MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 3 1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Bộ Tài chính 3 1.1.1.Vị trí và chức năng của văn phòng Bộ Tài chính 3 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tài chính 5 1.2. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế văn thư – Lưu trữ chuyên trách 6 1.2.1. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế phòng Hành chính (Văn thư) 6 CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 8 1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư lưu trữ. 8 CHƯƠNG III : ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH 15 3.1 Nhận xét 15 3.1.1 Công tác văn thư: 15 3.1.1.1. Ưu điểm: 15 3.1.1.2. Tồn tại hạn chế 16 3.1.2. Công tác lưu trữ: 16 3.1.2.1. Ưu điểm: 16 3.1.2.2. Tồn tại, hạn chế 17 3.2 Đề xuất 18 KẾT LUẬN 20
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan công trình khảo sát, nghiên cứu riêng Em hướng dẫn khoa học củaThạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu , kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức Những số liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư -Lưu trữ hoạt động tác nghiệp gắn liền với quan, tổ chức Theo quy định Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuậtnăm 2006 số văn hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ cơquan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn qu ốc gia lĩnhvực Văn thư -Lưu trữ đề nghị Bộ Khoa học Công nghệ thẩm định, côngbố tiêu chuẩn này; xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác coi mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Nó ví huyết quản thân thể người bảo đảm cho dòng máu tốt chảy đều, đúng, xác, đầy đủ liên tục thể lên não khơng để xảy ùn tắc, rò rỉ Để tìm hiểu rõ công tác Văn thư Lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tế Bộ Tài em xin đưa đề tài: “Khảo sát Văn phòng – Bộ Tài tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan” 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, đánh giá vấn đề cơng tác Văn Thư -Lưu Trữ - Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ “ Văn phòng – Bộ Tài ” Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức - Chức nhiệm vụ Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp vật biện chứng -Phương pháp quan sát -Phương pháp điều tra khảo sát -Phương pháp thống kê -Phương pháp so sánh Ngồi lời mở đầu nội dung gồm có chương : Chương I : Khái quát tổ chức hoạt động quan Chương II :Vai trò cơng tác Văn Thư - Lưu Trữ Chương III : Đề xuất nâng cao hiệu công tác Văn Thư – Lưu Trữ Văn phòng – Bộ Tài CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHỊNG BỘ TÀI CHÍNH 1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Bộ - Bộ Tài 1.1.1.Vị trí chức văn phòng Bộ Tài Văn phòng Bộ Tài (sau gọi tắt Văn phòng Bộ) đơn vị thuộc Bộ Tài chính, thực chức văn phòng nói chung tham mưu tổng hợp chức hậu cần Cụ thể sau: • Chức tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Tài đạo, điều phối, theo dõi, đơn đốc tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch cơng tác Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; cơng tác báo chí tun truyền Bộ Tài • Chức hậu cần: quản lý tài sản văn phòng Bộ, đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc cho cán quan, chuẩn bị chương trình, nội dung, đơn đốc tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị, họp, buổi làm việc Lãnh đạo Bộ, đồng thời giúp Bộ trưởng trực tiếp quản lý số mặt công tác khác 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng Bộ Tài Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ Tài quy định cụ thể định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Tài chính.Trong số nhiệm vụ cụ thể là: • Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giải công việc mối quan hệ phối hợp tổ chức, đơn vị trình thực nhiệm vụ giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm Bộ theo quy định Chính phủ Bộ Tài • Chủ trì phối hợp với đơn vị xây dựng đề án, dự án, sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ Tài theo phân cơng Bộ trưởng Bộ Tài • Đề xuất vấn đề chế, sách cần tổ chức nghiên cứu sửa đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân cơng cho đơn vị tổ chức thực • Về điều phối hoạt động Bộ: Là đầu mối phối hợp với tổ chức, đơn vị triển khai thực nhiệm vụ giao; đầu mối quan hệ với Bộ, ngành Trung ương địa phương theo phân cơng Bộ trưởng Bộ Tài chính; tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá tổ chức, đơn vị thuộc Bộ việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác giao; kiểm tra thể thức, thủ tục việc ban hành văn Bộ; tổ chức cung cấp thơng tin định kỳ, đột xuất tình hình kinh tế - xã hội bật nước, vấn đề có liên quan đến cơng việc giải để phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ; đầu mối việc đôn đốc, phối hợp với tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình cải cách hành Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành Nhà nước; thực nhiệm vụ thường trực cơng tác cải cách hành Bộ Tài • Tổ chức thực hiên cơng tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư quan Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn kiểm tra tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực thống quy định Nhà nước Bộ Tài cơng tác văn thư thủ tục hành khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác Bộ; kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục hành văn Bộ Tài ban hành; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức, đơn vị thuộc Bộ việc thực quy định pháp luật giữ bí mật thơng tin, tài liệu liên quan đến chức quản lý nhà nước Bộ; tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến cơng tác Bộ Tài chính; trực tổng đài điện thoại nội quan Bộ Tài chính; phục vụ nhu cầu thông tin khách cần giao dịch cơng tác • Về cơng tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực công tác lưu trữ quan Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực thống quy định Nhà nước Bộ Tài cơng tác lưu trữ; quản lý hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu Thư viện quan Bộ • Về cơng tác báo chí, tun truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất Bộ Tài chính; đầu mối tổ chức họp báo, cung cấp thông tin hoạt động Bộ Tài cho quan báo chí theo uỷ quyền Bộ trưởng Bộ Tài chính; định điểm báo thông báo ý kiến đạo lãnh đạo Bộ vấn đề báo chí nêu để tổ chức, đơn vị có liên quan kiểm tra, xử lý báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hướng dẫn tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp quản lý tài liệu lịch sử, truyền thống ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần thơng tin báo chí (tin tức - kiện) trang thơng tin điện tử Bộ Tài (Website Bộ Tài chính) • Quản lý Đồn xe Bộ Tài Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Tài giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Tài Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng số Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài tồn hoạt động Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản giao theo quy định Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng nhiệm vụ phân cơng Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ gồm: Phòng Tổng hợp - Thư ký Phòng Hành Phòng Lưu trữ - Thư viện Phòng Báo chí tun truyền Đại diện Văn phòng Bộ Tài Thành phố Hồ Chí Minh Đồn xe Bộ Tài Nhiệm vụ cụ thể phòng Đồn xe Chánh Văn phòng quy định Tổ chức hoạt động Đại diện Văn phòng Bộ Tài Thành phố Hồ Chí Minh Bộ trưởng Bộ Tài quy định Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên viên Đối với công việc thực theo chế độ chuyên viên, Chánh Văn phòng Bộ phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh, tiêu chuẩn lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao Biên chế Văn phòng Bộ Bộ trưởng Bộ Tài định 1.2 Tổ chức, nhiệm vụ biên chế văn thư – Lưu trữ chuyên trách 1.2.1 Tổ chức, nhiệm vụ biên chế phòng Hành (Văn thư) Quản lý công tác văn thư Bộ Tài thuộc chức quản lý Văn phòng Bộ Để việc quản lý sâu sát hiệu Văn phòng Bộ giao trách nhiệm quản lý cho Phòng Hành (một đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ) Nói cách khác, Phòng Hành đơn vị giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý trực tiếp cơng tác văn thư Bộ Tài Phòng Hành (thuộc Văn Phòng Bộ) bố trí tầng tạo thuận lợi cho việc trao đổi, giao dịch quan với khách đến làm việc quan Bộ phận Văn thư đầu mối tiếp nhận văn quan, tổ chức khác gửi đến có trách nhiệm chuyển giao văn đến đơn vị, tổ chức Văn thư Bộ Tài tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp Bên cạnh phận Văn thư chung toàn quan (thuộc Phòng Hành chính), đơn vị trực thuộc Bộ bố trí cán làm cơng tác văn thư Hình thức tổ chức văn thư hoàn toàn hợp lý với thực tế hoạt động Bộ Tài Do Bộ quan lớn với cấu tổ chức phức tạp, gồm nhiều đơn vị với chức nhiệm vụ khác khối lượng văn hình thành hoạt động hàng ngày lớn phối hợp hiệu văn thư chung quan với văn thư đơn vị tạo thuận lợi cho trình giải cơng việc tồn quan suốt thời gian vừa qua thực tế chứng minh cho hợp lý hình thức tổ chức văn thư Tất cán làm công tác văn thư Bộ Tài đào tạo nghiệp vụ công tác văn thư Đặc biệt cán phận văn thư chung quan (gồm 10 cán văn thư chuyên trách) có trình độ chun mơn từ Cao đẳng trở lên gồm: 01 Trưởng phòng, 03 Phó phòng 07 cán làm công tác Văn thư, 02 cán làm công tác phô tô tài liệu Scan văn b Tổ chức biên chế phòng Lưu Trữ Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ đơn vị giúp Chánh văn phòng Bộ quản lý trực tiếp công tác Lưu trữ, thư viện Bộ Tài đặt tầng Tòa nhà Bộ Tài với hệ thống kho tang, trang thiết bị bảo quản tốt khối tài liệu quan Cán làm công tác Lưu trữ thư vện phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ đào tạo chun mơn trình độ Đại học Đại học đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định gồm: 01 Trưởng phòng, 01 phó phòng 05 cán làm cơng tác lưu trữ, 01 cán làm công tác thư viện Thời gian vừa qua Bộ tiến hành phổ biến có hiệu số văn nhà nước quy định công tác Lưu trữ Bên cạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền văn pháp luật nhà nước công tác lưu trữ, Bộ Tài trọng đến việc ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ quan cho phù hợp đặc thù ngành quy chế công tác Lưu trữ quan Bộ tài áp dụng cho tất đơn vị ngành như: Công văn số 13320/BTC-VP ngày 05/10/2010 Bộ Tài thực quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài lệu Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011 Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/01/2016 Bộ tài quy định quy chế cơng tác Lưu trữ Bộ tài Quy chế chế độ Lưu trữ tài liệu chế độ kế tốn; Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn điều hành quan Bộ Tài Sau văn ban hành, văn phòng Bộ tiến hành phổ biến văn triển khai hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ CHƯƠNG II: VAI TRỊ CỦA TIÊU CHUẨN HĨA TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH Tài liệu lưu trữ tài sản Quốc gia có ý nghĩa to lớn mặt trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan hành nhà nước Tuy nhiên nay, công tác văn thư, lưu trữ chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa Bên cạnh vài quan đơn vị nhà nước làm tốt nhiều quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm quan trọng cơng tác nên tài liệu để tồn đọng nhiều năm trước, tài liệu lưu trữ tình trạng chất đống, bó gói, khơng lập hồ sơ, chưa xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu… Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư, lưu trữ cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, cơng sức, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Các tiêu chuẩn Việt Nam ban hành công tác văn thư - lưu trữ Ở nước ta, cơng tác tiêu chuẩn hóa thức định nghĩa Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24 tháng năm 1982, “Cơng tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa kết nghiên cứu ứng dụng khoa học, kỹ thuật áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa hoạt động sản xuất kinh doanh vào nếp đạt hiệu cao” Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) tiêu chuẩn ngành (TCN) xây dựng ban hành như: Năm 1992, Cục Lưu trữ phối họp với Viện Nghiên cửu Tiêu chuẩn hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Khoa học cơng nghệ Mơi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 “Văn quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” 10 Năm 2002, TCVN-5700-1992 “Văn quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” sốt xét lần Bộ Khoa học Công nghệ ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn quản lý nhà nước (mẫu trình bày) theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002 Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) ban hành quy định thống kích thước, thể thức cách trình bày văn Tiêu chuẩn có ý nghĩa lớn việc bảo quản tài liệu lưu trữ (khơng tình trạng hồ sơ, văn có nhiều kích thước khác nhau) nâng cao hiệu lực văn quản lý nhà nước Năm 2008, thực Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03/8/2009 sửa đổi số điều Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa nhu cầu thực tế trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phối họp với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam thực nghiên cứu, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) tháng năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN việc công bố Tiêu chuẩn Quốc gia: – TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ – TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành 11 – TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ • Tiêu chuẩn ngành (TCN) Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” ban hành Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng năm 1992 Cục Lưu trữ Nhà nước Những nội dung tiêu chuẩn cấp ngành kế thừa từ kết nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” chủ nhiệm Mai Thị Loan từ năm 1988 Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước có Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay TCN 02-1992 Trong cơng tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng ban hành: Các tiêu chuẩn công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài liệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu phơng Các tiêu chuẩn cơng cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 011990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ Các tiêu chuẩn trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩ công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ 12 quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Có thể thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thơng tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số 13 liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức Việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn th lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý ch ất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, th ỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà n ước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước v ới nhân dân - Tạo thống mặt nghiệp vụ - Nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ - Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức quan - Thúc đẩy tiến Khoa học - công nghệ công tác Văn thư - lưu trữ - Văn hóa quy trình thực cơng tác Văn thư - lưu trữ - Sử dụng hợp lí trang thiết bị cơng tác Văn thư - lưu trữ - Tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác Khoa học - Cơng nghệ - Góp phần đắc lực cho cơng cải cách hành Cơng tác văn thư ngày khẳng định vị trí, vai trò, tầm quan trọng quan, tổ chức Nhận thấy tầm quan trọng Công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng Bộ tài thực theo văn quan cấp ban hành 14 + Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”; + Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan”; + Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”; + Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; + Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; + Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đến; + Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng + Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ “ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư” + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu +… Ngoài ra, Bộ Tài ban hành văn quy định riêng công tác văn thư lưu trữ quan như: 15 Công văn 13320/BTC-VP ngày 05/10/2010 Bộ tài thực quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011 Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 Bộ Tài quy định cơng tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lư trữ hành Bộ Tài đơn vị thuộc Bộ - Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/01/2016 Ban hành quy chế cơng tác Lưu trữ Bộ Tài - Quy định chế độ lưu trữ tài liệu chế độ kế toán - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu - Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn điều chành quan Bộ Tài + Công văn số 8072/BTC-VP ngày 28 tháng năm 2005 việc hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn hành Bộ + Cơng văn số 1616/QĐ-BTC ngày 19/7/2016 Ban hành quy chế công tác văn thư Bộ Tài + Cơng văn số 6789/BTC-VP ngày 19/05/2016 triển khai sử dụng quy trình xử lý văn điện tử điều hành công việc thông qua chương trình EDocTC giao diện gửi, nhận văn eLight Bên cạnh việc thực văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Lưu trữ Văn phòng Bộ quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán như: Cử cán tham gia lớp Chứng văn thư lưu trữ; lớp nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác văn thư Văn phòng cử cán dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ nước như: Malayxia, Trung Quốc, Singapo, Lào Đây hình thức sinh hoạt khoa học bổ ích nhằm trao đổi kinh nghiệm, tăng cường hiểu biết, kỹ quản lý nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ 16 17 CHƯƠNG III : ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG BỘ TÀI CHÍNH 3.1 Nhận xét Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết học em có số nhận xét công tác Văn thư – Lưu trữ Trung Văn phòng Bộ Tài sau: 3.1.1 Công tác văn thư: 3.1.1.1 Ưu điểm: Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Văn phòn Bộ, xác định rõ Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp hành giúp Bộ tổ chức triển khai thực nhiệm vụ giao Trong thời gian qua Văn phòng thực tốt vai trò, nhiệm vụ phối hợp cách hiệu với đơn vị quan Bộ triển khai thắng lợi nhiệm vụ chung Với số lượng biên chế Văn phòng đa số đào tạo trình độ chuyên mơn nghiệp vụ trình độ trị, có phân cơng, phân nhiệm rõ ràng cho cán cơng chức nhân viên Bên cạnh đó, quan tâm sâu sắc cấp lãnh đạo, Văn phòng đặc biệt phòng Hành (Văn thư) trang bị đầy đủ loại máy móc trang thiết bị văn phòng góp phần khơng nhỏ việc hồn thành nhiệm vụ giao Bên cạnh công tác văn thư đảm bảo tổ chức giải cơng văn đi, đến nhanh chóng, kịp thời xác, đảm bảo tính bí mật Đặc biệt, Bộ xây dựng phần mềm chuyên để quản lý văn bản, phần mềm edoctc kết hợp với SCAN với tiện ích hữu hiệu góp phần giúp cho cơng tác văn thư vào nề nếp, đại hoá, quản lý khối lượng văn đồ sộ mà hàng năm Bộ ban hành tiếp nhận Văn scan cập nhật mạng nội giúp cho cán tiếp cận với văn cách nhanh chóng xác, góp phần xử lý cơng việc kịp thời hiệu 18 Văn ban hành đảm bảo yếu tố: nội dung, thể thức hình thức văn Nội dung văn phản ánh chức năng, nhiệm vụ, chế độ sách Đảng, Nhà nước cấp Quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, nguyên tắc Cơ phòng, ban hay phận lập hồ sơ công việc bảo đảm phản ánh chức năng, nhiệm vụ dược giao 3.1.1.2 Tồn hạn chế Việc ban hành văn quan Bộ sai cán bộ, chuyên viên chưa thật nắm vững thể thức văn Việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc cán chuyên môn chưa làm tốt, chất lượng hồ sơ lập chưa đảm bảo yêu cầu Việc lập hồ sơ công việc chất lượng đạt khơng cao chưa có danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc cán chuyên môn lập theo hướng tư (tài liệu quan trọng cần phải giữ lại) Cho nên, tài liệu bên hồ sơ xếp chưa khoa học, lộn xộn Một số hồ sơ có q trình phát sinh, phát triển khơng có q trình kết thúc Tài liệu tình trạng bó gói, rời lẻ giao nộp 3.1.2 Công tác lưu trữ: 3.1.2.1 Ưu điểm: Công tác tổ chức lưu trữ lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phòng quan tâm, Văn phòng Bộ khơng ban hành văn hướng dẫn thi hành quy định Cục Văn thư lưu trữ, ngồi có văn đạo công tác lưu trữ cho phù hợp với thực tế ngành Văn phòng có cán chuyên trách phụ trách công tác lưu trữ Các cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ kinh nghiệm góp phần làm cho công tác lưu trữ Bộ bước vào nếp Bộ ngày trọng đầu tư, nâng cấp kho tàng trang bị thiết bị máy móc đại nhằm đảm bảo cho cơng tác lưu trữ thuận lợi Chứng thực cho điều từ trước tới quan Bộ chưa để xảy tình trạng cháy nổ gây mát mát hay thiệt hại tài liệu lưu trữ 19 Cơng tác thu thập bổ sung tài liệu quan Bộ đạt thành tích đáng ghi nhận Cơ quan quán triệt từ trách nhiệm lưu trữ quan việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ đến trách nhiệm cá nhân, đơn vị việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Đây ưu điểm mà đơn vị làm Công tác xác định giá trị tài liệu nhìn chung thực tốt, quan có bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu, tiến hành thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, việc tiêu huỷ tài liệu đuợc kiểm tra thực chặt chẽ đảm bảo không để mát tài liệu Bộ xây dựng hai lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng - thiếu để xác định phương án phân loại khoa học khối tài liệu đơn vị nói chung Cục, vụ nói riêng Tài liệu Bộ tập trung bảo quản kho lưu trữ Bộ Tầng 2, trụ sở Bộ Tài chính, việc tổ chức lưu trữ tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản an tồn tài liệu cơng tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thông suốt Các quy định công tác khai thác sử dụng tài liệu quy định rõ ràng đơn giản, tạo điều kiện tối đa cho người khai thác 3.1.2.2 Tồn tại, hạn chế Bên cạnh kết dạt được, công tác lưu trữ quan Bộ tồn số hạn chế định: Do khối lượng công việc giải hàng ngày lớn, cán làm công tác lưu trữ lại thiếu, nên cán thường phải ln chuyển, khơng ổn định, tính chun mơn hố chưa cao Một cán phải đảm nhiệm nhiều khâu khơng tránh khỏi sai sót, ảnh hưởng đến việc thực khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập bổ sung, phân loại xác định tài liêu…sẽ thực tốt 20 Bộ xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu Bộ theo quy định Nhà nước, nhiên đưa vào thực tế bảng thời hạn chưa cán thực cách thực nghiêm túc Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Bộ Tài có danh mục hồ sơ, việc áp dụng công nghệ thông tin, đại hố tài liệu số vào phục vụ cơng tác lưu trữ chưa thực dự thảo 3.2 Đề xuất Để công tác văn thư lưu trữ quan Bộ vào nề nếp đạt hiệu cao, qua trình khảo sát thực tế cơng tác văn thư công tác lưu trữ quan Bộ, em xin được đề xuất số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ quan: Tăng cường công tác xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ ngành tài Cập nhật kịp thời sửa chữa bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Ngành có quy định, hướng dẫn Nhà nước Công tác xây dựng đội ngũ cán vừa “hồng” vừa “chun”, có tâm huyết với nghề, có trình độ nghiệp vụ, đề xuất bổ sung thêm biên chế đào tạo chuyên ngành, đảm bảo có đủ nhân lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tăng cường tổ chức kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ hàng năm cán bộ, công chức tồn quan Bộ Hàng năm trì tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức làm công tác văn phòng đơn vị tồn Ngành Đồng thời nên tổ chức đoàn khảo sát thực tế, học hỏi nước bạn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Giúp cán nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ, không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn tránh tình trạng nhàm chán công việc “an phận thủ thường” coi công tác trông giữ tài liệu Quan tâm trọng tới đời sống cán bộ, quán triệt sách khen thưởng kỷ luật rõ ràng để cán nhận thức thấy quyền lợi 21 trách nhiệm trình hoạt động xây dựng hoàn thiện nhiệm vụ tốt Đẩy mạnh nghiên cứu triển khai thí điểm số chương trình phần mềm điện tử có nhiều tính hữu hiệu để nâng cao hiệu công tác toàn Ngành Tăng cường thêm biên chế đào tạo chuyên môn cho công tác văn thư lứu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ Tăng cường số lượng, chất lượng công tác đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ đơn vị thuộc Bộ Hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu nhằm đáp ứng tốt công tác đạo, điều hành quản lý Nhà nước quan Bộ đơn vị thuộc Bộ Nâng cao ý thức cán chuyên môn, đẩy mạnh việc lập hồ sơ sau giải công việc Cần tập trung sức lực, thời gian vào công tác chỉnh lý, thu thập, bổ sung tài liệu Để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư - lưu trữ quan đòi hỏi phải thực đồng giải pháp nêu Các giải pháp có liên quan chặt chẽ, mật thiết với Trong vấn đề nhận thức người vấn đề trọng tâm định đến kết thực cuối 22 KẾT LUẬN Nhìn lại chặng đường qua, có th ể t ự hào nh ững làm cho ngành văn thư, lưu trữ nước nhà Đó tảng đ ể ti ếp tục phát huy vị trí vai trò cơng tác văn th ư, lưu trữ hồ vào s ự phát triển chung xã hội Qua thời gian khảo sát làm việc Văn phòng – Bộ Tài giúp em nhận thức sâu sắc lý thuyết học tr ường thực tế công việc thực hành Nhờ mà em có c hội đ ược rèn luyện thêm chuyên môn, nghiệp vụ mình; rèn luyện ng ười có ý thức, trách nhiệm với công việc Và đặc biệt biết tự đánh giá ch ất l ượng cơng việc Công tác thực tốt tạo điều kiện cho quan quy ết định đắn, kịp thời, xác, phù hợp với điều ki ện th ực tế quan Cán Văn Thư - Lưu Trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến th ức để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường giúp đỡ nhiệt tình lãnh nh nhân viên quan thời gian em th ực tế em xin đ ề xu ất ý t ưởng thực trạng biện pháp nâng cao hiệu 23 ... đưa đề tài: Khảo sát Văn phòng – Bộ Tài tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan 2.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, đánh giá vấn đề công tác Văn Thư -Lưu Trữ - Phân... (Website Bộ Tài chính) • Quản lý Đồn xe Bộ Tài Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Tài giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Tài Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng số Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng. .. đại hố tài liệu số vào phục vụ công tác lưu trữ chưa thực dự thảo 3.2 Đề xuất Để công tác văn thư lưu trữ quan Bộ vào nề nếp đạt hiệu cao, qua trình khảo sát thực tế công tác văn thư công tác lưu