Hãy chọn một cơ quan để khảo sát, tư vấn đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN I: KHÁI QUÁT V Ề TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN LẠC THUỶ 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lạc Thuỷ,Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 3 1.1. Chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ: 3 1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.4.Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 8 1.5. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 8 CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 11 2.1. Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thưlưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ 11 2.1.1. Khái niệm, vai trò của công tác văn thưlưu trữ 11 2.1.1.1. Khái niệm 11 2.1.1.2. Vai trò 11 2.1.2.Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư 13 2.1.2.1. Tổ chức thiết lập công tác văn thư 13 2.2.Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 15 2.3.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư 17 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 20 3.1. Nhận xét, đánh giá 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.2. Hạn chế 20 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư,lưu trữ 21 3.2.1.Nhóm giải pháp nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức 21 3.2.2.Nhóm giải pháp về ban hành văn bản và xây dựng quy chế 22 3.2.3. Nhóm giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thưlưu trữ 22 3.2.4. Nhóm giải pháp ứng dụng khoa học công nghệ 23 3.2.5. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao cơ sở vật chất 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Nguyễn Ngọc Anh , tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề tài :

“Hãy chọn một cơ quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao năng suất , chất lượng công tác văn thư trong cơ quan ”

Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong bài viết này

Hà Nội, ngày 08 tháng 3năm 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phùhợp Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó làcông tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liêntục thông qua các văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảmbảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bímật cho mỗi cơ quan Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiệncần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phảnánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụngkhi cần thiết Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hànhnhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt haykhông, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụngtrực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo Ngoài ra còn

có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, anninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc

độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắpthông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT

Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan,

tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất quan

trọng của các cơ quan, tổ chức Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài:“ Hãy chọn một

cơ quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao năng suất , chất lượng công tác văn thư trong cơ quan”

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Văn phòng,Công tác văn thư, lưu trữ

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu công tác VT-LT và trách nhiệm của Văn phòng trong côngtác VT-LT tại UBND huyện Lạc Thuỷ trong thời gian từ năm 2012 – 2016

3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về UBNDhuyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình

Trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức quản lý công tácVTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình

Giải pháp nâng cao hiệu quả trách nhiệm của Văn phòng trong công tácVTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh HoàBình tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu

Quan sát

Phỏng vấn

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài cócấu trúc như sau:

Chương 1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ

Chương 2 Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản

lý công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả trách nhiệm của Chánh phòng trong công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện huyện Lạc Thuỷ

PHẦN I: KHÁI QUÁT V Ề TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

UBND HUYỆN LẠC THUỶ

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lạc Thuỷ,Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ

1.1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

1.2 Nhiệm vụ:

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau

khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

VII Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

2 Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

3 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

2 Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban

nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

2 Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

3 Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu bộ máy chính quyền UBND huyện:

Lãnh đạo UBND huyện:

Chủ tịch: Đồng chí Quách Tất Liêm

Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung mọi hoạt động của Ủy ban nhân dânhuyện; lãnh đạo các thành viên Ủy ban nhân dân huyện, Thủ trưởng các ngành,các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực:

Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngânsách Nhà nước hàng năm và dài hạn của huyện, làm chủ kế hoạch, chủ ngânsách, chủ đầu tư xây dựng cơ bản: phân bổ các nguồn lực (bao gồm cả nguồnlực vượt thu, nguồn dự phòng ngân sách và nguồn bổ sung xây dựng cơ bản saukhi đã thống nhất với Hội đồng nhân dân huyện), xây dựng nông thôn mới, đấtđai

Công tác quy hoạch đô thị và quy hoạch nông thôn, quy hoạch và kếhoạch sử dụng đất, chương trình xúc tiến đầu tư, thu hút đầu tư

Công tác cải cách hành chính, tổ chức bộ máy và cán bộ, thi đua, khenthưởng, công Phụ trách trực tiếp công tác Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân huyện

Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân huyện: Đồng chí Nguyễn VănHải

Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch Thường trực - Thủ trưởng cơ quan Ủy bannhân dân huyện, thay mặt Chủ tịch chủ trì và điều hành hoạt động chung của Ủyban nhân dân huyện khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đi vắng và được ủyquyền

Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo điều hành các lĩnh vựccông tác sau:

Nông nghiệp, phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy sản, quản lý vật tưnông nghiệp, thủy lợi, hợp tác xã, khí tượng thủy văn, phòng chống lụt bão, tìmkiếm cứu nạn; thống kê; thu hút đầu tư vào cụm công nghiệp; tài sản công; báocáo hàng tháng, hàng quý; trả lời ý kiến kiến nghị của cử tri

Chủ tịch các Hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng cơ quan Ủy bannhân dân huyện, Hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng huyện và một số dự án

do tỉnh, trung ương thực hiện trên địa bàn, Hội đồng khoa học kỹ thuật, trưởngBan quản lý, Ban chỉ đạo hoặc Chủ tịch Hội đồng khác khi được phân công

Giữ mối liên hệ công tác với Hội nông dân và Liên đoàn lao động huyện

Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Đồng chí Dương Văn Hào

Giúp đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo điều hành cáclĩnh vực công tác sau:

Giáo dục và đào tạo, văn hóa, thông tin, thể thao và du lịch, Truyền thanh

- truyền hình, y tế, lao động, việc làm, người có công và xã hội, công tác xóa đóigiảm nghèo, công tác dân tộc, dân số gia đình và trẻ em, công tác bảo hiểm xãhội, chữ thập đỏ

Làm Chủ tịch các Hội đồng: Giáo dục quốc phòng - an ninh, phối hợpcông tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, Hội đồng giáo dục huyện,Hội khuyến học, công tác dân tộc, tôn giáo, công tác giải phóng mặt bằng dokhối thực hiện và một số dự án khác trên địa bàn huyện

1.4.Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy (dưới đây gọi tắt là Vănphòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện vàChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được

mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sự lãnh đạo và quản lýtrực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn,kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dânhuyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhândân huyện về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụquản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địaphương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dânhuyện

1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ

Văn phòng UBND huyện Lạc Thủy có những nhiệm vụ và quyền hạn sau

Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của

HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Thường trựcHĐND huyện giao.

Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điềuhành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn đểthực hiện nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dânhuyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cụ thể hàng tháng, hàng quý,sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND, UBND huyện; tổ chức theo dõi,đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thịtrấn thực hiện chương trình, kế hoạch đó Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tácphối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện,HĐND, UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

Thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sựlãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theoquy định của pháp luật; soạn thảo các đề án, báo cáo do Thường trực HĐND,UBND huyện trực tiếp giao; phối hợp với các cơ quan có liên quan chuẩn bị các

đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết trình HĐND, UBND huyện theo quy chế hoạtđộng của HĐND các cấp và quy chế làm việc của UBND huyện Thực hiệncông tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND, UBNDhuyện

Nghiên cứu và đề xuất với Thường trực HĐND, UBND huyện những vấn

đề liên quan đến vận dụng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhànước vào tình hình thực tế của địa phương, nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quảnhững chủ trương, chính sách đó

Tổ chức việc đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị trong kết luậngiám sát của Thường trực HĐND huyện, các quyết định, chỉ thị, văn bản chỉ đạocủa UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; chủ trì phối hợp với các ngành cóliên quan kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch

UBND huyện về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện các kếtluận, quyết định, chỉ thị và văn bản chỉ đạo đó

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đến các cơ quan lãnh đạo,

cơ quan thông tin đại chúng, các cơ quan có liên quan phục vụ công tác chỉ đạo,điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo

cơ chế một cửa, một cửa liên thông Phụ trách trực tiếp Bộ phận Tiếp nhận và trảkết quả tại huyện Tổ chức quản lý thời gian làm việc; theo dõi, nắm tình hìnhtiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kếtquả; bảo đảm điều kiện làm việc, báo cáo Lãnh đạo UBND huyện về tình hìnhcông tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả định kỳ theo quy định

Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tạiTrụ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND

và Chủ tịch UBND huyện theo đúng quy định về công tác công văn, giấy tờ, vănthư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước và bảo mật

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBNDhuyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật củaHĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thườngtrực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốcViệt Nam huyện, các tổ chức đoàn thể cấp huyện, UBND các xã, thị trấn và các

cơ quan, đơn vị của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, đề án thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thựchiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phítrong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND, Chủtịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN

NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 2.1 Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ

2.1.1 Khái niệm, vai trò của công tác văn thư-lưu trữ

2.1.1.1 Khái niệm

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan

đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức

2.1.1.2 Vai trò

• Tầm quan trọng của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơquan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựavào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắmbắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồnthông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý Nguồnthông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quanhoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư nhưsoạn thảo, duyệt… Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năngđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm

vụ cơ bản của công tác này

Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng côngtác của cơ quan Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bảnđảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và

chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Do đó sẽ góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu suất công tác của cơ quan Đặc biệt, khi công tác văn thư được tinhọc hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệusuất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao

rõ rệt

Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy

tờ Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giảiquyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành cácquyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủnghiêm túc các quy định của Nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác hành chính văn phòng, công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa Đó chính

là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngănngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơquan Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đềuđược văn bản hóa Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhànước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy

đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hànhcác khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phầngiữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ

ra ngoài

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu nhưvăn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bảnđược thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độchính xác cao Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nóichung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng Nếu các văn bản có giá trịhình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộpvào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục

vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan Mặt khác, sẽ giải phóng cho