luận văn quản trị văn phòng Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan.

A. MỤC LỤC B. LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, sự phát triển của công nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có sự đổi mới và hiện đại hoá. Hoà theo xu thế đó công tác văn thư đã không ngừng có những tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan tổ chức. Đặc biệt là công tác Quản lý văn bản đi. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, bí mật. Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Có thể nói, công tác văn thư đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, năng suất công việc của cơ quan nên nhu cầu hiện đại hoá công tác văn thư là cần thiết và quan trọng, đổi mới, hiện đại 2 trên từng khâu nghiệp vụ: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến Và thực tế từng cơ quan, sự lựa chọn hình thức văn thư như thế nào là một vấn đề bức thiết và đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả công tác hoạt động. Là một học sinh của lớp Hành chính văn thư. Sau 3 năm được học tập, rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường em đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định nhưng " Học phải đi đôi với hành", kiến thức và lý thuyết ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp cho học sinh tổng hợp, củng cố lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất, đạo đức của một người cán bộ công chức là cơ hội cho học sinh đúc rút được những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này. Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt nghiệp lớp Hành chính văn thư K3 cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo điều kiện nhận em về thực tập. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 09/4 đến ngày 01/6/2012. Thời gian thực tập tuy không dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng và cán bộ làm công tác văn thư trong UBND đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức được rõ hơn về tần quan trọng của công tác văn thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư là chị: Trần Thị Tuyến đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ, trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ văn thư. Từ đó đã rèn luyện phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn, và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc. 3 Kết quả đợt thực tập tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được em hệ thống lại trong ba chương như sau: Chương I: Giới thiệu vài nét về cơ quan. Chương II: Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Chương III: Nội dung công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên trong quá trình đi thực tập do chưa được làm quen nhiều với thực tế công việc nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận thấy mình còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công việc. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em kính mong Ban Giám hiệu, khoa văn thư- Lưu trữ, cùng các thầy cô giáo bộ môn góp ý, sửa chữa và giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự của một người cán bộ làm công tác Hành chính văn thư trong tương lai. Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo mọi điều kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này. Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo bộ môn khoa Văn thư- Lưu trữ cùng thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã hết lòng giúp đỡ và truyền truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập. Hà Nội, ngày tháng năm 2012. Sinh viên Mai Thị Nga 4 C. NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan 1.1. Sự ra đời Ngọc Lặc là huyện Miền núi phía Tây của tỉnh Thanh Hoá từ thị trấn Ngọc Lặc, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của huyện theo đường Hồ Chí Minh ra Hà Nội đến đường Láng - Hoà Lạc là 136 km, về phía Đông đến thành phố Thanh Hoá là 77 km, về phía Tây lên Biên giới Việt Lào (cửa khẩu Na Mèo) khoảng 120 km, về phía Tây Bắc lên huyện Quan Hoá, sang Mai Châu (Hoà Bình) khoảng 100 km. Nằm ở toạ độ 19 0 55' đến 20 0 55' vĩ độ Bắc, 105 0 31' đến 104 0 55' kinh độ Đông, trung tâm vùng hành chính của huyện ở 20 0 04' vĩ độ Bắc, 105 0 22' kinh độ Đông, phía Bắc giáp huyện Cẩm Thuỷ và huyện Bá Thước, phía Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây giáp huyện Lang Chánh, phía Đông giáp huyện Thọ Xuân, Yên Định. (Hình ảnh hoạt động) (Hình ảnh công sở UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 1) Tổng diện tích tự nhiên là 495,53km 2 (49.553,04ha) chiếm 4,41% diện tích toàn tỉnh. Dân số là 129.926 người, bình quân 262người/km 2 trong đó: dân tộc mường 88.999 người (68.5%), dân tộc Kinh 38.458người (29.6%), dân tộc Dao 1.312 người (1.01%) dân tộc Thái 987 người (0.76%) các dân tộc khác là 170 người (0.13%). (Hình ảnh múa pồn pông của đồng bào dân tộc Mường - Ngọc Lặc - Phụ lục 2) Ngọc Lặc gồm 21 xã và 1 thị trấn đó là: Xã La, Sơn, Mỹ Tân, Thuý Sơn, Cao Ngọc, Vân Am, Phùng Giáo, Phùng Minh, Phúc Thịnh, Nguỵêt Ấn , Kiên Thọ, Minh Tiến, Minh Sơn, Ngọc Khê, Ngọc sơn, Ngọc Trung, Cao Thịnh, Lộc Thịnh, Đồng Thịnh Ngọc Liên, Quang Trung, Thạch Lập và thị trấn Ngọc Lặc. 5 Địa hình Ngọc Lặc được chia làm 2 vùng rõ rệt được tạo bởi các dãy núi đá vôi và núi đồi thấp, vùng núi cao chiếm 56.2%, vùng núi thấp chiếm 43.8% diện tích toàn huyện. Ngọc Lặc có 3 con sông chính là Sông âm, sông Cầu Chày và sông Hép. Khí hậu nhiệt đới có 2 mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng 4 đến tháng 9, mùa khô từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau. Điều kiện tự nhiên đã ưu ái cho Ngọc Lặc có ưu thế chiến lược quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh tạo thành đặc điểm và truyền thống con người của các dân tộc huyện Ngọc Lặc. (hình ảnh huấn luyện quân sự tại UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 3) Như vậy, vùng đất Ngọc Lặc từ lâu đời đã có cư dâ người Mường cư trú. Đến nay các dân tộc Mường, Kinh, Thái, Dao sinh sống đan xen đoàn kết, cùng nhau xây dựng quê hương. Trải qua hàng ngàn năm các dân tộc sống trên vùng đất này đã cùng nhau chung sức chống chọi lại với sự khắc nghiệt của thiên nhiên, sự xâm lược, áp bức bóc lột của các thế lực thực dân phong kiến, để khai phá, xây dựng quê hương đất Ngọc Lặc tươi đẹp như ngày nay. Chính từ trong quá trình đó đã hình thành và hun đúc nên những giá trị truyền thống tốt đẹp trong xây dựng và bảo vệ quê hương. Trong sản xuất con người Ngọc Lặc cần cù lao động, sáng tạo, tự lực, tự cường có ý chí vươn lên vượt qua khó khăn gian khổ trong đấu tranh bảo vệ tổ quốc, quê hương, có lòng yêu nước nồng nàn, không chịu khuất phục dưới sự áp bức bóc lột cường quyền của đế quốc thực dân xâm lược. Sáng tạo ra nền văn hoá giàu ính nhân văn,yêu thương đoàn kết, giàu lòng nhân ái. Đặc biệt là dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, nhân dân các dân tộc Ngọc Lặc đã phát huy được truyền thống tốt đẹp đó, đứng lên đấu tranh giành độc lập tự do, xây dựng quê hương giàu đẹp. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ngọc Lặc 1.2.1. Chức năng UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Ngọc Lặc. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Ngọc Lặc được quy định cụ thể trong Luật tổ chức HĐND và 6 UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 với UBND huyện Ngọc Lặc, các văn bản không có quy định gì khác so với luật. Theo đó, UBND huyện Ngọc Lặc có chức năng quản lý Nhà nước tại địa bàn huyện Ngọc Lặc về toàn diện các mặt của đời sống, kinh tế - xã hội, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện theo điều 97, 98 đến điều 110 của Luật Tổ chức HĐND - UBND được quốc hội thông qua ngày 26/11/2003. Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2004, của chính phủ quy định số lượng phó chủ tịch và cơ cấu thành viên của UBND các cấp, căn cứ luật tổ chức HĐND - UBND (sửa đổi) 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bao gồm chủ tịch, hai phó chủ tịch và các uỷ viên Căn cứ Luật tổ chức HĐND - UBND Huyện Ngọc Lặc được tổ chức như sau: Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBNd huyện và chỉ đạo chung công việc của UBND trước HĐND huyện và UBND tỉnh, ban chấp hành đảng bộ huyện và HĐND huyện. Phó chủ tịch UBND là người giúp việc chủ tịch UBND huyện trong các lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khu được chủ tịch UBND huyện uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, ngoài ra phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân công. 01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối văn xã 01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối kinh tế Các thành viên khác của UBND huyện bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu tín theo sự giới thiệu của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết 7 của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các thành viên và các có liên quan đến chức năng của ngành được phân công phụ trách. Các thành viên UBND chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện, về việc triển khau thực hiện chức năng, nhiệm vụ củă ngành, xã, địa bàn được phân công phụ trách được quyền giải quyết một số công việc quan trọng của UBND huyện khi được chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản. Ngoài chủ tịch và 2 phó chủ tịch còn có 5 uỷ viên. - Uỷ viên phụ trách công tác văn phòng - Uỷ viên phụ trách thanh tra huyện - Uỷ viên phụ trách kinh tế - Uỷ viên phụ trách công tác An ninh - Uỷ viên phụ trách công tác Quốc phòng Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm 16 phòng. - Văn phòng HĐND, UBND: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và hoạt động của HĐNDm UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật của HĐND, UBND. - Phòng Nội vụ: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ công chức, viên chức nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng. - Phòng tư pháp: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm, pháp luật kiểm tra, xử lý các văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý. 8 - Phòng tài nguyên - môi trường: Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nươc về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ - Phòng tài chính - kế hoạch: tham mưu giúp UBNd thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư đăng ký kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tư nhân. - Phòng lao động thương binh và xã hội: giúp UBND về vấn đề lao động, việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội. - Phòng văn hoá và thông tin: tham mưu giúp UBND cấp huyện về văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, bưu chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí. - Phòng giáo dục - đào tạo: tham mưu giúp UBND về mục tiêu chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học, văn bằng, chứng chỉ. - Phòng y tế: giúp UBND cấp huyện về vấn đề sức khoẻ, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang thiết bị, dân số - Phòng nông nghiệp: tham mưu, giúp UBNd về lâm nghiệp, nông nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn, phát triển kinh tễ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với các ngành nghề, làng nghề trên địa bàn. - Phòng công thương: Tham mưu giúp UBND về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, cơ sở hạ tầng, giao thông 9 - Thanh tra huyện: tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND, thực hiện nhiệm vụ quyền hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật. - Phòng dân tộc - Phòng thống kê - Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Đứng đầu mỗi phòng đều có trưởng phỏng, phó phòng (đối với văn phòng HĐND - UBND huyện là chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, đối với thanh tra huyện là chánh thanh tra và phó thanh tra) chịu trách nhiệm trước UBND và chủ tịch UBND các thành viên khác của UBND và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ngọc Lặc 1.3.1. Chức năng Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan chuyên môn thuộc UNND huyện Ngọc Lặc, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBNd huyện về hoạt động của UBND, tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc, tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND. Là một cơ quan giúp việc văn phòng HĐND, UBND huyện Ngọc Lặc có 2 chức năng giống như chức năng của văn phòng nói chung: - Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin để cung cấp cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạp, đồng thời cũng là bộ phận có chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo cơ quan và các bộ phận chuyên môn khác về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của HĐND - UBND và bản thân văn phòng 10 [...]... vậy, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt đọng của uỷ ban đa dạng cả về hình thức và nội dung Vì vậy mà việc quản lý văn bản đi là công việc quan trọng trong công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc Bộ phận văn thư quản lý văn bản theo sổ đăng ký văn bản và hồ sơ công việc Văn bản đi của cơ quan là tất cả các văn bản do cơ quan sản sinh ra để quản lý, đi u hành công việc theo... nghiệp vụ về công tác văn thư Quy trình quản lý văn bản đi tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được tiến hành như sau: 21 Trình ký văn bản đi Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn bản Đăng ký văn bản đi Nhân bản văn bản đi Đóng dấu văn bản đi Lưu văn bản đi Chhuyển giao văn bản đi Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bảo lưu Bước 1: Trình ký văn bản Văn bản sau khi... Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng định kỳ mà tháng họp 1 lần để bàn bạc, kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ đúng yêu cầu Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các phòng, ban, tổ chức trực thuộc uỷ ban 14 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN 2.1 Tình hình công tác văn. .. sổ ngày tháng cho văn bản Đóng dấu văn bản đi Đăng ký văn bản đi Chuyển giao văn bản đi Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan, như sổ đăng ký văn bản đi đến, sổ chuyển giao văn bản 2.2 Quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc UBND huyện Ngọc Lặc có chức nưang quản lý nhà nước tại địa phương... được các nội dung cơ bản của công tác văn phòng và công tác văn thư để từ đó càng thấy rõ hơn về vai trò quan trọng của công tác văn phòng và công tác văn thư ở mỗi cơ quan, tổ chức Mặc dù còn những hạn chế cần khắc phục song em nhận thấy công tác văn phòng và công tác văn thư tại UBND huyện Ngọc Lặc có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc thực hiện và hoàn... chuyên môn của mình Trong đó, chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng, phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện về các hoạt động của cơ quan văn phòng Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng chỉ đạo, đi u hành công việc của văn phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước chánh văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công hoặc... tin trong những văn bản đó, cán bộ photo vẫn phải đi tiêu huỷ tài liệu theo phương pháp thủ công 29 - Về tình hình quản lý văn bản đi: Hiện nay văn thư cơ quan đang tiến hành quản lý văn bản trên sổ, các loại sổ để quản lý công văn đều theo đúng mẫu do Cục văn thư - lưu trữ quy định Với từng loại văn bản văn thư đăng ký vào các loại sổ đăng ký khác nhau theo hệ thống sổ riêng Bất cứ văn bản nào trước... chuyển giao văn bản - xem lại phụ lục 10) Việc chuyển phát văn bản đi, văn thư gửi theo nơi nhận của văn bản, văn bản phải đựơc cho vào bì, ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, người nhận, địa chỉ và 25 số ký hiệu văn bản Văn bản chuyển giao nội bộ cơ quan và gửi trực tiếp cho các cơ quan thì đăng ký vào sổ "chuyển giao văn bản đi" theo mẫu (Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi - Xem phụ lục 11) Đối với các văn bản được... các phòng bancòn lẻ tẻ, chưa phát huy hết được tính năng của văn phòng, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc liên tục của văn phòng Ví dụ như phòng của chánh văn phòng nằm cách xa bên trong các phòng ban mình phụ trách, do đó gây khó khăn cho việc giám sát, chỉ đạo và khó khăn khi cán bộ văn thư đi trình duyệt văn bản - Về công tác văn thư: Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công. .. cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư Khi có sự đi u chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên cá văn bản của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện Phòng làm việc của văn thư cơ quan là một phòng làm việc độc lập được bố trí nằm ở tầng 1 ngay lối ra vào của cơ quan với diện tích 20m 2, tạo đi u kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông . trực thuộc uỷ ban. 14 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN 2.1. Tình hình công tác văn thư của cơ quan 2.1.1. Quản lý công tác văn thư UBND huyện Ngọc Lặc, lãnh. thực hiện nghiêm túc. Bộ phận văn thư quản lý văn bản theo sổ đăng ký văn bản và hồ sơ công việc. Văn bản đi của cơ quan là tất cả các văn bản do cơ quan sản sinh ra để quản lý, đi u hành công. thống văn bản hình thành trong hoạt đọng của uỷ ban đa dạng cả về hình thức và nội dung. Vì vậy mà việc quản lý văn bản đi là công việc quan trọng trong công tác quản lý văn bản được cán bộ văn