MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 4 1.1. Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 5 1.4. Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Các biện pháp tổ chức, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 8 2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 8 2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 9 2.1.4. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến 15 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi 15 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến 15 2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 18 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 19 3.1. Nhận xét, đánh giá 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Hạn chế 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Các đề xuất 20 3.2.1. Bố trí đội ngũ cán bộ hiệu quả 20 3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 21 3.2.3. Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật 22 3.2.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài tập kết thúc học phần của mình LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo bài tập kết thúc học phần đúng thời gian quy định, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ Vì vậy, nhân dịp này tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới cô đã giảng dạy và sát cánh cùng tôi trong suốt quá trình học tập Trong thời gian khảo sát cũng như trong quá trình viết báo cáo, mặc dù đã có sự chuẩn bị từ trước song tôi vẫn gặp phải nhiều khó khăn nhất định, không tránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong được sự cảm thông, quan tâm, giúp đỡ của cô để tôi hoàn thành bài tập kết thúc học phần này Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần 4 Quốc Tuấn giai đoạn 2016-2017” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2.1 2.2 + + + + + Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn Phạm vi nghiên cứu Thời gian: 2016-2017 Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Quản lý văn bản đi, đến Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Quản lý và sử dụng con dấu 3 Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Trần Quốc - Tuấn Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn trong - thời gian qua Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 4 Nhiệm vụ nghiên cứu - Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn Qua đó thấy được điểm mạnh, điểm yếu để đề xuất giải pháp, kiến - nghị nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Trường Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 5 5 Phương pháp nghiên cứu + + + Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Nguồn từ mạng Internet Thông tin báo cáo định kì của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 6 Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương: Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN Chương 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 6 Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 1 Lịch sử hình thành Trường Đại học Trần Quốc Tuấn “Cách đây 70 năm, ngày 15 tháng 4 năm 1945, Trường Quân chính kháng Nhật nay là Trường Đại học Trần Quốc Tuấn được thành lập theo Nghị quyết của Hội nghị quân sự cách mạng Bắc Kỳ và Chỉ thị của Chủ tịch Hồ Chí Minh Sự ra đời của Nhà trường đáp ứng kịp thời yêu cầu đào tạo cán bộ quân sự, chính trị làm nòng cốt cho lực lượng vũ trang nhân dân chuẩn bị Tổng khởi nghĩa Cách mạng tháng Tám thắng lợi Trải qua hơn 70 năm không ngừng phấn đấu và lớn mạnh, Trường đã đào tạo, bồi dữing cho các lực lượng vũ trang hơn 60 nghìn cán bộ góp phần đắc lực vào việc xây dựng ba thứ quân, đặc biệt là xây dựng bộ đội chủ lực và đánh thắng liên tiếp các kẻ thù hung dữ của dân tộc ta Lớp lớp thanh niên đã lần lượt được Trường giáo dục, rèn luyện thành sĩ quan Hang vạn đồng chí đã trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước và Quân đội Rất nhiều đồng chí trở thành tướng lĩnh, Anh hùng Lực lượng vũ trang Nhà trường còn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quân sự cho một sô nước bạn và các nhiệm vụ khác mà Trung ương Đảng, Chính phủ, Bộ Quốc phòng giao cho.” [8;tr5] “Trong điều kiện quy mô, đối tượng đào tạo cán bộ ngày càng phát triển, song Nhà trường đã lãnh đạo, chỉ đạo công tác giáo dục – đào tạo đạt nhiều thành tích quan trọng, nhất là đào tạo sĩ quan chỉ huy tham mưu Lục quân cấp phân đội trình độ đại học; đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học, xây dựng Nhà trường chính quy, mẫu mực Trong 10 năm Nhà trường đã đào tạo được hơn 30 nghìn học viên, 3 khóa đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Nghệ thuật quân sự 211 học viên, 6 khóa đào tạo sĩ quan cấp phân đội 3 năm 894 học viên, 8 khóa hoàn thiện cao đẳng từ trung đội trưởng Quân nhân chuyên nghiệp, hoàn thiện đại học 623 học viên, đào tạo 123 học viên quân đội nhân dân Lào, gần 20 nghìn học viên năm thứ nhất cho các 7 học viện, nhà trường khu vực phía Bắc, đào tạo hàng nghìn học viên cử tuyển dự bị đại học, bồi dưỡng kiến thức quốc phòng, giáo viên quân sự, giáo viên quốc phòng – an ninh, học viên ngành Quân sự cơ sở, cao đẳng Bộ Công an…” [8;tr472] 2 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Trần Quốc Tuấn hiện nay có Ban Giám Hiệu Các cơ quan đơn vị gồm: Văn phòng, các Phòng chức năng, Khoa giáo viên, Ban trực thuộc, Hệ và Tiểu đoàn quản lý học viên đào tạo sĩ quan Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc quyền do Đảng ủy Ban Giám Hiệu quy định Hiện nay Đảng ủy Ban Giám Hiệu có 7 cán bộ trong biên chế, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Tiến sĩ, Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộ được đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ của cán bộ, giảng viên Trường Đại học Trần Quốc Tuấn như sau: + Phó Giáo sư: 06 người + Tiến sĩ: 25 người + Thạc sĩ: 42 người + Trên đại học: 37 người + Đại học hành chính: 02 người + Đại học ngành khác: 26 người 3 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn - Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn công tác được giao gồm: + Công tác huấn luyện chiến đấu + Tác chiến điều lệnh sẵn sàng chiến đấu + Công tác tổ chức lực lượng – bảo đảm vũ khí, trang thiết bị kĩ thuật + Công tác thanh tra pháp chế, giáo dục pháp luật + Công tác tổng hợp kế hoạch + Bảo đảm thông tin liên lạc + Bảo mật lưu trữ + Công tác đối ngoại quân sự 8 + Hành chính phục vụ 4 Vai trò của công tác văn thư trong cơ quan Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không 9 đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh Tiểu kết Tìm hiểu, giới thiệu khái quát về Trường Đại học Trần Quốc Tuấn là bước quan trong không thể thiếu trong chương 1, tiếp tục làm tiền đề triển khai tìm hiểu rõ công tác quản lý văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn trong chương 2 10 + Nội dung của vấn đề cần giải quyết + Mục đích, yêu cầu ra văn bản Nội dung công việc: + So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng + Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải quyết công việc đã đặt ra - Thu thập thông tin: Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó phải được thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn bị để soạn thảo một văn bản Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thập càng phải đầy đủ, chính xác và khách quan Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông tin thực tế - Cơ sở thu thập: Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản Nội dung công việc: + Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liên quan đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo Những thông tin loại này không thu thập từ các loại hồ sơ mà thu thập từ cuộc sống thực tế Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tính khả thi cho văn bản được soạn thảo ra + Thông tin tiến độ: đây là loại thông tin rót ra từ hồ sơ công việc để xác định tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo của văn bản phải soạn thảo Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp với các văn bản trước đó + Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin được rót ra từ hồ sơ nguyên tắc, có 16 liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo Loại thông tin này giúp cho văn bản được soạn thảo ra phù hợp với hệ thống pháp luật của Nhà nước và không trái với văn bản của cấp trên Mặt khác, loại thông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong văn bản sẽ được soạn thảo - Viết đề cương: đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản Tất các công việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này Việc viết đề cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở để hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản Mặt khác, việc viết đề cương trước khi soạn thảo tạo điều kiện để người viết sắp xếp ý tứ, nội dung để văn bản được soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản • Các phương pháp viết văn bản - Đọc cho thư ký đánh máy, ghi âm, ghi tốc ký - Tự soạn thảo văn bản bằng các phương tiện văn phòng - Viết tay văn bản • Duyệt bản thảo - Bản thảo văn bản phải được, duyệt trước khi đánh máy, trình ký và làm thủ tục gửi đi - Người duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt - Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo có những đặc điểm riêng Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất cần thiết khi soạn thảo văn bản Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic Thể thức văn bản của cơ quan được thể hiện như sau: 17 + Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần được thể hiện trong văn bản, theo quy định của pháp luật Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ cương, thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước Thể thức của văn bản đảm bảo tính thiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo nên thuận lợi cho việc quản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa các cơ quan 2.2.2 Quản lý văn bản đi, đến 2.1.5 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời Song đăng ký văn bản theo hình thức bằng sổ So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ở cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột nói chung là giống nhau, không có gì khác nhau Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn thư kiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó đưa lên thủ trưởng để trình ký Trước khi văn bản chuyển ra ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản văn thư ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi Quản lý văn bản đi của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung Sổ công văn đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu 2.1.6 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do cơ quan nhận được • Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau: + Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu: Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn thư Văn thư nhận và phân loại công văn, bóc bì 18 và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành chính hay không Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân không được phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn thư lấy tài liệu, xem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư + Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình chủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận được + Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định - Phân phối và chuyển giao văn bản đến: + Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn thư đăng ký các yếu tố cần thiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận được cho trưởng ban và chủ tịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản + Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nghên cứu giải quyết, không được để chậm hoặc để quên văn bản + Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản + Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính là 60 phút Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật" trong mẫu chuyển giao và người nhận phải ký vào sổ - Đóng dấu đến, mẫu dấu đến: + Dấu "đến" có kích thước 3cm x5cm gồm các thành phần sau: tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết) + Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ 19 trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành: - Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác - Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan - Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư - Nắm được các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trước, chế độ, phương pháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan - Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy được tác dụng - Mỗi cán bộ, nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ - Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản - Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị - Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức - Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác - Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư Sau khi lập hồ sơ cơ quan nộp vào lưu trữ theo quy định 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu - Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu: + Con dấu được giao cho trưởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu + Không được tự tiện mang con dấu theo người + Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính + Khi hết giờ làm việc thì trưởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận 20 - Việc đóng dấu của cơ quan là: + Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền Đóng dấu trùm lên từ 1/3 dến 1/4 chữ ký về phía bên trái + Văn thư quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban, dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc làm rất cần thiết Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập nhà trường đã gặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhân viên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực phân đấu của công tác văn thư, đến nay nhà trường đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính được nối mạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2 máy vi tính và một máy in, 2 máy photocopy cho văn thư, các phòng đều có điện thoại, các máy tính đều được nối mạng Lan với nhau và được kết nối mạng Internet có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng thuận tiện Những trang thiết bị khác như nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm bảo điều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ văn phòng phẩm được cung cấp kịp thời đủ nhu cầu Tiểu kết Tìm hiểu thực trạng để phân tích, đánh giá chi tiết để thấy được trong công tác quản lý văn thư tại Trường Đại học Trần Quốc Tuấn Qua đó, chương 3 sẽ chỉ ra những ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng trong công tác văn thư tại Nhà trường 21 Chương 3 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư - Cán bộ chuyên trách công tác văn thư đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng, ban, cơ quan và đơn vị trực thuộc mà sở triển khai thực hiện như: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dõi đăng kí, quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác quản lý và sử dụng con dấu;… góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ,… - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư được đẩy mạnh - Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư cũng được chú ý hơn, nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến; cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu;; đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Đạt được những thành quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc cùng với sự cố gắng nỗ lực của những người trực tiếp làm công tác văn thư luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công 3.1.2 Hạn chế - Việc đăng ký văn bản bằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian, khó tra cứu - Một số cán bộ, công chức chưa được tham gia tập huấn về công tác văn thư nên việc triển khai lập hồ sơ công việc còn lung túng 22 - Một số cán bộ, công chức làm công tác văn thư chưa được đào tạo chuyên ngành về công tác văn thư, năng lực còn yếu kém - Do bố trí 07 cán bộ làm công tác văn thư trong khi khối lượng công việc không quá lớn, do vậy có một số cán bộ không có việc để làm hoặc đi làm nhưng không làm đúng chuyên môn - Chưa quán triệt đầy đủ, thường xuyên các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của Bộ Nội Vụ, Sở Nội Vụ và Nhà trường về công tác văn thư nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công - chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư Công tác soạn thảo tại một số đơn vị trong cơ quan còn sai sót về hình thức và - kỹ thuật trình bày Việc xây dựng danh mục hồ sơ và việc lập hồ sơ chưa thực sự tốt 3.1.3 Nguyên nhân - Chưa cập nhật tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư khiến việc đăng kí văn bản còn mất thời gian - Một số cán bộ được phân công công tác chưa đúng với năng lực, trình độ chuyên môn - Bố trí nhân sự không phù hợp với khối lượng công việc, gây ra tình trạng người làm người không - Công tác quán triệt các quy định của pháp luật về công tác văn thư chưa được đầy đủ, thường xuyên - Nội dung báo cáo định kì về công tác văn thư của cơ quan còn sơ sài, chưa phản ánh đúng tình hình của cơ quan 3.2 Các đề xuất 3.2.1 Bố trí đội ngũ cán bộ hiệu quả Trong những năm qua, công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của thủ trưởng đơn vị, kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư đến triển khai ngày càng nề nếp công tác này, góp phần tích cực trong việc đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo của lãnh đạo, nâng cao hiệu suất chất lượng công tác tại đơn vị Bên cạnh đó, công tác văn thư đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu, phục 23 vụ hiệu quả yêu cầu của cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, đội ngũ văn thư dư thừa và còn hạn chế về chuyên môn làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chỉ đạo, điều hành trong cơ quan Để đưa công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn đi vào nề nếp theo đúng quy định pháp luật, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và triển khai nhiệm vụ cụ thể tại đơn vị trong thời gian tới, nhóm sinh viên chúng tôi mạnh dạn có những đề xuất cũng như giải pháp như sau: - Thủ trưởng đơn vị cần quyết liệt chỉ đạo, hướng dẫn công chức trong đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả - Bố trí công chức làm văn thư đáp ứng nhu cầu tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật - Cần mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, quy định rõ trình tự và loại văn bản theo quy định - Tổ chức thêm nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư đối với công chức viên chức - Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư tại các đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp - Báo cáo kịp thời và có biện pháp chấn chỉnh đối với các đơn vị có hiện tượng vi phạm chế độ, quy định về công tác văn thư - Tích cực hơn nữa trong việc phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong và ngoài Ủy ban nhân dân phường - Học tập kinh nghiệm quản lý công tác văn thư của các nước phát triển - Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kì kiểm tra, đánh giá hoạt động của nhân viên văn thư văn phòng Ủy ban nhân dân phường 3.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Trong các nghiệp vụ của công tác văn thư quản lý văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một yêu cầu cấp thiết Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ 24 sách Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về nhiều mặt Chính vì vậy, cần phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình xử lý văn bản, hạn chế sử dụng văn bản bằng giấy, việc gửi thư điện tử cần phải sử dụng triệt để nhằn đảm bảo tính nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm và không bị thất lạc thư Bên cạnh đó, cần phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ cũng như mua sắm đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác văn thư, … nhằm tạo cơ sở vững chắc đảm bảo yêu cầu của quá trình phát triển trong công tác văn thư của Trường Đại học Trần Quốc Tuấn 3.2.3 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật - Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, cặp, bìa hồ sơ,… theo - đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư Cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang, thiết - bị cần thiết của phòng văn thư Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối của phòng văn thư - Liên tục đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn bản nhằm đảm bảo công tác văn thư đạt độ chính xác cao 3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư - Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối của - phòng văn thư Tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị, đảm bảo thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 của Bộ Công An quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước - Thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về việc quản lý 25 văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ - Cần quán triệt các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của Bộ Nội Vụ, Sở Nội Vụ và Nhà trường về công tác văn thư nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư Tiểu kết Các ưu điểm, hạn chế cùng những giải pháp đưa ra nhằm nâng cao năng suất công tác văn thư của Nhà trường nói chung và toàn bộ cán bộ làm công tác văn thư tại Nhà trường nói riêng, giúp công tác văn thư được cải thiện, hoàn chỉnh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, chính xác trong công việc hiện nay 26 KẾT LUẬN Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính đất nước và sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước Công tác văn thư trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Nó không chỉ là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin quản lý mà còn góp phần giúp lãnh đạo điều hành mọi công việc của cơ quan, đơn vị một cách kịp thời, hiệu quả, chính xác trong công việc Từ những nhận thức thực tế trên cho thấy công tác văn thư có vai trò không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Đứng trước yêu cầu đổi mới của đất nước, Văn phòng Trường Đại học Trần Quốc Tuấn không ngừng củng cố, tăng cường và hoàn thiện về mọi mặt như về cơ sở vật chất cũng như chất lượng nhân sự của Nhà trường Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư tại Nhà trường vẫn còn tồn tại những thiếu xót Nó đòi hỏi cần có sự chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Nhà trường là áp dụng có hiệu quả việc đưa công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đó chính là động lực thúc đẩy công tác quản lý văn thư ngày càng quy củ và khoa học hơn 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 2 3 Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW về 4 việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến Dương Văn Khảm (2006), Công tác Văn thư Lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin 5 Hà Nội Nguyễn Hữu Tri (2006), Nghiệp Vụ Thư Ký Văn Phòng, Nxb Khoa học và Kỹ 6 thuật Nguyễn Thị Tâm (2009), đề tài Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư 7 trong môi trường điện tử Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ công tác Văn thư, Nxb Giao 8 thông vận tải, Hà Nội Trường Sĩ quan Lục quân 1 (2015), Lịch sử Trường Sĩ quân Lục quân 1, Nxb 9 Quân đội Nhân dân Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 28 ... HỌC TRẦN QUỐC TUẤN Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN Chương 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN... tồn đưa giải pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Nhà trường 21 Chương ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN QUỐC TUẤN 3.1 Nhận xét, đánh... Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Trần Quốc Tuấn - thời gian qua Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Trường Đại học Trần Quốc Tuấn Nhiệm vụ nghiên