MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TỈNH LÀO CAI 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Lào Cai . 4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2 Chức năng. 5 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 15 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư- Lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 17 1.2.1Chức năng của Phòng Văn thư- Lưu trữ 17 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Văn thư- Lưu trữ 17 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Văn thư- Lưu trữ 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TỈNH LÀO CAI 18 2.1 Hoạt động quản lý 18 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư- Lưu trữ 18 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chưc 18 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư- Lưu trữ 18 2.1.4 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tac Văn thư- Lưu trữ. 19 2.2 Thực trạng nghiệp vụ 19 2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 20 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 21 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 21 2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu. 23 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 25 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư- Lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Lào Cai. 25 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 27 3.2.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của khoa, trường. 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU Ngày nay, Cơng tác Văn thư- Lưu trữ ngày củng cố phát triển máy nhà nước qua thời kỳ Đặc biệt Cơng nghiệp hóaHiện đại hóa mục tiêu phát triển hầu hết Quốc gia giới, có Việt Nam.Q trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, không đưa Kinh tế tang tốc mà mang lại hội, thách thức cho nước ta Trong ảnh hưởng, thúc đẩy ngành Văn thư- Lưu trữ đòi hỏi phải ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Ngay từ ngày đầu nhà nước giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký thơng đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 công tác Công văn, giấy tờ, Người rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “ Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng Chương trình, Kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt Chính trị, Kinh tế, Văn hóa Khoa học- kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng”.Đến với xu tồn cầu hóa với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ; đặc biệt công nghệ thông tin, người đã, khơng ngừng tìm tòi, sáng tạo hình thức trao đổi thơng tin khác nhằm hướng tới mục đích tìm kiếm thơng tin nhanh xác Mặc dù trao đổi thông tin văn coi phương tiện thiếu lĩnh vực Văn lưu trữ để sử dụng cần thiết, văn tài liệu lưu trữ.Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định“ Tài liệu lưu trữ lừ di sản dân tộc, có ý nghĩa đặc biệt với nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.Đặc biệt giai đoạn nay, phát triển đất nước, tài liệu lưu trữ không ngừng tăng số lượng chất lượng Mặc dù nhà nước chủ trương “ Cải cách hành chính”, giảm bớt thủ tục giấy tờ khơng cần thiết lượng văn hình thành chiếm khối lượng khơng nhỏ cần bảo quản an toàn để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng xã hội Để tài liệu lưu trữ thực trở thành tàu sản quý báu dân tộc có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết đất nước.Đảng Nhà nước ta quan tâm, có Chủ chương, Chính sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị có chức đào tạo đội ngũ cán làm cơng tác Văn thư- Lưu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Thực châm ngôn: “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn” nhằm giúp cho sinh viên rèn luyện kỹ nghiệp vụ tiếp xúc, làm quen với cơng việc bên ngồi, đồng thời rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất người cán cơng chức cho tương lai Do đó, vào cuối khóa học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm, giới thiệu nhà Trường giúp đỡ Lãnh đạo Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai, em tiếp nhận thực tập Văn phòng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai từ ngày 10/01/2017 đến hết ngày 10/3/2017 Trong khoảng thời gian thực tập quan, thân em thu kinh nghiệm làm việc rèm luyện kỹ nghiệp vụ Văn phòng, áp dụng lý thuyết vào thực tế; điều mà học lý thuyết chúng em chưa thể hiểu hết Đạt kết nhờ giúp đỡ, bảo tận tình thầy, giáo Trường, cán phòng Văn thư- Lưu trữ Lãnh đạo Sở tạo điều kiện, hướng dẫn tận tình để em hồn thành tốt nhiệm vụ giao Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp lý luận chuyên môn mà em rút quan thực tập Báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu Khái quát Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai Chương 2: Thực trạng cơng tác Văn thư-Lưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai Chương 3: Báo cáo kết thực tập Sở Văn hóa, Thê thao Du lịch tỉnh Lào Cai Do thời gian va chạm thực tế chưa nhiều, kinh nghiệm hạn chế báo cáo nhiều thiết xót khó tránh Vì em mong nhận quan tâm đóng góp ý kiến thầy, giáo để báo cáo hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lý Thị Hồng B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TỈNH LÀO CAI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch mặt hoạt động có ý nghĩa vơ quan trọng nghiệp phát triển quốc gia Ngay từ dành độc lập, Đảng Nhà nước quan tâm, trọng đến phát triển lĩnh vực Những ngày đầu đất nước nhiều khó khăn nên hoạt động gặp nhiều hạn chế, phát triển đất nước, thực phát triển vươn lên ngang tầm với nước khu vực giới Những thành tựu đạt kết trình vận động phát triển nghiệp cách mạng, với trình vận động này, tới trải qua sau nhiều năm hoạt động Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai có đóng góp to lớn vào phát triển lĩnh vực Văn hóa, Thể thao Du lịch Thực Nghị kỳ họp thứ Quốc hội khóa VIII Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghia Việt Nam việc chia tách tỉnh Hoàng Liên Sơn thành hai tỉnh Lào Cai Yên Bái; Ngày 01/10/1991 tỉnh Lào Cai tái lập.Để kiện toàn máy nhà nước địa phương Ngày 25/10/1991 Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai ban hành Quyết định số 11/QĐ-UB tổ chức quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai Tại định quy định 22 quan chuyên môn 04 đơn vị sản xuất kinh doanh, nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Sở Văn hóa, Thể thao 22 quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đây đơn vị tiền thân Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch - Sở Văn hóa Thơng tin Thể thao - Sở Văn hóa thơng tin - Sở Thể dục Thể thao - Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch 1.1.2 Chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực quản lý nhà nước về: văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch quảng cáo (trừ quảng cáo báo trí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm) địa phương, dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý Sở thực số nhiệm vụ quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn nghiệp vụ Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy định Quyết định số: 15/2009/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai Quy định vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai, cụ thể sau: 1.Trình Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; đề án , dự án, chương trình phát triển văn hóa, gia đình, thể dục thể thao du lịch; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước; phân cấp quản lí nhà nước xã hội hóa lĩnh vực Văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao du lịch địa phương b) Dự thảo văn Quy phạm pháp luật quy định cụ thể tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó tổ chức đơn vị trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch; Trưởng, Phó phòng Văn hóa Thơng tin thuộc Ủy ban nhân huyện, thành phố sau phối hợp thống với Sở Thông tin Truyền thông Trình chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Dự thảo định thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh văn hóa, gia đình, thể dục thể thao du lịch; b) Dự thảo định thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Hội đồng chuyên ngành văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao du lịch theo quy định pháp luật Hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy pham pháp luật chính, sách quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình sau phê duyệt; thơng tin, tun truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch 4.Về di sản văn hóa: a) Tổ chức thực quy chế, giải pháp huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực để bảo vệ phát huy giá trị di sản văn hóa địa phương sau phê duyệt; b) Hướng dẫn tổ chức thực dự án bảo quản, tu bổ phục hồi di tích thuộc đia phương quản lý sau phê duyệt; c) Tổ chức điều tra, phát hiện, thống kê, phân loại lập hồ sơ di sản văn hóa phi vật thể thuộc đia bàn tỉnh; d) Hướng dẫn thủ tục cấp giấy phép nghiên cứu, sưu tầm văn hóa phi vật thể địa bàn tỉnh cho tổ chức, cá nhân nước người Việt Nam định cư nước ngoài; đ) Tổ chức thực kiểm kê, phân loại lập hồ sơ xếp hạng di tích lịch sử văn hóa danh lam thắng cảnh thuộc địa bàn tỉnh; e) Thẩm định dự án, xây dựng công trình nằm ngồi khu vực bảo vệ di tích tỉnh có khả ảnh hưởng đến cảnh quan, mơi trường di tích; g) Tổ chức việc thu nhận, bảo quản di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia tổ chức, cá nhân giao nộp thu giữ địa phương theo quy định pháp luật; h) Đăng ký tổ chức quản lý di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia phạm vi tỉnh; cấp giấy phép di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia thuộc bảo tang tỉnh sở hữu tư nhân; i) Quản lý, hướng dẫn tổ chức hoạt động bảo tồn, phát huy giá trị di sản văn hóa, lễ hội truyền thống, tín ngưỡng gắn với di tích, nhân vật lịch sử địa phương Về nghệ thuật biểu diễn: a) Hướng dẫn tổ chức thực phương án xếp tổ chức đơn vị nghệ thuật biểu diễn thuộc phạm vi quản lý địa phương phù hợp với quy hoạch phát triển ngành nghệ thuật biểu diễn Bộ Văn hóa, Thể thao du lịch; b) Tổ chức thực quy chế tổ chức liên hoan, hội thi, hội diễn nghệ thuật biểu diễn đia phương biểu diễn địa bàn tỉnh; c) Thẩm định, cấp phép cơng diễn chương trình, tiết mục, diễn; chương trình biểu diên thời trang nước có yếu tố nước cho đối tượng: Đơn vị nghệ thuật biểu diễn chuyên nghiệp, đơn vị có chức tổ chức biểu diễn nghệ thuật, biểu diễn thời trang thuộc địa phương; Các tổ chức kinh tế - xã hội tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp không bán vé nhà hàng, vũ trường; - Cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, văn hóa, xã hội khơng có chức tổ chức biểu diễn nghệ thuật có nhu cầu tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp có doanh thu nhằm mục đích phục vụ cơng tác xã hội, từ thiện địa phương; - Tổ chức kinh tế, trị, văn hóa, xã hội nước ngồi, tổ chức quốc tế hoạt động hợp pháp lãnh thổ Việt Nam đặt trụ sở địa phương d) Cho phép đoàn nghệ thuật, diễn viên thuộc địa phương quản lý nước biểu diễn, đoàn nghệ thuật, diễn viên nước đến biểu diễn địa phương; cấp giấy phép tổ chức thi hoa hậu địa phương sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; đ) Tổ chức thực việc cấp thẻ hành nghề cho nghệ sĩ diễn viên biểu diễn chuyên nghiệp theo phân cấp Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch; e) Tổ chức thực Quy chế quản lý việc sản xuất, phát hành băng, đĩa ca nhạc diễn Về diện ảnh: a) Tổ chức thực kế hoạch sử dụng ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí hoạt động chiếu phim rạp, chiếu phim lưu đọng phục vụ nhiệm vụ trị, xã hội, đối ngoại, phục vụ thiếu nhi đồng bào dân tộc miền núi lực lượng vũ trang; b) Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thẩm định kịch văn học việc săn xuất phim đặt hàng từ ngân sách nhà nước, Hội đồng thẩm định phim theo quy định pháp luật điện ảnh; c) Cấp, thu hồi giấy phép phổ biến phim phóng sự, phim tài liệu, phim khoa học, phim hoạt hình sở điện ảnh thuộc địa phương sản xuất nhập khẩu; d) Cấp, thu hồi giấy phép phim truyện sở điện ảnh thuộc địa phương sản xuất nhập theo quy định pháp luật điện ảnh; đ) Kiểm tra việc phổ biến phim rạp, phim chiếu lưu động, phim phát phương tiện khác điểm hoạt động văn hóa, vui chơi, giải trí cơng cộng; e) Hướng dẫn tổ chức thực kiểm tra việc thực quy định kinh doanh băng đĩa phim hoạt động điện ảnh khác đia phương Về mỹ thuật, nhiếp ảnh, triển lãm: a) Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng nghệ thuật tượng đài, tranh hoành tráng cấp tỉnh theo Quy chế xây dựng tượng đài, tranh hồnh tráng Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch; b) Tổ chức thực hoạt động mỹ thuật, nhiếp ảnh triển lãm quy mô cấp tỉnh; c) Cấp thu hồi, điều chỉnh giấy phép, kiểm tra hướng dẫn hoạt động triển lãm mỹ thuật, triển lãm ảnh, nghệ thuật đặt, trình diễn loại hình nghệ thuật đương đại triển lãm khác thuộc phạm vi quản lý ngành văn hóa, thể thao du lịch; tổ chức thi ảnh nghệ thuật, liên hoan ảnh; quản lý việc chép tác phẩm mỹ thuật địa phương theo Quy chế Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch ban hành; đ) Thẩm định, cấp phép thể phần mỹ thuật dự án xây dựng tu bổ, tôn tạo tượng đài, tranh hồnh tráng, cơng trình liên quan đến tơn giáo địa bàn tỉnh theo ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phân cấp Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch; Về quyền tác giả, quyền liên quan tác phẩm văn học, nghệ thuật: a) Tổ chức thực biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp nhà nước, tổ chức cá nhân lĩnh vực quyền tác giả, quyền liên quan tác phẩm văn học nghệ thuật địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; b) Tổ chức thực hướng dẫn, kiểm tra việc thực tỉnh quy định cung cấp, hợp tác, đặt hàng, sử dụng đảm bảo quyên tác giả tác phẩm, quyền liên quan biểu diễn, ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng chế độ nhuận bút, thù lao cho tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả, quyền liên quan; c) Thẩm định quyền tác giả, quyền liên quan có tranh chấp theo yêu cầu tổ chức, cá nhân quan nhà nước có thẩm quyền Về thư viện: a) Chủ trì, phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thơng chuyển giao xuất phẩm lưu chiểu địa phương cho thư viện tỉnh theo quy định; b) Hướng dẫn việc đăng ký hoạt động thư viện tỉnh theo quy định Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch; đăng ký hoạt động thư viện tỉnh; c) Hướng dẫn thư viện tỉnh xây dựng quy chế tổ chức hoạt động sở quy chế mẫu Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch 10 Về quảng cáo: a) Thẩm định hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tổ chức, cá nhân nước kinh doanh dịch vụ quảng cáo đặt địa bàn tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai: http://vanhoalaocai.vn/ Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/04/2004 cơng tác văn thư Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BVN-VPCP Bộ Nội Vụ Văn phòng phủ ngày 06 tháng năm 2006 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Cơng văn số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước; Công văn số 220/SVHTTDL-VP ngày 20/4/2009 Hướng dẫn lập hồ sơ danh mục hồ sơ công việc Quyết định số 15/2009/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 Quyết định Ban hành Quy định vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 10.Kế hoạch số 04/KH-SVHTTDL ngày 20/2/2016 Kế hoạch Công tác văn thư lưu trữ năm 2016 11.Chỉ thi số: 12/CT-UBND, ngày 19/8/2013 Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai việc tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 31 PHỤ LỤC Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Bàn làm việc cán văn thư Tủ chuyển giao văn đến, văn cho phòng thuộc Sở Tài liệu sau sau kết thúc công việc Phụ lục số 01 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC ( Cơ quan tổ chức, quản lý tài liệu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc …, ngày…tháng…năm BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU -Căn Quyết định số / QĐ-VTLTNN ngày tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 -Căn ………………………(1)…………………………………………… Chúng gồm: BÊN GIAO: ……………(2) …………………………….…… đại diện là: - Ông( bà)…………………………………………………………………… Chức vụ công tác/ chức danh……………………………………………… BÊN NHẬN: ………………(3)……………………………… … đại diện là: - Ơng( bà)…………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/ chức danh……………………………………………… Thống lập biên giao nhận tàu liệu ……………(4)………………… với nội dung cụ thể sau: Tên phông( khối) tài liệu…………………………………………… Thời gian tài liệu:…………………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu: 3.1Tài liệu hành chính: -Tổng số hộp( cặp): ……………………………………………………… -Tổng số hồ sơ( đơn vị bảo quản): ………………………………………… -Quy mét giá:……….mét 3.2 Tài liệu khác( có): ………… ………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo(5) …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……… Biên lập thành hai bản, bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ( ký tên ghi rõ họ tên) ( ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức( 6) ( chức vụ, chữ ký, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) Ghi chú: Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v v… 2,3 Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Phòng Lưu trữ Bộ…, Trung tâm Lưu trữ tỉnh…, Lưu trữ Sở/ Ban… Lưu trữ Công ty….v.v…và tên quan, tổ chức đơn vị( có) thực chỉnh lý tài liệu Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo ( có) như: -Mục lục tài liệu nộp lưu: -Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động…; -Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v v Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu( trường hợp lưu trữ trực tiếp quản ly tài liệu khơng có dấu riêng) Phụ lục số 02 KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông………………… Giai đoạn:………………… Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông ……… phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung công việc, phân công trách nhiệm thời hạn hồn thành STT Nội dung cơng việc Người thực … … Người phối Thời hạn hợp … … … .… Giao nhận tài liệu Khảo sát tài liệu viết báo cáo kết khảo sát Vệ sinh sơ tài liệu … … … ……… … … … Các nội dung, bước công việc thời gian thực vần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b) Văn phòng phẩm ( giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ…) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Th lao động thực chỉnh lý - Mua phương tiện , văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý - Chi khác Phê duyệt ( Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) …., ngày tháng năm 20… Người lập kế hoạch ( ký, họ tên) Phụ lục số 03 LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG ……………………………………………………… Giai đoạn:……………… I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức- đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc( cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức) Những thay đổi, bổ sung( có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động( đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ cơng tác văn thư( nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thư) quan, tổ chức thay đổi quan trọng( có) II LỊCH SỬ PHÔNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp( cặp): ……………………………………………………… - Tổng số hồ sơ( đơn vị bảo quản): ……………………………………… - Quy mét giá: …… mét 2.2 Tài liệu khác ( có) Thành phần nội dung tài liệu 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu khác ( tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm,….)( có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý; 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử( có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ; phân loại lập hồ sơ; xác định giá trị v v 4.4 Tình trạng vật lý phơng khối tài liệu Cơng cụ thống kê, tra cứu( có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Phê duyệt ( Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) …., ngày tháng năm 20… Người biên soạn ( ký, họ tên) Phụ lục số 04 HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông:……………………………… Giai đoạn: ………………… Căn … ( nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông … Việc định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu q trình chỉnh lý phơng ……được thực theo hướng dẫn đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời C Nhóm tài liệu loại khỏi phông: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu việc định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống Phê duyệt ( Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) …., ngày tháng năm 20… Người biên soạn ( ký, họ tên) Phụ lục số 05 HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông: …………………………… Giai đoạn:………………… I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu: - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phơng; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông …………………………………….được phân loại theo phương án …………………………………….; cụ thể sau: I Tên nhóm lớn( nhóm bản) 1.1 Tên nhóm vừa 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 1.2 Tên nhóm vừa ……………………… II Tên nhóm lớn( nhóm bản) 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa ……………………… III.Tên nhóm lớn( nhóm bản) 3.1 Tên nhóm vừa ……………………… 3.2 Tên nhóm vừa ……………………… IV………………………… ……………………… Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu Trong phần này, tình hình thực tế phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn tài liệu thành hồ sơ phông khối tài liệu tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ chưa xác, đầy đủ( chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ Phê duyệt ( Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) …., ngày tháng năm 20… Người biên soạn ( ký, họ tên) Phụ lục số 06 MẪU PHIẾU TIN ( Trình bày hai mặt tờ giấy khổ A5: 148 x 210 ) Mặt trước PHIẾU TIN Tên ( mã) kho lưu trữ…………………………… Tên ( mã) phông:………………………………… ……………………………………………………………… Số lưu trữ: a Mục lục số:……………………………… b Hộp số:………………………………… c Hồ sơ số: ……………………………… Ký hiệu thông tin: ……………………………………… …………………………………………………………… Tiêu đề hồ sơ: ………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Ghi chú: ………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Mặt sau: …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Thời gian tài liệu:…………………………………… a Bắt đầu: ……………… b Kết thúc:……………… Ngơn ngữ: ……………………………………………… Bút tích: ………………………………………………… …………………………………………………………… 10 Số lượng tờ: …………………………………………… 11 Thơi hạn bảo quản:…………………………………… 12 Chế độ sử dụng: ……………………………………… 13 Tình trạng vật lý: ……………………………………… …………………………………………………………… 14 Ghi chú: ……………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Phụ lục số 07 MẪU NHÃN HỘP Hình dạng - Hình chữ nhật Kích thước - Dài: 120mm - Rộng: 90mm Các thông tin nhãn kỹ thuật trình bày( theo mẫu) - Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thay “ HỘP SỐ” “ CẶP SỐ” TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ ………………… Từ hồ sơ số: ……………………… Đến hồ sơ số: …………………… Phụ lục số 08 MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU ( Theo Thông tư số 07/2012/BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ) TÊN ĐƠN VỊ ( nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm: 20… Cặp/ Số, ký hộp hiệu hồ số (1) sơ (2) Tiêu đề hồ sơ Thời Thời gian tài hạn bảo (3) liệu (4) quản (5) Số Ghi tờ (6) (7) Mục lục gồm: ………… hồ sơ( đơn vị bảo quản) Viết chữ:………… hồ sơ( đơn vị bảo quản) Trong đó: …………… Hồ sơ( đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn …………… Hồ sơ( đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …., ngày tháng năm 20… Người lập ( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ/ chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột - ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu nộp lưu; Cột - ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ; Cột - ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ; Cột - ghi thời gian sớm muộn văn hồ sơ; Cột – ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ; Cột 6- ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ; Cột - ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ ... tiền thân Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch - Sở Văn hóa Thơng tin Thể thao - Sở Văn hóa thơng tin - Sở Thể dục Thể thao - Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch 1.1.2 Chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch quan... tài liệu: Phơng Sở Văn hóa, Thơng tin, Thể thao tỉnh Lào Cai Phông Sở Thể dục, Thể thao tỉnh Lào Cai Phơng Sở Văn hóa, Thể thao tỉnh Lào Cai Phơng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai 2.1.3... Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai 1.2.1Chức Phòng Văn thư- Lưu trữ Tổ chức Văn thư- Lưu trữ phòng Văn thư- Lưu trữ thuộc Văn phòng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Lào Cai; Phòng Văn thư-