THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 3 1.1.1. Sự ra đời 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 6 1.2.1. Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ 6 1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ 7 1.2.3. Phòng Hành chính- Tổng hợp. 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 10 2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1. Thực trạng công tác Văn thư: 12 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 12 2.2.1.2. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục. 13 2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 15 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu. 17 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 17 2.2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 18 2.2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 18 2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu. 19 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 2.2.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 21 2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 22 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 23 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.1.1. Ưu điểm: 26 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục. 29 3.2.1. Về công tác văn thư 29 3.2.2. Về công tác lưu trữ 30 3.3.Một số khuyến nghị 31 3.3.1. Đối với cơ quan chủ quản (Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang) 31 3.3.2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 32 3.3.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 D. KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.1.1 Sự đời .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang .5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.2.1 Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ 1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ .7 1.2.3 Phòng Hành chính- Tổng hợp CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Công tác đạo công tác văn thư lưu trữ chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 10 2.1.2.Tình hình cán làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ Chi cục 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Thực trạng công tác Văn thư: 12 2.2.1.1 Công tác xây dựng ban hành văn .12 2.2.1.2 Quy trình tổ chức quản lý văn Chi cục 13 2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến .15 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 17 2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hành 17 2.2.2 Thực trạng công tác Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 18 2.2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ .18 2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.4 Thống kê, xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 21 2.2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ 22 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 23 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25 3.1.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .25 3.1.1 Ưu điểm: 26 3.1.2 Nhược điểm 28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục 29 3.2.1 Về công tác văn thư 29 3.2.2 Về công tác lưu trữ 30 3.3.Một số khuyến nghị 31 3.3.1 Đối với quan chủ quản (Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang) .31 3.3.2 Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang .32 3.3.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 D KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Văn thư - lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ cung cấp lượng thông tin đầy đủ xác cơng việc giải nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, nên hành có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động điều hành quan Xuất phát từ thực tế khách quan công tác văn thư - lưu trữ thực theo phương châm: "Học đôi với hành", trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau khoá học tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức trường học để giúp cho sinh viên củng cố lý luận vận dụng kiến thức học vào công việc cụ thể, trau dồi tích luỹ tri thức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn làm hành trang bước vào đời Căn vào Quyết định số: 30/QĐ-ĐHNV ngày 05 tháng 01 năm 2017 việc cử sinh viên thực tập ngành nghề, đến liên hệ thực tập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Được đồng ý lãnh đạo quan đến thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017, tiếp cận với thực tế nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có hội khảo sát cụ thể hoá kiến thức học trường vào thực tế công việc quan Thời gian thực tập quan, dù nhận giúp đỡ thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội công chức, viên chức công tác chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang thời gian có hạn nên q trình thực tập viết báo cáo tơi khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy Trường tồn thể công chức, viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang để báo cáo thực tập tơi hồn thiện Có kết trước hết xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo hội cho sinh viên thực tập Và xin chân thành cảm ơn lãnh đạo tập thể công chức, viên chức Chi cục Văn thư Lưu trữ giúp đỡ tơi hồn thành đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Tuyên Quang, ngày 12 tháng 03 năm2017 Sinh viên thực tập Nguyễn Diệu Thư Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương : Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ Chị cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang đề xuất khuyến nghị CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.1.1 Sự đời Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước có tên gọi Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang, với phát triển đất nước nói chung tỉnh Tun Quang nói riêng trung tâm Lưu trữ tỉnh có thay đổi định tên gọi, cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để phù hợp với xu chung Sự thay đổi cụ thể hóa sau: Ngày 25 tháng năm 1999 UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành Quyết định số 331/QĐ-UB việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang, Quyết định UBND tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Căn Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 4/6/2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ Căn Quyết định số 93/QĐ-SNV ngày 10/10/2011 Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn Phòng thuộc chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Căn Quyết định số 351/QĐ-UBND ngày 23/10/2010 UBND tỉnh Tuyên Quang việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang sở hợp phòng quản lý văn thư - Lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Căn Quyết định số 198/QĐ-UBND ngày 03/07/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội Vụ tỉnh Tuyên Quang Căn Quyết định số 139/QĐ- SNV ngày 10/11/2015 Sở Nội Vụ tỉnh Tuyên Quang Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi Cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Tên gọi thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Địa điểm trụ sở Chi cục: Đường Trần Hưng Đạo, Phường Minh Xuân, Thành phố Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang  Vị trí chức năng: ( Căn theo Quyết định số 139/QĐ-SNV ngày 10/11/2015 SNV tỉnh Tuyên Quang) quy định chức Chi cụ sau: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật nhiệm vụ khác Giám đốc sở giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài khoản riêng, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật  Nhiệm vụ quyền hạn: a Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang giúp Giám đốc Sở thực nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu sau: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư-lưu trữ theo quy định pháp luật - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật - Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật - Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật - Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư-lưu trữ - Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư- lưu trữ giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ - Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ - Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ b Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử sau: - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu - Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ - Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác Giám đốc Sở Nội vụ quy định 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang  Lãnh đạo Chi cục: Có Chi cục trưởng khơng q 02 Phó Chi cục trưởng  Các phòng chun mơn nghiệp vụ: Gồm 03 phòng - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ gồm cơng chức: Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng cơng chức chun mơn nghiệp vụ - Phòng Nghiệp vụ lưu trữ (bao gồm Kho lưu trữ chuyên dụng), gồm viên chức: Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng, Kỹ sư tin học, Lưu trữ viên, Lưu trữ viên trung cấp, Kỹ thuật viên lưu trữ - Phòng Hành - Tổng hợp: Có Trưởng phòng, 01 phó Trưởng phòng cơng chức chun mơn, nghiệp vụ người lao động đảm nhiệm nhiệm vụ: kế toán tổng hợp, văn thư, thủ quỹ, phục vụ kỹ thuật SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CHI CỤC TRƯỞNG PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ VĂN THƯ- LƯU TRỮ PHỊNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ PHỊNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.2.1 Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có chức tham mưu với Chi cục trưởng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh tổ chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ phạm vi tồn tỉnh - Cụ thể Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau: *Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ : - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, chương trình, đề án văn quy định công tác văn thư, lưu trữ tỉnh trình UBND tỉnh ban hành - Xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt “ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh” - Xây dựng phương án triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ phạm vi toàn tỉnh - Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Xây dựng thực chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng kho lưu trữ cùa quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử trình UBND tỉnh phê duyệt *Tham mưu với Chi cục trưởng thực nhiệm vụ: - Kiểm tra hướng dẫn việc thực văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Bộ Nội vụ UBND tỉnh công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phạm vi toàn tỉnh - Kiểm tra hướng dẫn việc thực quy định thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức ban hành theo quy định Nhà nước - Phối hợp với tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư lưu trữ toàn tỉnh - Thực số nhiệm vụ khác Chi cục trưởng giao Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng quản lý điều hành hoạt động phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch hướng dẫn nghiệp vụ cho quan tổ chức, xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ 1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ có chức tham mưu giúp Chi cục trưởng thực khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Nghiệp vụ có chức tham mưu với Chi cục trưởng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau: - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử - Hướng dẫn thu thập hồ sơ đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử UBND huyện, thành phố quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Thực số nhiệm vụ khác Giám đốc Sở giao *Tham mưu với Chi cục trưởng thực nhiệm vụ: - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu - Phối hợp tham gia giúp quan, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu theo đề nghị quan tổ chức - Áp dụng biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, tu bổ, phục chế, bảo quản tuyệt đối an toàn, lâu dài tài liệu lưu trữ - Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc; cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ phép sử dụng rộng rãi theo dúng quy định pháp luật - Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, đề án số hóa phơng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ - Quản lý liệu lưu trữ phần mềm ứng dụng công tác lưu trữ - Quản lý mạng máy tính nội bộ, tham gia xây dựng văn hướng dẫn ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ - Thực số dịch vụ công tác lưu trữ * Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng quản lý, điều hành hoạt động phòng thu thập- chỉnh lý, phối hợp với quan + Tài liệu kinh phí + Tài liệu vốn II Phòng Kế hoạch - Tổng hợp Vấn đề chung Tổng hợp báo cáo - Báo cáo Thống kê - Báo cáo định kỳ - Báo cáo đột xuất Tài liệu chế độ, sách hộ dân - Hỗ trợ khuyến nông khuyến lâm - Đào tạo ngành nghề - Các chế độ khác Tài liệu xây dựng sở hạ tầng (bao gồm đền bù để xây dựng sở hạ tầng) - Tài liệu xây dựng sở hạ tầng huyện Yên Sơn + Xây dựng đường + Xây dựng đường điện + Xây dựng nhà + Các cơng trình xây dựng khác - Tài liệu xây dựng sở hạ tầng huyện Sơn Dương + Xây dựng đường + Xây dựng đường điện + Xây dựng nhà + Các cơng trình xây dựng khác - Tài liệu xây dựng sở hạ tầng huyện Chiêm Hoá + Xây dựng đường + Xây dựng đường điện + Xây dựng nhà + Các công trình xây dựng khác - Tài liệu xây dựng sở hạ tầng huyện Na Hang + Xây dựng đường + Xây dựng đường điện + Xây dựng nhà + Các cơng trình xây dựng khác Tài liệu giải đơn thư III Phòng Nghiệp vụ Vấn đề chung Tài liệu đền bù, bồi thường - Tài liệu chế, sách đền bù, bồi thường - Tài liệu kiểm tra, phúc tra số liệu đền bù - Tài liệu tổ chức đền bù Tài liệu di dân tái định cư - Tài liệu Quy hoạch di dân, tái định cư - Tài liệu theo dõi, hướng dẫn lập, thẩm định, đánh giá dự án di dân, tái định cư - Tài liệu tổ chức thực dự án di dân, tái định cư + Tài liệu di dân tái định cư đến huyện Yên Sơn + Tài liệu di dân tái định cư đến huyện Sơn Dương + Tài liệu di dân tái định cư đến huyện Chiêm Hoá + Tài liệu di dân tái định cư huyện Na Hang Tài liệu giải đơn thư Bước 3: Tài liệu chia theo năm Căn vào số lượng tài liệu nhóm, ta chia hồ sơ năm nhiều năm * Việc phân loại tài liệu thành nhiều hay bước tuỳ thuộc vào khối lượng tài liệu thực tế nhóm II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Sau hồ sơ phân loại, lập thành hồ sơ theo phương án phân loại, ta tiến hành kiểm tra lại xem hồ sơ đạt u cầu chưa, sau tiến hành cơng việc sau: Viết tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ đoạn văn ngắn ngọn, bao gồm yếu tố thơng tin tài liệu có hồ sơ Các yếu tố thông tin thường gồm tên loại - tác giả nội dung - địa điểm - thời gian Trong nội dung thơng tin hồ sơ cần đầy đủ, xác để thuận lợi cho cơng tác tra tìm tài liệu sau Sắp xếp văn hồ sơ Tuỳ theo tình hình thực tế tài liệu hồ sơ cho tài liệu hồ sơ xếp theo khoa học, phản ánh diễn biến, trình theo dõi giải cơng việc Trong q trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra, thuận tiện cho việc lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị sau Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ * Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài không đánh mục lục văn * Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: - Tên phơng tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi bản, có chức năng, nhiệm vụ khơng thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phông mới) lấy tên phơng tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng; - Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Hệ thống hoá hồ sơ: Theo phương án phân loại xây dựng Bước 1: Sắp xếp hồ sơ theo năm Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phòng, ban theo mặt hoạt động Bước Sắp xếp hồ sơ mặt hoạt động Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác khơng thống sau tiến hành đánh số lưu trữ cho đơn vị bảo quản (hồ sơ), đánh từ số 01 hết - Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) - Đánh dán nhãn hộp (cặp) Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 5.1 Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: + Các bó, gói tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng; + Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, từ 01 đến hết 5.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định - Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng phông; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: + Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại; + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức; + Văn thẩm định cấp có thẩm quyền Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu có mục lục hồ sơ bao gồm lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng, phương án phân loại tài liệu mục lục hồ sơ Tuyên Quang, ngày tháng năm Phê duyệt Người biên soạn HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Lưu trữ Ban di dân, tái định cư thuỷ điện Tuyên Quang Giai đoạn 2002 - 2012 Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng lưu trữ Ban di dân, tái định cư thuỷ điện Tuyên Quang; Căn tình hình thực tế khối tài liệu chỉnh lý, Xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đưa chỉnh lý thực theo hướng dẫn sau: SỐ TT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THỜI HẠN BẢO QUẢN Tổ chức - Hành - Vấn đề chung Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định, Vĩnh viễn hướng dẫn cấn đề chung ngành, quan Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện Vĩnh viễn quan quan chủ trì, tổ chức Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết ngành, quan Vĩnh viễn - Tổng kết năm năm - Sơ kết tháng, quý, tháng Kế hoạch, Báo cáo công tác hàng năm - Của quan cấp 10 năm - Của quan đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn Kế hoạch, Báo cáo công tác quý, tháng, tháng năm - Của quan cấp 20 năm - Của quan đơn vị trực thuộc Tài liệu Tài Kế toán - Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ quy định Vĩnh viễn tài chính, kế tốn - Báo cáo cơng tác tài kế tốn Vĩnh viễn - Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm Vĩnh viễn quan đơn vị trực thuộc - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, 20 năm tốn cơng nợ - Hồ sơ chuyển nhượng, bàn giao lý tài sản Vĩnh viễn + Nhà đất 20 năm + Tài sản khác - Hồ sơ kiểm tra, tra, kiểm toán + Vụ nghiêm trọng Vĩnh viễn + Vụ việc khác 10 năm - Sổ sách, chứng từ kế toán Hồ sơ Tổ chức máy 30 năm - Xây dựng đề án tổ chức ngành, quan Vĩnh viễn - Thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm Vĩnh viễn vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn - Hợp nhất, sát nhập, chia tách, giải thể quan 10 đơn vị trực thuộc Tài liệu Tổ chức cán - Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức Vĩnh viễn danh công chức, viên chức - Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn - Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất Vĩnh viễn lượng cán - Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm - Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân 70 năm chuyển cán - Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch 20 năm - Hồ sơ kỷ luật cán 70 năm - Hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng cán Vĩnh viễn - Kế hoạch, báo cáo công tác lao động tiền lương + Dài hạn Vĩnh viễn + Ngắn hạn 20 năm - Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp Vĩnh viễn - Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên 30 năm chức - Hồ sơ tình hình tai nạn lao động 20 năm - Hợp đồng lao động vụ việc Tài liệu Thi đua Khen thưởng năm - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, Vĩnh viễn hướng dẫn thi đua khen thưởng 11 - Hồ sơ thực phong trào thi đua 20 năm - Hồ sơ khen thưởng tập thể, cá nhân 12 13 14 15 16 17 + Do Chủ tịch nước Thủ tướng CP khen Vĩnh viễn + Các quan khác khen Tập lưu văn quan ban hành 20 năm - Văn quy phạm, Quyết định Vĩnh viễn - Văn khác Kế hoạch - Tổng hợp Vấn đề chung Hồ sơ Quy hoạch tổng thề dự án Hồ sơ ban hành chế độ sách đền bù Hồ sơ hướng dẫn chế độ, sách với hộ dân Báo cáo tình hình thực dự án 50 năm - Báo cáo năm Vĩnh viễn - Báo cáo quý 20 năm - Báo cáo tháng, tuần Nghiệp vụ năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 18 19 20 21 Vấn đề chung Hồ sơ đền bù, bồi thường Hồ sơ xây dựng sở hạ tầng khu dân cư 70 năm - Xây dựng đường 70 năm - Xây dựng đường điện 70 năm - Xây dựng nhà Hồ sơ di dân, tái định cư Hồ sơ thực chế độ, sách 20 năm 70 năm hộ dân 22 23 - Cấp đất sản xuất 70 năm - Hỗ trợ khuyến nông, khuyến lâm 70 năm - Đào tạo ngành nghề 70 năm Tài liệu Đảng, Đoàn thể - Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Hồ sơ thực vận động lớn, Chỉ Vĩnh viễn thị, Nghị Trung ương cấp uỷ Vĩnh viễn Đảng, Cơng đồn - Hồ sơ thành lập, sát nhập, công nhận tổ chức Vĩnh viễn Đảng, Công đoàn - Các tài liệu khác 20 năm PHỤ LỤC BÁO CÁO THỐNG KẾ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU ĐANG BẢO QUẢN TẠI KHO LƯU TRỮ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG PHỤ LỤC 3: TRỤ SỞ LÀM VIỆC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG PHỤ LỤC 4: Hình ảnh kho lưu trữ số Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang PHỤ LỤC Tổ chức tập huấn cơng tác phòng cháy chữa cháy Chi cục Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Mở lớp tập huấn công tác Văn thư - Lưu trữ cho cán công chức, viên chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ PHỤ LỤC Độc giả tham quan kho lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang ... thảo,… Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tổ chức - Thực công tác thi đua khen thư ng cùa Chi cục CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG. .. - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ Chị cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. .. cơng tác văn thư lưu trữ - Xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế công tác văn thư lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh - Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ Chi cục Văn