THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tôt chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5 1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn 7 1.2.1Tình hình tổ chức 7 CHƯƠNG 2. THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm 13 2.2.1 Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13 2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm 15 CHƯƠNG 3.KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 20 3.3. Một số khuyến nghị 21 3.3.1 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 21 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 21 C. KẾT LUẬN 24 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tôt chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.2 Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài liệu Nghe nhìn 1.2.1Tình hình tổ chức CHƯƠNG THỨC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn Trung tâm 13 2.2.1 Về kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .13 2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm .15 CHƯƠNG 3.KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 19 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập .19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 20 3.3 Một số khuyến nghị 21 3.3.1 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III .21 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 21 C KẾT LUẬN 24 D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Tài liêu nghe nhìn hình ảnh, âm có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh tên vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào kho lưu trữ theo chế độ định người ta gọi tài liệu nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn loại hình đặc biệt hình thức nội dung mang tin bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình kỹ thuật số; Tài liệu nghe nhìn (điện ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình…) hình ảnh, âm có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào kho lưu trữ Nhà nước theo chế độ định; Tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa vơ quan trọng sống ngày việc khai thác, sử dụng chúng vào mục đích khác phục vụ sống; Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt, hình thức nội dung mang tin Chúng có khả ghi làm tái lại hoạt động xã hội tự nhiên hình ảnh tĩnh, hình ảnh động âm việc xảy Vì thế, loại tài liệu ngày phát triển nhanh chóng ảnh hưởng tới hầu hết lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội; Tuy xuất giới từ cuối kỷ 19, đầu kỷ 20, tài liệu nghe nhìn phát triển vơ nhanh chóng Chúng chốn chỗ hầu hết lĩnh vực sinh hoạt đời sống xã hội Chúng phương tiện để ghi tin làm tái thông tin kiện, tượng xảy xã hội tự nhiên cách trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy được) Do tầm quan trọng thế, tài liệu nghe nhìn có ý nghĩa vơ sâu sắc mặt trị kinh tế văn hóa xã hội Đặc biệt, tài liệu nghe nhìn nguồn sử liệu vơ q giá mang tính chân thực cao Nhờ nguồn sử liệu mà góp phần tích cực vào việc khơi phục, trùng tu di tích lịch sử bị hư hỏng qua thời gian nhờ ảnh chụp vào khoảng đầu kỷ 20 mà người ta trùng tu cách gần hoàn hảo Tháp Rùa hồ Hoàn Kiếm; nhờ tư liệu nghe nhìn lưu giữ được, người ta xây dựng phim “Hồ Chí Minh-chân dung người”; tới có dự án sửa chữa, trùng tu lại cầu Long Biên chắn rằng, ảnh chụp từ thời xa xưa cầu nguồn tư liệu đắc lực giúp nhà xây dựng làm việc đó; Tài liệu nghe nhìn đóng góp vai trò to lớn đời sống xã hội, thành phần thiếu có ý nghĩa quan trọng lĩnh vực thông tin, tuyên truyền giáo dục, trị ngoại giao, nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống xã hội Cho nên, việc nhìn nhận cách đắn tài liệu nghe nhìn giúp có cách đối xử đắn với loại hình tài liệu này; Mặc dù vậy, tài liệu lưu trữ nghe nhìn ngày, hàng bị lão hóa, bị hư hỏng Nhiều tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý bị ố vàng, giòn, mờ, Trước tình hình đó, phải nghiên cứu phương pháp trì tình trạng tài liệu nghe nhìn ln đảm bảo cấu tạo tài liệu nghe nhìn vật liệu đặc biệt nên việc trì tình trạng tốt khác với tài liệu giấy; Với ngành học Lưu trữ học theo đuổi, em hi vọng đóng góp phần nhỏ bé vào tiến ngày cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung mà lúc xã hội đặt nhiều quan tâm; Cũng vậy, để rút ngắn khoảng cách lý thuyết với thực tế trình thực tập tháng có vai trò quan trọng chương trình đào tạo tất ngành học nói chung với ngành lưu trữ học nói riêng Được đồng ý tạo điều kiện Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Phòng Hành Tổng hợp Phòng Tài liệu nghe nhìn Trung tâm với quan tâm, tạo điều kiện hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn nghiệp vụ, em hoàn thành xuất sắc yêu cầu mà nội dung thực tập em thực hiện; Qua đợt thực tập, giúp em có nhìn khái qt, hiểu biết có thêm quy trình nghiệp vụ sâu cơng tác lưu trữ nói chung, cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng Đồng thời có điều kiện để so sánh vận dụng lý thuyết học Trường vào thực tế số công đoạn cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn quan thu kết qua báo cáo thực tập Do thời gian thực tập không nhiều khả vận dụng chuyên môn thân nhiều điểm hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót Em mong nhận góp ý chú, anh chị quan , quý thầy cô để báo cáo em hoàn thiện hơn; Qua em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Trưởng Phòng Hành Tổng hợp , Trưởng Phòng Tài liệu nghe nhìn tồn thể cô chú, anh chị làm công tác chuyên môn tạo điều kiện cho em tiếp thu thêm kiến thực tế ngành học mà theo đuổi giúp đỡ để em hoàn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ngày 02 tháng năm 1945, Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí Minh trịnh trọng đọc Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (nay nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khối lượng lớn tài liệu sản sinh, phản ánh trình đời, hoạt động quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn phát huy giá trị khối tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng năm 1995 Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Từ năm 1995 đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bước phát triển, mở rộng cấu tổ chức, hoàn thiện chức nhiệm vụ để phù hợp với giai đoạn phát triển đất nước Năm 1995, Trung tâm có 06 phòng, đến Trung tâm có 10 phòng Chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc Trung tâm điều chỉnh phù hợp, đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ quốc gia Trung tâm trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán công chức, viên chức Số cán công chức, viên chức tăng lên đáng kể, năm 1995 32 người, năm 2005 70 người, nay, Trung tâm có 119 người Trải qua 20 năm, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đạt thành tựu quan trọng nhiều phương diện, góp phần vào trưởng thành Trung tâm nói riêng phát triển ngành lưu trữ nói chung, đưa tài liệu lưu trữ đến gần với xã hội phục vụ tốt cho nhu cầu xã hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tôt chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành lập theo Quyết định số 118/TCCB-TC ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức Cán Chính Phủ (nay Bộ Nội vụ) Tại Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III sau: a Chức năng, nhiệm vụ: * Về chức năng: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có chức sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức Trung ương; nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam có trụ sở đóng lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở phía Bắc; quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, đồ địa giới mốc địa giới hành cấp theo quy định pháp luật Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng * Về nhiệm vụ: - Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm quyền giao; - Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn quan, tổ chức cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ nộp vào Trung tâm; - Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước để thực việc tu bổ, phục chế khử nấm mốc, khử trùng, khử axít tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực thống kê báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Thực việc thông báo, giới thiệu, công bố phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước b Cơ cấu tổ chức: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm * Cơ cấu tổ chức gồm: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc 10 phòng chức năng: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phòng Tin học cơng cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Hành - Tổ chức Phòng kế tốn 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qui định Quyết định số 69/QĐ-TTIII ngày 28/5/2004 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.2 Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Tài liệu Nghe nhìn 1.2.1Tình hình tổ chức - Phòng Tài liệu nghe nhìn chịu trách nhiệm kho riêng bảo quản 6.000 mét giá tài liệu nghe nhìn bao gồm: - Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 phim (với gần 500 cuộn phim) thời phản ánh sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất nhân dân Việt Nam Trong có 20 phim hãng phim nước quay thời điểm chiến tranh Việt Nam với hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh Đế quốc Mỹ gây Việt Nam phản ánh ủng hộ nhân dân giới nhân dân Việt Nam - Tài liệu ảnh: Gần 100.000 ảnh dương 52.000 phim (âm bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời phản án hoạt động Đảng, Chính phủ nhân dân ta công xây dựng đấu tranh bảo vệ đất nước Trong có khối ảnh hoạt động ngoại giao Chủ tịch Hồ Chí Minh phái đồn Việt Nam Pháp năm 1946, ảnh Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Paris Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự ; ảnh việc phái đồn QUốc hội, Chính phủ thăm nước phái đoàn nước đến thăm Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể ngày lịch sử cách mạng tháng Tám năm 1946, ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần “Quyết tử cho Tổ quốc sinh” chiến sĩ Trung đồn Thủ đơ; ảnh trận đánh, chiến dịch quân lớn chiến trường chống ngoại xâm nhân dân ta Bên cạnh hàng ngàn ảnh thể lòng đồng bào nước bạn bè khắp Châu với Bác Hồ người từ trần, ảnh trình chuẩn bị xây dựng cơng trình Lăng Bác Quảng trường Ba Đình… Ngồi nhiều ảnh phong cảnh đất nước, người Việt Nam, đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục dân tộc nhiều ảnh nghệ sĩ tiếng Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản… - Tài liệu ghi âm: Bao gồm gần 5.000 cuộn băng tương đương 3000 băng gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu ghi âm kiện ghi âm nghệ thuật Các băng ghi âm kiện ghi lại mốc lớn, kiện quan trong lịch sử dân tộc Đại hội Đảng, kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, buổi đón tiếp khách quốc tế… Đáng ý hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói Chủ tịch Hồ Chí Minh Người đọc Tun ngơn Độc lập ngày 02/09/1945, nói chuyện với Việt kiều Paris (Pháp) ngày 15/07/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 phát biểu khác Người Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, nhạc, ca khúc dân ca tiếng… * Chức năng, nhiệm vụ Phòng Tài liệu nghe nhìn đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, có chức tham mưu giúp Giám đốc thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nghe nhìn; xếp, vệ sinh tài liệu kho; chỉnh lý, xử lý kỹ thuật nghiệp vụ số hóa khối tài liệu nghe nhìn theo quy định * Nhiệm vụ quyền hạn Phòng Tài liệu nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:  Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác bảo quản, chỉnh lý, xử lý kỹ thuật nghiệp vụ số hóa khối tài liệu nghe nhìn Trung tâm theo quy định  Phối hợp với Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệu nghe nhìn theo thẩm quyền giao  Thực việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật số hóa tài liệu nghe nhìn theo 2.2 Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn Trung tâm 2.2.1 Về kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Có thể nói, kho lưu trữ trang thiết bị Nhà nước đầu tư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm nước ta Kho Lưu trữ Trung tâm thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu lưu nói chung tài liệu phim, ảnh, ghi âm nói riêng Kho trang bị giá compak đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn với hệ thống điều hồ trung tâm, bên kho có phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe – nhìn Khơng khí đưa vào kho qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết lành Nhiệt độ kho luôn 200C Ngồi ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động khí CO2, hệ thống báo đột nhập lắp đặt để bảo vệ an toàn kho tài liệu Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm loại máy móc trang thiết bị như: - Máy in băng cối loại băng từ tính; - Máy xử lý âm tín hiệu; - Hệ thống máy vi tính chuyển liệu; - Đầu câm Mixer: - Máy ảnh, máy camera Sắp tới Trung tâm đề nghị trang bị thêm loại máy móc, trang thiết bị đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnh đại… 13 2.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Tài liệu ảnh Trung tâm xác minh thích, lập mục lục, quét ảnh để phục chế loại ảnh bị hư hỏng xuống cấp Tài liệu ảnh bảo quản giấy hút ẩm Tuy nhiên, nhiều ảnh chưa xác minh, thích Vì có số quan, cá nhân nộp vào khơng thích nên gây khó khăn cho cán lưu trữ xác minh nội dung Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu tiến hành tua, đảo băng lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh Ngoài số băng bị mốc cũ, lại khơng có loại máy lau mốc phim điện ảnh nên Trung tâm ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam nhằm khôi phục lại băng cũ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiến hành đề án nâng cấp tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tài liệu ghi âm coi phần trọng điểm Mục tiêu đề án ứng dụng công nghệ thông tin để chỉnh lý, lập sở liệu nhằm bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu loại hình tài liệu Nội dung đề án gồm bước sau: Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm công việc phân loại hệ thống hố tồn khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng biên mục phiếu tin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm thanh, in băng sang băng bảo hiểm Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM Khối lượng tài liệu nghe – nhìn bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý lớn Trong đó, Trung tâm bố trí số cán phụ trách, lại không đào tạo chuyên sâu lĩnh vực tài liệu nghe – nhìn Do vấn đề cán nghiệp vụ có đủ lực trình độ để đảm đương khâu nghiệp vụ loại hình tài liệu Trung tâm khó khăn lớn Bởi lẽ, xã hội phát triển kèm theo công nghệ kỹ thuật đại Khi đưa công nghệ kỹ thuật đại vào chuyên mơn đòi hỏi phải có người có trình độ thực để đảm đương khâu nghiệp vụ này, đồng thời tiếp cận máy móc đại phục vụ cho cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm a Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung tâm lớn mở thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Một loại hình tài liệu, tư liệu chủ yếu mà 14 Trung tâm lưu trữ phim, ảnh, ghi âm hay (nay gọi tài liệu nghe nhìn) Hiện nay, tính riêng tài liệu ghi âm, Trung tâm bảo quản khoảng 6000 cuộn băng ước tính gần 8.000 phát Những tài liệu ghi âm có nội dung phản ánh hoạt động Đảng Nhà nước từ sau cách mạng tháng năm 1945 đến số quan nộp lưu như: Văn phòng Quốc hội, Bộ Ngoại giao, Cục nghệ thuật … với hai loại hình chủ yếu ghi âm kiện nghi âm nghệ thuật Các băng ghi âm kiện ghi lại mốc lớn, kiện quan trọng lịch sử dân tộc như: tài liệu ghi âm tiếng nói Chủ tịch Hồ Chí Minh (Bác Hồ đọc Tun ngơn Độc lập ngày 02/9/1945, Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến tháng 12/46 nói chuyện, phát biểu khác Người), kỳ họp Quốc hội, hội nghị trị đặc biệt; hội nghi, hội thảo quốc tế… Khối tài liệu quý thu chưa chỉnh lý xếp cách khoa học đối mặt với nguy bị xuống cấp hủy hoại Vì vấn đề cấp thiết đề cần phải chỉnh lý số hóa nhanh chóng khối tài liệu Do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, điều kiện kỹ thuật không đảm bảo nên nhiều băng từ bị quăn xoắn, mốc, bong bột từ, âm rè, méo tiếng… Những ngày đầu thực cơng tác chỉnh lý vơ khó khăn chưa có quy trình cụ thể, tình trạng vật lý tài liệu kém, thiết bị thiếu thốn lạc hậu Đặc biệt tài liệu ghi âm lại có đặc thù riêng, không khối tài liệu hành thơng thường: - vật mang tin (chất liệu: băng cattset, đĩa than, băng cối, công nghệ ghi, tốc độ ghi âm…) Do thiết bị đọc khác khó kiếm - xác định thơng tin (nội dung, địa điểm, hoàn cảnh diễn kiện …), khơng có tài liệu giấy kèm Những yếu tố gây nhiều khó khăn cho công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm Được quan tâm Nhà nước, đặc biệt đạo Cục Thư Nhà nước, từ năm 2000 Trung tâm triển khai công tác chỉnh lý khối 15 tài liệu nghi âm phông Quốc hội Hội nghị Paris Năm 2001 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm (kèm theo Công văn số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) gồm 24 bước Đồng thời ban hành định mức đơn giá thuê lao động chỉnh lý tài liệu nghi âm (biểu kèm công văn 418/LTNN-KH ) Áp dụng quy trình định mức kinh tế kỹ thuật trên, cán Trung tâm bước tiến hành chỉnh lý khối tài liệu nghi âm phông Quốc hội Hội nghi Paris Do thời cơng nghệ chưa phát triển điều kiện có nhiều khó khăn phải nghe gỡ băng ghi âm đài cattset, ghi giấy sau nhập gỡ vào máy tính Cơng việc vất vả vừa phải nghe, vừa phải tua băng ghi chép giấy Quá trình chiếm thời gian khơng nhỏ q trình chỉnh lý tài liệu Về sau này, công nghệ thiết bị phát triển tốt nên quy trình sửa đổi bổ sung Cụ thể ghi trực tiếp âm số hóa nên đĩa CD – ROM tiến hành nghe gỡ, nhập nội dung âm máy vi tính mà rút ngắn thời gian lao động Tuy có khó khăn nêu quan tâm đạo sát Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước lên bước xây dựng quy trình thống việc chỉnh lý tài liệu ghi âm Từ năm 2000 đến chúng tơi tiến hành chỉnh lý hồn thiện 2000 băng nghi âm phông Quốc hội Hội nghị Pari b Nhận xét ý kiến đóng góp định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm Qua thực tế chỉnh lý tài liệu ghi âm có Trung tâm, em với giúp đỡ bảo anh chị phòng em thấy định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm ban hành hợp lý sát với thực tế Tuy nhiên, việc điều chỉnh mức đơn giá, trượt giá theo thực tế lại chậm dẫn đến thiệt thòi cho người lao động Qua thời gian làm việc thực tế với khối tài liệu ghi âm, em có số ý kiến với định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi âm số công đoạn: 16 - Về phân loại kiểm tra chất lượng tài liệu: Tại bước mục kiểm tra băng F1 Thời gian hao phí cho bước công việc 21 phút Trên thực tế thấy để kiểm tra chất lượng âm 60 phút có tốt hay khơng phải nghe hết số lượng Nếu nghi ngờ đoạn âm phải nghe nghe lại vài lần đoạn Thực tế thấy nên để 70 phút cho công đoạn này; - Nên đưa mục 12 “Nhập âm vào máy tính” lên trước mục 10 (Xử lý nâng cao chất lượng âm qua Mixer (hoặc máy vi tính); Sao sang băng F2 CD-RW) cho với thực tế quy trình ban hành (Quy trình kèm theo định số 238/QD-VTLTNN ngày 02 tháng 12 năm 2014); - Việc xử lý nâng cao chất lượng âm thanh, qua mixer kỹ thuật số với thời gian hợp lý Đối với tài liệu chất lượng kém, lẫn nhiều tạp âm, rè ù méo tiếng việc xử lý vơ khó khăn đòi hỏi phải có trình độ kỹ thuật nhiều thời gian; - Việc băng bảo hiểm tài liệu quý (mục 13 – Bước 3) thời gian hao phí lao động khoảng 150 phút cho việc kiểm tra lại sản phẩm sau sao; - Bỏ mục 15 Bước nhập chung với mục 21 bước (kiểm tra lần 2) Thời gian hao phí bước nên để 210 phút Trên thực tế, đố với tài liệu (các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị, hội thảo quốc tế) việc kiểm tra lại gỡ nhiều thời gian gặp phải đại biểu nói giọng địa phương, từ nóng mang tính địa phương khó nghe Phiên dịch viên người nước ngồi … - Tại mục 22 bước 4: Ghi tệp (file) âm tệp (file) văn (text) sang đĩa CD-ROM DVD (1 bản) Thời gian cho công việc rút ngắn xuống trình độ cơng nghệ thiết bị phổ cập nhanh nhiều Công việc thực hao phí khoảng 30 phút - Việc giao nhận tài liệu, vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý bàn giao vận chuyển tài liệu phòng bảo quản cần có thời than hợp lý 17 CHƯƠNG KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập Hiện nay, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn nói riêng, song với thời gian, tài liệu hàng ngày, hàng bị tác động yếu tố môi trường làm hư hỏng xuống cấp Nhiều tài liệu nghe - nhìn quý bị màu, bong lớp thuốc, khơ, giòn, loang ố, mối, mọt, bốc mùi chua dấm Với đợt thực tập thời gian vỏn vẹn tháng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em thấy nhiều bất điều đáng suy ngẫm ghi em thực hiên số công việc nghiệp vụ cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn : - Di chuyển tài liệu vào kho - Tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm - Tham gia kiểm kê tài liệu nghe nhìn Trong đó, tham gia chỉnh lý tài liệu ghi âm công việc em tìm hiểu, rèn luyện kinh nghiệm trao dồi nhiều Tài liệu ghi âm loại tài liệu đặc thù nên nghiệp vụ chỉnh lý khác so với với chỉnh lý tài liệu giấy Khâu nghiệp vụ em làm công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm 18 kiểm tra chất lượng tài liệu đĩa CD Tài liệu ghi âm em là ghi âm Các họp Quốc hội ghi âm Hội nghị Paris Pháp năm 1973 Cũng từ em thấy nhiều điều Do tài liệu lâu với bất cẩn nhiều độc giả sử dụng tài liệu ghi âm nên có nhiều đĩa bị lỗi, chất lượng khơng tốt mặt từ đĩa CD bị bong tróc, bị xước xát dẫn đến khơng sử dụng Cũng từ đây, viết đĩa không sử dụng em ghi vào đĩa khơng sử dụng để tiến hành thay công tác chỉnh lý dễ dàng nhanh chóng giúp cho chất lượng, giá tài liệu lưu trữ ghi âm trì 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III  Tài liệu nghe nhìn đóng góp vai trò to lớn đời sống xã hội, thành phần khơng thể thiếu có ý nghĩa quan trọng lĩnh vực thơng tin, tun truyền giáo dục, trị ngoại giao, nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tài Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm đầu tư sở vất chất, kỹ thuật tiến tiến với thời gian, tài liệu ngày, hàng bị tác động nhiều yếu tố môi trường làm hư hỏng, xuống xấp Cho nên, việc đề giải pháp nhằm bảo quản tài liệu nghe nhìn đại tiên tiến ngày trở lên cấp thiếp Từ đây, với kiến thức học chuyên ngành với việc tìm hiểu thực hành đợt thực tập em xin phép đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III sau: − Cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn − Hằng năm, Trung tâm cần mở thêm lớp tập huấn, trao đổi kinh nghiệm đưa cán làm cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn học tập để học hỏi, nâng cao tay nghề tiếp thu kiến thức chuyên sâu cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ; − Cần bổ sung thêm cán làm phận lưu trữ cán làm 19 phận lưu trữ Trung tâm mỏng; − Hệ thống sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị cần sửa chữa lại sống hạng muc xuống cấp đầu tư xây dựng lại nhiều Cơ sở ngày đại hơn; − Đặc biệt, cần thực nghiệp vụ theo quy định Nhà nước ban hành, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định; − Cần có liên kết, gửi cán lưu trữ tập huấn nước ngồi có lưu trữ phát triển để học hỏi họ sau áp dụng cho đất nước, Trung tâm để lưu trữ nước ngày phát triển, xứng tầm với vị nó; − Bên cạnh vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, Trưởng phòng lưu trữ tài liệu nghe nhìn nên quan tâm, đầu tư tổ chức thực công tác lưu trữ Trung tâm theo hướng chuẩn hoá: để tổ chức phận phận lưu trữ Trung tâm nơi cho cán lưu trữ đơn vị địa phương, tỉnh, thành phố tham quan, học tập chuyên môn lẫn nghiệp vụ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III - Cần đổi công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng đãi ngộ đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác lưu trữ nói chung người làm cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn Trung tâm lưu trữ quốc gia III; - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin bước xây dựng lưu trữ điện tử, nhằm tự động hố việc tra tìm thơng tin phục vụ độc giả, độc giả trực tiếp tra tìm tài liệu máy vi tính; - Cần đổi thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn theo hướng nhanh thời gian, yêu cầu, an toàn tài liệu; 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Dễ dàng nhận thấy, để làm tốt nhiệm vụ công tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng đòi hỏi người làm cơng tác cần phải hiểu cơng tác này, cơng việc mà cần thực Đồng thời, Người làm công tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nhằm giúp cho cơng tác lưu trữ quan lâu dài, nhanh chóng, xác, đường lối, chế độ; 20 đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra cơng việc quan chặt chẽ Vì vậy: a Đối với môn lưu trữ Cần kết hợp lý thuyết thực tế nhiều để sinh viên tiếp cận tốt nghiệp vụ cơng việc mà làm sau Thường xuyên tổ chức cho sinh viên chuyến tham quan thực tế đến Trung tâm lưu trữ, quan tổ chức để tìm hiểu cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng nơi Đồng thời, tổ chức giao lưu , trao đổi kinh nghiệm giữa sinh viên cán làm lưu trữ để hiểu rõ công việc sau này; Cần đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác giảng dạy để việc tiếp thu kiến thức sinh viên tốt b Đối với khoa nhà trường − Cán lưu trữ cần có ý thức tích cực tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; ln có thái độ tốt công việc, cố gắng nỗ lực khơng ngừng việc tìm tòi, học hỏi, trau dồi kiến thức công tác lưu trữ, tin học, ngoại ngữ…; − Luôn yêu nghề, yêu công việc, hiểu rõ việc đã, phải làm để không ngừng cố gắng phát triển chuyên môn lòng nhiệt huyết thân cơng việc; − Rèn luyện sức khỏe tốt để sẵn sàng đối mặt với áp lực cơng việc, bình tĩnh trước việc để đưa giải pháp tháo gỡ khó khăn; − Có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác nhanh chóng xác; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân; − Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao công việc; − Hồ sơ, công văn phải cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tìm kiếm cần thiết; − Cần trọng đầu tư kho tang, trang thiết bị bảo quản quản tài liệu đại nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ tốt hơn; − Có phối hợp tốt với đoàn thể Nhà trường để giúp 21 hồn thành tốt cơng việc giao; giao lưu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp trường khác; − Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp để cơng tác lưu trữ Nhà trường đạt hiệu cao 22 C KẾT LUẬN Nhìn lại chặng đường qua, tự hào làm cho ngành lưu trữ nước nhà Đó tảng để tiếp tục phát huy vị trí vai trò cơng tác lưu trữ hồ vào phát triển chung xã hội Qua khoảng thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giúp em nhận thức sâu sắc lý thuyết học trường thực tế công việc thực hành Nhờ mà em có hội rèn luyện thêm chuyên môn, nghiệp vụ mình; rèn luyện người có ý thức, trách nhiệm với công việc Và đặc biệt biết tự đánh giá chất lượng cơng việc Trong thời gian thực tập phòng lưu trữ tài liệu nghe nhìn Trung tâm em trực tiếp làm việc, nghiên cứu số công việc công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn , nhìn chung tất quy trình giải cơng việc kịp thời, nhanh chóng quy định nhà nước Cũng thời gian này, em mắc lúng túng việc đưa kiến thực học vào thực tế Nhưng nhờ quan tâm, bảo, lời nhắc nhở tận tình từ cán chun mơn, em nhận sai đâu, thiếu điểm cần khắc phục lỗi sai Tuy chưa phải làm học, kinh nghiệm làm hành trang để em chuẩn bị cho công việc sau Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới thầy, cô giáo Khoa Văn thư _Lưu trữ giảng dạy, bảo, trang bị cho em kiến thức vững vàng chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức cho sinh viên chúng em thực tập thực tế Thơng qua đó, sinh viên chúng em tiếp xúc với công việc cụ thể để có điều kiện học hỏi bổ sung nhiều kiến thức từ quan đến thực tập, góp phần nâng cao lý luận thực tế công việc chuyên môn Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trưởng phó đơn vị thuộc Trung tâm cô chú, anh chị làm công tác chuyên môn giúp bảo tận tình để em hồn thành tốt đợt thực tập thực tế Mặc dù cố gắng để hồn thành tốt yêu cầu đợt thực tập làm báo cáo kết thực tập, song thời gian kiến tập khơng nhiều kinh nghiệp thực tế chưa có nhiều, kiến thức chun mơn nhiều hạn chế báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Em mong thầy cơ, anh chị, bạn góp ý để báo cáo thực tập em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! 23 24 D PHỤ LỤC Đây hình ảnh chúng em thu thập đợt thời gian kiến tập em ghi lại được: Phục lục I: Khu vực kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn Trung tâm Phụ lục II: Thiết bị điều hòa điều chỉnh nhiệt độ theo tiêu chuẩn hệ thống giá bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn Phụ lục III: Hệ thống giá bảo quản hộp đựng tài liệu lưu trữ nghe nhìn ... khác Giám đốc giao 10 CHƯƠNG THỨC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung tâm lớn mở thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước,... lượng công tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói riêng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III sau: − Cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tài liệu nghe. .. cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng 2.2.3 Cơng tác chỉnh lý tài liệu ghi âm a Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trung