MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU: 1 1. Khái quát về mục đích ý nghĩa của đợt thực tập: 1 2. Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I . KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 5 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER: 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 8 I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 8 2.1: Hoạt động quản lý: 8 2.2: Hoạt động nghiệp vụ: 8 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của Công ty 9 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 17 3.1. Tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 17 3.1.1: Ưu điểm và những công việc đã làm trong thời gian thực tập: 17 3.1.2. Những hạn chế cần khắc phục 17 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế 18 3.2: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER: 19 3.2.1. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất 20 3.2.2. Về cán bộ viên chức 20 3.2.3. Về việc cải cách hành chính 20 3.3: Một số khuyến nghị: 21 3.3.1: Đối với cơ quan tổ chức: 21 3.3.2: Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU: 1 Khái quát mục đích ý nghĩa đợt thực tập: Khó khăn, thuận lợi trình thực tập B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER I.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER: .5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức: CHƯƠNG II .8 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER a.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER .8 2.1: Hoạt động quản lý: 2.2: Hoạt động nghiệp vụ: 2.3 Tổ chức quản lý giải văn hoạt động Công ty .9 CHƯƠNG III 17 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 17 3.1 Tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 17 3.1.1: Ưu điểm công việc làm thời gian thực tập: 17 3.1.2 Những hạn chế cần khắc phục 17 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 18 3.2: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER: 19 3.2.1 Về trang thiết bị, sở vật chất 20 3.2.2 Về cán viên chức 20 3.2.3 Về việc cải cách hành 20 3.3: Một số khuyến nghị: 21 3.3.1: Đối với quan tổ chức: 21 3.3.2: Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 27 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 27 A PHẦN MỞ ĐẦU: Khái quát mục đích ý nghĩa đợt thực tập: - Mục đích: Thực tập có vai trò quan trọng chương trình đào tạo Đại học chuyên ngành nhà trường nói chung chuyên ngành Văn thư Lưu trữ nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hang năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập Qua đợt kiến tập này, sinh viên rèn luyện them kĩ nghề nghiệp, cutmg cố kiến thức học, đồng thời nâng cao lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác văn thư, lưu trữ Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, các, đảm bảo bí mật cho quan Phòng hành văn thư tham gia tổ chức lưu giữ hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, , duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thong tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Mục đích việc thực tập là: • Vận dụng kiến thức học truờng vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, Rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quenn với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán công chức văn thư lưu trữ tương lai • Học hỏi thêm kiến thức trình kiến tập sở - Ý nghĩa việc thực tập: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết, phục vu nhiệm vụ quản lý nhà nước quan đơn vị nói chung Về mặt nội dung xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho cơng tác quản lý mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơn tin mang tính pháp lý nhà nước Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ thơng tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có nhữn vi phạm xảy trình hoạt động Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho công ty Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu,giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Khó khăn, thuận lợi q trình thực tập - Khó khăn q trình thực tập: + Vẫn lúng túng cơng việc + Còn nhiều sai sót, chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực tế + Do cơng ty nhỏ, khơng có phòng văn thư riêng nên việc tra tìm tài liệu khó khan - Thuận lợi trình thực tập: + Được người cơng ty nhiệt tình giúp đỡ để hoàn thành tốt việc kiến tập + Bản thân cố gắng chấp hành quy định công ty đề B PHẦN NỘI DUNG Trong bối cảnh giới khu vực nay, với phát triển vũ bão kinh tế công nghệ thông tin, với họi nhập quốc tế đa phương song phương bình diện đời sống xã hội Khi Việt Nam tham gia mở cửa hội nhập với tất nước giới mở hội thách thức lớn cho Việt Nam Nhận thức điều đó, Đảng Nhà nước ta, năm qua không ngừng cố gắng đầu tư vật chất lẫn người cho công cải cách phát triển đất nước Góp phần khơng nhỏ tiến trình đó, cơng tác Văn thư bước khẳng định vai trò vị Thực tế chứng minh rằng, hoạt động Văn thư thiếu phát triển đất nước Đảng Nhà nước ta Dù xét bình diện cơng tác Văn thư mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động quản lý điều hành Nhà nước ta Công tác Văn thư thực có cơng lớn q trình thực cải cách hành phục vụ cho việc thực thi, giải công việc quan Và may mắn cho em thực tập Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER, thực tế tìm hiểu, làm việc nhận thấy vai trò tầm quan trọng cơng việc Văn thư Vì em chọn đề tài “TÌM HIỂU CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER” Báo cáo viết thời gian thực tập nghiên cứu ngắn, trải nghiệm gắn kết lý thuyết thực tế chưa nhuần nhuyễn nên khó tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp từ phía nhà trường quan thực tập để em có bản báo cáo hồn chỉnh xác Nội dung đề tài gồm chương: Chương I: Khái quát chung Công ty Cổ phần Năng Lượng Vinapower Chương II: Thực trạng công tác Văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Năng Lượng Vinapower Chương III: Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Năng Lượng Vinapower CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER: 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức - Công ty cổ phần Năng Lượng Vinapower - Địa trụ sở chính: 199 Bà Triệu- Q Hai Bà Trưng TP Hà Nội - Địa giao dịch: 20 Láng Hạ quận Đống Đa TP Hà Nội - Cơng ty có chi nhánh: Chi nhánh Công ty cổ phần Năng Lượng Vinapower TP HCM (23 Lý Tự Trọng Quận 1), Chi nhánh Công ty cổ phần Năng Lượng Vinapower TPHCM ( 15E Nguyễn Văn Trỗi, phường 12 Quận Phú Nhuận) , Chi nhánh miền nam Công ty Cổ phần Năng Lượng Vinapower (42/18 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường quận Gò Vấp) - Công ty Cổ phần Năng Lượng Vinapower Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 055006 ngày 07 tháng 10 năm 1998; đăng ký thay đổi lần thứ gày 19 tháng 12 năm 2014 với ngành nghề sau: + Giám sát thi công xây dựng loại cơng trình: Năng lượng điện lĩnh vực chun mơn giám sát: Xây dựng- Hồn thiện + Thiết kế cơng trình điện (Nhà máy ddiejn, đường dây tải điện, trạm biến thế) + Tư vấn đầu tư xây dựng nhà máy điện, đường dây tải điện, trạm biến +Bn bán tơ xe có động khác + Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng mày khác + Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin dịch vụ khác lien quan đến máy tính + Bn bán loại nhiên liệu phục vụ ngành điện, công nghiệp, giao thông vận tải dân dụng + Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng + Kinh doanh bất động sản, quyền dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng thuê + Đại lý du lịch + Bán bn đồ dung khác cho gia đình Trong đó, Cơng ty chủ yếu hoạt động lĩnh vực Tư vấn Thiết kế, cung cấp vật tư thiết bị, xây lắp nhà máy điện, đường dây trạm đến điện áp 500kv - Công ty Bộ Công thương cấp giấy phép hoạt động Điện lực số 0764/GP-BCT ngày 30 tháng năm 2008 hoạt động lĩnh vực: - Tư vấ lập dự án đầu tư, thiết kế, đấu thầu đường dây trạm điện đến cấp điện áp 220kV Phạm vi toàn quốc - Tư vấ giảm sát thi công đường dây trạm diện đế cấp điệ áp 500kV Phạm vi toàn quốc - Tư vấn giảm sát thi công đường dây trạm điện đến cấp điện áp 220kV Phạm vi toàn quốc Với phương châm làm việc nỗ lực hết mình, cống hiểu biết kinh nghiệm cán quản lý, người trực tiếp sang lập công ty, kỹ sư có nhiều năm cơng tác ngành điện, kỹ sư trẻ động sang tạo, đào tạo chuyên nghiệp trường đại học danh tiếng giới nước Tất làm việc mong muốn đóng góp cơng sức, nghiệp phát triển cơng ty Cổ phần Năng lượng VINAPOWER phát triển ngành điện 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức: - Bộ phận công tác văn thư lưu trữ cơng ty trực thuộc văn phòng khơng có phòng văn thư riêng Đây đầu mối thơng tin có chức tiếp nhận cơng văn đến chuyển giao công văn phận, cá nhân có lien quan để giải quyết, xử lý cơng văn cho kịp thời đảm bảo tiến độ quy định Cán Văn thư có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bán, đánh máy, in văn quản lý dấu Nội quy công tác Văn thư công ty Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, đạo Công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý, chiếm phần quan trọng hoạt động cơng ty Đây mắt xích hoạt động phòng ban, xí nghiệp với quan bạn nói riêng với đồn thể quan nói chung Tuy nhiên khơng bồi dưỡng thường xuyên nên cán Văn thư chưa nắm rõ số thay đổi quy định nhà nước thể thức văn mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý văn bản, chưa phát huy tối đa hiệu lực văn quan ban hành - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu xây dựng chức danh, tiêu chuẩn, quy hoạch cán bộ, bố trí xếp cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, làm đầu mối giúp Giám đốc theo dõi, quản lý sở; phối hợp với đơn vị, quan có liên quan tổ chức thực kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán + Thực chế độ sách nhà nước nhân viên bao gồm: chế độ tiền lương, nhiệm, miễm nhiệm, điều động, tuyển dụng, luân chuyển, học, tham gia khảo sát học tập nước ngoài, khen thưởng, kỷ luật, cho việc, nghỉ hưu, nghỉ sức, tử tuất, nhận xét, quản lý hồ sơ công chức, viên chức chế độ sách khác theo quy định; - Cơ cấu tổ chức: giám đốc công ty người đứng đầu máy, giữ vai trò đạo chung theo luật định chế độ, đồng thời giám đốc người chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Giúp việc cho giám đốc Phó giám đốc phụ trách mặt kinh tế, kế hoạch kỹ thuật kế toán trưởng tham mưu giúp giám đốc tình hình tài tổ chức hạch tốn cơng ty CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER a THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 2.1: Hoạt động quản lý: - Biên soạn văn quản lý công tác lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ - Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ Các quan, tổ chức xây dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hang năm), dài hạn (một số năm) theo hướng dẫn đạo quan cấp - Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc - Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ - Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ - Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ 2.2: Hoạt động nghiệp vụ: Theo khái niệm chung: “Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước; báo cáo, liên hệ quan tổ chức, nghành, cấp trình hoạt động quan, tổ chức” Do đó, ta thấy cơng tác văn thư có ý nghĩa lớn hoạt động quan, tổ chức Công tác giúp cho việc giải công việc nhanh chóng, xác quy định, ngun tắc; góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật; giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; tiền đề Lưu trữ văn theo quy định pháp luật 2.3 Tổ chức quản lý giải văn hoạt động Cơng ty Quy trình văn đi, đến Công ty Cổ phần Năng lượng ban hành xây dựng mô tả bước quản lý giải sau a Công tác xây dựng ban hành văn bản: Chánh phó chánh văn phòng người trực tiếp đạo đơn đốc kiểm tra q trình soạn thảo văn ban hành văn Cán văn thư công ty người soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao, nhận, gửi, đóng dấu, đăng ký văn đi, văn đến loại văn quan ban hành: Văn hình thành trình hoạt đọng cơng ty có khối lượng tương đối nhiều Do đơn vị doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh nên công ty đượ ban hành loại văn theo quy định nhà nước như: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính: cơng văn, kế hoạch, báo cáo, thơng báo văn chuyên ngành: hợ p dồng,biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ… Trình tự , thủ tục ban hành, thẩm quyền văn bản: + Thẩm quyền đăng ký văn bản; có giám đốc trực tiếp ký văn Phó giám đốc ký thay số văn (trong trường hợp ủy quyền lĩnh vực mà phụ trách, hình thức ký thay giám đốc).Trưởng phòng, xí nghiệp ký thay văn thuộc lĩnh vực chuyên môn phân công theo thể thức ký thừa lệnh Qua khoảng thời gian thực tế tiếp xúc với nhiều loại văn bản, nhìn chung thủ tục thể thức văn cơng ty trình bày tương đối đầy đủ thành phần thể thức bắt buộc gồm: Quốc hiệu, tên quan ban hành văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu nội dung văn Nội dung văn bản, thể thức để ky, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan Trong suốt q trình nghiên cứu tìm hiểu cơng tác văn thư cơng ty, nhìn chung văn ban hành có nội dung phù hợp, ngơn ngữ sử dụng phong cách, thơng tin xác Tuy nhiên số văn sai thể thức chế độ lưu riêng - Không chụp, ghi chép điều bí mật cơng văn, khơng trao đổi bí mật điều kiện khơng đảm bảo an toàn như: điện thoại, fax, mạng tin học, điện tử chưa mã hóa - Việc chuyển giao văn mật phải bảo đảm, xác tuyệt đối giữ bí mật nội dung cơng văn, ghi rõ thời gian giao nhận, người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi chuyển giao tài liệu mật ghi rõ họ tên e Công tác lập hồ sơ quản lý Hồ sơ tập văn (một văn bản) liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung như: Tên loại, tác giả, nội dung…hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năn, quyề hạn quan, tổ chức Văn thư quan lưu gốc văn tất loại văn quan ban hành, có lấy số hệ thống số Văn thư quan Các đơn vị soạn thảo văn lưu 02 (01 lưu văn thư ban dùng làm tài liệu tham khảo chung cho ban, 01 đính kèm hồ sơ cơng việc để nộp Lưu trữ theo qui định quan.) Tất cán bộ, chuyên viên thuộc quan có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu lập hồ sơ công việc Hết làm việc văn bản, tài liệu, hồ sơ việc cất giữ vào tủ có khóa; đợt nghỉ lễ tết dài ngày niêm phong tủ đựng văn bàn, hồ sơ, tài liệu phòng làm việc f Quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan thiếu văn để đảm bảo tính hợp pháp tính chân thực văn nghị định 58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Nghị định nêu rõ; “Con dấu thể vị trí pháp lý hoạt động giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan tổ chức chức danh nhà nước” Con dấu quan tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu Căn vào quy định nhà nước để giao việc quản lý sử dụng 15 dấu Công ty cổ phần Năng Lượng VINAPOWER có loại dấu sau: + Dấu quan + Dấu chức danh + Dấu họ tên + Dấu Cơng đồn + Dấu đến + Dấu mức độ + Dấu phòng, xí nghiệp Dấu cán văn thư công ty bảo quản sử dụng mục đích Khơng có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng Dấu đóng chùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký phía tay trái Dấu cơng ty dùng mực đỏ theo quy định Văn thư đóng dáu treo văn có phần phụ lục văn dự thảo trình cấp phê duyệt Dấu sau đóng xong văn thư niêm phong đưa vào tủ khóa cẩn thận.Thủ trưởng người chịu trách nhiệm quản lý dấu quan, người chịu trách nhiệm pháp lý với văn ký, đóng dấu, người thường xun kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu công ty Công tác vệ sinh dấu chưa vệ sinh thường xuyên nên dấu bị bản, đóng dấu thường hay bị nhòe mờ Đơi văn thư đóng dầu trùm lên chữ ký đóng dấu bị lệch g Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Công ty cổ phần Năng Lượng VINAPOWER tiến hành việc lập hồ sơ theo nội dung sau: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; Kết thúc biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn 16 CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 3.1 Tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1: Ưu điểm công việc làm thời gian thực tập: - Thực tế cho thấy công tác văn thư diễn thường xuyên, lên tục sở cung cấp thông tin cần thiết đầy đủ, kịp thời, bảo mật Đã đảm bảo cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, với đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ góp phần tiết kiệm thời gian công sức cho cán chun viên q trình thừa hành cơng vụ Đồng thời góp phàn giữ lại chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động tra, kiểm tra đánh tra cứu, sử dụng tài liệu cần thiết - Tổ chức cán bộ, viên chức kiện toàn, đội ngũ cán trẻ có lực, nhiệt huyết chưa hồn thiện trình độ chun mơn Cơng tác đào tạo, bồi dướng nghiệp vụ cho cán Công ty trọng, trình độ nâng lên rõ rệt đáp ứng nhu cầu công tác chuyên môn - Cán quan nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng cơng tác Văn thư - Dưới lãnh đạo quan, công tác Văn thư Lưu trữ công ty tiến hành sở giao nhiệm vụ rõ ràng cho lãnh đạo, nhân viên phòng đảm baỏ tính thống Nghiệp vụ xử lý cơng văn đến, quản lý dấu thực đúng, kịp thời đảm bảo bí mật - Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt hạn chế 3.1.2 Những hạn chế cần khắc phục Thứ nhất, trình xử lý văn bản: - Việc ban hành phát hành văn bản: Cấp số văn đi, đơi có số trống, số lý văn không tồn nhân viên xin số 17 số lý văn khơng ban hành, văn trình lên lãnh đạo không giải điều gây số liệu văn ảo làm ảnh hưởng không nhỏ đến đến trình giải văn - Về bước kiểm tra văn đi, đặc biệt thể thức văn chưa kiểm soát chặt chẽ từ khâu trình ký, nên gây tình trạng văn chuyển đến văn thư, lấy số, đóng dấu, phát hành cán phát sai, thiết sót mặt thể thức, trả lại chuyên viên thụ lý văn lãnh đạo tập đoàn ký duyệt Chuyên viên thụ lý lại phải làm lại, trình ký lại điều làm ảnh hưởng tới thời gian, tiến độ phát hành văn giải cơng việc quan… - Nhìn chung, chất lượng văn Công ty cổ phần Năng Lượng VINAPOWER ban hành tương đối hoàn chỉnh, nhiên cần nghiêm khắc để tránh tình trạng ký đi, ký lại gây súc mặt tâm lý tiến độ giải công việc quan Thứ hai, sở vật chất: - Cơ sở vật chất phòng Văn thư - Lưu trữ tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, mạng máy tính tốc độ chậm gây thời gian cho cơng tác truyền nhận, xử lý, khai thác liệu Hệ thống máy Photo, máy in, máy fax hay bị hỏng, không sửa chưa kịp thời, dẫn đến tiến độ cơng việc bị chậm lại Điều làm chậm tiến độ làm việc nhân viên văn thư - Các nghiệp vụ chưa áp dụng khoa học kỹ thuật Chưa có phần mềm quản lý văn bản, tình trạng thủ cơng, viết tay nên gây khó khăn cho việc quản lý, xem xét, kiểm tra, tra văn - Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn thư bảo quản tài liệu thiếu thốn, chưa xây dựng hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, hệ thống hút ẩm, hút bụi phòng trống nấm mốc trùng 3.1.3 Ngun nhân hạn chế - Do điều kiên tài hạn chế nên sở vật chất, kỹ thuật chưa thật đáp ứng giải công việc - Đội ngũ cán chưa đào tạo đồng bộ,bài mang tính chất 18 truyền tay nên chưa phát huy hết lực, trình giải cơng việc mang tính khn mẫu, thụ động nên hiệu công việc chưa thực cao Thực tế, bất cập chưa bộc lộ tác động tiêu cực cách rõ ràng đến năn xuất, chất lượng, hiệu hoạt động công ty Do việc đổi giường chưa phải nhu cầu thiết quan Tuy nhiên, thời đại công nghiệp đại, với cách thức tiếp cận vấn đề vậy, thời gian khơng xa, cơng tác Văn thư khơng có khả đáp ứng tốt yêu cầu phục vụ hoạt động ngày tăng số lượng, đòi hỏi cao chất lượng mà cơng ty giao phó Với suy nghĩ đó, sở hiếu biết ỏi mình, em mạnh dạn đề xuất vài giải pháp mang tính phương hướng nhằm góp phần hồn thiện công tác Văn thư Lưu trữ Công ty Cổ Phần Năng Lượng VINAPOWER Hy vọng đề xuất hữu ích quan 3.2: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER: - Phát huy thành tích đạt được, khắc phục tồn tại, phấn đấu năm 2016 hoàn thành tiêu, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ Công ty giao cho, đảm bảo công tác chun mơn tốt hơn, khơng có sai sót Cơng tác Văn thư lưu trữ phải quan tâm mức nhằm giúp cho công tác điều hành, đạo, điều hành lãnh đạo Cơng ty nhanh chóng, kịp thời đạt hiệu cao - Nâng cao kiến thức, nhận thức đầy đủ tầm quan trọng cơng tác Văn thư lưu trữ trình độ cán công tác văn thư lưu trữ - Đầu tư trang thiết bị máy móc cơng nghệ thông tin để đảm bảo thông suốt không để sảy cố kỹ thuật - Thực nghiêm quy định quan công tác văn thư lưu trữ - Về cán bộ, viên chức phòng: Tất tốt nghiệp Đại học học thêm công tác nghiệp vụ Văn thư lưu trữ - Về sỏ vật chất hạ tầng: hệ thống tin học hóa sử dụng 19 máy tính quy trình xử lý văn bản, bỏ dần loại sổ ghi văn bản, thay ghi, lưu, tra cứu, chuyển giao máy tính; máy in, máy Scan, máy to, máy fax, xin hỗ trợ, sửa chữa, thay đặc biệt tang bị Phần mềm quản lý văn 3.2.1 Về trang thiết bị, sở vật chất - Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác Văn thư lưu trữ, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng đượ yêu cầu q trình hội nhập - Cần ứng dụng cơng nghệ thơng tin cách nhanh chóng, kịp thời áp dụng tiến khoa học ký thuật công nghệ nước với xu thế giới, tránh tình trạng bị tụt hậu trình giải văn Lạc hậu trình giải văn ảnh hưởng đến trệ trình giải công việc, ảnh hưởng mặt kinh tế Đất nước nói chung Cơng ty nói riêng 3.2.2 Về cán viên chức - Cần đưa chế độ đãi ngô cán làm công tác văn thư lưu trữ - Đào tạo, nâng cao lực cán bộ, viên chức, đặc biệt nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Nâng cao trình độ tin học nhan viên xử lý nhanh văn máy tính, cơng việc văn thư đạt hiệu cao - Công ty cần tăng cường công tác pháp chế việc quản lý ban hành văn 3.2.3 Về việc cải cách hành - Đẩy mạnh cơng tác cải cách hành nhà nước nhằm nang cao hiệu công việc theo hướng nhanh, gọn, áp dụng có sáng tạo cách thức tiến bọ mới, thay đổi cách thức làm việc thấy chưa hợp lý, tránh dập khuân, máy móc - Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư Công ty bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế Quốc tế Thời kỳ 20 đòi hỏi cong tác Văn thư lưu trữ phải đổi mơi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể Nếu muốn tránh giá phải trả trình quản lý nhà nước thời chế thị trường nhiệm vụ lập hồ sơ văn (Hồ sơ hành) phải làm tót nghiêm túc.; theo dõi, giải văn kịp thời; soạn thảo văn chuẩn mực; phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày Công ty 3.3: Một số khuyến nghị: 3.3.1: Đối với quan tổ chức: a Cần thực theo quy trình văn - đến Cơng ty Khắc phục tình trạng có văn phải ký đi, ký lại nhiều lần thiếu sót mặt thể thức văn Vì cán cần xem xét thể thức nội dung văn cách chặt chẽ, đặc biệt cần để ý bước “duyệt” văn bản, tiến hành nghiêm túc khâu kiểm tra văn trước trình ký ký duyệt b Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin công tác Văn thư Cơng tác Văn thư Văn phòng sử dụng máy tính để lưu văn - đến Tuy nhiên việc áp dụng chưa triệt để, việc sử dụng sổ để ghi văn như: sổ đăng ký văn đến; sổ chuyển giao thư, bưu kiện lãnh đạo, ban chuyên môn; sổ chuyển giao văn nội Lãnh đạo, ban chuyên môn…Lưu vào loại sổ kể có mức độ rủi ro cao việc tra cứu chậm sử dụng bàng máy Vì phòng cần xin thêm máy Scan, nâng cấp máy tính dể cơng tác Văn thư lưu trữ tực hện tốt Cần khai thác triệt để mạng Lan quan với Lãnh đạo Công ty, để tiện cho việc theo dõi, quản lý văn dễ dàng hơn, đảm bảo hiệu công việc Để thực tốt nhiệm vụ Cơng ty giao, phòng cần tích cực, chủ động với phòng, ban khác Cơng ty quan, tổ chức có liên quan c Về cán viên chức 21 Cán nhân viên phòng phải thường xun báo cáo tiến trình thực cơng việc lãnh đạo Phòng trao đổi công việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng cơng việc khơng gải trơi chảy d Về trang thiết bị phòng Đề nghị cần đầu tư tài để nâng cao trang thiết bị máy móc phòng Đặc biệt máy tính, máy Pho to, máy Fax để cơng tác Văn thư tốt 3.3.2: Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: - Nhà trường cần tạo điều kiện thời gian nhiều nữa, để sinh viên sâu tìm hiểu cơng tác xây dựng phương án phân loại - chỉnh lý khâu nghiệp vụ liên quan - Nhà trường cần tổ chức đợt thực tập giúp cho sinh viên học hỏi, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, đồng thời tạo điều kiện cho đợt thực tập đạt kêt cao - Trong trình học, phải gắn liền lý thuyết với thực tiễn, thường xuyên cho sinh viên tiếp cận với tài liệu thực tế giúp cho trình học tập sinh viên tốt Qua tiếp thu lý luận học trường với thời gian thực tập Công ty, em nhận thấy công tác lưu trữ đa dạng phức tạp Vì vậy, khơng nắm vững lý luận khơng thể áp dụng vào thực tiễn, thực ngành khoa học, muốn làm tốt công tác này, phải biết trình bày có hệ thống vấn đề lý luận thực tiễn Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề phương pháp, lý luận tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu nhiều vấn đề khác, để rút nhận thức giúp thân hiểu sâu rộng thêm vấn đề Trên toàn ý kiến đề xuất em thời gian thực tập Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER Là sinh viên thực tập chưa có nhiều kinh nghiệm nên cách nhìn nhận vấn đề nhiều hạn chế, chưa sâu sắc Với đề xuất trên, em tin phần khắc phục hạn chế, vướng mắc công tác lưu trữ qua mong góp phần nhỏ 22 bé vào cơng cải cách hành chính, quan thuộc phạm vi hoạt động thuộc lĩnh vực lưu trữ nói riêng cơng tác hành nói chung 23 KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập Công ty cổ phần lương VINAPOWER, giúp đỡ tận tình cán quan, cô giáo chủ nhiệm Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên, thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, với nỗ lực thân, em hoàn tốt đợt thực tập Qua đợt thực tập, giúp em có cách nhìn nhận thực tế nghề nghiệp môi trường làm việc nơi công sở, đồng thời học hỏi, đúc rút nhiều kiến thức từ công việc thực tế lý luận trang bị trường Cùng với đam mê, hội tốt để em rèn luyện thân trở thành cán lưu trữ thực thụ sau trường, bổ sung vào đội ngũ cán lưu trữ đất nước, xã hội Kết em đạt thời gian thực tập Công ty cổ phần lượng sở, tiền đề quan trọng để em vững bước công tác lưu trữ nghề nghiệp sau trường Qua đây, em có điều kiện ơn lại kiến thức học qua lý luận giảng mà thầy, cô truyền đạt suốt thời gian học trường, có điều kiện học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ chuyên môn lĩnh vực khác có liên quan tới cơng tác lưu trữ Nơi thực điều kiện tốt để em phát huy, vận dụng kiến thức học vào thực tế, giúp em thành công lĩnh vực học tập công việc tương lai Được quan tâm hướng dẫn tận tình, tỉ mỉ cán quan giúp em hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Mặc dù nỗ lực cố gắng, bước đầu tiếp xúc với thực tế công việc, kinh nhiệm chưa nhiều nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Kính mong nhận góp ý thầy, khoa Văn thư - Lưu trữ với cán Phòng Lưu trữ - Thư viện để báo cáo em hoàn thiện 24 Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Qúy thầy - cô trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy – cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, cô giáo chủ nhiệm Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên Ban lãnh đạo, tồn thể cán Phòng Lưu trữ - Thư viện tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập này./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Bích Ngọc 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: “Hành văn phòng quan nhà nước” Trường Học Viện Hành Chính Giáo trình: “Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” Trường Học Viện Hành Chính Thơng tư 01/2011/TT-BNV – Thơng tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 26 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER ... CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER a THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG VINAPOWER 2.1: Hoạt động quản lý: - Biên soạn văn quản lý công tác lưu trữ chuyên... phần hồn thiện công tác Văn thư Lưu trữ Công ty Cổ Phần Năng Lượng VINAPOWER Hy vọng đề xuất hữu ích quan 3.2: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Năng. .. thực tập Công ty Cổ phần Năng Lượng VINAPOWER, thực tế tìm hiểu, làm việc nhận thấy vai trò tầm quan trọng cơng việc Văn thư Vì em chọn đề tài “TÌM HIỂU CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ