Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Lịch sử nghiên cứu: 2 4. Mục tiêu nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 3 6. Đóng góp của đề tài: 3 7. Cấu trúc đề tài: 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU 4 1.1. Sự ra đời, vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 4 1.1.1 Sự ra đời: 4 1.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức: 6 1.2. Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 9 2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 9 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 9 2.1.2. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 10 2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 12 2.2.1. Cơ sở khoa học: 12 2.2.2. Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 13 2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ hiện hành: 13 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử: 14 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 22 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 22 3.1.1. Ưu điểm: 22 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu 24 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu. 24 3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu. 24 3.2.2.1. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 25 3.2.2.2. Về tuyên truyền, vận động. 26 3.3. Một số kiến nghị với cơ quan. 26 3.3.1. Trong công tác tổ chức và chỉ đạo về công tác lưu trữ. 26 3.3.2. Trong công tác tổ chức cán bộ. 27 3.3.3. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 28 3.3.4. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan:

Những nội dung trong đề tài dưới sự hướng dẫn của TS Lê Thị Hiền là kếtquả em thu được trong quá trình nghiên cứu, khảo sát và qua quá trình thực tiễncông việc

Nội dung trong đề tài nghiên cứu có tham khảo và sử dụng một số thông tin,tài liệu từ các nguồn sách, văn bản quản lý nhà nước được liệt kê trong danh mụccác tài liệu tham khảo Nếu có một thông tin nào trong đề tài sai sự thật em xinhoàn toàn chịu trách nhiệm

Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, toàn thể cán

bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đã giúp đỡ, cung cấp tài liệu liên quan đến đề tài, tạođiều kiện thuận lợi cho em rất nhiều trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành đềtài một cách tốt nhất

Đề tài nghiên cứu của em thực hiện trong thời gian rất ngắn nên khó tránhkhỏi những thiếu sót và hạn chế Em rất mong nhận được những đóng góp quý báucủa cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 1

3 Lịch sử nghiên cứu: 2

4 Mục tiêu nghiên cứu: 2

5 Phương pháp nghiên cứu: 3

6 Đóng góp của đề tài: 3

7 Cấu trúc đề tài: 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU 4

1.1 Sự ra đời, vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

1.1.1 Sự ra đời: 4

1.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5

1.1.4 Cơ cấu tổ chức: 6

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 9

2.1 Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 9

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 9

2.1.2 Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 10

2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 12 2.2.1 Cơ sở khoa học: 12

2.2.2 Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III 13

2.2.2.1 Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ hiện hành: 13

2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử: 14

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 22

3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 22

3.1.1 Ưu điểm: 22

3.1.2 Nhược điểm 23

3.2 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu .24 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu 24

3.2.2 Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu 24

3.2.2.1 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 25

3.2.2.2 Về tuyên truyền, vận động 26

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan 26

3.3.1 Trong công tác tổ chức và chỉ đạo về công tác lưu trữ 26

3.3.2 Trong công tác tổ chức cán bộ 27

3.3.3 Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 28

3.3.4 Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắtxích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức Công tác Lưutrữ là một nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin, góp phần quantrọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia.Tài liệu lưu trữ là vũ khí sắc bén, tài sản vô giá trong sự nghiệp phát triển của mộtquốc gia và không thể thiếu trong quá trình hình thành, hoạt động của các cơ quanĐảng và Nhà nước Công tác Lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thuthập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu…Để triển khai công tác Lưu trữđược tốt và có hiệu quả, nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệulưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu chính vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu là mộttrong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng đóng góp không nhỏ trong việc tổchức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả và tạo tiền đề tốt cho các khâu nghiệp

vụ khác

Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động

đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phânloại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả Làm tốt đượccông tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

2.1 Đối tượng nghiên cứu:

- Lý luận về công tác Lưu trữ học tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

- Quy trình về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốcgia III;

- Một số thực trạng, biện pháp về công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâmLưu trữ quốc gia III.

2.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Tạp chí về công tác Văn thư Lưu trữ;

- Các bài viết trên trang thông tin đại chúng về công tác Lưu trữ, chỉnh lý tàiliệu;

- Các báo cáo chuyên đề, Hội thảo về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tạiTrung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Các văn bản hướng dẫn, ban hành quy trình về công tác chỉnh lý tài liệulưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Công văn 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 v/v ban hành hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành chính;

- Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ban hành quy trình tài liệu giấy theoTCVN ISO 9001: 2000 ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước;

- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu

4 Mục tiêu nghiên cứu:

- Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn về công tác chỉnh lý tài liệu tại Trungtâm Lưu trữ quốc gia III;

- Nghiên cứu tổng hợp về công tác Lưu trữ học tại Trung tâm Lưu trữ quốcgia III;

- Đề xuất, kiến nghị và một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động công tácchỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Trở thành tài liệu tham khảo về công tác chỉnh lý tài liệu;

- Áp dụng thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Giới thiệu một cách có hệ thống về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Nêu ra các ưu, nhược điểm về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

7 Cấu trúc đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 03 chương:

Chương 1 Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cơ sở

lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu

Chương 2 Thực trạng tình hình công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 3 Một số kiến nghị và giải pháp về công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU

1.1 Sự ra đời, vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1.1.1 Sự ra đời:

Ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa rasắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư việntoàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh

ký Thông đạt 1C- VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phươngdiện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu chưa được phép của

cơ quan có thẩm quyền Đồng thời, nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lýthống nhất Nhà nước về công tác lưu trữ ngày 04/09/1962, Chính phủ ban hànhNghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Từ năm 1992,Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban tổ chức- cán bộ Chínhphủ nay là (Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Theo

đó, cơ quan quản lý lưu trữ Trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịutrách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ Bảo

vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia làtrách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp là các Trung tâmLưu trữ Quốc gia

Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng 6năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)

ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảoquản an toàn và tổ chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm

1945 đến nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh củangành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất Từ khi thành lậpcho đến nay Trung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đượcgiao, đạt được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành Khimới thành lập Trung tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giá tài liệu từ Trung tâm

Lưu trữ Quốc gia I Năm 2002, kho A1 được xây dựng và đưa vào sử dụng, hàngnăm Trung tâm thu được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ, ngành, các tổ chức, doanhnghiệp Từ đó đến nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đã thu thập thêm một khối tàiliệu tương đối lớn, trong đó tài liệu hành chính lên tới hơn 13.000m giá; tài liệukhoa học- kỹ thuật, hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàn tấm ảnh có giá trị và các tàiliệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIđang tích cực từng bước cải tiến và xây dựng thêm cơ sở hạ tầng để bảo quản antoàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tàiliệu lưu trữ theo hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu

và an toàn về tài liệu, phán ánh đúng tính chất và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

1.1.2 Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34- Phan Kế Bính- phườngCốngVị- Ba Đình- Hà Nội, được thành lập theo quyết định số 118/TCCP-TC ngày10/6/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức- Cán bộ Chính phủ

Quyết định 120/QĐ- VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 nêu rõ: Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bổ sung, bảo quản và tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức Trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước ViệtNam Dân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địabàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư

1.Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân theo thẩm quyền được gia

2.Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm viquản lý của Trung tâm

3.Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ

4.Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quyđịnh phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

5.Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ

6.Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữbảo quản tại Trung tâm

7.Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng những thành tựu khoa học vàcông nghệ vào thực tiễn của Trung tâm

8.Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

9.Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, vật tư, tài sản và kinh phí củaTrung tâm theo quy định của pháp lật và quy định phân cấp của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước

10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm Cơ cấu tổ chức ban đầu củaTrung tâm gồm 6 phòng:

1.Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu;

2.Phòng Chỉnh lý tài liệu;

3.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;

4.Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu;

5.Phòng Quản lý kho tài liệu;

Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định

số 42/QĐ-LTNN và số 43/QĐ-LTNN thành lập thêm 02 phòng gồm:

1.Phòng Tin học và Công cụ Tra cứu;

2.Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu

Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thìXưởng Tu bổ Phục chế được sáp nhập về Phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc Trungtâm

Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ ra các Quyết định số77;78;79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 3 phòng thuộc Trung tâm Lưu trữNhà nước

1.Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ;

2.Phòng Kế toán;

3.Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Để phù hợp với nhu cầu thực tế công việc của cơ quan, ngày 20 tháng 5 năm

2010 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trungtâm lưu trữ Quốc gia III Theo quyết định này thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưutrữ Quốc gia III gồm có 12 phòng chức năng:

số:120/QĐ-1 Phòng Sưu tầm tài liệu;

2 Phòng Thu thập tài liệu;

3 Phòng Chỉnh lý tài liệu;

4 Phòng Bảo quản tài liệu;

5 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;

6 Phòng Tin học;

7 Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu ;

8 Phòng Tài liệu nghe nhìn;

Theo quyết định số 397/QĐ-TTIII của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vịthuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việcquản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Công tác Lưu trữđược ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong các ngành được Nhà nướcquan tâm

Chính vì vậy, để căn cứ vào thực trạng và nhận thấy tính cấp thiết trongcông tác Lưu trữ tài liệu nên cần phải hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu thựctiễn về quản lý tài liệu, tránh tình trạng thất thoát, mất mát những tài liệu có giá trị,đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu trong tương lai

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Công tác Lưu trữ đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sửdụng tài liệu Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác này

là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình

* Nội dung của công tác lưu trữ:

- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thuthập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê vàxây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật

để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quyđịnh của Nhà nước về lưu trữ

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc

tế về lưu trữ

Hiện nay công tác Lưu trữ tại Trung tâm không xảy ra tình trạng tài liệu lộnxộn, bó gói, chưa lập hồ sơ Tài liệu sau khi thu theo nguồn nộp lưu tại các cơ quanhiện hành thì được đưa vào chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễ khai thác vàtra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệuđược đưa lên kho và bảo quản theo nhiệt độ độ ẩm đảm bảo quy trình của Nhànước Ngoài ra, tài liệu được sắp xếp lên giá từ trái qua phải, từ trên xuống dướitheo trật tự của các Phông trong kho theo Phông chỉ dẫn nên phục vụ cho việckhai thác, tra tìm tài liệu

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tất cả 119 cán bộ công chức,viên chức,bao gồm 85 nữ (chiếm 71,4%) và 34 nam (chiếm 28,5%).Trình độ chuyên môn củacán bộ, viên chức khá đồng đều: có 01 chuyên viên cao cấp; 06 lưu trữ viên chính;

59 lưu trữ viên và tương đương; 36 lưu trữ viên trung cấp; 24 nhân viên kỹ thuật.Hầu hết, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm đều ở độ tuổi từ 25 đến 50, trong đó số

lượng cán bộ viên chức có độ tuổi trên 40 chiếm khoảng 40% và dưới 40 tuổi là60%.

Hầu hết cán bộ, viên chức của Trung tâm đều được đào tạo đúng ngành nghềchủ yếu họ được tốt nghiệp từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – TrườngĐại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hình ảnh cán bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đang làm việc (Phụ lục 02) 2.1.2 Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị hành chính sự nghiệp, thuộc sựquản lý , chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước, cóchức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn, bí mật và tổ chức sử dụng có hiệuquả tài liệu lưu trữ Quốc gia từ cách mạng tháng tám năm 1945 đến nay Chính vìvậy, thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ cơ bản và then chốt của Trungtâm Hàng năm Ban Giám đốc Trung tâm đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo công táclưu trữ của Trung tâm như: Tổ chức cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia tập huấnnghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụlưu trữ của Đảng, Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như:

- Luật Lưu trữ 2011;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;

- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy địnhthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

- Quyết định số 53/QĐ-LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục trưởng CụcLưu trữ nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin

và phần mềm ứng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý lưu trữ;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN9001: 2000

Ngoài ra thì công tác chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan còn được thựchiện bằng các công việc cụ thể sau:

- Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề:

Để công tác chỉ đạo được thực hiện một cách có hiệu quả, hàng năm Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III đều tổ chức các cuộc họp định kỳ như hội nghị tổng kếttháng, quý, năm, tổ chức các hội thảo chuyên đề như về công tác chỉnh lý tài liệu.Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và cán bộ, công chức Trung tâm có điềukiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua và những tồn tại, yếukém cần khắc phục Từ đó cùng thảo luận, bàn bạc, phân tích, làm sáng tỏ cácphương hướng, nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môntrong quá trình triển khai thực hiện

Ngoài ra, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố, giớithiệu về tài liệu lưu trữ Trung tâm đã tổ chức các hội nghị có tính chất chuyên đề

để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể

- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân:

Đây cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Trung tâm Việckiểm tra được thực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cá nhân cấpdưới, hoặc kiểm tra trực tiếp Công tác này đã giúp lãnh đạo Trung tâm nắm đượctình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém của các đơn vịtrong quá trình thực hiện nhiệm vụ Từ đó, có kế hoạch để các đơn vị hoàn thànhtốt hơn nhiệm vụ được giao

- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ:

Lãnh đạo Trung tâm thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học về Quản

lý hành chính Nhà nước tại Trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ

Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Trung tâm còn cửcán bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: tham quan

về lưu trữ tại Nga, Thái Lan…

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Trung tâm cũng thường xuyên cậpnhật những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ của Cục Văn thư – Lưutrữ, của Đảng, Nhà nước và phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực thuộc vàcán bộ chuyên môn trong cơ quan

2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2.1 Cơ sở khoa học:

Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ

bản và chiếm một vị trí quan trọng của công tác lưu trữ Chỉnh lý tài liệu là tổ chức

lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửahoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tàiliệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Qua đó góp phần nâng cao hiệuquả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Khâu chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ kháctrong công tác lưu trữ Thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp vụ như: thống

kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và tra tìm tài liệulưu trữ phải làm tốt khâu chỉnh lý tài liệu

 Các văn bản pháp lý:

- Luật Lưu trữ 2011;

- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy địnhthời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;