phân chia công việc cho cộng A, B, C, cộng làm việc phối hợp, sau trình lãnh đạo để có kết chung Có thể khái quát sơ đồ: Nhận xét: + Cách phân công lao động thường cơng việc phức tạp, đòi hỏi nhiều người, nhiều máy móc, thiết bị tham gia + Mỗi cộng thực nhiệm vụ phối hợp với cộng => Phân công lao động, hợp tác lao động chí giải mối quan hệ Công việc Người lao động Nếu phân công hợp lý công việc cho người lao động, tạo hứng khởi, kích thích tính sáng tạo, hiệu lao động cao, sức khoẻ người lao động đảm bảo ngược lại… 3.2.2 Về trang thiết bị Để đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc cho cán phòng Hành trang thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng để nâng cao suất lao động, kể lao động quản lý điều hành Trang thiết bị văn phòng khơng giúp cán làm việc, mà ảnh hưởng đến sức chịu đựng mệt mỏi, dẻo dai cán làm việc Viện Khoa học tổ chức nhà nước Qua khảo sát trang thiết bị văn phòng tơi thấy, hầu hết trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc Trung tâm trang bị đầy đủ, phù hợp đảm bảo với yêu cầu thực tế hoạt động quan như: Máy tính, máy in, máy huỷ tài liệu, máy Fax, máy photocopy, máy điện thoại, bàn làm việc, giá đựng hồ sơ, tủ chuyên dụng, ghế xoay, hệ thống chiếu sáng hợp lý, máy điều hồ, máy hút bụi, quạt thơng gió, văn phòng phẩm Các thiết bị trên, chúng ln phát huy tác dụng tốt, phục vụ việc nâng cao hiệu chất lượng công tác cán Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng phòng Hành - Tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước đa phần có tính cơng dụng tốt, loại trang thiết bị văn phòng phục vụ cho mục đích khác Thơng qua đó, trang thiết bị văn phòng góp phần nâng cao suất lao động đạt hiệu cao công tác Trung tâm nói chung cơng tác phòng Hành nói riêng Nhờ có trang thiết bị giúp cho công tác quản lý, tra cứu, cung cấp thông tin đến lãnh đạo kịp thời nhanh Mỗi năm Viện thường tổ chức kiểm kê tài sản cố định gửi báo cáo lên quan cấp Việc nhằm mục đích quản lý trang thiết bị đó, xem xét tình trạng hoạt động trang thiết bị để có biện pháp kịp thời sửa chữa, đồng thời cho thay trang thiết bị khơng khắc phục Tuy nhiên, với tính năng, cơng dụng trang thiết bị phòng Hành Viện nói tồn số hạn chế như: Một số phòng sử dụng trang thiết bị lãng phí, ý thức chưa cao việc quản lý sử dụng Để việc quản lý sử dụng tốt trang thiết bị văn phòng, Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiến hành xây dựng Qui định cụ thể việc quản lý sử dụng loại máy móc trang bị cho phòng, cán làm việc Trung tâm Tổ chức lao động khoa học nhằm giải cơng việc cho có hiệu đảm bảo sức khoẻ người lao động Cụ thể: – Đối với phòng làm việc: Vị trí phải bố trí phù hợp với nhiệm vụ phân cơng, tạo điều kiện làm việc tốt Phòng văn thư nơi giao dịch với nhiều đơn vị, phận quan nên dặt nơi “cửa ngõ” quan để dễ tìm, dễ thấy; phòng lãnh đạo cần n tĩnh, cần có trung gian, đảm bảo sức khoẻ… nên đặt vị trí trung tâm quan Chỗ ngồi làm việc: Việc bố trí chỗ ngồi làm việc tạo điều kiện làm việc tốt Cần lưu ý đến yếu tố gây hại đến sức khoẻ người lao động gần trang thiết bị ảnh hưởng đến sức khoẻ, phòng nhỏ có q nhiều thiết bị đại (như máy phơ tơ, máy vi tính, máy fax…) phát sóng điện từ hay từ trường có hại cho sức khoẻ Bàn ghế kê đặt phải khoa học, tiết kiệm thời gian cho việc di chuyển, tránh tự tiện người cơng có nhiệm vụ vào giao dịch công tác.Bàn ghế nhân viên văn thư phải đảm bảo không cho người đến liên hệ công việc xem loại công văn giấy tờ.Cùng với ánh sáng phải sử dụng cách khoa học, nên vận dụng kiến thức y học để bố trí ánh sáng cho phù hợp, không nên dùng lẫn lộn ánh sáng tự nhiên với ánh sáng nhân tạo làm mắt chóng bị mỏi.Tiếng ồn cần phải khắc phục phạm vi cho phép màu sắc có tác động đến thái độ suất lao động Đối với văn phòng nên dùng gam màu trung 3.2.3 Về nghiệp vụ Để nâng cao hiệu tổ chức lao động văn thư Viện đòi hỏi lãnh đạo Viện lãnh đạo Bộ nên đầu tư quan tâm mặt: - Viện cần nhận thức rõ vai trò tổ chức lao động khoa học cơng tác quản lý, từ ln quan tâm, ý đến công tác nhiều - Tăng cường công tác đạo, điều hành, kiểm tra giám sát tình hình thực cơng tác Văn thư Bộ, Viện; - Ban hành văn hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ cách chuẩn sát, thống quan, tổ chức tránh tình trạng quan quy định kiểu gây khó khăn cho q trình thực tổ chức lao động khoa học cán làm công tác Văn thư - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức nghiệp vụ Văn thư ý nâng cao chất lượng tổ chức lao động khoa học, điều có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý văn q trình giải cơng việc chung quan, đơn vị Thường xuyên mở lớp tuận huấn hướng dẫn nghiệp vụ tới tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Viện - Cùng với phát triển mạnh mẽ đất nước ngành cơng nghệ thơng tin phát triển khơng ngừng đòi hỏi thơng tin phải cung cấp cách nhanh chóng mà đảm bảo tính bí mật, xác thơng tin Chính để đảm bảo vai trò thơng tin hoạt động quản lý điêu hành đòi hỏi lãnh đạo Viện phải quan tâm sở vật chất, kỹ thuật như: máy tính tốc độ cao, máy fax, cài đặt chương trình liên quan đến cơng tác Văn thư chương trình Quản lý văn đi, văn đến, chương trình quản lý hồ sơ tài liệu cách tiện dụng góp phần đẩy nhanh tiến độ giải cơng việc hiệu công việc - Căn vào tình hình số lượng văn giấy tờ hàng ngày Viện khoa học tổ chức nhà nước Viện nên bố trí cán Văn thư chuyên trách công tác Văn thư- Lưu trữ bỏ công tác quản trị đi, có cán Văn thư có thời gian làm tốt cơng việc KẾT LUẬN Qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học Viện Khoa học tổ chức nhà nước bổ sung thêm cho kiên thức lưu trữ công tác tổ chức lao động khoa học lưu trữ Đồng thời qua tìm ưu điểm – nhược điểm cơng tác để rút phương hướng khắc phục hạn chế không Viện Khoa học tổ chức nhà nước mà vấn đề tồn nhiều quan khác Từ mở cho kiến thức khoa học, thực tiễn trình hoạt động cán văn thư kinh nghiệm bổ ích q trình công tác cá nhân sau Vấn đề tổ chức lao động khoa học nhiều giới nước quan tâm nghiên cứu Điều giáo trình, sách tham khảo, viết quản trị hành văn phòng, mà vấn đề quan tâm nhiều tác giả Song thực tế chưa có tiếng nói chung có hệ thống trình tổ chức lao động khoa học tất quan Tuy nhiên, thời gian điều kiện có hạn, tơi khơng thể sâu nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học tất văn phòng quan mà sâu vào Viện Khoa học tổ chức nhà nước Danh mục tài liệu tham khảo Luật lưu trữ 2011 Luật lao động Nguyễn Tiệp,2011, Giáo trình tổ chức Lao động , Nhà xuất Lao động xã hội Nguyễn Hiến Lê, 2003, Tổ chức công việc theo khoa học , Nxb Văn hóa thơng tin Vương Đình Quyền,2001, lí luận phương pháp cơng tác văn thư Các viết quy định liên quan đến tổ chức lao động khoa học công tác văn thư website: www.luutruvn.gov.vn www.tcvn.gov.vn Phụ lục : Hình ảnh phòng văn thư Hình ảnh Sinh viên kiến tập với đội ngũ cán Phòng Hành – Tổng hợp Phụ lục : Hình ảnh tài liệu lưu trữ Phòng quản lý Khoa học ... tốt Nhận thức lợi ích tổ chức lao động khoa học công tác văn thư nên chọn đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức lao động khoa học cán văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Đối tượng mục đích... việc tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Chương 3: Mơ hình tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Chương 1: Khái quát quan phận văn thư Viện Khoa học tổ. .. tổ chức lao động khoa học cán văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước b,Mục đích nghiên cứu Để thực đề tài này, hướng mục tiêu sau đây: Góp phần nâng cao chất lượng hiệu lao động cán văn thư Viện