Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bài giảng cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ,... Hi vọng đây sẽ là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên đang theo học môn dùng làm tài liệu học tập và nghiên cứu. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung tài liệu.

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ GV Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560 Email: duy_vinh1701@yahoo.com Website: chinhlytailieu.com TÀI LIỆU THAM KHẢO - Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PLUBTVQH10) - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc chỉnh lý tài liệu hành - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 BỐ CỤC BÀI GIẢNG I Khái niệm, mục đích, yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý II Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ I Khái niệm, mục đích, yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý Khái niệm Mục đích Yêu cầu Nguyên tắc Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Mục đích: - Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối phông tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu; - Loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quản sử dụng kho tàng trang thiết u cầu: - Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu; - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; Ngun tắc chỉnh lý: - Không phân tán phông lưu trữ; - Tài liệu phông phải chỉnh lý xếp riêng - Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc; liên hệ lôgíc lịch sử tài liệu; - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu - Tài liệu phông phải II Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Các bước thực Trách nhiệm Giao nhận tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu đồ Quy trình h lý tài liệu giấy Tài liệu liên quan BM-CLTLG-01 Vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý Vệ sinh sơ tài liệu Lưu trữ viên B2 Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn BM-CLTLG-02 BM-CLTLG-03 BM-CLTLG-04 BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B4 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B3 Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS kết hợp XĐGTTL BM-CLTLG-04 BM-CLTLG-05 Lưu trữ viên B3 (trường trường Lưu trữ viên B2 Biên mục phiếu tin BM-CLTLG-06 sô sô 1, 1, 2, 2, 4, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) 5,6,7,8,9,10,11,13,14) Chỉnh sửa, Chưa đạt Kiểm tra, chỉnh sửa Hồn chình việc lập HS việc biên muc phiếu tin Đạt BM-CLTLG-05 BM-CLTLG-06 Hồ sơ Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá - Tài liệu sau chỉnh lý cần vận chuyển vào kho xếp lên giá - Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ thấy, dễ lấy, theo loại tài liệu - Sắp xếp lên khoang, giá phải thống theo quy định xếp từ xuống dưới, từ trái qua phải Bước 18 Bàn giao tài liệu Sau xếp tài liệu lên giá cần làm thủ tục bàn giao tài liệu lập biên giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) Bước 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu Lấy phiếu tin biên mục nhập đầy đủ thông tin phiếu tin vào máy vi tính Bước 20 Kiểm tra việc nhập phiếu tin Đối chiếu sở liệu với phiếu tin, phiếu tin chưa đạt u cầu chỉnh sửa hồn chỉnh Bước 21 Lập Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ công cụ tra cứu chủ yếu lưu trữ, dùng để thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản phông lưu trữ theo phương án hệ thống hoá Thành phần Mục lục hồ sơ  Tờ bìa *  Tờ nhan đề *  Tờ mục lục *  Lời nói đầu *  Bảng chữ viết tắt *  Bảng kê hồ sơ *  Bảng dẫn *  Phần kết thúc - Tờ bìa UỶ BAN NHÂN DÂN TÌNH ĐỒNG NAI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II MỤC LỤC HỒ SƠ MỤC LỤC HỒ SƠ Phông: Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Từ năm:1998 đến năm:2000 Phông: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II Từ năm:2000 đến năm:2004 - Tờ nhan đề CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TRƯỜNG TRUNG HỌC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II UỶ BÂN NHÂN DÂN QUẬN 12 VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND KHO LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ MỤC LỤC HỒ SƠ Phông: Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II Từ hồ sơ 206 đến hồ sơ số 920 - Phông số:… - Mục lục số (quyển số):05 -Số trang:10 Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Phông: Uỷ ban nhân dân quận 12 Từ hồ sơ 1500 đến hồ sơ số 2000 - Phông số:03 - Mục lục số (quyển số):20 -Số trang:25 Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn - Bảng kê tiêu đề hồ sơ bao gồm cột: + + + + + + Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Ghi Mẫu phần thống kê tiêu đề hồ sơ CẶP HỘ P SỐ HỒ SƠ SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY THÁNG BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC SỐ LƯNG TỜ GHI CHU Ù HOÄ P SỐ HỒ SƠ SỐ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (ĐƠN VỊ BẢO QUẢN) NGÀY THÁNG BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC SỐ LƯN G TỜ A ĐÀO TẠO I QUẢN LÝ CHUNG VỀ ĐÀO TẠO Văn chung nhà nước 50 501 - Tập tài liệu đạo nhà nước công tác đào tạo, năm 2004 10/01/2004 ñeán 30/12/2004 25 25/01/2004 ñeán 30/3/2004 35 10/6 30/10 2004 20 Xây dựng quản lý chương trình khung môn học 502 - Tập tài liệu việc xây dựng kế hoạch đào tạo Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 II ĐÀO TẠO CHÍNH QUY Tuyển sinh 503 51 - Hồ sơ tuyển sinh Trường TH Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng II, năm 2004 Kết đào tạo đến năm GHI CHÚ - Viết bảng dẫn mục lục bảng dẫn vấn đề; bảng dẫn tên người; bảng dẫn tên địa danh Bước 22 Xử lý tài liệu loại - Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BMCLTLG-08) - Viết thuyết minh tài liệu loại * - Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại Bước 23 Kết thúc chỉnh lý - Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ phông - Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý - Tổ chức họp rút kinh nghiệm Trân trọng cảm ơn! ... hình thành tài liệu - Tài liệu phông phải II Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Các bước thực Trách nhiệm Giao nhận tài liệu Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu đồ Quy... 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá *** Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B2 Lưu đồ Quy trình h lý tài liệu giấy Lưu trữ viên B2 Lưu trữ viên B3 Tài liệu liên quan... mục lục hồ sơ Lưu trữ viên B2, Lưu trữ viên TC B2 22 Xử lý tài liệu loại Lưu trữ viên B2, Lưu trữ viên TC B2 23 Kết thúc lý BM-CLTLG-08 Bước Giao, nhận tài liệu Biên giao nhận tài liệu (BMCLTLG-01)