Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ sau đây trang bị cho các bạn những kiến thức về thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; công tác kiểm tra. Mời các bạn tham khảo tài liệu để hiểu rõ hơn về những nội dung này.

ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP HCM, 2014 Đặng Thanh Nam Page PHẦN THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ Khái niệm Thống kê lưu trữ vận dụng phương pháp cơng cụ để xác định xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ theo phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể kho lưu trữ Trên sở số liệu thống kê quan lưu trữ báo cáo, quan quản lý lưu trữ cấp có sở để xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển công tác lưu trữ phạm vi địa phương, ngành phạm vi nước Nguyên tắc Công tác thống kê tài liệu kho lưu trữ dựa nguyên tắc tập trung, thống bảo đảm tính kế thừa giai đoạn công việc Tất tài liệu bảo quản kho lưu trữ phải phản ảnh vào loại sổ sách thống kê; kể tài liệu chưa chỉnh lý, biên mục tài liệu không thuộc đối tượng quản lý quan, đơn vị bảo quản kho lưu trữ Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê năm tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 II NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ Đối tượng nội dung thống kê Trong phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu tài liệu lưu trữ Ngoài ra, kho lưu trữ thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ Mỗi đối tượng thống kê yêu cầu nội dung thống kê khác Cụ thể: - Đối tượng thống kê tài liệu lưu trữ + Số lượng tài liệu phông, kho; + Thành phần tài liệu; + Nội dung tài liệu; + Tình hình tài liệu - Đối tượng thống kê phương tiện bảo quản kho lưu trữ Đặng Thanh Nam Page + Các loại phương tiện; + Số lượng; + Chất lượng - Đối tượng thống kê công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ + Các loại công cụ tra cứu; + Số lượng - Đối tượng thống kê tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ + Số lượng người đến nghiên cứu tài liệu; + Số lượng hồ sơ cung cấp phục vụ nghiên cứu sử dụng; + Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu kho lưu trữ; + Các nhóm tài liệu thường nghiên cứu sử dụng - Đối tượng thống kê cán lưu trữ + Số lượng cán bộ; + Trình độ; + Độ tuổi; + Giới tính Phạm vi phương pháp thống kê Thống kê lưu trữ thực phạm vi khác nhau: thống kê phạm vi kho lưu trữ; thống kê phạm vi ngành, địa phương; thống kê nhà nước lưu trữ Thống kê phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu … phòng, kho lưu trữ Thống kê nhà nước lưu trữ nhằm tổng hợp số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ … phạm vi nước Các phòng, kho lưu trữ trình thực nhiệm vụ thống kê phạm vi phòng, kho lưu trữ; đồng thời thực nhiệm vụ thống kê nhà nước Thống kê lưu trữ chủ yếu thực kết hợp trình thực nội dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu Ngoài ra, việc thống kê thực định kỳ hàng năm theo quy định nhà nước III CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CHÍNH Sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào phịng, kho lưu trữ, ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 Cục Lưu trữ Nhà nước Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập tài liệu nhập vào kho Đặng Thanh Nam Page lưu trữ - Mỗi lần nhập đánh số thứ tự, khơng kể số tài liệu nhiều hay - Những tài liệu nhập vào kho lưu trữ trước lập sổ tập hợp, thống kê vào sổ để lưu trữ nắm thực tế tài liệu nhập vào kho lưu trữ Tác dụng Sổ nhập TLLT - Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho lưu trữ theo dõi để nắm đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ, phơng tài liệu có kho lưu trữ, tình trạng tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ - Các số liệu thống kê sổ nhập giúp cho lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp kho lưu trữ xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp Cấu tạo Sổ nhập TLLT - Bìa: Được lập khổ giấy A4 (210mm x 297mm) …………………………… ……………… SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Ba dòng sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên quan theo thứ tự từ quan chủ quản cao đến quan trực tiếp quản lý kho tài liệu Số: Ghi số thứ tự sổ nhập tài liệu chữ số Ả Rập Nếu số nhập lần ghi số 01 Bắt đầu ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhập tài liệu đăng ký vào sổ Kết thúc ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm cuối việc nhập tài liệu đăng ký vào sổ Phần nội dung thống kê sổ nhập TLLT: Gồm 10 cột lập khổ giấy A3 (297mm x 420mm) Đặng Thanh Nam Page STT Ngày tháng năm nhập tài liệu Số, ký hiệu, ngày tháng năm biên giao nộp tài liệu Tên quan (cá nhân) nộp tài liệu Tên phông (sưu tập/bộ tài liệu) Số phông Thời gian tài liệu Số lượng Đặc điểm Ghi tình hình tài liệu Cách ghi sổ nhập TLLT: Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập chữ số Ả Rập Mỗi lần nhập tài liệu ghi số thứ tự khơng kể lần nhập nhiều hay tài liệu, số 01 Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm biên giao nộp tài liệu Cột 4: Ghi tên quan cá nhân nộp tài liệu Cột 5: Ghi tên phơng có tài liệu giao nộp Đối với lưu trữ quan cột thay “Đơn vị có tài liệu” Cột 6: Ghi số phông đăng ký danh sách phông Cột 7: Nhập tài liệu năm ghi rõ năm (thời gian tài liệu) Cột 8: Nếu tài liệu chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể (mét giá cặp ba dây) Cột 9: Ghi tóm tắt đặc điểm tài liệu (tình trạng vật lý tài liệu, chất lượng tài liệu, đặc điểm xếp bên khối tài liệu giao nộp ) Cột 10: Ghi điều cần thiết như: ngôn ngữ, phương tiện mang tin kèm theo tài liệu + Cuối sổ nhập tài liệu cần tổng hợp các số liệu đăng ký vào sổ như: Tổng số lần nhập; Tổng số phông; Tổng số tài liệu tính theo loại hình tài liệu; Ký tên, đóng dấu quan Sổ xuất tài liệu lưu trữ 2.1 Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê việc xuất tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu chỉnh lý, phục chế, tu bổ chụp… Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Giúp cho quan quản lý lưu trữ nắm biến động tài liệu kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ, theo dõi để thu tài liệu hết thời hạn cho mượn mà cá nhân, đơn vị chưa trả giúp phận lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hồn chỉnh phơng lưu trữ Đặng Thanh Nam Page Cấu tạo Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: + Trang bìa SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:……………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: + Trang nội dung: STT Ngày xuất Số phiếu yêu cầu Xuất đâu, mục đích, xuất Tên số phông Số mục lục Số hồ sơ Số lượng Người nhận Ghi Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất TLLT tạm thời: Mỗi lần xuất tài liệu dù đơn vị bảo quản hay tài liệu phải ghi rõ tên, số ngày tháng văn làm xuất Tài liệu đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự lần xuất Xuất tài liệu tạm thời khỏi kho phải lấy chữ ký người nhận tài liệu Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay đặt vào vị trí tài liệu giá, tủ Khi tài liệu trả phải huỷ phiếu đánh dấu Trong phiếu thay ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục số phông đơn vị bảo quản cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn thời gian trả lại 2.2 Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ sổ dùng để thống kê tình hình xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ mà không thu hồi lại, dùng để thống kê tài liệu xuất vĩnh viễn khỏi kho lưu trữ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ giúp quan quản lý lưu trữ nắm số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu chuyển khỏi kho lưu trữ, giúp cán lưu trữ đề Đặng Thanh Nam Page kế hoạch, biện pháp thích hợp công tác quản lý bảo quản tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cấu tạo Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Trang bìa SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số:……………… Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Trang nội dung: STT Ngày xuất Căn xuất Xuất đâu Số phông tên Mục lục phông hồ sơ số Số hồ sơ Số lượng Ghi Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất hẳn TLLT Mỗi lần xuất tài liệu dù đơn vị bảo quản hay tài liệu phải ghi rõ tên, số ngày tháng văn làm xuất (như giấy phép xuất, biên bàn giao, định tiêu huỷ tài liệu, biên xoá bỏ tài liệu, giấy giới thiệu, công văn mượn tài liệu… ) Tài liệu đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự lần xuất tài liệu lưu trữ Sổ đăng ký phông lưu trữ Sổ đăng ký phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ/các sưu tập lưu trữ thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình phơng lưu trữ kho Đặng Thanh Nam Page Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phông Thời gian đơn vị hình thành phơng Ghi Cột 1: dùng để thống kê tồn phơng có lưu trữ Mỗi phông ghi lần theo lần nhập phơng vào kho lưu trữ Cột 2: ghi ngày tháng lần nhập phông vào kho lưu trữ Cột 3: ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Nếu tên thay đổi nhiều lần ghi tên cuối Cột 4: phơng đóng ghi thời gian bắt đầu kết thúc Nếu phơng mở ghi thời gian bắt đầu hoạt động Cột 5: dùng để ghi thay đổi địa điểm bảo quản phông phông chuyển hẳn sang Lưu trữ khác Ghi thay đổi số lượng tài liệu chuyển Phiếu phơng lưu trữ/cơng trình/sưu tập lưu trữ “Phiếu phông” dùng để ghi thay đổi tên gọi phông; thống kê số lượng, thành phần thay đổi số lượng thành phần phơng Phiếu phơng lập lần nhập tài liệu phông vào kho lưu trữ Trong mục “Tên phơng” phải liệt kê theo trình tự thời gian tất tên gọi đơn vị hình thành phơng Phiếu phơng bảo quản theo số thứ tự đăng ký Danh sách phông, số thứ tự dùng để đánh góc bên phải Phiếu phơng MẪU PHIẾU TIN PHƠNG/CƠNG TRÌNH/SƯU TẬP LƯU TRỮ Mã quan lưu trữ …………………… Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ …………………… Tên phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ: …………………………………………… …………………………………………… Thời gian tài liệu Tổng số tài liệu Số tài liệu chỉnh lý ………………… ………………… Số tài liệu chưa chỉnh lý ………………… ………………… ……………………… ……………………… ……………………… ……………………… Các nhóm tài liệu chủ yếu: 10 Các loại hình tài liệu khác 11 Ngôn ngữ: 12 Thời gian nhập tài liệu: 13 Công cụ tra cứu 14 Lập bảo hiểm ……………………………… ……………………………… 15 Ghi chú: 16.Lịch sử đơn vị hình thành phơng: Đặng Thanh Nam Page Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưư trữ công cụ tra cứu lưu trữ, dùng để thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phông lưu trữ Mẫu mục lục hồ sơ ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu phông, cố định trật tự hệ thống hố hồ sơ phơng, xác định vị trí đơn vị bảo quản phơng Các phịng, kho lưu trữ sử dụng mục lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý Cấu tạo mục lục hồ sơ gồm có: Tờ bìa, tờ nhan đề; tờ mục lục; lời nói đầu;bảng chữ viết tắt; bảng kê hồ sơ; bảng dẫn; phần kết thúc  Tờ bìa: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ năm …… đến năm…… - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: Ghi tên quan - Tên phông lưu trữ: Ghi tên gọi thức đơn vị hình thành phơng - Từ năm … đến năm: Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ có mục lục hồ sơ  Tờ nhan đề: Đặng Thanh Nam Page TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG:…………………… …………………… …………………… Từ hồ sơ ……… đến hồ sơ…… Phông số: Mục lục số (quyển số): Số trang: Thời hạn bảo quản: Cách ghi tờ nhan đề: - Tên quan hay tổ chức lưu trữ: ghi Bìa - Tên phơng lưu trữ; ghi Bìa - Từ hồ sơ số … đến hồ sơ số: Ghi số số hồ sơ cuối “Mục lục” - Phông số: Viết số thứ tự phông cố định theo danh sách phông kho lưu trữ - Mục lục số (quyển số): Ghi số thứ tự Mục lục hồ sơ phông - Số trang: ghi số lượng trang “Mục lục hồ sơ” - Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ Thời hạn bảo quản Mục lục hồ sơ thường vĩnh viễn  Tờ mục lục (của mục lục hồ sơ): Tờ mục lục bảng liệt kê phần, chương, mục nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với phần, chương, mục, số thứ tự trang đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện  Lời nói đầu: Lời nói đầu mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ phông dễ dàng Đối với phông lưu trữ có đơn vị tổ chức, thành phần khối lượng tài liệu phức tạp, phần lớn lời nói đầu phải giới thiệu khái quát thay đổi đơn vị tổ chức phông diễn biến phức tạp tình hình tài liệu Nội dung "Lời nói đầu" gồm có yếu tố thơng tin sau: - "Lịch sử đơn vị hình thành phơng" : Nêu tóm tắt về: Đặng Thanh Nam Page 10 Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hồn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim /đoạn phim - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Đĩa - Quy chiếu Trong đó: Đã thống kê biên mục b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc thay gốc) - Đĩa - Quy nghe Trong đó: Đã thống kê biên mục c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục - Ảnh (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục d) Tổng số tài liệu đồ - Bản đồ Trong đó: Đã thống kê biên mục Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Trong đó: Đã tạo lập sở liệu IV Thu thập loại huỷ tài liệu Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video Đặng Thanh Nam Phông/sưu tập Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Bộ/đoạn Cuộn Cuộn Đĩa Giờ Giờ Cuộn Đĩa Giờ Giờ Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Bản đồ Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Mét Mét Mét Cuộn Cuộn Page 19 - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Đặng Thanh Nam Lượt người Page 20 a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu - Ảnh - Ghi âm, ghi hình Hồ sơ/đơn vị bảo quản Tài liệu Ảnh Giờ a) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số tài liệu chụp - Tổng số tài liệu cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số yêu cầu độc giả Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời Tài liệu/ trang Tài liệu/ trang Yêu cầu Yêu cầu Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số công bố, giới thiệu - Tổng số lần trưng bày, triển lãm - Tổng số ấn phẩm xuất Bài viết Lần Ấn phẩm Cơng cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ - Tổng số cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ - Tổng số tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục - Tổng số phim âm có thống kê biên mục - Tổng số ảnh có thống kê biên mục - Tổng số mục lục chuyên đề - Tổng số sách dẫn phông lưu trữ - Thẻ tra tìm Phơng/sưu tập Cơng trình/đề tài Giờ Chiếc Chiếc Mục lục Sách Phiếu VI Nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học nghiệm thu Trong đó: + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ/ngành + Cấp sở - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ/ngành + Cấp sở Đặng Thanh Nam Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Page 21 VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Kho lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chun dụng sử dụng để bảo quản tài liệu m2 + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu m2 - Diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng m2 - Diện tích kho tạm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Trong đó: + Giá cố định + Giá di động - Camera quan sát - Hệ thống chống đột nhập - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động - Bình chữa cháy khí, bọt,… - Hệ thống điều hồ nhiệt độ trung tâm - Máy điều hoà nhiệt độ - Máy hút ẩm - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm - Thiết bị thơng gió - Máy khử trùng tài liệu phương pháp đông lạnh hút chân không,… - Máy khử axit - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu - Hệ thống thiết bị lập bảo hiểm microfilm - Mạng diện rộng - Mạng nội - Máy chủ - Máy tính cá nhân - Máy quét (scanner) - Máy chụp m2 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Đặng Thanh Nam Mét Mét Mét Chiếc Hệ thống Hệ thống Chiếc Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc …., ngày……tháng……năm 20… THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký tên, đóng dấu) Page 22 9.2 Mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức báo cáo:………………………… Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:…………………………………… Biểu số: 02/TH BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20… (Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ) Nội dung báo cáo I Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Nội quy vào kho lưu trữ - Bảng thời hạn bảo quản II Tổ chức, nhân làm cơng tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tổ chức lưu trữ - Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ tương đương - Phòng lưu trữ - Tổ lưu trữ - Bộ phận lưu trữ Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Trong đó: Nữ - Kiêm nhiệm cơng tác khác a) Trình độ chun mơn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trên đại học chuyên ngành khác - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Đại học chuyên ngành khác - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Cao đẳng chuyên ngành khác - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trung cấp chuyên ngành khác - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lưu trữ viên cao cấp - Lưu trữ viên - Lưu trữ viên Đặng Thanh Nam Đơn vị tính Số lượng Văn Văn Văn Văn Trung tâm Phòng Tổ Bộ phận Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Page 23 - Lưu trữ viên trung cấp - Kỹ thuật viên lưu trữ c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống - Từ 31 đến 40 - Từ 41 đến 50 - Từ 51 đến 60 Người Người Người Người Người Người III Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu giấy - Tổng số phơng/sưu tập lưu trữ Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hoàn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh + Quy mét giá tài liệu Tài liệu khoa học, kỹ thuật - Tổng số cơng trình/đề tài Trong đó: Cơng trình/đề tài chỉnh lý hồn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ - Tổng số phơng /sưu tập tài liệu lưu trữ Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hoàn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim/đoạn phim - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Đĩa - Quy chiếu Trong đó: Đã thống kê biên mục Đặng Thanh Nam Phông/sưu tập Phông/sưu tập Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Cơng trình/đề tài Cơng trình/đề tài Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Phông/sưu tập Phông/sưu tập Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Bộ/đoạn Cuộn Cuộn Đĩa Giờ Giờ Page 24 b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc thay gốc) - Đĩa - Quy nghe Trong đó: Đã thống kê biên mục c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục - Ảnh (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục d) Tổng số tài liệu đồ - Bản đồ Trong đó: Đã thống kê biên mục Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Trong đó: Đã tạo lập sở liệu IV Thu thập loại huỷ tài liệu Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ Cuộn Đĩa Giờ Giờ Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Bản đồ Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Mét Mét Mét Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm Đặng Thanh Nam Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Page 25 - Phim âm - Ảnh - Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu - Ảnh - Ghi âm, ghi hình Chiếc Chiếc Bản đồ Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Lượt người Hồ sơ/đơn vị bảo quản Tài liệu Ảnh Giờ b) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tài liệu chụp - Tài liệu cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số yêu cầu độc giả Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời Tài liệu/ trang Tài liệu/ trang Yêu cầu Yêu cầu Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số công bố, giới thiệu Đặng Thanh Nam Bài viết Page 26 - Tổng số lần trưng bày, triển lãm - Tổng số ấn phẩm xuất Lần Ấn phẩm Cơng cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ - Tổng số cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ - Tổng số tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục - Tổng số phim âm có thống kê biên mục - Tổng số ảnh có thống kê biên mục - Tổng số mục lục chuyên đề - Tổng số sách dẫn phơng lưu trữ - Thẻ tra tìm VI Nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học nghiệm thu Trong đó: + Cấp Nhà nước Phơng/sưu tập Cơng trình/đề tài Giờ Chiếc Chiếc Mục lục Sách Phiếu Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp sở Chương trình/đề tài - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng Chương trình/đề tài Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp sở Chương trình/đề tài VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Kho lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ chun dụng m2 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng để bảo quản tài liệu m2 + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu m2 - Diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng m2 - Diện tích kho tạm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Trong đó: + Giá cố định m2 Đặng Thanh Nam Mét Mét Page 27 + Giá di động - Camera quan sát - Hệ thống chống đột nhập - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động - Bình chữa cháy khí, bọt,… - Hệ thống điều hồ nhiệt độ trung tâm - Máy điều hoà nhiệt độ - Máy hút ẩm - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm - Thiết bị thơng gió - Máy khử trùng tài liệu phương pháp đông lạnh hút chân không,… - Máy khử axit - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu - Hệ thống thiết bị lập bảo hiểm microfilm - Mạng diện rộng - Mạng nội - Máy chủ - Máy tính cá nhân - Máy quét (scanner) - Máy chụp NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Mét Chiếc Hệ thống Hệ thống Chiếc Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc …., ngày……tháng……năm 20… THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký tên, đóng dấu) IV CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỔ TRỢ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ sổ thống kê mục lục hồ sơ phông lưu trữ kho lưu trữ, ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có phòng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ Mục lục hồ sơ, công cụ hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu phòng kho lưu trữ - Cấu tạo sổ đăng ký Mục lục hồ sơ: + Trang bìa Đặng Thanh Nam Page 28 TÊN CƠ QUAN LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ + Trang nội dung: gồm 10 cột STT Phông số Mục lục số Tên mục lục Thời gian tài liệu có mục lục Số lượng đơn vị bảo quản Số tờ mục lục Số mục lục Thời hạn bảo quản Ghi Cách trình bày phần nội dung sổ: Cột 1: Số thứ tự đăng ký mục lục - ghi số thứ tự đăng ký mục lục hồ sơ lưu trữ số Ả rập Số thứ tự ghi lần cho mục lục hồ sơ, trường hợp mục lục hồ sơ bị loại khỏi Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ số thứ tự bỏ trống Cột 2: Phơng số - ghi số phông quy định Sổ đăng ký phông lưu trữ Cột 3: Mục lục số - ghi số mục lục hồ sơ quy định phạm vi phông Cột 4: Tên mục lục hồ sơ - ghi tên gọi đầy đủ mục lục hồ sơ Cột 5: Thời gian tài liệu mục lục - ghi năm bắt đầu năm kết thúc tài liệu thống kê mục lục hồ sơ Cột 6: Số lượng đơn vị bảo quản - ghi số lượng đơn vị bảo quản thống kê Mục lục hồ sơ Cột 7: Số tờ mục lục - ghi số lượng tờ Mục lục hồ sơ Cột 8: Số mục lục - ghi số lượng Mục lục hồ sơ có lưu trữ (có lưu trữ) Cột 9: Thời hạn bảo quản-ghi thời hạn bảo quản tài liệu có Mục lục hồ sơ Cột 10: Ghi - ghi việc hủy, thay đổi chuyển giao mục lục hồ sơ nơi khác Đặng Thanh Nam Page 29 Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ Thẻ loại cơng cụ tra cứu khoa học, nguồn thơng tin tài liệu tập hợp theo ngành, chuyên đề, vật (vấn đề), thời gian… Thẻ xây dựng nhóm tài liệu, phận phông, phông hay nhiều phông mà không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu, phương án phân loại hay phương án hệ thống hoá tài liệu Thẻ có chức cung cấp thơng tin nội dung, thành phần tài liệu phông nhiều phông, kho nhiều kho lưu trữ Khác với mục lục hồ sơ, thẻ khơng có chức thống kê, thẻ có chức tra tìm thơng tin xây dựng không phụ thuộc vào việc tổ chức tài liệu kho lưu trữ Thẻ bao gồm loại: Thẻ hệ thống, Thẻ chuyên đề, Thẻ vật (vấn đề), Thẻ vật chuyên đề, Thẻ thời gian Mẫu thẻ tra tìm TLLT: Ký hiệu phân loại thông tin ……………………………… Số phông … số mục lục … số hồ sơ… ……………………………………………………… Tên phông ………………………………………………………………………… … Nội dung: …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, ngơn ngữ, bút tích, phương pháp in) ……………………………… Thời gian cuả tài liệu Điạ điểm hình thành tài liệu …………………… …………………………… Cách trình bày thẻ : - Ô số ghi ký hiệu theo khung phân loại thơng tin cuả thẻ - Ơ số ghi địa cuả tài liệu gồm số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số (đối với trường hợp làm thẻ đến văn bản) - Ô số ghi tên đầy đủ phông tài liệu - Ô số : Nếu thẻ biên mục cho hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ Nếu thẻ làm cho tài liệu ghi tên văn Nếu thẻ làm đến phần tài liệu tóm tắt nội dung phần tài liệu bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh - Ô số ghi tài liệu gốc, hay sao; ngơn ngữ (từ tiếng Việt); bút tích cuả nhân vật hoạt động xã hội tiếng; tài liệu viết hay đánh máy Đặng Thanh Nam Page 30 - Ơ số ghi thời gian viết tài liệu.Ví dụ nội dung tài liệu thời kỳ 1946-1954, tài liệu viết năm 1990 - Ô số ghi địa điểm viết tài liệu (có trường hợp địa điểm nội dung tài liệu khác với địa điểm viết tài liệu) Biên kiểm kê tình trạng tài liệu lưu trữ kho Biên kiểm kê tình trạng TLLT dùng để ghi chép thơng tin chi tiết TLLT kho, thực định kỳ hàng năm Qua việc kiểm kê xác định tình hình thực tế TLLT, từ có biện pháp phù hợp việc quản lý, khai thác, sử dụng tu bổ, phục chế TLLT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc …………ngày … tháng … năm… BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU Số : ……… Khối tài liệu kiểm kê : ……….(tên phông)…………… Thời gian kiểm kê từ ngày ……… đến ngày ……… Kết kiểm kê : Tổng số đơn vị bảo quản có thống kê ……………………………… Trong : a) Đủ……………………………………………………………ĐVBQ b) Không thấy………………………………………………… ĐBVQ c) Xuất sử dụng …………………………………………… ĐBVQ Tổng số đơn vị bảo quản khơng có thống kê……………………… ĐBVQ Trong số tài liệu có : a) Biên mục khơng ………………………………… ĐBVQ b) Yêu cầu cần phục chế ……………………………………… ĐBVQ c) Không thể phục chế ………………………………………… ĐBVQ d) Đã thời hạn bảo quản ………………………… .ĐBVQ Những đề xuất điều kiện bảo quản : ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thủ trưởng quan xác nhận (Chức danh – Ký tên ) Đặng Thanh Nam Những người tham gia kiểm kê (Chức danh – Ký tên) Page 31 V CÔNG TÁC BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU, SỔ SÁCH THỐNG KÊ LƯU TRỮ Việc bảo quản sổ sách, biểu mẫu thống kê công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phải đảm bảo quy định: - Các loại sổ sách thống kê phải đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai - Khơng sửa chữa, tẩy xóa sổ sách thống kê Khi cần, người có trách nhiệm sửa chữa Việc sửa chữa sổ sách thống kê phải thật rõ ràng (không dập, xoá, tẩy mà gạch gạch ngang gạch chéo để đọc được) Sửa chữa chỗ phải ký ngồi lề cạnh chỗ - Các loại sổ sách thống kê phải bảo quản riêng Chìa khố tủ để sổ sách thống kê giao cho người có trách nhiệm giữ, khơng mang ngồi nơi làm việc khơng giao cho người khác giữ - Sổ sách thống kê có người có trách nhiệm sử dụng, khơng cho người ngồi xem, khơng dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho người sử dụng tài liệu - Sổ xuất tài liệu kho có người quản lý kho tài liệu giữ PHẦN CƠNG TÁC KIỂM TRA I MỤC ĐÍCH CỦA CƠNG TÁC KIỂM TRA Công tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu phòng, kho lưu trữ, phát sai sót cơng tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản có biện pháp khắc phục kịp thời sai sót xảy II CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA Chế độ kiểm tra Công tác kiểm tra TLLT sở vật chất kho lưu trữ tiến hành định kỳ đột xuất - Kiểm tra định kỳ: công tác kiểm tra tiến hành thường xuyên theo kỳ hạn định trước: năm lần hay sáu tháng lần - Kiểm tra đột xuất: Là việc kiểm tra tiến hành bất thường trường hợp:  Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá  Nghi ngờ tài liệu bị đánh cắp, kho, hịm, tủ bị đục kht hay bị bẻ khố  Phát tài liệu bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt  Sau lần di chuyển tài liệu  Khi thay đổi người phụ trách, quản lý kho lưu trữ Nội dung cụ thể việc kiểm tra thực theo quy định pháp luật quan có tài liệu lưu trữ tập trung vào vấn đề tình hình thực Đặng Thanh Nam Page 32 quy định cơng tác lưu trữ, tình hình TLLT, sở vật chất bảo quản TLLT, nhân thực công tác lưu trữ Phương pháp kiểm tra Trước tiến hành kiểm tra phải xác định rõ mục đích, yêu cầu chủ yếu đợt kiểm tra; phải nắm tình hình tài liệu trước kiểm tra đặt trọng tâm kiểm tra vấn đề chủ yếu Phương pháp kiểm tra thường áp dụng là: - Đối chiếu số lượng tình hình tài liệu ghi sổ sách thống kê với tình hình tài liệu thực có phòng, kho lưu trữ - Ghi lại vấn đề phát đối chiếu, xem xét vào sổ sách kiểm tra - Lập biên kiểm tra, cần ghi rõ:  Kết kiểm tra (thiếu bao nhiêu, sai khâu …)  Ý kiến người kiểm tra  Biện pháp đề nghị thực sau kiểm tra Cơng tác kiểm tra tiến hành phông phần tài liệu phòng, kho lưu trữ III NHỮNG BIỆN PHÁP CẦN THỰC HIỆN SAU KHI TIẾN HÀNH CÔNG TÁC KIỂM TRA Sau tiến hành công tác kiểm tra phịng, kho lưu trữ phải tích cực thực biện pháp cụ thể để khắc phục sai sót như: Tìm tài liệu bị Bổ sung tài liệu thiếu Đòi tài liệu cho mượn hạn Phục chế tài liệu hư hỏng Sửa lại kho tàng Tăng cường thiết bị bảo quản… Đối với tài liệu bị khơng thể tìm thấy tài liệu bị hư hỏng khơng thể phục chế phải lập biên tiến hành xoá bỏ sổ sách thống kê Tóm lại, cơng tác thống kê kiểm tra lưu trữ có vai trị quan trọng tổ chức quản lý, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác hiệu TLLT cho mục đích khác phục vụ cho phát triển đất nước Chính vậy, việc thống kê kiểm tra xác lưu trữ góp phần đảm bảo an toàn TLLT, phát huy giá trị TLLT đồng thời xây dựng kế hoạch phù hợp công tác lưu trữ quan, tổ chức nói riêng ngành lưu trữ Việt Nam nói chung ………………//……………… Đặng Thanh Nam Page 33 ... Cục Lưu trữ Nhà nước Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải thống kê vào sổ nhập tài liệu nhập vào kho Đặng Thanh Nam Page lưu trữ. .. DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ Đối tượng nội dung thống kê Trong phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu tài liệu lưu trữ Ngoài ra, kho lưu trữ thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, ... hình tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ theo đơn vị thống kê quy định thể loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm số lượng tài liệu có, thành phần chất lượng tài liệu,