THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC

LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI NÓI ĐẦU 4 B. PHẦN NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ 6 VĨNH PHÚC 6 1. Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc . 6 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc. 6 1.1.1 Lịch sử hình thành 6 1.1.2 Chức năng của UBND xã Vĩnh Phúc 6 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Vĩnh Phúc. 7 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Phúc: 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 9 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc. 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC 12 2.1. Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý. 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ. 12 2.1.1.1. Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ. 12 2.1.1.2. Văn bản của UBND xã Vĩnh Phúc ban hành. 13 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 14 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 14 2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ. 14 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của UBND xã Vĩnh Phúc. 14 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 15 2.2. Khảo sát thực trạng họat động nghiệp vụ. 15 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 15 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu. 17 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.4.1. Công tác thống kê 18 2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu. 19 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUANTỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ. 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức. 21 3.3. Một số khuyến nghị. 23 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ của khoa, trường. 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 27

LỜI CẢM ƠN Thực tập hoạt động thiếu trình học tập trước trường sinh viên Vì hoạt động giúp sinh viên cọ sát thực tế, học hỏi kinh nghiệm kỹ thực tiễn, bước tập duyệt chuẩn bị hành trang để sau tốt nghiệp trường người dàng làm quen với cơng việc Đối với chun ngành Văn thư – Lưu trữ, hoạt động thực tập có vai trị quan trọng giúp sinh viên có điều kiện làm quen với môi trường làm việc quan hành nhà nước, để từ vận dụng kiến thức chuyên nghành học nhìn nhận, phân tích đánh giá, áp dụng trực tiếp vào công việc quan, tổ chức nơi sinh viên thực tập Thơng qua q trình thực tập, bảo tận tình cán bộ, cơng chức quan,đặc biệt quan tâm thầy giáo giúp em nâng cao trình độ chuyên môn học hỏi kinh nghiệm quý báu người cán văn thư tương lai Trước tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo khoaVăn thư – Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho chúng em chuyến kiến tập hiểu thiết thực Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới tồn thể ban lãnh đạo, cán bộ, cơng chức làm việc UBND xã Vĩnh Phúc nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành tốt khóa thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Phúc, ngày 01 tháng năm 2017 Sinh viên Nông Thị Xuân Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .4 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc .6 1.1 Lịch sử hình thành , chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc .6 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức UBND xã Vĩnh Phúc 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vĩnh Phúc 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc: 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc .9 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC .11 2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý .12 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác lưu trữ .12 2.1.1.1 Văn đạo quan cấp công tác lưu trữ 12 2.1.1.2 Văn UBND xã Vĩnh Phúc ban hành 13 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 14 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ công tác lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc .14 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ 14 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc .14 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ .15 2.2 Khảo sát thực trạng họat động nghiệp vụ 15 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15 Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.4.1 Công tác thống kê 18 2.2.4.2 Công cụ tra tìm tài liệu 19 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUANTỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ .21 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan tổ chức 21 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 23 3.3.2 Đối với môn văn thư lưu trữ khoa, trường 24 C PHẦN KẾT LUẬN .25 PHỤ LỤC 27 Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nơng Thị Xn A LỜI NĨI ĐẦU Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Từ thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan Hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác Văn thư Lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác Văn thư Lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan đơn vị Là sinh viên năm thứ ba chuyên nghành Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy trường giảng dạy qua tìm hiểu thêm tài liệu em hiểu phần công việc tầm quan trọng công tác Văn thư Lưu trữ Với phương châm “ Học đôi với hành ” công tác đào tạo Trường Đại học Nội Vụ nói chung Khoa Văn thư Lưu Trữ nói riêng trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm ba Khoa Văn thư – Lưu trữ hệ Cao đẳng thực tập quan, đơn vị, thời gian Nhằm giúp sinh viên Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân làm quen với công việc quan vận dụng kiến thức lý thuyết học trường để vận dụng vào công việc thực tế quan Củng cố kiến thức đúc rút kinh nghiệm làm việc để phục vụ cho công việc sau Địa điểm mà em lựa chọn kiến tập phận Hành cửa UBND Xã Vĩnh Phúc, Huyện Bắc Quang, Tỉnh Hà Giang Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC Khảo sát, nghiên cứu lịch sử hình thành, chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc 1.1 Lịch sử hình thành , chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc 1.1.1 Lịch sử hình thành Xã Vĩnh Phúc Trực thuộc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang Vào năm 1978, nghe theo tiếng gọi Đảng vận động đồng bào vùng xuôi lên vùng cao khai phá đất hoang, tạo lập sống mới, có Vĩnh Phúc huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang Tuy không thuận tiện đường giao thông, nhắc đến xã Vĩnh Phúc, người ta thường nhớ vùng quê miền núi lại mang đậm phong cách làng quê vùng xuôi Chính đến dân số Vĩnh Phúc chiếm phần đa bà thuộc tỉnh Thái Bình, Nam Định lên định cư Sau ba mươi năm sinh sống vùng đất mới, bà coi Hà Giang nói chung, Vĩnh Phúc huyện Bắc Quang nói riêng quê hương thứ hai 1.1.2 Chức UBND xã Vĩnh Phúc Theo điều 114 Hiến pháp 2013 quy định “Ủy ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp trên” Vậy Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Phúc Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc, quan hành nhà nước phạm vi xã Vĩnh Phúc, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vĩnh Phúc Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân UBND năm 2003 - UBND xã Vĩnh Phúc quản lý lĩnh vực sau phạm vi xã Vĩnh Phúc: + Lĩnh vực kinh tế + Lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp + Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải + Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao + Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương + Trong việc thực thi sách dân tộc sách tơn giáo + Trong việc thi hành pháp luật + Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh dài hạn năm xã chương trình HĐND cấp thông qua định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch + Xây dựng chế làm việc UBND xã, công tác tổ chức máy, thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng kỷ luật tập thể, cá nhân UBND trực tiếp quản lý + Kiểm tra, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND xã hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND cấp xã 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc: - Chủ tịch UBND - Một phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính, giao thơng, xây dựngcơ bản, nhà đất tài nguyên - môi trường - Một phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội lĩnh vực khác - Sau ủy viên UBND xã giúp việc cho chủ tịch phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực cơng tác đảm nhiệm : phụ trách công an, Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xn qn sự, kinh tế, tài chính, cơng tác văn phịng… Sơ đồ máy: Chủ tịch Phó chủ tịch Ban huy quân công an xã Tư pháp Hộ tịch Phó chủ tịch Tài chín h Kế tốn Văn phịng thống kê Văn hóa xã hội Địa xây dựng Tài - Về tổ chức phòng , ban - UBND xã Vĩnh Phúc 08 phòng ban chức năng, quan tham mưu cho lãnh đạo UBND xã quản lý chun mơn, là: + Văn phòng – thống kê UBND xã + Địa + Chính sách + Ban cơng an xã + Ban huy quân xã + Văn hóa – Xã hội + Tài chính- kế tốn + Nơng – lâm nghiệp * Nhận xét: cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc phù hợp với tình Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân hình thực tế địa phương, theo luật tổ chức HĐND UBND, Hiến pháp pháp luật Mặt khác cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc thể tính tinh gọn máy đáp ứng nhu cầu công việc cụ thể, không chồng chéo trách nhiệm mà lại có hỗ trợ lẫn nhằm phục vụ nhân dân cách tốt đồng thời giúp UBND hoạt động cách hiệu Cơ cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Phúc thể cơng cải cách hành diễn thuận lợi Ủy ban 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 1.2.1 Tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức, đóng vai trị quan trọng trình hoạt động củ quan Để nâng cao hiệu cơng tác này, địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, tổ chức quy trình xây dựng quản lý, xử lý giải văn quan Công tác văn thư lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc tổ chức theo hình thức “tập trung” Các khâu nghiệp vụ xử lý văn đi, đến quan thực cách khoa học, xác phải qua phận văn phịng để đóng dấu, đăng ký vào sổ, chuyển giao, làm thủ tục phát hành xử lý văn Phòng làm việc văn phòng UBND xã trang bị đầy đủ máy móc như: máy tính, máy in, máy photo,tủ, bàn ghế,…Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc hoạt động quy trình mang lại hiệu cao công việc 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc Văn phòng UBND xã phận tham mưu phục vụ đạo điều hành hoạt động UBND; tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo, đồng thời đề xuất biện pháp giải xử lý Quản lý tài sản, sở vật chất quan, đảm bảo điều kiện sở vật chất, phương tiện điều kiện làm cho hoạt động UBND Là trung tâm đầu mối giao tiếp (đối nội Báo cáo thực tập Sinh Viên : Nông Thị Xuân , đối ngoại) UBND UBND Xã Vĩnh Phúc chưa có phận văn thư riêng nên công tác Văn thư giao cho văn phòng thống kê cán làm văn thư kiêm nhiệm - Xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình đó, lịch làm việc - Thơng kê, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tham mưu giúp việc cho chủ tịch UBND Xã đạo thực - Giúp UBND xã dự thảo văn đề án, dự án, văn trước trình ký ban hành trình cấp có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý nội dunh thể thức, làm báo cáo gửi lên cấp - Chủ trì giữ mối liên hệ cơng tác UBND với quan khác ban ngành xã hội - Giúp Chủ tịch Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình trực tiếp tổ chức thực hoạt động, giúp Chủ tịch Phó chủ tịch tổ chức loại hội họp, công tác, tiếp khách - Giúp Chủ tịch quản lý trực tiếp thực nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ - Cán làm cơng tác văn thư có vị trí quan trọng quan, tổ chức đặc biệt thành phần khơng thể thiếu văn phịng Hộ thực khâu nghiệp vụ, kỹ thuật công tác văn thư Vì vậy, ln địi hỏi cán văn thư hai tố chất thẩm chất trị lực chuyên môn nghiệp vụ - Tổ chức quản lý văn đi: đánh máy văn bản, in văn bản, trình ký văn bản, đóng dấu văn đi, đăng ký văn đi, chuyển giao văn -Tổ chức quản lý văn giải văn đến: tiếp nhận văn đến, kiểm tra phân loại, bóc bì văn đến, theo dõi việc giải văn đến - Quản lý sử dụng dấu: Báo cáo thực tập 10 Sinh Viên : Nơng Thị Xn phịng tài liệu xếp theo cách khác nhau: tài liệu chung UBND chia thành tập văn (tập Quyết đinh; tập Cơng văn; tập Báo cáo, Thơng báo….); phịng tra tài liệu xếp theo vụ việc Vì tùy phịng ban có đặc thù riêng hoạt động Theo em thấy thực theo phương án tốt phù hợp với đặc thù hoạt động quan đặc thù hoạt động phòng ban Vừa giúp cho cán lưu trữ dễ tra tìm tài liệu phục vụ độc giả lại có hệ thống Tuy chưa đạt tới gọi khoa học chúng em học lớp phương án cung giải vấn đề hoạt động chỉnh lý phải đạt phục vụ khai thác sử dụng tốt Kết hợp phần khảo sát thực tế việc trực tiếp làm công tác chỉnh lý quan sau tháng thực tập em xin trình bày cụ thể cơng tác chỉnh lý quan sau: Cơ quan chỉnh lý tài liệu khối tài liệu chung UBND xã từ năm 2008 trở trước, từ năm 2009 trở sau tài liệu phòng ban khác chưa chỉnh lý tình trạng bó gói rời lẻ chờ chỉnh lý Đầu năm 2015 quan thực hoạt động chỉnh lý cho toàn khối tài liệu quan, kết thúc đợt thực tập em có thống kê lượng tài liệu chỉnh lý xong khối tài liệu chung UBND tài liệu phịng Thanh tra, phịng Nội vụ thực chờ viết bìa hồ sơ lập mục lục văn bản, mục lục hồ sơ Tổng cộng sau tháng chỉnh lý xếp lên giá 10 mét giá tài liệu 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 2.2.4.1 Cơng tác thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Công tác thống kê quan thực hiện, quan có ban hành kế hoạch 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 UBND xã Vĩnh Phúc Báo cáo thực tập 18 Sinh Viên : Nông Thị Xuân việc chỉnh lý, xếp tài liệu phòng, ban, đội thuộc UBND xã đưa vào kho lưu trữ thống kê đầy đủ đề cần thống kê công tác lưu trữ: Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự; tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu;… Tài liệu lưu trữ có loại hình tài liệu tài liệu hành (chiếm số lượng nhiều nhất), tài liệu khoa học kỹ thuật cơng nghệ, tài liệu nghe nhìn, tài liệu văn học nghệ thuật Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu quan chưa có kho lưu trữ Trang thiết bị có giá kê tài liệu loại 3m (1m x tầng) ; tủ sắt 1.2 x 2.2m = 08 cái; tủ gỗ 1.2 x 2.2m =04 cái; rương sắt 1.0 x 0,6m x 0,5m= 06 cái; máy vi tính để bàn 01 2.2.4.2 Cơng cụ tra tìm tài liệu Hiện quan có mục lục văn mục lục hồ sơ khối tài liệu chỉnh lý, cịn loại cơng cụ tra tìm khác chưa có Nhưng co quan có dự kiến thực cơng cụ tra tìm tài liệu trang web quan để phục vụ khai thác cán công chức nhân dân tài liệu không thuộc đối tượng mật 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Cơ quan thực nhiều biện pháp để bảo quản tài liệu tốt tránh bị chuột, bọ, côn trùng vào phá hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào hộp có chứa chất bảo quản, kê lên giá; mua thêm trang thiết bị đại máy điều hòa khơng khí, thiết bị PCCC; sử dụng loại hóa chất để tiêu diệt chuột loại côn trùng chúng công tài liệu…cơ quan tiến hành xây dựng quy chế vào khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị tài liệu 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc phục vụ độc giả tới khai thác sử dụng vấn đề cần quan tâm trước năm 2015 quan chỉnh lý khối tài liệu tổng hợp UBND từ năm 1990 – 2008 khối tài liệu phịng ban khác để tình trạng bó gói rời lẻ nên việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu khó khăn, độc giả muốn khai thác tài liệu phải tự vào kho lục bới lên để Báo cáo thực tập 19 Sinh Viên : Nơng Thị Xn tìm tài liệu cần Đầu năm 2015 quan tiến hành chỉnh lý khối tài liệu số phòng ban: Tài liệu tổng hợp UBND từ 2008 - 2014, phòng Thanh tra 1990- 2008 dự kiến hoàn thành đợt chỉnh lý cho toàn khối tài liệu quan tháng 9/2015 Nên đáp ứng phần nhu cầu khai thác tài liệu độc giả Hiện chưa có số liệu thống kê số lượt độc giả đến khai thác, số lượng độc giả không đáp ứng nhu cầu Báo cáo thực tập 20 Sinh Viên : Nông Thị Xuân CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUANTỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Được quan tâm, tin tưởng cán bộ, lãnh đạo quan em giao công việc theo chuyên ngành học suốt tháng thực tập Sau nội dung em làm quan - Khảo sát thực trạng công tác lưu trữ quan Văn phòng - Tiến hành chỉnh lý khối tài liệu chung UBND xã từ năm 2010 2016 - Viết mục lục hồ sơ, tra cứu hồ sơ máy tính, phân loại, xếp tài liệu, … Qua tập em tiếp cận trực tiếp với công việc hoạt động liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan Từ em học nhiều kiến thức thực tế khơng có sách Được quan sát bác, cô, chú, anh , chị cán quan giải công việc chuyên môn giúp em hiểu rõ khó khăn phức tạp mà cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư phải đảm nhiệm Từ em rút cho nhiều kinh nghiệm nhận thấy phải cố gắng học hỏi, trau kiến thức để đáp ứng yêu cầu công việc thời kỳ đổi 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan tổ chức Qua đợt kiến tập UBND xã Vĩnh Phúc em có thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm làm việc quan, tổ chức Tuy UBND xã Vĩnh Phúc thực tốt cơng tác văn thư quan mình, bên cạnh tồn số thiếu sót Em xin phép có số đề xuất nhỏ thân: - Đề nghị thủ trưởng phòng, ban, quan tâm, quán triệt, triệt để tới cán bộ, cơng chức đơn vị thực nghiêm túc quy trình cơng tác văn thư theo quy định nhà nước - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư tăng Báo cáo thực tập 21 Sinh Viên : Nông Thị Xuân cường ứng dụng công nghệ thông tin - Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Cán lưu trữ, tăng thêm số lượng cán chuyên trách lưu trữ Thường xuyên mở lớp tập huấn cán công tác lưu trữ không cho Cán lưu trữ quan mà Cán phòng, ban nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ giải vấn đề tài liệu bó gói rời lẻ, khơng lập hồ sơ giao nộp vào kho lưu trữ quan - Thường xuyên kiểm tra hệ thống hóa văn để tránh tình trạng văn ban hành sai thức, thẩm quyền - Đề biện pháp chấn chỉnh cá nhân, tập thể chưa chịu lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ khiến cho tài liệu rơi vào tình trạng bó gói, rời lẻ - Nâng cao tinh thần đạo đức cán công chức tinh thần trách nhiệm công vụ, thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ - Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực phịng, ban chun mơn nhằm tạo diều kiện phát triển chung cho UBND xã Vĩnh Phúc - Quan tâm nhiều tới công tác lưu trữ ( chỉnh lý, thống kê, xây dựng cơng cụ tra tìm, xác định giá trị tài liệu…) đề biện pháp bảo, quản quản lý tài liệu, trang thiết bị (tu dưỡng, sửa chữa lại trang thiết bị, thường xuyên vệ sinh kho xử lý mối, mọt…) - Tổ chức nghiên cứu xây dựng phần mềm lưu trữ giúp cho công tác lưu trữ tốt - Cần phải tiến hành hợp tác Quốc tế công tác lưu trữ để tăng thêm hiểu biết, kinh nghiệm góp phần giúp cho hoạt động lưu trữ thực tốt - Nâng cao tinh thần đạo đức cán công chức tinh thần trách nhiệm công vụ, thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Báo cáo thực tập 22 Sinh Viên : Nông Thị Xuân 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Trong hai năm qua, bên cạnh kết đạt công tác văn thư lưu trữ địa bàn xã cịn số hạn chế định Theo nhận định em chất lượng, hiệu số nội dung, nhiệm vụ chưa đạt yêu cầu; chưa tạo bước chuyển biến tích cực cơng tác lưu trữ; hiệu quản lý UBND xã Vĩnh phúc hạn chế Việc thu hút cán bộ, cơng chức có trình độ làm cơng tác văn thư lưu trữ nói chung cịn khó khăn … Nguyên nhân hạn chế phối hợp phòng, ban chưa cao Công tác tra, kiểm tra việc thực cải cách hành sở chưa thường xuyên Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư tất mặt lực phận cán bộ, cơng chức cịn hạn chế Trang thiết bị làm việc cấp xã chưa đáp ứng u cầu Chính mà UBND xã Vĩnh Phúc cần quan tâm sát công tác lưu trữ; khắc phục hạn chế thiếu sót cịn tồn lâu nay; giúp cho cơng tác lưu trữ quan vào nề nếp, theo tiêu chuẩn nhà nước công tác lưu trữ, góp phần bảo vệ tài sản UBND xã, Quốc gia dân tộc Nếu không thực cơng tác lưu trữ yếu dẫn tới tài liệu hư hại mát gây ảnh hưởng nghiêm trọng Cần phải nâng cao hiểu biết, ý thức Cán quan việc lập nộp lưu hồ sơ thời hạn, bảo quản, sử dụng, tài liệu quan quy cách thời gian giải công việc đem nộp vào kho lưu trữ.Giúp cho công tác nghiệp vụ lưu trữ tốt cịn giữ tình trạng ảnh hưởng khơng nhỏ tới hoạt động nghiệp vụ tài liệu quan Nắm bắt tình hình thực mà áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ để ngày nâng tầm công tác lưu trữ quan, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ thực tốt Cơ quan cần tiến hành cấp tốc chỉnh lý tồn khối tài liệu cịn tình trạng bó gói, rời lẻ kèm theo thực đầy đủ hoạt động nghiệp vụ Báo cáo thực tập 23 Sinh Viên : Nông Thị Xuân khác cách khoa học không thực kịp thời ảnh hưởng lớn tới vận mệnh tài liệu cónhiều tài liệu bị mục nát (khảo sát thực tế) Tiến hành thành lập Phông lưu trữ cho quan, quan chưa thành lập phơng chưa có tên phơng mà phơng lưu trữ quan trọng 3.3.2 Đối với môn văn thư lưu trữ khoa, trường Quan tâm nhiều tới việc đào tạo trang bị kiến thức vững cho sinh viên Ngồi cịn phải trang bị khả tự tin, khả giao tiếp, ứng xử sinh viên không trường, quan làm việc mà nơi xã hội ( Tạo nhiều thi không trường mà khoa, lớp để bạn chơi vừa vui mà sinh viên cố kiến thức yêu cầu giao tiếp giải quyết.) Như dù có tới, nơi đâu sinh viên có nếp sống tốt ln tự tin cơng việc khơng ngại khó khăn sẵn sàng đối mặt vượt qua thách thức xã hội Nhà trường khoa phải có kết hợp với để xếp lịch học, thi thực tập cho hợp lý tránh tình trạng vừa học vừa thi vừa lo thực tập Thêm vào nhà trường nên quan tâm nhiều tới sinh viên thực tập lần thực trạng xã hội có nhiều khó khăn nhà trường điểm tựa để sinh viên vượt qua thực tốt cơng việc giao góp phần nâng cao uy tín chất lượng đạo tạo từ nhìn xã hội Trường Báo cáo thực tập 24 Sinh Viên : Nông Thị Xuân C PHẦN KẾT LUẬN Văn thư lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng cơng tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan đơn vị, công tác văn thư lưu trữ quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính, thơng qua văn – tài liệu Làm tốt công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Sau tháng thực tập quan hành nhà nước em cảm thấy nghành Văn thư – Lưu trữ nghành tuyệt vời Người ta nói thực tế sống trường học lớn khơng sai Với thời gian có tháng kiến tập UBND xã Vĩnh Phúc em nhận thấy trưởng thành nhiều va chạm Ở em tiếp xúc với nhiều công việc mà lâu em học lý thuyết Qua tập em tiếp cận trực tiếp với công việc hoạt động liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan Từ em học nhiều kiến thức thực tế khơng có sách Được quan sát bác, cô, chú, anh , chị cán quan giải công việc chuyên môn giúp em hiểu rõ khó khăn phức tạp mà cán bộ, công chức làm công tác văn thư phải đảm nhiệm Từ em rút cho nhiều kinh nghiệm nhận thấy phải cố gắng học hỏi, trau kiến thức để đáp ứng yêu cầu công việc thời kỳ đổi Em nghiêm túc chấp hành quy chế, nội quy, quy định quan, tham gia đầy đủ thực tốt công việc giao, biết lắng nghe nói nói, gây dựng tình cảm, mối đồn kết khơng với bạn nhóm mà cịn với anh, chị, cơ, cán quan… Cũng qua em thấy khó khăn thiếu sót thân từ giúp em khắc phục mặt hạn chế hồn thiện thân tạo làm hành trang cho em bước vào tương lai Em xin chân thành cám ơn ban lãnh đạo toàn thể bác, cô chú, Báo cáo thực tập 25 Sinh Viên : Nông Thị Xuân anh, chị UBND xã Vĩnh Phúc tạo điều kiện thuận lợi cho em hồn thành tốt kì kiến tập viết báo cáo cách nhanh chóng khách quan Em kính chúc UBND xã ngày phát triển vững mạnh, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, đạt thành tích cao cơng việc Một lần em xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy, cô giáo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ bảo tận tình cho chúng em suốt ba năm học tập trường thời gian thực tập, thầy cô cho em kiến thức bổ ích em áp dụng tất mà thầy dạy vào q trình kiến tập em hồn thành xuất xắc kì kiến tập Do điều kiện thực tế lý thuyết nhiều chênh lệch nên việc nghiên cứu chuyên đề em gặp nhiều khó khăn báo cáo em cịn nhiều thiếu xót, nên em mọng nhận đóng góp ý kiến thầy khoa Em xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Phúc ngày 14 tháng năm 2017 Sinh viên Nông Thị Xuân Báo cáo thực tập 26 Sinh Viên : Nông Thị Xuân PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC Báo cáo thực tập 27 Sinh Viên : Nông Thị Xuân PHỤ LỤC SỐ 02 Bộ phận hành cửa Báo cáo thực tập 28 Sinh Viên : Nông Thị Xuân PHỤ LỤC SỐ 03 TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ VÀ BẢO QUẢN CON DẤU Báo cáo thực tập 29 Sinh Viên : Nông Thị Xuân PHỤ LỤC 04 CÁC LOẠI DẤU TRONG CƠ QUAN Báo cáo thực tập 30 Sinh Viên : Nông Thị Xuân PHỤ LỤC SỐ 05 CÁC TRANG THIẾT BỊ CỦA CƠ QUAN Báo cáo thực tập 31 Sinh Viên : Nông Thị Xuân Báo cáo thực tập 32 Sinh Viên : Nông Thị Xuân ... phận lưu trữ UBND xã Vĩnh Phúc 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH PHÚC .11 2.1 Khảo sát thực trạng hoạt động quản lý .12 2.1.1 Xây dựng, ban hành... đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp trên” Vậy Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Phúc Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã Vĩnh Phúc, quan hành nhà nước phạm vi xã Vĩnh Phúc, ... công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 năm 2015 thực hoạt động tra, kiểm tra 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ UBND xã vĩnh phúc chưa có hợp tác quốc tế công tác văn thư lưu trữ, công tác văn thư lưu trữ