MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 3 4. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 5 1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ 5 1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ 6 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.3.1. Chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.4. Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 16 2.1. Hoạt động quản lý 16 2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 16 2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 18 2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư 19 2.1.4. Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư 20 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 22 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22 2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến 23 2.2.2.1. Quản lý văn bản đến 23 2.2.2.2. Quản lý văn bản đi 24 2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 24 2.2.3.1 Lập hồ sơ 24 2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 27 2.2.4.1. Quản lý con dấu 27 2.2.4.2. Sử dụng con dấu 28 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28 Chương 3. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 30 3.1 Nhận xét,đánh giá 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2. Hạn chế 31 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2. Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND Huyện Quế Võ 32 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Ths Trần Việt Hà Các nội dung nghiên cứu, tài liệu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nghiên cứu Trong suốt q trình học tập thực đề tài mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học cơng tác VTLT ngồi nỗ lực thân, nhận động viên nhiều người LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lịng biết ơn, kính trọng đến Trần Việt Hà giảng viên Khoa Văn thư-Lưu trữ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội người trực tiếp hướng dẫn bảo cho đề tài Tôi gửi lời tri ân tất nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn suốt q trình tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học Dù cố gắng trình thực đề tài nghiên cứu khoa học, song không tránh khỏi sai sót Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô để học thêm nhiều kinh nghiệm để đề tài khoa học tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt VTLT UBND HTQLCL Chữ đầy đủ Văn thư-Lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân Hệ thống quản lý chất lượng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 4.Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 1.1.Lịch sử hình thành UBND huyện Quế Võ .5 1.2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.4 Vai trị cơng tác văn thư UBND huyện Quế Võ .13 Chương 16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ .16 2.1 Hoạt động quản lý 16 2.1.1 Các biện pháp tổ chức triển khai thực văn QPPL hướng dẫn việc thực công tác văn thư 16 2.1.2 Công tác tra, kiểm tra, đánh giá 18 2.1.3 Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết công tác văn thư 19 2.1.4 Tổ chức phận nhân làm công tác văn thư 20 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 22 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 22 2.2.2 Quản lý văn đi, đến 23 2.2.2.1 Quản lý văn đến 23 2.2.2.2 Quản lý văn .24 2.2.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .24 2.2.3.1 Lập hồ sơ .24 2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan 26 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 27 2.2.4.1 Quản lý dấu 27 2.2.4.2 Sử dụng dấu 28 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28 Chương3 30 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 30 3.1 Nhận xét,đánh giá .30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Hạn chế 31 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2 Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND Huyện Quế Võ 32 KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .38 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dôi với thực tế” Với tính chất đặc thù ngành hành chính, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng UBND phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ Về bản, cơng tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Thông qua việc tiếp nhận văn đến chuyển văn đi, đóng dấu văn , cơng việc quan diễn theo quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu cao Là khâu trung gian kết nối đơn vị, phận UBND, phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phôi hợp công việc, đầu mối tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải cơng việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền Hoạt động văn thư phức tạp, địi hỏi người làm văn thư phải có tinh thầnh, trách nhiệm cao, phải cẩn thận tỷ mỷ công việc Hàng năm với số lượng văn đến lớn với nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước công tác văn thư cần thiết phải coi trọng Trong thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố đất nước với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, cơng tác văn thư lưu trữ trở thành u cầu có tính cẩn thiết Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đất nước, đạo ban lãnh đạo UBND huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh, quản lý công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao lực trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công tác văn thư, tơi định chọn đề tài “ Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ” Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh 2.2 Mục đích nghiên cứu Hiện UBND huyện Quế Võ có cán làm cơng tác văn thư, cịn số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề thể qua việc: - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Khảo sát thực trạng công tác văn thư Chi cục Văn thư Lưu trữ Huyện Quế Võ thời gian vừa qua Phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hồn thiện cơng tác văn thư UBND huyện Quế Võ Hiện nay, công tác văn thư UBND bộc lộ nhiều hạn chế, yếu Nguyên nhân chủ yếu lãnh đạo chưa quan tâm mức, xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức chưa làm hết trách nhiệm, chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác Trên sở khảo sát, phân tích thực trạng cơng tácvăn thư UBND huyện Quế Võ rút kết hạn chế công tác văn thư Trên sở đó, đề xuất giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa công tác văn thư hồn thiện bước, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư UBND huyện Quế Võ 2.3 Nhiện vụ nghiên cứu 2.3.1 Quản lý,chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ 2.3.1.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 2.3.1.2 Tổ chức cán 2.3.1.3 Ban hành văn quản lý, đạo văn thư, lưu trữ 2.3.1.4 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ 2.3.2 Hoạt động nhiệm vụ văn thư lưu trữ 2.3.2.1 Soạn thảo ban hành văn 2.3.2.2 Quản lý văn lập hồ sơ 2.3.2.3 Quản lý sử dụng dấu 2.3.2.4 Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức, chỉnh lý, giao nộptài liệuvào Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2.3.2.5 Bảo vệ, bảo quản tài liệu 2.3.2.6 Tổ chức sử dụng tài liệu 2.3.3 Những nhiệm vụ cụ thể khác 2.3.3.1 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ 2.3.3.2 Thống kê, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 2.3.3.3 Thực chế độ đãi ngộ cán văn thư, lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích nguồn tư liệu; + Phỏng vấn sâu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Nguồn tài liệu truyền thông, đại chúng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục phụ lục, đề tài chia làm 03 chương Chương 1:Khái quát UBND huyện Quế Võ Chương 2:Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Quế Võ Chương 3:Đề xuất nâng cao suất,chất lượng công tác Văn thưcủa UBND huyện Quế Võ Chương KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Quế Võ Huyện Quế Võ nằm phía Đơng tỉnh Bắc Ninh, thuộc vùng đồng châu thổ Sông Hồng, trung tâm huyện lỵ cách thành phố Bắc Ninh 10km phía Bắc, cách thủ Hà Nội 40km phía Tây Nam Tọa độ địa lý từ 21004’00” đến 21011’00” độ vĩ Bắc từ 106005’50” đến 106017’30” độ kinh Đơng; vị trí tiếp giáp với huyện sau:Phía Bắc Quế Võ giáp với huyện Yên Dũng, Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, Phía Nam Quế Võ giáp huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh; Phía Đơng Quế Võ giáp với huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương; Phía Tây Quế Võ giáp với huyện Tiên Du thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Huyện Quế Võ có QL 18 từ Nội Bài đến Quảng Ninh chạy qua địa phận Huyện dài 22km, cầu nối phát triển kinh tế xã hội huyện với tỉnh vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ như: Hải Phòng, Hà Nội, Hải Dương, Quảng Ninh, Hưng Yên Vĩnh Phúc Huyện Quế Võ huyện thành lập năm 1961,thuộc tỉnh Bắc Ninh Huyện lỵ Quế Võ thị trấn Phố Mới với diện tích15.482,82 Quế Võ có 21 đơn vị hành trực thuộc, gồm: Thị trấn Phố Mới 20 xã: Bồng Lai, Bằng An,Chi Lăng, Cách Bi, Châu Phong, Đức Long, Đại Xuân, Đào Viên, Mộ Đạo, Hán Quảng, Ngọc Xá, Nhân Hoà,Phương Liễu, Phượng Mao, Phù Lãng, Quế Tân, Phù Lương,Việt Thống, Việt Hùng Yên Giả Địa hình Quế Võ đồng Có số đồi xót Huyện có diện tích nhỏ rừng trồng Ủy ban nhân dân quan hành nhà nước hệ thống hành chínhCộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan thực thi pháp luật cấp: tỉnh, huyện, xã Các chức danh Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp tương ứng bầu có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ Hội đồng nhân dân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyền hạn Ủy ban nhân dân quy định Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chuyển giao sau nhận Văn đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn đến sử dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Văn thư UBND lập loại Sổ đăng ký văn đến sau: + Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức; + Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo; + Sổ đăng ký văn mật đến Trường hợp quản lý văn chương trình phần mềm máy vi tính, việc đăng ký thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Riêng văn mật đăng ký vào sổ máy vi tính không nối mạng 2.2.2.2 Quản lý văn Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phải kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn hành trước phát hành; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; đóng dấu quan dấu khẩn, mật (nếu có) Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn phải đăng ký vào Sổ đăng ký văn sử dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Văn thư UBND lập loại sổ đăng ký văn sau: + Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật định cá biệt; + Sổ đăng ký loại văn hành cịn lại; + Sổ đăng ký văn mật Trường hợp quản lý văn chương trình phần mềm máy vi tính, việc đăng ký thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Riêng văn mật đăng ký vào sổ máy vi tính khơng nối mạng 2.2.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.2.3.1 Lập hồ sơ a) Những nguyên tắc lập hồ sơ - Chỉ đưa vào hồ sơ văn thuộc chức năng, nhiệm vụ - Văn hồ sơ phải hồn chỉnh có liên hệ mật thiết, hợp 24 lý chặt chẽ, phản ánh diễn biến công việc; - Văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý b) Nội dung phương pháp lập hồ sơ Bước 1: Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lưu trữ - Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ ban hành, kể quan, tổ chức chưa ban hành Danh mục hồ sơ); - Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh, hồ sơ ghi thức bút mực Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Bước 3: Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ: Có thể xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo cách sau (có thể vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau): - Sắp xếp theo q trình giải cơng việc; - Sắp xếp theo số thứ tự văn bản; - Sắp xếp theo vần ABC; - Theo tên gọi văn bản; - Theo tác giả; - Theo thời gian; - Theo mức độ quan trọng loại văn bản, tác giả văn (Quyết định, Chỉ thị, Thông báo ), (Chính phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh Bước 4: Kết thúc biên mục hồ sơ: 25 Công việc giải xong hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ; bổ sung đầy đủ giấy tờ thiếu; loại văn trùng thừa, nháp, thảo có (trừ thảo quan trọng, có ý kiến trực tiếp lãnh đạo); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Đánh số tờ lên góc phải tờ văn bút chì - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải ghi: “Mục lục văn bản” theo hướng dẫn để thuận tiện cho việc quản lý văn tra tìm; viết tờ kết thúc ghi theo hướng dẫn a 2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan a) Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày cơng việc kết thúc; - Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau 01 năm kể từ ngày cơng trình nghiệm thu thức; - Hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán; - Hồ sơ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơ-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ ngày công việc kết thúc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu b) Cách thức thủ tục giao nộp: - Hàng năm, đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp lưu năm trước nộp lưu theo đơn vị vào Phòng lưu trữ quan kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu - Lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu, đủ, xem xét hồ sơ cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ; kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu 26 có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác; - Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “Biên giao, nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan người giữ c) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực hủy theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan; - Hồ sơ công việc chưa giải xong 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 2.2.4.1 Quản lý dấu Chánh Văn phòng UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý, sử dụng dấu UBND huyện Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị, Chủ tịch UBND xã, thị trấn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu UBND huyện, dấu phòng, ban, đơn vị giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: Con dấu phải bảo quản phịng làm việc cơng chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức, đơn vị phải đồng ý người có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, 27 sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền.Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Chủ tịch UBND huyện phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.2.4.2 Sử dụng dấu Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức, đơn vị.Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư UBND huyện Quế Võ tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ như: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Bố trí phịng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; Hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu; Giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ( quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm u nghề gắn bó lâu dài với cơng tác lưu trữ) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản 28 lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức 29 Chương3 ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ 3.1 Nhận xét,đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Các khâu nghiệp vụ công tác công tác văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo giải cơng việc cách nhanh chóng kịp thời, xác Cơng tác soạn thảo văn UBND huyện Quế Võ thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc - Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ 30 ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc phân công 3.1.2 Hạn chế - Trong công tác văn thư , số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND huyện Quế Võ nói riêng tồn văn , tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hồn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phịng, ban đơn vị cịn sai sót CBCC chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc trình xử lý công việc Mặt khác, cán công chức quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống cịn gặp nhiều khó khăn khơng bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá công việc - Chưa triển khai việc lập hồ sơ công việc cán cơng chức; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm cịn phổ biến 3.1.3 Ngun nhân Nhìn chung, thực trạng xuất phát từ khó khăn mà quan, đơn vị gặp phải sau đây: 31 - Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, cơng chức: số lượng cán làm công tác văn thư cịn "mỏng", tình trạng cán làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nhiều Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề - Bên cạnh số quan, đơn vị, lãnh đạo quan phòng trực thuộc chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác - Nhiều quan, đơn vị cịn gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh đó, phải kể đến nguyên nhân khách quan như: - Vẫn thiết văn quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể số nội dung công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều gây khó khăn việc triển khai, thực nội dung văn thư, lưu trữ quan, đơn vị - Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán công chức thành phố chưa đạt yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học cịn gặp khó khăn nên lớp học bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu 3.2 Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND Huyện Quế Võ Công tác VTLT hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trị quan trọng hoạt động quan Để nâng cao hoạt động cơng tác văn thư việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào quan không đòi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu mà cịn có tính khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán công chức việc 32 tổ chức thực nhiệm vụ công việc nội Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 khơng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan; đưa việc xây dựng thực quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư cách khoa học, khắc phục thiếu sót hoạt động; tạo điều kiện để Lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng Để áp dụng hiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư UBND thuận lợi, UBND huyện Quế Võ triển khai thực nội dụng cụ thể sau: - Đối với công tác văn thư, hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, chỉnh sửa, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành…, chất lượng cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc cá nhân, quan Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào việc xây dựng thực quy trình như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Quy trình tiếp nhận quản lý cơng văn đi, đến; Quy trình tiếp nhận hồ sơ; Quy trình lập hồ sơ; Quy trình quản lý sử dụng dấu - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng biên soạn phổ biến phương tiện thông tin đại chúng Đồng thời, việc nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn nhiều quan hành nhà nước triển khai thực có UBND huyện Quế Võ áp dụng hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ - Áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 công tác văn thư nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học để nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư hoàn toàn phù hợp với chủ trương Đảng Pháp luật Nhà nước việc phát triển công tác văn thư nhằm phục vụ hiệu hoạt động thực tiễn bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc nhân dân ta 33 Đưa tiêu chuẩn ISO vào áp dụng UBND huyện Quế Võ cơng tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn tiến hành dựa kết nghiên cứu ứng dụng khoa học, kỹ thuật áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa hoạt động sản xuất kinh doanh vào nếp đạt hiệu cao điển hình: - Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đại đa số quan Nhà nước áp dụng hoạt động soạn thảo văn quan Ngồi ra, tiêu chuẩn để biên soạn giáo trình, cẩm nang… soạn thảo văn nhằm phục vụ cho đối tượng sinh viên công chức, viên chức nhà nước nghiên cứu, học tập thực thỉ cơng việc - Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn – đến triển khai áp dụng thống công tác văn thư quan, tổ chức, góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn – đến theo dõi trình quản lý giải văn quan, tổ chức Ngồi ra, tiêu chuẩn thống kích thước sổ đăng ký văn – đến dùng quan, tổ chức, khơng cịn tình trạng sổ đăng ký có kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác - TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ - TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành - TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ, coi khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực điều 15,công tác văn thư lưu trữ Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: 34 phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ hoàn thiện hệ thơng hóa; có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Để làm tốt công tác Văn UBND huyện Quế Võ cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác văn thư –lưu trữ quan Ban hành chủ chương , hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể , sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư – Lưu trữ , cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm , đánh giá việc làm , việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân , phịng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán 35 KẾT LUẬN Công tác văn thư UBND huyện Quế Võ trọng ngày phát triển Các khâu nghiện vụ, hoạt động quản ;lý thực nghiêm túc quy trình Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND Huyện Quế Võ Đưa tiêu chuẩn ISO vào áp dụng hoạt động công tác văn thư nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Các công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, thực tốt nhiệm vụ đề công tác văn thư hoạt động quản lý hành UBND huyện Quế Võ quan trọng, thể hiện: - Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia.Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho 36 hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành nay.Trong q trình nghiên cứu đề tài, nhóm tơi nhận thấy cơng tác văn thư nghiệp vụ quan trọng công tác văn thưlưu trữ.Cùng với phát triển kinh tế - xã hội, cơng trình xây dựng đầu tư xây dựng ngày nhiều Việt Nam.Hàng năm, Nhà nước dành nguồn ngân sách đáng kể để đầu tư xây dựng cơng trình giao thơng, thủy lợi, văn hóa… nhằm phát triển sở hạ tầng phục vụ tốt đời sống người dân Cùng với cơng trình xây dựng này, khối tài liệu xây dựng cơng trình thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử hình thành chiếm số lượng ngày lớn thành phần tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam qua đề tài nghiên cứu mang lại số kết nhiệm vụ đặt sau: - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác quan tham mưu giúp việc cấp ủy - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho báo cáo viên, học viên lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, chun mơn hệ thống văn phịng cấp huyện - Góp phần cải tiến lề lối làm việc, nâng cao vai trò lãnh đạo cấp ủy đảng hệ thống trị; giúp cấp ủy lãnh đạo, đạo, triển khai thực thắng lợi nghị đại hội đảng cấp 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990)/ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2006)/ Giáo trình Lưu trữ học Nxb Văn hố thơng tin Hà Nội Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước/ Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nguyễn Xn Hồ (1998)/ Mấy ý kiến quản lý tài liệu lưu trữ.Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Dương Văn Khảm (2000)/ Phương pháp lựa chọn loại huỷ tài liệu quan Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Lê Nguyên Ngọc (2005)/ Một số biện pháp bảo quản phong ngừa huỷ hoại tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Công tác lưu trữ / Nguyễn Lệ Nhung Lưu trữ học quản trị văn phòng/ Xác định gái trị tài liệu lưu trữ Nguyễn Thị Trà (2005)/ Một số kinh nghiệm công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Các trang web: Tailieu.vn vanthuluutru.com luutruvn.gv.vn sonoivu.gov.vn 38 ... ngũ cán bộ, cơng nhân, viên chức làm cơng tác văn thư, định chọn đề tài “ Khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ? ?? Đối tư? ??ng, mục đích... UBND huyện Quế Võ Chương 3 :Đề xuất nâng cao suất ,chất lượng công tác Văn th? ?của UBND huyện Quế Võ Chương KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ 1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Quế Võ Huyện Quế Võ nằm phía... trình Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND Huyện Quế Võ Đưa tiêu chuẩn ISO vào áp dụng hoạt động công tác văn thư nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư