KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III 3 1.2 Vị trí và chức năng 3 1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.4 . Cơ cấu tổ chức 5 1.5 . Lãnh đạo Trung tâm 6 1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 13 2.1 Thực trạng hoạt động quản lí 13 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 13 2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Quốc gia III 16 2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ 17 2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề 18 2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 18 2.1.6Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ 18 2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ 19 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1 Về công tác văn thư 20 2.2.1.1Soạn thảo và ban hành văn bản 20 2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản 21 2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 23 2.2.1.4. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu 24 2.2.2Về công tác lưu trữ 25 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 25 2.2.2.2Phân loại tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 29 2.2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 31 2.2.2.5 Thống kê và xây dụng công cụ tra cứu tài liệu 33 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 2.2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 36 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 39 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 39 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III 42 3.3. Một số khuyến nghị 44 3.3.1Đối vớiTrung tâm lưu trữ quốc gia III. 44 3.3.2 Đối với Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 45 3.3.3. Đối với cơ quan là nguồn nộp lưu 45 3.3.4 Đối với bộ môn Lưu trữ, khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 45 PHẦN KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quan trọngcủa nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liênquan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầucấp bách của công dân

Công tác văn thư lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đốivới mọi hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việcthực hiện tốt nội dung của công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ

di sản của dân tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo

vệ đất nước

Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trongnhững công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lạimọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữcũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyêntruyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân Ngoài ra,tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao Do

đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính lànguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều cóthể sử dụng được

Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vìvậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số ngườithiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tàiliệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đivào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhànước

Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưutrữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chứcchú trọng và phát triển Đảng và Nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bảnpháp quy, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống,các cơ quan quản lý công tác văn thưlưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ươngđến địa phương Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất,

về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho côngtác này bước đầu đi vào nề nếp.

Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo nguồnnhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ, góp phần hiện đại hóa công tác vănthư lưu trữ trong văn phòng hiện nay

Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấpthuận của Ban giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc gia III đã cho em đến thực tậptại cơ quan và được phân công vào phòngChỉnh lý tài liệu Về tại cơ quan vớinhững kiến thức chuyên môn về văn thư lưu trữ được các thầy cô trong Trườngtrang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu tình hình tổchức bộ máy chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành một số khâu nghiệp

vụ của Công tác lưu trữ tại cơ quan

Để hoàn thành tốt đợt thực tập này, em chân thành cảm ơn các thầy côtrong khoa Văn thư lưu trữ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt cho

em những kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngàycàng tốt hơn

Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban giám đốcTrung tâmlưu trữ quốc gia 3 đặc biệt là cô Phạm Thị Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lýtài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo côngviệc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để em có điều kiện tiếp xúc học hỏinhững kinh nghiệm thực hành một số khâu nghiệp vụ về Công tác lưu trữ thuộcchuyên môn của mình

Trong quátrình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiêntiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên em còn nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầmthiếu sót nên em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô và BanGiám đốc Trung tâm để em có thể rút ra những kinh nghiệm quýbáu cho bảnthân nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Học sinh thực hiện

Nguyễn Thị Mừng

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội:

Số điện thoại:04 3762 6620

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10 6 1995 theoquyết định số 118/ QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ

Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:

* Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc

* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảoquản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tinhọc và công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốcgia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước Thànhlập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn

và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cáchmạng tháng Tám năm 1945 đến nay

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IIIđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nướcTrung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập

từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan

và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Namđộc lập suốt mấy chục năm qua

1.2 Vị trí và chức năng

1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước có chức năngtrực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưutrữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao

2 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài

khoản và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

d) Các tài liệu khác được giao quản lý

2 Thực hiện hoạt động lưu trữ:

a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tậpthuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;

d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;

đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm

4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật

và quy định của Cục trưởng

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

lý tài

liệu

Phòn

g bảo quản tài liệu

Phòn g công

bố và giới thiệu tài liệu

Phòn

g tin học và công

cụ tra cứu

Phòn

g đọc

Phòn

g tài liệu nghe nhìn

Phòn g hành chính tổ chức

Phòn

g kế toán

Phòn

g bảo

vệ và phòng cháy chữa cháy

10 đơn vị thuộc Trung tâm:

1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

Giúp Giám đốc thực hiện việc lựa chọn, thu thập và sưu tầm các loại hìnhtài liệu vào bảo quản ở trong kho

2 Phòng Chỉnh lý tài liệu

Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tàiliệu và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho

3 Phòng Bảo quản tài liệu

Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

Công bố, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với độc giả

5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu

Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìmtài liệu của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

6 Phòng Đọc

Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả của tài liệu lưu trữ, quản lí tư

liệu nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm.

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn

Giúp Giám đốc quản lí tài liệu nghe nhìn, xử lí kĩ thuật nghiệp vụ và đápứng nhu cầu sử dụng

Giúp việc cho Trưởng phòng và một Phó phòng

8 Phòng Hành chính - Tổ chức

Thông tin tổng hợp hoạt động của Trung tâm, phụ trách tổ chức công táccán bộ, công tác văn thư-lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vậtchất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan

9 Phòng kế toán

Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sảncủa trung tâm

Thu chi và sử dụng kinh phí cho cơ quan theo quy định của Nhà nước

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong thưviện

Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện cácbiện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị

Hướng dẫn và giám sát bạn đọc thưc hiện nội quy, quy định của thư viện.Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của thư viện Trông giữ xecho cán bộ lao động của đơn vị và khách đến liên hệ công tác

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp

vụ, kiến thức về phòng cháy và chữa cháy; hướng dẫn xây dựng phong trào quầnchúng tham gia hoạt động phòng cháy và chữa cháy

Thực hiện các biện pháp phòng cháy; chữa cháy kịp thời khi có cháy xảyra

1.5 Lãnh đạo Trung tâm

1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc

*Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giám đốc phụ trách chung và trực tiếp

quản lí công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan

*Phó giám đốc: Phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụkiêm phụ trách trực tiếp công tác sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý

và thu thập tài liệu

Ban lãnh đạo Trung tâm:

Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa

Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn

Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân

Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa

2 Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổchức thuộc Trung tâm

3 Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệmtheo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước phápluật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.Tài liệu Hành chính

2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật

3 Tài liệu phim ảnh ghi âm

4 Tài liệu xuất xứ cá nhân

I - Tài liệu Hành chính:

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hànhchính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốcgia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay

có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơquan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ,tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ vềcác kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về

kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thươngChính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệuphông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp củaNhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến phápđầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hànhcác Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước.

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tàiliệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quátmọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầuthành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thốngnhất nước và xây dựng XHCN ngày nay

Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành cácnhóm chính sau:

1 Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ cáccuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại vănbản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chínhphủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồngQuốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phongtrào thi đua ái quốc

2 Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng

cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanhtra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất;cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phảnđộng; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác

3 Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kếhoạch, báo cáo về quân sự Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lượcquân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;

về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉđạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh

chống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tùbinh, hàng binh và dân vận

4 Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)

và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộViệt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ướcHiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổchức quốc tế khác

5 Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biệnpháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của BanKinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo

về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giaothông công chính của các ngành và các địa phương Trong đó có những tài liệuphản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng choquỹ Độc lập"

6 Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động pháttriển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam Trong đó cónhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan vănhóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về cácchương trình cải cách giáo dục

7 Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉtiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nướcTrung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp vềkinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau

Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các

Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều

cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thươngbinh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương,Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân

hàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệucủa các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị ViệtBắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chínhNam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài liệu này phản ánh xác thực

và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vangcủa nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp

II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:

Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KVBắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xâydựng cơ bản khác

III - Tài liệu nghe nhìn:

1 Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộnphim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dânViệt Nam Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trongthời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranhcủa Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thếgiới đối với nhân dân Việt Nam

2 Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âmbản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng,Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đấtnước

Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh

và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việccác phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nướcngoài đến Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách

mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinhthần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh

về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chốngngoại xâm của nhân dân ta

Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cảnước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trìnhchuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình

Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, vềcác đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạtđộng văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn

3 Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng

và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âmnghệ thuật Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiệnquan trọng trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội,Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, cácbuổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốctế Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ ChíMinh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyệnvới Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiếntháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, cácbản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng

IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:

Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảoquản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một sốnhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tàiliệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhânnhư: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bảnthảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là nhữngnguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá

nhân sau này.

Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiếntranh chống Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độchính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của cácthế hệ tiền bối

Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung nhưtrên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánhtoàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranhbảo vệ đất nước

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Thực trạng hoạt động quản lí

Bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bảngiấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủtrương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ côngtác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúckết và các tài liệu cần thiết

Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tínhcấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí

mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổchức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác,kịp thời những quyết định quản lí Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn

cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thờihiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hànhtheo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấy côngtác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơquan, đơn vị nào

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Do nhận thức được công tác văn thưlưu trữ là một khâu rất quan trọngtrong quá trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luônquan tâm đến công tác văn thư Điều này được thể hiện qua các văn bản banhành nhằm hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữvới mụcđích đưa công tác này ngày càng trở lên tốt hơn

Công tác văn thư – Lưu trữcủa Trung tâm lưu trữ quốc gia III đặt dưới sựchỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính tổ chức Trưởng Phòng Hànhchính tổ chức là người chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việcquản lý, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ

Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và

thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp theo các văn bản quyđịnh, hướng dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, các quyđịnh của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước, các văn bản Quy phạmpháp luật

Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ như:

- Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộtrưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;

- Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965 của Bộ trưởng Phủ Thủtướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;

- Thông tư số 120/BT ngày 29 tháng 7 năm 1974 của Bộ trưởng Phủ Thủtướng về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương

và địa phương;

- Thông tư số 101/BT ngày 09 tháng 5 năm 1977 của Bộ trưởng Phủ Thủtướng hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng

về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;

- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộtrưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủnghĩa Việt Nam;

- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nướcthông qua ngày 11 tháng 12 năm 1982;

- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộtrưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;

- Quyết định số 228-QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng BộKhoa học Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN5700:1992 - Văn bản quản lý nhà nước (Mẫu trình bày);

- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ

về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;

- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ

chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước cáccấp;

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông quangày 04 tháng 4 năm 2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15 tháng 4năm 2001;

- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủtướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

- Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cáccấp

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.Luật gồm có 7 chương và 42 điều

- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghịđịnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ…

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO9001:2000…

Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III còn ban hành:

- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chếlàm việc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc banhành, quản lý văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế

độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm

- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quychế về công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 về việc ban hành Quychế Công tác văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Nội quy ra vào kho được ban hành ngày 25/8/1996

- Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia tại Phòng đọc (ban hành kèmtheo Quyết định số 83/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIngày 19/4/2006)

- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành bản quyđịnh về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

2.1.2 Quản lý Phông lưu trữ Quốc gia III

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của một cơ quan, một tổ chức có giá trị về nhiều mặt và được bảo quản tậptrung tại một kho lưu trữ

Tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Giám đốc trung tâm đã ban hànhQuyết định số 109/TTIII-QĐ-BQvề phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1.Toàn bộ tài liệu do trung tâm quản lí đều được bảo quản tại nhà kho A1 Cụ thể:

Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lí tổng hợp và tài liệu phim ảnh,ghi âm

Tầng 2: Tài liệu hành chính: nhóm phông kinh tế

Tầng 3 và 4: Nhóm tài liệu khoa học, kĩ thuật.

Tầng 5: Tài liệu hành chính: nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội,các liên khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ

Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia IIIđược bảo quản tương đối tốt Tài liệu trong kho được bảo quản bằng các trangthiết bị hiện đại nhất, làm giảm tối đa các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưutrữ Việc đưa tài liệu của phông lưu trữquốc gia III ra phục vụ nhu cầu nghiêncứu, sử dụng của các tổ chức, cá nhân luôn được các công chức, viên chức củaChi cục Văn thư - Lưu trữ quan tâm và chú trọng

2.1.3 Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ

Bộ phận văn thư lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có nhiệm vụ:+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ

sơ , đảm bảo các thông tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời

+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng các đồngchí lãnh đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách…

Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có hai cán bộ kiêm nhiệm làm công tácvăn thư và lưu trữ Họ là người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏitìm tòi trau dồi kinh nghiệm trong việc tiếp xúc với cái mới Có trình độ chuyênmôn nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư-Lưu trữcủa Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Họ luôn năng động và với tấm lòngyêu nghề có gắn bó với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và luôn hoàn thành tốtnhiệm vụ Về lý thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sửdụng rộng rãi trong việc nghiên cứu lịch sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội.Tuy nhiêntài liệu còn mang tính bảo mật về nội dung vì vậy người làm công táclưu trữ phải tuyệt đối bí mật, thận trọng và nguyên tắc Cán bộ làm văn thư lưutrữ phải là người giác ngộ giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giáccách mạng có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật của nhànước Vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó cán bộ làm công tác văn thư lưu trữluôn đặt tính bí mật lên hàng đầu và thường xuyên được bồi dưỡng tập huấn vềchuyên môn để nâng cao và tiếp thu những cách làm và phương pháp mới

2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Công nghệ thông tin là công nghệ xử lí thông tin bằng các phương tiệnđiện tử bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kĩ thuật hiện đại chủ yếu là

kĩ thuật máy tínhnhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vựchoạt động của xã hội

Ban Giám đốc Trung tâm đã thường xuyên chỉ đạo phải đẩy mạnh côngtác tin học và Công cụ tra cứu và đã đưa việc tra tìm tự động trên máy tính cảmứng; xây dựng chương trình phần mềm quản lí tài liệu qua sách báo, tạp chí ,phần mềm quản lí hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B, xây dựng trang web của Trungtâm…

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng thường xuyên nghiên cứu, triển khai thựchiện các nội dung, đề tài khoa học

Tổ chức thực hiện quyết định của Sở nội vụ về áp dụng tiêu chuẩn ISO

9000 trong công tác nghiệp vụ lưu trữ

2.1.6Thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ

Cùng với việc thực hiện chỉ đạo các nghiệp vụ luu trữ, công tác kiểm tra,đánh giá việc thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của công tác lưutrữ cũng là việc làm rất quan trọng thông qua kiểm tra, cơ quan quản lí sẽ nắmđược tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, tồn tại của cácđơn vị trong qua trình thực hiện nghiệp vụ Trên cơ sở đó có những biện phápchỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, phù hợp

Tại Trung tâm, hoạt độngkiểm tra được tổ chức khá thường xuyên

+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng

lương trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm.

+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “người nào vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Phápluật về công tác Văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷluật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật”

+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước toàn cơquan, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển công tác, xử lý hình

sự ( nếu đặc biệt nghiêm trọng như làm mất VB, giấy tờ); giả mạo chữ ký & condấu

Hàng năm, tại Trung tâm thường tổ chức các hoạt động tổng kết công tácvăn thư lưu trữ ở cơ quan nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệmtriển khai kế hoạch trong năm tới

2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ

– Thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưutrữ có sự hợp tác, hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước và tổchức quốc tế

– Tăng cường và phát triển hiệu quả các mối quan hệ họp tác đa phương

và song phương sẵn có, đồng thời tiếp tục tìm kiếm các triển vọng họp tác mớivới các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới để giao lưu họchỏi và tranh thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của các nước về khoa học và công nghệtrong công tác văn thư, lưu trữ

– Tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo về khoa học và thực tập kỹthuật lưu trữ trong nước và nước ngoài cho cán bộ lưu trữ Việt Nam với sự giúp

đỡ, tài trợ của các tổ chức, các chuyên gia quốc tế

– Hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức các hoạt độngnghiệp vụ nhằm phát huy giá trị của di sản tư liệu thông qua các hội thảo khoahọc, trưng bày triển lãm, công bố xuất bản các ấn phẩm về tài liệu lun trữ…

– Tiếp tục hợp tác, nhờ tư vấn của nước ngoài để thực hiện các chươngtrình, dự án khoa học lưu trữ nhằm tháo gỡ những vấn đề vướng mắc trongnghiệp vụ lưu trữ cũng như trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Về công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,

tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơquan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, cácngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2.2.1.1Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc giaIII:

Bước 1:Đặt tên loại văn bản (Xác định mục đích, ý nghĩa,nội dungvà đóitượng của văn bản)

Bước 2:Soạn đề cương và soạn thảo văn bản (Xác định các ý chính và thuthập thông tin)

Bước 3:Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

Bước 4:Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản (Kiểm tra các yêu cầu về thểthức, chính tả )

Bước 5:Trình kí văn bản (Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức văn bản).Bước 6:Đóng dấu (Ghi ngày, tháng, năm, sốkí hiệu, nơi nhận và đăng kívào sổ),

Bước 7:Phát hành và lưu văn bản (Gửi bằng văn bản cho đối tượng trựctiếp thực hiện, gửi qua trang web)

Văn thư sẽ photo ít nhất 3 bản:

1 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận

1 bản lưu ở văn thư

1 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ

*Nhận xét:

+Kĩ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện tốt đảm bảo cho văn bản khiban hành có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

Nhược điểm:

+ Vẫn còn một só ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản vẫn chưa tuântheo đúng quy định Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan banhành văn bản, thể thức đề kí văn bản, trình bày chưa đẹp

+Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình

2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị đều được quản lý tập trung,thống nhất tại văn thư

Việc quản lí văn bản được thực hiện theo Thông tư 07/2012/TT-BNVngày

22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn 425/VTLTNN NVTW của Cục VT&LT NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến

-*Quản lí và giải quyết văn bản đi:

+Trình tự giải quyết văn bản đi

Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức vănbản để ký ban hành văn bản Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phậnsoạn thảo làm thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóngdấu, phát hành, chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định Văn thư có trách

nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và pháthành văn bản Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV- VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấuphát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo.

+ Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếptheo Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạngphải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.Thôngthường, văn bản chuyển đi theo đường Bưu điện Trường hợp cần gấp, muốnnhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận)

+Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơquan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo Bản lưu văn bản đi tạivăn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký

*Quản lí và giải quyết văn bản đến

+Tiếp nhận và xử lí văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơquan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Những văn bảnchuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi Văn bản đếnphải được kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc thường trực khi có

ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dungquan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐthường trực nếu Giám đốc đi vắng) trong thời gian ngắn nhất

+ Phân phối văn bản

Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu GĐ đi vắng) là người trực tiếp bútphê phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giảiquyết

+Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến

Văn thư nhận văn bản đến đã được xử lý giao việc từ Giám đốc (hoặcPhó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng), chuyển đến bộ phận phô tô đểnhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo Sau khi nhận văn bản từ bộphận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các phòng ban, cá nhân có liên quan.Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết công việc ký nhận văn bản tại sổcủa văn thư Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng ngườigiải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộphận giải quyết Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến Giámđốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉđạo giải quyết kịp thời văn bản đến Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyếtnhững văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộccác lĩnh vực được phân công phụ trách Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạocủa Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bảnđến theo đúng thời hạn quy định.

Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ vănbản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơlà khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xíchgắn liền cong tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đếncông tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết

bìa…

Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng cán bộ từngnhân viên trong quá trình giải quyết cần chú trọng thu thập kịp thời văn bản tàiliệu để đưa vào hồ sơ; tài liệu về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việcđó

Việc lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được thựchiện rất nghiêm chỉnh Mỗi cán bộ, nhân viên, đơn vị trong cơ quan dều có tráchnhiệm trong việc lập hồ sơ hiện hành, vì vậy việc lập hồ sơ hiện hành tại đâyrấyđầy đủ nên hàng năm khi nộp hồ sơ vào lưu trữ không có tình trạng thiếu vănbản hồ sơ

Nhận xét:

+Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu được thực hiện theo quyđịnh tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”

+Trong quá trình lập hồ sơ tuân thủ theo các bước quy trình

Tuy nhiên,tình trạng phổ biến hiện nay là cánbộ công chức các đơn vịchưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ.Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lí, săp xếp lại hồ sơ tài liệu và xác địnhgiá trị tài liệu Do đó, gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lí côngtác lưu trữ của cơ quan

2.2.1.4 Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu

Việc quản lí và sử dụng con dấu tại văn thư được thực hiện tốt, tuân theoquy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lí và sử dụng con dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CPcủa Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấuquy định

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn

bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục

+Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III thì Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức

là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về việc quản lý và sử dụngcon dấu Con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu.Con dấu của Trung tâm được bảo quản an toàn trong két sắt

Hiện nay, Trung tâm có các loại con dấu như: Dấu của Trung tâm, dấuchức danh (Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng và Phó Phòng Hành chính -

Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…

Nhận xét:

Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu.Dấu chỉ được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ kí thẩm quyền củangười kí văn bản

Việc đóng dấu được tuân theo đúng quy định của pháp luật, chưa xảy ratrường hợp đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định

Không có trường hợp đóng dấu khống chỉ

Khi đóng dấu những văn bản tài liệu không bảo quản bản lưu tại Văn thưthì cán bộ vănthư có sổ theo dõi riêng

2.2.2Về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi kháchquan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên