MỤC LỤC Lời cảm ơn 04 Lời nói đầu 05 Trang thông tin sinh viên và cơ quan thực tập 07 Chương I: KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 08 1.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 08 1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 09 1.2.1.Tình hình đặc điểm của trường THCS Trần Hưng Đạo. 09 1.2.1.1.Đặc điểm 09 1.2.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 09 1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của trường Trần Hưng Đạo. 10 1.2.3 Nhân sự và bố trí nhân sự. 10 1.2.4 Cơ sở vật chất của nhà trường. 12 Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 12 2.1. Soạn thảo văn bản và kỹ năng sử dụng máy tính. 12 2.1.1 Soạn thảo văn bản 13 2.1.2 Thực hiện quy trình soạn thảo văn bản 14 2.1.3 Thể thức các văn bản do cơ quan ban hành 16 2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ 16 2.1.3.2 Tên cơ quan ban hành văn bản 17 2.1.3.3 Số và ký hiệu văn bản 17 2.1.3.4 Địa điểm và thời gian ban hành văn bản 18 2.1.3.5 Tên và trích yêu nội dung văn bản 18 2.1.3.6 Nội dung văn bản 18 2.1.3.7 Nơi nhận 19 2.1.3.8 Chữ ký và thể thức để ký 20 2.2 Duyệt văn bản 22 2.3 Đánh máy 22 2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.4.1 Những quy định chung 24 2.4.2 Các loại con dấu 24 2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo 24 2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu của trường THCS Trần Hưng Đạo 25 2.4.5 Quy định về việc bảo quản và sử dụng con dấu 25 2.5 Quá trình tiếp nhận văn bản đến – đi và vào sổ văn bản 26 2.5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến 26 2.5.2. Quá Trình sử lý văn bản 26 2.5.3. Công việc vào sổ dăn kí. 26 2.5.4. Trình và chuyển giao văn bản 27 2.5.5. Giải quyết công văn đi 27 2.6 Sử dụng các trang thiết bị văn phòng 28 2.6.1 Điện thoại 29 2.6.2 Máy photo 29 2.6.3 Máy fax 29 2.6.4 Máy tính 29 2.6.5 Máy đánh chữ 29 2.7 Công tác lập hồ sơ 30 2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu của trường THCS Trần Hưng Đạo 30 2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 33 2.8.2 Công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ 33 2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ 34 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36 3.1. Kết luận 36 3.1.1 Thuận lợi 36 3.1.2 Nhận xét về tình hình sử dụng và ban hành văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 3.1.3 Nhận xét quá trình soạn thảo văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 +3.1.4 Nhận xét về thể thức văn bản của Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 3.2. Kiến nghị 37 3.2.1 Đối với cơ sở thực tập 37 3.2.2 Đối với nhà trường 37
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG Tác giả: Nguyễn Thị Liễu LỚP : K33 Ngành Quản Trị Văn Phòng SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trước tiên xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo khoa Quản trị văn phịng – Trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ thuật Du lịch Nha Trang trang bị cho kiến thức vững làm hành trang cho sau rời khỏi ghế nhà trường Đặc biệt xin cảm ơn đến thầy Nguyễn Đức Quyền tận tình hướng dẫn tơi q trình thực tập Tiếp theo xin cảm ơn Trường THCS Trần Hưng Đạo tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành tốt tập tốt nghiệp vừa Đồng thời xin cảm ơn tất thầy phận tận tình giúp đỡ tơi tuần vừa qua để tơi hồn thành tốt tập tốt nghiệp Trong thời gian thực tập ứng dụng kiến thức học trường vào thực tế để làm tốt cơng tác Bên cạnh đó, tơi tiếp thu kinh nghiệm quý báu trình thực tập bổ sung thêm hiểu biết thân cơng tác văn thư Vì thời gian thực tập có hạn nên tìm hiểu thân cịn có hạn chế sai sót, tơi mong thầy giáo góp ý để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Lời cảm ơn 04 Lời nói đầu 05 Trang thông tin sinh viên quan thực tập .07 Chương I: KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 08 1.1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 08 1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP 09 1.2.1.Tình hình đặc điểm trường THCS Trần Hưng Đạo 09 1.2.1.1.Đặc điểm 09 1.2.1.2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn 09 1.2.2 Quá trình hình thành phát triển trường Trần Hưng Đạo 10 1.2.3 Nhân bố trí nhân 10 1.2.4 Cơ sở vật chất nhà trường 12 Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 12 2.1 Soạn thảo văn kỹ sử dụng máy tính 12 2.1.1 Soạn thảo văn 13 2.1.2 Thực quy trình soạn thảo văn .14 2.1.3 Thể thức văn quan ban hành .16 2.1.3.1 Quốc hiệu hay tiêu ngữ .16 2.1.3.2 Tên quan ban hành văn 17 2.1.3.3 Số ký hiệu văn 17 2.1.3.4 Địa điểm thời gian ban hành văn 18 2.1.3.5 Tên trích yêu nội dung văn .18 2.1.3.6 Nội dung văn 18 2.1.3.7 Nơi nhận .19 2.1.3.8 Chữ ký thể thức để ký .20 2.2 Duyệt văn .22 SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền 2.3 Đánh máy 22 2.4 Quản lý sử dụng dấu .24 2.4.1 Những quy định chung .24 2.4.2 Các loại dấu 24 2.4.3 Đối với trường THCS Trần Hưng Đạo 24 2.4.4 Nguyên tắc đóng dấu trường THCS Trần Hưng Đạo 25 2.4.5 Quy định việc bảo quản sử dụng dấu 25 2.5 Quá trình tiếp nhận văn đến – vào sổ văn 26 2.5.1 Nguyên tắc giải văn đến 26 2.5.2 Quá Trình sử lý văn 26 2.5.3 Công việc vào sổ dăn kí 26 2.5.4 Trình chuyển giao văn 27 2.5.5 Giải công văn 27 2.6 Sử dụng trang thiết bị văn phòng .28 2.6.1 Điện thoại 29 2.6.2 Máy photo 29 2.6.3 Máy fax 29 2.6.4 Máy tính .29 2.6.5 Máy đánh chữ .29 2.7 Công tác lập hồ sơ 30 2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu trường THCS Trần Hưng Đạo .30 2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .33 2.8.2 Công tác thống kê - kiểm tra tài liệu lưu trữ .33 2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .33 2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ .34 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36 3.1 Kết luận 36 3.1.1 Thuận lợi 36 3.1.2 Nhận xét tình hình sử dụng ban hành văn Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền 3.1.3 Nhận xét trình soạn thảo văn Trường THCS Trần Hưng Đạo 36 +3.1.4 Nhận xét thể thức văn Trường THCS Trần Hưng Đạo .36 3.2 Kiến nghị 37 3.2.1 Đối với sở thực tập 37 3.2.2 Đối với nhà trường 37 SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa quan trọng trính học tập học sinh- sinh viên trường Thực tập tốt nghiệp giúp tiếp cận với thực tế nhiều Từ kiến thức học áp dụng vào thực tế bước đầu giúp hoàn thành tốt nghiệp vụ Trong qua trình hoạt động quan, bên cạnh sử dụng trang thiết bị đại việc sử dụng văn giấy tờ chiếm vị trí lớn quản lý hành chủ yếu Vì quan muốn thể tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phải dung đến loại văn để thể chủ trương, đường lối, sách quan với quan khác Từ có sở phản ánh tình hình lên quan cấp để trao đổi phối hợp với quan hữu quan ghi nhận kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày cuả quan đơn vị Đối với Trường THCS Trần Hưng Đạo quan hành nghiệp đóng địa phương Để giúp cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định nhằm phục vụ kịp thời nhanh chóng, đạt hiệu cơng việc quan Do cần phải có cán nhân viên văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành, yêu nghề để thực công tác tốt Vì tơi chọn Trường THCS Trần Hưng Đạo làm đề tài thực tập tốt nghiệp hành trang giúp bước vào đời Qua nhờ quan tâm bảo tận tình Thầy giáo cơng tác Trường THCS Trần Hưng Đạo đồng thời dạy bảo thầy cô giáo trường CĐVH-NTDL Nha Trang tạo điều kiện thuận lợi cho sau trường Qua đợt thực tập có ích cho thân tôi, giúp vận dụng học trường vào thực tiễn cách đắn, đảm bảo cho công tác công văn giấy tờ thực thống theo quy định Nhà nước ban hành Nhằm thực tốt phương châm “Học đôi với hành” Đảng Nhà nước Được hướng dẫn Ban giám hiệu nhà trường chấp thuận Trường THCS Trần Hưng Đạo giúp tơi hồn thành q trình thực tập từ ngày 25/12/2011 đến 20 tháng 01 năm 2012 Báo cáo thực tập tốt nghiệp tơi gồm có chương sau: Chương I: Khái quát vài nét ngành Quản trị văn phòng Trường THCS Trần Hưng Đạo SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trường học Chương III: Những cơng việc làm q trình thực tập tốt nghiệp trường Chương IV: Kết luận Với long biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo cán giáo viên chuyên môn trường Cao Đẳng VH-NTDL Nha Trang, đặc biệt giáo viên hướng dẫn Nguyễn Đức Quyền tận tình bảo tơi q trình thực tập Tuy thời gian thực tập ngắn khả có hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp khơng tránh khỏi sai sót Tơi mong đóng góp ý kiến q thầy giáo ban lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo để tơi hồn thành báo cáo tốt SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRANG THƠNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TĨM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Ngày tháng năm sinh: 06/03/1980 Quê Quán: Cẩm Hà – Cẩm Xuyên – Hà Tĩnh Nơi cư trú: Thị trấn EaPốk- Huyện CưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk II THƠNG TIN KHÁC: Khóa 33 – Khoa Quản Trị Văn Phịng Khóa học: 2010 – 2012 CưM’gar, ngày 05 tháng năm 2012 Người báo cáo TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên quan, đơn vị thực tập: Trường THCs Trần Hưng Đạo ĐT: 0500.3530.116 Địa chỉ: Thôn - Thị Trấn EaPốk – Huyện CưM’garĐăkLăk Thủ trưởng quan, đơn vị: - Hiệu trưởng : Ơng Nguyễn Văn Mạnh - Phó Hiệu trưởng: Ông Nguyễn Tiến Hoàn Các phận quan: - Bộ phận Cơng đồn - Bộ phận văn phịng - Bộ phận tài - Bộ phận Thanh tra - Bộ phận bảo vệ SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I KHÁI QUÁT MỘT VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 1 KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Quản trị hành văn phịng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực khơng hiệu tác động tiêu cực đến q trình phát triển Quản trị văn phịng ngành rộng đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng kiến thức trình quản lý Quản trị văn phòng phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Ngồi nhìn vào tồn trình quản lý, từ việc định quản lý tổ chức thực định, việc kiểm tra, điều hành định cho phù hợp với mục tiêu đề Chúng ta thấy hoạt động, khơng có khâu khơng cần đến văn Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn qui định nhà nước thể thức văn giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại hình văn phù hợp với mục tiêu việc ban hành đảm bảo văn thực thi Ngồi nhà quản trị cịn phải am hiểu nhiều lĩnh vực Kinh Tế, Văn Hóa, Xã Hội …và phải am hiểu Pháp luật cách thức xếp, tổ chức hội họp điều hành hoạt động văn phòng khâu nghiệp vụ khác từ giúp cho sinh viên hiểu tổng quan ngành học trang bị cho kiến thức nghiệp vụ công tác Văn thư, soạn thảo ban hành văn bản, công tác lưu trữ người quản trị Mục đích đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng: SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng Đây đợt thực tập khóa học, thực sau xong chương trình lý thuyết - thực hành trường Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác văn thư; soạn thảo ban hành văn bản; công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán ngành Quản trị văn phòng Nắm hiểu hoạt động quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp 1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY CƠ QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.2.1.Tình hình đặc điểm trường THCS Trần Hưng Đạo 1.2.1.1.Đặc điểm Trường THCS Trần Hưng Đạo tọa lạc địa bàn thôn – Thị trấn EaPốk- Huyện CưM’gar – Tỉnh ĐăkLăk Là sở Giáo Dục thuộc thị trấn EaPốk Được thành lập theo Quyết định số 23/01/1996 có diện tích tự nhiên 12.426.5km, gần ngàn học sinh từ thôn, bn học nơi Địa giới hành trường học: - Phía Đơng giáo xã Adrơng - Phía Tây giáp xã EaMnang - Phía Bắc giáp xã Quảng Tiến - Phia Nam giáp với xã Cưsuê 1.2.1.2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Chức Là sở giáo dục bậc THCS nối tiếp hệ thống giáo dục quốc dân nhằm hoàn chỉnh học vấn cho học sinh phổ thông Nhiệm vụ quyền hạn * Trường THCS Trần Hưng Đạo có nhiệm vụ quyền hạn sau - Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo chương trình giáo dục trung học sở trưởng giáo dục đào tạo ban hành Tiếp nhận học sinh, vận động học SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 10 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trường THCS Trần Hưng Đạo thực việc đóng dấu cách nghiêm ngặt - Dấu đóng ngắn, rõ rang, mực dấu trường hợp đóng dấu mờ, dấu ngược phải hủy văn làm lại văn khác Dấu đóng 1/3 chữ ký trùm phía bên trái - Khơng đóng dấu khống, dấu treo, dấu lên văn chưa có chữ ký người có trách nhiệm q trình thực tập tơi đóng dấu giấy mời họp phụ huynh cho em học sinh tơi thấy việc đóng dấu khơng khó tờ giấy mời có giá trị 2.4.5 Quy định việc bảo quản sử dụng dấu - Các dấu quan cán văn phòng chịu trách nhiệm quản lý theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 - Mỗi quan, tổ chức sử dụng dấu trường hợp cấn có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ - Con dấu khắc xong đăng ký mẫu quan cơng an - Việc đóng dấu văn bản, giấy tờ phải theo quy định pháp luật Con dấu phải để trụ sở quan quản lý chặt chẽ Trong trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Nhân viên quan không cho người khác mượn dấu chưa có cho phép lãnh đạo quan, dấu trường Hiệu trưởng nắm giữ nên phải quản lý sử dụng theo quy định Nhà nước - Mực in dấu thống màu đỏ, trường hợp dấu phải báo cho quan Công an gấn * Ở trường THCS Trần Hưng Đạo việc sử dụng quản lý dấu cẩn thận, dấu trường dùng quy định Nhà nước Dùng xong dấu cất vào ngăn tủ làm việc Hiệu trưởng khóa lại cẩn thận sử dụng đem để tránh tò mò lạm dụng dấu quan - Tôi đả thực tập công tác quan thự tập với cán Văn thư tơi thấy sau sử dụng dấu xong Văn thư trả lại dấu cho Hiệu trưởng vào tủ SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Đức Quyền - Con dấu trưởng giữ gìn cẩn thận, không bị làm dơ bẩn, không dung vật cứng để cạy làm trầy xước dấu * Nhìn chung cơng tác bảo quản sử dụng dấu khơng có sai sót dấu trường khơng nhân viên Văn thư giữ mà Hiệu trưởng giữ sai quy định Nhà nước 2.5 Quá trình tiếp nhận văn đến – vào sổ văn Trong thời gian thực tập quan, thực hành nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 2.5.1 Nguyên tắc giải văn đến Tất văn đến phải thông qua văn thư quan để đăng kí vào sổ quản lí thống Sau văn chuyển giao qua thủ trưởng quan Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao kí nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng xác, giữ gìn bí mật 2.5.2 Q Trình sử lý văn Văn thư nhận văn đến, sơ phân loại, bóc bì văn bản, văn có giấy hỏa tốc phải bóc trước Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn qua nhân viên bưu điện Sau nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng năm đến văn Dấu phải đóng rõ ràng thống vào khoảng trống số kí hiệu, trích yếu 2.5.3 Cơng việc vào sổ dăn kí Bao gồm ghi lại thông tin quan văn bản, tài liệu, địi hỏi khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, văn đăng kí lần Hình thức để đăng kí quan dùng sổ 2.5.4 Trình chuyển giao văn Văn thư trình cho Hiệu trưởng sau nhận lại để chuyển đến đối tượng chịu trách nhiệm giải đối tượng phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư Văn chuyển đến ngày phải chuyển giao vào ngày Nếu nhiều người giải quyết, văn phải gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn gốc lưu SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 27 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Theo dõi việc giải văn đến: Văn đến lưu lại hồ sơ công việc người thừa hành, người thừa hành thành lập hồ sơ có thơng tin phản hồi việc giải văn cho có trách nhiệm theo dõi 2.5.5 Giải công văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn văn thư trường THCS Trần Hưng Đạo tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2008 cơng tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Theo đó, văn như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi cơng văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, đơn vị hay tổ chức để gửi ngồi nội quan phải Hiệu trưởng, Hiệu phó người có thẩm quyền ký thức, sau phải chuyển qua phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất công văn phải lấy số riêng cho loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn ngày 10 tháng phải thêm số vào phía trước Cụ thể trình tự bước quản lý văn trường THCS Trần Hưng Đạo: Văn chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau đăng kí làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy qui định, thể thức pháp lí Văn phát hành theo qui định sau: - Ghi số văn + Ghi ngày tháng năm văn theo ngày tháng gửi + Đóng dấu lên văn có chữ kí hợp lệ vào sổ văn + Văn chuyển ngày loại bí mật kèm theo phiếu gửi Mỗi văn phải lưu ( theo qui định hai bản, để lập hồ sơ lưu trữ lưu văn thư để tra tim, văn thường định, thông báo, báo cáo Một số mẫu văn - đến: Mẫu sổ đăng ký công văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 28 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng Tên loại Đơn vị Ký trích yếu nội nhận dung người nhận Ghi Mẫu sổ theo dõi giải văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Số đến Tên loại, số ký hiệu, Đơn vị ngày tháng tác giả văn người nhận Thời Tiến độ Số ký Ghi hạn giải giải hiệu văn quyết trả lời Mẫu sổ đăng ký công văn (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày tháng năm Số/ kí Trích hiệu yếu Người kí Bản Bản Số Trang Số Nơi nhận Lưu HS 10 Ghi 2.6 Sử dụng trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng quan bố trí cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc văn thư thuận lợi Hiện quan có: máy fax, máy photocopy, điện thoại bàn, nhân viên văn phòng bố trí máy tính để bàn để phục vụ cho cơng tác mình: 2.6.1 Điện thoại - Điện thoại phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích quan, đơn vị, hai cá nhân - Điện thoại coi công cụ giao tiếp hàng đầu mức độ tiện lợi thơng dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, phản hồi 2.6.2 Máy photo SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 29 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Việc dùng máy photocopy gia tăng nhanh chóng trở nên phổ biến rộng rãi, có nhiều máy photocopy sử dụng theo số nguyên tắc khác để tạo cịn tạo thu nhỏ hay phóng to so với gốc 2.6.3 Máy fax Là phận xử lý văn truyền thơng cách trao đổi văn in tới phận xử lý văn khác qua máy Computer máy chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu 2.6.4 Máy tính Là tập hợp đơn vị; thiết bị bàn phím, xử lý, thiết bị hiển thị máy in tất đơn vị dạng Module liên kết với Nó cung cấp tiện nghi tồn diện, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp tính, cung cấp Module, đồ họa tất kết nối với thứ tự cung cấp tiện nghi xử lý văn Các máy xử lý văn nối với máy in chia làm loại máy in, ma trận máy in dùng bánh xe cưa tất thông tin nội dung công văn hay định đựơc phả chiếu lên giấy, tờ giấy đưa vào máy trang hoàn chỉnh in 2.6.5 Máy đánh chữ Có nhiều thuận lợi, tạo văn rõ đặn tạo bảng dễ dàng, tức tạo cột thơng tin, với giấy carbon Nó cung cấp nhiều tài liệu cho phép điều hành viên tạo kiểu văn giống máy in với tốc độ nhanh nhiều so với viết tay, chữ đựơc thể rõ bàn phím, phương pháp sử dụng máy vi tính có phím chức phím shift Ngồi ra, quan trang bị trang thiết bị khác bàn, ghế, tủ … trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động quan 2.7 Công tác lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Các văn hình thành hoạt động quan lập thành hồ sơ dựa đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 30 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp đặc điểm khác hình thành q trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho công việc giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân - Đối với số quan khơng lập hồ sơ hành văn khơng dưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động quan MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN STT Tên hồ sơ Ký hiệu Danh mục hồ sơ, tài liệu - đơn vị, cá nhân Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu Biên giao nhận hồ sơ, - tài liệu Biên tiêu hủy tài liệu - Nơi lưu Các phòng ban Thời gian lưu Lâu dài Các phòng ban Lâu dài Phòng Lưu trữ Lâu dài Tin học Phòng Lưu trữ Lâu dài Tin học 2.8 Công tác thu thập,bổ sung tài liệu trường THCS Trần Hưng Đạo Hằng năm lưu trữ quan tiến hành thu thập tài liệu từ văn thư quan, nguồn thu phông lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo Đối với phòng ban, đơn vị trực thuộc hồ sơ tài liệu lưu trữ quan xếp theo năm Tài liệu từ sản sinh đến năm nộp lưu vào lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo sau năm, gồm tài liệu có giá trị mặt lịch sử Năm 2011 quan tâm lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo công tác lưu trữ Cơ quan hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ Tỉnh Đăk Lăk tiến hành thu thập toàn tài liệu từ thành lập trường năm 1996 đến 2011 để tiến hành chỉnh lý * Kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo có 07 phơng lưu trữ là: - Phơng lưu trữ phịng Văn thư (1984 - 2000); - Phông lưu trữ phận chuyên môn (1984 - 2000); - Phông lưu trữ phận Tài - Kế hoạch (1984 - 2000); - Phơng lưu trữ phận văn phịng (1984-2000) Cịn tồn phơng cịn lại phịng ban thuộc trường THCS Trần Hưng Đạo lưu giữ quan đơn vị với lý diện tích kho lưu trữ SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 31 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp trường có hạn, việc thu thập hồ sơ chỉnh lý tài liệu phịng ban cơng việc tỉ mỉ vô tốn tiền của, địa phương Nội dung tài liệu 04 phông chủ yếu phản ánh công tác quản lý hành việc quản lý Nhà nước lĩnh vực đời sống, phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh - quốc phòng địa phương Trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ, trường THCS Trần Hưng Đạo thực việc giao, nhận tài liệu nộp vào lưu trữ quan kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo biên giao, nhận tài liệu theo mẫu sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số: /BB-UB Căn Điều b, Khoản 2, Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Căn Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng năm 1997 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác Lưu trữ thời gian tới ; Thực thị số…/CT-UB ngày… tháng… năm… UBND Tỉnh Đăk Lăk tăng cường công tác lưu trữ thời gian tới Hôm nay, ngày tháng năm , gồm có : ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 1/ Ông (bà): chức vụ: 2/ Ông (bà): chức vụ: BÊN ĐẠI DIỆN GIAO TÀI LIỆU: 1/ Ông (bà): chức vụ: 2/ Ông (bà): chức vụ: Cùng thống giao nhận tài liệu vào bảo quản kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo sau: Tên khối tài liệu: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 32 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số mục lục hồ sơ giao nộp: Tình trạng tài liệu: Biên lập thành 03 bản, 01 bên giao giữ, 01 bên nhận giữ 01 gửi cho lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo Người nhận tài liệu Người giao tài liệu CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN Đại diện lưu trữ nhà trường Đại diện bên giao tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu trường THCS Trần Hưng Đạo thực việc xác định giá trị tài liệu kết hợp trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Cơ quan thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu 2.8.1 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tài liệu phong kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo chỉnh lý xếp theo năm văn ban hành; Đối với công văn (công văn quan ban hành) dược chỉnh lý hoàn chỉnh xếp theo năm văn ban hành; Đối với công văn đến chỉnh lý sơ xếp theo cấp quan ban hành năm ban hành văn bản; Phông lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo có cấu tổ chức khơng ổn định thời gian, có thay đổi nhiều tổ chức máy Nhưng thay đổi theo dõi hoạt động, tài liệu phân loại hệ thống hố theo phương án: “Thời gian - Cơ cấu tổ chức” Các loại tài liệu có phơng lưu trữ có thời hạn bảo quản tạm thời, quan giữ lại để làm sở pháp lý cho trình hoạt động hình thành văn quan quan nhà nước cấp Đối với văn loại khỏi phông lưu trữ như: Văn trùng thừa, văn in thức, văn rách nát, văn khơng có chữ ký khơng có chữ ký quan ban hành văn SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 33 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.8.2 Công tác thống kê - kiểm tra tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ Trường THCS Trần Hưng Đạo theo năm, tài liệu từ năm 1984 đến năm 2000 gồm có: 358 hộp cặp tương đương với 41,6 mét tài liệu chỉnh lý Hiện quan chưa lập sổ thống kê tài liệu có sổ theo dõi phiếu xin cấp phôtô tài liệu Cán phụ trách công tác lưu trữ thường xuyên kiểm tra xử lý tài liệu: quét dọn vệ sinh phòng kho, kiểm tra mối mọt, tình trạng vật lý tài liệu để kịp thời phát có cố tài liệu 2.8.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện trường THCS Trần Hưng Đạo xây dựng kho lưu trữ, có diện tích chứa đựng tài liệu phục vụ công tác lưu trữ 40m2 Các trang thiết bị bảo quản kho gồm có: + Giá kệ tài liệu lưu trữ tầng gồm: 08 giá + Mỗi giá có chiều dài 3,6 m2 Cơng tác phịng chống mối mọt, trùng kho lưu trữ quan thực tốt Thường xun thơng gió cửa sổ thơng gió hệ thống quạt máy, thường xuyên kiểm tra dùng loại thuốc chống kiến, mối mọt, hệ thống thơng gió cửa thực theo tiêu chuẩn Cục Lưu trữ Hiện kho lưu trữ Trường THCS Trần Hưng Đạo chưa lắp đặt hệ thống điều hoà để bảo vệ tốt tài liệu theo quy định Nhà nước 2.8.4 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu kho lưu trữ Trường THCS Trần Hưng Đạo phục vụ cho cán bộ, giáo viên trực thuộc gồm tồn tài liệu có liên quan đến lĩnh vực giáo dục Để đáp ứng nhu cầu người đọc nhanh chóng hiệu quả, chủ yếu tài liệu photocopy mượn lập phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Khi độc giả đến nghiên cứu, sử dụng phải Hiệu trưởng Văn thư phê duyệt, đồng ý xuất tài liệu cho mượn Thủ tục xuất tài liệu cho mượn trường THCS Trần Hưng Đạo lập theo mẫu phiếu sau: PHÒNG GD&ĐT H CƯM’GAR CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường THCS Trần Hưng Đạo SVTT: Nguyễn Thị Liễu Độc lập - Tự - Hạnh phúc Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 34 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp CưM’gar, ngày…tháng…năm 200 PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số:… Họ tên độc giả:…………………………………………………………… Cơ quan công tác:…………………………………………………………… Số ngày, tháng cơng văn, giấy giưói thiệu:………………………………… Đề tài nghiên cứu: …………………………………………………………… Mục đích nghiên cứu: ……………………………………………………… Thời gian nghiên cứu:……………………………………………………… Ký hiệu tra tìm STT Tên, số phông Số mục lục Hồ sơ Nội dung tài liệu Tờ số Độc giả ( Ký, ghi rõ họ tên) Đề nghị thủ trưởng quan, kho lưu trữ SVTT: Nguyễn Thị Liễu Xét duyệt người có thẩm quyền Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 35 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận 3.1.1 Thuận lợi - Qua thời gian thực tập Trường THCS Trần Hưng Đạo q trình cơng tác quan, thân nhận thấy mặt mạnh quan thực số tồn cần khắc phục cơng tác hành văn phịng sau: 3.1.2 Nhận xét tình hình sử dụng ban hành văn Trường THCS Trần Hưng Đạo - Thực tế việc ban hành sử dụng văn Trường THCS Trần Hưng Đạo tuân thủ theo quy định Nhà nước, đảm bảo chức thẩm quyền Pháp luật quy định, văn ban hành đảm bảo nội dung, thẩm quyền , Luật, không chồng chéo nên việc điều hành quản lý Nhà nước Trường THCS Trần Hưng Đạo đạt hiệu cao - Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm duyệt tất văn văn thư soạn thảo - Khi Hiệu trưởng công tác vắng mặt thời gian dài uỷ quyền cho Hiệu trưởng tất cơng việc SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 36 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Công tác cơng văn giấy tờ đơi lúc cịn bị xem nhẹ, quản lý lỏng lẻo, chưa ý mức việc tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực công tác quan quy định Nhà nước - Nhân viên văn thư trình độ chun mơn cịn hạn chế, q trình thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư chưa thật tốt 3.1.3 Nhận xét trình soạn thảo văn Trường THCS Trần Hưng Đạo - Tất văn soạn thảo thực theo quy trình Tuy vậy, số phận việc soạn thảo thực theo trình tự ban hành văn theo quy định nên văn thường bị sửa chữa, chỉnh lý trước trình duyệt - Được quan tâm Ban Lãnh đạo Trường, nên số cán - viên chức làm cơng tác Trưởng (Phó) khoa phịng học đào tạo thêm nghiệp vụ quản lý hành văn phịng 3.1.4 Nhận xét thể thức văn Trường THCS Trần Hưng Đạo - Các văn Trường THCS Trần Hưng Đạo ban hành đảm bảo đầy đủ thành phần theo quy định văn quản lý Nhà nước như: Tiêu ngữ, tên quan ban hành văn bản, địa điểm thời gian ban hành, số ký hiệu, tên loại trích yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký, dấu quan - Tuy nhiên, việc trình bày chi tiết số thành phần chưa với Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Đối với sở thực tập - Công tác công văn giấy tờ ngày coi trọng, thể kết lãnh đạo, đạo Thủ trưởng đơn vị Vì Lãnh đạo thường xuyên nhắc nhở đôn đốc phận việc sử dụng ban hành văn theo thể thức quy định Nhà nước theo Thông tu 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ - Cử cán - viên chức làm công tác quản lý học lớp quản lý ngắn hạn để bồi dưỡng thêm kiến thức nghiệp vụ văn phòng - Bộ phận văn thư trang bị thêm trang thiết bị đảm bảo phục vụ tốt cho công tác nghiệp vụ văn phòng Nhân viên văn thư học xong trường công tác vận dụng tốt kiến thức lý thuyết học vào thực tế công việc hàng ngày đơn vị, nhằm đưa công tác SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 37 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp hành văn phịng quan vào nề nếp, theo văn hướng dẫn Nhà nước 3.2.2 Đối với nhà trường: Thủ trưởng quan đơn vị cần quan tâm tới công việc cán văn thư, cơng việc ngày nhiều NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Đánh giá đơn vị SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 38 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP Họ tên sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Liễu Sinh ngày: 06/03/1980 Họ tên người hướng dẫn, đánh giá: Nguyễn Tiến Hoàn Chức vụ người hướng dẫn: Phó hiệu trưởng SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 39 GVHD: Nguyễn Đức Quyền Báo cáo thực tập tốt nghiệp STT 01 02 03 TIÊU CHÍ Ý thức chấp hành nội quy quan Tinh thần, thái độ với công việc Kỷ nghề (kết công việc giao) Tổng cộng NHẬN XÉT CHUNG: ĐIỂM 02 / 02 03 / 03 05/ 05 10/ 10 GHI CHÚ ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ Ban Mê Thuật, ngày 05 tháng 02 năm 2012 CÁN BỘ ĐÁNH GIÁ SVTT: Nguyễn Thị Liễu Trường CĐVHNT Du Lịch Nha Trang 40 ... phịng bán kiên cố CHƯƠNG II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO - Nhìn chung văn trường THCS Trần Hưng Đạo ban hành trước gửi theo... vật chất nhà trường 12 Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO 12 2.1 Soạn thảo văn kỹ sử dụng... BIÊN BẢN “Họp triển khai công tác phổ cập giáo dục năm học 2011 – 2012” - Ngoài Trường THCS Trần Hưng Đạo cịn thực văn hành thơng thư? ??ng như: + Công văn hướng dẫn + Công văn đạo + Công văn đôn