CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài 2 Chương 1:MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3 1.1. Một số khái niệm về công tác văn thư. 3 1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm của công tác văn thư. 3 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư. 4 1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư. 5 1.5. Cơ sở khoa học. 7 Tiểu kết: 9 Chương 2:THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH. 10 2.1. Giới thiệu tổng quan về Bộ Tài chính. 10 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tài chính. 10 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính. 10 2.1.2.1. Vị trí, chức năng. 10 2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ. 11 2.2. Công tác văn thư tại cơ quan Bộ. 13 2.2.1. Tình hình đội ngũ cán bộ. 13 2.2.2. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư. 14 2.3. Thực trạng công tác văn thư của cơ quan. 16 2.3.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản. 16 2.3.2. Tình hình quản lý văn bản đi, đến. 19 2.3.2.1. Quản lý văn bản đi thường. 20 2.3.2.2. Quản lý văn bản đến thường. 23 2.3.3. Quản lý văn bản mật. 26 2.3.4. Quản lý con dấu. 27 2.3.5. Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. 27 Tiểu kết: 29 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 30 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Bộ Tài chính. 30 3.1.1. Đối với mạng lưới đường truyền, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 30 3.1.2. Đối với phẩm chất chính trị. 30 3.1.3. Đối với nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. 31 3.2. Nêu những kiến nghị về thực trạng công tác văn thư trong quá trình nghiên. 31 Tiểu kết: 32 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài xin chân thành cảm ơn giảng viên Lương Thị Tâm Un tận tình hướng dẫn chúng tơi suốt thời gian thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ truyền dạy cho vốn tri thức quý báu Công tác Văn thư suốt thời gian học tập trường; Cảm ơn Văn phòng Bộ Tài cung cấp tài liệu cho chúng tơi thực đề tài Sinh viên thực đề tài LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu chúng tơi thực Mọi số liệu thể cơng trình hồn tồn trung thực Chúng tơi xin chịu trách nhiệm viết đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .2 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung, tính chất đặc điểm cơng tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.4 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 1.5 Cơ sở khoa học Tiểu kết: Chương 2: THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 10 2.1 Giới thiệu tổng quan Bộ Tài 10 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bộ Tài 10 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài 10 2.1.2.1 Vị trí, chức 10 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ 11 2.2 Công tác văn thư quan Bộ 13 2.2.1 Tình hình đội ngũ cán 13 2.2.2 Công tác đạo quan công tác văn thư 14 2.3 Thực trạng công tác văn thư quan 16 2.3.1 Tình hình soạn thảo ban hành văn 16 2.3.2 Tình hình quản lý văn đi, đến 19 2.3.2.1 Quản lý văn thường 20 2.3.2.2 Quản lý văn đến thường 23 2.3.3 Quản lý văn mật 26 2.3.4 Quản lý dấu 27 2.3.5 Tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ .27 Tiểu kết: 29 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH .30 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Bộ Tài 30 3.1.1 Đối với mạng lưới đường truyền, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 30 3.1.2 Đối với phẩm chất trị 30 3.1.3 Đối với nghiệp vụ kỹ thực hành 31 3.2 Nêu kiến nghị thực trạng công tác văn thư trình nghiên 31 Tiểu kết: 32 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC 35 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức bao gồm hoạt động quản lý luân chuyển, hình thành, ban hành, tổ chức khai thác bảo quản tài liệu lưu trữ Đây khâu quan trọng, mắt xích thiếu hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Quản lý hiệu công tác văn thư giúp quan, tổ chức việc tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin kịp thời, góp phần giúp quan, đơn vị hoạt động có hiệu quả, tránh thất sai lệch thơng tin trình hoạt động Hàng năm, quan, đơn vị giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn xử lý thông qua văn Văn đến văn phương tiện, công cụ quan trọng hoạt động điều hành, quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng việc tổ chức quản lý văn yếu tố thiếu hoạt động công tác văn thư Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, tơi tìm đọc số tác phẩm như: Giáo trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm cung cấp cho lý luận công tác văn thư Quy chế công tác văn thư Bộ Tài (ban hành kèm theo Quyết định số 1616 /QĐ-BTC ngày 19 tháng năm 2016) cho thấy tầm quan trọng công tác hoạt động Bộ Tài cung cấp cho chúng tơi mẫu văn như: mẫu công văn đi, mẫu định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu … Báo cáo thực tập tốt nghiệp năm 2012 cung cấp cho thông tin lịch sử hình thành, cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ chế độ công tác văn thư Bộ Tài chính, điều kiện thuận lợi để viết chương chương 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu tổ chức công tác văn thư Bộ Tài Kiểm chứng lại kiến thức học trường thực tế công việc Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư Bộ Tài Phạm vi nghiên cứu - Khơng gian: Bộ tài - Thời gian: Cơng tác văn thư Bộ Tài năm 2012 Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu tốt vấn đề tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây phương pháp xem sơ lý luận nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung cấu trúc luận văn Phương pháp điền dã: Phương pháp xem công cụ thu thập khai thác thông tin Công tác văn thư Bộ Tài Phân tích tài liệu: Phân tích nguồn tư liệu có sẵn cơng tác văn thư Bộ Tài Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu giữ thơng tin có giá trị Cơng tác văn thư Bộ Tài Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp áp dụng việc xử lý thông tin khai thác từ các cán nhân viên nguồn tài liệu sẵn có về Cơng tác văn thư để trình bày đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài bố cục thành chương: - Chương Một số vấn đề Công tác văn thư - Chương Thực trạng công tác văn thư Bộ Tài - Chương Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư Bộ Tài Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư giữ vai trò đặc biệt quan trọng trình hoạt động giải cơng việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Ngày nay, văn sử dụng để ghi chép, lưu giữ truyền đạt thơng tin quan trọng q trình hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư gồm nhiều khâu xử lý soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ… Cơng tác văn thư có nhiều khái niệm khác như: Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động quan tổ chức, tổ chức trị xã hội, lực lượng vũ trang gọi chung quan (Theo giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội) Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhàm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức (Theo giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền) Cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu quan, nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách, pháp luật Đảng nhà nước; báo cáo, lien hệ quan, tổ chức, ngành, cấp trình hoạt động quan tổ chức 1.2 Nội dung, tính chất đặc điểm cơng tác văn thư * Nội dung: Soạn thảo văn bản: Thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh máy, in văn bản; Ký văn để ban hành.Quản lý giải văn bản, đăng ký vào sổ chuyển giao văn đến; Vào sổ chuyển giao văn đi; Giải văn theo dõi việc giải văn Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan * Tính chất, đặc điểm: Cơng tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành nghiệp vụ có liên quan kỹ thuật soạn thảo, lập hồ sơ… Cơng tác văn thư mang tính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách ….thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước quan Công tác văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xã hội 1.3 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Q trình giải cơng việc quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn - Chính xác nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị – xã hội quy định Về nghiệp vụ văn thư: thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn bản… - Bí mật xếp gọn gàng văn tài liệu Bí mật yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị cơng tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu cần thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn,… - Hiện đại ứng dụng công nghệ thông tin soạn thảo văn bản, chữ ký số, quản lý giải văn môi trường mạng; Sử dụng thiết bị phục vụ cho công tác văn thư: máy tính, fax, internet, máy photo, loại bàn ghế, giá để tài liệu Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Hiện đại hóa cơng tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tuy nhiên, q trình đại hóa cơng tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện quan, tổ chức Nói đến đại hóa cơng tác văn thư nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng đại 1.4 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư * Vị trí: Cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng; Công tác văn thư thiếu văn phòng chiếm nội dung lớn hoạt động văn phòng; Nhắc đến vị trí cơng tác văn thư khơng thể khơng nhắc đến vị trí văn Văn công cụ người quản lý dử dụng cơng tác quản lý quan, truyền lưu giữ thông tin Văn quyền lực vị quan Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng *Ý nghĩa cơng tác văn thư: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, ghi lại thông tin lãnh đạo, quản lý điều hành quan tổ chức; Truyền đạt thông tin lãnh đạo, quản lý từ quan đến phận cá nhân, đơn vị; Thu nhận thông tin cần cho hoạt động lãnh đạo, đạo công việc hàng ngày quan; Làm sở cho việc ban hành, triển khai định lãnh đạo; Cung cấp thông tin khứ phục vụ cho hoạt động quản lý quan; Nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác; Hạn chế nạn quan liêu giấy tờ; Giữ bí mật quan, bí mật nhà nước; Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn Đối với văn quy pháp luật, văn cần thông báo rộng rãi đến tổ chức, cá nhân có liên quan; sau văn phát hành, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi phần mềm văn đến Phòng Hành để gửi Cục Tin học Thống kê tài đăng tải lên trang thông tin điện tử Bộ Cổng thơng tin điện tử Bộ Tài (trừ văn có độ mật thực theo quy định pháp luật quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tài chính) Đối với văn gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân người nước Việt Nam kể tài liệu fax, telex, email, phải đồng ý Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo đơn vị thuộc Bộ Đơn vị soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn Tất văn phải lưu nơi quản lý máy fax Trường hợp gửi telex, email in để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn phòng Bộ Lãnh đạo đơn vị duyệt trước gửi fax Thủ tục gửi văn máy fax Phòng Hành thuộc Văn phòng Bộ quy định: Văn lãnh đạo Bộ yêu cầu fax phải có ý kiến Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng Bộ, văn thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ yêu cầu fax phải có chữ ký tắt Lãnh đạo đơn vị ý kiến Lãnh đạo Văn phòng Nghiêm cấm việc lưu hành văn có chữ ký số văn chưa đóng dấu  Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản: Văn phải hoàn thành văn thư chuyển phát ngày văn đăng ký, vào sổ đóng dấu chậm nửa ngày làm việc văn có dấu mức độ "khẩn" phải chuyển phát sau văn ký, đóng dấu đảm bảo thời hạn đến người nhận theo yêu cầu Những văn cần thơng tin nhanh, chuyển tới nơi nhận fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn tới nơi nhận Việc chuyển phát văn phải đảm bảo bí mật nội dung phải lấy chữ ký quan, cá nhân nhận văn Với công văn hỏa tốc cần giải cán trực tiếp giao công văn Những văn chuyển giao nội cho vào ngăn đựng tài liệu 22 đơn vị Hiện nay, Văn phòng Bộ Tài ký hợp đồng chuyển giao văn qua đường bưu điện với Bưu điện quốc gia Hàng ngày, bưu điện cử người đến nhận chuyển phát thư  Lưu văn đi: Mỗi văn lưu 03 bản: Tất văn quan Bộ ban hành phải lưu gốc văn thư Bộ, đơn vị soạn thảo văn lưu 02 gồm: 01 lưu văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho đơn vị, 01 đính kèm hồ sơ cơng việc để theo dõi giao nộp vào lưu trữ đến thời hạn theo quy Cán văn thư phụ trách công văn ngày xếp theo số thứ tự văn trực tiếp quản lý theo tập lưu văn hàng tháng 2.3.2.2 Quản lý văn đến thường Văn đến tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật; văn hành chính; văn chuyên ngành (kể Fax, chuyển qua mạng) ; văn mật đơn thư khiếu nại gửi tới quan tổ chức Là quan quản lý cấp Bộ nên ngày Bộ Tài nhận nhiều loại văn từ quan gửi tới nhiều hình thức: Đường bưu điện, fax, telex, Lãnh đạo, cán chuyên viên nhận tiếp nhận làm thủ tục đăng ký Văn thư chun trách thuộc phòng Hành Bộ phận văn thư tập hợp tất văn gửi đến từ tất nguồn khác quản lý theo quy trình:  Tiếp nhận văn đến Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, kí hiệu văn ghi bì với sổ giao nhận, trả lại văn gửi khơng địa kí nhận bóc bì tất văn đến (trừ trường hợp văn mật có quy định riêng)  Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Văn đến phân thành loại sau đây: + Loại công văn mà Văn thư khơng bóc bì, chuyển thẳng đến nơi nhận, phải đăng ký vào sổ Công văn đến, chuyển bì: Văn gửi Ban cán 23 Đảng, Thư từ cá nhân; Văn đề đích danh tên người nhận ghi rõ “chỉ người có tên bì thư bóc”, “gửi tận tay người nhận” đăng ký theo dõi chuyển tên người nhận ghi bì chuyển thư ký lãnh đạo Bộ (đối với bì thư gửi đích danh Lãnh đạo Bộ), bì quan nước chuyển đến vụ Hợp tác quốc tế; + Loại Văn phải bóc bì đăng ký vào sổ cơng văn đến: Là loại văn lại có địa nơi nhận Bộ Tài chính, bì gửi Bộ trưởng, thứ trưởng, bì gửi đơn vị thuộc Bộ Loại văn thư Bộ bóc bì theo quy định nghiệp vụ văn thư Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo người bóc bì phải giữ lại bì đính kèm đơn thư trình người có thẩm quyền giải + Loại văn khơng cần bóc bì vào sổ đăng ký: Là loại sách, báo, tạp chí, tin mà bỏ vào ngăn đựng tài liệu phòng, ban, đơn vị đặt phòng Hành Sau phân loại văn đến thường cán văn thư làm thủ tục bóc bì, sau xem xét thể thức văn bản; văn thiếu yếu tố như; ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung, thiếu ký hiệu văn bản, ký khơng thẩm quyền, thiếu văn phải trả lại nơi gửi đồng thời phải nêu lý gửi trả lại văn Còn văn đảm bảo đầy đủ yếu tố nội dung lẫn thể thức cán văn thư đóng dấu văn đến, đăng ký vào sổ công văn đến Đối với văn đến Fax cán văn thư đóng dấu đến ghi đầy đủ văn bình thường đăng ký vào sổ nhận Fax riêng Mẫu dấu đến Bộ Tài chính: BỘ TÀI CHÍNH ĐẾN NGÀY: SỐ CV ĐẾN:………………… Sau đóng dấu đến văn phải đăng ký vào phần mềm quản lý văn mạng nội Giao diện phần mềm quản lý văn đến quan Bộ Tài chính: 24 * Trình chuyển giao văn đến: Văn đến sau hoàn tất thủ tục tiếp nhận đăng ký phải trình lên người có thẩm quyền tới đơn vị chức xử lý Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình, chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải đảm bảo nhanh chóng, đối tượng, xác giữ bí mật nội dung Văn chuyển trực tiếp cho đơn vị xử lý văn có nội dung thuộc thẩm quyền giải đơn vị thuộc quy định theo chức theo quy chế làm việc Bộ Ví dụ cơng văn gia hạn nộp thuế chuyển tới Vụ Chính sách thuế giải quyết, Báo cáo tạm dừng mua sắm tài sản chuyển tới Cục Quản lý cơng sản,… Với văn gửi đến để biết, ví dụ như: Thông báo giới thiệu chức danh chữ ký, Văn giữ lại Phòng văn thư đơn vị chức có liên quan Đối với văn trình lãnh đạo Bộ, sau có ý kiến lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp – Thư ký thuộc Văn phòng Bộ nhập ý kiến đạo Lãnh 25 đạo Bộ vào sở liệu văn chuyển lại văn thư Bộ để gửi theo địa Lãnh đạo Bộ có ý kiến Các văn gấp cần phải chuyển đến người có thẩm quyền xử lý photo cho đơn vị phối hợp giải để đảm báo thời hạn ghi văn Những bì cán phòng Hành cắt đọc mang tính chất thư riêng vụ niêm phong chuyển tới đồng chí Chánh văn phòng xử lý, báo cáo Bộ Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải văn chuyển đến đơn vị, giúp Lãnh đạo Bộ đôn đốc đơn vị xử lý văn giải công việc theo đạo Lãnh đạo Bộ Qua nghiên cứu sổ đăng ký công văn đến phần mềm quản lý điều hành văn bản, nhận thấy loại văn văn đến quan thường là: + Các văn phản ánh chủ trương quan cấp Chính phủ, Văn phòng Chính phủ Ngồi có khối lượng lớn văn gửi đến từ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ khác có liên hệ cơng tác với Bộ để liên hệ công tác phối hợp hoạt động Các văn chủ yếu Nghị Định, Quyết định, Chỉ thị, công văn + Các văn quan cấp gửi lên văn Cục, Vụ Viện, Tổng công ty, Sở trực thuộc với loại hình chủ yếu Quyết định, Cơng văn, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình, kết hoạt động đề xuất Bộ Tài xem xét giải vấn đề cụ thể + Văn đối tác cá nhân có liên quan, văn tổ chức quốc tế chủ yếu để liên hệ, thảo luận vấn đề tài chính, sách thuế, … 2.3.3 Quản lý văn mật Tại quan Bộ Tài có quy định Quản lý văn mật riêng ngành Tài Các cán công chức quan thực nghiêm túc đầy quy định quản lý văn mật Văn mật đăng ký vào sổ riêng ghi mức độ mật Về độ mật văn người ký văn định 26 Gửi tài liệu: Tài liệu mật cán thực thủ tục cần thiết để gửi tới đơn vị Tài liệu mật cho vào phong bì riêng Tùy theo mức độ mật tài liệu mà cán văn thư đóng dấu có ký hiệu độ mật ngồi phong bì: "C" tài liệu mật, "B" tài liệu tối mật, "A" tài liệu "tuyệt mật" Nhận tài liệu mật: Tất tài liệu mật vào sổ đăng ký văn mật riêng Với văn mật gửi đích danh người nhận cán văn thư đóng dấu đến, đăng ký thơng tin ngồi bì chuyển trực tiếp đến cá nhân Đối với văn mật gửi tên quan lãnh đạo Bộ, đơn vị thuộc Bộ lãnh đạo Phòng Hành bóc bì trực tiếp đăng kí vào sổ đăng ký văn mật đến 2.3.4 Quản lý dấu Dấu văn thành phần thể thức khơng thể thiếu khẳng định tính chân thực hiệu lực pháp lý vủa văn bản; Con dấu cần quản lý chặt chẽ tránh trường hợp lạm dụng dấu để làm trái pháp luật Việc quản lý sử dụng dấu Văn Phòng Bộ Tài thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm quản lý sử dụng loại dấu như: dấu quốc huy, dấu văn phòng Bộ, dấu chức danh Lãnh đạo Bộ, dấu cơng văn đến ngồi có dấu mức độ mật, khẩn Dấu quan giao cho cán văn thư chuyên trách có kinh nghiệm lâu năm quản lý Cán chịu trách nhiệm trước pháp luật việc bảo quản cất giữ dấu Trường hợp cán giữ dấu vắng bàn giao cho cán khác có văn bàn giao công việc Cán giao quản lý dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống 2.3.5 Tình hình cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn sản phẩm hoạt động quản lý để phục vụ cho hoạt động quản lý Trong hoạt động mình, hàng năm Bộ Tài sản sinh 27 nhiều loại văn khác để sử dụng tốt nguồn tin văn văn phải quản lý chặt chẽ Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Lập hồ sơ công việc yêu cầu cần thiết Qua nghiên cứu tìm hiểu chúng tơi thấy Bộ Tài có quy định chi tiết công tác lập hồ sơ hiên hành thể Quy chế công tác lưu trữ dự thảo quy chế công tác văn thư Bộ Bản Quy chế quy định rõ thành phần hồ sơ tài liệu nộp lưu thời hạn nộp lưu vào lưu Khi giao nộp tài liệu phải lập “ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “ Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp vào lưu trữ hành Bộ bên giữ Tình hình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Qua trao đổi với cán phòng Lưu trữ chúng tơi biết từ quy chế công tác lưu trữ đời ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-BTC Bộ trưởng Bộ Tài ngày 10 tháng 01 năm 2005 có quy định cụ thể cơng tác lập hồ sơ nên năm gần tài liệu mà đơn vị giao nộp đa số theo thời hạn tình trạng nộp hồ sơ dạng bó gói, rời lẻ khơng nhiều trước Qua tìm hiểu tơi biết, đơn vị thực tương đối tốt việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành như: Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm, Cục Quản lý giá Chất lượng hồ sơ giao nộp đơn vị tương đối tốt, tiêu đề hồ sơ phản ánh q trình giải cơng việc cụ thể phù hợp với nội dung văn có hồ sơ Nhưng số đơn vị không tiến hành lập hồ sơ nên giao nộp tài liệu khơng hồn chỉnh gây nhiều khó khăn thực nghiệp vụ công tác Lưu trữ Hiện phòng lưu trữ xây dựng bảng danh mục hồ sơ cho quan 28 Tiểu kết: Ở Chương tơi trình bày tổng quan tài khái qt tình hình đội ngũ, công tác đạo Bộ cơng tác văn thư Đồng thời sâu, tìm hiểu thực trạng sở khoa học Bộ tài Nhìn chung cơng tác văn thư Bộ quan tâm lớn Lãnh đạo Bộ thể văn Bộ quy định công tác Văn thư lưu trữ Bộ Tài ban hành Quy chế công tác lưu trữ tới quy chế công tác lưu trữ ban hành đảm bảo thống quy định Nhà nước Bộ công tác Văn thư Lưu trữ tạo điều kiện để công tác thực thống toàn Bộ Đội ngũ Văn thư chuyên trách đáp ứng yêu cầu số lượng, trình độ chun mơn nghiệp vụ Đội ngũ cán Văn thư bên cạnh trình độ chun mơn nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm tâm huyết với nghề họ ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao góp phần đảm bảo nguồn thơng tin nhanh chóng, xác phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Bộ.Để từ tơi đưa giải pháp kiến nghị cách khách quan Chương 29 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Bộ Tài 3.1.1 Đối với mạng lưới đường truyền, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thơng tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu cơng tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; Ứng dụng cơng nghệ thông tin để chuyển giao văn 3.1.2 Đối với phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình 30 Người cán văn thư phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 3.1.3 Đối với nghiệp vụ kỹ thực hành Đối với nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn u cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hồn thiện lý nghiệp vụ Đối với kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Q trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.2 Nêu kiến nghị thực trạng cơng tác văn thư q trình nghiên - Nâng cao nhận thức Lãnh đạo Bộ cơng tác Văn thư để hồn thiện hệ thống văn đạo công tác này, vai trò tham mưu Văn phòng Bộ quan trọng Nâng cao nhận thức cán chuyên môn ý nghĩa hồ sơ công việc để nâng cao chất lượng cảu hồ sơ giao nộp vào lưu trữ Theo ý kiến cá nhân nên đưa tiêu chí cán có hồn thành tốt cơng việc có lập hồ sơ cơng việc hay khơng vào tiêu chí để xét thi đua cuối năm, đồng thời với cá nhân, đơn vị không lập hồ sơ 31 cần quy định rõ trách nhiệm, biện pháp để xử lý - Cần quy định rõ trách nhiệm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng việc đơn đốc, đạo cơng tác lập hồ sơ quan; trách nhiệm cán văn thư quan thực nghiệp vụ văn thư - Tăng cường sở vật chất phục vụ công tác Văn thư giá tủ, cặp hộp, bìa hồ sơ để nâng cao hiệu suất cơng việc - Cần xây dựng danh mục hồ sơ công việc đến cán phòng ban để tạo chủ động, ý thức tinh thần trách nhiệm cá nhân lập hồ sơ công việc để kiểm tra, đôn đốc để công tác lập hồ sơ tốt - Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn, hướng dẫn văn Nhà nước Bộ quy định công tác Văn thư để nâng cao chất lượng việc thực khâu nghiệp vụ văn thư quan Bộ Tài Tiểu kết: Trong Chương đưa giải pháp để nâng cao hiệu Công tác văn thư kiến nghị thực trạng công tác văn thư trình nghiên cứu làm việc Bộ Tài 32 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư hoạt động thường xuyên thiếu quan hệ thống máy tổ chức, Nhà nước Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Tại quan, công tác văn thư ngày trú trọng quan tâm nhiều thông qua việc nâng cấp phần mềm quản lý văn đến hỗ trợ việc quản lý sử dụng, tra tìm văn cách nhanh chóng Bộ Tài có đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, kiện toàn máy để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời Văn phòng tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo, với cục, vụ trực thuộc Bộ nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động Bộ Tài Qua chương tơi trình bày số vấn đề lý luận công tác văn thư, khai thác chức năng, vị trí vai trò cơng tác văn thư Đồng thời giới thiệu khái quát lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ tài Qua tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Bộ Tài chính, để từ đưa đánh giá cách khách quan 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2005), Lý luận Phương pháp công tác văn thư NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Ngơ Thanh Thủy (2012), Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ Trung ương I (2007), Giáo trình Nghiệp vụ Cơng tác Văn thư, Nhà xuất Văn hóa thơng tin, Hà Nội 34 PHỤ LỤC Trụ sở Bộ Tài 35 Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Tài 36 ... tục bóc bì, sau xem xét thể thức văn bản; văn thi u yếu tố như; ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung, thi u ký hiệu văn bản, ký khơng thẩm quyền, thi u văn phải trả lại nơi gửi đồng thời phải... thư hoạt động thi u hoạt động quan, tổ chức bao gồm hoạt động quản lý luân chuyển, hình thành, ban hành, tổ chức khai thác bảo quản tài liệu lưu trữ Đây khâu quan trọng, mắt xích thi u hoạt động... thư sử dụng trang thi t bị văn phòng đại 1.4 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư * Vị trí: Cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng; Công tác văn thư thi u văn phòng