KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III 3 1.2 Vị trí và chức năng 3 1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.4 . Cơ cấu tổ chức 5 1.5 . Lãnh đạo Trung tâm 6 1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 13 2.1 Thực trạng hoạt động quản lí 13 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 13 2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Quốc gia III 16 2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ 17 2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề 18 2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18 2.1.6Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ 18 2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ 19 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1 Về công tác văn thư 20 2.2.1.1Soạn thảo và ban hành văn bản 20 2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản 21 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 23 2.2.1.4. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu 24 2.2.2Về công tác lưu trữ 25 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 25 2.2.2.2Phân loại tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 29 2.2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 31 2.2.2.5 Thống kê và xây dụng công cụ tra cứu tài liệu 33 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 2.2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 39 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 39 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III 42 3.3. Một số khuyến nghị 44 3.3.1Đối vớiTrung tâm lưu trữ quốc gia III. 44 3.3.2 Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 45 3.3.3. Đối với cơ quan là nguồn nộp lưu 45 3.3.4 Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 45 PHẦN KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Như biết, công tác văn thư lưu trữ lĩnh vực quan trọng nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học yêu cầu cấp bách cơng dân Cơng tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, thiết thực hoạt động trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính thế, việc thực tốt nội dung cơng tác văn thư lưu trữ góp phần vào việc bảo vệ di sản dân tộc, quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng bảo vệ đất nước Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thơng tin vô tận để người công dân, ngành, quan sử dụng Tuy nhiên, đất nước ta trải qua nhiều chiến tranh kéo dài, vậy, nhiều tài liệu bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ vào nề nếp trở thành nhu cầu cấp bách Đảng nhà nước Trong năm gần đây, tình hình cơng tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng Nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý cơng tác văn thưlưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho cơng tác bước đầu vào nề nếp Để đáp ứng nhu cầu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ, góp phần đại hóa cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng Sau hồn thành chương trình lý thuyết trường chấp thuận Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc gia III cho em đến thực tập quan phân cơng vào phòngChỉnh lý tài liệu Về quan với kiến thức chuyên môn văn thư lưu trữ thầy cô Trường trang bị đầy đủ tận tình dạy bảo cho em giúp em nghiên cứu tình hình tổ chức máy chức năng, nhiệm vụ quan thực hành số khâu nghiệp vụ Công tác lưu trữ quan Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em chân thành cảm ơn thầy cô khoa Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức quý báu em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày tốt Đồng thời, em gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban giám đốcTrung tâm lưu trữ quốc gia đặc biệt cô Phạm Thị Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu) tiếp nhận, bố trí, xếp, đạo cách tận tình, chu đáo công việc tạo điều kiện thuận lợi để em có điều kiện tiếp xúc học hỏi kinh nghiệm thực hành số khâu nghiệp vụ Công tác lưu trữ thuộc chuyên môn Trong quátrình thực tập làm báo cáo thực tập, lần tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên em nhiều bỡ ngỡ, mắc sai lầm thiếu sót nên em mong nhận góp ý chân thành thầy, Ban Giám đốc Trung tâm để em rút kinh nghiệm quýbáu cho thân nhằm bổ sung thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn! Học sinh thực Nguyễn Thị Mừng PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1Quá trình hình thành phát triển Trung tâm lưu trữ quốc gia III Tên đầy đủ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội: Số điện thoại:04 3762 6620 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành lập ngày 10 1995 theo định số 118/ QĐ - TCCP Trưởng Ban tổ chức - Cán Chính phủ Tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm: * Ban Giám đốc: 01 Giám đốc 03 phó Giám đốc * 07 phòng chức năng: Thu thập bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn Việt Nam trực thuộc CụcVăn thư Lưu trữ nhà nước Thành lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức thu thập, bổ sung, bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa tồn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến Toàn tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hình thành trình hoạt động quan thuộc máy Nhà nước Trung ương, Bộ, ngành, đoàn thể xã hội liên khu thành lập từ ngày nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Những tài liệu chứng lịch sử phản ánh chân thực, khách quan tồn diện q trình thành lập, xây dựng bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt chục năm qua 1.2 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có chức năngtrực tiếp quản lý thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn giao Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: a) Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan, tổ chức chấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; b) Tài liệu quan, tổ chức trung ương Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng Bình phía Bắc; c) Hồ sơ địa giới hành cấp; d) Các tài liệu khác giao quản lý Thực hoạt động lưu trữ: a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c) Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; d) Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; 3.Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.4 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức: Ban giám đốc Phòng thu thập sưutầ m tài liệu Phòn g chỉnh lý tài liệu Phòn g bảo quản tài liệu Phòn g cơng bố giới thiệu tài liệu Phòn g tin học cơng cụ tra cứu Phòn g đọc Phòn g tài liệu nghe nhìn Phòn g hành tổ chức Phòn g kế tốn Phòn g bảo vệ phòng cháy chữa cháy 10 đơn vị thuộc Trung tâm: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Giúp Giám đốc thực việc lựa chọn, thu thập sưu tầm loại hình tài liệu vào bảo quản kho Phòng Chỉnh lý tài liệu Có chức giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, phông tài liệu xác định thời hạn bảo quản tài liệu bảo quản kho Phòng Bảo quản tài liệu Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Công bố, xuất ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ độc giả Phòng Tin học cơng cụ tra cứu Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Phòng Đọc Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, quản lí tư liệu nghiệp vụ lưu trữ hệ thống công cụ tra cứu Trung tâm Phòng Tài liệu nghe nhìn Giúp Giám đốc quản lí tài liệu nghe nhìn, xử lí kĩ thuật nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu sử dụng Giúp việc cho Trưởng phòng Phó phòng Phòng Hành - Tổ chức Thơng tin tổng hợp hoạt động Trung tâm, phụ trách tổ chức công tác cán bộ, công tác văn thư-lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý sở vật chất phục vụ cho hoạt động quan Phòng kế tốn Thực chức tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản trung tâm Thu chi sử dụng kinh phí cho quan theo quy định Nhà nước 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Đảm bảo an ninh trật tự, sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thư viện Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực biện pháp phòng ngừa ngăn chặn hành vi vi phạm nội quy đơn vị Hướng dẫn giám sát bạn đọc thưc nội quy, quy định thư viện Trơng giữ tài sản, kiểm sốt thẻ đọc theo quy định thư viện Trông giữ xe cho cán lao động đơn vị khách đến liên hệ công tác Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức phòng cháy chữa cháy; hướng dẫn xây dựng phong trào quần chúng tham gia hoạt động phòng cháy chữa cháy Thực biện pháp phòng cháy; chữa cháy kịp thời có cháy xảy 1.5 Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc khơng 03 Phó Giám đốc *Giám đốc: Là người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước giám đốc phụ trách chung trực tiếp quản lí cơng tác tổ chức hành quản trị quan *Phó giám đốc: Phụ trách cơng tác xây dựng bản, công tác nghiệp vụ kiêm phụ trách trực tiếp công tác sử dụng bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý thu thập tài liệu Ban lãnh đạo Trung tâm: Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa Phó Giám đốc: Ơng Nguyễn Minh Sơn Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm Các Phó Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách 1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.Tài liệu Hành Tài liệu Khoa học kỹ thuật Tài liệu phim ảnh ghi âm Tài liệu xuất xứ cá nhân I - Tài liệu Hành chính: Với số lượng 5000 mét giá 246 phơng, khối tài liệu hành chiếm vị trí lớn kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đây tài liệu gốc, bản, có nhiều viết tay hay có bút tích Chủ tịch Hồ Chí Minh nhiều lãnh đạo Nhà nước khác Một khối tài liệu quan trọng phông Quốc hội - quan quyền lực cao Nhà nước Việt Nam Ở bao gồm hồ sơ, tài liệu Tổng tuyển cử bầu Quốc hội ngày 06/01/1946, hồ sơ kỳ họp Quốc hội Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, có hồ sơ kỳ họp Khoá thứ Quốc hội, hồ sơ Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống tổ chức TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội chứng lịch sử phản ánh hoạt động lập pháp Nhà nước Việt Nam trình xây dựng đạo luật từ Hiến pháp năm 1946 đến Hiến pháp sau này; trình soạn thảo ban hành Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quan trọng Nhà nước Chiếm số lượng lớn có vị trí đặc biệt quan trọng khối tài liệu hình thành hoạt động Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến Với đa dạng thành phần, phong phú nội dung, khối tài liệu bao quát lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội Việt Nam, từ ngày đầu thành lập nước đến kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nước xây dựng XHCN ngày Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng phân loại thành nhóm sau: Tài liệu chung: bao gồm nhóm tài liệu hồ sơ họp Hội đồng Chính phủ Thường vụ Hội đồng Chính phủ; loại văn pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ; loại báo cáo định kỳ, báo cáo tình hình kháng chiến Hội đồng Quốc phòng tối cao, ngành, địa phương, liên khu, phong trào thi đua quốc Tài liệu nội phản ánh vấn đề tổ chức xây dựng củng cố quyền từ Trung ương đến địa phương; trật tự trị an, tư pháp, tra; địa giới hành chính; biên giới, hải đảo; giảm tô cải cách ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; hoạt động tổ chức ngụy quyền, phản động; tôn giáo ngoại kiều; vấn đề xã hội khác Trong nhóm tài liệu quân có huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch, báo cáo quân Nhóm tài liệu thể chiến lược, sách lược quân thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; việc sản xuất quân trang, quân dụng trang bị quân đội; điều hành đạo, lãnh đạo Hội đồng Quốc phòng tối cao chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; tổn thất chiến tranh, sách tù binh, hàng binh dân vận Tài liệu ngoại giao có hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp Đà Lạt (1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) Hội nghị Pari lập lại hòa bình Việt Nam; Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; hồ sơ việc thiết lập quan hệ ngoại giao ký kết hiệp ước Hiệp định hợp tác quốc tế; việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc tổ chức quốc tế khác Nhóm tài liệu kinh tế tài thể chủ trương, sách, biện pháp xây dựng phát triển kinh tế thời kỳ cách mạng Việt Nam Trong có hồ sơ Hội nghị Cán Kinh tế Tài tồn quốc Ban Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thơng cơng ngành địa phương Trong có tài liệu phản ánh đóng góp nhân dân cho kháng chiến "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập" Tài liệu văn xã phản ánh chủ trương, sách hoạt động phát triển văn hóa, giáo dục, y tế xã hội Nhà nước Việt Nam Trong có nhiều tài liệu phản ánh q trình thành lập phát triển nhiều quan văn hóa nghệ thuật; phong trào bình dân học vụ, xố nạn mù chữ; chương trình cải cách giáo dục Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ số liệu tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn ngắn hạn Nhà nước Trung ương, ngành địa phương; số liệu thống kê tổng hợp kinh tế, văn hóa xã hội dân số qua thời kỳ lịch sử khác Ngồi hai nguồn tài liệu nêu trên, hàng loạt phơng Bộ, ngành quan Trung ương, có nhiều quan giải thể nhiều quan hoạt động Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thơng, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân 10 đạo Trung tâm, trưởng phòng Hành chính-tổ chức đơn vị quản lý tài liệu, mượn hồ sơ phòng phải ghi vào sổ mượn tài liệu (sổ giao mượn tài liệu) để tránh tình trạng thất thoát tài liệu liên quan đến nhiều đối tượng 39 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt Đến thực tập Trung tâm lưu trữ quốc gia III từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 em phân cơng theo đạo Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức (Cơ Trần Thị Thúy Lan) thực tập phòng Chỉnh lý tài liệu Trong thời gian hai tháng tới thực tập Trung tâm lưu trữ quốc gia III em giao số nhiệm vụ sau: *Chỉnh lí tài liệu Theo đạo hướng dẫn Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu Cơ Phạm Thị Thu Giang giúp đỡ, bảo anh chị phòng Chỉnh lý em thực số khâu Cơng tác Chỉnh lí tài liệu viết mục lục hồ sơ khối tài liệu năm 1965 PhơngỦy ban Hành khu tự trị Việt Bắc tham gia chỉnh lý khoa học tài liệu Phông Tổng cục Bưu điện (giai đoạn 1955-1993) Bản tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông Tổng cục Bưu điện giai đoạn 1955-1993 (xem chi tiết Phụ lục) *Lịch sử đơn vị hình thành phơng + Bối cảnh lịch sử: ngày 15/8 lấy làm ngày truyền thống ngành Bưu điện Ngày 12/6/1951, Chính phủ định sát nhập nghành vơ tuyếnđiện hành vào ngành bưu điện Nha Bưu điện đổi thành Nha Bưu điện –vô tuyến Việt Nam Ngày 8/3/1955, Chính phủ Nghị định số 480-Ttg đổi tên Nha Bưu điện- Vô tuyến điện Việt Nam thành tổng cục bưu điện Việt Nam + Chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức: -Tổ chức máy Tổng cục Bưu điện gồm đơn vị: Văn phòng Phòng Kế hoạch-Thống kê 40 Phòng Kiến thiết Phòng Tài vụ Kế tốn Phòng Tổ chức cán Giáo dục Cục Quản lí Bưu Cục Quản lí Điện Cục Cung ứng Trường Bưu điện Trung cấp, Sơ cấp Tổng đội Cơng trình - Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn: Quản lí tồn cơng tác bưu điện truyền theo đường lối sách Đảng Nhà nước, bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch bưu chính, phát hành báo chí, điện báo, điện thoại, bảo đảm việc thơng tin liên lạc Trung ương Địa phương, nước ta với nước ngồi cách xác an tồn, kịp thời thuận lợi *Lịch sử phơng Tình trạng tài liệu phơng đưa chỉnh lí: + Mức độ thiếu đủ phông: tài liệu phông Tổng cục Bưu điện Trung tâm lưu trữ quốc gia III thu với khối lượng lớn, nhiên thành phần nội dung tài liệu không đầy đủ + Mức độ xử lí nghiệp vụ: Tài liệu giai đoạn 1955-1961 chỉnh lý sơ với mục lục: 01 mục lục vĩnh viễn (608 hồ sơ), 01 mục lục tạm thời (134 hồ sơ) Năm 1999, thu thập bổ sung thêm: 02 mục lục vĩnh viễn 01 mục lục tạm thời Phương án phân loại tài liệu *Tài liệu phông Tổng cục Bưu điện phân theo phương án “Mặt hoạt động-Thời gian” Bước 1: phân loại tài liệu thành nhóm lớn I II III IV Tài liệu tổng hợp Tài liệu tổ chức cán -lao đọng tiền lương Tài liệu bưu Tài liệu điện 41 V VI Tài liệu tài vụ Tài liệu xây dựng Bước 2: phân loại tài liệu từ nhóm lớn nhóm vừa, tài liệu nhóm lớn phân năm Bước 3: sau ki tài liệu phân năm, chia tài liệu thành nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ cuối I I.1 1.1.1 Tài liệu tổng hợp Năm 1955 Văn đạo công tác bưu điện 1.2 Năm 1956 (như năm 1955) II Tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương …………………… *Biên mục hồ sơ bưu điện (giai đoạn 1955-1993): tất tài liệu đánh số tờ Kiểm tra xác định giá trị tài liệu có hồ sơ: - Tài liệu hết giá trị: 1-16 (16 bó) - Tài liệu trùng thừa: 17-36 (20 bó) *Vận chuyển tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu lên kho: Trong thời gian thực tập em cán Phòng Chỉnh lý tài liệu phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ vận chuyển tài liệu Phơng Ủy ban Hành khu tự trị Việt Bắc Phông Tổng cục bưu điện (giai đoạn 19551993) lên Nhà kho tầng Trung tâm Vận chuyển 800 mét giá khối tài liệu Phông Kế hoạch Đầu tư từ nhà kho tầng xuống Phòng Chỉnh lý tài liệu để thực chỉnh lý Sau đó, vận chuyển tài liệu trùng thừa phông chỉnh lý xong lên kho để thực công tác xác định giá trị tài liệu Các khối tài liệu vận chuyển xe đẩy tài liệu qua hệ thống thang máy Khối tài liệu Phơng Ủy ban Hành khu tự trị Việt Bắc Phông Tổng cục bưu điện (giai đoạn 1955-1993)này xếp theo thứ tự sàn kho từ số hồ sơ nhỏ số cuối Khối tài liệu nộp lưu Sau qua kiểm đếm, khử trùng xếp lên giá Trung tâm Lưu trữ Quốc 42 gia III đầu tư sở vật chất, cộng với phối hợp cán Phòng Bảo quản Tài liệu Lưu trữ nên việc vận chuyển tài liệu lưu trữ quan lên kho thời gian ngắn diễn thuận lợi 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III Sau trình tới thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em nhận thấy để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ quan nên cómột số thay đổi để phù hợp thực tiễn như: Thứ nhất: Toàn thể cán Trung tâm phát huy tinh thần đoàn kết, thống nhất, đẩy mạnh phong trào thi đua cơng tác Khắc phục khó khăn, hồn thành nhiệm vụ giao, không ngừng học tập nâng cao trình độchun mơn Thứ hai: Áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lí cơng tác văn thư lưu trữ Thực đề án nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Thứ ba: Tăng cường quản lý, đạo công tác văn thư lưu trữ thông qua quy chế có quan, đề hình thức cụ thể làm xử lý trường hợp vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan Áp dụng hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ quan đầu ngành Tài như: hướng dẫn tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quản,…chặt chẽ, chi tiết, triển khai cho đơn vị áp dụng thực thống nhất, hiệu Thứ tư: Đẩy mạnh cơng tác chỉnh lí, coi khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần đầu tư thích đáng để xử lí tài liệu tích đống; triển khai cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay để chỉnh lý hồn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý phơng có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóngđưa hồ sơ tài liệu quan phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng; tiêu hủy khối lượng tài liệu khơng có giá trị tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị vĩnh viễn sau hồn thnahf cơng tác chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết chỉnh lý nhằm đánh giá kết công việc, rút kinh nghiệm nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý đề công việc cần tiếp tục làm sau 43 chỉnh lý Thứ năm: Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên tất đơn vị Việc lập hồ sơ công việc đưa thành tiêu chí để đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm Thứ sáu : Bố trí cán bộ, tổ chức biên chế phù hợp tăng cường công tác đào tạo cán bộ.Tập huấn công tác lưu trữ, tạo điều kiện cho cá nhân có khả học tập nước nhằm đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán cơng chức có đầy đủ lực đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ giai đoạn Đồng thời có biện pháp tăng cường kiểm tra lực cán công chức thông qua đợt tập huấn, đợt kiểm tra định kì hàng năm Thực khuyến khích dự án, chương trình nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Thứ bảy: Nhân viên văn thư- lưu trữ quan cần hỗ trợ hướng dẫn phòng ban, nhân viên cơng ty thủ tục giao nộp tài liệu hàng năm vào kho lưu trữ quan, hồ sơ thu thập xếp khoa học qui định tạo tiền đề thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Từ đó, nhân viên lưu trữ có điều kiện để tập trung chỉnh lý tài liệu tồn đọng đồng thời giúp đảm bảo toàn vẹn đầy đủ phông lưu trữ Trung tâm lưu trữ quốc gia III Thứ tám: Tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động Trung tâm để đạt hiệu cao công tác lưu trữ: hệ thống máy quét, chụp tài liệu đặc biệt… Ứng dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn lâu dài cho khối tài liệu có giá trị đặc biệt quan, bảo quản vĩnh viễn, nên việc xác định giá trị tài liệu giải phong kho tàng xây kho lưu trữ việc làm vô cần thiết Thứ chín: Tuyên truyền, phổ biến tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác quản lí tài liệu lưu trữ Thực biện pháp đồngbộ lập kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu, phối hợp với quan tổ chức xác định giá trị tài liệu cần bảo quản, chuẩn bị kho tang thiết bị để tiếp nhận tài liệu, nâng cao lực cán lưu trữ, giải tình trạng lộn xộn quan 44 đơn vị 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1Đối vớiTrung tâm lưu trữ quốc gia III Để có nhìn chung nhất, khách quan tổng thể công tác lưu trữ tạiTrung tâm lưu trữ quốc gia III cần kết hợp ý kiến đề xuất giải pháp nâng cao mục trên, hiểu công tác lưu trữ cần điều kiện để hồn thiện lên theo chiều hướng tích cực Ban hành văn hướng dẫn, đạo trực tiếp chuyên môn đơn vị cụ thể Xây dựng hệ thống văn riêng Trung tâm quy định cụ thể việc bắt buộc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cơng chức, viên chức; lấy sở để đáng giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, lực lãnh đạovà tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể cá nhân hàng năm Quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức để xảy vi phạm văn thư, lưu trữ Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức văn thư lưu trữ Cần trọng việc đào tạo bồi dưỡng kiến thức văn thưkhông cán văn thư chuyên trách mà cán chun mơn phòng ban khác, đặc biệt kỹ soạn thảo văn lập hồ sơ cơng việc Việc quản lí văn đi, văn đến cần thực chặt chẽ hơn; đảm bảo tất công văn đi, cơng văn đến đăng kí vào sổ Ban hành quy chế công tác lưu trữ quan quy định rõ trách nhiệm cá nhân, phòng ban chun mơn cơng tác lưu trữ, thủ tục, đối tượng cho phép khai thác thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu Công tác bảo quản cần đầu tư nhiều kinh phí, mua sắm đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản Các biện pháp nghiệp vụ bảo quản cần phải đổi Việc bố trí kho lưu trữ phải 45 thật khoa học có sơ đồ dẫn Đơn giản hóa thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Phát động phong trào thi đua công tác văn thư lưu trữgiữa phòng, ban để phòng ban quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên kiểm tra kết thúc quý, năm phải tổ chức tổng kết cơng tác văn thư lưu trữ từ thấy thực trạng khắc phục yếu kém, phát huy đạt Tuyển dụng cán thucự cơng khai, mục tiêu, mục đích Tổ chức cho cán nhân viên tham quan Lưu trữ nước 3.3.2 Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quy định chế tài cụ thể quan, đơn vị không thu thập, chỉnh lý giao nộp tài liệu Quy định cụ thể vị trí việc làm, số người làm việc cơng tác văn thư lưu trữ quan chuyên môn, đơn vị nghiệp Đầu tư cấp kinh phí sửa chữa, nâng cấp phục vụ công tác chuyên môn 3.3.3 Đối với quan nguồn nộp lưu Phải có kế hoạch giao nộp tài liệu thời gian quy định Tài liệu trước giao nộp cần phải chỉnh lý hoàn chỉnh vệ sinh 3.3.4 Đối với môn Lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong trình học tập mái trường Đại học Nội vụ Hà Nộiem nhận thấy trình đào tạo, đề cương giảng dạy nhà trường kiểm nghiệm áp dụng lên bao hệ học sinh sinh viên trường, biết kiến thức tảng mà môn đại cương sở ngành, môn chuyên ngành cung cấp kiến thức hữu ích cho người học, tiền đề để học tập việc hiệu song thân em thấy số môn học không cần thiết trongquá tình giảng dạy, khoa nên mạnh rạn đề xuất mơn học mang tínhthực tiễn, giúp sinh viên đễ hứng thúvà u thích mơn 46 học đó, đồng thời môn học cần gắn với nghề mà sinh viên theo học Các thầy cô nên đề xuất với nhà trường, xây dựng phòng thực hành cơng tác lưu trữ trang bị mày móc, phương tiện học tập máy Scan, máy in, sở vật chất hỗ trợ khác, cách sinh viên nắm vững lý luận, nắm bước, quy trình cần thao tác với tài liệu điện tử, có cách đánh giá tổng quan lý luận đào tạo giảng đường thực tế quan tổ chức tới thực tập cơng tác sau Ngoài ra, Nhà trường nên đưa vào giảng dạy mơn học có tính bổ trợ chun sâu Khoa Văn thư – Lưu trữnên liên kết với khoa, đơn vị trường, quan, doanh nghiệp, tổ chức buổi giao lưu chia sẻ kinh nghiệm ngành, tạo hội cho sinh viên thực tập, giới thiệu công việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ đào tạo Đồng thời giúp sinh viên bắt nhịp tốt với thực tiễn sau Ngoài ra, cần đổi phương thức quản lí văn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa cơng tác văn phòng Để khắc phục tình trạng sai xót kĩ thuật trình bày thể thức văn cần thực quy định soạn thảo đồng thời thực nghiêm túc việc kiểm tra thể thức trước ban hành văn Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp luật văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư lưu trữ nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào hoạt động có nề nếp chất lượng Trên đâylà số ý kiến đóng góp em công tác văn thư lưu trữ Là sinh viên thực tập nên cách nhìn nhận, đánh giá vấn đề nhiều hạn chế, chưa thể nhìn nhận sâu rộng hết vấn đề khơngtránh khỏi thiết sót mong nhận ý kiến đóng góp cán hướng dẫn thực tập thầy cô PHẦN KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, 47 hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung Do đó, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Văn thư lưu trữ công việc thiếu quan hành nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ cơng tác quản lý hành nhà nước quan trọng Từ việc đạo, điều hành, định đến việc thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn Qua thời gian thực tập Trung tâm lưu trữ quốc gia III giúp em biết thêm thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Đây công tác quan trọng việc điều hành nắm bắt, xử lí thơng tin văn giấy tờ, hoạt động hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc việc đưa định đắn, xác, kịp thời Trong q trình kiến tập nhiều bỡ ngỡ nên thân tránh khỏi sai sót, nơi em anh chị công ty quan tâm, bảo tận tình để em biết lỗi mắc phải để sửa sai Để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo thực tập nhờ vào giảng dạy nhiệt tình thầy, trường Đại học Nội vụ Hà nội trang bị cho em kiến thức lý luận vững vàng, nhờ hướng dẫn tận tình tận tình cán hướng dẫn thực tập (Cô Phạm Thị Thu Giang), anh chị quan giúp em hồn thành tốt cơng việc giao Qua đó, em xin có lời cảm ơn chân thành sâu sắc 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ ngày 11/11/2011 Các Nghị định Chính phủ, quy định Bộ, ngành cơng tác lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành văn số 283/VTLTNN – NVTW, ngày 19/5/2004 việc ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Tìm hiểu cơng tác Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ quốc gia III Thực trạng giải pháp”, Trương Thị Duyến, niên khóa 2007-2010 Ngồi số tài liệu tham khảo chuyên ngành khácđể em hoàn thành báo cáo 49 PHỤ LỤC Một số hình ảnh công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia III: (Viết mục lục văn bản) (sắp xếp hộp tài liệu để thực chỉnh lý) ... dân vận Tài liệu ngoại giao có hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp Đà Lạt (1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) Hội nghị Pari lập lại hòa bình Việt Nam; Hội nghị... đồng; - Bà Vũ Thị Kim Hoa, Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Phó Chủ tịch Hội đồng; - Trưởng Phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ - Thành viên; - Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ - Thành... nước; - Quyết định số 228-QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:1992 - Văn quản lý nhà nước (Mẫu trình bày); - Chỉ thị số