MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN I: KHÁI QUÁT V Ề TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN LẠC THUỶ 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lạc Thuỷ,Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 3 1.1. Chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ: 3 1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.4.Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 8 1.5. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ 8 CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 11 2.1. Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thưlưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ 11 2.1.1. Khái niệm, vai trò của công tác văn thưlưu trữ 11 2.1.1.1. Khái niệm 11 2.1.1.2. Vai trò 11 2.1.2.Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư 13 2.1.2.1. Tổ chức thiết lập công tác văn thư 13 2.2.Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 15 2.3.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư 17 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 20 3.1. Nhận xét, đánh giá 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.2. Hạn chế 20 3.1.3. Nguyên nhân 21 3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư,lưu trữ 21 3.2.1.Nhóm giải pháp nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức 21 3.2.2.Nhóm giải pháp về ban hành văn bản và xây dựng quy chế 22 3.2.3. Nhóm giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thưlưu trữ 22 3.2.4. Nhóm giải pháp ứng dụng khoa học công nghệ 23 3.2.5. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao cơ sở vật chất 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tên Nguyễn Ngọc Anh , thực tập lớn với tên đề tài : “Hãy chọn quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao suất , chất lượng công tác văn thư quan ” Tôi xin cam đoan viết nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng viết Hà Nội, ngày 08 tháng 3năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ VTLT Văn thư lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư, lưu trữ (VTLT) cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, Hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm từ có chủ trương, sách ngày đại hóa cơng tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong quan, đơn vị công tác VTLT ln quan tâm, cơng tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành diễn thường xuyên, liên tục thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Vì cơng văn, giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu phản ánh mặt hoạt động quan nên phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu cơng tác quản lý lãnh đạo Ngồi có tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại TLLT Có thể nói cơng tác VTLT cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan, tổ chức nắm bắt tình hình hoạt động nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Đó lý chọn đề tài:“ Hãy chọn quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao suất , chất lượng công tác văn thư quan” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Văn phòng,Cơng tác văn thư, lưu trữ 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác VT-LT trách nhiệm Văn phòng cơng tác VT-LT UBND huyện Lạc Thuỷ thời gian từ năm 2012 – 2016 Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu vấn đề chung công tác VTLT khái quát UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hồ Bình Trách nhiệm Văn phòng công tác tổ chức quản lý công tác VTLT UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hồ Bình Giải pháp nâng cao hiệu trách nhiệm Văn phòng cơng tác VTLT UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hồ Bình Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài cơng tác VTLT UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hồ Bình tơi sử dụng phương pháp sau: Nghiên cứu tài liệu Quan sát Phỏng vấn Cấu trúc đề tài Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài có cấu trúc sau: Chương Khái quát tổ chức hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ Chương Trách nhiệm văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ Chương Giải pháp nâng cao hiệu trách nhiệm Chánh phòng cơng tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện huyện Lạc Thuỷ PHẦN I: KHÁI QUÁT V Ề TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN LẠC THUỶ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lạc Thuỷ,Văn phòng HĐND UBND huyện Lạc Thuỷ 1.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Nhiệm vụ: Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; VII Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu máy quyền UBND huyện: Lãnh đạo UBND huyện: Chủ tịch: Đồng chí Quách Tất Liêm Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung hoạt động Ủy ban nhân dân huyện; lãnh đạo thành viên Ủy ban nhân dân huyện, Thủ trưởng ngành, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn Trực tiếp đạo lĩnh vực: Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm dài hạn huyện, làm chủ kế hoạch, chủ ngân sách, chủ đầu tư xây dựng bản: phân bổ nguồn lực (bao gồm nguồn lực vượt thu, nguồn dự phòng ngân sách nguồn bổ sung xây dựng sau thống với Hội đồng nhân dân huyện), xây dựng nông thôn mới, đất đai Công tác quy hoạch đô thị quy hoạch nông thôn, quy hoạch kế hoạch sử dụng đất, chương trình xúc tiến đầu tư, thu hút đầu tư Công tác cải cách hành chính, tổ chức máy cán bộ, thi đua, khen thưởng, công Phụ trách trực tiếp công tác Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân huyện: Đồng chí Nguyễn Văn Hải Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch Thường trực - Thủ trưởng quan Ủy ban nhân dân huyện, thay mặt Chủ tịch chủ trì điều hành hoạt động chung Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện vắng ủy quyền Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đạo điều hành lĩnh vực công tác sau: Nông nghiệp, phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy sản, quản lý vật tư nông nghiệp, thủy lợi, hợp tác xã, khí tượng thủy văn, phòng chống lụt bão, tìm kiếm cứu nạn; thống kê; thu hút đầu tư vào cụm công nghiệp; tài sản công; báo cáo hàng tháng, hàng quý; trả lời ý kiến kiến nghị cử tri Chủ tịch Hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng quan Ủy ban nhân dân huyện, Hội đồng đền bù giải phóng mặt huyện số dự án tỉnh, trung ương thực địa bàn, Hội đồng khoa học kỹ thuật, trưởng Ban quản lý, Ban đạo Chủ tịch Hội đồng khác phân công Giữ mối liên hệ công tác với Hội nông dân Liên đoàn lao động huyện 10 quan đến văn Quản lý giải văn Cán giao làm cơng tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn văn đến Mỗi loại văn đi, đến văn thư làm thủ tục gửi hay tiếp nhận văn theo trình tự thống Trong trình quản lý, đạo công tác lãnh đạo UBND đạo cho Văn phòng thực triển khai việc thực văn Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý giải văn diễn nhanh chóng đạt hiệu cao như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Chi cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Quản lý sử dụng dấu Một văn ban hành đầy đủ thể thức có chữ kí người có thẩm quyền phải đóng dấu có hiệu lực pháp lý Nhận thức điều này,lãnh đạo UBND huyện Lạc Thuỷ triển khai văn liên quan đến việc quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thư,Văn phòng người tổ thực có trách nhiệm theo dõi quản lý việc sử dụng dấu quan Một số văn quản lý sử dụng dấu như: Thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 Bộ Cơng an, Ban tổ chức-Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ UBND huyện Lạc Thuỷ sử dụng loại dấu là: Dấu quan có quốc huy, dấu văn phòng dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu đến, dấu chức danh Chủ tịch Phó chủ tịch, dấu Văn phòng Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ kí hợp lệ, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn 17 khơng thể thức Dấu đóng vào 1/3 chữ kí lệch bên trái, quan dùng mực đỏ mực dấu để đóng lên văn Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công tác văn thư móc xích nối liền cơng tác văn thư với công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện Lạc Thuỷ đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ cán văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ Các hồ sơ lập vào cuối năm nộp lưu vào phận lưu trữ quy định, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Cán văn thư lập danh mục hồ sơ trước đưa vào lưu trư quan.Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ đạo Văn phòng,các chuyên viên,cán văn thư thực công tác Văn phòng triển khai quy định nội dung công tác lập hồ sơ hành sau: Đầu năm phận, chuyên viên theo dõi giải cơng việc ghi tiêu đề hồ sơ cơng việc Thu thập, xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ Kết thúc biên mục hồ sơ 2.2.Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư - lưu trữ Văn phòng cần đề xuất với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ bổ nhiệm tuyển dụng them nhân làm công tác văn thư-lưu trữ, để đảm bảo tất nội dung nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ thực cách nhanh chóng , xác, hiệu Văn phòng trình lên Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ tiêu chí tuyển chon cán làm cơng tác văn thư-lưu trữ: 18 + Trình độ chun mơn: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học loại trở lên Trường Đại học cơng lập nước, hệ quy, tập trung, dài hạn, chuyên đào tạo + Trình độ ngoại ngữ: Có chứng tiếng anh trình độ B trở lên + Trình độ tin học : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có chứng tin học Văn phòng trình độ B + Có hiểu biết chuyên sâu quy định Nhà nước công tác văn thư-lưu trữ, việc quản lý, bảo quản, hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật, ngành + Có kỹ giao tiếp + Trung thực, cẩn mật + Là công dân Việt Nam, thường trú Việt Nam + Tuổi không 35 tuổi + Sức khoẻ tốt, khơng dị tật Sau vào : Căn vào tiêu biên chế huyện, giao cho huyện Căn vào vị trí việc làm Uỷ ban nhân dân huyện,đơn vị, phòng ban chun mơn thiếu cán bộ,cơng chức.Văn phòng đoạ Văn phòng phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân lập kế hoạch, lên danh sách vị trí thiếu u cầu trình độ chun mơn đề nghị Sở Nội vụ cho phép tuyển dụng Sở Nội vụ tỉnh Hồ Bình vào đề nghị huyện,nếu thấy đủ điều kiện sở Nơi vụ tỉnh Hồ Bình tổng hợp tiểu huyện tỉnh thẩm định.Tiến hành thành lập hội đồng thi tuyển CC,VC Quy trình thi tuyển,tuyển dụng,hợp đồng lao động quy định 19 văn : Thông tư 15/2012TT-BNV Thông tư hướng dẫn tuyển dụng,kí hết hợp đồng lao động đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng viên chức Thông tư 16/2012/TT-BNV Thông tư ban hành Quy chế thi tuyển, xét tuyển viên chức; Quy chế thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức Nội quy kỳ thi tuyển, thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức Nghị định 29/2012/NĐ-CP nghị định tuyển dụng,sử dụng quản lý viên chức Nghị định 24/2010/NĐ-CP nghị định tuyển dụng,sử dụng quản lý công chức Kết thúc thi tuyển, Sở Nội vụ thông báo kết sau 15 ngày,sau 15 ngày khơng có kiến nghị thong báo kết thi tuyển thức Sở Nội vụ định tuyển dụng,gửi văn huyện,thong báo với ứng viên trúng tuyển, tiến hành công việc làm hợp đồng lao động Các ứng viên trúng tuyển vào vị trí văn thư-lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện xếp vào biên chế thuộc Văn phòng, làm việc phận văn thư-lưu trữ nằm Văn phòng.Văn phòng có trách nhiệm quản lý, hỗ trợ công chức làm quen với công việc,giám sát hiệu làm việc,đưa đề xuất cử cán công chức thuộc phận đào tạo sau Các công chức, viên chức trúng tuyển vào vị trí văn thư điều chỉnh theo thong tư 14/2014/TT-BNV Thông tư quy định chức danh,mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư 2.3.Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ vào văn pháp lý công tác văn-lưu trữ triển khai việc thực công tác văn thư-lưu trữ theo văn quy định công tác văn thư-lưu trữ : 20 - Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành - Thơng tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng công tác văn thư,lưu trữ quan,tổ chức - Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính 21 phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ - Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ chấn chỉnh việc thực chế độ thông tin, báo cáo hoạt động quan hành Nhà nước - Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng hệ thống điện tử hoạt động quan Nhà nước - Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử quan nhà đơn vị, nên hạn chế sử dụng văn giấy - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Trên sở thực theo quy định pháp luật.Trong năm qua, Văn phòng Uỷ ban nhân dân Lạc Thủy làm tốt công tác văn thư, góp phần vào thành cơng cơng tác lãnh đạo, đạo cấp ủy ,đảm bảo thực quy trình, xử lý tài liệu,văn xác, đảm bảo bí mật,an tồn tài liệu, lập đầy đủ hồ sơ hội nghi hoàn thành việc chuyển đổi văn điện tử sang liệu văn kiện đảng với 866 văn Tiếp nhận văn giấy năm 2011, chỉnh lý 23 hồ sơ Trong tháng 12/ 2013 quan tâm lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Hồ Bình, Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ lãnh đạo, chuyên viên Phòng lưu trữ – văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Hồ bình trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tai liệu khóa XVIII kho lưu trữ huyện Đến nay, tài liệu đánh số trang mục lục lục hồ sơ theo quy định 22 23 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm * Công tác văn thư văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ lên kế hoạch xây dựng thực tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, theo dõi văn đến quy định Nhà nước.Văn phòng đề xuất đầu tư trang bị hệ thống máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư Dưới quản lý giám sát Văn phòng,cán văn thư nhạy bén thực quy trình xử lý văn thực phù hợp với yêu cầu thực tế quan Văn phòng q trình kiểm tra,hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho công tác lập sổ đăng ký, ghi chép công văn đi, công văn đến đầy đủ, khoa học, theo quy định; lập đầy đủ hồ sơ, phân loại kịp thời loại văn Văn phòng quản lý dấu, giao nhiệm vụ cho cán văn thư thực tốt công tác bảo quản sử dụng dấu, khơng có tình trạng dấu hay đóng dấu khống 3.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt cơng tác VTLT UBND huyện Lạc Thuỷ có hạn chế sau: Thiếu nhân viên làm công tác lưu trữ nên cơng việc tồn đọng nhiều Một số văn sai thể thức, nhầm lẫn chưa ban hành kịp thời Khối lượng công việc số lượng văn đi, đến nhiều cán VTLT lại thiếu nên q trình giải cơng việc chưa thực hiệu quả, 24 tài liệu đọng lại nhiều Cơng tác lập hồ sơ hành thiếu nghiêm túc Khi đóng dấu số văn đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng quy định, dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn thư - lưu trữ hạn chế khơng đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Kho lưu trữ chưa trang bị trang thiết bị thực đại, việc bảo quản tài liệu chưa quan tâm mức, diện tích hạn chế Trên hạn chế cần khắc phục để công tác VTLT UBND huyện Lạc Thuỷ ngày phát triển 3.1.3 Nguyên nhân Văn phòng đề xuất với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ tiêu hạn chế nên chưa thể tuyển them cán làm côn tác văn thư-lưu trữ Việc soạn thảo ban hành văn thực hiên theo quy chế văn luật, yếu tố khách quan q trình soạn thảo nên số lỗi cần khắc phục Kinh phí phục vụ cơng tác văn thư-lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ thiếu thiết bị đại thiếu kinh phí.Văn phòng đề xuất ý kiến với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện,cần Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt cho triển khai 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Văn phòng công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư,lưu trữ 3.2.1.Nhóm giải pháp nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện nói chung văn phòng nói riêng cần hướng dẫn nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác VTLT cho cán bộ, viên chức nói chung cán văn thư nói riêng quan Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác VTLT Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn 25 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước, Luật lưu trữ Cũng cần phải nói cơng tác văn thư-lưu trữ ngồi trách nhiệm cán làm công tác văn thư-lưu trữ cần quan tâm đến trách nhiệm ý thức lãnh đạo đơn vị ,Văn phòng,lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ.Những lãnh đạo cần tham gia vào trình soạn thảo, ban hành, thực nội dung công tác văn thư-lưu trữ Lãnh đạo Uỷ ban, Lãnh đạo Văn phòng phải quan tâm đến đến chế độ sách cán văn thư-lưu trữ, để cán có đủ sức lực đóng góp cho phát triển quan 3.2.2.Nhóm giải pháp ban hành văn xây dựng quy chế Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ,Lãnh đạo Văn phòng cần vào văn quy phạp pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước văn tỉnh lĩnh vực Văn thu-Lưu trữ.Từ ban hành dịnh công tác văn thư-Lưu trư Đã triển khai ban hành quy chế văn thư-lưu trưu quan, cần triển khai them nội quy hưỡng dân cụ thể để thực tốt quy chế 3.2.3 Nhóm giải pháp đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư-lưu trữ Đào tạo, bồi dưỡng cán văn thư-lưu trữ có vai trò dặc biệt với quan Giúp cho đội ngũ cán làm cơng tác văn thư-lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, kĩ để phục vụ tốt cho công việc Công tác đào tạo bồi dưỡng bao gồm ba cơng việc chính: + Truyền thụ, trao đổi kiến thức, kỹ năng: thực tốt công việc để khắc phục hạn chế, nhược điểm giúp nâng cao chất lượng cán làm công tác lưu trữ + Đánh giá : công việc cần phải trước đào tạo bồi dưỡng cán văn thư-lưu trữ, giúp nhận điểm mạnh cán bộ, tập trung phát triển lực cán đưa so sánh sau đào tạo, bồi dưỡng + Phát triển : thực công việc quản lý phat triển đội ngũ cán bộ, 26 công chức nghĩa ta thực thi nhiệm vu quản lý đội ngũ cán bộ,công chức bao gồm : tuyển dụng,đào tạo, bồi dưỡng.Phát triển dội ngũ cán xem xét tăng trưởng số lượng, chất lượng yếu tố tâm lý.Chất lượng đội ngũ cán phụ thuộc vào yếu tố 3.2.4 Nhóm giải pháp ứng dụng khoa học cơng nghệ Việc ứng dụng tiến khoa học công ngệ vào công tác văn thư-lưu trữ giúp cho việc quản lý văn bản, hồ sơ diễn cách hiệu nhanh chóng.Dưới số ứng dụng cơng ngệ thơng tin mà Văn phòng nên tham khảo để xây dựng đề xuất sử dụng: - Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Foldio : Là hệ thống quản lý văn hồ sơ côn việc ( Internet Document Management System ) giúp cho quan, tổ chức việc quản lý văn hồ sơ cách hiệu - Phần mềm cloud office : Là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ , tài liệu điều hành quản trị cơng việc tồn diện chuyên nghiệp, phần mềm thiết kế cách khoa học với đầy đủ thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành công việc trực tiếp mạng máy tính - Phần mềm C-office : Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho quan, tổ chức máy tính làm việc cộng tác với hai mươi tính ứng dụng văn phòng điên tử - Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001-2000:Bộ tiờu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn phổ biến nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet Đồng thời, việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn triển khai thực khơng doanh nghiệp để nâng cao chất lượng sản phẩm mà bước đầu áp dụng hoạt động quan hành nhà nước để nâng cao chất lượng phục vụ 3.2.5 Nhóm giải pháp nhằm nâng cao sở vật chất Văn phòng cần đề xuất với ban lãnh đạo Uỷ ban bổ sung them sở vật chất, trang thiết bị để phục vụ tốt cho công tác văn thư-lưu trữ quan 27 KẾT LUẬN Qua để thấy rằng, công tác văn thư- lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, ta thấy rõ quan trọng Văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ.Mong tập lớn đóng góp phần cơng sức nhỏ nâng cao tầm quan trọng Văn phòng phát triển suất, chất lượng công tác văn thư-lưu trữ quan, đơn vị 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ (2005) Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT- BNV hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2011) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 Trần Thị Hà, Trần Thị Hiệp, Nguyễn Thị Minh Nhanh (2014) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng (2007) Cơng tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Hồ Bình Lê Thị Phương (2009) Công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lạc Thuỷ Quốc hội (2011) Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 10 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 29 PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Phụ lục số 02 ... tỏ công tác văn thư thực chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý mục đích nhiệm vụ công tác Làm tốt công tác thư góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan Nếu khâu công tác văn thư. .. nâng cao suất , chất lượng công tác văn thư quan Đối tư ng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tư ng nghiên cứu Văn phòng,Cơng tác văn thư, lưu trữ 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác. .. thiết lập phận văn thư 2.1.2.1 Tổ chức thiết lập công tác văn thư Soạn thảo ban hành văn Trong công tác văn thư, soạn thảo văn khâu nghiệp vụ quan trọng Do cơng tác trọng quan Được quan tâm lãnh