Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC -ooo - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG, TỈNH VĨNH PHÚC Giáo viên hướng dẫn : ThS TỐNG DUY TÌNH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ LAN ANH MSV : 15121041 Lớp : QV 20.01 Khóa luận bảo vệ hội đồng chấm thi Trường Đại Học Kinh Doanh Công Nghệ Hà Nội Hà Nội - 2019 MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 3.1 NGHIÊN CỨU NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .8 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU BỐ CỤC CỦA KHÓA LUẬN CHƯƠNG : NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG -TỈNH VĨNH PHÚC 11 1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 1.2 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .11 1.3 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm 03 nội dung sau : 12 1.4 VỊ TRÍ VÀ VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ 13 1.4.1 VỀ VỊ TRÍ 13 1.4.2 VỀ VAI TRÒ Ý NGHĨA 13 1.5 YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 1.6 TẦM QUAN TRỌNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .16 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHỊNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC 18 2.1 TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC 18 2.1.1 VỀ VỊ TRÍ ĐỊA LÝ 18 2.1.2 VỀ ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN 18 2.1.3 VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 19 2.2 CƠ CẤU, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 20 2.2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG .20 2.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHỊNG CHUN MƠN THUỘC UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 21 Theo Quyết định số 12/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng năm 2010 việc ban hành Quy định, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND huyện Vĩnh Tường sau : .21 Điều Bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành thị ( sau gọi chung UBND huyện ) Mọi hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện phải thực theo Quy định Nhà nước 21 Điều Các quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực giao, đồng thời giúp UBND cấp huyện giám sát quan, đơn vị Trung ương tỉnh đóng địa bàn việc thực nhiệm vụ đơn vị liên quan đến hoạt động kinh tế - xã hội địa phương, 22 Điều Các quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn ngành dọc cấp Đối với quan chun mơn có nhiều lĩnh vực cơng tác, lĩnh vực cơng tác chịu đạo, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn ngành dọc cấp 22 Điều Tổ chức biên chế quan chun mơn thuộc UBND cấp huyện gồm có Trưởng phịng, Phó phịng, Phịng cán bộ, Cơng chức 22 Điều Các quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện việc thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể Quy định có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn chung 22 2.3 TÌNH HÌNH BỘ MÁY NHÂN SỰ VÀ VIỆC XÂY DỰNG BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 22 2.3.1 BỘ MÁY NHÂN SỰ 22 2.3.2 XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 23 2.4 Thực trạng công tác thực quản lý công tác văn thư văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường 24 2.4.1 NĂM 2016 24 2.4.2 NĂM 2017 25 2.4.3 NĂM 2018 26 2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 28 2.5.1 ƯU ĐIỂM 29 2.5.2 TỒN TẠI VÀ HẠN CHẾ 29 2.5.3 NGUYÊN NHÂN CỦA TỒN TẠI, HẠN CHẾ 31 - VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CÒN THIẾU QUY ĐỊNH CỤ THỂ, CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ CỊN CHẬM ĐƠI KHI CỊN CHUNG CHUNG 32 CHƯƠNG : CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 33 3.1 ĐỊNH HƯỚNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG TRONG THỜI GIAN TỚI 33 3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 35 3.2.1 ĐỔI MỚI NHẬN THỨC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG PHỤC VỤ YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HIỆN NAY 35 3.2.2 HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ CÁN BỘ NHÂN VIÊN 36 3.2.3 TĂNG CƯỜNG CƠ SỞ VẬT CHẤT PHƯƠNG TIỆN, TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 38 3.2.4 HỒN THIỆN CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ 39 3.2.5 ỨNG DỤNG CNTT VÀO TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 45 3.2.6 TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC ĐÔN ĐỐC, KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ 46 KẾT LUẬN 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………….46 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HĐND UBND TTHC CNTT VT VP NĐ-CP TW KHKT Giải thích từ viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Thủ tục hành Cơng nghệ thơng tin Văn thư Văn phịng Nghị định- Chính phủ Trung ương Khoa học kỹ thuật LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp trước hết em xin gửi đến quý thầy, cô giáo khoa Quản lý Nhà Nước trường Đại Học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin gửi đến thầy giáo TS Tống Duy Tình, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp lời cảm ơn sâu sắc Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo UBND huyện Vĩnh Tường tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hành tìm hiểu nghiên cứu suốt trình thực tập quan Cuối em xin cảm ơn chị phòng Văn thư Văn phòng HĐNDUBND huyện Vĩnh Tường giúp đỡ, cung cấp văn bản, số liệu thực tế để em hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Đồng thời nhà trường tạo cho em có hội bước đời sống thực tế để áp dụng kiến thức mà thầy, cô giáo giảng dạy Qua việc thực tập nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp em nhận nhiều điều mẻ bổ ích ngành nghề mà em theo học đồng thời có thêm nhiều kiến thức để áp dụng vào công việc mai sau thân Song buổi đầu làm quen với công tác nghiên cứu văn thư – lưu trữ, tiếp cận với thực tế hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa thấy Em mong đóng góp q thầy, bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta thực cải cách Hành Quốc gia, mà việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn thư đóng góp phần quan trọng khơng thể thiếu Bên cạnh đó, phát triển vượt bậc ngành nghề tất lĩnh vực đòi hỏi phải học tập, rèn luyện, tu dưỡng thân để phù hợp với phát triển đất nước Cơng tác văn thư có ý nghĩa vơ quan trọng quan hành nói chung UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội phịng chống tệ quan liêu giấy tờ Chính vậy, cơng tác văn thư ngày trở nên quan trọng, mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quan quản lý Nhà nước Từ vai trị, ý nghĩa quan trọng cơng tác văn thư UBND cấp huyện, em chọn đề tài : “Công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc” Dưới hướng dẫn tận tình Nhà trường thầy cô giáo với đồng ý HĐND - UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc, em thực tập UBND huyện Trong thời gian thực tập, em có nhiều điều kiện để tìm hiểu, bám sát công tác văn thư UBND huyện vĩnh Tường, tìm số liệu quan trọng để phục vụ cho Khóa luận Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường, làm rõ ưu điểm hạn chế công tác văn thư, đưa hướng đắn, biện pháp hoàn thiện công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc Nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Nghiên cứu vấn đề lý luận công tác văn thư 3.2 Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc, rõ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế 3.3 Đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc Đối tượng, phạm vi phương pháp nghiên cứu 4.1 Về đối tượng nghiên cứu : Những vấn đề lý luận thực tế công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc 4.2 Về phạm vi nghiên cứu - Không gian : phạm vi UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc - Thời gian : năm 2016 - 2018 4.3 Về phương pháp nghiên cứu + Phương pháp vật biện chứng: dựa quan điểm vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính tốn, luận giải đánh giá vấn đề liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan cách hợp lý + Phương pháp thu thập thông tin: phương pháp dùng chủ yếu để thực nhằm thu thập thơng tin có liên quan công tác văn thư-lưu trữ để làm sở phân tích, đánh giá đề tài; + Phân tích văn bản, liệu: từ thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý, qua thu kết trình nghiên cứu để hiểu thực trạng tìm giải pháp; + Phương pháp mơ tả để để trình bày thực trạng vấn đề nội quy, quy chế quan; + Phương pháp vấn: tiến hành hỏi cán bộ, nhân viên để tìm hiểu cách rõ ràng thực trạng; + Phương pháp so sánh, đối chiếu thông tin: Nhằm so sánh thông tin với để đưa phương pháp tối ưu nhất, đánh giá khách quan Bố cục Khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận danh mục viết tắt, Khóa luận tốt nghiệp bao gồm 03 chương : CHƯƠNG : CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 3.1 Định hướng công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường thời gian tới - Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Cần vào quy định pháp luật hành để soạn thảo, ban hành quy chế sap cho phù hợp với thực tế quan Ví dụ: “Hiện văn quy phạm pháp luật ban hành nhiều điểm xa rời với thực tiễn Cấp huyện đơn vị trung gian Trung ương địa phương nên nhiều quy định cịn chưa phù hợp Do việc áp dụng vào thực tiễn cịn gặp nhiều khó khăn gây chồng chéo Chẳng hạn theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quan có tính pháp lý, có dấu, có biên chế, có tài khoản riêng thành lập phông lưu trữ riêng Như vậy, cấp huyện phịng, ban chun mơn coi quan phòng ban lại xem đơn vị thuộc UBND huyện Do việc xây dựng ban hành danh mục hồ sơ hồ sơ hành gặp khó khăn vướng mắc chưa thực được…”-trích “Bài thu hoạch tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2013” cán văn thư Nguyễn Xuân Dưỡng - chuyên viên Văn thư) - Lãnh đạo văn phòng cần phải quan tâm sát liệt công tác kiểm tra, tra việc thực quy định công tác văn thư-lưu trữ, bám sát theo kế hoạch Sở muốn cơng tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu vai trị việc định hướng, đạo đúng, sát thực tế quan trọng Cần phải kiểm tra, tra việc kho lưu trữ đột xuất, thường xuyên Kiểm tra có kết cần phải kết luận, kiến nghị thông báo quan, tổ chức kiểm tra biết Lãnh đạo Văn phòng cần phải nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, lưu trữ để học tập tìm tịi 33 kinh nghiệm, phương pháp quan để vận dụng vào quan Bên cạnh cần phải sâu sát việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cán công tác văn thư, lưu trữ, biết động viên, khuyến khích kịp thời chuyên viên để tạo cảm hứng biết phê bình kịp thời để cán rút kinh nghiệm Cần nghiêm khắc xây dựng chế tài xử phạt cán làm việc thiếu trách nhiệm, chưa thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào quan - Nâng cao nhận thức cán phận Văn thư cán quan, để họ thấy tầm quan trọng công tác văn thư Các cán cần phải nhận thức việc vơ quan trọng, phải đảm bảo nghiêm túc quy trình bảo quản, khơng cho cán khác vào tự ý tra tìm mà khơng có đồng ý hay khơng đích thân tra tìm Bên cạnh đó, thân cán công tác Văn thư lưu trữ cần phải tự biết nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ Cần phải thường xuyên nghiên cứu, cập nhật văn quy phạm pháp luật cong tác văn thư, lưu trữ; đồng thời tự rèn luyện kỹ cần thiết để đàm bảo thực công tác văn thư lưu trữ kỹ sử dụng máy tính thành thạo, kỹ sử dụng trang thiết bị đại, kỹ giao tiếp ứng xử, rèn luyện nề nếp, lối sống làm việc có trách nhiệm, chuyên nghiệp - Đẩy mạnh đầu tư công xây dựng sở vật chất cho công tác văn thư Kịp thời sửa chữa máy móc hỏng, tăng cường chi phí để mua sắm thêm thiết bị máy in, máy scan, máy tính, nên mua loại máy photo đại, có chất lượng cao để đảm bảo hồn thành cơng việc hiệu Riêng kho lưu trữ, cần phải theo dõi sát sao, cần thiết phải trang bị điều hịa, kệ mới, hút ẩm, bình chữa cháy, camera giám sát, - Chế độ phụ cấp người làm cơng tác văn thư - lưu trữ cịn thấp, để cán văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề, cần quan tâm đến tiền lương, phục cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại ngành văn thư-lưu trữ để phát huy hết khả 34 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn thư UBND huyện Vĩnh Tường 3.2.1 Đổi nhận thức công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường phục vụ yêu cầu cải cách hành Trong giai đoạn hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ yêu cầu, đòi hỏi cấp bách đất nước ngày phát triển tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế mang tầm khu vực giới như: ASEAN, WTO… đội ngũ cán cần phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin cách nhanh chóng, đầy đủ xác phục vụ cho q trình lãnh đạo góp phần vào cơng xây dựng đất nước dân giàu - nước mạnh - xã hội công ,dân chủ - văn minh kịp thời thực ý kiến đạo cấp ban hành xuống tránh tình trạng bỏ sót văn đưa xuống lãnh đạo lại không nhận nhận không kịp thời làm ảnh hưởng đến hiệu cơng việc khơng mà cịn tránh hậu nghiêm trọng xảy Cịn có đơn thư, khiếu nại cơng dân cần phải chuyển tới người có trách nhiệm giải để trả lời cơng dân cách sớm phục vụ nguyện vọng dân tránh tình trạng dây dưa kéo dài từ tạo niềm tin dân vào lãnh đạo đảng nhà nước Công tác văn thư thủ tục hành máy quản lý nhà nước hạn chế cần khắc phục đổi cho tốt Chính mà điều cần phải đổi nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên cơng tác để tiến tới cải cách hành đất nước Khi có nhận thức đúng, hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn thư có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục hạn chế làm công tác ngày tốt phục vụ cho việc quản lý, phát triển kinh tế địa phương Văn phương tiện ghi tin chuyền tin hữu hiệu xác Thơng tin văn mà UBND cấp nhận ban hành gồm thông tin trị, kinh tế, văn hố xã hội…các quan sử dụng tài liệu văn phương tiện để thực truyền đạt định quản lý Hiện số cán bộ, nhân viên hiểu chưa nghĩa công 35 tác văn thư cho việc đóng dấu, nhận văn nên chưa phát huy hết vai trò lợi ích mà cơng tác mang lại dẫn đến tình trạng cịn trì trệ, chưa có đầu tư thích đáng Vì mà trước áp lực mới, yêu cầu công tác quản lý nhà nước xã hội địi hỏi cơng tác văn thư-lưu trữ cần xem xét toàn diện cần tránh nhìn thiếu khách quan, phía Có cơng tác ngày phát huy tốt vai trị Cần phải hiểu rõ tầm quan trọng thông tin, thông tin cung cấp cho người sử dụng hiểu biết thông tin diễn hàng ngày không nước mà giới Giúp cho người lựa chọn thơng tin cần thiết cho trình hoạt động quan, thân mà thời gian phát triển CNTT Công tác văn thư nguồn thông tin nguồn giúp nhà lãnh đạo đưa phương hướng, định sáng suốt, xác, kịp thời mang lại hiệu thiết thực Văn phịng ví “cổng gác thông tin” lẽ thông tin đến hay đựoc thu nhận xử lý văn phịng mà có cơng tác văn thư tiếp nhận lưu trữ lại thông tin phục vụ cho trình hoạt động phát triển quan, tổ chức Là công tác thiếu hoạt động quan nhà nước Và kinh tế phát triển cơng tác văn phòng nhiều quan áp dụng để phục vụ cho trình giao tiếp với khách hàng Văn phịng ví mặt quan nhìn vào người ta đánh giá 3.2.2 Hồn thiện công tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên Hiện máy quản lý nhà nước ta cịn có nhiều bất cập như: máy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành giải tốn nhiều thời gian gây khó khăn cho công dân cần giải để đáp ứng xu phát triển đất nước.Vì máy quản lý nhà nước có nhiều ảnh hưởng có tính định quan tổ chức Đổi hồn thiện cơng tác văn phịng, văn thư có tác động trực tiếp đến thể chế hành nội dung quan trọng cải cách hành nhà nước Hiện đảng nhà nước ta trọng đến công tác đổi xây 36 dựng, ban hành văn góp phần cải cách hành chính.Để hồn thiện cơng tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường vấn đề kiện tồn tổ chức xây dựng cán văn thư văn phòng nhân tố định Đây ba mặt cấu trúc văn phịng đại: Trang bị trình độ cao, người làm việc văn phòng đào tạo đa năng, có trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ hành ngày hồn thiện Cần hồn thiện cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, nhân viên có phân cơng cơng việc hợp lý để giảm bớt biên chế khối lượng công việc giao cho nhân viên hợp lý, tránh trưịng hợp người phải làm q nhiều cơng việc Dẫn đến người chịu nhiều áp lực cơng việc làm cho cơng việc khó đạt hiệu cao có mâu thuẫn nội Chính mà cơng tác văn thư-lưu trữ cần hồn thiện liên quan đến hầu hết đơn vị, phịng, ban, cán cơng chức Đối với cán bộ, nhân viên: cần đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán văn thư-lưu trữ học lớp bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ để q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh kịp thời Tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cơng việc, cần tổ chức lớp tập huấn chỗ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức Nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT để ứng dụng sử dụng thành thạo phục vụ tốt cho công việc thời đại để tránh lạc hậu, lúng túng triển khai thực Nhanh nhạy nắm bắt thơng tin để cung cấp cách nhanh xác, kịp thời để tránh trường hợp thơng tin cung cấp khơng cịn phù hợp với thực tiễn Để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, lãnh đạo nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với 37 tình hình thực tế Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên văn thư-lưu trữ Bên cạnh văn phịng UBND huyện Vĩnh Tường cần có sách để khuyến khích cán nhân viên như: tổ chức buổi tham quan, tăng phụ cấp cho cán nhân viên 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác văn thư - lưu trữ văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường Để đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang tiết bị quan, văn phịng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu công việc cách tốt Một văn phòng đại trang thiết bị yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng, giảm bớt gánh nặng cho cán nhân viên Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên làm việc có tạo suất cao Hiện nay, mà trang thiết bị KHKT ứng dụng sâu rộng vào công tác văn phịng mang lại hiệu cao cơng tác.Các phương tiện ngày phong phú, đa dạng như: máy tính điện tử, máy photocoppy, máy fax, máy in, với trang thiết bị thơng thường là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bút, giá đựng hồ sơ trang thiết bị cho công tác lưu trữ phải không ngừng đổi mới, củng cố cho đầy đủ thiết bị thông thường tủ, phương tiện di chuyển tài liệu kho lưu trữ đến dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, phương tiện phòng cháy, chữa cháy đa dạng phong phú chủng loại thuận tiện cho việc lựa chọn Sự phát triển sở điều kiện tốt để tăng cường đổi trang tiết bị kỹ thuật cho công tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhận thấy tác dụng trang thiết bị khơng số nơi đầu tư cho sở vật chất cho công tác 38 văn phịng song khơng phải quan nhận thấy điều hay chi phí q lớn nên quan khơng giám đầu tư Đứng trước tiến trình cơng nghiệp hố đại hố đất nước hội nhập giới để không rơi vào tình trạng lạc hậu sau thời đại cần thực số vấn đề đặt ra: phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thực hiện đại hố cơng sở hệ thống hành phù hợp với yêu cầu chế quản lý giúp nâng cao hiệu công việc Hiện phịng văn thư lưu trữ huyện thiếu số trang thiết bị cần đổi số thiết bị chưa có cần đầu tư mua để phục vụ tốt cho cơng tác Văn phịng UBND huyện Vĩnh Tường cần áp dụng trang thiết bị để nâng cao cơng tác văn phịng, văn thư để tiết kiệm thời gian giải công việc nhanh chóng, kịp thời, xác.Khi lựa chọn cần phải lựa chọn trang thiết bị cho phù hợp với không gian làm việc cách bố trí phịng để tránh gây phản cảm cho người sử dụng, khoản chi phí đầu tư mua trang thiết bị mà lại khơng phù hợp gây tình trạng lãng phí 3.2.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ công tác văn thư Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng đầy đủ hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại hóa cho cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ vận hành thơng suốt kết hợp với người đào tạo đạt đến trình độ cao giúp cho cơng việc trơi chảy, nhanh chóng Trong cơng tác văn phịng, phận văn thư UBND huyện Vĩnh Tường đạt kết định bên cạnh cịn điểm cần khắc phục để đáp ứng cơng cải cách hành theo chế “một cửa, cửa liên thông” mà UBND huyện bước đầu thực Cơng tác văn phịng, văn thư có trang thiết bị đại có người làm việc đào tạo đạt trình độ cao thiếu quy tắc, khơng có tính khoa học khơng có kết cao Bởi cần có kết hợp ăn khớp hai yếu tố 39 mang lại hiệu cao cơng việc Hiện cịn có hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố đại hố đất nước Các nghiệp vụ văn phòng soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, chỉnh lý tài liệu…cũng cần có quy chế, quy định cụ thể rõ ràng, nghiệp vụ hành có vai trị kết nối trang bị kỹ thuật với người.Trong công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường cần ý hoàn thiện khâu sau: - Xây dựng hệ thống quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn xử lý văn - Công tác tổ chức quản lý giải văn đến, văn - Hồn thiện cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ - Có biện pháp để giải hồ sơ tích đống 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn Trong trình cải cách hành UBND huyện Vĩnh Tường đạt kết định song liền với nhược điểm địi hỏi cần rút kinh nghiệm để tốt Cần xây dựng chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành, xử lý văn phải có quy chế, quy định rõ ràng công tác cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhân bản, ký văn bản, đóng dấu văn bản, cần vào quy định nhà nước, hướng dẫn cục văn thư lưu trữ nhà nước chức nhiệm vụ, thẩm quyền quy chế hoạt động UBND huyện Các phòng ban soạn thảo văn cần phải ý đến cỡ chữ, kiểu chữ văn ban hành huyện có văn bị sai lỗi ví dụ ban hành định sau dấu chấm phẩy đến cuối sử dụng dấu phẩy thực tế có văn dùng dấu chấm sai với quy định, cần có quy định rõ ràng thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn để biết, văn phải trình bày hai mặt tờ giấy có đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực tính pháp lý văn ban hành Tình trạng văn tới phịng văn thư để đăng ký, đóng dấu văn để 40 chuyển chưa có chữ ký nháy người có thẩm quyền, trách nhiệm nên phải khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư khơng đóng dấu văn chưa có chữ ký cấp trên, cần tuân thủ bước theo quy định nhà nước Cũng cần phải quy định rõ trách nhiệm cho ngưịi có thẩm quyền để ban hành văn không bị sai thẩm quyền ký để quy trách nhiệm cụ thể xác cho người Vì có trường hợp lợi dụng điều để làm điều trái pháp luật lợi ích thân gây hậu nghiêm trọng Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đến hạn nộp lưu phịng chun mơn 3.2.4.2 Đổi cơng tác quản lý văn đến, văn văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường - Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đơn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV - Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 41 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào Sổ đăng ký văn đi, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) Để nâng cao hiệu công tác UBND huyện Vĩnh Tường cần phát huy ưu điểm đồng thời khắc phục yếu Cung cấp kịp thời, nhanh chóng đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý UBND huyện Thế kỉ 21 với việc bùng nổ thông tin dẫn đến tải bị chìm giới thơng tin, nguồn lực thông tin vô quan trọng vượt nên nguồn lực khác Khi thông tin nhiều đặt vấn đề sử dụng quản lý cho thích hợp, có hiệu quả.Thơng tin văn có vai trị quan trọng hoạt động UBND huyện Vĩnh Tường tình hình phát triển kinh tế- xã hội địa phương Chính việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước thời đại ngày nhiệm vụ hàng đầu công tác văn thư Về công tác quản lý văn đến văn văn phịng UBND huyện Vĩnh Tường cần có biện pháp khắc phục để tốt hơn: Các phòng, ban chuyên môn tự chịu trách nhiệm nội dung, hình thức văn soạn thảo trình lãnh đạo ký trực tiếp Nếu quan quản lý văn sổ cần có quy định rõ ràng việc sử dụng, nên có loại sổ khác để dễ quản lý sử dụng cần thiết, đăng ký vào sổ hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, nên tổ chức hai loại văn đến với hai loại màu khác nhau.có loại sổ đăng ký như: sổ cơng văn đến đi, sổ định đến đi, sổ kế hoạch thông báo….như UBND huyện Vĩnh Tường làm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng - Nếu sử dụng việc quản lý văn máy vi tính cần lập file, có phần mền khác để quản lý văn để thao tác tìm văn nhanh chóng khơng gặp khó khắn, khơng nên để q nhiều loại văn vào file 42 gây nhầm lẫn khơng thuận tiện sử dụng ví dụ để văn khơng hợp lý lãnh đạo muốn tìm thơng tin thời gian gây phản cảm cho người khác , quản lý văn máy vi tính hình thức tốt vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian làm việc tạo suất cao công việc Lập văn thành tập tài liệu có số thứ tự theo loại văn thư thực Lập hồ sơ gốc cần thiết tìm dễ dàng tránh tình trạng văn - Hạn chế việc văn để vừa tiết kiệm tiền của, tránh sai sót tới nơi cần gửi văn bản: văn liên quan tới chức nhiệm vụ quan, phịng, ban có trách nhiệm để giải quyết.Việc y văn gửi đI mang tính chất để biết nên hạn chế, thơng báo qua họp hay đưa văn lên mạng… Cần có kiểm sốt chặt chẽ việc ký photo văn bản, có quy định rõ ràng văn bắt buộc phải có chữ ký sống, loại dùng chữ ký photo hạn chế phát đối tượng lợi dụng văn làm trái pháp luật Các thủ tục phát hành tất văn sau có chữ ký thức lãnh đạo nên thực phận văn thư 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống Cơng tác lập hồ sơ việc vơ quan trọng có ý nghĩa thiết thực hoạt động quan, ảnh hưởng tới phát triển kinh tế xã hội địa phương mà UBND huyện Vĩnh Tường phải có quy định rõ ràng, chế tài cụ thể việc lập hồ sơ vào lưu trữ huyện Vì có văn sau giải xong bị thất lạc khơng tìm thấy cần tái sử dụng khơng đủ sở để kiểm tra công việc rút kinh nghiệm giải công việc thiếu thông tin Những tài liệu có liên quan đến hay tài liệu chủng loại 43 nên sếp với để tìm dễ ràng Ví dụ như: định xếp danh mục, công văn danh mục riêng biệt tránh việc nhầm lẫn, dễ tìm, dễ bảo quản Có nhứng văn cụ thể quy định loại hồ sơ mà quan, đơn vị phải lập cục văn thư – lưu trữ việc lập: hồ sơ cán bộ, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc…quy định thời hạn bảo quản văn thuộc diện nộp lưu Cũng cần có quy định rõ ràng cụ thể việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ để qua đánh giá lực hiệu làm việc cán bộ, nhân viên Các phòng, ban huyện văn phòng cần lập danh mục hồ sơ cơng việc đơn vị Việc nộp hồ sơ lưu trữ phải thực nghiêm túc, đảm bảo chất lượng hồ sơ dựa vào hai văn bản: - Một là: văn cục lưu trữ Nhà nước công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 hướng dẫn xây dựng ban hành danh mục số quan, tổ chức buộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh lưu trữ huyện, huyện phải xây dựng ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc UBND huyện thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo chế độ lịch sử - Hai là: Cần vào công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng năm 2004 cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện theo chế độ lịch sử Khi tiến hành lập hồ sơ cần phải phân loại cẩn thận tránh trường hợp văn có giá trị cần lưu trữ để sử dụng khơng cho vào lưu trữ, cịn tài liệu huỷ bỏ lại lưu trữ Văn phòng UBND huyện nên thử áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ máy vi tính để vừa khoa học vừa dễ tìm, thời gian Cần tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, công chức UBND huyện việc lập hồ sơ thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực công việc lập danh mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý đơn vị Cần phải họp để ban hành 44 danh mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ Hiện UBND huyện thực trước huỷ bỏ tài liệu họp để xác định xác tài liệu cần bảo quản tài liệu huỷ bỏ Hàng năm nhân viên lưu trữ huyện phải tiến hành thu đầy đủ tài liệu từ nguồn nộp lưu Việc thu tài liệu hàng năm vào lưu trữ huyện phải tiến hành theo quy định nhà nước, thu tài liệu phải lập biên mục hồ sơ Đối với tài liệu bị chất đống cần có kinh phí đầu tư để chỉnh lý 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường CNTT với thành tựu kỳ diệu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cơng tác văn phịng thay đổi Đưa người sang kỷ nguyên với trang bị phương tiện đại Hầu hết công việc văn phịng, có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin: máy vi tính, phương tiện kỹ thuật đại Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường trang bị như: máy fax, máy tính, luồng thông tin đầu vào đầu qua sổ cơng văn từ nhân viên lưu trữ phân loại lưu trữ cho phù hợp với phông lưu trữ quan Hiện máy vi tính thơng qua việc nối mạng( LAN, WAN) xử lý văn đến cách nhanh chóng, xác truyền mạng.Việc lưu trữ dùng film, micro film, băng từ, đĩa từ lưu trữ thơng tin với trữ lượng lớn tăng hàng triệu lần Do khơng cần chép, nhân in văn phát hành theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện trước Với việc xuất đĩa cứng, đĩa quang, xử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học lưu trữ thông tin với khối lượng lớn Bằng cách vừa tìm kiếm thơng tin vừa trao đổi với đối tác thông tin cần thiết, chi phí lúc đầu bỏ lớn lợi ích mang lại vô to lớn vừa tiết kiệm thời gian, công sức Một ngươì dù có thơng minh hay có chí nhớ tốt đến đâu khơng thể nhớ hết khối lưọng thông tin khổng lồ từ năm sang năm khác quan hành nhà nước hàng năm văn đến nhiều với 45 tiến khoa học kỹ thuật giải vấn đề Chính mà văn phịng UBND huyện Vĩnh Tường cần áp dụng tiến CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ để hiệu cơng việc tăng lên, trở thành văn phịng đại “văn phịng khơng giấy” khơng cịn phải tủ đựng hồ sơ mà thay vào đĩa mềm đĩa cứng để quản lý, xử lý thông tin đầu vào, đầu nhanh chóng, liên hệ làm việc thuận tiện Khi máy tính nối mạng phải có khố với mật để bảo vệ thông tin máy ứng dụng CNTT tìm kiếm thơng tin trao đổi thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo để định sáng suốt Khi quản lý văn cần có phần mềm quản lý Nhất để thực công văn số: 733/VP-HCTC văn phòng thành phố Hà Nội việc không gửi giấy mời cho sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà gửi qua đường điện tử qua điện thoại cầm tay địi hỏi UBND huyện phải ứng dụng CNTT để cập nhật thơng tin nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo quan kịp thời xác chánh sai sót 3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ Hiện đội ngũ cán tượng lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật, muộn sớm, làm uống rượu bia, chơi game…những việc làm sai với quy định, ý thức trách nhiệm chưa nâng cao, hành vi số người lại gây ảnh hưởng lớn đến cơng việc, gây thất tiền nhà nước, đánh lòng tin nhân dân đội ngũ cán Điều đòi hỏi phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát Lãnh đạo quan phải thường xuyên quan tâm, sát tình hình hoạt động cơng tác văn thư-lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán nhân viên, khơng mà cịn để nâng cao hiệu cơng việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây hậu nghiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến 46 người có trách nhiệm liên quan tránh tình trạng đùn đẩy,chốn tránh trách nhiệm, kiên sử lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định nhà nước Ví dụ: tình trạng văn thư tiếp nhận văn có văn mật người khác biết nội dung, hay tình trạng cịn người khác đóng dấu mà việc kiểm tra cơng tác văn thư-lưu trữ vô quan trọng phần định tới thành công hoạt động văn phịng huyện Khơng mà q trình phát sáng kiến cách làm hay cán bộ, nhân viên kịp thời động viên, khen thưởng để họ hăng say với công việc Đồng thời giải thích cho người hiểu tơn trọng quy định công tác văn thư- lưu trữ Tạo tình cảm tốt đẹp cấp cấp 47 ... văn thư theo cách thức riêng 17 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHỊNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC 2.1 Tổng quan ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường - tỉnh Vĩnh Phúc. .. văn thư UBND huyện Vĩnh Tường tỉnh Vĩnh Phúc 10 CHƯƠNG : NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG -TỈNH VĨNH PHÚC 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư phận gắn... YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 1.6 TẦM QUAN TRỌNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .16 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC