- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa các cơ quan, đơn vị, hoặc giữa hai cá nhân.
- Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
Việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng và trở nên phổ biến và rộng rãi, có nhiều máy photocopy được sử dụng theo một số nguyên tắc khác nhau để tạo bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với bản gốc.
2.6.3 Máy fax
Là một bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cách trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy Computer và máy sao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu.
2.6.4 Máy tính
Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng Module được liên kết với nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp một bản tính, cung cấp Module, đồ họa tất cả đều được kết nối với nhau thứ tự là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản.
Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy in, ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung của một công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra.
2.6.5 Máy đánh chữ
Có nhiều thuận lợi, nó tạo ra văn bản rõ và đều đặn nó có thể tạo bảng dễ dàng, tức là tạo các cột thông tin, với giấy carbon. Nó có thể cung cấp nhiều bản sao của một tài liệu cho phép điều hành viên tạo ra những kiểu văn bản giống như máy in với một tốc độ nhanh hơn nhiều so với viết tay, các chữ cái đựơc thể hiện rõ trên bàn phím, phương pháp sử dụng như máy vi tính có phím chức năng như phím shift.
Ngoài ra, cơ quan được trang bị các trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ … và các trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động của cơ quan.
2.7 Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định - Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc
những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó không được dưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình hoạt động của cơ quan.
MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN
STT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
1 Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân.
---
Các phòng ban Lâu dài 2 Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu --- Các phòng ban Lâu dài 3 Biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu
--- Phòng Lưu trữ -
Tin học Lâu dài 4 Biên bản tiêu hủy tài liệu --- Phòng Lưu trữ -
Tin học Lâu dài