Hằng năm lưu trữ của cơ quan tiến hành thu thập tài liệu từ văn thư cơ quan, đây là nguồn thu cơ bản của phông lưu trữ của trường THCS Trần Hưng Đạo
Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại cơ quan mình được sắp xếp theo từng năm. Tài liệu từ khi sản sinh ra đến năm nộp lưu vào lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo là sau 5 năm, gồm những tài liệu có giá trị về mặt lịch sử.
Năm 2011 được sự quan tâm của lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo về công tác lưu trữ. Cơ quan đã hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ Tỉnh Đăk Lăk tiến hành thu thập toàn bộ tài liệu từ khi thành lập trường năm 1996 đến 2011 để tiến hành chỉnh lý.
* Kho lưu trữ của trường THCS Trần Hưng Đạohiện nay có 07 phông lưu trữ là: - Phông lưu trữ phòng Văn thư (1984 - 2000);
- Phông lưu trữ bộ phận chuyên môn (1984 - 2000);
- Phông lưu trữ bộ phận Tài chính - Kế hoạch (1984 - 2000); - Phông lưu trữ bộ phận văn phòng (1984-2000).
Còn toàn bộ các phông còn lại hiện đang được các phòng ban thuộc trường THCS Trần Hưng Đạo được lưu giữ tại các cơ quan đơn vị mình với lý do diện tích kho lưu trữ của
trường có hạn, hơn nữa việc thu thập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu của các phòng ban là một công việc tỉ mỉ và vô cùng tốn kém về tiền của, của địa phương.
Nội dung của tài liệu ở 04 phông trên chủ yếu phản ánh về công tác quản lý hành chính trong việc quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống, phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh - quốc phòng ở địa phương.
Trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ, trường THCS Trần Hưng Đạo thực hiện việc giao, nhận tài liệu khi nộp vào lưu trữ cơ quan và kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo bằng biên bản giao, nhận tài liệu theo mẫu sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Số: .../BB-UB
Căn cứ Điều b, Khoản 2, Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác Lưu trữ trong thời gian tới ;
Thực hiện chỉ thị số…/CT-UB ngày… tháng… năm… của UBND Tỉnh Đăk Lăk về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới .
Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm có :
ĐẠI DIỆN LƯU TRỮTRƯỜNG THCS TRẦN HƯNG ĐẠO
1/ Ông (bà): ...chức vụ: ... 2/ Ông (bà): ...chức vụ: ... BÊN ĐẠI DIỆN GIAO TÀI LIỆU:
1/ Ông (bà): ...chức vụ: ... 2/ Ông (bà): ...chức vụ: ...
Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản tại kho lưu trữ trường THCS Trần Hưng Đạo như sau:
Tên khối tài liệu: ... Thời gian tài liệu: ... Số lượng tài liệu: ...
Số bản mục lục hồ sơ giao nộp: ... Tình trạng tài liệu: ... ...
Biên bản này được lập thành 03 bản, 01 bản bên giao giữ, 01 bản bên nhận giữ và 01 bản gửi cho lãnh đạo trường THCS Trần Hưng Đạo
Người nhận tài liệu Người giao tài liệu
CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN
Đại diện lưu trữ nhà trường Đại diện bên giao tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu của trường THCS Trần Hưng Đạo thực hiện việc xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Cơ quan đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
