báo cáo thực tập về công tác văn thư lưu trữ

Qua đợt thực tập này không những giúp cho bản thân bổ sung thêm những kiến thức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sự phát triển của đất nước. Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn. Từ đây có thể khắc phục được những điểm yếu về kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành. Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm báo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã Vô Tranh. Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần: Phần 1: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND xã Vô Tranh Phần II: Chuyên đề Tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ Phần III: Phụ lục LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND 4 1. Sự hình thành và phát triển 4 2. Cơ cấu tổ chức 4 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động văn phòng của UBND xã Vô Tranh 6 1. Tìm hiều chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 6 2. Tìm hiểu cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng 9 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong bộ phận Văn phòng 12 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 1. Lý do chọn chuyên đề 14 2. Mục tiêu nghiên cứu 14 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 14 4. Lịch sử nghiên cứu 15 5. Phương pháp nghiên cứu 15 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 15 7. Bố cục của chuyên đề 16 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 17 1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 17 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư 17 1.1.2. Nội dung công tác Văn thư 17 1.2. Cơ sở lý luận công tác Lưu trữ 27 1.2.1. Khái niệm về công tác Lưu trữ 27 1.2.2. Nội dung công tác Lưu trữ 27 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 33 2.1. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Vô Tranh 33 2.1.1. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản 33 2.1.1.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của UBND xã Vô Tranh 33 2.1.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 34 2.1.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản 37 2.1.2.1. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi 37 2.1.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến 42 2.1.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 44 2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 44 2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh 45 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ 45 2.2.2. Thành phần nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan 45 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 46 2.2.3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 46 2.2.3.2. Công tác phân loại xác định giá trị tài liệu 47 2.2.3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 47 2.2.3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 47 2.2.3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 48 2.2.3.6. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu 48 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 48 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 49 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 49 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VTLT TẠI UBND XÃ VÔ TRANH 3.1. Đánh giá thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh 50 3.1.1. Ưu điểm 50 3.1.1.1. Về công tác Văn thư 50 3.1.1.2. Về công tác Lưu trữ 52 3.1.2. Hạn chế tồn tại 52 3.1.2.1. Về công tác Văn thư 52 3.1.2.2. Về công tác Lưu trữ 55 3.1.3. Nguyên nhân 56 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND xã Vô Tranh 57 KẾT LUẬN 60 PHẦN III. PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết hoạt động quản là hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực và tưduy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà

đó là một bộ phận hay là một cá nhân

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội

Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơquan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong cơ quan Mỗi cơquan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụquyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chính và những mối quan

hệ công tác bên ngoài Do đó, bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhànước là yếu tố được quan tâm như một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệuquả hoạt động của cơ quan Trong đó công tác Văn thư - Lưu trữ là một hoạt động

có ý nghĩa rất quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnhvực quản lý hành chính Nhà nước Đồng thời đây cũng là công việc không thể thiếuđược trong hoạt động của các cơ quan, nhất là trong công cuộc đổi mới Nhà nước

ta hiện nay Đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia không thểkhông nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư lưu trữ trong các cơquan từ cấp trung ương đến địa phương Do đó, công tác văn thư- lưu trữ trong các

cơ quan luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hànhchính Nhà nước thông quan các văn bản, tài liệu Việc làm tốt công tác văn thư -Lưu trữ thì không những giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác mà nócòn đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực vàđảm bảo bí mật cho cơ quan

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp Vớivai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hànhchính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có chủ trương chính sáchngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm thực hiện tốt nhất cho hoạt động quản lýNhà nước trong mỗi cơ quan

Sau khi hoàn thành xong chương trình học lý thuyết của lớp liên thông Đạihọc Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức, được sự đồng ýcủa trường và sự tiếp nhận của lãnh đạo UBND xã Vô Tranh, huyện Lục Nam, tỉnh

Bắc Giang đã tạo điều kiện cho em có đợt thực tập đúng quy định các nội dung màbản đề cương thực tập đã đề ra đồng thời giúp em kiểm chứng kiến thức đã học ởtrường so với thực tiễn và bổ sung thêm những kinh nghiệm trong công tác thôngqua đợt thực tập tại UBND xã Vô Tranh trong thời gian từ ngày 18/9/2017 đếnngày 03/11/2017.

Qua quá trình thực tập đã đem lại cho bản thân em những kết quả ý nghĩa rấtquý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã học hỏi và đúc rút được để bổsung thêm vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡtận tình của cán bộ văn phòng trong đợt thực tập

Đối với UBND xã Vô Tranh là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phươngthường xuyên chỉ đạo các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của mình nên công táccông văn giấy tờ là một trong những bộ phận không thể thiếu được để giúp choviệc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định và cũng nhằm phục

vụ kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả công việc của cơ quan

Qua đợt thực tập này không những giúp cho bản thân bổ sung thêm nhữngkiến thức, những kinh nghiệm trong các khâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhậnthức rõ ràng về công tác Văn thư - Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sựphát triển của đất nước Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu củamình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn Từ đây có thể khắc phục được nhữngđiểm yếu về kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành

Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làm báocáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã Vô Tranh Bài báo cáothu hoạch gồm có 03 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND xã Vô Tranh

Phần II: Chuyên đề Tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ

Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND xã, các cán bộtrong cơ quan cùng quý thầy, cô giáo đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và hoàn thànhxong báo cáo thực tập tốt nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2017

Sinh viên

Thân Thị Lệ

Phần I

KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VÔ TRANH

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Vô Tranh

Nhân dân sinh sống chủ yếu bằng nghề nông nghiệp, trồng trọt và chăn nuôi.Trước đây do địa hình phức tạp, nhiều núi cao, ngọn cao nhất khoảng 960m, đường

xá giao thông không thuận lợi nên đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn Đến nay,

do có dự án đường tỉnh lộ 293 – con đường tâm linh đi Tây Yên Tử và sang ĐôngTriều, Quảng Ninh; dự án xây dựng nông thôn mới… Vì vậy, cũng tạo những thời

cơ mới cho sự phát triển và chuyển dịch cơ cấu kinh tế xã theo hướng tăng tỷ trọngdịch vụ

2 Cơ cấu tổ chức

UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm có Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 02 Uỷ viên

- Chủ tịch UBND xã (ông Trần Văn Mạnh) là người lãnh đạo và điều hànhcông việc của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt độngcủa UBND trước HĐND cấp xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên

- Các ủy viên ủy ban:

+ 01 ủy viên (ông Nguyễn Văn Phú) phụ trách công an

+ 01 ủy viên (ông Bế Quảng Đông) phụ trách quân sự

Bên cạnh đó, UBND xã gồm có 07 bộ phận chuyên môn giúp việc với 15 côngchức bao gồm: Công an; Xã đội; Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Địachính; Kế toán ngân sách; Văn hóa - Xã hội.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Vô Tranh [Phụ lục 1]

3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảođảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện cácchính sách khác trên địa bàn

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Vô Tranh được thực hiện theo đúngLuật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015:

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo

vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông vàcác công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; tổ chức thựchiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổchức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá

và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành phápluật ở địa phương

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động văn phòng của UBND

xã Vô Tranh

1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (tại UBND xã Vô Tranh là bộ phận Văn phòng với các chức danh công chức Văn phòng thống kê)

1.1 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng UBND xã

Văn phòng UBND xã Vô Tranh được tổ chức thống nhất và thực hiện nhiệm

vụ theo sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND xã Cán bộ Văn phòng giúp Chủtịch UBND xã theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khác thực hiện cácnhiệm vụ do Chủ tịch UBND xã giao

Hiện nay, tại UBND xã đã được biên chế số lượng cán bộ văn phòng là: 03người, cụ thể:

+ 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách công tác tổng hợp;

+ 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách công tác Văn thư lưu trữ;

+ 01 chức danh Văn phòng thống kê phụ trách công tác thống kê

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

a Vị trí chức năng của Văn phòng UBND xã

- Văn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lý tập trungthống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UBND và đảm bảo cơ sởvật chất cho ủy ban hoạt động Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loạicông tác:

+ Công tác tham mưu tổng hợp: văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ

ban theo Luật.

+ Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ýkiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; vănphòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹthuật của Uỷ ban

Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND xã Đồng thờichịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn của Văn phòng HĐND-UBNDhuyện và phòng Nội vụ huyện

b Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã

Văn phòng UBND xã Vô Tranh có những nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trìnhChủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban hành,văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộphận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợptình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn cótrách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban Tổ chức cuộc họp giao banhàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban

+ Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địaphương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã

và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trungvào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội,

an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọimặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạoUBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến cácngành, đoàn thể, thôn, bản

+ Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ banvới các trưởng thôn, bản; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quanđoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đềxuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan đểxây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.

+ Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng cótrách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơquan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm,nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyềnhoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tíchxuất sắc trong phong trào thi đua

+ Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chínhnhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả đượcthực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện

cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai,thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếpnhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyênmôn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ

sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

+ Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dânđược thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp Trong

đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân

có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhậnnhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịchlàm việc

+ Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhàcửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban Bộ phận bảo đảm kinh

phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậy văn phòng vẫn có tráchnhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND - UBND theo quyđịnh hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sửdụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trongtrường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm, văn phòng trựctiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban

+ Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bảnđi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp

hồ sơ vào lưu trữ Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trựcbảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công táchành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho

Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác vănthư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

+ Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức vàcán bộ Trực tiếp thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người laođộng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế

độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động

Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vịthuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

Quản lý tài sản thuộc văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹthuật và phương tiện làm việc của cơ quan

2 Tìm hiểu cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng cơ quan

2.1 Mô hình tổ chức văn phòng

Tại UBND xã Vô Tranh, hầu hết các bộ phận chuyên môn đều có phòng làmviệc riêng để đảm bảo sự tập trung của mỗi cán bộ công chức trong giải quyết côngviệc Ngoài ra, tại UBND xã còn có bộ phận một cửa, tại bộ phận này gồm có cáccông chức Tư pháp hộ tịch, Văn phòng thống kê, Lao động thương binh xã hội, Địachính được phân công thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả cho các cá nhân,

tổ chức đến liên hệ công việc

- Ưu điểm: Tạo điều kiện cho các cán bộ công chức tập trung giải quyết côngviệc, phát huy sức sáng tạo trong thực hiện nhiệm vụ Đồng thời đảm bảo các hồ sơ tàiliệu của mỗi bộ phận chuyên môn được phân định rõ ràng, tránh mất mát, thất lạc.

- Nhược điểm: Không tiết kiệm được quỹ thời gian trong giải quyết côngviệc do phải đi lại nhiều trong việc phối hợp giải quyết Có những trường hợp, côngchức đang thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thì phải dừng lại để tiếp nhận hồ sơ củacông dân hoặc khi giải thích, hướng dẫn cho công dân cần những văn bản tài liệuchuyên môn thì phải đi về phòng riêng để lấy, rất mất thời gian Trong những hôm

số lượng công dân nhiều thì việc chuyên môn phải dừng lại hoàn toàn Dẫn đến tìnhtrạng công việc bị chậm trễ, kéo dài

- Đề xuất: Nên phân chia ngày cụ thể để tiếp nhận hồ sơ giải quyết từ cánhân, tổ chức tới liên hệ công việc Ví dụ, thứ 2, 4 thực hiện tiếp nhận hồ sơ liênquan đến lĩnh vực Địa chính, thứ 3, 5 tiếp nhận hồ sơ liên quan đến lĩnh vực Laođộng thương binh xã hội Để đảm bảo công việc được giải quyết thống nhất, tránhchồng chéo

2.2 Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng

- Tại UBND xã Vô Tranh, bộ phận Văn phòng UBND xã được biên chế 03công chức Theo sự phân công có 01 công chức phụ trách công tác văn thư lưu trữcủa UBND xã Ngoài công chức phụ trách văn thư lưu trữ của cơ quan, các bộ phậnchuyên môn không có văn thư riêng Bộ phận chuyên môn nào thì có trách nhiệmsoạn thảo, ban hành các văn bản và chuyển cho công chức phụ trách văn thư củaUBND xã thẩm định thể thức, đăng ký và chuyển giao

Bản thân qua thời gian thực tập tại UBND xã Vô Tranh nhận thấy:

Hầu hết, các công chức trong văn phòng là người chủ động thu thập thôngtin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các số liệu, tư liệu liên quanđến công việc của mình để tham mưu đề xuất giải quyết công việc một cách chínhxác, đúng pháp luật và phù hợp với tình hình địa phương

Đồng thời chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công công việc của lãnh đạo Ýthức làm việc tương đối tốt, có trách nhiệm Chấp hành nghiêm quy chế làm việccủa UBND xã

Riêng đối với công tác văn thư lưu trữ được bố trí theo đúng chuyên môn,nghiệp vụ và được tổ chức một cách hợp lý Lãnh đạo UBND đã quan tâm chútrọng đến công tác văn thư lưu trữ Đã ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn vềnghiệp vụ công tác văn thư như: ban hành kế hoạch về công tác VTLT hàng năm.Thường xuyên tổ chức cho văn thư đi tập huấn về công tác văn thư - lưu trữ ; trang

thiết bị được cơ quan trang bị đầy đủ, tiện nghi: máy tính, tủ đựng hồ sơ, bàn nghếlàm việc.

- Về trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng:

Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng là các yếu tố ảnhhưởng rất lớn đến hoạt động của văn phòng, là nhân tố phục vụ trực tiếp cho cáchoạt động của văn phòng Nhận thức điều đó, lãnh đạo UBND xã cũng đã quan tâmđầu tư những trang thiết bị phục vụ công tác

Tại UBND xã hiện nay có những trang thiết bị như sau: bàn, ghế, tủ, máytính: 12 chiếc; máy in: 12 chiếc; máy scan: 04 chiếc Với văn phòng UBND xã có

02 máy tính, 02 máy in, 01 máy scan Tất cả các máy tính đều nối mạng internet.Đảm bảo phục vụ tốt nhất các hoạt động công vụ

+ Ưu điểm: Các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ để đảm bảo phục vụ

có hiệu quả công tác văn phòng của cơ quan Đồng thời, các trang thiết bị hầu hếtđều được mua mới từ năm 2012 trở lại đây nên khá hiện đại

+ Nhược điểm:

UBND xã đã quan tâm đầu tư khá đầy đủ các trang thiết bị xong chưa cómáy photo Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác Mỗi lần phải nhânbản tài liệu đều phải đi photo tại cửa hàng, không những lãng phí thời gian, côngsức phải đi lại mà độ an toàn bảo mật cho văn bản, tài liệu không được đảm bảo

Bên cạnh đó, tại UBND xã không có điện thoại bàn để liên lạc Khi liên lạcđều qua số máy riêng của cán bộ văn phòng Điều này cũng có những bất lợi nhưảnh hưởng tới quyền riêng tư của chính cán bộ văn phòng đó

Ngoài ra, các trang thiết bị chưa được tối ưu hóa hết công năng dẫn đến tìnhtrạng lãng phí Ví dụ: mỗi cá nhân trong văn phòng đều có máy in riêng, trong khimáy in có thể kết nối với nhiều máy tính trong phòng hoặc khác phòng làm việc

Và số lượng máy scan tại một số bộ phận có nhưng không sử dụng, khi muốn sửdụng lại sang bộ phận văn phòng thực hiện, do vậy có những máy hầu như không

Phòng làm việc của bộ phận văn phòng được bố trí tại tầng 1 khu nhà các bộphận chuyên môn; phòng một cửa được bố trí riêng tại khu nhà phía bên phải củacổng ra vào cạnh phòng bảo vệ Và được trang bị các trang thiết bị phục vụ chocông tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy scan

Cùng với đó là các đồ dùng như sổ công tác, lịch để bàn, đồng hồ treo tường,bút, ghim nhằm phục vụ công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất

Có thể sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị tại bộ phận Vănphòng và bộ phận một cửa [Phụ lục 2]

Nhìn chung, việc sắp xếp, bố trí các trang thiết bị tại Văn phòng và bộ phậnmột cửa đã khoa học và theo một trật tự nhất định, nhưng em xin đề xuất một số ýkiến như sau để mô hình văn phòng có thể đạt hiểu quả công việc cao hơn:

- Thứ nhất, tại bộ phận một cửa, nên bố trí thêm một cửa vách ngăn ra vàogiữa bộ phận cán bộ thực hiện nhiệm vụ với người tới liên hệ công việc Vì cónhững buổi công dân tới làm việc nhiều đi cả vào khu bên trong của bộ phận làmviệc, điều này không đảm bảo an toàn, trật tự và thẩm mỹ, ảnh hưởng tới chấtlượng công việc

- Thứ hai, một máy tính cần được bố trí lại tại vị trí của cán bộ Tư pháp Đểthuận tiện hơn khi sử dụng Vì hiện tại máy tính được để gần với máy tính của cán

bộ tiếp nhận hồ sơ, khi muốn sử dụng thì phải đứng lên đi tới vị trí máy tính, nhưthế vừa không khoa học, vừa lãng phí thời gian

- Thứ ba, tại phòng làm việc riêng của bộ phận Văn phòng, khi máy tính đãkết nối với máy in và một máy in có thể kết nối với nhiều máy tính trong phòng thì

có thể hạn chế số lượng máy in, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo tính khoa học,thẩm mỹ trong văn phòng

Đồng thời, UBND xã nên trang bị thêm một máy photo và một điện thoạibàn để liên lạc đặt tại vị trí của bộ phận văn phòng phục vụ tốt hơn rất nhiều tronghoạt động công vụ

Bên cạnh đó, ghế ngồi làm việc của cán bộ nên đổi sang ghế xoay vì sẽ thuậntiện hơn với việc sử dụng các đồ dùng trên bàn chữ L

3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong bộ phận Văn phòng UBND xã

- Căn cứ Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2013 của

Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư số BNV ngày 25 tháng 06 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện Nghịđịnh số 36 /2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc

05/2013/TT-làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã,phường, thị trấn, Văn phòng UBND xã Vô Tranh được biên chế 03 cán bộ với chứcdanh Văn phòng thống kê và được xác định danh mục vị trí việc làm như sau:

+ Vị trí của cán bộ hành chính tổng hợp: 01

+ Vị trí của cán bộ hành chính một cửa: 01

+ Vị trí của cán bộ Văn thư lưu trữ: 01

- Bản mô tả các vị trí trong bộ phận văn phòng [phụ lục 3]

Nhìn chung, với số lượng công việc và số lượng cán bộ được biên chế đã khá

là phù hợp Ngoài nhiệm vụ chuyên môn được phân công phụ trách thì các cán bộthuộc bộ phận Văn phòng cũng hỗ trợ nhau cùng thực hiện nhiệm vụ Chính vì thế,khối lượng công việc cũng được giảm tải rất nhiều

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Chuyên đề: Tìm hiểu về công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh

1. Lí do chọn chuyên đề

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụngkhi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đãxảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng,việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọnghơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưutrữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Nhưng trên thực tế, công tác Văn thư lưu trữ có được quan tâm, chú trọngnhư chính vai trò của công tác này đem lại, các khâu nghiệp vụ, các quy trình cóđược thực hiện đúng theo quy định ở các cơ quan, tổ chức hay không? Đặc biệt làcác cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện cải cách hành chính

Chính điều này, đã khiến em mạnh dạn thực hiện chuyên đề “Tìm hiểu công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh” để làm đề tài thực hiện báo cáo thực

tập của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác Văn thư lưu trữ

- Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh trongthời gian qua, phân tích những ưu điểm cũng như những hạn chế của công tác Vănthư lưu trữ và tìm ra nguyên nhân

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tácVăn thư lưu trữ tại UBND xã

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác Văn thư lưu trữ tại UBND xã Vô Tranh

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: Giai đoạn 2015-2016

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác Văn thư lưu trữ tại UBND xã

Vô Tranh

4 Lịch sử nghiên cứu

Có thể nói, công tác văn thư lưu trữ đã và đang được quan tâm và chú trọngrất nhiều Đã có không ít các nghiên cứu về đề tài này, cũng như sự chỉ đạo của nhànước tới các cơ quan, đơn vị để ngày một nâng cao hiệu quả hoạt động của nhànước, tạo nên sự thống nhất trong tất cả các cơ quan, đơn vị, theo một chỉnh thểthống nhất, cụ thể như:

- Cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Giáo sư VươngĐình Quyền (2007) – Nhà xuất bản Chính trị quốc gia

- Cuốn sách “Văn bản và Lưu trữ học đại cương” của Giáo sư Vương ĐìnhQuyền (1996) – Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội

- Cuốn sách “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, biên soạnNguyễn Văn Thâm (2011) – Nhà xuất bản Chính trị quốc gia

- Cuốn sách “Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Trung học Lưu trữ vàNghiệp vụ văn phòng I (Nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) (1998) – Nhà xuấtbản Lao động xã hội

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em

hoàn thành tốt báo cáo thực tập với chuyên đề “Tìm hiểu công tác Văn thư Lưu trữ tại

UBND xã Vô Tranh”.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát và trực tiếp thực hiện cáccông việc có liên quan tới công tác Văn thư lưu trữ;

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

+ Nguồn tin từ mạng Internet;

+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của UBND xã Vô Tranh về công tác VTLT

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Báo cáo góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư lưu trữ tạiUBND xã Vô Tranh hiện tại và trong những năm tiếp theo

- Kết quả của báo cáo có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán

bộ, công chức công tác tại UBND xã

7 Bố cục của chuyên đề:

Chương 1 Cơ sở lí luận về công tác Văn thư - Lưu trữ

Chương 2 Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại UBND

xã Vô Tranh

Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác Văn thư lưu trữ tạiUBND xã Vô Tranh.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanhnghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác côngtác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình

xử lý thông tin

1.1.2 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư gồm các nội dung sau:

1.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Đây là nội dung đầu tiên trong công tác văn thư, hình thành lên văn bản cụthể để có những nội dung tiếp theo trong nghiệp vụ

Soạn thảo và ban hành văn bản là một quy trình gồm trình tự các bước đượcsắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong côngtác xây dựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lýcủa từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bảnXác định tên loại văn bản

Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo

Lập đề cương: Đề cương văn bản là bản trình bày những nội dung chính thểhiện nội dung văn bản Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn

đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản

Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

đẻ văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức.

Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố UBND xã nội dung đã hợp lý chưa,đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích ban hành văn bảnchưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

Kiểm tra về thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

Bước 3: Trình duyệt, ký bản thảo

Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bảnlên cấp trên để xem xét thông qua

Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau: Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảovăn bản; Bản dự thảo; Văn bản thẩm định (nếu có); Bản tập hợp ý kiến tham gia(nếu có); Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; Vào sổ văn bản đi, sổ lưu vănbản; Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; Nhân bản văn bản đủ số lượng banhành; Đóng dấu cơ quan; Bao gói và chuyển giao văn bản; Với những văn bảnquan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồicủa cơ quan nhận văn bản

Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể đượcchi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể

1.1.2.2 Công tác quản lý văn bản

1.1.2.2.1 Nội dung công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung làvăn bản đi

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi bao gồm:

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Sau khi soạn thảo xong và trước khi làm các thủ tục phát hành khác, văn bảnđược tập trung tại bộ phận Văn thư để kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình

bày văn bản Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao tráchnhiệm xem xét, giải quyết

b Trình ký văn bản

Sau khi văn bản được duyệt đủ về hình thức và nội dung và có đầy đủ chữ kýnháy (ký nháy về nội dung và ký nháy về hình thức) thì văn bản sẽ được văn thưtrình lên người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

c Ghi số, ngày, tháng văn bản

Văn bản được đánh số theo từng loại văn bản: Văn bản quy phạm pháp luậtđược đánh số cho từng loại văn bản gồm số, năm ban hành, chữ viết tắt tên loại và

cơ quan ban hành; Văn bản mật lấy số riêng; văn bản hành chính có 03 cách đánhsố: đánh số tổng hợp, đánh số hỗn hợp, đánh số theo tên loại Ngày, tháng, năm banhành là ngày ký văn bản hoặc thông qua

Sau khi đã có chữ ký, số, ngày tháng văn bản, văn thư sẽ tiến hành sao in vănbản theo số lượng cần gửi và làm các thủ tục tiếp theo

d Đóng dấu văn bản

Văn thư sẽ trực tiếp đóng dấu văn bản và tuân thủ đúng theo quy định:

- Dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bêntrái; không đóng dấu khống chỉ; việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính dongười ký văn bản quy định Dấu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tênphụ lục (dấu treo)

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngànhđược thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.Đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lênmột phần các mép giấy

+ Đối với văn bản quan trọng thì đóng dấu mật, khẩn với những mức độ khácnhau Dấu được đóng dưới số, ký hiệu văn bản hoặc trích yếu nội dung văn bản

Ngoài ra thì các loại dấu khác như dấu chức danh, họ tên… để đảm bảo tínhpháp lý và thể thức của văn bản

e Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu vănbản đi trên máy vi tính

Việc lập sổ đăng ký văn bản đi tùy thuộc vào tính chất và số lượng văn bản do cơquan ban hành Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trongmột nhiệm kỳ (các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ) không nhiều, chỉ cầnlập một sổ đăng ký đi chung cho các văn bản hành chính thông thường và văn bản quyphạm pháp luật nếu có Ở những cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạmpháp luật và số lượng văn bản ban hành lớn, có thể lập thành 2 sổ: sổ đăng ký văn bản

đi thường và sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

f Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản.

- Văn bản sau khi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản thì sẽ được cán bộvăn thư làm các thủ tục chuyển giao, phát hành Và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Có nhiều cách để chuyển phát văn bản đi: chuyển qua bưu điện, chuyển quafax, qua mạng, chuyển giao trong nội bộ cơ quan hoặc trực tiếp cho cơ quan nhậnvăn bản

Trước khi chuyển phát, cán bộ văn thư tiến hành chọn bì và đưa văn bản vào

bì Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kíchthước bì cho phù hợp Nếu chuyển qua bưu điện thì phải đăng ký vào sổ chuyển giaovăn bản đi và yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận vào sổ Đối với các văn bản gửicho các đơn vị, cá nhân thuộc nội bộ cơ quan cũng cần phải đăng ký vào sổ chuyểngiao để theo dõi và quản lý

- Khi văn bản được gửi đi, văn thư có nhiệm vụ giúp văn phòng hoặc phòng hànhchính theo dõi và kiểm tra chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện nhữngtrường hợp chậm chễ hoặc thất lạc Đặc biệt đối với văn bản quan trọng có thể kiểm trathông tin qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận

g Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơquan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trựctiếp của người có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản

đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng kýriêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theođúng số thứ tự của văn bản

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức

1.1.2.2.2 Nội dung công tác quản lý văn bản đến

Văn bản đến: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyểnqua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung làvăn bản đến

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến bao gồm:

a Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổchức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Nếu văn bản đến ngoài giờ làm việc, văn thư vẫn phải kiểm tra sơ bộ văn

bản: số lượng, số trang, tình trạng bì văn bản, dấu niêm phong…Nếu phát hiện saisót, nhầm lẫn báo cáo người được giao trách nhiệm quản lý, nếu cần thiết thì lậpbiên bản với người đưa văn bản

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư sẽ phân loại sơ bộ và bóc bì văn bảnđến Văn thư không được bóc bì các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thểtrong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyểntiếp cho nơi nhận Còn được bóc tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên

có đóng dấu chữ ký hiệu mức độ mật

Sau đó, văn bản sẽ được đóng dấu đến Các văn bản đến thuộc diện đăng kýtại văn thư được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trongnhững trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì chụp lại trước khi đóng dấu

“Đến”; đối với văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, cóthể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với những văn bản đến không thuộcdiện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn

vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kýhiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với côngvăn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

b Đăng ký văn bản đến

Cũng giống như văn bản đi, văn bản đến được được đăng ký vào sổ đăng kývăn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

Việc lập sổ đăng ký văn bản đến được căn cứ vào số lượng văn bản đến hàngnăm của cơ quan, tổ chức để lập sổ đăng ký cho phù hợp Nếu số lượng văn bản đếnnhỏ thì lập hai loại sổ: đăng ký văn bản đến và đăng ký văn bản mật đến Nếu sốlượng văn bản đến lớn thì lập nhiều loại sổ theo tên loại văn bản đến hoặc tên cơ quan,

tổ chức gửi văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến là ghi chép các thông tin của văn bản vào thiết bị lưutrữ văn bản đến Sổ đăng ký văn bản đến cũng được cấu tạo gồm bìa sổ và phần bêntrong sổ theo quy định Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; khôngviết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

c Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơquan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xemxét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độkhẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền,văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bảnđến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặcvào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

d Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư chuyển văn bảnđến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi chuyển giao, người nhận văn bản cũng phải ký nhận vào sổ chuyển giaovăn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyếtđịnh việc lập sổ chuyển giao văn bản đến: dùng sổ đăng ký văn bản đến để chuyểngiao văn bản đối với số lượng văn bản đến nhỏ; lập sổ chuyển giao văn bản đối với

số lượng văn bản đến lớn

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dungvăn bản

e Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vịhoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vănbản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Văn bản đến khi được chuyển giao, giải quyết cần phải theo dõi và đôn đốcviệc giải quyết: Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các

định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về vănbản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến

đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao tráchnhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giảiquyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bảnđến Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có tráchnhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.1.2.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tính chân thật trong văn bản Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức vàcác chức danh Nhà nước Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sứccần thiết

- Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu như:

+ Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ vàđóng dấu Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản Trườnghợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ địnhcủa lãnh đạo cơ quan

+ Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làmviệc Không được tùy tiện mang con dấu theo người Trong trường hợp cần thiết để giảiquyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang dấutheo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan

+ Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ thẩmquyền, không được đóng dấu khống chỉ

+ Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gầnnhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phảithông báo hủy bỏ con dấu bị mất

+ Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hattên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của Nhànước tại nghị định số 99/2016/NĐ – CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ

+ Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) khôngđược dùng màu mực dễ phai Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu

+ Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủtrưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách chặtchẽ theo quy định của pháp luật Văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất dự thảo quychế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất

- Nguyên tắc đóng dấu:

+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản Nghĩa

là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra Dấu chỉ được đónglên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền

+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóngdấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ (văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩmquyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung

- Quy định đóng dấu:

+ Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bêntrái Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào băn bản trong nhữngtrường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục kèm theo bản chính

1.1.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó

Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc TừThủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, cácnhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm Việclập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp

Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:

- Lập bản danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lậptrong năm Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơphản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước Cuối mỗi nămcán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiếntrong năm tới có những công việc gì phải làm Từ những công việc đó sẽ hìnhthành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì

Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn vị,của cơ quan Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ phải lậptrong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành Trên cơ sở đó, bộ phận hànhchính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị và cá nhân để thực hiệnlập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ

- Mở hồ sơ:

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thìcán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua màviết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.

Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thìlấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung

sự việc

Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.

Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờđang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ.Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ,không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sựviệc trong hồ sơ

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ.

Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây: Sắp xếp theo đặctrưng tên gọi của văn bản; Sắp xếp theo đặc trưng vấn; Sắp xếp theo đặc trưng tácgiả; Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch; Sắp xếp theo đặc trưng địa dư; Sắpxếp theo đặc trưng thời gian

Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập khôngchỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng vớinhau trong một hồ sơ

Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phảighi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy ngay Khi nộp

hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo

- Kết thúc hồ sơ:

Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có tráchnhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để:

+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung

+ Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báokhông cần để trong hồ sơ

+ Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ

+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thấtlạc và tra tìm được nhanh chóng Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trêngóc phải của mỗi tờ văn bản.

+ Ghi mục lục văn bản

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước

+ Viết tờ kết thúc

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập hồ

sơ phải viết “Tờ kết thúc” Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tàiliệu trong hồ sơ

Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết

tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong

- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu trữNhà nước ban hành Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy

đủ theo quy định chung

Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:

+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của hồ

sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt

Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của mình.+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản cótrong hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ.Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ

hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung

và về quá trình giải quyết một vấn đề, một sự việc

+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc (Từ ngày …tháng…năm… đến ngày…tháng

…năm…) ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng cótrong hồ sơ

+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ

+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quảntài liệu của cơ quan

Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưutrữ cơ quan

Cũng có nhiều công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ chưakết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau.

* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, đơn vị một nămtheo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp lưu

Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơcần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danhmục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì đánhgiá lại Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định

Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thìlàm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểmtra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét thời gianbảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ chonghiên cứu, sử dụng

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về công tác Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xíchkhông thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước

1.2.2 Nội dung công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhậntài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trìnhgiao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơquan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệthống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kholưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước

Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các công việc đãgiải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu sử dụng tiếp.Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác định giá trị, lựa chọnnhững tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp lưu trữ cố định có thẩm quyền khi tàiliệu của cơ quan mình đã đến hạn nộp lưu

- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ

Do nhiều nguyên nhân, tài liệu thu thập vào các lưu trữ thường không đầy

đủ, nhất là những phông tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã xa, hoặc trong thời

kỳ chiến tranh Sưu tầm để bổ sung tài liệu còn đặt ra cả đối với những phông tàiliệu còn mới hoặc các phông tài liệu còn mở, do tài liệu bị lẫn phông hoặc tài liệucòn rải rác ở cá nhân, nhất là các cá nhân giữ cương vị lãnh đạo, tài liệu lưu trữ ởnước ngoài

Bởi vậy, bên cạnh việc thu thập thì công tác sưu tầm để bổ sung phông lưutrữ là rất cần thiết, góp phân hoàn chỉnh tài liệu cho các phông lưu trữ, đồng thờigóp phần thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ

1.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương

án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảoquản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưucho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu

Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học nhằm khai thác thật triệt để, toàn diện tài liệu ở các phông, kho lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu trong phông lưu trữ phải tuân thủ nguyên tắc chỉnh

lý theo phông Toàn bộ tài liệu trong một phông lưu trữ phải được toàn vẹn, bảođảm không phá vỡ mối liên hệ lịch sử giứa chúng Nguyên tắc chỉnh lý theo phôngtạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa, thống kê bảo quản phục vụ sử dụngtài liệu

Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu gồm:

+ Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông

và lịch sử phông

+ Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tracác hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.

+ Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu theophương án đã chọn

Quá trình chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau:

+ Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông

+ Xây dựng kế hoạch lập hồ sơ hoặc kiểm tra hoàn thiện hồ sơ

+ Lập các bảng hướng dẫn đối với một loại công việc cụ thể

Ví dụ: Hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ…

+ Chọn và xây dựng phương án phân loại, dự kiến nhân lực và thời gian thựchiện công tác chỉnh lý

+ Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thống hóa tài liệu.+ Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu điểm, khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo

1.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cầnbảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan vàlựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu cógiá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ýnghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ

Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạncần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết giá trị

Ý nghĩa: Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được nhữngtài liệu có giá trị, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời loại

bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản

Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, khi thực hiệncông tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưutrữ đem ra đánh giá Điều 9 pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia đã quy định:

“Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ Quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệulưu trữ hết giá trị để tiêu hủy phải có hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết

định” Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơquan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt.

Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: Thànhphần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đitiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phêduyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáovới cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp

1.2.2.4 Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuậtnhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ

Các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu làm bằng giấy, phim nhựa…nêntuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kỹ thuật bảo quản.Nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên nhiệt độ và độ ẩm thường xuyêncao Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn choviệc bảo quản chúng Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải được đặc biệtcoi trọng để tránh những tác động xấu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu lưutrữ Mặt khác nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chínhtrị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú

ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việcđánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quảntài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹthuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

1.2.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ.

Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nộidung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lýtài liệu lưu trữ

Nội dung của công tác thống kê tài liệu lưu trữ gồm:

- Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ: Thống kê nội dung, thành phần, sốlượng, chất lượng, tình hình tài liệu…trong nội bộ kho lưu trữ

- Ở một cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, công tác thống kê được tiến hànhtheo từng phông, khối phông và từng sưu tập tài liệu Nếu trong kho lưu trữ bảoquản nhiều loại tài liệu khác nhau như tài liệu chữ viết, tài liệu phim ảnh, tài liệukhoa học kỹ thuật… thì tiến hành thống kê theo từng loại riêng biệt