THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 3 1.1.1. Sự ra đời 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 6 1.2.1. Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ 6 1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ 7 1.2.3. Phòng Hành chính- Tổng hợp. 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 10 2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1. Thực trạng công tác Văn thư: 12 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 12 2.2.1.2. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục. 13 2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 15 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu. 17 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 17 2.2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 18 2.2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. 18 2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu. 19 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 2.2.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 21 2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 22 2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 23 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.1.1. Ưu điểm: 26 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục. 29 3.2.1. Về công tác văn thư 29 3.2.2. Về công tác lưu trữ 30 3.3.Một số khuyến nghị 31 3.3.1. Đối với cơ quan chủ quản (Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang) 31 3.3.2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 32 3.3.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 D. KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 3

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 3

1.1.1 Sự ra đời 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 6

1.2.1 Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ 6

1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ 7

1.2.3 Phòng Hành chính- Tổng hợp 9

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 10

2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục 11

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Thực trạng công tác Văn thư: 12

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12

2.2.1.2 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục 13

2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 17

2.2.2 Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 18

2.2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 18

2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 19

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20

2.2.2.4 Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 21

2.2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ 22

2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 23

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25

3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25

3.1.1 Ưu điểm: 26

3.1.2 Nhược điểm 28

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục 29

3.2.1 Về công tác văn thư 29

3.2.2 Về công tác lưu trữ 30

3.3.Một số khuyến nghị 31

3.3.1 Đối với cơ quan chủ quản (Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang) 31

3.3.2 Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 32

3.3.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32

D KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư - lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi

đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản - tàiliệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ cung cấp được lượng thông tin đầy

đủ chính xác và công việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mậtcho mỗi cơ quan

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nên nền hành chính cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ trong lĩnh vực quản lýhành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất chohoạt động điều hành của mỗi cơ quan

Xuất phát từ thực tế khách quan của công tác văn thư - lưu trữ và thựchiện theo phương châm: "Học đi đôi với hành", trường Đại học Nội vụ Hà Nộisau mỗi khoá học đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chứcngoài trường học để giúp cho sinh viên củng cố lý luận và vận dụng những kiếnthức đã được học vào công việc cụ thể, trau dồi tích luỹ tri thức bổ sung chophần lý luận nghiệp vụ chuyên môn làm hành trang bước vào đời

Căn cứ vào Quyết định số: 30/QĐ-ĐHNV ngày 05 tháng 01 năm 2017 vềviệc cử sinh viên đi thực tập ngành nghề, tôi đã đến liên hệ thực tập tại Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tôi đã đếnthực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017, ở đây tôi đã được tiếp cận vớithực tế nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có cơ hội được khảo sát và cụ thể hoánhững kiến thức được học trong trường vào thực tế công việc của cơ quan

Thời gian thực tập tại cơ quan, dù đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy

cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội cùng các công chức, viên chức đang côngtác tại chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang nhưng do thời gian có hạn nêntrong quá trình thực tập và viết báo cáo tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót,

chính vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trongTrường cùng toàn thể các công chức, viên chức trong Chi cục Văn thư Lưu trữtỉnh Tuyên Quang để bài báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn.

Có được kết quả này trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáotrong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưutrữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi được đithực tập Và tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cùng tập thể công chức, viênchức Chi cục Văn thư Lưu trữ đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tuyên Quang, ngày 12 tháng 03 năm2017

Sinh viên thực tập Nguyễn Diệu Thư

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập Báo cáogồm 3 chương :

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Chị cục Văn thư

- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang và đề xuất khuyến nghị

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

TỈNH TUYÊN QUANG 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

1.1.1 Sự ra đời

Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đây có tên gọi là Trung tâm Lưu trữ tỉnhTuyên Quang, cùng với sự phát triển của đất nước nói chung của tỉnh TuyênQuang nói riêng thì trung tâm Lưu trữ tỉnh cũng có những thay đổi nhất định vềtên gọi, cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để phù hợpvới xu thế chung Sự thay đổi đó được cụ thể hóa như sau:

Ngày 25 tháng 3 năm 1999 UBND tỉnh Tuyên Quang đã ban hành Quyếtđịnh số 331/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang, tạiQuyết định này UBND tỉnh đã quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm lưutrữ tỉnh Tuyên Quang

Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 4/6/2008 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ

Căn cứ Quyết định số 93/QĐ-SNV ngày 10/10/2011 Sở Nội vụ tỉnhTuyên Quang Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn các Phòng thuộc chicục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

Căn cứ Quyết định số 351/QĐ-UBND ngày 23/10/2010 của UBND tỉnhTuyên Quang về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụtỉnh Tuyên Quang trên cơ sở hợp nhất phòng quản lý văn thư - Lưu trữ và Trungtâm lưu trữ tỉnh

Căn cứ Quyết định số 198/QĐ-UBND ngày 03/07/2015 của Ủy ban nhândân tỉnh Tuyên Quang quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Sở Nội Vụ tỉnh Tuyên Quang

Căn cứ Quyết định số 139/QĐ- SNV ngày 10/11/2015 của Sở Nội Vụ tỉnhTuyên Quang Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaChi Cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

Địa điểm trụ sở chính của Chi cục: Đường Trần Hưng Đạo, Phường MinhXuân, Thành phố Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

( Căn cứ theo Quyết định số 139/QĐ-SNV ngày 10/11/2015 của SNV tỉnh

Tuyên Quang) quy định chức năng của Chi cụ như sau:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước

về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật và các nhiệm vụ khác do Giám đốc sở giao

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là tổ chức có tư cách phápnhân, có con dấu, có tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nướccấp theo quy định của pháp luật

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị củaLưu trữ lịch sử tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật

- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đốivới các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của

tỉnh, quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật.

- Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưutrữ

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư-lưu trữ

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưutrữ giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

b Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử nhưsau:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác do Giám đốc SởNội vụ quy định

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

 Lãnh đạo Chi cục: Có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cụctrưởng

 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Gồm 03 phòng

- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ gồm các công chức: Trưởng phòng,

01 Phó trưởng phòng và các công chức chuyên môn nghiệp vụ

- Phòng Nghiệp vụ lưu trữ (bao gồm cả Kho lưu trữ chuyên dụng), gồm

các viên chức: Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng, Kỹ sư tin học, Lưu trữ

PHÒNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

viên, Lưu trữ viên trung cấp, Kỹ thuật viên lưu trữ

- Phòng Hành chính - Tổng hợp: Có Trưởng phòng, 01 phó Trưởngphòng các công chức chuyên môn, nghiệp vụ và người lao động đảm nhiệm cácnhiệm vụ: kế toán tổng hợp, văn thư, thủ quỹ, phục vụ kỹ thuật

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

1.2.1 Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ

Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có chức năng tham mưu với Chi cụctrưởng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh tổ chức thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh

- Cụ thể Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau:

*Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ :

CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, các chươngtrình, đề án và các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh trìnhUBND tỉnh ban hành.

- Xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt “ Danh mục nguồn và thành phầntài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”

- Xây dựng phương án triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trongphạm vi toàn tỉnh

- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tậphuấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại kho lưu trữchuyên dụng và kho lưu trữ cùa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vàolưu trữ lịch sử trình UBND tỉnh phê duyệt

*Tham mưu với Chi cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ:

- Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật củaNhà nước, các quy định của Bộ Nội vụ và UBND tỉnh về công tác văn thư, lưutrữ ở các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn tỉnh

- Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các quy định về thể thức, hình thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, tổ chức khi ban hành theo quyđịnh của Nhà nước

- Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư lưu trữ trong toàn tỉnh

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao

Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về quản lý điềuhành hoạt động của phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Có trách nhiệm xây dựng kếhoạch hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan tổ chức, xây dựng kế hoạch thanhtra, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ

1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ

Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ có chức năng tham mưu giúp Chi cụctrưởng thực hiện các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức

khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Phòng Nghiệp vụ có chức năng tham mưu với Chi cục trưởng giúp Giámđốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

- Hướng dẫn thu thập hồ sơ đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

và UBND huyện, thành phố về quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở giao

*Tham mưu với Chi cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ:

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu

- Phối hợp tham gia giúp các cơ quan, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xácđịnh giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo đề nghị của các cơ quan tổchức

- Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, tu bổ, phục chế, bảo quảntuyệt đối an toàn, lâu dài đối với tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; công

bố, giới thiệu những tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi theo dúng quyđịnh của pháp luật

- Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án ứng dụng khoa học công nghệ vàocông tác lưu trữ, đề án số hóa các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kholưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ

- Quản lý dữ liệu lưu trữ và các phần mềm ứng dụng trong công tác lưutrữ

- Quản lý mạng máy tính nội bộ, tham gia xây dựng các văn bản hướngdẫn về ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ

- Thực hiện một số dịch vụ về công tác lưu trữ

* Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về quản lý, điềuhành mọi hoạt động của phòng như thu thập- chỉnh lý, phối hợp với các cơ quan

tổ chức trong việc thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu đưa về lưu trữ hiện hành vàlưu trữ lịch sử.

1.2.3 Phòng Hành chính- Tổng hợp.

Phòng Hành chính- Tổng hợp có chức năng tham mưu giúp Chi cục

Trưởng tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị và tổng hợp của Chi cụcVăn thư- Lưu trữ

Cụ thể Phòng Hành chính- Tổng hợp giúp chi cục trưởng thực hiện cácnhiệm vụ sau:

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Hiện đại hóa trang thiết

bị văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế công tác văn thư lưu trữcủa Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh

- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động công tác văn thư lưu trữ của Chicục Văn thư Lưu trữ

- Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của Chi cục Văn thưLưu trữ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó

- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và các chế độ, chính sách đối vớicông chức, viên chức và lao động hợp đồng

- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan đảm bảo các điểu kiệncần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,… do Chi cục Vănthư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tổ chức

- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng cùa Chi cục

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG

2.1 Hoạt động quản lý.

2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư

- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

* Về văn thư:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có chứcnăng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh Quản lý nhànước về công tác văn thư lưu trữ, vì vậy việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉđạo về công tác văn thư luôn được cập nhật hàng ngày để phục vụ tốt cho côngtác quản lý mọi hoạt động của cơ quan Các văn bản đó là:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công tácvăn thư

- Thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/20142 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, đến

-Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về quản lý và sử dụng con dấu

* Về lưu trữ: Công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị

thì công tác lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tácđộng lẫn nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn Các vănbản hướng dẫn nghiệp vụ đó là:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về luật lưu trữ

- Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 của cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về việc báo cáo tình tình hình công tác văn thư lưu trữ

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/ 2012 của cục Văn thư và

lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy địnhmức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị

- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/ 2011 quy định về thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổchức

2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục

Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành hoạt động của Chi cục để phục

vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước thì Chi cục Văn thư Lưu trữtỉnh Tuyên Quang có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ đáp ứng đầy

đủ cả về chất và lượng

* Về công tác văn thư: Chi cục đã bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách

với trình độ tốt nghiêp trường đại học hành chính Là người nhanh nhẹn, nhiệttình nhiệt huyết với công việc và quan trọng hơn là có đủ năng lực thực hiện tốtmọi khâu nghiệp vụ của công tác văn thư

*Về Công tác lưu trữ: Chi cục đã bố trí một đội ngũ cán bộ đa dạng có

trình độ năng lực về trình độ chuyên môn: Đại học: 09 biên chế, Cao đẳng: 06biên chế, Trung cấp: 01 biên chế, trong đó đại học chuyên ngành lưu trữ học vàQuản trị văn phòng: 06, Đại học luật: 01, Đại học quản lý xã hội: 01

Với năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp với các vị trí công việcđược giao và tâm huyết nghề nghiệp, lãnh đạo và các cán bộ công chức, viênchức của Chi cục luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao từ công tác vănthư đến lưu trữ Công tác văn thư luôn được thông suốt từ những khâu nghiệp vụ

cơ bản như xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ một cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác, an toàn đảm bảomọi hoạt động của chi cục được thực hiện tốt Cơ sở, vật chất được trang bị đầy

đủ và hiện đại Còn về công tác lưu trữ ,nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu

về các khâu nghiệp vụ như thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu,chỉnh lý tài liệu, thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ.Vì vậy mọi hoạt động của cơ quan luôn được đảm bảo, khối

tài liệu tài liệu thu về được chỉnh lý, sắp xếp khoa học phục vụ tốt cho nhu cầutra cứu của độc giả

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

2.2.1 Thực trạng công tác Văn thư:

Công tác Văn thư - lưu trữ ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh TuyênQuang được tổ chức theo mô hình tập trung Tất cả các văn bản, giấy tờ, vănbản đi, văn bản đến của đến cơ quan đều tập trung tại phòng Hành chính -Tổng hợp để văn thư tiến hành các khâu nghiệp vụ quản lý

Tổ chức theo mô hình tập trung này đã giúp cho công tác văn thư của

cơ quan giảm bớt chi phí việc thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chứclao động của người làm công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho việc địnhmức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo

* Nội dung công tác văn thư được thực hiện như sau:

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Trong thời gian thực tập tại Chi cục tôi đã được quan sát và tìm hiểu vềquy trình xây dựng và ban hành văn bản, các quy trình đã được thực hiện theođúng các bước:

Bước 1:Tiếp nhận yêu cầu hay đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân về

việc ra quyết định

Bước 2: Xem xét đánh giá thực trạng vấn đề và xác định rõ yêu cầu hoặc

đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân

Bước 3: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lí thông tin Phân

tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc gia quyết định

Bước 4: Soạn thảo văn bản.

Bước 5: Trình cấp có thẩm quyền kí duyệt và ban hành theo quy định.

Các quy trình về xây dựng và ban hành văn bản dù là do cán bộ văn thưtrực tiếp thực hiện hoặc do chuyên viên thực hiện đều được tuân thủ các quyđịnh nghiệp vụ về công tác văn thư như trong các văn bản Quy phạm pháp luậtcủa nhà nước đã quy định: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 vềcông tác văn thư, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Những văn bản hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyếtđịnh, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn và Hợp đồng

2.2.1.2 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục.

Quy trình quản lý văn bản đi của Chi cục cũng đảm bảo theo nguyên tắctập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình nhà nước đã quyđịnh Văn bản đi tập trung về một đầu mối đó là bộ phận văn thư thuộc phòngHành chính - Tổng hợp của Chi cục Làm như vậy để đảm bảo cho việc tổ chứcquản lý văn bản đi của Chi cục được kịp thời và tiết kiệm

Quy trình quản lý văn bản đi gồm những bước sau:

* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản.

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

Việc kiểm tra thể thức văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thựchiện rất nghiêm túc và triệt để, các văn bản của cơ quan ban hành ra đầy đủ 9thành phần thể thức đã được quy định Việc ghi số thực hiện như quy định, đánh

số bắt đầu từ số 01, 02, 03, viết lần lượt cho đến hết năm

Ví dụ: 01/CCVTLT-QL; 02/CT-CCVTLT; 03/KH-CCVTLT

* Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Ngày, tháng, năm của văn bản ở Chi cục được ghi dưới quốc hiệu, và sauđịa danh của văn bản Đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm 0vào trước để đảm bảo tính chính xác hơn

Ví dụ:

SỞ NỘI VỤ TỈNH TUYÊN QUANG

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Tất cả văn bản đi của Chi cục được đăng ký chung vào một sổ đăng kývăn bản đi và đăng ký bằng cách truyền thống là đăng ký vào sổ Nhưngnhững năm gần đây Chi cục đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi bằng máy

vi tính, việc đăng ký văn bản đảm bảo quản lý được thông tin phục vụ choviệc tra tìm của cơ quan được nhanh chóng, chính xác

Sổ đăng ký văn bản đi của Chi cục được thực hiện theo đúng Côngvăn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhànước

* Chuyển giao văn bản đi.

Có thể thấy rằng việc chuyển giao văn bản đi của Chi cục thực hiện rấtchặt chẽ thực hiện theo đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng.Văn bảncủa Chi cục phải chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hômsau Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay saukhi nhận được từ các đơn vị, bộ phận Nhằm đảm bảo cho mọi văn bản đượcchuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian

Đối với văn bản đi trước khi chuyển giao được văn thư lưu bản chính

đã được lãnh đạo Chi cục ký duyệt.Trường hợp văn bản đi là văn bản

“khẩn”, hoả tốc văn thư phải báo cho bưu điện hệ 1 để gửi ngay

* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.

Hiện nay cán bộ văn thư tại Chi cục đã tiến hành sắp xếp bản lưu theo tênloại Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự, đăng kí những vănbản đi được sắp xếp theo số và đăng kí chung thì được sắp xếp chung, và đượcđánh số và đăng kí số riêng theo từng tên loại văn bản thì được sắp xếp riêngtheo đúng thứ tự của văn bản Tập lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục(đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc)

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định tại điều 19 củaNghị định số 110/2004/ NĐ- CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ kí trực tiếpcủa người có thẩm quyền

2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Chi cục gồm các quytrình:

* Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thưthuộc phòng Hành chính - Tổng hợp, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất

cả các văn bản đến cơ quan Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản,những văn bản nào được bóc bì: là những văn bản ngoài bì ghi “ Kính gửi Chicục Văn thư - Lưu trữ và những văn bản không được bóc bì: là những văn bảnngoài bì ghi đích danh người nhận thì phải chuyển trực tiếp đến đối tượng đó

* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.

Khi hoàn thiện khâu kiểm tra thì văn thư sẽ tiến hành đóng dấu đến vàovăn bản, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng bằng mực đỏ đóng vào phần giấytrắng dưới số kí hiệu văn bản đối với văn bản có tên loại hoặc dưới trích yếu nộidung nếu là công văn Hoặc có thể đóng dưới địa danh, ngày, tháng, năm về phía bêntrái

Mẫu dấu đến của Chi cục Văn thư- Lưu trữ:

* Đăng ký văn bản đến.

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan Đăng ký giúp choviệc quản lý, tra tìm thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

Việc đăng ký văn bản đến của Chi cục trước đây được thực hiện bằngphương pháp truyền thống đăng ký vào sổ nhưng những năm gần đây việc đăng

ký văn bản đến đã được Chi cục đăng ký trên máy vi tính để đảm bảo cho côngviệc được giải quyết nhanh chóng, chính xác

CHI CỤCVĂNTHƯLƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG SỐ:

ĐẾN Ngày:

Chuyển:

* Trình văn bản.

Văn bản sau khi được đăng ký được trình lên lãnh đạo cơ quan xem xétquyết định văn bản được chuyển cho cá nhân, đơn vị nào giải quyết Cán bộ vănthư căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản đến các đối tượng nhận văn bản.Vănbản trình có kèm theo phiếu giao xử lý văn bản

*Chuyển giao văn bản đến.

Văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giảiquyết của cấp trên thì được cán bộ văn thư cơ quan lấy về và chuyển giao chocác đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận giải quyết Việc chuyển giao vănbản được văn thư thực hiện theo nguyên tắc: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặtchẽ Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến các đối tượng

Việc chuyển giao văn bản ở Chi cục được thực hiện nhanh chóng, chínhxác, tuy nhiên nhiều khi văn bản được chuyển tới các đơn vị nhận mà không quavăn thư

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.

- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân trong Chi cục có trách nhiệmgiải quyết kịp thời theo thời hạn đã quy định của cơ quan Đối với những vănbản đến có đóng dấu khẩn thì sẽ được giải quyết ngay không chậm trễ

- Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản ở Chi cục Văn thư - Lưu trữviệc đôn đốc giải quyết văn bản được thực hiện:

Chi cục trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúngvới quy định, chế độ chính sách của nhà nước đã quy định hay không

Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp kiểm tra tình hình giải quyết côngviệc của Chi cục

Trưởng các đơn vị trong Chi cục có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển,nhận văn bản có kịp thời, chính xác không

Cán bộ văn thư tổng hợp lại văn bản đến: tổng số văn bản đến, văn bản đãđược giải quyết, văn bản hiện chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo

Thực hiện quy trình trên nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của

cơ quan được nhanh chóng

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu.

Dấu ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao cho cán bộ văn thư giữ vàchịu trách nhiệm trước pháp luật, dấu được bảo quản trong một hộp nhỏ hìnhvuông, được xếp ngay ngắn và luôn được để trong tủ có khóa và được bảo quảnrất cẩn thận theo quy định Dấu chỉ được đóng lên những văn bản giấy tờ đã đầy

đủ về thể thức, cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu không giao cho ngườikhác đóng dấu Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không đượcđóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, không có chữ ký của người cóthẩm quyền Dấu phải được đóng đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng

Hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngoài con dấu của cơ quan thì còn

có dấu chức danh (Chi cục trưởng và Phó chi cục trưởng) dấu công văn đến vàdấu chứng thực tài liệu

Việc bảo quản và sử dụng con dấu của chi cục được thực hiện đúng theo nghịđịnh 58/NĐ-CP quản lý và sử dụng con dấu Nhưng đôi khi cán bộ văn thư đóng dấucòn bị lệch, dấu đóng quá 1/3 chữ ký

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành.

Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư

cơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng,quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan,làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

Công tác lập hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do từng cán bộ, nhânviên của cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch côngtác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập

Hiện nay công tác lập hồ sơ ở Chi cục vẫn còn chưa thực hiện tốt, hồ sơ vẫncòn để ở các phòng ban, chưa tập trung về một nơi, những công việc đã giải quyếtxong được cán bộ nhân viên lập thành một hồ sơ nhưng là hồ sơ tạm, chưa biênmục…Công tác này cần phải được quan tâm nhiều hơn nữa

2.2.2 Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

2.2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.

Đây là công việc thường xuyên tất yếu của Chi cục, công tác thu thập bổsung, tài liệu được thu thập vào là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch

sử để bảo quản để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của củađộc giả

Hiện nay, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưutrữ tỉnh Tuyên Quang đã và đang thực hiện tốt và chấp hành theo đúng văn bảncủa Nhà nước đã quy định như:

Căn cứ vào pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001

Căn cứ công văn 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục lưu trữ Nhànước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trungtâm lưu trữ tỉnh

Căn cứ Quyết định số 1712/QĐ-CT ngày 26 tháng 8 năm 2009 của Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành danh mục số 01 các cơ quan thuộcnguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Căn cứ Quyết định số 570/QĐ-CT ngày 21 tháng 5 năm 2011 của Chủtịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang về việc phê duyệt Danh mục thành phần

hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Việc thu thập tài liệu của Chi cục Văn thư Lưu trữ được tiến hành định kỳhàng năm, thường xuyên tham mưu và đề xuất với Sở Nội vụ trình UBND tỉnhlập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu về lưu trữ lịch sử Các đơn vị thuộc nguồnnộp lưu sẽ tiến hành giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng trình tự Thủ tục giaonhận tài liệu được thực hiện theo đúng quy định, khi giao, nhận tài liệu lưu trữ

từ các nguồn nộp lưu vào lưu trữ sẽ có biên bản giao nhận tài liệu, biên bảnđược photo thành hai bản mỗi bên giữ một bản phục vụ khi cần thiết

Ví dụ: Quyết định số 1224/QĐ-CT ngày 26/9/2001 của ỦY BAN NHÂNDÂN TỈNH TUYÊN QUANG về việc phê duyệt kế hoạch thu thập, chỉnh lý tàiliệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Nhờ thực hiện theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 mà trong khoảng 10năm trở về đây Chi cục đã tiến hành thu thập và chỉnh lý hoàn thiện hàng 1000mét giá tài liệu của các phông như: Phông lưu trữ Sở Xây dựng, Phông lưu trữChi nhánh ngân hàng Nhà nước tỉnh Tuyên Quang, Phông lưu trữ Sở Tài chínhVật giá tỉnh Tuyên Quang, Phông lưu trữ Sở khoa học và công nghệ.…

Có thể thấy công tác thu thập tài liệu của Chi cục được thực hiện thườngxuyên, đảm bảo cho việc quản lý và thống nhất Tuy nhiên có một số cơ quantrong tỉnh chưa coi trọng giá trị tài liệu lưu trữ nên còn rất nhiều tài liệu tồnđọng tại các đơn vị gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu của cán bộ lưu trữ,nhiều cơ quan còn chưa có phòng kho, giá,…để bảo quản tài liệu, nên nhiều tàiliệu còn để trong bao tải và chất đống

2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu.

Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là một đơn vị sự nghiệp cónhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Do vậy tài liệu của các cơquan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cụcTrưởng hướng dẫn các cơ quan thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu đểtiến hành xác định giá trị tài liệu của những phông lưu trữ thuộc nguồn nộp lưuvào lưu trữ lịch sử của tỉnh Khi xác định giá trị tài liệu xong những tài liệukhông thuộc danh mục nguồn nộp lưu thì người phụ tránh sẽ thống kê số lượngtài liệu loại và làm thủ tục loại, khối tài liệu này cần được tiêu hủy theo đúngquy trình của công văn 879/VTLTNN-NVĐP về tiêu hủy tài liệu hết giá trị và docác cán bộ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tiến hành Hồ sơtiêu hủy gồm:

- Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị

- Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị và có danh mục tài liệu loại kèmtheo

- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh

Nhìn chung công tác xác định giá trị đã được Chi cục thực hiện tốt ngay từkhâu phân loại, trong quá trình phân loại đối với những văn bản không có giá trị

sẽ được cán bộ lưu trữ loại ngay ra khỏi khối tài liệu theo quy định của pháp luật,giúp cho quá trình làm việc sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.Tài liệu có giá trị

sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ phục vụ nhu cầu cần thiết của xã hội

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Là trung tâm lưu trữ lịch sử duy nhất của tỉnh nơi lưu nộp tài liệu của Sở,Ngành trong tỉnh nên công tác chỉnh lý tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ làcông tác nghiệp vụ được Thủ trưởng cơ quan, các cấp quan tâm và chỉ đạo thựchiện thường xuyên

Quy trình chỉnh lý tài liệu được Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theođúng các văn bản của nhà nước: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày15/5/2004 của Cục văn hư lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh

lý tài liệu hành chính Tiến hành theo đúng các quy trình như:

Giao nhận tài liệu (được tính bằng mét giá, đối với các phông hoặc khối tàiliệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thì được ghi rõ số cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn

vị bảo quản)

Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Khảo sát tài liệu, biên soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạchchỉnh lý (gồm biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và biênsoạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ)

Thực hiện chỉnh lý và Tổng kết chỉnh lý Trong thời gian thực tập tại Chi cụctôi đã được tham gia chỉnh lý Phông lưu trữ Ban di dân, tái định cư thủy điệnTuyên Quang, Giai đoạn: 2002 - 2012( Xem phụ lục 1)

Tính đến thời điểm năm 2016 Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang

đã hướng dẫn chỉnh lý hoàn chỉnh bao gồm tài liệu thuộc Phông lưu trữ của các

Sở, Ban, Ngành sau:

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ UBND tỉnh Tuyên Quang giai đoạnnăm 2001-2007 với 11.104 hồ sơ tương đương 252 mét giá

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Thương mại và du lịch với 459

hồ sơ tương đương 8 mét giá

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Chi cục Quản lý thị trường với 287

hồ sơ tương đương với 10 mét giá

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch 13mét giá với 1040 hồ sơ

- Chỉnh lý Sở Y tế 35 mét giá với 2.800 hồ sơ

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Ban hành chính tỉnh Tuyên Quanggiai đoạn 1948 - 1995 có 45 mét giá ( Phông đóng)

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Xây dựng giai đoạn 1991-2007với 70 mét giá

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Phòng Đầu tư xây dựng Sở Tài chínhvới 1.160 hồ sơ tương đương 100 mét giá tài liệu

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Ban tổ chức chính quyền giai đoạn1991-2004

- Nâng cấp hoàn chỉnh Phông lưu trữ HDND và UBND tỉnh TuyênQuang giai đoạn 1948-1976, 1977-1991 với tổng số hồ sơ là 5.335 hồ sơ

2.2.2.4 Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là kho lưu trữ lịch sử lớnnhất của tỉnh, đây là nơi bảo quản một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ Việc thống

kê tài liệu tại đây được thực hiện thường xuyên liên tục, nhằm giúp cho các cơquan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung, chỉnh lý xác địnhgiá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế tại

cơ quan

Trong thời gian thực tập tại đây, qua tìm hiểu thì tôi thấy đối tượng thống kê củaChi cục chủ yếu là thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra tìm (chủ yếu làmục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu Sổ sách thống kê đề thực hiệntheo mẫu được quy định sẵn:

- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: thực hiện theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày

12/01/1990 của cục Văn thư lưu trữ nhà nước Sổ này dùng để thống kê tình hìnhnhập tài liệu vào kho Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ sơ, cặphộp.

- Sổ thống kê lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữcho từng kho, cố định trật tự sắp xếp các phông lưu trữ trong kho và để phản ánhtình hình tài liệu trong kho Đối tượng thống kê của sổ này là phông lưu trữ đãđược bảo quản trong kho

- Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong kho lưutrữ của Chi cục, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theophương án hệ thống hóa và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trongphông lưu trữ Ngoài ra Chi cục trữ còn tra tìm tài liệu trên mạng đối với nhữngvăn bản mới ban hành của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương Các loại sổsách quản lý nhằm phục vụ cho việc sử dụng tài liệu gồm có sổ đăng ký độc giả,

sổ giao nhận tài liệu đối với độc giả Chi cục cũng đã sử dụng chương trình quản

lý tài liệu lưu trữ trên mạng

Tuy nhiên Chi cục cần áp dụng nhiều hơn nữa các phần mềm tra cứu tàiliệu, giúp tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác hơn

2.2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹthuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu được chỉnh lý xong mà không được bảoquản tốt sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu, gây khó khăn đối với nh cầukhai thác của độc giả Vì đây là công việc khó khăn, phức tạp nên đã được cấptrên và Chi cục quan tâm đến đã đầu tư xây dưng kho tàng bảo quản với đầy đủcác trang thiết bị hiện đại

Về kho lưu trữ: kho lưu trữ của Chi cục được trang bị các trang thiết bịkhác để bảo quản tài liệu như: quạt thông gió: 6 chiếc, máy điều hòa âm trần: 6chiếc, máy hút ẩm: 6 chiếc, máy hút bụi: 02 chiếc, xe vận chuyển tài liệu: 04chiếc, bình chữa cháy: 14 chiếc

Là nơi lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu của tỉnh, chứa đựng nhiều tàiliệu có giá trị của các cơ quan trong tỉnh, Chi cục Văn thư Lưu trữ thường xuyêntiến hành kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho, sử dụng nhiềubiện pháp bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm tối ứu hóa nhất công tác bảo quảntài liệu tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang như: sử dụng các biệnpháp phòng chống ẩm: sử dụng máy điều hòa với nhiệt độ thích hợp phù hợp vớihiện trạng của tài liệu, ngoài ra cán bộ quản lý kho còn sử dụng chất hút ẩm(Silicagen), bao gói cách li độ ẩm để hạn chế tác động gây hại tài liệu Bên cạnh

đó công tác phòng cháy chữa cháy được Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh TuyênQuang thực hiện rất tốt, trong kho lưu trữ đã được trang bị hệ thống báo cháy tựđộng, ngoài ra Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh còn thường xuyên tập huấn cho cáccán bộ nhân viên trong cơ quan về công tác phòng cháy chữa cháy nhằm tuyêntruyền giáo dục cho cán bộ nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công tác bảo quảntài liệu lưu trữ tại kho

Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang đang bảo quản

37 Phông tài liệu lưu trữ với 972 mét giá tài liệu gồm 11.104 hồ sơ, thành phầntài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật của Phông lưutrữ UBND tỉnh Tuyên Quang ( Xem phụ lục 2)

Tổng số cặp, hộp tài liệu 6807 cặp hộp, tương đương 972 mét giá tài liệu

Tổng số đơn vị bảo quản 41.236 đơn vị bảo quản

Số báo, tạp chí, công báo ~ 30 mét giá tổng cộng: 1002 mét giá tài liệu

Chi cục đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong công tác bảoquản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế tối đa sự hư hại của tài liệu lưu trữ và pháthuy cao độ giá trị của tài liệu đang được bảo quản trong kho, phục vụ cho nhucầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả

2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thácthông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giả quyếtnhững nhiệm vụ hiện hành của cơ quan tổ chức cá nhân Đây là một trong những

công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, với vaitrò là lưu trữ lịch sử lớn nhất của tỉnh Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh TuyênQuang đã và đang ngày càng hoàn thiện hơn vai trò của một lưu trữ lịch sử đó làviệc tổ chức tài liệu một cách khoa học phục vụ những mục đích khác nhau của

xã hội, giúp cho bộ máy quản lý hành chính nhà nước ngày càng hoàn thiện hơn

Để sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đãtiến hành vận dụng nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng phổbiến nhất vẫn là phục vụ độc giả tại phòng đọc Vì người đọc có thể trực tiếp sửdụng tài liệu lưu trữ, hoặc cùng một lúc có thể nghiên cứu được nhiều văn bảncần thiết có nội dung liên quan tới nhau cùng một lúc…trong năm 2016 Chi cục

đã phục vụ trên 115 lượt người đến khai thác và sử dụng tài liệu, trong đó số hồ

sơ đưa ra khai thác là hơn 1100 hồ sơ, số văn bản phục vụ nhu cầu nghiên cứu

sử dụng là 6.000 văn bản Đón tiếp gần 200 lượt khách đến tham quan học tậpkinh nghiệm và Chi cục còn tích cực quảng bá tài liệu lưu trữ trên các phươngtiện thông tin đại chúng như đài phát thanh truyền hình Tuyên Quang, trên báo,truyền hình để nhiều độc giả biết và đến khai thác những tài liệu cần thiết

Để đáp ứng nhu cầu, phòng đọc tại chi cục được bố trí ở nơi yên tĩnhthoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho độc giả nghiên cứu tài liệu.Tuy nhiênquy mô phòng đọc còn hạn chế và cần chú ý hơn nữa đến trang thiết bị phục vụngười đến khai thác

Ngoài hình thức phục vụ độc giả tại phòng đọc thì Chi cục còn sử dụnghình thức chứng thực tài liệu lưu trữ đây là hình thức giúp cho các cơ quan, cánhân xác minh được những vấn đề đã xảy ra trong quá khứ và bị mất chứng cứcần phải dựa vào chứng nhận của Kho lưu trữ tại Chi cục trên cơ sở tài liệu lưutrữ còn giữ được để làm bằng chứng

CHƯƠNG 3.

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ

VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập

và kết quả đạt được.

Sau 2 tháng thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ, tuy thời gian khôngnhiều song đợt thực tập đã mang lại cho tôi nhiều điều bổ ích giúp tôi có cơ hộihọc hỏi những kiến thức, kinh nghiệm thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏiphong cách làm việc của một cán bộ văn phòng, tự hoàn thiện mình trong côngtác chuyên môn

Trước hết, đợt thực tập đã tạo điều kiện cho tôi xâm nhập vào thực tế làmquen và cụ thể hóa những phần lý luận đã học Tuy thời gian ngắn nhưng tôi đãđược thực hành khá đầy đủ các khâu nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ đặt ra trong đềcương như:

+ Chuyển giao văn bản, công văn

*Về lưu trữ:

+ Phân loại sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Trong thời gian thực tập tôi cùng cán bộ phòng nghiệp vụ lưu trữ phân loạisắp xếp hồ sơ,tài liệu trong kho theo một trật tự nhất định Thu thập bổ sungnhững văn bản còn thiếu để bổ sung vào hồ sơ để tiến hành đưa vào lưu trữ củaChi cục

+ Chỉnh lý tài liệu

Trong thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tôi được tham giachỉnh lý Phông lưu trữ Ban di dân, tái định cư thủy điện Tuyên Quang, Giai đoạn:

2002 – 2012 như : đánh số tờ, viết bìa hồ sơ ( Xem phụ lục 1)

+ Thực hiện quan sát một số nghiệp vụ chuyên môn và các hoạt động khác

Qua thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã cho tôi thấy giữa lýluận và thực tiễn tuy có sự khác nhau nhưng luôn bổ sung cho nhau Để làm tốtcông tác văn thư- lưu trữ không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cầnmột kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt độngcủa mỗi cơ quan, áp dụng lý luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn

có như thế công tác văn thư- lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự hiệu quả

Trong quá trình thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tôi đã được tiếp cận

thực tế công việc các khâu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tôi thấy cơ quan đã đạtđược những kết quả nhất định nhưng bên cạnh đó cũng không tránh khỏi nhữnghạn chế

3.1.1 Ưu điểm:

Công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quangngày càng được quan tâm và phát triển theo hướng hiện đại hóa.Tuy mới đượcthành lập vài năm gần đây nhưng nhìn chung công tác văn thư lưu trữ của Chicục Văn thư - Lưu trữ tương đối đồng bộ và đang dần hoàn thiện Ban lãnh đạo

và chuyên viên trong Chi cục đã vận dụng linh hoạt những Quyết định, Nghịđịnh, Thông tư của Nhà nước vào cơ chế hoạt động thực tế công việc

Về công tác văn thư: Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhìn chung đã thực hiệnnghiêm túc về việc soạn thảo văn bản dựa theo thông tư số 01/2011/TT-BNV,Chi cục đã thể hiện được đầy đủ các thành phần thể thức, thông tin chính xácnhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản mà cơ quan ban hành ra

Hơn nữa việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của Chi cục rất đúngquy định của các văn bản mà nhà nước ban hành về công tác văn thư như: côngvăn 425/VTLTNN-NVTW, nghị định 110/2004/NĐ-CP , nên quy trình giảiquyết công việc được nhanh chóng, chính xác đảm bảo được chất lượng và hiệuquả công việc Cán bộ nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà