MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh 3 1.1.1. Vị trí, chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh 5 1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2.4. Mô hình tổ chức văn thư 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH 13 2.1. Hoạt động quản lý 13 2.1.1. Quy chế công tác văn thư 13 2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác và soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.1. Các loại văn bản Ủy ban nhân dân ban hành 13 2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày 15 2.2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.2.2. Quản lý văn bản đi 21 2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản 21 2.2.2.2. Đăng ký văn bản 22 2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 22 2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 22 2.2.2.5. Lưu văn bản đi 23 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 23 2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 24 2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến 25 2.2.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 26 2.2.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 26 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 27 2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân 27 2.2.4.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27 2.2.4.3. Phương pháp lập hồ sơ 28 2.2.4.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 29 2.2.5.1. Các loại dấu cơ quan 29 2.2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 30 2.2.5.3. Bảo quản con dấu 31 Chương 3.BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH 32 3.1. Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh. 32 3.1.1. Ưu điểm 32 3.1.2. Hạn chế 33 3.1.3. Nguyên nhân 33 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh 34 3.2.1. Về hoạt động quản lý 34 3.2.2. Về hoạt động nghiệp vụ 34 3.2.3. Nâng cao nhận thức 35 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư 35 3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất 36 3.2.6. Có hình thức khen thưởng và xử phạt hợp lý 36 3.2.7. Công tác thanh tra, kiểm tra 37 3.3. Một số khuyến nghị 37 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh 37 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, khoa, trường 38 3.3.2.1. Đối với bộ môn Văn thư 38 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ 38 3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 40 PHẦN KẾT LUẬN 42 PHẦN 4. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt UBND HĐND MTTQVN Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Nghĩa từ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Mặt trận tổ quốc Việt Nam Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hịa vào xu đó, hịa chung nhịp đập giới, năm gần đây, nghiệp vụ công tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Một quan, đơn vị tổ chức nằm cải cách hành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có đóng góp tích cực đào tạo nghiên cứu công tác văn thư Xuất phát từ yêu cầu cải cách hành để thực tốt chức nhiệm vụ đào tạo mình, trình đào tạo Nhà trường trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đơi với hành” Chính vậy, sinh viên đại học cuối năm thứ ba Nhà trường tổ chức cho học sinh kiến tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế quan Cụ thể mục đích ý nghĩa đợt kiến tập giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức đến kiến tập; tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức; giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm việc học tập học phần Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình quan tiếp nhận em đợt kiến tập lần Em đến thực tập UBND huyện Yên Khánh từ ngày 01/6 đến ngày 17/6/2016 Trong suốt trình kiến tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị cán bộ, nhân viên phòng ban UBND huyện Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư Lưu trữ đây, em quan sát công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư với cơng tác văn phịng Từ em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế đáng quý để phục vụ cho việc học tập em Bên cạnh thuận lợi, em cịn gặp số khó khăn q trình kiến tập cịn thiếu tự tin giao tiếp trao đổi với cán quan, chưa thích nghi với thời gian làm việc Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ngày đầu kiến tập; khác biệt lý thuyết thực tế gây khó khăn cho việc tổng hợp, đánh giá công tác văn thư UBND huyện,… Tuy nhiên, khó khăn dần khắc phục giúp đỡ nhiệt tình bác, cô, chú, anh, chị cán bộ, nhân viên phịng UBND Và để có thuận lợi trên, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô tạo điều kiện cho em kiến tập Đồng thời em xin cảm ơn hai phòng Văn phòng HĐND UBND huyện với phòng Nội vụ phối hợp hướng dẫn tận tình tiếp nhận sinh viên trường kiến tập Tiếp theo, em xin cám ơn tồn cán nhân viên phịng ban UBND huyện đặc biệt người người hướng dẫn em chị Nguyễn Thị Thúy – chuyên viên phịng Nội vụ giúp em hồn thành tốt q trình kiến tập UBND huyện Yên Khánh Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 01 tháng kiến tập UBND huyện Yên Khánh nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô cán hướng dẫn thực tập Song không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em kính mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh 1.1.1 Vị trí, chức Yên Khánh huyện tỉnh Ninh Bình, thành lập theo Quyết định số 59/NĐ-CP Chính phủ ngày 04/7/1994 tái lập huyện Yên Khánh UBND huyện Yên Khánh quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp Theo Điều Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 Quốc hội, chức Ủy ban nhân dân quy định sau: “Ủy ban nhân dân gồm đại biểu Hội đồng nhân dân cử tri địa phương bầu ra, quan quyền lực nhà nước địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ Nhân dân, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương quan nhà nước cấp trên.” Nói chung, UBND huyện có chức tổ chức đạo thi hành Hiến pháp, pháp luật , văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp UBND cấp đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định, UBND định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Theo tinh thần Luật tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 Quốc hội, Điều 28, Mục Chương II, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Yên Khánh quy định sau: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp, tiểu - thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát va lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ sản phẩm hóa - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, văn quan cấp nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân va công dân địa phương - Đảm bảo an ninh trị, trật tự, an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân, thực chế độ nghĩavụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tại, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạn, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản quyền lợi hợp pháp khác công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, chống làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công chức viên chức Nhà nước cán cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ - Tổ chức đạo công tác thi hành án dân địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Khánh hoạt động sở Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 Quốc hội Luật Tổ chức quyền địa phương Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, UBND huyện - Yên Khánh xếp tổ chức máy làm việc sau: Bộ máy lãnh đạo bao gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch; Phòng ban chức bao gồm 12 phòng ban sau: Văn phòng HĐND UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Tài – Kế hoạch; Phịng Cơng thương; Phịng Lao động – Thương binh xã hội; Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập - Khoa Văn thư - Lưu trữ Phịng tài ngun mơi trường; Thanh tra huyện; Phịng Y tế; Phịng Văn hóa Thơng tin; Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn; Phịng Giáo dục đào tao; Phòng Tư pháp ( Sơ đồ phụ lục số 1) UBND huyện Yên Khánh ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện nay, UBND huyện cán có trình độ chun nghiệp, Cao đẳng, Đại học trở lên 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Khánh quy định theo định số 09/2015/QĐUBND ngày 08/10/2015 UBND huyện Yên Khánh quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức biên chế Văn phòng Hội dồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh ( Văn phụ lục số 14) Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Khánh quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Yên Khánh đạo quản lý tổ chức biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ văn phịng HĐND, văn phịng UBND tỉnh Ninh Bình Đồng thời đảm nhận việc quản lý phận văn thư UBND huyện 1.2.1 Vị trí, chức Theo Điều 2, Quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 08/10/2015 UBND huyện Yên Khánh, Văn phịng HĐND UBND huyện có vị trí, chức sau: - Văn phòng HĐND & UBND huyện quan chuyên môn thuộc Ủy Ban nhân dân huyện có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND về: Hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân, cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nha nước địa Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phương; đảm bảo sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động HĐND UBND; trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải nhận xét kết để trả cho cá nhân, tổ chức - Văn phịng HĐND UBND huyện có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác HĐND&UBND huyện đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Văn phịng cấp có liên quan 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Theo Điều 3, định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 28/10/2015 UBND huyện Yên Khánh, Văn phòng HĐND UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức hoạt động HĐND, cụ thể : + Phối hợp với Ban ngành HĐND huyện, giúp Thường trực HĐND huyện chuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện Tổ chức soạn thảo văn Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện giao trực tiếp + Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn việc tham mưu chuẩn bị văn báo cáo chuyên đề Thường trực HĐND, UBND huyện giao tham gia đóng góp ý kiến thủ tục , thẩm quyền, va nội dung trình soạn thảo văn trước trình HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, định + Tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND huyện, phiên họp va làm việc Thường trực HĐND huyện, Ban HĐND huyện với UBND huyện phịng, ban chun mơn huyện, HĐND,UBND xã, thị trấn + Tham mưu tổ chức thực hoạt động kiểm tra, giám sát Thường trực HĐND + Giúp Thường trực HĐND UBND thực đầy đủ chế độthông tin Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ báo cáo với thường trực HĐND,UBND tỉnh quan có liên quan cấp theo quy định thẩm quyền - Tham mưu giúp UBND huyện đạo, điều hành chung, thống hành nhà nước địa phương theo quy định pháp luật thẩm quyền UBND huyện, cụ thể: + Thẩm tra thủ tục hành chính, nội dung, hình thức va thể thức hồ sơ đề án, văn phịng chun mơn, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn soạn thảo trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ban hành nhằm thực chức quản lý hành nhà nước địa phương + Kiểm tra, đơn đốc phịng chun mơn, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn thực Chương trình, Kế hoạch cơng tác UBND huyện, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án, văn trình UBND huyện + Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác (tuần, tháng, q, tháng, tháng, năm đột xuất), giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hành, phối hợp hoạt động thống quan chuyên mônhuyện, HĐND UBND xã, thị trấn việc triển khai thuẹc chủ trương, sách, chương trình hành động Huyện ủy, Nghị HĐND huyện Kế hoạch UBND huyện Đồng thời, tổng hợp báo cáo UBND huyện định kỳ (tháng, quý, tháng năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ báo cáo đột xuất theo quy định + Dự kiến chương trình thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột xuất trình Chủ tịch UBND huyện định; đơn đốc kiểm tra quan gửi hồ sơ, đề án tài liệu liên quan trình UBND phiên họp; gửi giấy mời, tài liệu kỳ họp đến thành viên UBND huyện va đại biểu, chuẩn bị điều kiện phục vụ phiên họp Tổ chức việc ghi biên thông báo kịp thời văn ý kiến kết luận chủ tọa phiên họp, gửi thành viên UBND huyện, tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực - Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND va UBND huyện theo quy định pháp luật - Thực công tác thu thập, cung cấp thơng tin, xử lý thơng tin kịp thời, xác phục vụ cơng tác giám sát nắm bắt tình hìnhvà đạo điều hành Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện Xây dựng hệ thống liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu, biên kỳ họp HĐND, phiên họp UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật - Đề xuất UBND huyện chủ trì, phối hợp với quan chức năng, chun mơn, UBMTTQ, đồn thể cấp tun truyền, phổ biến tập huấn triển khai thực văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp HĐND, UBND huyệncho ngành, xã, thị trấn quan thông tin tình hình hoạt động UBND tỉnh, Chính phủ Cung cấp thơng tin tình hình hoạt động UBND huyện, tình hình kinh tế - xã hội địa phương cho UBMTTQ, đoàn thể huyện quan thông tin đại chúng để thông tin cho nhân dân theo quy định - Trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo quy chế cửa, cửa liên thông; hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND UBND huyện - Tham mưu giúp UBND huyện chịu trách nhiệm theo dõi thực hiệnvà kiểm tra Quy chế làm việc UBND huyện, phịng, ban chun mơn huyện, UBND xã, thị trấn quy chế liên tịch UBND huyện với Mặt trận, đoàn thể huyện quan chức khác địa bàn huyện quan chức khác địa bàn huyện Giữ mối quan hệ với Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội HĐND tỉnh - Thực chế độ trách nhiệm ủy nhiệm Chủ tịch HĐN, CHủ tịch UBND huyện Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND huyện: + Tổ chức, truyền đạt chủ trương , sách Đảng, pháp luật Nhà nước; truyền đạt thông tin, ý kiến Chủ tịch HĐND, chủ tịch UBND huyện theo ủy nhiệm đến phòng, ban, xã, thị trấn; tổ chức kiểm tra, theo dõi, báo cáo kết thực với Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa; 3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm công tác văn thư - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng văn thư theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo công tác văn thư Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo công tác văn thư; - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo công tác văn thư nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; thực dịch vụ khoa học; - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh 42 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường công tác văn thư; - Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh 43 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHẦN KẾT LUẬN Với kết em gặt hái trình thực tập UBND huyện Yên Khánh toàn kiến thức em đào tạo trường với thực tế bên ngồi đúc kết lại cho em có hành trang quý báu để vững tin bước tiếp đường học tập năm nguồn động lực giúp em thêm yêu nghề Trải qua gần 01 tháng kiến tập UBND huyện, em nhận thấy kiến thức mà thầy cô truyền đạt cho em quý giá Việc em Nhà trường tạo điều kiện cho kiến tập điều cần thiết để em có hội học hỏi vấn đề xã hội Và em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên phòng ban UBND huyện, giúp em có khả củng cố lý thuyết rèn luyện kỹ chủ động học hỏi Quá trình thực tập giúp em rút nhiều kinh nghiệm học cho riêng để nâng cao kiến thức chuyên môn công tác văn thư Càng thấy rõ tầm quan trọng cán Văn thư quan, tạo nên em tinh thần học hỏi, cố gắng để trở thành người cán Văn thư có trách nhiệm tương lai Trước khép lại báo cáo này, lần em xin gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho em kiến thức học thực tiễn qua trình đào tạo in dấu nhiều kỷ niệm Cảm ơn UBND huyện Yên Khánh tiếp nhận giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập Qua em kính chúc Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô dồi sức khoẻ công tác tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh 44 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Sơ đồ tổ chức UBND huyện Yên Khánh Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Ủy Viên tịch (phụ P.Chủ tịchKT-TC) (phụ trách NN -TNMT) Chánh Văn phòng Chỉ huy trưởng Trưởng Quân sựCông An huyện P.Chủ tịch (phụP.Chủ trách VH-XH ) trách Phụ lục số 2: Sơ đồ tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Khánh Chánh Văn phòng Phó Chánh Phó Chánh Phó Chánh Văn phịng Văn phịng Văn phịng (phụ trách cơng tác(phụ tổngtrách hợp)cơng tác tiếp dân, giúp việc cho HĐND (phụ huyện) trách Hành quản trị) chuyên viên chuyên viên chuyên viên (03 người) (02 người) (09 người) Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 3: Ảnh Quyết định 3134/QĐ-CT ngày 19/8/2015 Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 4: Bìa sổ đăng ký văn Bìa sổ đăng ký văn đến Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 5: Cách đăng ký bên sổ đăng ký văn Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 6: Cách đăng ký bên sổ đăng ký văn đến Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 7: Mẫu bì văn UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH Địa chỉ: Phố 1, Thị trấn Yên Ninh * Điện thoại: (030).3841.231 Số:…… Kính gửi: ………………………………… …………………………………………… …………………………………………… Phụ lục số 8: Mẫu mục lục văn MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số ký hiệu văn (1) (2) 15 123/TBVP Ngày tháng văn (3) 16/7/06 Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Trích yếu nội dung Tác giả văn Tờ số Ghi (4) Thơng báo V/v phịng chống lụt bão địa bàn huyện (5) (6) Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Khánh (7) Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 9: Mẫu dấu đến UBND HUYỆN YÊN KHÁNH CÔNG VĂN ĐẾN Số: ………… Ngày: …/…/20… Phụ lục số 10: Ảnh Tình trạng tài liệu rời lẻ, bó gói phịng Nội vụ UBND huyện Yên Khánh Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 11: Ảnh Hồ sơ, tài liệu hình thành phịng Nội vụ giữ lại tự quản lý phòng làm việc Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 12: Ảnh dấu có hình quốc huy dấu khơng có hình quốc huy Phụ lục số 13: Văn Quyết định số 08/2015/QĐ-UBND ngày 07/10/2015 Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh việc Ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Khánh Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 14: Văn Quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 08/10/2015 Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh việc Ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A