Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Giáo viên hướng dẫn : ThS TỐNG DUY TÌNH

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LAN ANH

Khóa luận được bảo vệ tại hội đồng chấm thi

Trường Đại Học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội

Hà Nội - 2019

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI CẢM ƠN 4

MỞ ĐẦU 5

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 5

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 5

3 NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 5

4 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 6

5 BỐ CỤC CỦA KHÓA LUẬN 6

CHƯƠNG 1 : NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG -TỈNH VĨNH PHÚC 8

1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 8

1.2 QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 8

1.3 NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 9

1.4 VỊ TRÍ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 10

1.4.1 VỀ VỊ TRÍ 10

1.4.2 VỀ VAI TRÒ Ý NGHĨA 10

1.5 YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 12

1.6 TẦM QUAN TRỌNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC 15

2.1 TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC 15

2.1.1 VỀ VỊ TRÍ ĐỊA LÝ 15

2.1.2 VỀ ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN 15

2.1.3 VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 16

2.2 CƠ CẤU, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG .17

2.2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG .17

2.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG

CHUYÊN MÔN THUỘC UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 18

2.3 TÌNH HÌNH BỘ MÁY NHÂN SỰ VÀ VIỆC XÂY DỰNG BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 19

2.3.1 BỘ MÁY NHÂN SỰ 19

2.3.2 XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 20

2.4 Thực trạng về công tác thực hiện và quản lý công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường 21

2.4.1 NĂM 2016 21

2.4.2 NĂM 2017 22

2.4.3 NĂM 2018 23

2.5 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 25

2.5.1 ƯU ĐIỂM 26

2.5.2 TỒN TẠI VÀ HẠN CHẾ 27

2.5.3 NGUYÊN NHÂN CỦA TỒN TẠI, HẠN CHẾ 28

CHƯƠNG 3 : CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 30

3.1 ĐỊNH HƯỚNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG TRONG THỜI GIAN TỚI 30

3.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 32

3.2.1 ĐỔI MỚI NHẬN THỨC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG PHỤC VỤ YÊU CẦU CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH HIỆN NAY 32

3.2.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ CÁN BỘ NHÂN VIÊN 33

3.2.3 TĂNG CƯỜNG CƠ SỞ VẬT CHẤT PHƯƠNG TIỆN, TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN

PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 35 3.2.4 HOÀN THIỆN CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ.36 3.2.5 ỨNG DỤNG CNTT VÀO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG 42 3.2.6 TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC ĐÔN ĐỐC, KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ 43 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO……….46

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Giải thích từ được viết tắt

HĐND Hội đồng nhân dânUBND Ủy ban nhân dânTTHC Thủ tục hành chínhCNTT Công nghệ thông tin

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này trước hết em xin gửi đến quý thầy,

cô giáo trong khoa Quản lý Nhà Nước trường Đại Học Kinh doanh và Côngnghệ Hà Nội lời cảm ơn chân thành nhất

Đặc biệt, em xin gửi đến thầy giáo TS Tống Duy Tình, người đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này lời cảm ơn sâu sắcnhất

Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo của UBND huyệnVĩnh Tường đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được thực hành tìm hiểu vànghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan

Cuối cùng em xin cảm ơn các chị phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường đã giúp đỡ, cung cấp những văn bản, số liệu thực tế

HĐND-để em hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này

Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội bước ra đời sống thực tế để

áp dụng những kiến thức mà các thầy, cô giáo đã giảng dạy Qua việc thực tập

và nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ íchtrong ngành nghề mà em đang theo học đồng thời cũng có thêm nhiều kiến thức

để áp dụng vào công việc mai sau của bản thân

Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu văn thư – lưu trữ,tiếp cận với thực tế cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên khôngthể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được Em rấtmong được sự đóng góp của quý thầy, cô và các bạn để đề tài của em được hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ta đang thực hiện cải cách nền Hành chính Quốc gia, do vậy màviệc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư đã đóng góp mộtphần quan trọng không thể thiếu Bên cạnh đó, sự phát triển vượt bậc của cácngành nghề trong tất cả các lĩnh vực đòi hỏi chúng ta phải học tập, rèn luyện, tudưỡng bản thân để phù hợp với sự phát triển đó của đất nước

Công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các cơ quan hànhchính nói chung và UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng Làm tốt công tác vănthư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chấtlượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội vàphòng chống tệ quan liêu giấy tờ Chính vì vậy, công tác văn thư ngày càng trởnên quan trọng, là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của các cơquan quản lý Nhà nước

Từ vai trò, ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư đối với UBND cấp

huyện, do vậy em đã chọn đề tài : “Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân

huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc” Dưới sự hướng dẫn tận tình của Nhà

trường và các thầy cô giáo cùng với sự đồng ý của HĐND - UBND huyện VĩnhTường, tỉnh Vĩnh Phúc, em đã về thực tập tại UBND huyện Trong thời gianthực tập, em đã có nhiều điều kiện để tìm hiểu, bám sát về công tác văn thư tạiUBND huyện vĩnh Tường, tìm những số liệu quan trọng để phục vụ cho bàiKhóa luận

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu các vấn đề về công tác văn thư của UBND huyện Vĩnh Tường,làm rõ các ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư, đưa ra hướng đi đúng đắn,các biện pháp hoàn thiện của công tác văn thư tại UBND huyện Vĩnh Tường,tỉnh Vĩnh Phúc

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác văn thư

3.2 Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện

Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc, chỉ rõ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của các hạnchế.

3.3 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác văn thư tại văn phòng UBNDhuyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

4 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu.

4.1 Về đối tượng nghiên cứu :

Những vấn đề lý luận và thực tế về công tác văn thư tại UBND huyện VĩnhTường, tỉnh Vĩnh Phúc

4.2 Về phạm vi nghiên cứu

- Không gian : trong phạm vi UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

- Thời gian : năm 2016 - 2018

4.3 Về phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp duy vật biện chứng: dựa trên quan điểm duy vật biện chứng

để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan đếncông tác văn thư lưu trữ cơ quan một cách hợp lý

+ Phương pháp thu thập thông tin: phương pháp được dùng chủ yếu để thựchiện nhằm thu thập những thông tin có liên quan công tác văn thư-lưu trữ để làm

cơ sở phân tích, đánh giá trong đề tài;

+ Phân tích văn bản, dữ liệu: từ những thông tin, tài liệu thu thập được, tiếnhành phân tích, xử lý, qua đó thu được kết quả của quá trình nghiên cứu để hiểuthực trạng và tìm giải pháp;

+ Phương pháp mô tả để để trình bày về thực trạng vấn đề về nội quy, quy

chế tại cơ quan;

+ Phương pháp phỏng vấn: tiến hành hỏi các cán bộ, nhân viên để tìm hiểumột cách rõ ràng nhất thực trạng;

+ Phương pháp so sánh, đối chiếu thông tin: Nhằm so sánh các thông tin vớinhau để đưa ra phương pháp tối ưu nhất, đánh giá khách quan nhất

5 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục viết tắt, Khóa luận tốt nghiệpbao gồm 03 chương :

Chương 1 : Những cơ sở lý luận về công tác văn thư tại UBND huyện VĩnhTường tỉnh Vĩnh Phúc

Chương 2 : Thực trạng của công tác văn thư tại UBND huyện Vĩnh Tườngtỉnh Vĩnh Phúc

Chương 3 : Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác văn thư tạiUBND huyện Vĩnh Tường tỉnh Vĩnh Phúc

CHƯƠNG 1 : NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG -TỈNH VĨNH PHÚC

1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong cơ quan, các tổ chức công tác văn thưngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt, trong cuộc cải cách hành chínhnhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổimới

Theo PGS Vương Đình Quyền thì công tác văn thư là khái niệm dùng đểchỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành để đảm bảo thông tin văn bản chohoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư đưa ra : “ Công tácvăn thư bao gồm các việc để soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tàiliệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và

sử dụng con dấu”

1.2 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư được quy định tại Điều 27Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể như sau:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;

- quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp

luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

1.3 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 03nội dung cơ bản sau :

- Một là, soạn thảo và ban hành văn bản

Nội dung này bao gồm :

xác định vấn đề nội dung cần soạn thảo;

lựa chọn thông tin, tài liệu;

 lựa chọn tên loại, xác định thể thức;

xây dựng đề cương bản thảo; viết bản thảo;

 duyệt bản thảo;

 trao đổi ý kiến, sữa chữa dự thảo;

hoàn thiện văn bản;

 kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành;

ký và ban hành

- Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản bao gồm :

tổ chức, giải quyết văn bản đến và đi

lập hồ sơ hiện hành

giao nộp hồ sơ tài liệu vào cơ quan lưu trữ

- Ba là, quản lý và sử dụng con dấu

Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho aimượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõràng ngay ngắn

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõtên người và công việc cụ thể

Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báocáo cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặtdấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu

1.4 Vị trí và vai trò của công tác văn thư

1.4.1 Về vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn haynhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ratrong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các

tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chínhtrị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếutrong công tác văn phòng

1.4.2 Về vai trò ý nghĩa

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chínhsách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu

đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triểnkhai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạthiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từvăn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tinmang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có ý nghĩa vai trò to lớn :

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu,giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thựchoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cầnthiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổchức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của

cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đượclập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn

vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm

thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước

để làm những việc trái pháp luật

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

1.5 Yêu cầu về công tác văn thư

Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến vănbản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan Vì vậy cần tuân thủ chặt chẽcác yêu cầu:

- Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết các công việc của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào việcxây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầunày cần xem xét mức độ quan trọng, khẩn để xây dựng và ban hành văn bảnnhanh chóng, chuyển văn bản đúng người, kịp thời để không bị sót việc, chậmviệc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyếtvăn bản

- Chính xác:

Khi tiến hành thực hiện cần đảm bảo sự chuẩn xác không chỉ nội dung màcòn cả hình thức và các khâu chuyên môn nghiệp vụ bởi công tác văn thư là hoạtđộng cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản

- Bí mật :

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản,tổchức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí văn phòng làm việc của cán bộ văn thưđến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đãđược quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng nhà nước( nay là Ủy ban thường vụ quốc hội ) và cơ chế bảo vệ bí mật của Nhà nước củaHội đồng bộ trưởng ( nay là Chính Phủ )

- Hiện đại :

Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc

đã trở thành tiền đề đảm bảo công tác văn thư ở các cơ quan có năng suất chấtlượng cao Hiện nay, nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách nhwung phải tiếnhành từng bước phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nướccũng như điều kiện cụ thể ở mỗi cơ quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạchajaucoi thường việc áp dụng phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế cóliên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư

1.6 Tầm quan trọng về công tác văn thư

Công tác văn thư có vai trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng hầu hết các hoạt động quản lý, chỉđạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày của các cơ quan đều gắn liền vớivăn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cáccán bộ công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vàoviệc soạn thảo và ban hành văn bản cũng như lập hồ sơ về những việc được giaogiải quyết Vì vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức Đồng thời cũng tạo nênbằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cánhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác này các cơ quan, tổ chức nóichung và đặc biệt là các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng đã và đang rất chútrọng đến hoạt động công tác văn thư Mặc dù ở các mức độ khác nhau việc bốtrí của các cơ quan có thể là tổ chức văn thư chuyên trách hay kiêm nhiệm

nhưng hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có bộ phận đảm nhận hoạt động này.Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cũng như quy mô của mình các cơ quan, tổchức, bố trí hoạt động văn thư theo các cách thức riêng của mình.

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VĂN PHÒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG - TỈNH VĨNH PHÚC

2.1 Tổng quan về ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường - tỉnh Vĩnh Phúc

2.1.1 Về vị trí địa lý

Vĩnh Tường là huyện nằm ở đỉnh tam giác đồng bằng Bắc Bộ, nằm bên tảngạn sông Hồng ở về phía Tây Nam của tỉnh Vĩnh Phúc Bắc giáp huyện LậpThạch và Tam Dương; Tây Bắc giáp thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ, tây giáphuyện Ba Vì, thị xã Sơn Tây (thành phố Hà Nội); đông giáp huyện Yên Lạc

Vị trí địa lý của Vĩnh Tường nhìn chung rất thuận lợi cho phát triển kinh tế.Vĩnh Tường tiếp giáp với thành phố công nghiệp Việt Trì, thị xã Sơn Tây, cận

kề với thành phố tỉnh lị Vĩnh Yên…Huyện có 9 tìm đường Quốc lộ 2A và 14

km đường Quốc lộ 2C chạy qua; đồng thời có hai ga hàng hoá đường sắt tuyến

Hà Nội - Lào Cai (Bạch Hạc và Hướng Lại); về đường sông có hai cảng trênsông Hồng tại xã Vĩnh Thịnh và xã Cao Đại, có hai khu công nghiệp ChấnHưng, Đồng Sóc và cụm KT-XH Tân Tiến đang được triển khai; có Đầm Rưngrộng khoảng 80 ha là trung tâm du lịch đầy tiềm năng trong tương lai…Nhữngyếu tố đó mang lại cho Vĩnh Tường một vị trí khá quan trọng trong chiến lượcphát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, là điều kiện thuận lợi để nhân dân VĩnhTường tiếp cận, giao lưu, trao đổi hàng hoá, phát triển kinh tế, văn hoá xã hộivới các vùng lân cận

2.1.2 Về điều kiện tự nhiên

a Về dân số :

Là một huyện đồng bằng nên mật độ dân số của Vĩnh Tường tương đối cao,năm 2004 là 1.346 người/km2 (cao hơn mức trung bình của tỉnh Vĩnh Phúc cùngthời điểm với 874 người/km2); đặc biệt ở khu vực nông thôn, năm 2010, mật độdân số 1388 người/km2

Vĩnh Tường là huyện có quy mô dân số lớn so với các huyện khác trongtỉnh Tốc độ tăng dân số trong huyện không cao, chỉ khoảng 1,142%

Về dân tộc: Dân tộc kinh 196.712 người, chiếm 99,91%; dân tộc Tày 103

người, chiếm 0,05%; dân tộc Thái 71 người, chiếm 0,04%.

b Về địa hình, thổ nhưỡng

Vĩnh Tường là huyện đồng bằng, lại có hệ thống đê trung ương (đê sôngHồng và sông Phó Đáy với tổng chiều dài 30 km) che chắn cả ba bề bắc - tây -nam, địa hình của huyện được chia thành 3 vùng khá rõ rệt : Vùng đồng bằngphù sa cổ; Vùng đất bãi nằm ngoài các con đê sông Hồng và sông PhóĐáy;Vùng đất phù sa châu thổ bên trong đê Sự phân chia địa hình, thổ nhưỡnghuyện Vĩnh Tường có ý nghĩa thực tiễn trong việc xác định hướng chuyển dịch

cơ cấu của từng vùng, từng địa phương theo hướng sản xuất hàng hoá, đẩy mạnhcông nghiệp hoá nông nghiệp, hiện đại hoá nông thôn ở huyện Vĩnh Tường hiệnnay

c Về khí hậu

Vĩnh Tường thuộc khu vực nhiệt đới gió mùa, nắng lắm mưa nhiều Nhưng

do nằm khá sâu trong đất liền, đồng thời có sự che chắn của hai dãy núi: dãyTam Đảo (phía Đông Bắc) và dãy Ba Vì (phía Tây) nên khí hậu ở Vĩnh Tườngkhông quá khắc nghiệt và ít bị bão lốc đe dọa Nhiệt độ trung bình trong năm là23,60c.Giữa nhiệt độ trung bình tháng cao nhất với nhiệt độ trung bình thángthấp nhất chênh lệch 120C (có tháng nhiệt độ lên tới 28,80C nhưng có thángnhiệt độ chỉ 16,80C

2.1.3 Về lịch sử hình thành

Địa danh Vĩnh Tường được hình thành và thay đổi qua nhiều thời kỳ lịch

sử Thời các Vua Hùng, Vĩnh Tường thuộc bộ Văn Lang Dưới thời thuộc Hán,

Vĩnh Tường thuộc quận Giao Chỉ Sang thời thuộc Đường, Vĩnh Tường là trungtâm của vùng đất Phong Châu Vùng đất ấy mang địa danh Vĩnh Tường phủ đặt

từ năm Minh Mệnh thứ 3 (1822) triều Nguyễn Đời xưa, có tên là Phong Châuvới nghĩa là đỉnh vùng đất bãi - đỉnh tam giác của đồng bằng châu thổ sôngHồng

Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, phủ Vĩnh Tường đổi thànhhuyện Vĩnh Tường thuộc tỉnh Vĩnh Yên Năm 1950, Chính phủ nước Việt NamDân chủ cộng hòa quyết định hợp nhất hai tỉnh Vĩnh Yên và Phúc Yên thànhtỉnh Vĩnh Phúc Huyện Vĩnh Tường được giữ nguyên Huyện Vĩnh Tường khi

đó gồm có 28 xã: An Tường, Bình Dương, Bồ Sao, Cao Đại, Chấn Hưng, ĐạiĐồng, Kim Xá, Lũng Hòa, Lý Nhân, Nghĩa Hưng, Ngũ Kiên, Phú Đa, PhúThịnh, Tam Phúc, Tân Cương, Tân Tiến, Thổ Tang, Thượng Trưng, Tứ Trưng,Tuân Chính, Vân Xuân, Việt Xuân, Vĩnh Ninh, Vĩnh Sơn, Vĩnh Thịnh, Vũ Di,Yên Bình, Yên Lập

Thực hiện quyết định 178/CP ngày 5-7-1977 của Chính phủ, huyện VĩnhTường hợp nhất với huyện Yên Lạc thành huyện Vĩnh Lạc thuộc tỉnh Vĩnh Phú.Ngày 14-10-1994, thành lập thị trấn Vĩnh Tường - thị trấn huyện lị huyệnVĩnh Lạc trên cơ sở 282,62 ha diện tích tự nhiên của xã Vũ Di và 3,348 ha diệntích tự nhiên của xã Tứ Trưng

Ngày 7-10-1995, Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam raNghị định số 63/CP chia huyện Vĩnh Lạc thành hai huyện Vĩnh Tường và YênLạc Theo đó, huyện Vĩnh Tường được tái lập từ tháng 1-1996

Ngày 12-4-2007, chuyển xã Thổ Tang thành thị trấn Thổ Tang

Ngày 23-3-2009, chuyển xã Tứ Trưng thành thị trấn Tứ Trưng

Hiện nay, sau nhiều lần thay đổi địa giới hành chính, huyện Vĩnh Tường có

26 xã và 3 thị trấn Huyện lỵ đóng ở Thị trấn Vĩnh Tường

2.2 Cơ cấu, tổ chức bộ máy của UBND huyện Vĩnh Tường

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Vĩnh Tường

- Thường trực UBND huyện :

Thường trực UBND huyện Vĩnh Tường bao gồm : 01 Chủ tịch và 03 Phó

Chủ tịch Cụ thể như sau :

- Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Vĩnh Tường : gồm 18 phòng,

cụ thể : Văn phòng; Phòng nội vụ; Phòng lao động thương binh và xã hội;Phòng tài chính, kế toán; Phòng giáo dục; Phòng văn hóa thông tin; Phòng tàinguyên và môi trường; Phòng tư pháp; Phòng nông nghiệp và phát triển nôngthôn; Thanh tra; Phòng công thương; Phòng y tế; Chi cục thuế; Ban quản lý dự

án và đầu tư XDCT; Đài truyền thanh; Trung tâm phát triển cụm công nghiệp;Trung tâm văn hóa thể thao; Trung tâm dân số, kế hoạch hóa gia đình

- Các đơn vị hành chính : Huyện Vĩnh Tường có 29 đơn vị hành chính trựcthuộc Cụ thể : Thị trấn Vĩnh Tường; Tân Cương; Việt Xuân; Nghĩa Hưng; VũDi; Ngũ Kiên; Thị trấn Tứ Trưng; Phú Đa; Vĩnh Ninh; Vĩnh Thịnh; An Tường;Tuân Chính; Tam Phúc; Bình Dương; Thượng Trưng; Lý Nhân; Cao Đại; PhúThịnh; Lũng Hòa; Tân Tiến; Đại Đồng; Kim Xá; Chấn Hưng; Yên Bình; VânXuân; Yên Lập; Thị trấn Thổ Tang; Vĩnh Sơn; Bồ Sao

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Vĩnh Tường

Theo Quyết định số 12/2010/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2010 về việcban hành Quy định, Chức năng, Nhiệm vụ, Quyền hạn của các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện Vĩnh Tường như sau :

Điều 1 Bản Quy định này về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơquan chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành thị ( sau đây gọi chung là

UBND các huyện ) Mọi hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện phải thực hiện theoQuy định của Nhà nước.

Điều 2 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có chức năngtham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về chuyên môn nghiệp vụthuộc lĩnh vực được giao, đồng thời giúp UBND cấp huyện giám sát các cơquan, đơn vị Trung ương của tỉnh đóng trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm

vụ của đơn vị liên quan đến hoạt động kinh tế - xã hội của địa phương,

Điều 3 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biênchế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn ngành dọc cấptrên Đối với cơ quan chuyên môn có nhiều lĩnh vực công tác, thì mỗi lĩnh vựccông tác sẽ chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của một cơ quanchuyên môn ngành dọc cấp trên

Điều 4 Tổ chức và biên chế của mỗi cơ quan chuyên môn thuộc UBNDcấp huyện gồm có Trưởng phòng, Phó phòng, Phòng và cán bộ, Công chức.Điều 5 Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện ngoài việc thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thì bản Quy định này có trách nhiệm thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn chung

2.3 Tình hình bộ máy nhân sự và việc xây dựng ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư tại UBND huyện Vĩnh Tường

2.3.1 Bộ máy nhân sự

Tổ Văn thư lưu trữ cơ quan thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện VĩnhTường bao gồm 03 cán bộ, chuyên viên văn thư với trình độ cao đẳng trở lênchuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, được hưởng chế độ bồidưỡng, phụ cấp độc hại tính theo ngày làm việc Cụ thể, theo Thông báo số60/TB-VP ngày 06/03/2015 của Văn phòng, các cán bộ văn thư có các nhiệm vụnhư sau:

- Tổ trưởng Nguyễn Xuân Dưỡng : Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn

phòng về việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảomật cơ quan, quản lý sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật,quy chế làm việc của cơ quan UBND huyện, quy chế tổ chức và hoạt động củavăn phòng HĐND – UBND huyện Chủ trì phối hợp sử dụng phần mềm chữ kýđiện tử, phần mềm quản lý công văn đảm bảo 100% công văn đến được quản lýtrên máy tính Tiếp nhận chuyển giao kịp thời văn bản đi, đến cho tổ tổng hợp

để tham mưu lãnh đạo văn phòng xử lý Trường hợp các văn bản gấp báo cáokịp thời lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng

- Đồng chí Nguyễn Thị Minh : Tham mưu trong việc thực hiện nhiệm vụVăn thư – lưu trữ và hoàn thành các nhiệm vụ của Tổ Thực hiện các nhiệm vụkhác do lãnh đạo Văn phòng phân công

- Đồng chí Cao Thu Trang : Photo, đánh máy, in ấn tài liệu, scan văn bảnđến, đảm bảo 100% văn bản đến được scan và quản lý trên máy tính, phục vụ sựlãnh đạo của thường trực HĐND – UBND và các phòng ban theo sự điều hànhcủa các đồng chí lãnh đạo Văn phòng

2.3.2 Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thư

Năm 2017, thực hiện Kế hoạch số 358/KH-UBND ngày 23/02/2017 củaUBND huyện Vĩnh Tường “ Về việc ban hành quy chế về công tác văn thư, lưutrữ của UBND huyện Vĩnh Tường” nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơquan, tổ chức và cán bộ, chuyên viên trong việc quản lý, bảo quản văn bản, tàiliệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nềnhành chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu phát huy giá trị tài liệu lưutrữ

Ban hành Kế hoạch số 119/KH-UBND ngày 17/04/2017 về việc triển khaihoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa UBND các xã, thị trấnthuộc huyện nhằm tạo động lực mạnh mẽ, phát huy tinh thần chủ động, tích cực,sáng tạo của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, tăng cường trao đổi kinhnghiệm, sự học hỏi giữa các cán bộ văn thư, lưu trữ Tiếp tục chỉ đạo các phòng,ban chuyên môn thực hiện Quyết định số 6236/QĐ-UBND ngày 26/11/2014 củaUBND huyện về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm trên địa bàn huyện Vĩnh

Ban hành công văn số 2486/UBND-NV ngày 16/10/2017 về việc triển khaithực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính Phủ vềtăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,Lưu trữ lịch sử

Riêng về công tác cơ sở dữ liệu, việc ban hành văn bản số 2509/UBND-VPngày 30/11/2011 về việc ứng dụng phầm mềm chuyển nhận văn bản qua trangthông tin điện tử vào công tác quản lý hành chính nhà nước; Ngày 13/9/2012UBND huyện tiếp tục ban hành văn bản số 2735/UBND-VP về việc chuyển,nhận văn bản, giấy mời trên trang thông tin điện tử huyện Vĩnh Tường với cácphòng, ban chuyên môn và các xã- thị trấn đã giúp ích được rất nhiều cho côngtác quản lý

Kế hoạch số 366/KH-UBND, ngày 31/01/2018 của UBND huyện VĩnhTường “ Về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018”

Báo cáo số 95/BC-UBND, ngày 12/4/2018 của UBND huyện Vĩnh Tường

“ Về kết quả 05 năm thực hiện Luật lưu trữ”

2.4 Thực trạng về công tác thực hiện và quản lý công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường.

Kết quả thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Vĩnh Tường từ năm

2016 đến năm 2018 như sau :

2.4.1 Năm 2016

- Thực hiện các quy định về công tác văn thư :

Công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu các văn bản về công tác văn thư,lưu trữ: Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục thành phần

hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữhuyện Vĩnh Tường; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

Công tác tổ chức cán bộ: Tại Văn phòng huyện đã bố trí 02 cán bộ làmcông tác văn thư, có trình trung cấp văn thư, lưu trữ và đại học Lưu trữhọc; Phòng Nội vụ huyện đã bố trí 01 công chức làm công tác quản lý nhà nước

về văn thư, lưu trữ, trình độ đại học Lưu trữ học; các xã, thị trấn bố trí 01 công

chức Văn phòng - Thống kê kiêm công tác văn thư, lưu trữ

Hiện đại hóa công tác văn phòng, UBND huyện Vĩnh Tường đã thực hiệnứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến; thựchiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu theo quyđịnh

- Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ:

Hoạt động văn thư tại UBND huyện Vĩnh Tường việc quản lý văn bản đi,văn bản đến được thực hiện qua phần mềm quản lý văn bản; thể thức kỹ thuậttrình bày văn bản nhìn chung đã thực hiện theo quy định; tập lưu văn bản pháthành được đóng dấu đầy đủ và sắp xếp theo số thứ tự đăng ký; quản lý và sửdụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; dấu đăng ký văn bản đến đượcthực hiện theo đúng mẫu quy định

Tại xã, thị trấn: UBND thị trấn Vĩnh Tường và UBND các xã: Đại Đồng,Nghĩa Hưng, Kim Xá,Yên Bình, Phú Thịnh đã thực hiện tốt việc lưu văn bản đi.Tập lưu văn bản đi được đóng dấu và lưu đầy đủ; quản lý và sử dụng con dấuđược thực hiện theo quy định của pháp luật

- Một số tồn tại, hạn chế:

Các xã, thị trấn : Chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; chưađăng ký Dấu văn bản đến; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản chưa theo quyđịnh tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; ứngdụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, đến chưa được triển khai

2.4.2 Năm 2017

- Thực hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư

UBND huyện Vĩnh Tường luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ

đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tạiUBND huyện vào cuối mỗi năm hoạt động

Văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu