Qua đợt thực tập này không những giúp cho bản thân bổ sung thêm những kiến thức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sự phát triển của đất nước. Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Từ đây có thể khắc phục được những điểm yếu về kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành. Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm báo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã Vô Tranh. Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần: Phần 1: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND xã Vô Tranh Phần II: Chuyên đề Tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ Phần III: Phụ lục LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4 1. Sự hình thành và phát triển 4 2. Cơ cấu tổ chức 4 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động văn phòng của UBND xã Vô Tranh 6 1. Tìm hiều chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 6 2. Tìm hiểu cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng 9 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong bộ phận Văn phòng 12 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 1. Lý do chọn chuyên đề 14 2. Mục tiêu nghiên cứu 14 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 14 4. Lịch sử nghiên cứu 15 5. Phương pháp nghiên cứu 15 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 15 7. Bố cục của chuyên đề 16 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 17 1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 17 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư 17 1.1.2. Nội dung công tác Văn thư 17 1.2. Cơ sở lý luận công tác Lưu trữ 27 1.2.1. Khái niệm về công tác Lưu trữ 27 1.2.2. Nội dung công tác Lưu trữ 27 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 33 2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Vô Tranh 33 2.1.1. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản 33 2.1.1.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND xã Vô Tranh 33 2.1.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 34 2.1.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản 37 2.1.2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi 37 2.1.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến 42 2.1.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 44 2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 44 2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh 45 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ 45 2.2.2. Thành phần nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan 45 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 46 2.2.3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 46 2.2.3.2. Công tác phân loại xác định giá trị tài liệu 47 2.2.3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 47 2.2.3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 47 2.2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 48 2.2.3.6. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 48 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 48 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 49 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 49 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VTLT TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 3.1. Đánh giá thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh 50 3.1.1. Ưu điểm 50 3.1.1.1. Về công tác Văn thư 50 3.1.1.2. Về công tác Lưu trữ 52 3.1.2. Hạn chế tồn tại 52 3.1.2.1. Về công tác Văn thư 52 3.1.2.2. Về công tác Lưu trữ 55 3.1.3. Nguyên nhân 56 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND xã Vô Tranh 57 KẾT LUẬN 60 PHẦN III. PHỤ LỤC
LỜI NÓI ĐẦU Như biết hoạt động quản hoạt động đòi hỏi nhiều lực tư chủ thể quản lý ln có phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà phận cá nhân Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Nó đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lãnh đạo với nhân viên quan Mỗi quan quản lý hành nhà nước thực chức khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ cơng tác bên ngồi Do đó, máy trợ giúp quan quản lý hành nhà nước yếu tố quan tâm điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Trong cơng tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động có ý nghĩa quan trọng cơng tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Đồng thời công việc thiếu hoạt động quan, công đổi Nhà nước ta Đặc biệt công cải cách hành quốc gia khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố công tác văn thư lưu trữ quan từ cấp trung ương đến địa phương Do đó, cơng tác văn thư- lưu trữ quan quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành Nhà nước thơng quan văn bản, tài liệu Việc làm tốt công tác văn thư Lưu trữ khơng giải cơng việc nhanh chóng, xác mà đảm bảo cung cấp kịp thời xác thơng tin lĩnh vực đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại hóa cơng tác này, nhằm thực tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Sau hoàn thành xong chương trình học lý thuyết lớp liên thơng Đại học Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức, đồng ý trường tiếp nhận lãnh đạo UBND xã Vô Tranh, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện cho em có đợt thực tập quy định nội dung mà đề cương thực tập đề đồng thời giúp em kiểm chứng kiến thức học trường so với thực tiễn bổ sung thêm kinh nghiệm công tác thông qua đợt thực tập UBND xã Vô Tranh thời gian từ ngày 18/9/2017 đến ngày 03/11/2017 Qua trình thực tập đem lại cho thân em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em học hỏi đúc rút để bổ sung thêm vào phần nghiệp vụ chun mơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán văn phòng đợt thực tập Đối với UBND xã Vơ Tranh quan hành Nhà nước địa phương thường xuyên đạo đơn vị trực thuộc chịu quản lý nên cơng tác cơng văn giấy tờ phận thiếu để giúp cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định nhằm phục vụ kịp thời, nhanh chóng, hiệu cơng việc quan Qua đợt thực tập giúp cho thân bổ sung thêm kiến thức, kinh nghiệm khâu nghiệp vụ giúp thân nhận thức rõ ràng cơng tác Văn thư - Lưu trữ có tầm quan trọng phát triển đất nước Cũng giúp thân nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn Từ khắc phục điểm yếu kiến thức chuyên môn kinh nghiêm thực hành Để có sở cho việc đánh giá kết đợt thực tập, em tiến hành làm báo cáo thu hoạch qua trình khảo sát thực tế UBND xã Vô Tranh Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần: Phần 1: Khảo sát cơng tác Văn phòng UBND xã Vơ Tranh Phần II: Chun đề Tìm hiểu cơng tác Văn thư Lưu trữ Phần III: Phụ lục Trong trình thực tập làm báo cáo chắn không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp chân thành lãnh đạo UBND xã Vơ Tranh, cán hướng dẫn thầy, cô giáo hướng dẫn trường Đại học Nội vụ Hà Nội để giúp thân hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND xã, cán quan quý thầy, cô giáo giúp em hoàn thành đợt thực tập hoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2017 Sinh viên Thân Thị Lệ Phần I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ VƠ TRANH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Vô Tranh Sự hình thành phát triển Xã Vơ Tranh xã thuộc vùng cao phía Đơng Bắc huyện Lục Nam Tổng diện tích đất tự nhiên là: 4.202,55ha Tổng dân số: 2.345 hộ với 6.765 Trước Cách mạng tháng 8/1945, xã Vô Tranh thuộc tổng Vô Tranh, gồm 03 thôn: Đức Ri Hạ, Nghĩa Trạch Phúc Cương Sau Cách mạng tháng 8/1945, xóa bỏ cấp tổng, Vơ Tranh thành xã độc lập riêng với 11 thôn Đến nay, tồn xã bao gồm: 14 thơn, Với dân tộc anh em chung sống: Kinh, Tày, Nùng, Hoa, Sán Dìu, Sán Chí, Cao Lan, Mường, Dao Nhân dân sinh sống chủ yếu nghề nông nghiệp, trồng trọt chăn ni Trước địa hình phức tạp, nhiều núi cao, cao khoảng 960m, đường xá giao thông không thuận lợi nên đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn Đến nay, có dự án đường tỉnh lộ 293 – đường tâm linh Tây Yên Tử sang Đông Triều, Quảng Ninh; dự án xây dựng nơng thơn mới… Vì vậy, tạo thời cho phát triển chuyển dịch cấu kinh tế xã theo hướng tăng tỷ trọng dịch vụ Cơ cấu tổ chức UBND xã HĐND xã bầu gồm có Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch 02 Uỷ viên - Chủ tịch UBND xã (ông Trần Văn Mạnh) người lãnh đạo điều hành công việc Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn với tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND cấp xã trước quan nhà nước cấp - Các phó chủ tịch UBND: + 01 PCT UBND (ông Bùi Quang Chúc) phụ trách khối kinh tế, tài chính, xây dựng, giao thơng, nhà đất tài nguyên - môi trường + 01 PCT UBND (ông Nguyễn Văn Bằng) phụ trách khối văn hóa - xã hội lĩnh vực xã hội khác - Các ủy viên ủy ban: + 01 ủy viên (ông Nguyễn Văn Phú) phụ trách công an + 01 ủy viên (ông Bế Quảng Đông) phụ trách quân Bên cạnh đó, UBND xã gồm có 07 phận chuyên môn giúp việc với 15 công chức bao gồm: Công an; Xã đội; Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Địa chính; Kế tốn ngân sách; Văn hóa - Xã hội Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Vô Tranh [Phụ lục 1] Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vô Tranh thực theo Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19/6/2015: * Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất - Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thơng cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật; * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân - Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động văn phòng UBND xã Vơ Tranh Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng (tại UBND xã Vơ Tranh phận Văn phòng với chức danh cơng chức Văn phòng thống kê) 1.1 Cơ cấu tổ chức chế độ làm việc văn phòng UBND xã Văn phòng UBND xã Vơ Tranh tổ chức thống thực nhiệm vụ theo đạo, điều hành Chủ tịch UBND xã Cán Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã theo dõi đôn đốc phận chuyên môn khác thực nhiệm vụ Chủ tịch UBND xã giao Hiện nay, UBND xã biên chế số lượng cán văn phòng là: 03 người, cụ thể: + 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách cơng tác tổng hợp; + 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách công tác Văn thư lưu trữ; + 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách cơng tác thống kê 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng a Vị trí chức Văn phòng UBND xã - Văn phòng UBND xã có chức tham mưu phục vụ quản lý tập trung thống nhất, đạo điều hành mặt lãnh đạo UBND đảm bảo sở vật chất cho ủy ban hoạt động Chức văn phòng thể hai loại công tác: + Công tác tham mưu tổng hợp: văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành máy thực chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban theo Luật + Công tác bảo đảm sở vật chất: văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực công việc sau Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật Uỷ ban Văn phòng chịu đạo, quản lý tổ chức UBND xã Đồng thời chịu đạo hướng dẫn kiểm tra chun mơn Văn phòng HĐND-UBND huyện phòng Nội vụ huyện b Nhiệm vụ Văn phòng UBND xã Văn phòng UBND xã Vơ Tranh có nhiệm vụ sau: + Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác thường kỳ Căn yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau chương trình cơng tác ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo tổ chức họp sơ kết, tổng kết thực chương trình Ngồi chương trình cơng tác nhiệm kỳ, tháng, q, năm, văn phòng có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần Uỷ ban Tổ chức họp giao ban hàng tuần Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban + Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã việc đạo thực Văn phòng giúp UBND xã tổ chức cơng tác thông tin xử lý thông tin; Phản ánh thường xun, kịp thời, xác tình hình mặt cơng tác địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực quản lý, đạo UBND xã việc giám sát HĐND Công tác bảo đảm thơng tin văn phòng tập trung vào nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động tổ chức đồn thể; Tình hình mặt biến động địa phương Trên sở quản lý thơng tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể biểu báo thống kê tổng hợp) địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành Văn phòng thơng báo kết luận lãnh đạo Uỷ ban đến ngành, đồn thể, thơn, + Tổ chức họp, làm việc Uỷ ban Ở UBND xã thường có họp, hội nghị đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp lãnh đạo Uỷ ban với trưởng thôn, bản; Cuộc họp lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo quan đoàn thể xã…Trách nhiệm văn phòng họp tham mưu đề xuất họp; Bố trí lịch họp; Phối hợp với cơng chức có liên quan để xây dựng chương trình chuẩn bị nội dung; Ghi biên họp + Giúp UBND công tác thi đua khen thưởng Căn vào văn hướng dẫn quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực cơng tác thi đua khen thưởng quan Uỷ ban địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền Uỷ ban đề nghị lên cấp khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc phong trào thi đua + Tham gia phận tiếp nhận trả kết giao dịch Uỷ ban với quan, tổ chức, công dân theo chế “một cửa” Cơ chế cửa chế giải công việc quan hành nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải đến trả kết thực đầu mối phận tiếp nhận trả kết Nguyên tắc thực chế cửa là: thủ tục hành đơn giản, rõ ràng, pháp luật, cơng khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu trả kết nơi - phận tiếp nhận hồ sơ Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp với cơng chức chun mơn khác UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải hồ sơ, trả kết cho đương sự, thu lệ phí theo quy định pháp luật + Giữ mối quan hệ cơng tác UBND xã với quan, đồn thể nhân dân Mối quan hệ công tác UBND xã với quan, đoàn thể nhân dân thơng qua nhiều hình thức Có thể trực tiếp, gián tiếp Trong chủ yếu thơng qua hình thức hội họp Khi quan, đồn thể nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau báo cáo lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng xếp lịch làm việc + Đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc Cơ sở vật chất phương tiện làm việc UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm Ở xã, văn phòng khơng làm chủ tài khoản Uỷ ban Bộ phận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại tài - kế tốn Tuy văn phòng có trách nhiệm đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho HĐND - UBND theo quy định hành nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, phân cơng, văn phòng trực tiếp mua sắm, văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng tài sản thuộc quan Uỷ ban + Quản lý trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ, hành Uỷ ban Cơng tác văn thư lưu trữ UBND xã bao gồm: Quản lý giải văn đi; Quản lý giải văn đến; Quản lý sử dụng dấu; Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý Uỷ ban theo quy định pháp luật Cơng tác hành UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm văn phòng cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ tổ chức thực văn cấp gửi cho Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn cơng tác văn thư, lưu trữ, hành cho phù hợp với thực tế địa phương + Thực công tác tổ chức - cán Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực nghiệp vụ công tác tổ chức cán Trực tiếp thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức người lao động thuộc thẩm quyền quản lý UBND xã Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực chế độ sách cán bộ, cơng chức người lao động Giúp thủ trưởng quản lý, đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ đơn vị thuộc quan; Trực tiếp thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quan Quản lý tài sản thuộc văn phòng; Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phương tiện làm việc quan Tìm hiểu cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị Văn phòng quan 2.1 Mơ hình tổ chức văn phòng Tại UBND xã Vơ Tranh, hầu hết phận chun mơn có phòng làm việc riêng để đảm bảo tập trung cán cơng chức giải cơng việc Ngồi ra, UBND xã có phận cửa, phận gồm có cơng chức Tư pháp hộ tịch, Văn phòng thống kê, Lao động thương binh xã hội, Địa phân cơng thực nhiệm vụ tiếp nhận trả kết cho cá nhân, tổ chức đến liên hệ công việc - Ưu điểm: Tạo điều kiện cho cán công chức tập trung giải công việc, phát huy sức sáng tạo thực nhiệm vụ Đồng thời đảm bảo hồ sơ tài liệu phận chuyên môn phân định rõ ràng, tránh mát, thất lạc - Nhược điểm: Không tiết kiệm quỹ thời gian giải công việc phải lại nhiều việc phối hợp giải Có trường hợp, công chức thực nhiệm vụ chun mơn phải dừng lại để tiếp nhận hồ sơ cơng dân giải thích, hướng dẫn cho công dân cần văn tài liệu chuyên mơn phải phòng riêng để lấy, thời gian Trong hôm số lượng công dân nhiều việc chun mơn phải dừng lại hồn tồn Dẫn đến tình trạng cơng việc bị chậm trễ, kéo dài - Đề xuất: Nên phân chia ngày cụ thể để tiếp nhận hồ sơ giải từ cá nhân, tổ chức tới liên hệ cơng việc Ví dụ, thứ 2, thực tiếp nhận hồ sơ liên quan đến lĩnh vực Địa chính, thứ 3, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến lĩnh vực Lao động thương binh xã hội Để đảm bảo công việc giải thống nhất, tránh chồng chéo 2.2 Tổ chức lao động trang thiết bị văn phòng - Tại UBND xã Vơ Tranh, phận Văn phòng UBND xã biên chế 03 công chức Theo phân công có 01 cơng chức phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ UBND xã Ngồi cơng chức phụ trách văn thư lưu trữ quan, phận chun mơn khơng có văn thư riêng Bộ phận chun mơn có trách nhiệm soạn thảo, ban hành văn chuyển cho công chức phụ trách văn thư UBND xã thẩm định thể thức, đăng ký chuyển giao Bản thân qua thời gian thực tập UBND xã Vô Tranh nhận thấy: Hầu hết, cơng chức văn phòng người chủ động thu thập thông tin, văn đạo cấp trên, theo dõi thống kê số liệu, tư liệu liên quan đến cơng việc để tham mưu đề xuất giải cơng việc cách xác, pháp luật phù hợp với tình hình địa phương Đồng thời chấp hành nghiêm chỉnh phân công công việc lãnh đạo Ý thức làm việc tương đối tốt, có trách nhiệm Chấp hành nghiêm quy chế làm việc UBND xã Riêng công tác văn thư lưu trữ bố trí theo chuyên môn, nghiệp vụ tổ chức cách hợp lý Lãnh đạo UBND quan tâm trọng đến công tác văn thư lưu trữ Đã ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như: ban hành kế hoạch công tác VTLT hàng năm Thường xuyên tổ chức cho văn thư tập huấn công tác văn thư - lưu trữ ; trang 10 - Là phông lưu trữ mở, tài liệu phông chủ yếu văn sản sinh trình hoạt động UBND xã - Thành phần tài liệu phông gồm: Tài liệu đạo, lãnh đạo HĐND, UBND, phòng ban tỉnh, huyện gửi đến; tài liệu HĐND UBND xã sản sinh trình hoạt động; tài liệu phận chuyên môn xã tài liệu thôn, gửi lên 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Các tài liệu kho phân loại theo thời gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức văn tài liệu lưu trữ kho xác định giá trị để loại bỏ văn hết hiệu lực bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho công tác điều hành lãnh đạo quan phục vụ công tác nghiên cứu tài liệu có kho Thường xuyên bổ sung tài liệu thiếu vào lưu trữ Cơng tác thực sau: 2.2.3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan quan tâm tổ chức, cán lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ lãnh đạo HĐND, UBND, văn phòng phận chun mơn Q trình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ xã tiến hành sau: Hằng năm, phận quan phải nộp tài liệu sau giải xong cơng việc năm vào lữu trữ quan Mặc dù lập hồ sơ công việc phân năm, mặt hoạt động nhìn chung nhiều hạn chế giao nộp hồ sơ cán phận cuối năm chưa tự đem giao nộp tài liệu chưa lập danh mục cho cơng việc Do cán phụ trách văn thư lưu trữ tự thu tài liệu phận chuyên môn lập hồ sơ, số phận chưa thu Chính tài liệu tiếp nhận vào lưu trữ chất lượng tài liệu nộp chưa cao 2.2.3.2 Công tác phân loại xác định giá trị tài liệu UBND xã Vô Tranh quan hành Nhà nước địa phương, quản lý toàn diện tất lĩnh vực toàn xã Tài liệu lưu trữ phân loại theo phương án thời gian - mặt hoạt động Tài liệu chia mảng hoạt động, mảng hoạt động tài liệu xếp theo thứ tự thời gian Tài liệu ban hành sớm lên trên, tài liệu ban hành muộn xuống Nếu ngày tháng trùng vào số 46 ký hiệu văn để tiến hành xếp, văn có số nhỏ lên trước số lớn xếp sau Tại UBND xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu mà có cán văn thư xác định giá trị tài liệu Trong trình tiến hành chỉnh lý tài liệu phân loại hồ sơ, chỉnh lý tài liệu năm kết hợp xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu nên tài liệu hết giá trị, trùng lập chưa thể huỷ mà xếp vào cặp dây cất giữ nhà kho UBND xã 2.2.3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu Kết thúc năm công tác, cán văn thư lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân sở tổ chức phân loại dựa phương án lựa chọn Sau thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ phận quan chưa lập hồ sơ, nộp vào lưu trữ cán lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với tài liệu lập hồ sơ) lập hồ sơ theo phương án chọn 2.2.3.4 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ Tại lưu trữ UBND xã Vơ Tranh chưa có phương tiện thống kê tài liệu lưu trữ Do tài liệu lưu trữ thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ Đối với tài liệu chưa chỉnh lý, chưa lập hồ sơ thống kê theo cặp dây Tại Văn phòng UBND UBND xã tất tài cán phụ trách văn thư - lưu trữ thu nên khơng có sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu số dụng cụ thống kê tra cứu tài liệu khác, mặt hạn chế mà lưu trữ xã chưa thực 2.2.3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Mặc dù năm trở lại lãnh đạo UBND có quan tâm đến cơng tác bảo quản đến chưa thành lập kho lưu trữ mà tận dụng phòng khơng sử dụng để làm kho lưu trữ, sở vật chất nghèo nàn nên gây ảnh hưởng khơng nhỏ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, tài liệu thường bị mối mọt, chuột gậm nhấm 2.2.3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ di sản quý báu dân tộc, có giá trị lớn nhằm phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội nghiên cứu khoa học phục vụ cho 47 hoạt động quản lý Nhà nước nhu cầu đáng nhân dân Một nhiệm vụ công tác lưu trữ việc đưa tài liệu nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu sử dụng mục đích cuối công tác lưu trữ Trong thời gian qua công tác lưu trữ đóng góp phần quan trọng phục vụ cho việc khai thác tài liệu lãnh đạo xã, phận chuyên môn thuộc UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạo điều hành quản lý Nhà nước lĩnh vực Đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, nhanh chóng, xác Hình thức tổ chức khai thác tài liệu kho lưu trữ xã chủ yếu cán quan đồng ý chủ tịch UBND xã phép mượn tài liệu có ngày hẹn trả tài liệu lưu trữ Do vậy, tài liệu sử dụng chưa xảy mát, thất lạc đáp ứng nhu cầu cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên chưa bố trí phòng đọc riêng nên hạn chế cho nhân nghiên cứu sử dụng tài liệu 2.2.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định Tài liệu quan không thuộc diện giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện mà nộp vào lưu trữ quan tài liệu UBND xã thuộc lưu trữ hành 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu UBND xã Vơ Tranh tổ chức theo hình thức cho mượn, cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến cán phụ trách văn thư - lưu trữ mượn tài liệu, nghiên cứu UBND xã photo mang nhà Tài liệu thường cung cấp dạng Photocopy, khơng cho mượn chính, tài liệu cần mượn phải có ý kiến phê duyệt chủ tịch UBND xã cán văn thư - lưu trữ cung cấp tài liệu Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ lưu trữ xã chưa thực điều kiện lưu trữ xã nhiều hạn chế 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu Phòng chứa tài liệu bố trí tầng diện tích chật hẹp Trong kho, tài liệu chưa xếp ngăn nắp gây ảnh hưởng cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, với cách tạo điều kiện cho yếu tố chuột, bụi ẩm mốc, tác động ánh sáng chiếu vào 48 Tuy lãnh đạo quan tâm đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ sở vật chất nghèo nàn nên kho lưu trữ chưa trang bị phương tiện bảo quản tài liệu máy điều hòa, quạt thơng gió, máy hút bụi, máy hút ẩm nên khơng tránh khỏi tình trạng tài liệu bị hư hỏng điều kiện khắc nghiệt mùa nắng mưa nhiều mùa đông Tiểu kết Như chương 2, em khảo sát đánh giá thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Vô Tranh Qua đó, nắm tình hình quản lý, đạo nội dung khâu nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ UBND xã Từ đó, thấy ưu điểm, hạn chế tồn tại, tìm ngun nhân đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác UBND chương 49 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 3.1 Đánh giá thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Vô Tranh 3.1.1 Ưu điểm 3.1.1.1 Về công tác Văn thư a Trong công tác soạn thảo ban hành văn Qua q trình khảo sát cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND xã vô Tranh thấy UBND xã có cố gắng cải thiện cơng tác Trong có số ưu điểm sau: - Hầu hết văn ban hành thẩm quyền theo quy định pháp luật - Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu nội dung, bố UBND xã , yêu cầu ngôn ngữ, văn phong hành phù hợp với thực tiễn có tính khả thi - Văn hành UBND xã đảm bảo đủ yếu tố thành phần thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành - Văn UBND xã ban hành trình tự thủ tục thẩm quyền theo quy định b Trong công tác quản lý văn Nhìn chung, cơng tác quản lý văn văn đến UBND xã thực tương đối tốt, đảm bảo nguyên tắc, nhanh chóng, xác, chặt chẽ, đối tượng như: - Về ứng dụng công nghệ thông tin: Đã thực việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin q trình quản lý văn sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Song song với sử dụng quản lý phương pháp truyền thống Điều giúp công tác quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo nhiều - Về quy trình quản lý văn bản: đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, đáp ứng nhanh, kịp thời hiệu cho yêu cầu giải cơng việc, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quản lý UBND xã 50 + Tất văn (cả văn văn đến) đăng ký đầy đủ, xác, khơng có tình trạng đăng ký thiếu, sót + Việc lập sổ công văn đến chung cho tất loại văn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý văn theo thể thống Nhìn vào sổ ta xác định số lượng văn đến UBND xã từ đầu năm đến cuối năm + Việc lập danh sách ban ngành đoàn thể, đơn vị, cá nhân nhận văn để chuyển giao cán Văn thư vào định người quản lý để viết bì văn nên khơng có tình trạng sai sót, thiếu đối tượng Đây ưu điểm mà UBND xã có thực tốt + Việc lập tập lưu văn đến sau tháng tránh tình trạng thất lạc văn bản, tạo thói quen nghiệp vụ lập hồ sơ bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức UBND xã - Về văn hướng dẫn: Đã tuân thủ quy định văn hướng dẫn Nhà nước cấp trực tiếp - Về trang thiết bị: Lãnh đạo UBND xã có quan tâm đến cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn đi, văn đến nói riêng Vì có đầu tư trang thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, tủ hồ sơ… góp phần cho công tác quản lý giải văn cách nhanh chóng, dễ dàng - Về cán cơng chức: Đã có cán Văn phòng thống kê phụ trách công tác Văn thư lưu trữ riêng Là cán có trình độ chun mơn, trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỷ mỉ, có trách nhiệm cao cơng việc, ln cố gắng khắc phục khó khăn để hồn thành cơng việc giao Cán biết sử dụng thành thạo máy vi tính thiết bị khác phòng để giải cơng việc c Trong công tác quản lý sử dụng dấu Tại UBND xã Vô Tranh cán bộ, công chức nhận thức giá trị pháp lý mà dấu đem lại Chính thế, việc quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đảm bảo quy định d Trong công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác bước đầu có chuyển biến năm gần Cán bộ, công chức xã tự ý thức công tác lập hồ sơ cần thiết phải nộp hồ sơ vào lưu trữ quan để bảo quản, lưu trữ Cũng mà số lượng hồ sơ lập nộp lưu ngày chất lượng nhiều 3.1.1.2 Về công tác Lưu trữ 51 Về công tác UBND xã Vơ Tranh tơi thấy có thành tựu bước đầu như: - UBND xã bố trí phòng kho lưu trữ riêng - Tình trạng hồ sơ, tài liệu bó gói, chất đống hạn chế nhiều - Cũng ban hành bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động quan - Hàng năm tiến hành việc thu thập tài liệu, phân loại xếp chỉnh lý hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ quan - Việc quản lý chặt chẽ việc sử dụng tài liệu lưu trữ UBND xã tránh tình trạng mát, thất lạc, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời 3.1.2 Hạn chế tồn Mặc dù có ưu điểm định cơng tác Văn thư Lưu trữ, xong bên cạnh đó, UBND xã Vô Tranh tồn hạn chế, vướng mắc cần phải khắc phục 3.1.2.1 Về công tác văn thư a Trong công tác soạn thảo ban hành văn bản: - Các văn đạo soạn thảo ban hành văn bản: quan chưa có quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt hướng dẫn soạn thảo ban hành văn chưa đề cập Chính u cầu soạn thảo ban hành văn UBND xã chưa quan tâm sát - Thể thức kỹ thuật trình bày: Về hình thức trình bày số văn ban hành chưa đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật là: chưa chuẩn cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thành phần chưa với quy định Nhà nước, chưa theo sát với hướng dẫn Thông tư 01/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Trong trình thực quan có nhiều thiếu sót thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn qua ví dụ em nêu phần - Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND xã chưa có văn đạo phân công, phối hợp việc thực soạn thảo ban hành văn Dẫn đến số đơn vị cá nhân đùn đẩy trách nhiệm, công tác phối hợp quan, đơn vị có liên quan soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, hiệu quả, có nhiều quan, đơn vị phối hợp 52 mang tính hình thức Sự phối hợp quan soạn thảo thẩm định gặp nhiều khó khăn, đặc biệt cần ý kiến dự thảo, cá nhân, đơn vị giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng có liên quan, tiếp thu ý kiến trước trình ký nhiều bất cập quan, tổ chức cá nhân quan phải kiêm nghiệm nhiều việc, phải công tác xa, công tác lâu ngày nên việc thẩm định văn gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Vẫn số đơn vị giao chủ trì soạn thảo văn chưa chủ động xây dựng dự thảo văn theo chương trình, kế hoạch giao, khơng tn thủ đầy đủ trình tự, thủ tục xây dựng văn chưa tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội trước xây dựng dự thảo; chưa lấy ý kiến góp ý vào dự thảo có lấy ý kiến góp ý chưa đảm bảo thời gian theo quy định, đối tượng lấy ý kiến hẹp Chất lượng số dự thảo văn quy phạm pháp luật chưa đảm bảo, nội dung sơ sài, chép biên tập lại quy định văn quy phạm pháp luật Trung ương xuất phát từ ý chí chủ quan quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày b Trong công tác quản lý văn - Về ứng dụng công nghệ thông tin: Mặc dù sử dụng phần mềm quản lý xong phần mềm sử dụng chung, dung lượng không đủ nhiều nên xảy tình trạng nghẽn mạng, mạng chậm, lỗi Bên cạnh đó, trường hợp điện hay máy tính gặp cố cơng việc bị ngắt qng Gây ảnh hưởng nhiều đến trình đăng nhập thao tác nghiệp vụ - Về quy trình quản lý văn bản: + Chưa có biện pháp xử lý văn sai thể thức, không gửi lại để phận, đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo sửa chữa, bổ sung mà ký ban hành, đăng ký chuyển giao văn hợp lệ khác + Khi chuyển giao văn sổ chuyển giao khơng u cầu người nhận ký xác nhận Điều gây ảnh hưởng lớn tới q trình theo dõi, đơn đốc giải văn quan + Văn đến cán công tác mang nên nhiều văn không đăng ký văn thư sau chuyển trở lại văn thư để đăng ký gây thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng công việc 53 + Chưa quy định cụ thể thời gian trình ký văn nên việc trình ký diễn chưa lúc, chỗ Khi trình ký khơng có cặp trình ký, khó cho lãnh đạo UBND xã việc nhận biết văn đơn vị trình việc cần ký giải trước trường hợp nhiều văn trình ký lúc + Việc lưu văn túi cúc cán văn thư không tiến hành lập mục lục văn tiến hành lập tập lưu gây khó khăn q trình tìm kiếm văn - Về văn hướng dẫn: Cũng công tác soạn thảo ban hành văn bản, UBND xã chưa có quy chế cơng tác Văn thư lưu trữ, chưa có quy định cụ thể nghiệp vụ UBND xã, thực theo văn hướng dẫn Nhà nước, cấp có sẵn Vì vậy, tất thao tác nghiệp vụ không cụ thể theo tình hình cơng tác địa phương, gây mơ hồ, khó khăn q trình thực - Về trang thiết bị: Mặc dù có trang bị cần thiết phục vụ trình quản lý văn Song trang thiết bị cũ, thường xuyên bị lỗi mạng, máy scan bị hỏng, máy photo chưa có… gây ảnh hưởng nhiều trình thực nhiệm vụ cán công chức - Về cơng tác cán bộ: Mặc dù có cán phụ trách riêng công tác Nhưng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác như: bảo quản sử dụng dấu, trực phận cửa Với áp lực cơng việc lớn khiến cho tình trạng văn chậm cập nhật, chuyển giao giải xảy Vì vậy, gây khó khăn, ảnh hưởng trình quản lý giải văn bản, đồng thời khiến cho cán văn thư dễ nảy sinh tâm lý chán nản, mệt mỏi biện pháp khuyến khích tạo động lực làm việc cho họ Ví dụ: cán văn thư vào sổ đăng ký văn nhập máy tính lại phải ngưng việc để đóng dấu, tiếp dân… Điều gây tập trung trình làm việc c Trong công tác quản lý sử dụng dấu Mặc dù UBND xã, việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nhà nước Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐCP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Xong thời điểm tại, Nghị định thay Thông tư số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 54 Bên cạnh đó, với việc bảo quản dấu phòng làm việc riêng phận Văn phòng sử dụng dấu phận cửa gây bất tiện trình làm việc Khi tới làm việc, cán Văn thư lấy dấu phòng làm việc mang xuống phòng phận cửa để thực đóng dấu Khi hết lại mang dấu lên bảo quản phòng làm việc riêng Điều khơng đảm bảo độ an tồn, xảy trường hợp quên không cất dấu d Trong công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ - Mặc dù công tác lập hồ sơ cán công chức quan tâm Xong UBND xã Vô Tranh việc lập hồ sơ hạn chế hồ sơ chưa ghi bìa hồ sơ ghi khơng đầy đủ thông tin - Một số hồ sơ nộp lưu chưa đánh số tờ ghi thơng tin tờ bìa hồ sơ chưa đảm bảo - Ngoài ra, số phận chuyên môn không tiến hành nộp hồ sơ lưu trữ, mà bảo quản hồ sơ phòng làm việc đơn vị - UBND xã chưa ban hành danh mục hồ sơ làm cho phận chuyên môn tiến hành công tác lập hồ sơ 3.1.2.2 Công tác Lưu trữ - Về công tác lưu trữ UBND xã Vơ Tranh có tồn tại, vướng mắc sau: + Tuy có phòng lưu trữ diện tích chưa rộng rãi, thoáng mát, trang thiết bị cần thiết chưa trang bị đầy đủ giá đựng, bình phòng cháy chữa cháy gây ảnh hưởng không nhỏ đến tài liệu làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng trùng gặm nhấm + Tình trạng tài liệu lưu trữ tình trạng bị thất lạc + UBND xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu mà cán Văn thư Lưu trữ tự xác định nên xảy trường hợp tài liệu hết giá trị, trùng lặp chưa thể hủy + Chưa có phương tiện để thống kê tài liệu lưu trữ Chưa có sổ nhập tài liệu, xuất tài liệu Điều ảnh hưởng lớn tới trình thống kê tài liệu lưu trữ UBND xã + UBND xã chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Với tồn tại, vướng mắc nêu trên, đòi hỏi thời gian tới, cấp, ngành cần quan tâm, đạo sâu sát để công tác Văn thư lưu 55 trữ ngày nề nếp, chất lượng, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước pháp luật quyền sở 3.1.3 Nguyên nhân Từ tồn nguyên nhân chủ yếu sau: - Một là, công tác đạo, điều hành, tổ chức thực thiếu tập trung, liệt, chưa có hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, báo cáo để kịp thời xử lý giải nhiệm vụ khó khăn, phức tạp nhiều bất cập; xảy tình trạng giải khơng dứt điểm; số phận, đơn vị chưa chủ động tham mưu đề xuất, chưa tích cực tổ chức thực cơng tác văn thư lưu trữ - Hai là, trình độ, lực số cán bộ, cơng chức hạn chế so với yêu cầu nhiệm vụ; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bất cập, chưa thực đáp ứng nhu cầu đòi hỏi cơng tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán tình hình Cải cách thủ tục hành chậm, hiệu chưa cao - Ba là, nhận thức chưa đầy đủ khơng cán bộ, cơng chức quản lý lãnh đạo cấp xã vai trò văn quản lý nhà nước, chất lượng văn ban hành việc quản lý, lưu trữ sử dụng văn Chính nhận thức chưa đầy đủ mà việc đầu tư cải tiến loại cơng cụ có nơi, có lúc chưa quan tâm hình thức - Bốn là, quy định hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng, sử dụng văn quản lý ít, thiếu cụ thể đặc biệt không phổ biến, tập huấn, hướng dẫn đến nơi, đến chốn cho cán bộ, cơng chức nói chung cán Văn thư lưu trữ nói riêng - Năm là, cơng tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ không thực hành thống thường xuyên nguyên nhân dẫn đến tình trạng soạn thảo văn chất lượng, quản lý văn thiếu chặt chẽ sử dụng văn tùy tiện công việc - Sáu là, chế độ kiểm tra không thường xuyên Chính việc kiểm tra thiếu chặt chẽ khơng xử lý kịp thời, nghiêm khắc làm cho thiếu sót văn UBND xã có điều kiện tồn lâu dài - Bảy là, việc bố trí kinh phí phục vụ cơng tác Văn thư lưu trữ UBND hạn chế, chưa thống Chính sách, chế độ đãi ngộ đặc thù cho cán làm cơng tác Văn thư Lưu trữ chưa có nên không phát huy tinh thần trách nhiệm công việc giao 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Vô Tranh 56 Công tác Văn thư Lưu trữ công tác quan trọng quan, tổ chức Đặc biệt quan trọng kế hoạch, chiến lược phát triển kinh tế xã hội cải cách hành quan hành nhà nước địa phương Chính thế, UBND xã Vơ Tranh cần có quan tâm công tác - Thứ nhất, công tác đạo: lãnh đạo UBND xã cần phải trọng tới công tác Văn thư lưu trữ Cần có kế hoạch cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư hơn, nắm bắt thông tin khoa học, kỹ thuật để nâng cao hiệu công tác - Thứ hai, thực việc ban hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ để cán bộ, cơng chức UBND xã áp dụng tạo thuận lợi trình thực nghiệp vụ cán Văn thư, tạo thống hoạt động quản lý văn + Quy định cụ thể thời gian trình ký văn tránh tình trạng lãnh đạo UBND xã ký văn không lúc, chỗ ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc, ảnh hưởng tới bảo mật văn quan trọng… + Cần thực rõ thống việc trình bày thể thức kỹ thuật soạn thảo văn cán bộ, công chức UBND xã + Cần phổ biến rộng rãi việc lập hồ sơ danh mục hồ sơ cán chuyên môn lập mục lục văn cán văn thư UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi trình quản lý, theo dõi, thống kê tra tìm văn + Việc theo dõi kiểm tra việc giải văn thực cần thiết nhằm nâng cao tính trách nhiệm phòng, ban, cán công chức giải công việc; đảm bảo công việc giải thời hạn quy định Đây sở để đánh giá hiệu suất, hiệu cơng việc UBND xã Vì vậy, cần coi trọng việc lập sổ chuyển giao văn để theo dõi q trình giải văn kiểm tra văn cách chặt chẽ, giữ gìn bí mật tốt + Cần thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để xác định giá trị bảo quản tài liệu, đồng thời qua loại huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản + Cần đôn đốc thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ kỳ hạn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ - Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin cập nhật văn hướng dẫn mới: UBND xã cần có nâng cấp hệ thống mạng đề nghị UBND huyện Lục Nam nâng cấp hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp để 57 tránh tình trạng tải Đồng thời hoàn thiện việc kết nối mạng nội tới phận chuyên môn UBND xã + Bên cạnh đó, cán văn thư lưu trữ cần cập nhật kịp thời văn hướng dẫn quan có thẩm quyền Chẳng hạn như: Cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến thay Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP thay Thơng tư số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thứ tư, trang thiết bị: Cần trang bị thêm trang thiết bị cần thiết như: máy photo; tủ phân phối tài liệu; cặp để tài liệu nhiều ngăn; bàn có nhiều ngăn kéo để tài liệu, bàn đánh máy tính chun dụng… để góp phần nâng cao hiệu công tác - Thứ năm, công tác cán bộ: Cần phân cơng cơng việc phù hợp tránh tình trạng cán Văn thư lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công việc khác để tập trung vào công việc có hiệu Ngồi ra, cần phân định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm, chế phối hợp hoạt động UBND xã nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Điều xuất phát từ việc cơng tác quản lý văn không thuộc trách nhiệm, nhiệm vụ cá nhân, đơn vị; quản lý văn q trình liên quan đến cá nhân, phòng, ban, đơn vị UBND xã, phận Văn phòng thống kê đảm nhận trách nhiệm Khi phân định rõ tạo điều kiện cho việc giải công việc thực liên hồn, thơng suốt; đồng thời có vi phạm xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm cá nhân, bên có liên quan - Thứ sáu, tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trai văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn UBND xã, thủ tục trình ký, kiểm tra văn trước ban hành Xây dựng đôn đốc việc thực kế hoạch tự kiểm tra, kiểm tra theo thẩm quyền văn 58 bản; tham gia xử lý, giải trình; theo dõi kết tự kiểm tra, xử lý văn có nội dung trái pháp luật quan ban hành văn Đối với lãnh đạo vi phạm phải tự kiểm điểm sai phạm mình, có hình thức kiểm điểm cụ thể lần tái phạm Với cán phân công trách nhiệm soạn thảo vi phạm cần xử lý nghiêm chặt chẽ đưa hội đồng kỷ luật để có hình thức xử phạt hợp lý tránh lần vi phạm - Thứ bảy, UBND xã cần tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư - lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có hướng khắc phục mặt hạn chế Tiểu kết Như chương 3, em đánh giá mặt tích cực hạn chế công tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Vơ Tranh Từ đó, em đề xuất giải pháp với mong muốn hoàn thiện công tác Văn thư lưu trữ Và đề xuất giúp lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã tham khảo thực KẾT LUẬN Có thể nói thực tập tốt nghiệp khâu cuối sau trình tiếp thu lý thuyết lớp tất trường từ đại học đến THCN Đây phương châm đào tạo có hiệu nhằm giúp sinh viên kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn 59 Thực phương châm đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Quản trị Văn phòng tổ chức đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho bạn sinh viên học hỏi thêm kinh nghiệm nhằm nâng cao trình độ chun mơn đồng thời hồn thiện tốt công việc Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân, giúp cho em có hội học hỏi thêm nhiều điều bổ ích hiểu sâu chun mơn đồng thời tạo cho em trưởng thành nhiều Bên cạnh giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Trên nội dung em quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập UBND xã Vô Tranh Tuy nhiên, phương diện sinh viên thực tập nên cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, chưa thể nhìn sâu để nhận xét đánh giá vấn đề cách bao quát, tổng thể mang tính xác đắn Vì thế, báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô trường, cán bộ, công chức quan bạn tham gia đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Trước khép lại báo cáo thực tập tốt nghiệp này, lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô nhà trường tồn thể cơ, chú, anh, chị UBND xã Vô Tranh giúp đỡ em thời gian qua để em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2017 Sinh viên Thân Thị Lệ 60 ... kiến nghị công tác Văn thư lưu trữ UBND xã Vô Tranh 16 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận công tác Văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư Công tác văn thư hoạt... đến công tác văn thư lưu trữ Đã ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư như: ban hành kế hoạch công tác VTLT hàng năm Thư ng xuyên tổ chức cho văn thư tập huấn công tác văn thư - lưu. .. mạnh dạn thực chun đề “Tìm hiểu cơng tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Vô Tranh” để làm đề tài thực báo cáo thực tập Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác Văn thư lưu trữ - Tìm