MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU TÓM TẮT VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN GIA LÂM 1 1. Sự ra đời,chức năng ,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm. 1 1.1 Sự ra đời 1 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện 1 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 7 3. Phòng Nội vụ 8 4. Thanh tra nhà nước 9 5. Phòng Lao động – TBXH 10 6. Phòng Giáo dục và đào tạo 12 7. Phòng Văn hóa và Thông tin 13 8. Phòng Kinh tế 14 9. Phòng Tài chính Kế hoạch 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM 16 2.1. Công tác văn thư của của ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm. 16 2.1.1 Tình hình đội ngữ làm công tác văn thư 17 2.1.2 Công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện Gia Lâm. 17 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND huyện Gia Lâm 18 2.2.1 Cơ sở khoa học 18 2.2.2. Thực trạng tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư của UBND huyện Gia Lâm 20 2.2.2.1. Thực trạng về công tác xây dựng và ban hành văn bản 20 2.2.2.2. Thực trạng công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 25 2.2.2.3. Thực trạng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.2.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 38 2.2.2.5. Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 41 2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 43 CHƯƠNG 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂM 47 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư Ở Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm. 47 3.1.1 Ưu điểm. 47 3.1.2 Nhược điểm. 49 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm. 50 3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư. 50 KẾT LUẬN 54
LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là………………………học lớp Lưu trữ học 14A Đây tiểu luận với đề tài “Công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm” Tôi xin cam đoan thông tin tiểu luận hồn tồn trung thực xác Tơi xin cam đoan tiểu luận LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tiểu luận xin chân thành cảm ơn giáo TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình bảo, hướng dẫn qua buổi học lớp Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo tơi nghĩ tiểu luận khó hồn thiện Trong tiểu luận cịn khuyết điểm thiếu xót mong tham gia đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TÓM TẮT VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN GIA LÂM 1 Sự đời,chức ,nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Gia Lâm 1.1 Sự đời 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND Huyện 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: Phòng Nội vụ Thanh tra nhà nước Phòng Lao động – TB&XH 10 Phòng Giáo dục đào tạo 12 Phòng Văn hóa Thơng tin 13 Phịng Kinh tế 14 Phịng Tài - Kế hoạch 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM 16 2.1 Công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 2.1.1 Tình hình đội ngữ làm cơng tác văn thư 16 17 2.1.2 Công tác quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm 17 2.2 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Gia Lâm 18 2.2.1 Cơ sở khoa học 18 2.2.2 Thực trạng tình hình thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư UBND huyện Gia Lâm 20 2.2.2.1 Thực trạng công tác xây dựng ban hành văn 20 2.2.2.2 Thực trạng công tác tổ chức quản lý giải văn 25 2.2.2.3 Thực trạng tổ chức quản lý giải văn đến 31 2.2.2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 38 2.2.2.5 Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 41 2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 43 CHƯƠNG 3: MỘT SĨ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂM 47 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Ở Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm 47 3.1.1 Ưu điểm 47 3.1.2 Nhược điểm 49 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm 3.2.1 50 Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư 50 KẾT LUẬN 54 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TÓM TẮT VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN GIA LÂM Sự đời,chức ,nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND huyện Gia Lâm 1.1 Sự đời Huyện Gia Lâm nằm phía Đơng Thủ Hà Nội Phía Bắc Huyện quận Long Biên, phía Tây Nam có địa giới dịng sơng Hồng, bên bờ huyện Thanh Trì quận Hồng Mai, phía Đông Bắc Đông giáp với huyện Từ Sơn, Tiên Du, Thuận Thành tỉnh Bắc Ninh; phía Nam giáp với huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên Diện tích: 114,79 km Huyện Gia Lâm ngày gồm 20 xã, thị trấn Đó xã: Bát Tràng, Cổ Bi, Dương Hà, Dương Quang, Dương Xá, Đặng Xá, Đa Tốn, Đình Xun, Đơng Dư, Kiêu Kỵ, Kim Lan, Kim Sơn, Lệ Chi, Ninh Hiệp, Phù Đổng, Phú Thị, Trung Màu, Yên Viên, Yên Thường, Văn Đức thị trấn: Yên Viên, Trâu Quỳ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND Huyện * Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Uỷ ban nhân dân tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vơ trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, cơng chức máy quyền địa phương Hiệu hoạt động Uỷ ban nhân dân bảo đảm hiệu hoạt động tập thể Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, thành viên khác Uỷ ban nhân dân quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, Uỷ ban nhân dân định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn * Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp huyện a Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND cấp xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra nghị HĐND cấp xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định luật ngân sách - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ, hải sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức việc thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn - Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân cấp UBND cấp tỉnh e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f Trong lĩnh vực văn hố, thơng tin, giáo dục, y tế, xã hội thể dục thể thao - Xây dựng trương trình đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, y tế, thể dục thể thao, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non, thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn, đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp, hướng dẫn phòng trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hố danh lam thắng cảnh địa phương quản lý - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống dịch bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực sách dân số kế hoạch hố gia đình - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường, phịng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương h Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh trật tự, an tồn xã hội - Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân Thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực biện pháp phịng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Chỉ đạo kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội i Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo - Tun truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt - Chỉ đạo kiểm tra thực sách dân tộc, sách tơn giáo, quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo khong theo tôn giáo công dân địa phương - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật k Trong lĩnh vực thi hành pháp luật - Tổ chức, đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân, hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã, thị trấn l Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chun mơn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp 2.2.2.5 Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ tập gồm tồn (hoặc một) văn tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm cụ thể loại tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân, vị trí việc lập hồ sơ Đối với quan lập hồ sơ cỗ vị trí vai trị ý nghĩa lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc chưa lập hồ sơ coi cơng việc chưa hồn thành Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư; tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu sau Ý thức tác dựng công việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan có vai trị, tác dụng khơng nhỏ cho việc nghiên cứu, tra tìm sau cán văn thư UBND huyện ln thực tốt cơng việc mình, nộp tài liệu vào Lưu trữ quan văn thư nộp toàn văn sổ đăng ký văn đi, đến năm để cán lưu trữ quan tiến hành xử lý Thông thường cuối năm văn thư nộp vào lưu trữ quan Sơ đồ hố quy trình lập hồ SO’ giao nộp hồ sơ tài liêu vào lưu trữ quan Chuẩn bị bìa hồ sơ Mở hồ sơ (1) Ghi số, kí hiệu, tiêu đề vào bìa hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Thu thập từ đơn vị UBND Huyện Thu thập văn bản, hồ sơ, tài liệu đưa vào hồ sơ Sắp xếp theo thứ tự thời gian Đánh số tờ Ghi mục lục văn Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc Viết bìa hồ sơ Giải trình sơ đồ: Bước 1: Mở hồ sơ bao gồm chuẩn bị bìa hồ sơ, sau ghi ký hiệu tiêu đề vào hồ sơ Bước 2: Thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ, thu thập thu thập văn thư quan, đơn vi thuôc UBND huyện Bước 3: Phân chia đon vị bảo quản, xếp văn tài liệu hồ sơ, xếp theo thứ tự thời gian văn ban hành trước xếp trước Bước 4: Biên mục hồ sơ bao gồm đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết & chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ Hàng tháng từ ngày 01 tháng 01 cán văn thư giữ bán lưu văn thư vào tên loại văn bàn xắp sếp theo tên loại văn văn để vào cặp ba giây bên ngồi có ghi tên loại: Công văn, Quyết định nhân sự, Quyết định vấn đề, tập văn thông thường, tập giấy mời, tập đơn thư Và từ ngày đầu tháng cho đén ngày hết tháng văn vào tên loại đưa vào tập lưu ngày cuối tháng văn tập hợp xếp loại cho xác hồn chỉnh theo tiêu chí; Các phịng ban áp dụng phương pháp nhiên phòng ban chưa giao nộp hồ sơ, tài liệu theo thời gian quy định giao nộp không xếp theo yêu cầu gây khó khăn nhiều thời gian cho việc xếp văn tài liệu lưu trữ, khó khăn cho việc tra tìm, nghiên cứu phục vụ 2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Có thể khẳng định Gia Lâm huyện thành phố Hà Nội ứng dụng tốt công nghệ thông tin công tác văn thư Tại phận văn thư UBND huyện thời gian thực tập làm việc thấy rõ vấn đề Tất công việc công tác văn thư hướng tới mục đích nhanh chóng, xác , bí mật việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư địi hỏi cấp thiết việc làm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới kết t công việc * TDOFICE MODULE, Mođule Quản lý văn hồ sơ công việc Tại phận vân thư sử dụng tốt loại máy, chương trình, phần mềm phục vụ tốt cho công tác văn thư, với quan tâm lãnh đạo UBND phận văn thư sử dụng loại máy giúp cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin như: máy tính, máy Scan, máy in, máy Fax Và đặc biệt với phần mềm quản lý văn đi, đến hồ sơ công việc “TDOFICE MODULE, Module Quản lý văn Hồ sơ công việc phần mềm tra cứu văn pháp luật thay đổi vấn đề ứng dụng công nghệ thồng tin tạo thay đổi định việc giải công việc hàng ngày cán văn thư, rút ngắn thời gian, đảm bảo bí mật, tra tìm nhanh chóng Những ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cho thấy quan tâm, ý thức lãnh đạo UBND tầm quan trọng công việc này, công việc mà từ xưa đến cán bộ, lãnh đạo ý đến ngày quan tâm trọng đến nhiều Hiệu cơng việc muốn cao phải ln ln có thay đổi sáng tạo, thay đỗi ứng dụng công nghệ thông tin công việc mang lại nhiều hiệu hơn, giúp cho công việc giải lý nhanh hơn, dễ dàng Với việc sử dụng loại máy trợ giúp cho công việc cán văn thư máy tính, máy Scan, fax dần trở nên quen thuộc với nguwofi văn phịng có cán văn thư Vì theo thân thay đổi lớn việc cài đặt phần mềm quản lý loại văn đến quan “TDOFICE MODULE”, Module Quản lý văn hồ sơ công việc Module Quản lý văn Hồ sơ công việc xây dựng Lotus Domino 6.X Tại quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm chức sau: Chức quản lý VB đi/đến, thực gửi nhận VB với quan, tồ chức, cá nhân bên ngồi thơng qua đường mạng Chức tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn hồ sơ công việc quan thông qua mạng LAN Chức giải theo dõi tiến độ giải công việc, vụ việc mạng thông qua HSCV Chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực Lãnh đạo Chức kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực Phịng/ Ban chun mơn Chức hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ Các chức tra cứu, khai thác thông tin Chức thống kê in ấn báo cáo Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn đến, Hồ sơ cơng việc, Văn dự thảo, Phiếu trình, xừ lý công việc, Văn Phạm vi sử dụng Module: Tất cảc phòng, phận tham gia quỉ trình xử lý văn hồ sơ công việc tụỳ theo chức đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị hệ thống Phần mềm giúp cho mắt xích liên kết với nhau, tạo hiệu tối ưu cho cơng việc Khi muốn tra tìm văn có từ khóa như: ngày, tháng ban hành văn bản; nội dung văn đề cập đến làm vấn đề gì, quan ban hành văn quan (đối với văn đến), số sổ văn số bao nhiêu? nhập từ khóa văn đưa văn liên quan đến từ khóa văn cần tìm hệ thống đưa văn liên quan đến từ khố bạn muốn tìm Sau đưa kết tìm kiếm xác * Phầm mềm tra cứu văn pháp luật (xem thêm phụ lục IX) Không để cập nhật văn quan trung ương quan chủ quản (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) Lãnh đạo UBND cho áp dụng phần mềm tra cứu văn pháp luật công ty đầu tư phát triển giải pháp công nghệ GiaViệt, trang Web Công ty cập nhật văn Chính phủ cán bộ, ngành thành phố Trang Web công ty pập nhật văn hộ thống chương trình cán văn thư UBND có văn với điều kiện có kết nối mạng Internet Khi quan Trung ương, UBND thành phố gửi văn đến qua đường bưu điện mà văn chưa đến nơi cần thiết phục vụ cho lãnh đạo giải cơng việc cán văn thư đăng nhập vào hệ thống in văn theo yêu cầu lãnh đạo Phần mềm tra cứu văn pháp luật phần mềm tra cứu văn liên quan đến công việc cán văn thư phần mềm sử dụng thời gian qua chưa làm phần mềm giúp cho việc tìm hiểu lấy thơng tin, in văn cần thiết trở nên nhanh chóng hơn, thuận lợi nhiều Phần mềm ứng dụng mẻ để sử dụng tất nhũng nội dung, mà phần mềm đề cập đến khơng phải việc làm nhanh chóng, cơng ty việc địi hỏi phải có thời gian Ứng dụng công nghệ thông tin phải việc đặt lên hàng đầu quan nào, phận Những thay đổi khơng ngừng khoa học mục đích cuối giúp cho sống công việc người trở nên đơn giản hơn, thuận lợi nhẹ nhang hơn, tiết kiệm thời gian nhất, hiệu cơng việc đạt tối ưu Vì ứng dụng công nghệ thông tin việc làm quan trọng công tác văn thư việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên nhanh hơn, đại, tập trung, hiệu CHƯƠNG 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP VÀ KĨỂN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN BÂN HUYỆN GIA LÂM 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Ở Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm Đối với cơng việc ln có ưu điểm nhược điểm, ưu điểm mà người cơng việc cố gắng thực được, hạn chế khó khăn, thách thức để tương lai nhìn nhận lại vấn đề, đánh giá thực tế tìm giải pháp khắc phục Công tác vằn thư UBND huyện Gia Lâm có ưu điểm cịn hạn chế cần khắc phục thời gian tới với khâu nghiệp vụ, để công tác văn thư ngày thêm hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm Bộ phận văn thư UBND huyện Gia Lâm phận nằm văn phòng HĐND UBND huyện thực tốt nhiệm vụ thuộc chức nhiệm vụ phịng ban mình, ln đảm bảo u cầu lãnh đạo, phục vụ giải công việc phịng ban chun mơn thuộc UBND huyện Đặc biệt với số lượng công việc tăng dần ngày, hội nghị, họp diễn tài liệu cho hội nghị, họp lớn địi hỏi nhanh nhẹn xác phân chia tài liệu cho họp, hoàn thành tốt yêu cầu lãnh đạo Giải tình phức tạp xảy công việc gặp phải Luôn cập nhật nhũng văn nhà nước ban hành liên quan đến cơng tác văn thư để ln có thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tế Đối với khâu nghiệp vụ UBND huyện thực theo đứng quy trình Từ xây dựng, soạn thảo ban hành văn bản, đến khâu nghiệp vụ thực theo văn quy định nhà nước Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Đối với văn Văn đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký theo tên loại văn bản, việc đăng ký văn xác giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, kịp thịi phục vụ yêu cầu cán giải công việc Văn phát hành xử lý nghiệp vụ kịp thời chuyển phát văn ngày Các văn kiểm tra thể thức chặt chẽ, cán văn thư cho số, ngày tháng ban hành dấu thức đứng có đủ hai chữ ký tắt lãnh đạo + Đối với việc quản lý giải văn đến Tất văn đến quan theo thẩm quyền cán văn thư bóc bì văn làm theo trinh tự với văn đến Văn đạo cho ý kiến giảỉ ln đưa tới cá nhân, phịng ban kịp thịi khơng có tình trạng văn khơng chuyển giao Hầu hết văn Chánh vấn phòng cho ý kiến hợp lý vào chức năng, nhiệm vụ phòng ban điều cho thấy nghiêm túc làm việc hiệu lãnh đạo cán quan Bảo quản sử dụng dấu Bảo quản sử dụng dấu cơng việc địi hỏi trách nhiệm cao người giao nhiệm vụ mà trực tiếp cán văn thư,Cán văn thư ý thức được, trách nhiệm tầm quan họng việc bảo quản sử dụng dấu Cán văn thư phải thực theo văn quy định nhà nước văn hướng dẫn đạo cấp trên, lãnh đạo UBND huyện ỊỌiông lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quan tâm tói cơng việc định kỳ kiểm ừa việc sử dụng bảo quản cotỉ dấu cán văn thư + Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ giao nộp hồ sợ tài liệu vào lưu trữ quan khâu quan trọng cuối giai đoạn văn thư việc lập hồ sơ có vị trí, vai trị quan trọng gắn liền với cơng tác lưu trữ Vì Ủy ban nhân dân huyện thực tốt việc văn tàỉ liệu lập thành hồ sơ chuyển giao theo đứng thời gian quy định nhà nước, lãnh đạo quan, ý thức điều việc cán văn thư làm tốt công việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Những hồ sơ lập giai đoạn vă thư xép trật tự, khoa học cẩn thận trước giao nộp vào lưu trữ quan + Ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn thư Ủy ban nhân dân làm tốt, cịn số khâu nghiệp vụ q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho phù hợp 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm hạn chế cần phải khắc phục thời gian tới, để công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện đồng giưa khâu Trong việc soạn thảo ban hành văn phịng ban, đơn vị trực thuộc huyện cần phải tìm hiểu văn quy định nhà nước trình bày văn bản, với hướng dẫn cán văn thư uỷ ban nhân dân để chảnh thiếu xót, cách hiểu sai thể thức văn đẫn đến tình trạng văn bị làm sai lệch thể thức Với việc phát hành văn phải đảm bảo yêu cầu thể thức nội dung văn với lĩnh vực chun mơn phịng ban cần ban hành văn phòng ban phải làm theo quy định Đối với văn đến nhiều phòng ban chưa kịp thời xử lý theo quy định nhà nước theo xử lý người đưa ý kiến phân xử, có phịng ban đến thời gian nộp báo cáo đái với công việc giao giải văn đến chưa thực theo ỵêu cầu, nhiều cán văn thư phải đơn đốc, nhắc nhở phịng ban Như gây thời gian nhiều cho cán làm công tác văn thư bận rộn với công việc hàng ngày Đối với vấn đề bảo quản sử dựng dấu cịn cộ số hạn chế sau: Có nhũng văn đơi dấu đóng lên chưa đạt yêu cầu theo quy định Với tủ đựng dấu chưa hoàn toàn khoa học đại, gây khó khăn, thời gian tìm dấu Có số dấu chưa thay đổi cho phù hợp yới yêu cầu cống việc Uỷ ban nhân dân huyện Lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Một hạn chế giống nhiều quan khác UBND huyện Gia Lâm chưa thể xây dựng ban hành danh mục hồ sợ phòng ban lập bồ sơ thường vào cơng việc năm trước để mở hồ sơ Và chưa giao nộp hồ sơ tài liệu theo quy định đề cầc loại tài liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Gia Lâm Trên thực tế công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm lí luận công tác văn thư, qua thực trạng thực công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm Thông qua thực tế tiếp xúc, cọ sát tơi xin đưa vài giải pháp nhằm hồn thiện công tác văn thư UBND huyện thời gian trước mắt thời gian lâu dài tương lai, để công tác văn thư ngày làm tốt phục vụ cho cơng việc hành phịng ban quan, đảm bảo phát triển chung huyện mặt đời sống nhân dân huyện Qua thời gian tiếp xúc làm việc UBND huyện Gia Lâm với lý thuyết học tơi có đưa số giải pháp cụ thể sau Nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ thời gian trước mắt cho nghiệp công tác văn thư UBND huyện tương lai gần Các giải pháp cụ thể sau: 3.2.1 Hoàn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư Trong hoạt động người trọng tâm Trong cơng tác văn thư đặc thù cơng việc địi hỏi cán lầm công tác văn thư phải đáp ứng yêu cầu phẩm chất đạo đức chuyên môn nghiệp vụ, xét cho cán làm cơng tác văn thư có đáp ứng u cầu đạo đức, nghiệp vụ hiểu hết ý thức đầy đủ vsi trò cơng việc thực UBND huyện Gia Lâm thực theo thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ việc thực nghị định số 13, 14/2008/NĐ-CP phủ việc chuyển cơng tác văn thư lưu trữ sang cho phòng Nội vụ Quản lý Cán thuộc phận văn thư UBND huyện gồm có 04 người có 01 cán làm công tác văn thư 01 cán làm công tác lưu trữ 02 cán làm cộng tác đánh máy, photocopy văn tài liệu, hầu hết cán làm công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Vì nói cơng việc làm theo văn quy định Nhà nước cấp lãnh đạo UBND đưa khơng gặp nhiều sai sót cơng việc, hàng ngày cán làm việc cách nghiêm túc Tuy nhiên từ Hà Nội mở rộng địa giới hành Gia Lâm huyện thuộc Thành phố Hà Nội số lượng văn văn phòng UBND huyện phòng ban huyện nhận chuyển rât nhiều, với gia tăng khối lượng công việc, nhiên với số lượng cán thuộc phận văn thư chưa đáp ứng với số lượng công việc hàng ngày cần phải thực giải theo thời gian hành quy định nhà nước, tạo áp lực tâm lý không nhỏ người làm công tác văn thư UBND, hầu hết ngày tuần cán văn thư thường phải làm thời gian quy đinh giải u cầu cơng việc, bí mật, nhanh chóng, kịp thời văn Ngày qua ngày khác số lượng công việc nhiều cường độ làm việc nhiều khiến cho cán trở nên thẳng, mệt mỏi không đảm bảo hiệu cơng việc mong muốn Chính theo thân tơi cần có giải pháp trước mắt giải pháp lâu dài tương lai đảm bảo cho công việc giải theo yêu cầu Giải pháp thời gian tới phải tăng cường thêm cán đảm nhiệm cơng tác văn thư có chun mơn, nghiệp vụ tốt giải cơng việc có vây đảm bảo hoàn toàn tập trung người làm việc Tạo môi trường thật đại động Giải pháp lâu đài: Không tăng cường thêm số cán làm phận văn thư mà lãnh đạo UBND huyện cần ý thức đầy đủ vai trò phận văn thư quan tâm đến cán làm công tác văn thư Để đảm bảo cho hoạt động quan vàn phòng UBND&HĐND diễn đúng, xác, nhanh chóng đáp ứng phát triển không ngừng xã hội đất nước Vì hàng năm lãnh đạo UBND cần cử cán văn thư đào tạo chuyên môn nghiệp vụ theo chương trình đào tạo nhà nước, để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho thân cán hiệu thiết thực công việc UBND Bên cạnh yêu cầu quan thiết nghị điều quan trọng cán công việc thuộc phạm vi trách nhiệm phải ln tự học hỏi để thấy ưu điểm thân cơng việc khó khăn cịn gặp phải yếu mà thân cần phải khắc phục công việc ngày trở nên nhẹ nhàng hơn, hồn thiện Và qua nhận thức lực thân để phấn đấu vươn lên tương lai Ln phải ý thức vai trị vị trí làm việc để có nhìn tồn diện cơng việc vai trị cơng việc chuỗi chung cơng việc UBND, có sai xót xảy phải sử lý cho tốt tự tạo nên tự tin cá nhân thân Khơng quan tâm đến cơng việc mà lãnh đạo UBND cần có nắm bắt định tâm tư nguyện vọng cán để hiểu mong muốn họ khó khăn gặp phải sống tạo điều kiện cho họ phát huy hết lực cơng việc Yếu tố người, nguồn nhân lực yếu tố quan trọng công việc người trung tâm công việc tạo thành công hay gặp phải thất bại phụ thuộc vào người nhiều cồng tác văn thư người quan tâm thích đáng cán có chun mơn sâu hơn, chun nghiệp rộng hon phát huy hết vai trò quan hiệu hoạt động quan góp phần vào phát triển chung đất nước KẾT LUẬN Cùng với sư phát triển khơng ngừng xã hội địi hỏi lĩnh vực nào,cơ quan,công ty phải có mắt xích liên kết với để máy hoạt động trơn chu Trong măt xích khơng thể khơng kể đến phận văn thư Bộ phân văn thư nơi tập trung cung cấp thơng tin cho lãnh đạo xác kip thời Ngày lãnh đạo quan có nhìn đầy đủ tồn diện công tác văn thư Trong thời gian học tập nghiên cứu môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học”và qua tài liệu cho hấy thực trạng thưc cơng tác văn thư phịng ủy ban nhân dân thực Qua tiểu luận phản ánh q trình cơng tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm hi vọng tiểu luận nguồn thông tin để người biết rõ UBND huyện Gia Lâm công tác văn UBND Bên cạnh tơi mong muốn thông quabài tiểu luận phần giúp cho cơng tác văn thư UBND ngày hồn thiện theo hương tích cực Đối với thân tôi, sau tiếp thu chuyên đề môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học“ tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân toàn thể cán nhân viên UBND huyện Gia Lâm hướng dẫn bảo, nhận thức vấn đề cơng tác lưu trữ nói chung đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực cơng việc nói riêng Từ kiến thức mà thân tiếp thu nhờ việc tìm hiểu tơi cố gắng vận dụng kiến thức học Xây, sách Đảng, pháp luật nhà nước để phục vụ học tập, làm việc tốt dựng, trì cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng nhiệm vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu, nâng cao chất lượng học tập làm việc tương lai Hà Nội, tháng năm 2016 Người thưc ... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BANNHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM 2.1 Công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm Công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm nhỉnh chung thực tốt Là... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA LÂM 16 2.1 Công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm 2.1.1 Tình hình đội ngữ làm công tác văn thư 16 17 2.1.2 Công tác. .. đạo công tác văn thư UBND huyện Gia Lâm 17 2.2 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Gia Lâm 18 2.2.1 Cơ sở khoa học 18 2.2.2 Thực trạng tình hình thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư