luận văn quản trị văn phòng Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan.

Đây cũng là dịp cho học sinh tổng hợp, củng cố lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất, đạo đức của một người cán bộ công chức là cơ hội cho học sinh đúc rút được những kinh nghiệm

A MỤC LỤC

B LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, sự phát triển của công nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có

sự đổi mới và hiện đại hoá Hoà theo xu thế đó công tác văn thư đã không ngừng có những tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan tổ chức Đặc biệt là công tác Quản lý văn bản đi

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, bí mật

Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế

độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Có thể nói, công tác văn thư đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, năng suất công việc của cơ quan nên nhu cầu hiện đại hoá công tác văn thư là cần thiết và quan trọng, đổi mới, hiện đại

trên từng khâu nghiệp vụ: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến Và thực tế từng cơ quan, sự lựa chọn hình thức văn thư như thế nào là một vấn đề bức thiết và đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả công tác hoạt động.

Là một học sinh của lớp Hành chính văn thư Sau 3 năm được học tập, rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường

em đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định nhưng " Học phải

đi đôi với hành", kiến thức và lý thuyết ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường đại học Nội vụ

Hà Nội đã thực hiện kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các

cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp cho học sinh tổng hợp, củng cố lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất, đạo đức của một người cán bộ công chức là cơ hội cho học sinh đúc rút được những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt nghiệp lớp Hành chính văn thư K3 cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo điều kiện nhận em về thực tập Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 09/4 đến ngày 01/6/2012 Thời gian thực tập tuy không dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng và cán bộ làm công tác văn thư trong UBND đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức được rõ hơn về tần quan trọng của công tác văn thư Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư là chị: Trần Thị Tuyến đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ, trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ văn thư Từ đó đã rèn luyện phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ

mỉ hơn, và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc

Kết quả đợt thực tập tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được em hệ thống lại trong ba chương như sau:

Chương I: Giới thiệu vài nét về cơ quan

Chương II: Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan

Chương III: Nội dung công tác văn thư của cơ quan

Tuy nhiên trong quá trình đi thực tập do chưa được làm quen nhiều với thực tế công việc nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận thấy mình còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công việc Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em kính mong Ban Giám hiệu, khoa văn thư- Lưu trữ, cùng các thầy cô giáo bộ môn góp ý, sửa chữa và giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để

em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự của một người cán bộ làm công tác Hành chính văn thư trong tương lai

Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo mọi điều kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này

Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo bộ môn khoa Văn thư- Lưu trữ cùng thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã hết lòng giúp đỡ và truyền truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong quá trình học tập

Hà Nội, ngày tháng năm 2012.

Sinh viên

Mai Thị Nga

C NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN

1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan

1.1 Sự ra đời

Ngọc Lặc là huyện Miền núi phía Tây của tỉnh Thanh Hoá từ thị trấn Ngọc Lặc, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của huyện theo đường Hồ Chí Minh ra Hà Nội đến đường Láng - Hoà Lạc là 136 km, về phía Đông đến thành phố Thanh Hoá là 77 km, về phía Tây lên Biên giới Việt Lào (cửa khẩu

Na Mèo) khoảng 120 km, về phía Tây Bắc lên huyện Quan Hoá, sang Mai Châu (Hoà Bình) khoảng 100 km Nằm ở toạ độ 19055' đến 20055' vĩ độ Bắc,

105031' đến 104055' kinh độ Đông, trung tâm vùng hành chính của huyện ở

20004' vĩ độ Bắc, 105022' kinh độ Đông, phía Bắc giáp huyện Cẩm Thuỷ và huyện Bá Thước, phía Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây giáp huyện Lang Chánh, phía Đông giáp huyện Thọ Xuân, Yên Định (Hình ảnh hoạt động)

(Hình ảnh công sở UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 1)

Tổng diện tích tự nhiên là 495,53km2 (49.553,04ha) chiếm 4,41% diện tích toàn tỉnh

Dân số là 129.926 người, bình quân 262người/km2 trong đó: dân tộc mường 88.999 người (68.5%), dân tộc Kinh 38.458người (29.6%), dân tộc Dao 1.312 người (1.01%) dân tộc Thái 987 người (0.76%) các dân tộc khác là

Địa hình Ngọc Lặc được chia làm 2 vùng rõ rệt được tạo bởi các dãy núi

đá vôi và núi đồi thấp, vùng núi cao chiếm 56.2%, vùng núi thấp chiếm 43.8% diện tích toàn huyện Ngọc Lặc có 3 con sông chính là Sông âm, sông Cầu Chày và sông Hép Khí hậu nhiệt đới có 2 mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng

4 đến tháng 9, mùa khô từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau Điều kiện tự nhiên

đã ưu ái cho Ngọc Lặc có ưu thế chiến lược quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh tạo thành đặc điểm và truyền thống con người của các dân tộc huyện Ngọc Lặc

(hình ảnh huấn luyện quân sự tại UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 3)Như vậy, vùng đất Ngọc Lặc từ lâu đời đã có cư dâ người Mường cư trú Đến nay các dân tộc Mường, Kinh, Thái, Dao sinh sống đan xen đoàn kết, cùng nhau xây dựng quê hương Trải qua hàng ngàn năm các dân tộc sống trên vùng đất này đã cùng nhau chung sức chống chọi lại với sự khắc nghiệt của thiên nhiên, sự xâm lược, áp bức bóc lột của các thế lực thực dân phong kiến, để khai phá, xây dựng quê hương đất Ngọc Lặc tươi đẹp như ngày nay Chính từ trong quá trình đó đã hình thành và hun đúc nên những giá trị truyền thống tốt đẹp trong xây dựng và bảo vệ quê hương Trong sản xuất con người Ngọc Lặc cần cù lao động, sáng tạo, tự lực, tự cường có ý chí vươn lên vượt qua khó khăn gian khổ trong đấu tranh bảo vệ tổ quốc, quê hương, có lòng yêu nước nồng nàn, không chịu khuất phục dưới sự áp bức bóc lột cường quyền của đế quốc thực dân xâm lược Sáng tạo ra nền văn hoá giàu ính nhân văn,yêu thương đoàn kết, giàu lòng nhân ái Đặc biệt là dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, nhân dân các dân tộc Ngọc Lặc đã phát huy được truyền thống tốt đẹp đó, đứng lên đấu tranh giành độc lập tự do, xây dựng quê hương giàu đẹp

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ngọc Lặc

1.2.1 Chức năng

UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,

là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Ngọc Lặc Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Ngọc Lặc được quy định cụ thể trong Luật tổ chức HĐND và

UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 với UBND huyện Ngọc Lặc, các văn bản không có quy định gì khác so với luật.

Theo đó, UBND huyện Ngọc Lặc có chức năng quản lý Nhà nước tại địa bàn huyện Ngọc Lặc về toàn diện các mặt của đời sống, kinh tế - xã hội, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện theo điều

97, 98 đến điều 110 của Luật Tổ chức HĐND - UBND được quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng

04 năm 2004, của chính phủ quy định số lượng phó chủ tịch và cơ cấu thành viên của UBND các cấp, căn cứ luật tổ chức HĐND - UBND (sửa đổi)

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bao gồm chủ tịch, hai phó chủ tịch và các uỷ viên

Căn cứ Luật tổ chức HĐND - UBND Huyện Ngọc Lặc được tổ chức như sau:

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBNd huyện và chỉ đạo chung công việc của UBND trước HĐND huyện và UBND tỉnh, ban chấp hành đảng bộ huyện và HĐND huyện

Phó chủ tịch UBND là người giúp việc chủ tịch UBND huyện trong các lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khu được chủ tịch UBND huyện

uỷ quyền Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, ngoài ra phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân công

01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối văn xã

01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối kinh tế

Các thành viên khác của UBND huyện bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu tín theo sự giới thiệu của chủ tịch UBND Có nhiệm vụ tham gia giải quyết

của chủ tịch UBND Có nhiệm vụ tham gia giải quyết các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các thành viên và các có liên quan đến chức năng của ngành được phân công phụ trách.

Các thành viên UBND chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện, về việc triển khau thực hiện chức năng, nhiệm vụ củă ngành, xã, địa bàn được phân công phụ trách được quyền giải quyết một số công việc quan trọng của UBND huyện khi được chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản Ngoài chủ tịch và 2 phó chủ tịch còn có 5 uỷ viên

- Uỷ viên phụ trách công tác văn phòng

- Uỷ viên phụ trách thanh tra huyện

- Uỷ viên phụ trách kinh tế

- Uỷ viên phụ trách công tác An ninh

- Uỷ viên phụ trách công tác Quốc phòng

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm 16 phòng

- Văn phòng HĐND, UBND: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và hoạt động của HĐNDm UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật của HĐND, UBND

- Phòng Nội vụ: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ công chức, viên chức nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng

- Phòng tư pháp: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm, pháp luật kiểm tra, xử lý các văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân

sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý

- Phòng tài nguyên - môi trường: Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nươc về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ

- Phòng tài chính - kế hoạch: tham mưu giúp UBNd thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư đăng

ký kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tư nhân

- Phòng lao động thương binh và xã hội: giúp UBND về vấn đề lao động, việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội

- Phòng văn hoá và thông tin: tham mưu giúp UBND cấp huyện về văn hoá, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, bưu chính viễn thông và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí

- Phòng giáo dục - đào tạo: tham mưu giúp UBND về mục tiêu chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán

bộ quản lý giáo dục tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học, văn bằng, chứng chỉ

- Phòng y tế: giúp UBND cấp huyện về vấn đề sức khoẻ, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang thiết bị, dân số

- Phòng nông nghiệp: tham mưu, giúp UBNd về lâm nghiệp, nông nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn, phát triển kinh tễ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với các ngành nghề, làng nghề trên địa bàn

- Phòng công thương: Tham mưu giúp UBND về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, cơ sở hạ tầng, giao thông

- Thanh tra huyện: tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND, thực hiện nhiệm vụ quyền hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.

- Phòng dân tộc

- Phòng thống kê

- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản Đứng đầu mỗi phòng đều

có trưởng phỏng, phó phòng (đối với văn phòng HĐND - UBND huyện là chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, đối với thanh tra huyện là chánh thanh tra và phó thanh tra) chịu trách nhiệm trước UBND và chủ tịch UBND các thành viên khác của UBND và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Ngọc Lặc

1.3.1 Chức năng

Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan chuyên môn thuộc UNND huyện Ngọc Lặc, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBNd huyện về hoạt động của UBND, tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc, tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND

Là một cơ quan giúp việc văn phòng HĐND, UBND huyện Ngọc Lặc có

2 chức năng giống như chức năng của văn phòng nói chung:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin để cung cấp cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạp, đồng thời cũng là bộ phận có chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo cơ quan và các bộ phận chuyên môn khác về các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của HĐND - UBND và bản thân văn phòng

- Chức năng hậu cần: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất

và công tác phục vụ cho mọi hoạt động của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc như: đảm bảo điện, nước, trang thiết bị trong trụ sở cơ quan, phục vụ các cuộc họp, hội nghị và các hoạt động khác của cơ quan và lãnh đạo

1.3.2 Nhiệm vụ

Văn phòng HĐNH - UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Giúp HĐNH - UBND huyện xây dựng, thẩm tra và quản lý việc ban hành văn bản thuộc thẩm quyền của HĐNH - UBND huyện, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của đảng, chính sách của Nhà nước

- Xây dựng chương trình kế hoạch, công tác tuần, tháng, quý, năm giúp thường trực HĐND, các ban của HĐND, lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch, công tác đó

- Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐNH - UBND huyện, biên tập và quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của thường trực HĐNH - UBND huyện, phục vụ các kỳ họp của HĐND huyện

- Theo dõi, đôn đốc HĐNH - UBND các xã, thị trấn các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án trước khi trình HĐND - UBND huyện xem xét quyết định hoặc để HĐND - UBND huyện trình người có thẩm quyền quyết định

- Đảm bảo thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành của HĐND và UBND huyện, thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định

- Phối hợp với thanh tra huyện và các phòng ban của huyện tiếp nhận, phân loại đơn thư khiếu nại, tố cáo và thực hiện các kết luận, kiên nghị sau thanh tra, kiểm tra theo thẩm quyền

- Phụ trách quản lý trực tiếp bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả theo

đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một chửa, một cửa liên thông của UBND huyện

- Đôn đốc kiểm tra, nhắc nhở các phòng ban của huyện thực hiện các quy định hành chính của cơ quan UBND huyện

- Tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, phối hợp với các phòng, ban, ngành đoàn thể có liên quan và UBND các xã, thị trấn tuyên truyền, thực hiện chính sách, pháp luật về dân tộc trong cán bộ quần chúng nhân dân

- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan

- Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và công tác lưu trữ cuae

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cơ cấu tổ chức của văn phòng phải tương đối chặt chẽ, cơ cấu tổ chức văn phòng gồm 3 đồng chíd:

01 chánh văn phòng

01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách biên tập

01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách tiếp dân

Số lượng và trình độ của cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được thống kê như sau:

Cán bộ văn phòng Số

lượng

Biên chế

Hợp đồng

Trình độ đào tạo Trên

Cao đẳng

Trung cấp

Dưới TC

Cán bộ tiếp dân phân

loại và xử lý đơn thư

Trong đó, chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng, phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện về các hoạt động của cơ quan văn phòng Phó chánh văn phòng giúp chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của văn phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước chánh văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN

2.1 Tình hình công tác văn thư của cơ quan

2.1.1 Quản lý công tác văn thư

UBND huyện Ngọc Lặc, lãnh đạo uỷ ban cũng như lãnh đạo văn phòng

đã phần nào xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của ơ quan Trong thời gian qua hoạt động của văn phòng nói chung cũng như công tác văn thư nói riêng đã hoạt động dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc, hầu như chưa có sai phạm

gì lớn

Hình thức tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc là hình thức văn thư tập trung, tất cả cá văn bản đi và đến đều được tập trung ở bộ phận văn thư Sau đó, bộ phận văn thư đóng dấu văn bản và chuyển đến các

cơ quan

Việc chỉ đạo công tác văn thư được tiến hành chủ yếu thông qua các cuộc họp Văn phòng do Chánh văn phòng chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư Khi có sự điều chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên cá văn bản của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện

Phòng làm việc của văn thư cơ quan là một phòng làm việc độc lập được

bố trí nằm ở tầng 1 ngay lối ra vào của cơ quan với diện tích 20m2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa UBND huyện với các đơn vị khá và thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin bên ngoài được nhanh chóng, kịp thời và chính xác

(Sơ đồ phòng làm việc của cán bô văn thư - xem phụ lục 4)

Uỷ ban cũng rất quan tâm đến việc trang trí các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì được sửa chữa kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc Hiện

nay cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản

đi, đến (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc)

Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác Giống như các Văn phòng hiện nay văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc đã được trang bị tương đối đầy đủ các loại máy móc hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: Kẹp ghim, máy tính, tủ đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy photocopy Bên cạnh đó phòng làm việc còn đượcbố trí một cách hợp lý, thiết kế khoa học, trong phòng và bên ngoài được trồng cây cảnh và cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư làm việc một cách có hiệu quả

Một số trang thiết bị được dùng trong phòng văn thư - xem phụ lục 5Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, đội ngũ cán bộ văn phòng nên lãnh đạo cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cán

bộ được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn dài hạn về nghiệp

vụ, chuyên môn, đặc biệt tham gia các hội nghị, hội thảo về công tác văn thư.Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo, mà công tác văn thư của cơ quan ngày càng

đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả

Nhìn chung, lãnh đạo cơ quan đã rất quan tâm chú trọng tới việc mua sắm các loại trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày Việc bố trí bàn ghế, máy móc, tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc tương đối khoa học, tạo điều kiện thuận lợi khí cán bộ tiến hành giải quyết công việc

Bàn ghế trong các phòng đều được sắp xếp gọn gàng và được thu dọn hàng ngày, vị trí của tất cả các vật dụng, sổ sách được cố định để thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết Ví dụ như điện thoại được để ở góc dưới, phía trái bàn làm việc của cán bộ văn thư, các sổ đăng ký công văn đi đến và các

sổ sách, giấy tờ cần thiết được sắp xếp ở góc trên

Ở mỗi phòng làm việc của văn phòng đều được trang bị 01 máy vi tính

đã được nối mạng, được cài đặt 1 số phần mềm nhằm phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu, soạn thảo văn bản, quản lý như Word XP, Word, Office (Office là phần mềm gồm cả Word và Exel)… hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác văn phòng ở UBNd huyện Ngọc Lặc còn tiến hành nối mạng máy tính nội bộ (mạng LAN)

Để đảm bảo cho công tác văn thư được tiến hành nhanh chóng, chính xác

và hiệu quả hơn, UBND huyện Ngọc Lặc đã cài đặt một số phần mềm trên mạng (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc ) chuyên để đăng ký công văn đi đến, lưu trữ công văn và tra tìm khi cần thiết

Hiện tại thì cơ quan chưa có trang bị máy huỷ tài liệu, phần lớn tài liệu, giấy tờ loại ra trong quá trình giải quyết công việc đều được tiêu huỷ bằng phương pháp thủ công

Với sự trợ giúp của trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ và hiện đại, văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc luôn luôn hoàn thành mọi công việc được giao

2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc

Giống như các cơ quan tổ chức khác, để cho công tác văn thư được hoạt động có hiệu quả ngoài việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại, cùng đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì công tác chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời, chính xác từ cấp trên là rất quan trọng,

Có như thế thù mới đảm bảo được hiệu quả tốt nhất cho công tác văn thư của UBND huyện Công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm nhiều nội dung và có mức độ phức tạp khác nhau Tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân được giao phụ trách những nội dung nhất định và phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:

- Trách nhiệm của UBND huyện Ngọc Lặc:

Chủ tịch UBND huyện Ngọc Lặc chịu trách nhiêm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các

cơ quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc

Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan.Trực tiếp ký các văn bản do HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc ban hành (ký theo hình thức thay mặt hoặc uỷ quyền cho cán bộ cấp dưới như Phó chủ tịch)

- Trách nhiệm của chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc.Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng

Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và

ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành

tham gia vào việc thảo, duỵêt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan

Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi

Tổ chức việc đánh máy văn bản đi

- Trách nhiệm của công chức viên chức trong UBND huyện Nl

Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mìh Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan

Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu

Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện

- Trách nhiệm của văn thu chuyên trách đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi

Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét, duỵêt, ký, ban hành

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ghi sổ ngày tháng cho văn bản

Đóng dấu văn bản đi

Đăng ký văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu

Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan, như sổ đăng ký văn bản đi đến, sổ chuyển giao văn bản

2.2 Quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc

UBND huyện Ngọc Lặc có chức nưang quản lý nhà nước tại địa phương

về toàn diện các mặt củă đời sống kinh tế xã hội Do vậy, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt đọng của uỷ ban đa dạng cả về hình thức và nội dung

Vì vậy mà việc quản lý văn bản đi là công việc quan trọng trong công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc Bộ phận văn thư quản lý văn bản theo sổ đăng ký văn bản và hồ sơ công việc

Văn bản đi của cơ quan là tất cả các văn bản do cơ quan sản sinh ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để gửi đến các đối tượng liên quan

Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và đúng quy trình mà nhà nước đã quy định

Hiện nay để có thể quản lý được khối lượng văn bản mà cơ quan mình ban hành các cán bộ văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc đã lập sổ đăng ký văn bản đi nhờ đó mà mọi văn bản do cơ quan ban hành gửi đi đều được lưu giữ lại nhằm phục vụ cho công tác hoạt động của UBND Tuy nhiên hiện nay

việc đăng ký văn bản đi này vẫn còn tiến hành theo phương pháp truyền thống gây chồng chéo khối lượng văn bản đồng thời gây khó khăn cho công tác nghiên cứu, tra tìm văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc từ đó ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của cán bộ chuyên môn

Theo thống kê trong 4 năm gần đây UBND huyện Ngọc Lặc ban hành số lượng văn bản ngày càng tăng lên Các loại sổ mà cán bộ văn thư dùng để đăng ký văn bản đi bao gồm:

(Mẫu sổ công văn đi - xem phụ lục 5)

Số lượng văn bản đi được thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau:

- Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng số lượng văn bản mà UBND huyện ban hành trong 4 năm gần đây đã dần tăng lên, trong đó văn bản được chuyển đi nhiều nhất là quyết định và công văn

+ Quyết định 2008 là 1716 đến năm 2011 là 5060

+ Công văn năm 2008 là 807 đến năm 2011 là 1144

Các loại như báo cáo thông báo, tờ trình, giấy mời và chỉ thị được ban hành ít hơn nhưng cũng tăng dần theo thời gian Điều này cho thấy khối lượng công việc mà uỷ ban phải giải quyết ngày càng nhiều, so với số lượng văn bản ban hành năm 2008 thì ít hơn rất nhiều so với số lượng văn bản ban hành năm 2011, điều này có thể thấy rằng cải cách hành chính ở UBND huyện Ngọc Lặc đã bước đầu đạt hiệu quả Lượng văn bản quy phạm pháp luật được ban hành rất nhiều

Văn bản do UBND huyện Ngọc Lặc được ban hành và gửi đi rất nhiều

cơ quan khác nhau

Theo số liệu thống kê đwocj các cơ quan nhận văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc nhiều nhất là UBND tỉnh, các sở (để báo cáo), các xã, thị trấn (để chỉ đạo công việc hướng dẫn chỉ đạo các chủ trương, chính sách)

Trong thời gian từ ngày 09/04 đến 01/06/2012 thực tập được trực tiếp thực hành những khâu nghiệp vụ về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc em đã có thời gian khảo nghiệm và áp dụng những kiến thức đã học vào những khâu nghiệp vụ về công tác văn thư Quy trình quản lý văn bản đi tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được tiến hành như sau:

Đăng ký văn bản đi

Nhân bản văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Lưu văn bản đi

Chhuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ

sử dụng bảo lưu

UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan làm việc theo chế độ Thủ trưởng, nên thủ trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan.

Thể thức đề ký vag chức vụ của người ký văn bản trình bày ở góc phải, dưới phần nội dung văn bản và dòng cuối của phần nội dung từ một đến hai dòng cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

Ví dụ:

CHỦ TỊCH

Bùi Trung Anh

Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng hoặc có việc bận thì giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) cá văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

Ví dụ:

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Phạm Hùng Thư Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi sổ ngày tháng văn bản

Trước khi ghi sổ và ngày tháng văn bản văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, hình thức trình bày có đúng tiêu chuẩn hay không, nếu chưa đúng thì cán bộ văn thư phải yêu cầu sửa lại trước khi chuyển giao

(sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản - Xem phụ lục 7)

Ghi số ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi, mỗi văn bản được ghi 1 số và ngày cơ quan để lấy số theo hệ thống chung của

cơ quan số của văn bản được ghi bằng chữa Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào đầu năm và kết thúc ào ngày 31/12 hàng năm

Ký hiệu của Quyết định, chỉ thị gồm chữ viết tắt loại văn bản, bản sao kèm theo Thông tư liên tịch số 55 và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản

Bước 3: đăng ký văn bản gửi đi

Việc đăng ký văn bản là công việc bắt buộc trước khi nhân bản và chuyển giao văn bản đi Tại UBND huyện Ngọc Lặc thì việc đăng ký văn bản vẫn được tiến hành theo phương pháp truyền thống (bằng sổ) và chủ yếu là sổ văn bản đi loại thường, theo mẫu in sẵn bao gồm các cột, các mục và phải ghi đầy đủ, đúng, rõ ràng

(Mẫu số đăng ký văn bản đi, bìa sổ và phần đăng ký bên trong - Xem phụ lục 8)

Bước 4: Nhân bản văn bản đi

Văn bản đi được cơ quan soạn thảo xem xét số lượng gửi đi và đem đi nhân bản

Bước 5: Đóng dấu văn bản đi

Sau khi đi nhân bản thì cán bộ chuyên môn quay lại phòng văn thư để đóng dấu và văn thư có trách nhiệm:

- Đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu đóng lên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và đúng màu mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chèn lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo thì đóng dấu treo ở bên trái trùm lên một phần tên cơ quan

- việc đóng dấu và đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc, tối mật, tuỵêt mật, mật đều được tuân theo quy định của Nhà nước

(Hộp đựng dấu của văn thư cơ quan UBND huyện Ngọc Lặc - Xem phụ lục 9)

Bước 6: Lưu văn bản đi

Mỗi một loại văn bản dđ của coq quan sau khi đóng dấu đều đwocj văn thư lưu lại 01 bản Thường thì đơn vị soạn thảo văn bản lưu bản gốc (Bản gốc không đóng dấu cơ quan) và văn thư lưu lại bản đã được nhân bản để phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu

Bước 7: Chuyển giao văn bản đi

Cán bộ văn thư làm thủ tục phát hành và lựa chọn bì, tuỳ theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lựa chọn đối tượng, loại bì to nhỏ khác nhau cho phù hợp, văn bản trước khi được đưa vào bì thì gấp làm ba phần bằng nhau

Đối với một số văn bản thì được chuyển đi qua máy fax hoặc qua mạng, qua đường bưu điện

Cán bộ văn tư tại UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện việc chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ và theo dõi sát sao quá trình chuyển giao văn bản

(Mẫu bì chuyển giao văn bản - xem lại phụ lục 10)

Việc chuyển phát văn bản đi, văn thư gửi theo nơi nhận của văn bản, văn bản phải đựơc cho vào bì, ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, người nhận, địa chỉ và

số ký hiệu văn bản Văn bản chuyển giao nội bộ cơ quan và gửi trực tiếp cho các cơ quan thì đăng ký vào sổ "chuyển giao văn bản đi" theo mẫu

(Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi - Xem phụ lục 11)

Đối với các văn bản được gửi đi xa như gửi UBND tỉnh (để báo cáo) hoặc gửi đi các xã, thị trấn thì được gửi theo đường bưu điện

(Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện - Xem phụ lục 12)

Bước 8: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Sắp xếp: Văn bản do cơ quan làm ra phải lưu ít nhất là 02 bản: một bản lưu tại đơn vị người soạn thảo văn bản, một bản do văn thư lưu Nhân viên văn thư sắp xếp các văn bản một cách khoa học để thuận tiện cho việc tra tìm Thường thì cán bộ văn thư UBND huyện Ngọc Lặc sắp xếp văn bản theo thời gian

Bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu: Cuối tháng, quý, năm thì tập lưu được hình thành văn thư cơ quan đưa bản lưu vào tờ bìa, đánh số, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu Sau đó tập lưu được sắp xếp theo trật tự nhất định, đưa vào cặp hộtp và xếp lên tủ đựng tài liệu

(Mẫu sổ sử dụng bản lưu - Xem phụ lục 13)

CHƯƠNG III NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN

3.1 Nhận xét

Trong quá trình đi thực tập tại UBND huyện Ngọc Lặc trên cơ sở khảo sát thực tế cùng những nhận thức của bản thân em xin đưa ra một số nhận xét chung về công tác văn phòng và công tác văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc như sau:

- Chủ tịch UBND huyện Ngọc Lặc đã ra quyết định về việc ban hành quy chế về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chế độ làm việc của văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc và quy định về việc phân công nhiệm

vụ cụ thể cho cán bộ lãnh đạo, công chức, nhân viên và người lao động văn phòng HĐND - UBND huyện Đây chính là cơ sở pháp lý để đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng cũng như của toàn bộ lãnh đạo Văn phòng

- Về mô hình tổ chức văn phòng:

Nhìn chung, cách bố trí văn phòng của văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là phù hợp với mặt bằng và kiến trúc hạ tầng của cơ quan Việc bố trí văn phòng theo kiểu truyền thống đã tạo ra một không gian yên tĩnh môi trường làm việc độc lập cho đội ngũ cán bộ, các văn bản giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị, bộ phận được quản

lý khá chặt chẽ và có tính bảo mật cao Tuỳ theo tính chất và yêu cầu giải quyết công việc mà các phòng được bố trí, sắp xếp ở những khu vực phù hợp

Ví dụ phòng văn thư được bố trí ngay ở tầng 1 gần cửa ra vào của UBND huyện Ngọc Lặc, phòng của Phó chánh văn phòng và phòng tiếp dân cũng được bố trí ngay ở tầng 1 gần phòng văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho phó chánh văn phòng tiếp khách

Tuy nhiên, việc sắp xếp văn phòng theo kiểu truyền thống bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn nhiều mặt hạn chế Việc sắp xếp các phòng ban thuộc Uỷ ban, chưa được tập trung và chưa thực sự là khoa học Đối với văn

phòng cũng vậy, việc sắp xếp các phòng bancòn lẻ tẻ, chưa phát huy hết được tính năng của văn phòng, ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc liên tục của văn phòng Ví dụ như phòng của chánh văn phòng nằm cách xa bên trong các phòng ban mình phụ trách, do đó gây khó khăn cho việc giám sát, chỉ đạo và khó khăn khi cán bộ văn thư đi trình duyệt văn bản.

- Về công tác văn thư:

Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công tác văn thư trong UBND huyện Ngọc Lặc đã nhận được sự quan tâm rất lớn của đội ngũ cán bộ, lãnh đạo trong Uỷ ban Trong những năm qua công tác văn thư đã được thực hiện thống nhất và khoa học trong toàn cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước Bên cạnh đó lãnh đạo uỷ ban cũng rất quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn phòng Hàng năm cử cán bộ đi tham gia các lớp học bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao trình độ, góp phần nângcao năng suất và chất lượng công tác của cán bộ văn thư

Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: Tuy cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan là người có trình độ về cao đẳng văn thư - lưu trữ nhưng trong quá trình công tác cán bộ đã có sự phấn đấu, tự học hỏi cộng với đó là kinh nghiệm công tác nhiều năm nên cán bộ đã đáp ứng khá tốt yêu cầu của công việc, cùng với ý thức, tinh thần trách nhiệm cao cán bộ văn thư đang làm rất tốt vai trò của mình

Tuy nhiên do nguồn kinh phí cấp cho hoạt động văn thư cũng rất ít, hầu như chỉ đảm bảo chế độ tiền lương, khối lượng công việc lại rất lớn Với cách thức, tổ chức như vậy vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định, nó đã gây ra khó khăn cho cán bộ văn thư khi giải quyết công việc đúng chuyên môn của mình

Công tác tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng nói chung và văn thư nói riêng ở các xã, thị trấn không được thường xuyên thực hiện

- Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng:

Cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc đều là những người

có trình độ, đáp ứng được nhu cầu công việc hàng ngày mà họ đảm nhận Các cán bộ đều có tinh thần nhiệt tình, yêu nghề, ham học hỏi và có trách nhiệm với công việc của mình Ban lãnh đạo văn phòng đều là những người có trình

độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm nhiều năm trong công tác quản lý

Tuy nhiên trong văn phòng HĐN - UBND huyện Ngọc Lặc thì cán bộ trẻ chiếm số lượng lớn, mặt khác sự chênh lệch giới ở văn phòng chiếm tỷ lệ cao Điều này có thể gây ra những hạn chế trong cách tư duy quản lý, cập nhật thông tin chậm

- Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng:

Lãnh đạo UBND huyện Ngọc Lặc rất quan tâm đầu tư trang thiết bị phục

vụ cho công tác văn phòng Văn phòng cũng đầu tư những trang thiết bị cần thiết nhất và hiện đại để phục vụ cho công việc Uỷ ban đã kết nối mạng Internet cho toàn bộ máy tính của cơ quan, có mạng nội bộ để các cán bộ dễ dàng trao đổi công việc Ngoài ra văn phòng HĐNH - UBND huyện Ngọc Lặc còn có một hệ thống riêng, nó góp phần không nhỏ giúp lãnh đạo cán bộ, chuyên viên theo dõi tình hình giải quyết, triển khai công việc, nhờ vậy, cán

bộ văn phòng tiết kiệm được thời gian công sức trong quá trình thực hiện công việc, tra tìm văn bản được nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý

Tuy nhiên hiện nay một số máy photocopy và máy vi tính do không được bảo dưỡng thường xuyên nên hay xảy ra trục trặc Máy photocopy thường xuyên bị kẹt giấy làm ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan

Hiện nay, cơ quan chưa có máy xén giấy để huỷ những tài liệu có nội dung quan trọng bị sao chụp hỏng, để đảm bảo bí mật thông tin trong những văn bản đó, cán bộ photo vẫn phải đi tiêu huỷ tài liệu theo phương pháp thủ công