Khảo sát công tác tổ chức hội họp tại bộ tài chính và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại bộ tài chính và các cơ quan, tổ chức hiện nay

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG 4 CỦA BỘ TÀI CHÍNH 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 4 1.2.1. Vị trí và chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính 7 1.3.1. Vị trí và chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính 8 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI BỘ TÀI CHÍNH 11 2.1 Những lý luận chung về tổ chức hội họp 11 2.1.1 Khái niệm hội họp 11 2.1.2 Ý nghĩa của hội họp 11 2.1.3 Phân loại hội họp 12 2.1.4 Quy trình tổ chức hội họp 13 2.2 Thực trạng công tác tổ chức hội họp ở Bộ Tài Chính 15 2.2.1 Các hình thức tổ chức hội họp ở Bội Tài Chính 15 2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị 16 2.2.3 Tổ chức điều hành hội họp 17 2.2.4 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 18 2.2.4.1 Lập hồ sơ cuộc họp 18 2.2.4.2 Thông báo triển khai kết quả của cuộc họp, hoặc hội nghị, hội thảo 19 2.2.4.3 Rút kinh nghiệm về tổ chức hội họp, hội nghị 19 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY 21 3.1 Nhận xét đánh giá 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân 22 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính nói riêng và các cơ quan tổ chức hiện nay nói chung 22 3.2.1 Chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, bộ phận tổ chức hội họp 22 3.2.2 Chú trọng khâu xây dựng chương trình, kế hoạc tổ chức hội họp, hội nghị 23 3.2.3 Tu bổ, cải thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội họp 23 3.2.4 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp 24 3.2.5 Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức hội họp 24 3.2.6 Phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về nguyên tắc ,quy trình tổ chức hội họp 24 KẾT LUÂN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũng như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chính thống Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT 01 02 03 Từ viết tắt BTC CTTCHH VP Tên cụm từ viết tắt Bộ Tài Chính Công tác tổ chức hội họp Văn phòng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế và xã hội hiện nay, với sự hội nhập và trao đổi về thông tin, về văn hóa, xã hội là yếu tố cần thiết hiện nay thì hội họp là hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan hay tổ chức, không phân biệt về quy mô, tính chất Hội họp là phương tiện điều hành, quản lý của các nhà lãnh đạo, thông qua hội họp để truyền đạt những tư tưởng, những quan điểm quản lý của các nhà lãnh đạo.Hội họp là nơi để mọi nguồi có thể cùng bàn bạc, học hỏi kinh nghiệm của nhau, để mỗi cá nhân có thể bay tỏ quan điểm của mình, kết luận của mỗi cuộc họp có thể là phương án tối ưu, là cách giải quyết cho một vân sđề của cơ quan, tổ chức đó, chính vì vậy công tác tổ chức hội họp có vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay Ở Bộ Tài Chính, công tác tổ chức hộ họp cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Bộ với việc đưa ra những phương án, giải pháp cho các vấn đề trong quá trình thực hiện công việc, và nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ Công tác tổ chức hội họp thuộc trách nhiệm và quyền hạn của văn phòng Bộ và vấn đề đặt ra ở đây đó là văn phòng Bộ thực hiện như thế nào cho khoa học và đạt hiệu quả Qua quá trình kiến tập tại Bộ Tài Chính trong thời gian vừa qua,em cũng đã được tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp ở đây, đồng thời vận dụng kiến thức đã học trong môn kỹ năng tổ chức kiểm tra, cùng với nhũng kiến thức của bản thân và tham khảo tài liệu em đã lựa chọn đề tài :”Khảo sát công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và các cơ quan, tổ chức hiện nay” 2 Lịch sử nghiên cứu Dối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp đã có khá nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề này, tiêu biểu đó là: - Nguyễn Hải Sản(1998) Quản trị học, NXB Thống kê - Nguyễn Hữu Tri(2005) Quản Trị văn phòng NXB Khoa học, kỹ thuật - Vương Thị Kim Thanh(2009) Quản trị hành chính văn phòng, NXB 4 Thống kê - Nguyễn văn Định (2008) Hội họp, hội nghị trong cơ quan hành chính, NXB Thống kê - Các tập bài giảng,bài tiểu luận, báo cáo tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu cùng chủ đề của những tác giả đi trước… 3 Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính và các cơ quan, tổ chức hiện nay 3.2 Phạm vi nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Đưa ra cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp - Trình bày được thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính - Đưa ra được những giải pháp nhằm nanagc ao hiệu quả thực hiện công tác tổ chức hội họp tại Bộ tài Chính nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ sau : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của người đi trước - Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài - pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và cán bộ phụ trách, Với phương pháp này em có các số liệu và nhận xét được đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời em thu được những thông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu 5 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Đưa ra những lý luận chung về công tác tổ chức hội họp - Các giải pháp góp phần giúp các nhà lãnh đạo cơ quan nâng cao hiệu quả công tổ chức hội họp ở cơ quan mình - Là các cứ liệu tham khảo phục vụ các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề về sau 7 Cấu trúc đề tài Chương 1:Khái quát về tổ chức hoạt động của Bộ Tài Chính Chương 2:Thực trạng về công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính Chương 3:Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính và các cơ quan tổ chức hiện nay 6 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tài chính Ngày 28/8/1945 cùng với sự ra đời của Chính phủ cách mạng lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa thì ngành Tài chính được thành lập Trong quá trình hình thành, xây dựng và hoàn thiện ngành Tài chính đã có những đóng góp to lớn trong xây dựng nền tài chính nhân dân, hoàn thành nhiệm vụ bảo đảm nhu cầu tài chính cho các cuộc kháng chiến thắng lợi, góp phần quan trọng cho việc xây dựng và bảo vệ vững chắc toàn vẹn lãnh thổ của đất nước Ngày 06 tháng 8 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1372/QĐ-TTg công nhận ngày 28 tháng 8 hàng năm là “Ngày Truyền thống của ngành Tài chính Việt Nam” Trụ sở làm việc chính của Bộ tài chính được đặt tại 28 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội Trên chặng đường phát triển, cơ quan Bộ Tài chính luôn hoàn thành thành tốt mọi nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước về tài chính góp phần đưa đất nước vững bước trên con đường xây dựng Chủ nghĩa xã hội, phát triển phồn vinh và hội nhập 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính 1.2.1 Vị trí và chức năng Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy định của pháp luật 7 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính • Về pháp luật: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ • Về chiến lược quy hoạch, kế hoạch: Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn, dài hạn, hàng năm về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật • Về thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước về tài chính: Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về các lĩnh vực như: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc thực hiện các mặt hoạt động có liên quan Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được ban hành, phê duyệt và các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng 8 dụng tiến bộ khoa học, công nghệ quản lý trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền; thực hành tiết kiệm, phòng, chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được giao • Về cải cách hành chính: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chương trình đổi mới cơ chế quản lý tài chính công phục vụ chương trình cải cách hành chính nhà nước từng thời kỳ; Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt • Về tổ chức bộ máy: Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong toàn ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ • Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật Theo Nghị định số 118/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính thì cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính hiện nay bao gồm: • Bộ trưởng: Lãnh đạo, chỉ đạo chung và toàn diện các nhiệm vụ công tác của Bộ và của ngành Quyết định và giải quyết các vấn đề có tính chất chiến lược, các cơ chế chính sách và các nhiệm vụ công tác lớn của Bộ, ngành • 09 thứ trưởng: Phụ trách một số lĩnh vực cụ thể do Bộ trưởng giao Trong đó có 01 thứ trưởng thường trực, thường trực giúp Bộ trưởng điều hành công tác thường xuyên của cơ quan Bộ hoặc Lãnh đạo cơ quan Bộ khi Bộ trưởng vắng mặt và uỷ quyền, đồng thời phụ trách một số lĩnh vực công tác khác theo sự phân công của Bộ trưởng Tổ chức của Bộ Tài chính gồm 35 đơn vị chia thành 2 khối cơ quan chính: + Khối đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý 9 nhà nước bao gồm: các Vụ chức năng như: Vụ Ngân sách nhà nước,Vụ Đầu tư, Vụ I, Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp, Vụ Chính sách thuế, Vụ Tài chính các ngân hàng và tổ chức tài chính, Vụ Chế độ kế toán và Kiểm toán, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Thi đua - Khen thưởng; các Cục và Tổng cục như: Cục Quản lý công sản, Cục Tài chính doanh nghiệp, Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại, Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm, Cục Quản lý giá, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Kho bạc nhà nước; Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ; + Khối đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ như: Viện Chiến lược và Chính sách tài chính, Thời báo Tài chính Việt Nam, Tạp chí Tài chính, Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính, Học viện Tài chính, Trường đại học Tài chính – Marketting, Nhà xuất bản Tài chính, Trường cao đẳng Kế toán – Tài chính, Trường cao đẳng Tài chính – Quản trị kinh doanh, Trường cao đẳng Tài chính – Hải quan; Ngoài ra còn một số cơ quan, doanh nghiệp thuộc Bộ như: Công ty kiểm toán và kế toán Đà Nẵng, Công ty cổ phần thông tin và thẩm định giá Miền Nam,… Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính (phụ lục số 1) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính 1.3.1 Vị trí và chức năng Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần Cụ thể như sau: • Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên truyền của Bộ Tài chính 10 nhìn, phải năm schawcs được vấn đề , đầu óc có tổ chức, biết phối hợp với các bộ phận, phải có vốn thực tế phong phú, để sao cho nội dung hội họp được nhịp nhàng, hấp dẫn và đạt kết quả mong đợi, người điều hành hội họp phụ thuộc vào cấp tổ chức họi họp, hội họp do Bộ tổ chức thì lãnh đạo Bộ sẽ điều hành Phần mở đầu hội họp, đối với họp cơ quan thì lãnh đạo Bộ sẽ tuyên bố lý do diễn ra cuộc họp hay hội nghị,đối với các cuộc họp, hội nghị có quy mô lớn thì giới thiệu thêm các khách mời, thành phần tham gia, hội đồng thư ký…phần này sẽ diễn ra rất nhanh để chuyển sang phần quan trọng Hiện nay đối với các cuộc họp nội bộ cơ quan thì Bộ áp dụng hai hình thức đó là nghe báo cáo và tiên hành thảo luận sau đó lãnh đạo đưa ra quyết định Kết thúc cuộc họp được chuẩn bị chu đáo, gây ấn tượng cho người tham gia hội họp với những cuộc họp thông thường thì lãnh đạo Bộ thường đọc kết luận kết thúc.Còn đối với những hội nghị, hội thảo khoa học có quy mô thì lãnh đạo Bộ sẽ đọc diễn văn bế mạc, diễn văn bế mạc do, với sự trợ giúp của ban thư ký lãnh đạo sẽ đọc diến văn một cách ngắn gọn, súc tích Trong quá trình cuộc họp diễn ra thư ký cũng như ban thư ký có trách nhiệm ghi rõ nọi dung cuộc họp, những thành viên đóng góp ý kiến Đồng thời trong quá trình diễn ra cuộc họp cũng nhuwcacs hội nghị VP Bộ cũng luôn theo dõi, đảm bảo đầy đủ về cơ sở vật chất và kỹ thuật phục vụ cuộc hội họp của Bộ 2.2.4 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc Sau khi cuộc hội họp hoặc các hội thảo, các hội nghị do Bộ tổ chức kết thúc thường thực hiện những công việc sau: 2.2.4.1 Lập hồ sơ cuộc họp Đối với các cuộc họp cơ quan thông thường, thì thư ký cần lập biên bản cuộc họp Đối với các cuộc họp và hội nghị, hội thảo có quy mô lớn ngoài việc lập biên bản cuộc họp, hồ sơ cuộc họp bao gồm những văn bản sau: - Quyết định của lãnh đạo về tổ chức hội nghị - Giấy triệu tập hội nghị - danh sách đại biểu tham dự hội nghị 21 - Chương trình hội nghị - Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo - Các báo cáo bổ sung các nhân tố mới, các cơ sở vật chất đang gặp khó khan - Các bài tham luận và phát biểu của các đại biểu và khách mời - Biên bản hội họp - Nghị quyết hội nghị - Lời bế mạc Hiện nay việc lập hồ sơ tổ chức hội họp được VP Bộ thực hiện nghiêm túc, quan tâm đúng mức Tùy tính chất và quy mô của hội họp và theo chỉ đạo của lãnh đạo Bộ mà VP bộ phối hợp với các phòng ban sẽ tổ chức biên soạn hồ sơ cuộc họp theo quy định 2.2.4.2 Thông báo triển khai kết quả của cuộc họp, hoặc hội nghị, hội thảo Kết quaer của cuộc họp dù dưới hình thức nào thì cũng được VP Bộ giúp lãnh đạo công bố, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp,… Đồng thời yêu cầu các cá nhân , đơn vị có kế hoạch thực hiện, để các kết quả cuộc họp được triển khai, mang lại hiệu quả Tùy vào tính chất, mức độ quy mô của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo mà VP giúp lãnh đạo Bộ biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các bài phát biểu chính của những thành viên thành tập kỷ yếu của hội nghị 2.2.4.3 Rút kinh nghiệm về tổ chức hội họp, hội nghị Một việc làm diễn ra sau cùng sau khi kết thúc các cuộc hội họp ở BTC đó là văn phòng Bộ đề nghị lãnh đạo ra soát lại và rút kình nghiệm tổ chức hội họp Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình Ban tổ chức sự kiện chỉ ra được những thiếu sót, những sai lầm mà chương trình mắc phải và từ đó đúc kết được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và 22 chính xác Đánh giá tổ chức sự kiện nên được thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ, hơn nữa vấn đề không còn "nóng" khiến những người tổ chức và tham gia không còn hứng thú hoặc không nhớ để nói về nó Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi hội họp kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong bộ phận tổ chức cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết Các bộ phận được phân công về chuẩn bị nội dung, chuẩn bị hậu cần và các nội dung có liên quan ra soát lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những mặt thành công và những điểm còn hạn chế, sai sót để từ đó rút kinh nghiệm, tổ chức hội họp lần khác Tiểu kết: Qua những nội dung trình bày ở chương 2 có thể thấy rằng, Hội họp là một trong những hình thức thể hiện sự lãnh đạo, điều hành và phối hợp hoạt động trong mỗi tổ chức, đơn vị đó, nó là phương tiện để truyền đạt và quán triệt thông tin trong hoạt động lãnh đạo.Hội họp có ý nghĩa rất quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công việc của cơ quan tổ chức ,tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao, phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị, khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân, phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chữa lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ Công tác tổ chức hội họp ở BTC cũng được chú trọng và được diễn ra theo đúng quy trình, nguyên tắc tùy vào quy mô và hình thức hội họp 23 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC HIỆN NAY 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Là một cơ quan hành chính nhà nước, khối lượng công việc rất nhiều, đồng nghĩa với việc tổ chức hội họp được diễn ra thường xuyên để trao đổi thảo luận và truyền đạt thông tin, giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.Tuy nhiên công tác tổ chức hội họp không vì thế mà bị lơ là, mặt khác còn được chú trọng mật thiết Công tác tổ chức hội họp tại Bộ đảm bảo theo các nguyên tắc và quy trình được quy định Hội họp được tiến hành khi thực sự cần thiết để phụ vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng Các cuộc họp đã xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độn trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc; bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất; thông suốt của quản lý các bộ phận Trong công tác tổ chức hội họp của Bộ có chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành; được bố trí hợp lí, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương Các cuộc họp, hội nghị phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Bộ Sau mỗi cuộc họp đều có biên bản, hồ sơ cuộc họp và được bảo quản, lưu trữ Nhìn chung công tác tổ chức hội họp ở BTC được thực hiện nghiêm túc, được chú trọng, bộ phận văn phòng Bộ đã phát huy tốt vai trò và năng lực chuyên môn của mình trong công tác tổ chức hội họp tại Bộ 24 3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân Ngoài những mặt tích cực trên thì trong công tác tổ chức hội họp của Bộ Tài Chính vẫn còn tồn tại một số những tồn tại và khó khăn như Do nhân lực bộ phận văn phòng được bố trí không đồng đều nên việc thực hiện chuẩn bị công tác hậu cần, công tác chuẩn bị nội dung đôi lúc còn sai sót, có vấn đề phát sinh Ở một số cuộc họp do sai sót trông việc thống kê, tìm hiểu thông tin nên việc dự trù kinh phí còn chưa sát với hực tế, sau khi kết thúc hôi họp có phát sinh vượt so với dự trù Trong công tác trang trí hậu trường đôi lúc còn gặp sai sót nhỏ, do thời gian chuẩn bị gấp, người phụ trách chưa thể rà soát hết 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính nói riêng và các cơ quan tổ chức hiện nay nói chung Hiện nay số các cuộc họp và hội nghị được tổ chức rất nhiều, tuy nhiên theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc họp, hội nghị đạt kết quả thấp, vậy tổ chức hội họp như thế nào thì được coi là hiệu quả và đạt kết quả cao, theo các nhà nghiên cứu thì hội họp cần đảm bảo các yêu cầu như: có mục đích, yêu cầu, nội dung rõ rang, các thành viên thoải mái đóng góp ý kiến đem lại kết quả tối ưu cho hội nghị, cuộc họp Để hạn chế những tồn tại và phát huy những điểm mạnh trong công tác tổ chức hội họp tại BTC và các cơ quan tổ chức hiện nay, em xin đưa ra một số giải pháp sau 3.2.1 Chú trọng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, bộ phận tổ chức hội họp Mọi hoạt động tổ chức hội họp của cơ quan tổ chức có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào con người, do đó vấn đề cần quan tâm hiện nay là đào tạo đội ngũ cán bộ nhan viên, có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu công việc và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác tổ chức hội họp, có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của tổ chức hội họp.Đồng thời các cán bộ nhan viên cần có kỹ năng phối hợp nhịp nhàng với nững bộ phận, nhan viên khác để 25 cùng thực hiện công việc hiệu quả Cần có các kế hoạch cụ thể để tổ chức các kháo đào tạo, bồi dưỡng , nâng cao về các kiến thức, nghiệp vụ công tác văn phòng và tổ chức hội nghị 3.2.2 Chú trọng khâu xây dựng chương trình, kế hoạc tổ chức hội họp, hội nghị Trước khi tiến hành tổ chức hội họp các bộ phận chuyên môn được giao trách nhiệm cần xác định được chương trình tổ chức hội họp như thế nào, khi tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp thì ban tổ chức cũng cần tính đén các yếu tố bất ngờ xảy ra trong quá trình hội họp đnag diến ra Chính vì vậy nếu muốn cuộc họp, hội nghị diễn ra thuận lợi, đạt hiệu quả tốt thì cần xây dựng chương trình kế hoạch cụ thể, chi tiết, từng khâu, từng công việc, có sự phan công nhiệm vụ rõ rang cho từng phòng ban cần tiến hành làm những gì, mỗi cá nhân cân làm gì Văn phòng cần chuẩn bị chu đáo phần nội dung chính của hội nghị, dự kiến những thành phần nào sẽ được mời tham gia hội nghị, hội họp, chuẩn bị các báo cáo chính trong quá trình hội họp Mặt khác việc chú trọng chi tiết kế hoạch thực hiện tổ chức hội họp còn giúp bộ phận thực hiện công tác hậu cần được thuận lợi hơn, họ sẽ căn cứ trên kế hoạch để tiến hành chuẩn bị mọi công việc, các trang thiết bị, yêu cầu phục vụ cho hội họp, hội nghị Nếu làm đúng theo kế hoạch thì hội họp sẽ diễn ra theo đúng quuy trình và đảm bảo hiệu quả, chất lượng 3.2.3 Tu bổ, cải thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội họp Các trang thiết bị vật chất phục vụ hội họp đóng vai trò khá quan trọng đến chất lượng hiệu quả của cuộc họp, bởi vì nó ảnh hưởng đến tâm lý, sự hoải mái của các thành viên, mặt khác TTB còn là công cụ hỗ trợ để cuộc họp, hội nghị được diễn ra suôn sẻ Tối thiểu trong hội trường phòng họp cần có các thiết bị sau: micro, máy chiếu, âm ly, mục phát biểu, bàn ghế cần đảm bảo chất lượng phục vụ… Đối với những cuộc họp, hội nghị có quy mô lớn thì yêu cầu cao hơn như 26 cần có máy quay,và các thiết bị hỗ trợ trang trí bố trí hội trường Ngoài ra cơ sở vật chất phục vụ cong tác tổ chức còn có thể là những trang thiết bị phục vụ cho công tác chuẩn bị như máy tính, máy in, trang thiết bị văn phòng của ban tổ chức, hỗ trợ phương tiện đi lại, di chuyển cho nhan viên thực hiên, cho khách mời… 3.2.4 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác tổ chức hội họp Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và toàn thể nhân sự về vai trò của công tác tổ chức hội họp là rất quan trọng Bởi lẽ nếu lãnh đạo nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác hoạch định nhân sự, từ đó họ mố có những quy chế, chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh, đúng đắn, phù hợp, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác tổ chức của văn phòng 3.2.5 Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức hội họp Hiện nay hầu hết tất cả các cơ quan tổ chức đều áp dụng CNTT vào công tác tổ chức hội họp và đem lại hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan tổ chức Như vậy không thể phủ nhaaanh được vai trò của việc áp dụng CNTT trong công tác tổ chức hội họp Hiện nay một số cơ quan đa xáp dụng hình thức hội họp trức tuyến, sử dụng mạng để họp, điều đó giúp thuận tiện cho khâu tổ chức và chính những thành viên tham gia hội họp Việc áp dụng CNTT còn là việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng tin học trong quá trình tổ chức hội họp để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc 3.2.6 Phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về nguyên tắc ,quy trình tổ chức hội họp Đây là một vấn đề rất quan trọng đảm bảo tổ chức hội họp theo đúng nguyên tắc, chức năng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, tuân thủ theo quy định của pháp luật, đặc biệt là các cơ quan nhà nước Mặt khác việc hiểu biết về các văn bản quy định và hướng dẫn về CTTCHH giúp các bộ phận tổ chức thực hiện có định hướng thực hiện rõ rang, có tiêu chí, tiêu chuẩn để kiểm tra đánh giá và rút kinh nghiệm 27 Tiểu kết: Nội dung phía trên trình bày khá chi tiết về các mặt tích cực và một số vân sđề còn bất cập trong công tác tổ chức hội họp tại Bộ Tài Chính, tuy nhiên về cơ bản công tác tổ chúc hội họp ở đây được thực hiện khá cuẩn theo quy định của pháp luật, mặt khác cũng đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp tại Bộ cũng như các cơ quan nói chung, hi vọ sẽ được các nhà quản lý tham khảo để góp phần hoàn thiện hơn công tác tổ chức hội họp của cơ quan mình 28 KẾT LUÂN Họp công việc là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện Họp luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để thực hiện, phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, cơ chế tham gia tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội Vì vậy hội họp được tổ chức thường xuyên ở mỗi cơ quan, đơn vị, nếu làm tốt công tác tổ chức hội họp thì sản phẩm cuối cùng đó là những quyết định đúng đắn, vừa đem lại lợi ích cho các nhân, tổ chức, đòng thời đem lại lợi ích cho xã hội Qua quá trình kiến tập trước tại Bộ Tài Chính em đã có cơ hội tìm hiểu khái quát vê fcoong tác tổ chức hội họp tại đây, qua đó giúp em hiểu biết hơn về công tác tổ chức hội họp, có cái nhìn tổng thể hơn về cơ quan, và hình dung được phần nào một phần công việc sau này mình phải làm Trong bài em cũng đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp hi vọng đó sẽ là một vài đóng góp nhỏ cho công tác tổ chức hội họp tại Bộ và các cơ quan tổ chức nói chung Qua đây em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giảng viên Lâm Thu Hằng người đã cung cấp những kiến thức cơ bản về môn tổ chức kiểm tra và tổ chức công tác hội họp, và những anh chị trong phòng HC-VT Bộ Tài Chính đã cung cấp những văn bản có liên quan giúp em hoàn thành đề tài này Vì thời gian có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót trong đề tài nên em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để hoàn thiện hơn 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ngày 25/5/2006 đã ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước 3.Nguyễn Thành Độ(,2005), Nguyễn Thị Thảo.Quản trị văn phòng NXB Thống kê 4 Ths Trần Thị Ngà(2003), Tài liệu môn học Quản trị văn phòng , NXB Thống kê 5.Vương Thị Thanh.(2009), Quản trị hành chính văn phòng.NXB Thống kê 6.Nguyễn Hải Sản(1998) Quản trị học, NXB Thống kê 7 Nguyễn Hữu Tri(2005) Quản Trị văn phòng NXB Khoa học, kỹ thuật http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_t ac_nang_cao_hieu_qua_hoi_hop http://congdoanhatinh.org.vn/index.php/vi/news/Cong-doan-nganh/Motso-giai-phap-nang-cao-chat-luong-hoi-nghi-can-bo-cong-chuc-1496/ 30 PHỤ LỤC 1 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Tài Chính Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo văn phòng Phòng Tổng hợp – Thư ký Phòng Hành chính Phòng Lưu trữ - Thư việnPhòng Báo chí – tuyên truyền Đoàn xe Tầng 10 Tầng 6 Tầng 1 Tầng 2 3 Mẫu biên bản cuộc họp mà văn phòng Bộ áp dụng BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /BB- (3) BIÊN BẢN CUỘC HỌP (4) _ Thời gian bắt đầu: Địa điểm: Thành phần tham dự: Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào giờ ., ngày tháng năm ./ THƯKÝ (Chữ ký) Họ và tên CHỦTỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ và tên Nơi nhận: - ; - Lưu: VT, hồ sơ 4 Một số hình ảnh về các cuộc họp, hội nghị tại Bộ Tài Chính Phiên họp của Ban Chỉ đạo quốc gia về Cơ chế một cửa ASEAN, Cơ chế một cửa quốc gia và tạo thuận lợi thương mại họp phiên thứ nhất tổ chức tại Bộ ... nghiên cứu công tác tổ chức hội họp Bộ tài Chính số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Bộ tài Chính quan, tổ chức 3.2 Phạm vi nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp Bộ Tài Chính Mục... đề tài Chương 1:Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Tài Chính Chương 2:Thực trạng công tác tổ chức hội họp Bộ Tài Chính Chương 3 :Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Bộ Tài Chính. .. luận cơng tác tổ chức hội họp - Trình bày thực trạng công tác tổ chức hội họp Bộ Tài Chính - Đưa giải pháp nhằm nanagc ao hiệu thực công tác tổ chức hội họp Bộ tài Chính nói riêng quan tổ chức