skkn phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong cơ quan

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Lĩnh vực khác: Văn thư-Lưu trữ Có đính kèm:  Mô hình  Đĩa CD(DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác Năm học: 2013 - 2014 1 SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ LÝ 2. Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN 5. Điện thoại: 0613 868 367 (CQ) 6. E-mail: lyntdn@gmail.com 7. Chức vụ: Tổ trưởng chuyên môn 8. Đơn vị công tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ - Số năm có kinh nghiệm: 16 - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 2 I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các lưu trư các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưu trữ nói chung và một phông lưu trữ cơ quan nói riêng. Bởi vì, chỉ có tiến hành chỉnh lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất. Do mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác. 2. Mục đích Chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của cơ quan hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài 3 liệu… để tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng các tài liệu lưu trữ có hiệu quả. 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư - lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, kiến thức chuyên môn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là các tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Trường PT Dân Tộc Nội Trú tỉnh Đồng Nai. 4. Phương pháp nghiên cứu: - Dựa vào Luật Lưu trữ năm 2011. - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: 4 - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. Như vậy, mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp sếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản. Từ thực tế trên, việc phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của nhà trường. Qúa trình thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu và nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ưu hóa thành phần các tài liệu lưu trữ. Về phương diện lý luận nghiệp vụ và xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải giải quyết các vấn đề nghiệp vụ chủ yếu: - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị ; - Xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp; - Chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu lưu trữ; - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ; - Xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong chỉnh lý. 1. Những tồn tại và nguyên nhân, hạn chế Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, gồm nhiều thể loại, của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó để trong tình trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra 5 tìm, nghiên cứu để giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan và việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài chưa sắp xếp khoa học. Cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư - lưu trữ, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định đúng nên hiệu quả chỉnh lý tài liệu chưa cao. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu. 2. Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu - Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng, cần nghiêm túc thực hiện điều 15, chỉnh lý tài liệu của Luật lưu trữ có quy định: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây: được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thông hóa; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. - Trong công tác chỉnh lý của các cơ quan, cần quan tâm biên soạn các tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu… - Triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan đơn vị phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng, giảm khối lượng tài liệu và tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử. Sau khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh lý. 6 III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ CÁC GIẢI PHÁP 1. Yêu cầu Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. 2. Nguyên tắc chỉnh lý - Tài liệu của từng đơn vị (phòng, ban) hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc. - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của từng đơn vị ( phòng ban) hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu. A. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. 7 Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm 2 phần chính: hướng dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ . a) Phần 1. Hướng dẫn phân loại tài liệu Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp. - Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này. Tuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau: + Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định; + Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi; + Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định; + Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ 8 ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ; + Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ. b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ sơ Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm: - Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ. - Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ . - Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ. Dưới đây là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: + Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2013 của Trường PTDTNT tỉnh 9 + Tập lưu (quyết định, chỉ thị, thông tư, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan, ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2013 của trường PTDTNT tỉnh. + Hồ sơ Hội nghị - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2013 của Trường PTDTNT tỉnh + Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc mà văn bản về quá trình giải quyết công việc còn lưu được khá đầy đủ, ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2013 - Hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ: Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế. Sau đây là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: + Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những hồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản. + Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ công việc. + Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau, ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh các năm học 2008-2013 của Phòng Giáo dục các huyện, thị xã thuộc tỉnh Đồng Nai. Trong hồ sơ này, các hồ sơ được sắp xếp theo vần ABC 10 [...]... bảo quản tài liệu ở cơ quan hiện hành Trong kho lưu trữ có các loại tủ đặc biệt để bảo quản các loại hình tài liệu đặc biệt: tủ đựng bản can, tủ bảo quản ảnh theo kích thước, tủ đựng bản vẽ kỹ thuật, tủ đựng bản đồ… V PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện cho công tác thông kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh... nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; + Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá; số cặp, gói tài liệu và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ); + Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những loại tài liệu gì (tài liệu. .. soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: 1 Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông - Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ban hành theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý 2 Nội dung... PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Mức độ đáp ứng sau việc đánh giá nội dung chỉnh lý tài liệu 1 Sắp xếp khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan có hiệu quả Tốt (%) Khá(%) Trung bình (%) Yếu (%) 90 10 0 0 32 2 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo bảo và khai thác sử dụng tài liệu 3 Loại ra những tài liệu trùng thừa và hết giá trị 4 Xác định giá trị tài liệu. .. 7: Mẫu danh mục tài liệu loại DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Bó/gói Tập số số (1) (2) Tiêu đề tập tài liệu Lý do loại Ghi chú (3) (4) (5) 30 Phụ lục 8: Mẫu nhãn hộp (cặp) TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HOẶC PHÔNG SỐ HỘP (CẶP) SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: PHIẾU ĐÁNH GIÁ NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Mức độ đáp ứng sau việc đánh giá nội dung chỉnh lý tài liệu Tốt (%) Khá(%)... của tài liệu: 4.1 Thành phần tài liệu: ngoài tài liệu hành chính, trong phông hoặc khối tài liệu còn có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) 4.2 Nội dung của tài liệu: tài liệu của những đơn vị thuộc về mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu gì 5 Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: 5.1 Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; 5.2 Mức độ xử lý. .. tạo bước ngoặc trong công tác quản lý và tổ chức khai thác xử dụng tài liệu Tài liệu được chỉnh lý, xác định giá trị, đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn chỉnh lý tài liệu đã tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của cơ quan hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và... dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản 22 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng các tài liệu lưu. .. kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng Giúp cán bộ lưu trữ nắm chắc địa chỉ, số lượng, chất lượng của tài liệu nhằm phục vụ quản lý và phục vụ khai thác tài liệu nhanh chóng 1.1.Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ Tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo phương án chỉnh lý tài liệu, hồ sơ được xác lập khi kết thúc chỉnh lý 19 Tuy nhiên việc sắp xếp tài liệu trong hố sơ phải tuân theo kỹ thuật bảo quản Hồ sơ... dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan có hiệu quả 31 2 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo bảo và khai thác sử dụng tài liệu 3 Loại ra những tài liệu trùng thừa và hết giá trị 4 Xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản tài liệu 5 Sắp xếp tài liệu đúng quy định, tạo điều kiện cho công tác thống kê, kiểm tra, tra tìm tài liệu nhanh chóng PHIẾU ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP . tài liệu và nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ưu hóa thành phần các tài liệu lưu trữ. Về phương diện lý luận nghiệp vụ và xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu. dùng để đựng tài liệu. C. KẾT THÚC CHỈNH LÝ * Những kết quả đạt được: - Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý; - Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó: +. NGHIỆM PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Lĩnh vực khác: Văn thư-Lưu