Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực tế tại một số bộ)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ LAN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ LAN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các số liệu phân tích luận văn có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận văn tơi tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Lan LỜI CẢM ƠN Luận văn thạc sĩ đề tài khoa học yêu cầu đầu tư nhiều thời gian công sức Sau thời gian học tập nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan Bộ (qua thực tế số Bộ)”, đến tơi hồn thành luận văn hướng dẫn Tiến sĩ Trần Hoàng Với lịng thành kính biết ơn, tơi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Trần Hồng Người thầy đáng kính, ln dành thời gian, tận tâm nhiệt tình hướng dẫn tơi suốt q trình nghiên cứu hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Bản thân viên chức công tác Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Nơi lưu giữ “mỏ vàng văn hóa”, tơi nhận thấy lựa chọn nghề nghiệp đắn qua thời gian, thấy yêu ngành yêu nghề, thực tâm huyết muốn gắn bó với nghề Với mong muốn nâng cao trình độ để phục vụ công việc chuyên môn, theo học lớp Cao học Lưu trữ khóa I Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, trường hàng đầu Việt Nam đào tạo nguồn nhân lực có trình độ văn thư, lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Tại đây, giảng viên, nhà khoa học nhiệt tình giảng dạy hướng dẫn học tập, nghiên cứu Với tình cảm chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học Sau Đại học, Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, quý thầy giáo, cô giáo truyền đạt kiến thức quý báu tạo điều kiện, giúp đỡ suốt trình học tập bảo vệ luận văn Tơi xin cảm ơn cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Bộ Tài chính, Văn phịng Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia BI gia đình, bạn bè, đồng nghiệp tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ, động viên để tơi tập trung nghiên cứu hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Mặc dù có nhiều cố gắng, kiến thức thời gian cịn hạn chế, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận ý kiến đóng góp dẫn Quý thầy, cô giáo, chuyên gia, người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện Tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Lan DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT Stt Viết tắt CCTCKHTLLT CSDL LHS LSĐVHTP&LSP LTCQ LTLS MLHS PLTL PLTCQ 10 TLLT 11 THBQ 12 XĐGTTL MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết cấu đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ .9 1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ 1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.1.1.3 Khái niệm Lưu trữ quan 1.1.1.4 Khái niệm phông lưu trữ quan 1.1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ 1.1.1.6 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ 10 1.1.2 Mục đích ý nghĩa chỉnh lý tài liệu lưu trữ 11 1.1.3 Nguyên tắc yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ 12 1.1.4 Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ 12 1.1.4.1 Phân loại tài liệu 12 1.1.4.2 Xác định giá trị tài liệu 13 1.1.4.3 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 13 1.1.5 Khái niệm chất lượng, yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 14 1.1.5.1 Khái niệm chất lượng 14 1.1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ .14 1.1.5.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 16 1.2 Cơ sở pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17 Tiểu kết chương 20 Chương THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) 21 2.1 Khái quát quan Bộ tổ chức lưu trữ quan Bộ 21 2.1.1 Số lượng, vị trí chức năng, cấu tổ chức quan Bộ 21 2.1.2 Tổ chức lưu trữ quan Bộ 21 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ quan Bộ 22 2.2.1 Loại hình tài liệu 22 2.2.2 Thành phần tài liệu 22 2.2.3 Nội dung tài liệu 22 2.2.4 Số lượng tài liệu 23 2.3 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan Bộ 24 2.3.1 Hoạt động quản lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ 24 2.3.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn quan Bộ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 24 2.3.1.2 Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 25 2.3.1.3 Quản lý nguồn nhân lực thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26 2.3.1.4 Vai trò, trách nhiệm quan Bộ việc kiểm tra, giám sát thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27 2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.3.2.1 Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu 28 2.3.2.2 Phân loại tài liệu 29 2.3.2.3 Lập hồ sơ 31 2.3.2.4 Xác định giá trị tài liệu 34 2.3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 37 2.4 Đánh giá chung 38 2.4.1 Kết đạt 38 2.4.2 Hạn chế nguyên nhân 40 2.4.2.1 Hạn chế 40 2.4.2.2 Nguyên nhân 42 Tiểu kết chương 43 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ 44 3.1 Nhóm giải pháp chung 44 3.1.1 Tăng cường đạo, kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước giao nộp vào Lưu trữ quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu 44 3.1.2 Xây dựng hoàn thiện văn quy định, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ 45 3.1.2.1 Xây dựng ban hành Thông tư Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu 45 3.1.2.2 Hồn thiện “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” 46 3.1.2.3 Hồn thiện Thơng tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 Thơng tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 Bộ Nội vụ 47 3.1.2.4 Xây dựng hoàn thiện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu .48 3.1.2.5 Biên soạn sách hướng dẫn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 3.1.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 3.1.4 Tăng cường đầu tư kinh phí sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 51 3.1.5 Tuyển chọn đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ đủ số lượng, đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ quan tâm đến chế độ sách cho người làm lưu trữ 52 3.1.6 Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ 53 3.1.7 Đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 54 3.1.8 Nâng cao chất lượng kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 54 3.2 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 55 3.2.1 Xây dựng phương án phân loại tài liệu chỉnh lý 55 3.2.2 Nâng cao chất lượng lập hồ sơ biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu 56 3.2.3 Nâng cao hiệu tính xác xác định giá trị tài liệu 57 3.2.4 Đa dạng đại hóa cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 58 Tiểu kết chương 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nước Việt Nam có văn hiến từ lâu lưu trữ có trình lịch sử gần 200 năm (từ vua Minh Mạng xây dựng tàng thư lâu Huế năm 1825) Ngay từ nhà nước Dân chủ Cộng hòa vừa đời, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thơng đạt số 01/VP, nêu rõ “cấm không tự tiện hủy bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ” khẳng định cơng văn hồ sơ cũ tài liệu “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Đối với quan Bộ, có chức nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Ngày nay, với yêu cầu hoạt động quản lý với phương tiện kĩ thuật đại giúp cho việc soạn thảo, in ấn chụp nhanh chóng khối lượng tài liệu ngày nhiều Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (TLLT) quan trọng nhiều Do đó, quan Bộ thành lập, cơng tác lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan Trong công tác lưu trữ, chỉnh lý TLLT nghiệp vụ vô quan trọng Chỉnh lý TLLT coi bước, cơng đoạn q trình tổ chức tài liệu phông, kho lưu trữ Nội dung chủ yếu chỉnh lý xếp, biên mục nhằm đưa hồ sơ, tài liệu vào bảo quản phòng, kho lưu trữ xây dựng công cụ tra cứu khoa học phục vụ khai thác, sử dụng TLLT Chỉnh lý TLLT Lưu trữ quan (LTCQ) Lưu trữ lịch sử (LTLS) nước tiên tiến thực sở tài liệu lập hồ sơ trước giao nộp vào Lưu trữ phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ xây dựng chi tiết, ổn định, lâu dài Khi đưa vào sử dụng Việt Nam, chỉnh lý TLLT hiểu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học tài liệu gồm lập, hoàn thiện hồ sơ Cách hiểu gần “cho phép” quan thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động LTCQ trạng thái văn rời lẻ, không lập hồ sơ công việc không theo tiêu chuẩn xác định giá trị 16 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 17 Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương 18 Ban Tơn giáo Chính phủ 19 Học viện Hành Quốc gia 20 Viện Khoa học tổ chức nhà nước 21 Tạp chí Tổ chức nhà nước 22 Trung tâm Thơng tin - Căn vào Quyết định Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ Nội vụ - Căn vào tình hình thực tiễn giao nộp tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Bộ Nội vụ hàng năm Kết xây dựng phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ sau: HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ PHÔNG LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ TỪ NĂM 2002 - 2019 I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ giai đoạn 2002 - 2019 phân loại theo phương án: “Cơ cấu tổ chức – thời gian”, theo bước cụ thể sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn Tài liệu Phơng lưu trữ Bộ Nội vụ phân nhóm lớn (cơ cấu tổ chức) sau: Vụ Tổ chức Biên chế Vụ Chính quyền địa phương Vụ Cơng chức Viên chức Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức nhà nước Vụ Tiền lương Vụ Tổ chức Phi phủ Vụ Cải cách hành Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Pháp chế 10 Vụ Kế hoạch - Tài 11 Vụ Tổng hợp 12 Vụ Công tác niên 13 Vụ Tổ chức cán 14 Thanh tra Bộ 15 Văn phịng Bộ Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa Bước này, tài liệu nhóm phân chia năm, nhiên cần ý đến số hồ sơ vụ việc, dự án, cơng trình kéo dài nhiều năm, phải chia theo vụ việc, dự án, cơng trình để năm cuối tài liệu Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Sau tài liệu phân chia năm, năm ta tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối tương đương với hồ sơ hay đơn vị bảo quản Cụ thể: Vụ Tổ chức Biên chế (2002-2019) 1.1 Năm 2002: 1.1.1 Tài liệu chung công tác tổ chức biên chế 1.1.1.1 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, biên chế 1.1.1.2 Hồ sơ trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội kiến nghị cử tri lĩnh vực tổ chức biên chế 1.1.1.3 Hồ sơ tham gia ý kiến dự thảo văn quan, tổ chức có liên quan lĩnh vực tổ chức biên chế 1.1.1.4 Công văn trao đổi lĩnh vực tổ chức biên chế 1.1.2 Tài liệu công tác tổ chức 1.1.2.1 Hồ sơ xây dựng dự án Luật, Nghị quyết, Pháp lệnh, Nghị định… trình quan có thẩm quyền ban hành lĩnh vực tổ chức máy hành chính, nghiệp cơng lập 1.1.2.2 Hồ sơ xây dựng dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; dự án, dự thảo Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ tổ chức máy hành chính, nghiệp công lập 1.1.2.3 Hồ sơ xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nội vụ tổ chức máy 1.1.2.4 Hồ sơ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ban hành phê duyệt tổ chức máy hành 1.1.2.5 Hồ sơ phối hợp xây dựng văn liên tịch với Bộ, ngành có liên quan lĩnh vực tổ chức máy; hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện 1.1.2.6 Hồ sơ xây dựng Đề án cấu tổ chức Chính phủ theo nhiệm kỳ Quốc hội 1.1.2.7 Hồ sơ xây dựng Đề án thành lập mới, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, giải thể Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ 1.1.2.8 Hồ sơ xây dựng Đề án tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện 1.1.2.9 Hồ sơ phối hợp với Bộ, ngành việc xây dựng Đề án phân công, phân cấp quản lý ngành, lĩnh vực 1.1.2.10 Hồ sơ xây dựng Đề án khác tổ chức máy 1.1.2.11 Hồ sơ thẩm định dự thảo Nghị định, Quyết định, Đề án trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực tổ chức máy 1.1.2.12 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc rà soát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà khơng phải đơn vị nghiệp công lập 1.1.2.13 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập 1.1.2.14 Hồ sơ tham gia ý kiến Đề án thành lập, xếp, chuyển đổi mơ hình tổ chức doanh nghiệp nhà nước theo đề nghị Bộ, quan ngang Bộ, ngành, địa phương 1.1.2.15 Hồ sơ xếp hạng tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo thẩm quyền 1.1.2.16 Hồ sơ giải đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác tổ chức máy 1.1.3 Tài liệu công tác biên chế 1.1.3.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật trình quan có thẩm quyền ban hành biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập, tinh giản biên chế quan hành nhà nước 1.1.3.2 Hồ sơ xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nội vụ biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập, tinh giản biên chế 1.1.3.3 Hồ sơ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật ban hành phê duyệt biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập, tinh giản biên chế 1.1.3.4 Hồ sơ phối hợp xây dựng văn liên tịch với Bộ, ngành có liên quan biên chế cơng chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập, tinh giản biên chế 1.1.3.5 Hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tổng biên chế công chức Bộ, ngành, tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Hội có tính chất đặc thù trung ương 1.1.3.6 Hồ sơ giao biên chế, điều chỉnh, bổ sung biên chế công chức Bộ, ngành, tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Hội có tính chất đặc thù trung ương sau Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hàng năm 1.1.3.7 Hồ sơ giao, điều chỉnh, bổ sung số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập chưa giao quyền tự chủ hoàn toàn thực nhiệm vụ, tài chính, máy, nhân theo đề nghị Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tổ chức Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà khơng phải đơn vị nghiệp công lập 1.1.3.8 Hồ sơ thẩm định vị trí việc làm quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập Bộ, ngành, địa phương đề nghị 1.1.3.9 Hồ sơ thẩm định số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập địa phương 1.1.3.10 Hồ sơ thẩm tra đối tượng tinh giản biên chế Bộ, ngành, địa phương 1.1.2.11 Hồ sơ giải đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác biên chế nhà nước 1.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Chính quyền địa phương (2002-2019) 2.1 Năm 2002: 2.1.1 Tài liệu chung cơng tác quyền địa phương 2.1.1.1 Kế hoạch, báo cáo công tác quyền địa phương 3.1.1.2 Hồ sơ tham gia ý kiến dự thảo văn quan, tổ chức có liên quan lĩnh vực quyền địa phương 2.1.1.3 Hồ sơ trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội kiến nghị cử tri lĩnh vực quyền địa phương 2.1.1.4 Cơng văn trao đổi lĩnh vực quyền địa phương 2.1.2 Tài liệu công tác tổ chức, hoạt động HĐND UBND, bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND thành viên UBND 2.1.2.1 Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, văn tổ chức, hoạt động HĐND UBND, bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND thành viên UBND 2.1.2.2 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai công tác bầu cử đại biểu Quốc hội HĐND; tổng hợp kết bầu cử đại biểu HĐND 2.1.2.3 Hồ sơ trình Thủ tướng Chính phủ nhân chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 2.1.2.4 Hồ sơ xây dựng tổ chức thực đề án đào tạo, bồi dưỡng đại biểu HĐND, lãnh đạo HĐND, UBND cấp tỉnh 2.1.2.5 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra địa phương thực quy định pháp luật tổ chức hoạt động HĐND, UBND 2.1.3 Tài liệu cơng tác địa giới hành 2.1.3.1 Hồ sơ xây dựng ban hành văn quy định điều chỉnh địa giới hành chính; thành lập mới, đổi tên, phân loại đơn vị hành cấp 2.1.3.2 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra địa phương thực quy định công tác địa giới hành thị 2.1.3.3 Hồ sơ trình cấp điều chỉnh địa giới hành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 2.1.3.4 Hồ sơ thành lập mới, đổi tên, sáp nhập, chia tách giải thể đơn vị hành kinh tế đặc biệt 2.1.3.5 Hồ sơ thành lập mới, điều chỉnh địa giới hành chính, đổi tên đơn vị hành thuộc tỉnh, huyện, xã 2.1.3.6 Hồ sơ phân loại đơn vị hành cấp tỉnh, huyện, xã 2.1.3.7 Hồ sơ bảo quản, sử dụng đồ địa giới hành cấp 2.1.4 Tài liệu tổ chức, hoạt động thôn, tổ dân phố 2.1.5 Tài liệu cán bộ, công chức cấp xã 2.1.5.1 Hồ sơ xây dựng đề án, văn sách, chế độ cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã, thôn, tổ dân phố 2.1.5.2 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra địa phương việc thực quy định pháp luật sách, chế độ cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã, thôn, tổ dân phố 2.1.5.3 Hồ sơ đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã, thôn, tổ dân phố 2.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Công chức Viên chức (2002-2019) 3.1 Năm 2002: 3.1.1 Tài liệu xây dựng văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn chiến lược, đề án, kế hoạch lĩnh vực công chức viên chức 3.1.1.1 Hồ sơ xây dựng dự án Luật, Nghị quyết, Pháp lệnh, Nghị định… trình quan có thẩm quyền lĩnh vực cán bộ, cơng chức nhà nước theo chương trình, kế hoạch phê duyệt 3.1.1.2 Hồ sơ xây dựng dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; dự án, dự thảo Quyết định, Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ cán bộ, công chức, viên chức 3.1.1.3 Hồ sơ xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ cán bộ, công chức, viên chức 3.1.1.4 Hồ sơ phối hợp xây dựng văn liên tịch với Bộ, ngành có liên quan lĩnh vực công chức, viên chức 3.1.1.5 Hồ sơ tham gia ý kiến dự thảo văn quan, tổ chức có liên quan lĩnh vực công chức viên chức 3.1.1.6 Hồ sơ xây dựng ban hành quy định ngạch, chức danh nghề nghiệp, mã số ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức 3.1.1.7 Hồ sơ ban hành hướng dẫn kiểm tra việc thực tiêu chuẩn ngạch công chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức 3.1.1.8 Hồ sơ xây dựng ban hành quy định quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; số hiệu, thẻ chế độ đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức; trang phục công chức 3.1.1.9 Hồ sơ tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức chức danh lãnh đạo quản lý khác thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ 3.1.1.10 Hồ sơ tổng hợp, thống kê đội ngũ cán công chức, viên chức; danh mục số lượng vị trí việc làm 3.1.2 Tài liệu tuyển dụng công chức không qua thi tuyển 3.1.2.1 Hồ sơ tuyển dụng công chức không qua thi tuyển trường hợp thuộc Bộ, ngành Trung ương 3.1.2.2 Hồ sơ tuyển dụng công chức không qua thi tuyển trường hợp thuộc tỉnh, thành phố 3.1.3 Tài liệu tổ chức thi nâng ngạch công chức, viên chức 3.1.3.1 Hồ sơ tổ chức thi nâng ngạch chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp 3.1.3.2 Hồ sơ thẩm định, thống nhất, thoả thuận với Bộ, ngành, địa phương việc tổ chức thi nâng ngạch cán tương đương lên chuyên viên tương đương 3.1.3.3 Hồ sơ thống nhất, thoả thuận với Bộ, ngành, địa phương việc tổ chức thi nâng ngạch viên chức (các chức danh nghề nghiệp ) 3.1.3.4 Hồ sơ ủy quyền cho Bộ, ngành, địa phương tổ chức thi nâng ngạch công chức, viên chức 3.1.4 Tài liệu bổ nhiệm, chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp lương cao cấp công chức, viên chức 3.1.4.1 Hồ sơ bổ nhiệm, chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp lương cao cấp chuyên viên cao cấp 3.1.4.2 Hồ sơ bổ nhiệm, chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp lương cao cấp giảng viên cao cấp 3.1.4.3 Hồ sơ bổ nhiệm, chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp lương cao cấp nghiên cứu viên cao cấp 3.1.5 Tài liệu trả lời vấn đề liên quan đến công chức, viên chức 3.1.5.1 Hồ sơ trả lời Bộ, ngành Trung ương 3.1.5.2 Hồ sơ trả lời tỉnh, thành phố 3.1.5.3 Hồ sơ trả lời kiến nghị cử tri, chất vấn đại biểu Quốc hội vấn đề có liên quan đến lĩnh vực công chức, viên chức 3.1.6 Công văn trao đổi công chức, viên chức 3.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức nhà nước (2002-2019) 4.1 Năm 2002: 4.1.1 Hồ sơ xây dựng văn quy định, hướng dẫn công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức 4.1.2 Hồ sơ xây dựng tiêu chí kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.1.3 Hồ sơ xây dựng kế hoạch ngân sách nhà nước hàng năm dài hạn dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức 4.1.4 Hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược, kế hoạch dài hạn hàng năm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.1.5 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.1.6 Hồ sơ hội nghị, hội thảo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.17 Hồ sơ biên soạn chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.1.8 Hồ sơ kiểm tra giải khiếu nại, kiến nghị liên quan đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.1.9 Công văn trao đổi công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 4.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Tiền lương (2002-2019) 5.1 Năm 2002: 5.1.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, tiền thưởng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước 5.1.2 Hồ sơ xây dựng Đề án cải cách sách tiền lương 5.1.3 Kế hoạch, báo cáo lĩnh vực tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, tiền thưởng 5.1.4 Hồ sơ Ban đạo tiền lương nhà nước 5.1.5 Hồ sơ hướng dẫn xếp ngạch, bậc lương cán bộ, công chức, viên chức nhà nước 5.1.6 Hồ sơ thẩm định định nâng bậc lương trước thời hạn công chức, viên chức tương đương 5.1.7 Hồ sơ nâng ngạch xếp lương chuyên viên cao cấp tương đương không qua thi cơng chức, viên chức có thơng báo nghỉ hưu 5.1.8 Hồ sơ tham gia ý kiến với quan có liên quan vấn đề tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng 5.1.9 Hồ sơ giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến sách tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, tiền thưởng 5.1.10 Cơng văn trao đổi lĩnh vực tiền lương 5.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Tổ chức Phi phủ (2002-2019) 6.1 Năm 2002: 6.1.1 Hồ sơ xây dựng dự án Luật, Nghị quyết, pháp lệnh, Nghị định… trình quan có thẩm quyền ban hành lĩnh vực quản lý hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.1.2 Hồ sơ tham gia ý kiến dự thảo văn có liên quan hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.1.3 Hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác quản lý hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.1.4 Hồ sơ thẩm định Đề án thành lập tổ chức thuộc hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.1.5 Hồ sơ cho phép thành lập; chia, tách; sáp nhập; hợp nhất; giải thể; đổi tên phê duyệt điều lệ hội có phạm vi hoạt động nước liên tỉnh 6.1.6 Hồ sơ cấp giấy phép công nhận Điều lệ quỹ xã hội, quỹ từ thiện; hồ sơ công nhận quỹ đủ điều kiện hoạt động công nhận thành viên Hội đồng quản lý quỹ quỹ có phạm vi hoạt động tồn quốc, liên tỉnh quỹ có tổ chức, cá nhân nước ngồi góp tài sản để thành lập, hoạt động phạm vi tỉnh 6.1.7 Hồ sơ cho phép hợp nhất; sáp nhập; chia, tách; giải thể; đổi tên; đình chỉ, tạm đình hoạt động…đối với quỹ hoạt động tồn quốc, liên tỉnh quỹ có tổ chức, cá nhân nước ngồi góp tài sản để thành lập, hoạt động phạm vi tỉnh 6.1.8 Hồ sơ phối hợp tham gia quản lý nhà nước tổ chức phi phủ nước ngồi việc cho phép đặt văn phòng đại diện, văn phòng dự án, cấp giấy phép hoạt động hoạt động khác Việt Nam 6.1.9 Hồ sơ kiểm tra việc thực tuân thủ pháp luật hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.1.10 Cơng văn trao đổi công tác hội, quỹ tổ chức phi phủ 6.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Cải cách hành (2002-2019) 7.1 Năm 2002: 7.1.1 Hồ sơ xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác cải cách hành 7.1.2 Hồ sơ tham gia góp ý văn có liên quan cải cách hành 7.1.3 Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án chung cải cách hành trình Chính phủ 7.1.4 Hồ sơ thẩm định đề án thí điểm cải cách hành trình Thủ tướng Chính phủ 7.1.5 Kế hoạch, báo cáo cơng tác cải cách hành 7.1.6 Hồ sơ hội nghị công tác cải cách hành 7.1.7 Hồ sơ hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra việc thực kế hoạch cải cách hành Bộ, ngành trung ương địa phương 7.1.8 Hồ sơ triển khai xác định số cải cách hành hàng năm Bộ, ngành trung ương địa phương 7.1.9 Hồ sơ theo dõi thực chế cửa, chế cửa liên thơng quan hành nhà nước địa phương 7.1.10 Hồ sơ tập huấn cải cách hành cơng chức thực CCHC Bộ, ngành trung ương địa phương 7.1.11 Hồ sơ triển khai kế hoạch thông tin tuyên truyền cải cách hành 7.1.12 Cơng văn trao đổi cơng tác cải cách hành 7.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Hợp tác quốc tế (2002-2019) 8.1 Năm 2002: 8.1.1 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế Bộ Nội vụ 8.1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế 8.1.3 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế 8.1.4 Hồ sơ thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước 8.1.5 Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế 8.1.6 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế 8.1.7 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế 8.1.8 Hồ sơ đoàn ra, đồn vào 10 8.1.9 Cơng văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế 8.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… Vụ Tổ chức cán (2002-2019) 9.1 Năm 2002: 9.1.1 Tài liệu chung công tác tổ chức cán 9.1.1.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế làm việc, chế độ, quy định, hướng dẫn công tác tổ chức, cán 9.1.1.2 Hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược công tác tổ chức cán Bộ Nội vụ 9.1.1.3 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán 9.1.1.4 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tham mưu công tác đánh giá, phân loại tổ chức, đơn vị công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ 9.1.1.5 Hồ sơ xử lý vi phạm quy định nhà nước Bộ công tác tổ chức, cán 9.1.2 Tài liệu công tác tổ chức máy 9.1.2.1 Hồ sơ việc thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chia tách, đổi tên giải thể đơn vị, tổ chức thuộc cấu tổ chức quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 9.1.2.2 Hồ sơ việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 9.1.2.3 Hồ sơ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, huyện 9.1.3 Tài liệu công tác cán 9.1.3.1 Hồ sơ quy định tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ; tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý Bộ Nội vụ công chức, viên chức lãnh đạo đơn vị thuộc trực thuộc Bộ 9.1.3.2 Hồ sơ ban hành tiêu chuẩn chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 9.1.3.3 Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch quản lý, sử dụng công chức, viên chức Bộ Nội vụ 9.1.3.4 Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế, tinh giản biên chế đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 9.1.3.5 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quản lý vị trí việc làm quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 9.1.3.5 Hồ sơ quy hoạch cán 9.1.3.6 Hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển công chức, viên chức thuộc Bộ 9.1.3.7 Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch công chức; xét tuyển, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức đơn vị thuộc trực thuộc Bộ 9.1.3.8 Hồ sơ cử công chức tham gia Ban Soạn thảo, Tổ Biên tập, Chương trình, Đề án …theo đề nghị quan, tổ chức có liên quan 9.1.3.9 Hồ sơ cử cơng chức, viên chức công tác, học tập, bồi dưỡng, khảo sát nước 9.1.3.10 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán 9.1.3.11 Hồ sơ hướng dẫn đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ thực quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định pháp luật Bộ Nội vụ 9.1.3.12 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức 11 9.1.3.13 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 9.1.4 Tài liệu công tác lao động, tiền lương 9.1.4.1 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương Bộ Nội vụ 9.1.4.2 Hồ sơ nâng bậc lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn phụ cấp lương theo chế độ quy định hành 9.1.4.3 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, thơi việc, tử tuất, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 9.1.4.4 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm Bộ Nội vụ 9.1.4.5 Hồ sơ vụ tai nạn lao động 9.1.4.6 Hợp đồng lao động vụ việc 9.1.5 Tài liệu công tác đào tạo, bồi dưỡng cán 9.1.5.1 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Bộ Nội vụ 9.1.5.2 Hồ sơ quản lý, thẩm định tiêu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hàng năm 9.1.5.3 Hồ sơ thẩm định xét nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên, bồi dưỡng theo chức danh tiêu chuẩn, bồi dưỡng chuyên sâu cho công chức, viên chức thuộc Bộ 9.1.5.4 Hồ sơ quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc Bộ 9.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… 10 Vụ Tổng hợp (2008-2019) 10.1 Năm 2008: 10.1.1 Tài liệu công tác cán nữ 10.1.1.1 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp trách nhiệm quan hành nhà nước cấp việc bảo đảm cho cấp Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tham gia quản lý nhà nước 10.1.1.2 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực quy định quy hoạch, tạo nguồn cán nữ, tỷ lệ nữ để bổ nhiệm chức danh quan nhà nước 10.1.1.3 Hồ sơ đề xuất sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn quy định tuổi bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng nữ cán bộ, công chức, viên chức; quy định quyền lựa chọn ưu tiên nữ tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm 10.1.1.4 Hồ sơ thực lồng ghép giới việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức 10.1.1.5 Hồ sơ tổng hợp sở liệu tiêu thống kê quốc gia giới, công tác cán bộ, công chức, viên chức nữ thuộc phạm vi Bộ 10.1.1.6 Công văn trao đổi công tác cán nữ 10.1.2 Tài liệu thực dân chủ sở, dân vận quyền 10.1.2.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn thực dân chủ sở, dân vận quyền 10.1.2.2 Hồ sơ kiểm tra việc thực cơng tác dân chủ sở, dân vận quyền 10.1.3 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn khác 10.1.3.1 Hồ sơ theo dõi thực số nhiệm vụ giao BCĐ Tây Bắc, Tây Nguyên Tây Nam Bộ 10.1.3.2 Hồ sơ, tài liệu sách dân tộc 10.1.3.3 Hồ sơ theo dõi, tổng hợp việc triển khai thực văn quy phạm pháp luật, chế sách, chương trình, kế hoạch lĩnh vực tôn giáo, thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ 12 10.1.3.4 Hồ sơ phối hợp thẩm định chiến lược, chương trình, đề án thuộc lĩnh vực tôn giáo, thi đua - khen thưởng, văn thư - lưu trữ 10.1.3.5 Hồ sơ phối hợp công tác với Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam 10.1.3.6 Hồ sơ theo dõi, phụ trách công tác gia đình, trẻ em, nơng thơn mới; giảm nghèo 10.2 Năm 2009: (như năm 2008) ……………… 11 Vụ Pháp chế (2008-2019) 11.1 Năm 2008: 11.1.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế 11.1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế 11.1.3 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật 11.1.4 Hồ sơ thẩm định dự thảo văn quy phạm pháp luật đơn vị thuộc trực thuộc Bộ Nội vụ soạn thảo 11.1.5 Hồ sơ tham gia ý kiến dự thảo văn quan, đơn vị soạn thảo 11.1.6 Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch pháp luật dài hạn, hàng năm Bộ Nội vụ 11.1.7 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra báo cáo tình hình, tiến độ thực chương trình, kế hoạch cơng tác pháp luật sau phê duyệt 11.1.8 Hồ sơ việc rà soát, hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật Bộ Nội vụ 11.1.9 Hồ sơ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật liên quan đến ngành nội vụ, Bộ Nội vụ 11.1.10 Hồ sơ xây dựng tổ chức thực kế hoạch kiểm soát thủ tục hành kế hoạch rà sốt quy định, thủ tục hành hàng năm Bộ Nội vụ 11.1.11 Hồ sơ hướng dẫn công tác bồi thường nhà nước phạm vi quản lý Bộ Nội vụ 11.1.12 Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu 11.1.13 Công văn trao đổi công tác pháp chế 11.2 Năm 2009: (như năm 2002) ……………… 12 Vụ Kế hoạch - Tài (2008-2019) 12.1 Năm 2008: 12.1.1 Tài liệu chung cơng tác quản lý tài chính, ngân sách, tài sản 12.1.1.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác tài chính, ngân sách, tài sản 12.1.1.2 Hồ sơ thẩm định, góp ý đề án, dự thảo văn quy phạm pháp luật theo nghiệp vụ chuyên môn công tác tài chính, ngân sách, tài sản thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ 12.1.1.3 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, ngân sách, tài sản 12.1.1.4 Công văn trao đổi công tác tài chính, ngân sách, tài sản 12.1.2 Tài liệu cơng tác tài 12.1.2.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác tài Bộ Nội vụ 12.1.2.2 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài 13 12.1.2.3 Hồ sơ dự toán thu chi toán ngân sách nhà nước hàng năm Bộ đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 12.1.2.4 Hồ sơ bảo vệ kế hoạch ngân sách nhà nước hàng năm Bộ Nội vụ theo quy định 1.2.1.2.5 Hồ sơ đề nghị thẩm định kế hoạch phân bổ ngân sách hàng năm cho dự án, quan, đơn vị thuộc trực thuộc Bộ 12.1.2.6 Hồ sơ quản lý sử dụng kinh phí 12.1.2.7 Hồ sơ quản lý sử dụng vốn vay, viện trợ nước cho chương trình, dự án Bộ Nội vụ 12.1.2.8 Hồ sơ kiểm tra, xử lý vi phạm cơng tác tài 12.1.3 Tài liệu quản lý sử dụng tài sản 12.1.3.1 Hồ sơ hướng dẫn đơn vị thuộc trực thuộc Bộ thực quản lý sử dụng tài sản 12.1.3.2 Hồ sơ mua sắm, thu hồi, điều chuyển, lý, kiểm kê tài sản 12.1.3.3 Hồ sơ kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản đơn vị thuộc trực thuộc Bộ 12.1.4 Tài liệu kế hoạch đầu tư xây dựng 12.1.4.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn đầu tư xây dựng Bộ Nội vụ 12.1.4.2 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng 12.1.4.3 Hồ sơ phê duyệt, thẩm định dự án đầu tư xây dựng Bộ Nội vụ 12.1.4.4 Hồ sơ phê duyệt kế hoạch đấu thầu dự án đầu tư xây dựng Bộ Nội vụ 12.1.4.5 Hồ sơ phê duyệt toán dự án hoàn thành thuộc Bộ 12.1.4.6 Hồ sơ thực giám sát, đánh giá đầu tư dự án thuộc thẩm quyền Bộ theo quy định 12.1.4.7 Hồ sơ xử lý vi phạm quy định quản lý đầu tư xây dựng 12.1.4.8 Hồ sơ cơng trình xây dựng bản: Cơng trình nhóm A, B, C sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ 12.1.4.9 Công văn trao đổi công tác đầu tư xây dựng 12.2 Năm 2009: (như năm 2008) ……………… 13 Vụ Công tác niên (2012-2019) 13.1 Năm 2012: 13.1.1 Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật niên công tác niên 13.1.2 Hồ sơ xây dựng chiến lược, dự án, đề án liên quan đến niên công tác niên 13.1.3 Kế hoạch, báo cáo niên công tác niên 13.1.4 Hồ sơ sơ kết, tổng kết quy định pháp luật, chương trình mục tiêu niên 13.1.5 Hồ sơ phối hợp với đơn vị thuộc Bộ việc thẩm định thành lập tổ chức hội niên 13.1.6 Hồ sơ tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm nhiệm vụ quản lý nhà nước niên 13.1.7 Hồ sơ phối hợp với Thanh tra Bộ thực tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm thực sách, pháp luật niên 13.1.8 Công văn trao đổi công tác niên 14 13.2 Năm 2013: (như năm 2012) ……………… 14 Thanh tra Bộ (2002-2019) 14.1 Năm 2002 14.1.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác tra giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng 14.1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng 14.1.3 Hồ sơ tra vụ việc 14.1.4 Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo 14.1.5 Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng 14.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… 15 Văn phòng Bộ (2002-2019) 15.1 Năm 2002: 15.1.1 Tài liệu tổng hợp 15.1.1.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành tổ chức thực chế độ, quy định, hướng dẫn vấn đề chung Bộ Nội vụ 15.1.1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác quan cấp trên, Bộ Nội vụ đơn vị trực thuộc Bộ 15.1.1.3 Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ 15.1.1.4 Tài liệu hoạt động Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, phát biểu kiện lớn…) 15.1.1.5 Tập thông báo ý kiến, kết luận họp 15.1.1.6 Sổ ghi biên họp giao ban, sổ tay công tác lãnh đạo Bộ, thư ký lãnh đạo Bộ 15.1.1.7 Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước 15.1.1.8 Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện quan trọng Bộ Nội vụ chủ trì tổ chức 15.1.1.9 Hồ sơ công tác thông tin, tuyên truyền quan 15.1.1.10 Hồ sơ ứng dụng ISO quan Bộ Nội vụ 15.1.1.11 Tập công văn trao đổi vấn đề chung 15.1.2 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 15.1.2.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 15.1.2.2 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 15.1.2.3 Hồ sơ hội nghị cơng tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ quan Bộ tổ chức 15.1.2.4 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ 15.1.2.5 Hồ sơ xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục bí mật nhà nước Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ 15.1.2.6 Hồ sơ xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm 15.1.2.7 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 15.1.2.8 Tập lưu, sổ đăng ký văn quan 15.1.2.9 Sổ đăng ký văn đến 15 15.1.2.10 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 15.1.2.11 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) 15.1.2.12 Hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ lịch sử 15.1.2.13 Hồ sơ thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan 15.1.2.14 Công văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 15.1.3 Tài liệu quản trị công sở 15.1.3.1 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở 15.1.3.2 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở quan 15 1.3.3 Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ quan 15.1.3.4 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai… quan 15.1.3.5 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan 15.1.3.6 Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tơ, máy móc, thiết bị quan 15.1.3.7 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 15.1.3.8 Hồ sơ công tác y tế quan 15.1.3.9 Công văn trao đổi công tác quản trị công sở 15.2 Năm 2003: (như năm 2002) ……………… II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Lập hồ sơ phông khối tài liệu chưa lập hồ sơ - Tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu vấn đề, tên gọi văn bản, tác giả, quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ phông khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ - Trong phạm vi nhóm nhỏ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ - Trong trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra - Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ - Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra tồn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ - Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hồn thiện cần để tờ bìa tạm sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thơng tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm phiếu tin Viết tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ bao gồm yếu tố thông tin bản, phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu có hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng, xác thể ngôn ngữ phù hợp Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường gồm: 16 tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ Sau cách viết tiêu đề hồ sơ: + Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm 2008 Bộ Nội vụ + Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ cải cách thủ tục hành kiện tồn quyền cấp sau sửa sai cải cách ruộng đất năm 1959 + Tập lưu (quyết định, thị, thông tư, công văn v.v ) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu công văn tháng 01 năm 2006 Bộ Nội vụ + Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: Áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị lần thứ hợp tác địa phương Việt - Pháp Bộ Nội vụ phối hợp với Đại sứ quán Cộng hòa Pháp Việt Nam tổ chức thành phố Huế từ ngày 16-17/6/2005 + Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: Áp dụng loại hồ sơ việc mà văn trình giải cơng việc cịn lưu đầy đủ tương đối đầy đủ Ví dụ: Hồ sơ giải tồn sách, chế độ cán xã, phường, thị trấn tỉnh Thái Bình bị xử lý kỷ luật thời gian ổn định sở năm 2003 - 2004 + Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A - Vụ Chính quyền địa phương, Bộ Nội vụ Sắp xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ Tuỳ theo loại hồ sơ mà xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay q trình theo dõi, giải cơng việc thực tế Sau số cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: + Theo số thứ tự ngày tháng văn bản: hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu tên loại văn + Theo thời gian diễn biến hội nghị, hội thảo; theo trình tự theo dõi, giải công việc: hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ việc + Theo tầm quan trọng tác giả theo vần ABC tên gọi tác giả, tên địa danh: hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả; tác giả quan chủ quản hay tác giả quan cấp thuộc nhiều địa phương khác Biên mục hồ sơ - Đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên - Viết mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn - Viết chứng từ kết thúc hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ 20 năm trở lên - Viết bìa hồ sơ: Viết đầy đủ thơng tin tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Người biên soạn Nguyễn Thị Lan 17 18 ... Chương Cơ sở lý luận pháp lý nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan (qua thực tế số Bộ) Chương Giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu. .. tài liệu lưu trữ quan Bộ 9 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm... lưu trữ 16 1.2 Cơ sở pháp lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17 Tiểu kết chương 20 Chương THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)