Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung về khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của việc sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; theo dõi và quản lý các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ.

ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP HCM, 2014 I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Khái niệm Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ toàn công tác cung cấp cho quan Nhà nước, tổ chức xã hội, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lợi ích đáng công dân Mục đích Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích sau đây: a) Chính trị Đây mục đích quan trọng hàng đầu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích trị thể việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ lãnh đạo Đảng nhà nước xã hội, phục vụ sách ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển quan hệ hợp tác quốc tế nước ta nước khác, phục vụ an ninh trị trật tự an toàn xã hội b) Kinh tế Mục đích kinh tế thể việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng chiến lược kinh tế, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành kinh tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế công trình xây dựng chế tạo sản phẩm công nghiệp c) Khoa học Tài liệu lưu trữ sử dụng để nghiên cứu, giải vấn đề khoa học cấp thiết nhằm đưa đất nước thành quốc gia có khoa học tiên tiến Tài liệu lưu trữ sử dụng để phát triển khoa học lịch sử nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc lịch sử địa phương Ngoài mục đích nói trên, tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích bảo tồn phát triển văn hoá, giáo dục đậm đà sắc dân tộc… Ý nghóa Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian, công sức tiền cho Nhà nước nhân dân Nói cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ biến tư liệu thành cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần văn hoá cho nhân dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội tài liệu lưu trữ Thông qua hình thức sử dụng tài liệu lưu trư,õ quan Nhà nước công dân thấy vị trí tầm quan trọng kho lưu trữ; qua người ý thức trách nhiệm nghóa vụ việc giữ gìn bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ động lực mạnh mẽ để thúc đẩy công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ phong phú, đa dạng bắt buộc công tác nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán vật chất lẫn tinh thần Nguyên tắc Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: a) Nguyên tắc trị Trong xã hội cho giai cấp, tài liệu lưu trữ công cụ đấu tranh giai cấp Chính giai cấp xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình, chống lại giai cấp thù địch Do việc đưa tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác cần phải có quan điểm giai cấp, cụ thể hơn, nước ta phải phục vụ nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước Như vậy, công tác tổ chức sử dụng tà i liệu lưu trữ đòi hỏi phải đảm bảo nguyên tắc trị Để thực nguyên tắc này, lưu trữ, đặc biệt lưu trữ nhà nước phải nhạy bén trị, xuất phá t từ nhiệm vụ trị thời kỳ cụ thể mà tập hợp tổ chức cung cấp tài liệu cần thiết b) Nguyên tắc mật Như biết, kho lưu trữ có số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa nhiều bí mật Đảng Nhà nước Điều nghóa tài liệu lưu trữ không đưa sử dụng để phục vụ nhu cầu khác Điều đáng nói chỗ, tài liệu đối tượng để lực lượng thù địch chiếm đoạt Chính vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc mật Để thực nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải phân loại theo mức độ cho phép sử dụng tài liệu loại sử dụng rộng rãi, loại hạn chế sử dụng loại tài liệu mật Đồng thời, trình tổ chức sử dụng phải có biện pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu, đặc biệt tài liệu mật II CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Để tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ vận dụng nhiều hình thức sinh động sử dụng tài liệu lưu trữ Trong kho lưu trữ để phục vụ nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước giao cho kết hợp lúc nhiều hình thức sử dụng tài liệu xen kẽ Ví dụ, để phục vụ kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, kho lưu trữ sưu tầm, công bố tài liệu Người, triển lãm tài liệu lưu trữ cho quan, nhà nghiên cứu Chủ tịch Hồ Chí Minh Mỗi quan lưu trữ tự tổ chức hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, kết hợp số quan lưu trữ với để tổ chức sử dụng tài liệu; có nhiều trường hợp quan lưu trữ phối hợp với số quan khác Viện thông tin, Viện bảo tàng, Sở văn hoá… để sử dụng có hiệu tài liệu Hiện nay, nước ta nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tiến hành với hình thức sau đây: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc hình thức chủ yếu áp dụng phổ biến lưu trữ nhà nước lưu trữ quan Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc trực tiếp nghiên cứu nhiều văn cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ đượ c đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ đề nghiên cứu họ Tổ chức tốt phòng đọc, lưu trữ nhà nước, lưu trữ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước Phòng đọc nơi tiếp xúc với nhiều độc giả trực tiếp thu nhiều yêu cầu nghiên cứu độc giả ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả Quy mô phòng đọc kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ kho lưu trữ phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu kho lưu trữ Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều nội dung quý giá, đông độc giả phòng đọc tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị phương tiện khai thác Trái lại, kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu phòng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng Phòng đọc kho lưu trữ phải đặt nơi yên tónh, ồn ào, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc Nói chung, phòng đọc cần trang bị thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian nghiên cứu tài liệu, tăng suất lao động Thiết bị phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu Ánh sáng phòng đọc tốt dùng ánh sáng tự nhiên, ánh sáng tự nhiên dùng ánh sáng điện Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt trần Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu cho độc giả Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim phòng đọc phải có máy đọc tài liệu Ngoài thiết bị trên, phòng đọc phải có tư liệu tra cứu bổ trợ Thành phần tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu người sáng lập chủ nghóa Mác – Lê nin, văn kiện quan trọng Đảng Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghóa Việt Nam, từ điển, số báo tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức kho lưu trữ Để hướng dẫn độc giả thực tốt quy định Nhà nước bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, nhữn g quy định bảo vệ an toàn bảo mật tài liệu lưu trữ, quyền lợi nghóa vụ độc giả Ở lưu trữ quan, nội quy phòng đọc thủ trưởng quan ký đóng dấu Đối tượng phục vụ phòng đọc cá c lưu trữ nói chung rộng rãi, phòng đọc lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ quan nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ Phòng đọc lưu trữ quan chủ yếu phục vụ cán công nhân viên chức quan Tuy nhiên, phòng đọc phục vụ đối tượng khác mức độ hạn chế Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phòng đọc phải có giấy giới thiệu quan trực tiếp quản lý người Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu mục đích nghiên cứu tài liệu Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu có chứng nhận quyền địa phương người Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu độc giả chuyển cho cán phụ trách phòng đọc giải Người nước muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu quy định văn số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 01) Người nước muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu quy định văn số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 02) Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu phòng đọc lưu trữ có trá ch nhiệm kê khai sơ yếu lý lịch Nó dùng để quản lý độc giả làm sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Những người vi phạm nội quy phòng đọc tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu hình thức xử lý thích ứng Những hình thức xử lý thường áp dụng phòng đọc lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường tài liệu mà người làm hư hỏng, mát; tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả lưu trữ thời gian định vónh viễn Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật Nhà nước, vi phạm điều Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ Quốc gia tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật bị truy tố trước pháp luật Ở lưu trữ Nhà nước, phòng đọc cán lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; phòng, kho lưu trữ nhỏ cán kiêm nhiệm Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn công tác phòng đọc, nắm vững thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc… Cán lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả Thẻ đọc phương tiện giao dịch độc giả cán phụ trách phòng đọc, giấy vào quan lưu trữ phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ Thẻ đọc có giá trị sử dụng thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu ghi giấy giới thiệu Sau độc giả hoàn thành công việc thẻ đọc hết giá trị - Mỗi độc giả sử dụng tài liệu phòng đọc lưu trữ lập hồ sơ độc giả Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại quản lý độc giả Nội dung hồ sơ độc giả gồm giấy tờ liên quan đến độc giả thời gian làm việc phòng đọc như: Giấy giới thiệu quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả xếp theo vần chữ tên tác giả - Giải đáp câu hỏi độc giả nêu Thông thường loại câu hỏi độc giả nêu như: Hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu phòng đọc, giải đáp thành phần nội dung tài liệu có kho lưu trữ có liên quan đến đề tài nghiên cứu Để giải đáp thoả đáng câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ Đối với câu hỏi nội dung đơn giản cần giải đáp chỗ; câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị giải đáp - Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ trang thiết bị phòng đọc Nội dung nhiệm vụ bao gồm: Theo yêu cầu độc giả, cán phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu kho lưu trữ giao cho độc giả sử dụng Những tài liệu độc giả nghiên cứu xong nhận trở phòng đọc làm thủ tục trả lại kho lưu trữ - Bất kỳ tài liệu độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc kèm theo chữ ký độc giả (biểu mẫu số 03) Hàng ngày cuối làm việc phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ ký tên vào chỗ đăng ký tài liệu thu hồi từ độc giả… Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ cán phụ trách phòng đọc phải lập biên Biên có đủ chữ ký đương người phụ trách phòng đọc (biểu mẫu số 04) - Cấp phát cho độc giả lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả có nguyện vọng lục trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu thân phải viết phiếu xin chụp tài liệu (biểu mẫu số 05) Các phiếu xin chụp tài liệu người có thẩm quyền cho phép Việc lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ Công việc độc giả có điều kiện tự làm lấy Cán phụ trách phòng đọc kiểm tra lại xác tài liệu lục, trích lục Tất lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ phải có chứng thực thủ trưởng lưu trữ Các lục, trích lục tài liệu lưu trữ phải vào sổ đăng ký cấp sao, trích lục chứng thực lưu trữ (biểu mẫu số 06) - Quản lý đề tài tài nghiên cứu khoa học sử dụng tài liệu kho lưu trữ Mục đích công việc giúp độc giả tránh trùng lặp nghiên cứu khoa học tạo điều kiện để độc giả hợp tác, thông tin cho kết nghiên cứu khoa học Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học sử dụng tài liệu lưu trữ đăng ký vào thẻ gọi “Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học” Nội dung thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ sử dụng, thời gian nghiên cứu, phông tài liệu sử dụng… Các thẻ phân loại theo chuyên đề nghiên cứu theo vần chữ tên người nghiên cứu Tuỳ theo đặc điểm phòng đọc lưu trữ cụ thể mà cán phụ trách phòng đọc tăng thêm giảm bớt số công việc định Thông báo tài liệu lưu trữ Thông báo tài liệu lưu trữ cho quan hữu quan hình thức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động áp dụng phổ biến lưu trữ Nhà nước lưu trữ qaun Mục đích cô ng việc giới thiệu, thông tin cho quan, người nghiên cứu tài liệu khoa học, lịch sử thực bảo quản lưu trữ Nhà nước lưu trữ quan Thông qua hình thức người nghiên cứu nắm thành phần nội dung kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác Căn vào nội dung, địa điểm thông báo, người ta chia thành ba loại sau: - Bản thông báo tài liệu lưu trữ - Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề - Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Các thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu tài liệu có giá trị tài liệu có giá trị phát kho lưu trữ Nội dung tài liệu phục vụ thiết thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác quan Nói cách khác , nội dung thông báo tài liệu phải thể rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc lực cho nhu cầu xã hội Sau trình bày đặc điểm nội dung loại thông báo tài liệu: a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ Bản thông báo tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu tóm tắt tài liệu lưu trữ, phông tài liệu lưu trữ, sưu tập lưu trữ Nội dung thông báo tài liệu lưu trữ bao gồm: Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ xác (bản hay sao, dấu, chữ ký…), ngôn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm văn Phần chủ yếu thông báo giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu Phần giới thiệu khái quát toàn nội dung tài liệu, đặc biệt ý giới thiệu phần tài liệu Trong phần tài liệu giới thiệu cho người nghiên cứu đoạn văn trích dẫn có giá trị tài liệu, gây quan tâm ý người đọc Ngoài ra, phải giới thiệu số tra tìm tài liệu kho lưu trữ, hình thức để sử dụng tài liệu, thời gian, địa liên hệ Những nội dung chủ yếu thông báo tài liệu phông lưu trữ gồm: Tên gọi phông, thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu phông, số lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, cặp) Phần giới thiệu nội dung tài liệ u phông hai cách: Đối với phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cấu tổ chức thay đổi nội dung tài liệu giới thiệu theo đơn vị tổ chức sản sinh tài liệu Trái lại, phông lưu trữ mà chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị hình thành phông hay thay đổi nội dung tài liệu nên giới thiệu chủ đề mà tài liệu phản ánh Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải ý tài liệu có giá trị đặc biệt phông đó, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu đơn vị hình thành phông Sau phần nội dung, thông báo tài liệu phải báo cáo cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu phông đó, thời gian, địa liên hệ Các thông báo tài liệu lưu trữ nêu cần biên soạn nhanh, giới thiệu kịp thời tài liệu cho người nghiê n cứu Tuy nhiên, tác dụng hạn chế, chưa giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ theo chuyên đề cụ thể Để giải đáp yêu cầu độc giả, lưu trữ thường biên soạn giới thiệu tài liệu chuyên đề mục lục tài liệu chuyên đề b) Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Bản giới thiệu dùng để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu tài liệu bảo quản kho lưu trữ chuyên đề cụ thể, có ý nghóa thiết thực phục vụ yêu cầu xã hội Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề giới thiệu tài liệu lưu trữ phạm vi lưu trữ Nhà nước, mộ t lưu trữ quan số lưu trữ có chức giống Nội dung chủ yếu giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần sau: - Tên chuyên đề trình bày thông báo - Nội dung tài liệu giới thiệu phần tuỳ theo đặc điểm nội dung tài liệu sưu tầm Khi biên soạn phần cần phân chia nội dung tài liệu sưu tầm thành phần, chuyên mục nhỏ Nói cách khác để giới thiệu nội dung tài liệu chuyên đề phải vào nội dung tài liệu sưu tầm để thành lập đề cương chuyên đề Sau hoàn thành đề cương chuyên đề tiến hành viết giới thiệu tài liệu Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu đề mục nhỏ nêu đề cương chuyên đề Mỗi đề mục nhỏ bao gồm văn nhóm văn nội dung liên quan đến Khi giới thiệu đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả nội dung chủ yếu văn Trong đề mục nhỏ phát văn có giá trị đặc biệt (văn phát lần đầu tiên, văn nhiều người quan tâm ý, văn có bút tích lãnh tụ…) cần giới thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu văn Thông thường giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề không viết cụ thể số tra tìm hồ sơ; trường hợp giới thiệu văn giá trị đặc biệt viết số tra tìm văn (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số) c) Bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề Bản mục lục loại hình tài liệu, liệt kê tên văn hồ sơ bảo quản phông số phông chuyên đề định Hình thức thông báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài liệu lưu trữ chuyên đề h nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian sưu tầm thông tin, tạo điều kiện sớm hoàn thành đề tài nghiên cứu để đưa vào ứng dụng thực tế Bản mục lục tài liệu chuyên đề lưu trữ Nhà nước lưu trữ quan thành lập theo yêu cầu quan hữu quan, sáng kiến chủ động lưu trữ Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm phần chủ yếu: - Tên gọi chuyên đề viết đầu mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm nét, gây ý cho độc giả - Lời giới thiệu nêu rõ lý biên soạn, mục đích, ý nghóa đối tượng phục vụ mục lục, phạm vi phông lưu trữ sưu tầm, chọn lọc tài liệu đưa vào mục lục này, thứ tự xếp thông tin mục lục Lời giới thiệu viết ngắn gọn - Danh sách tài liệu đơn vị bảo quản (hồ sơ) chuyên đề Đây phần chủ yếu mục lục Tên tài liệu hồ sơ xếp mục lục theo trật tự lôgic, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tìm hiểu nội dung vấn đề Thông thường tên tài liệu hồ sơ xếp theo đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghóa quan trọng tài liệu Việc xếp phụ thuộc vào nội dung chuyên đề khối lượng tài liệu sưu tầm, lựa chọn nhiều hay Danh mục tài liệu hồ sơ thống kê theo mẫu sau: Ví dụ, mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: PHONG TRÀO CẦN VƯƠNG TRONG NHỮNG NĂM 1885-1886 Số TT Thời gian tài liệu 15 15/3/1885 Tiêu đề tài liệu hồ sơ Số tra tìm Báo cáo huy tàu Las Lione F.3 tình hình tàu đến Nha Trang ML nhân dân bỏ làng rút vào nội địa, nhiều nơi không bán thực phẩm HS.8234T.9 10 Ghi cho tàu 16 ………… 17 11/9/1896 ………………………… ………… Báo cáo Tôn Thất Bá tình hình hoạt động nghóa quân Quảng Nam, yêu cầu đưa quân Pháp Đà Nẵng vào Quảng Nam để đánh phá nghóa quân …… F.3 ML.5 HS.8247 - Phần cuối mục lục tài liệu chuyên đề rõ hình thức phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu chuyên đề đó, thời gian hoàn thành biên soạn địa liên hệ - Đối với mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài liệu có nội dung phong phú cần phải lập dẫn nội dung cần thiết để hướng dẫn độc giả tìm hiểu nhanh chóng Nội dung dẫn gồm: chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước Nội dung công việc biên soạn mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập đề cương chuyên đề, sưu tầm lựa chọn tài liệu, trình bày mục lục Bản biên soạn kế hoạch mục lục lập cách cụ thể, xác định rõ người tham gia biên soạn, người chủ trì, yêu cầu, nội dung biên soạn, thời gian hoàn thành, kinh phí Việc sưu tầm lựa chọn tài liệu cho mục lục công việc nhiều thời gian, thường số cán thực Mỗi tài liệu sưu tầm phải mô tả lên thẻ Đơn vị mô tả lên thẻ gồm: tiêu đề, tác giả, thời gian, số tra tìm, thích cần thiết Các thẻ phân loại theo đề cương chuyên đề nêu Sau thẻ phân loại xong tiến hành viết mục lục tài liệu Cách viết mục lục tài liệu tốt dựa theo thẻ phân loại Bộ thẻ trở thành thẻ tra cứu chuyên đề lưu trữ Mục lục tài liệu chuyên đề nhân gửi đến quan liên quan Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ Bản chứng nhận lưu trữ gọi chứng thực lưu trữ văn lưu trữ biên soạn chứng thực để xác minh lưu trữ Nhà nước lưu trữ quan bảo quản tài liệu lưu trữ liên quan đến vấn đề, việc định 11 Theo tính chất nội dung, chứng thực lưu trữ chia thành hai nhóm: Chứng nhận tiểu sử chứng nhận chuyên đề Bản chứng nhận tiểu sử thường cấp cho cá nhân có yêu cầu xác nhận thời gian công tác quan, xác nhận trình độ văn hoá, cấp, thành tích công tác, bậc lương, quyền thừa kế tài sản… Bản chứng thực theo chuyên đề chứa đựng thông tin vấn đề việc định mà quan cá nhân yêu cầu kho lưu trữ xác nhận Các chứng thực quan lưu trữ cấp văn thức có giá trị pháp lý Các loại chứng thực lưu trữ có mẫu in sẵn có ký hiệu riêng kho lưu trữ để tránh tình trạng giả mạo Trong trường hợp nhận đơn yêu cầu cấp chứng nhận lưu trữ, tra tìm không phát tài liệu kho lưu trữ phải viết công văn trả lời cho đương rõ lý Trường hợp cán lưu trữ biết xác tên kho lưu trữ bảo quản tài liệu liên quan đến đơn yêu cầu chuyển đơn yêu cầu đến lưu trữ hữu quan giải thông báo cho đương rõ việc Ngoài loại chứng nhận lưu trữ nêu trên, lưu trữ cung cấp cho quan cá nhân lục, trích lục tài liệu lưu trữ theo yêu cầu họ Bản tài liệu nguyên văn toàn tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ Bản trích lục tài liệu nguyên văn phần văn tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận quan lưu trữ Khi viết trích lục tài liệu lưu trữ cần đặc biệt ý đến ý nghóa xác đoạn trích Không cắt xén hiểu sai ý tác giả văn Những đoạn trích lục phải để ngoặc kép, kèm theo dẫn xuất xứ (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số) Cuối lục, trích lục ghi thời gian, địa điểm có chữ ký dấu quan lưu trữ chứng nhận Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Triển lãm tài liệu lưu trữ thường nhằm hai mục đích: - Tuyên truyền giáo dục quần chúng truyền thống anh hùng cách mạng dựng nước giữ nước dân tộc, giới thiệu chủ nghóa anh hùng cách mạng chiến só cộng sản đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự Triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ có ý nghóa 12 chứng tích mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử quan, lịch sử đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác nước ta với nước khác giới Thuộc loại này, triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc, Đảng v.v… - Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu Với mục đích triển lãm thường giới thiệu tài liệu có giá trị phát kho lưu trữ gây quan tâm ý độc giả Triển lãm giới thiệu tài liệu liên quan đến chủ đề theo dõi nhiều người… Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: Triển lãm thường xuyên triển lãm định kỳ Triễn lãm định kỳ thường tổ chức nơi công cộng nhà văn hoá thành phố, thị xã Triển lãm tài liệu áp dụng hình thức triển lãm cố định chỗ triển lãm lưu động nhiều địa điểm khác Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu bản: Thứ nhất, triển lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng Chủ đề phục vụ thiết thực nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước thời kỳ lịch sử định Các quan lưu trữ phải nhạy bén với công tác trị tư tưởng, nắm bắt yêu cầu đòi hỏi xã hội, độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu Thứ hai, triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể nội dung chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lónh hội sâu sắc toàn diện nội dung triển lãm Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm công việc: - Chọn chủ đề triển lãm: Đây công việc quan trọng triển lãm Để phục vụ nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước, chủ đề triển lãm thường phục vụ ngày lễ lớn dân tộc, Đảng, sinh nhật lãnh tụ, nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ… Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 35 năm ngày thành lập nước Cộng hoà xã hội chủ nghóa Việt Nam, Cục Lưu trữ tổ chức triển lãm chủ đề: “Những đấu tranh độc lập dân tộc nhân dân Việt Nam giai đoạn đại” - Lập kế hoạch tổ chức triển lãm Đây công việc mấu chốt toàn công việc tổ chức triển lãm Bản kế hoạch tổ chức triển lãm đạo hướng dẫn công việc tiến hành triễn lãm Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị Nội dung triển lãm tài liệu cụ thể hoá thành đề cương chuyên đề, trình bày nội dung phần, đề mục trưng bày triển lãm 13 Thông thường, đề cương chuyên đề triển lãm tài liệu lưu trữ lập theo đặc trưng: thời gian diễn biến việc, chuyên đề, địa dư… Kế hoạch tổ chức triển lãm cần cán lãnh đạo có thẩm quyền xem xét phê duyệt - Sưu tầm lựa chọn tài liệu cho triển lãm: Căn vào kế hoạch triển lãm, nội dung đề cương chuyên đề triển lãm để tiến hành sưu tầm lựa chọn tài liệu Đối tượng sưu tầm tài liệu lưu trữ, sưu tầm số tài liệu bổ trợ sơ đồ, biểu đồ, vật khác Việc sưu tầm tài liệu tiến hành phông lưu trữ có nhiều tài liệu liên quan mật thiết với chủ đề triển lãm Những tài liệu sưu tầm thường nhiều số lượng tài liệu đem trưng bày triển lãm Vì thế, có tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thể sâu sắc chủ đề đưa vào trưng bày Tất tài liệu đem trưng bày viết lời thuyết minh Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu ý nghóa nó, với số tra tìm tài liệu (phông số, mục lục số, số hồ sơ, tờ số) Tài liệu đưa triển lãm chụp photocopy - Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất vật lựa chọn đem trưng bày triển lãm phải đặt theo phương án định Đó phương án trưng bày triển lãm Trong phương án trưng bày cần rõ vị trí xếp phần, đề mục vị trí đặt vật cụ thể theo tỷ lệ định so với thực tế Làm tốt phương án trưng bày góp phần quan trọng thể nội dung triển lãm - Trình bày mỹ thuật triển lãm: Công việc góp phần làm bật chủ đề triển lãm, làm tăng sức thể ý nghóa vật, làm tăng cảm xúc khán giả Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm phong phú vận dụng nhiều thành tựu ngành khoa học kỹ thuật khác Trình bày mỹ thuật triển lãm thể chỗ cách bố trí trưng bày phần đề mục, vật cách lôgic rõ ràng Phần trọng tâm triển lãm bố trí trung tâm đề làm tập trung ý khán giả Những tài liệu có giá trị trình bày bật cách đặt tài liệu vị trí trung tâm, phóng đại kích thước lớn tài liệu khác, tăng cường ánh sáng đặt tài liệu đặc biệt so với tài liệu khác Khi trưng bày văn triển lãm không xếp sát nhau, trình bày la liệt nhiều tài liệu Làm gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt cho khán giả, làm cho họ không hứng thú tìm hiểu dung triển lãm 14 Để tạo điều kiện cho khán giả tìm đọc tài liệu, tài liệu treo diện tích thẳng đứng khu vực trưng bày (khu vực trưng bày cách sàn nhà từ 80-200 cm) Các thuyết minh chữ to, sơ đồ trưng bày độ cao 2m Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm phải đạt ba yêu cầu: Giúp khán giả dễ đọc tài liệu, có tính chất thẩm mỹ bảo quản an toàn tài liệu Tủ kính, tường giả dụng cụ trưng bày tài liệu tốt triển lãm Nền trưng bày tài liệu triển lãm góp phần tăng thêm sức thể nội dung tài liệu, vật Nền trưng bày tài liệu triển lãm phổ biến tường quét vôi mờ, màu sắc đối lập với vật trưng bày để khán giả dễ xem; cần tránh làm trưng bày sáng làm loé mắt khán giả không đọc nội dung tài liệu Ánh sáng phòng triển lãm tài liệu thông thường dùng ánh sáng nhân tạo Đối với tài liệu có giá trị, cần tập trung ý khán giả tăng thêm ánh sáng cho vật Phòng triển lãm cần bố trí nơi thuận lợi giao thông, thoáng gió, sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận tiện cho việc tham quan, nghiên cứu tài liệu khán giả - Thuyết minh triển lãm: Nó giúp khán giả hiểu sâu, xác chủ đề, nội dung tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứu nội dung triển lãm Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liệu: Trình bày sơ đồ bố trí phần, mục triển lãm, thuyết minh tài liệu trưng bày nêu xuất xứ, nội dung, ý nghóa tài liệu trích dẫn câu nói tiếng lãnh tụ, đoạn văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghóa, tác dụng triển lãm Hình thức thuyết minh có tác dụng cử cán lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển lãm Nội dung triển lãm tài liệu thông báo lên đài phát thanh, báo chí, vô tuyến truyền hình quảng cáo nơi công cộng Sử dụng tài liệu lưu trữ viết cho tờ báo, tạp chí, buổi phát thanh, vô tuyến truyền hình Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết cho tờ báo, tạp chí, buổi phát thường áp dụng lưu trữ Nhà nước, lưu trữ quan Nội dung báo giới thiệu kiện lịch sử Đảng, dân tộc, Quân đội nhân dân Việt Nam, lịch sử địa phương, nhà hoạt động tiếng khoa học, văn học… Các báo thông báo tài liệu lưu trữ có giá trị phát Ví dụ, kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, Báo Nhân dân số chủ nhật ngày 01/9/1089 giới thiệu hai thơ tìm thấy Bác Hồ 15 Các báo viết nhiều thể loại khác nghiên cứu, tin thông báo, giới thiệu tài liệu , v.v… Giới thiệu tài liệu lưu trữ ảnh truyền hình hình thức tuyên truyền hấp dẫn, lôi đông đảo khán giả Qua ảnh truyền hình thông thường giới thiệu tài liệu, tranh, ảnh có ý nghóa lịch sử phục vụ ngày lễ lớn Ví dụ: Nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh Hồ Chủ tịch, Viện tư liệu phim giới thiệu ảnh Đài truyền hình Trung ương phim “Hồ Chí Minh - chân dung người” Công bố tài liệu lưu trữ Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng công tác quan lưu trữ Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá trị để nghiên cứu khoa học; thông qua công tác để tuyên truyền, giáo dục quần chúng chủ đề công tác tư tưởng Ví dụ, để ôn lại lịch sử Cách mạng tháng 8/1945 dân tộc, công bố toàn văn Tuyên ngôn độc lập Hồ Chủ tịch đọc ngày 02/9/1945 Công bố tài liệu công cụ đấu tranh vạch trần âm mưu thâm độc, ý đồ đen tối kẻ thù Ví dụ , công bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý nhiều vùng lãnh thổ thiêng liêng tổ quốc, qua vạch rõ âm mưu kẻ thù Những tài liệu lưu trữ công bố làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho giảng lịch sử giáo viên học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học Căn vào đặc điểm, tính chất xuất phẩm tài liệu chia làm ba thể loại: xuất phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu; xuất phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên học sinh; xuất phẩm phục vụ quảng đại quần chúng nhân dân Về mặt hình thức, công bố tài liệu chia làm nhiều dạng: toàn tập, tuyển tập, công bố tài liệu phông lưu trữ, công bố tài liệu báo tạp chí… Nội dung công tác công bố tài liệu phức tạp, bao gồm công việc: chọn đề tài công bố, xác định thể loại hình thức công bố tài liệu, sưu tầm lựa chọn tài liệu để công bố, lựa chọn truyền đạt văn tài liệu, trình bày xuất phẩm, hiệu đính xuất Để công bố tài liệu lưu trữ, quan lưu trữ phải phối hợp với nhà xuất bản, ban biên tập tờ báo, tạp chí công tác biên tập Hiện công tác công bố tài liệu phát triển mạnh quan lưu trữ trở thành môn khoa học bổ trợ khoa học lịch sử gọi công bố học Nó 16 có đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu có lịch sử Môn khoa học giảng dạy bậc đại học, trung học III THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ CÁC KẾT QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Theo dõi kết sử dụng tài liệu lưu trữ để giúp quan lưu trữ nắm xác kết sử dụng tài liệu hình thức Trên sở phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu độc giả để quan lưu trữ có xây dựng kế hoạch phục vụ độ c giả có hiệu Đồng thời việc theo dõi kết sử dụng tài liệu giúp quan lưu trữ tổng kết kết phục vụ khai thác tài liệu, rút ưu, khuyết điểm góp phần cải tiến công tác phục vụ độc giả, động viên cổ vũ cán lưu trữ tiến lên phong trào thi đua xây dựng ngành lớn mạnh Để theo dõi kết sử dụng tài liệu, quan lưu trữ thường áp dụng phương pháp: - Phương pháp dùng “Phiếu sử dụng tài liệu” Mỗi đơn vị bảo quản kèm theo tờ phiếu Mỗi độc giả nghiên cứu tài liệu đạt kết có trách nhiệm viết lên tờ phiếu kết Nội dung cần viết thời gian sử dụng tài liệu, họ tên mục đích sử dụng Phiếu giúp độc giả phối hợp với sử dụng tài liệu lưu trữ - Phương án dùng “Sổ thống kê kết sử dụng tài liệu” Mỗi lưu trữ Nhà nước, lưu trữ quan lập sổ thốn g kê để đăng ký tất kết sử dụng tài liệu hình thức theo thứ tự thời gian Hàng tuần, hàng tháng, hàng năm lưu trữ Nhà nước, lưu trữ quan dùng sổ tổng hợp kết sử dụng tài liệu quan Cấu tạo “Sổ thống kê kết sử dụng tài liệu” làm theo hai cách: Cách một: Hàng tháng quan lưu trữ sử dụng tờ giấy kẻ sẵn ghi hình thức sử dụng tài liệu với kết cụ thể số Cuối năm cán phòng đọc tổng hợp tờ giấy vào tờ bìa đóng thành sổ Cách hai: Mỗi lưu trữ Nhà nước, lưu trữ quan mở sổ thống kê kết sử dụng tài liệu Trên tờ giấy kẻ thành mẫu thích ứng, thống kê toàn kết đạt sử dụng tài liệu Biểu mẫu số 01 ĐƠN XIN ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Độc giả nước ngoài) 17 1- Họ tên: 2- Quốc tịch: 3- Số hộ chiếu: 4- Số Visa ngày nhập cảnh: 5- Địa điện thoại liên hệ Việt Nam: 6- Xin đọc tài lieäu: 7- Tên đề tài thời gian tài liệu xin nghiên cứu: 8- Muïc đích nghiên cứu: 9- Thời gian nghiên cứu: Tôi xin cam đoan chấp hành quy chế, nội quy phòng đọc ………, ngày… tháng…….năm 2000 Người làm đơn (Ký tên) Biểu mẫu số 02: Tên quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 18 ngày……tháng…….năm……… PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số: ………… 1- Họ tên độc giả: 2- Cơ quan công tác: 3- Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: 4- Đề tài nghiên cứu: 5- Mục đích nghiên cứu: 6- Thời gian nghiên cứu: 7- Tài liệu xin nghiên cứu Ký hiệu tra tìm Số TT Nội dung Tên, số phông Số Mục lục Hồ sơ số DUYỆT CỦA ĐỀ NGHỊ CỦA THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ 19 Tờ số tài liệu ĐỘC GIẢ KÝ TÊN Biểu mẫu số 03: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU HÀNG NGÀY VỚI NGƯỜI ĐỌC Họ tên, quan Ngày Số công tác Tháng TT độc giả Ký lưu trữ Phông số Mục lục số Cặp số Đơn vị bảo quản Tập số Văn số 20 Tiêu đề hồ sơ lượng tờ Chữ ký độc giả 10 11 12 Số Chữ ký cán phòng đọc Ghi 13 14 Biểu mẫu số 04: Tên quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lưu trữ Độc lập - Tự - Hạnh phúc …… ngày…… tháng…….năm…… BIÊN BẢN SỐ:……… Về việc làm tài liệu lưu trữ Hôm nay, ngày …….tháng…… năm…… Họ tên người làm tài liệu: Số chứng minh nhaân daân: Địa chỉ: Cô quan: Đã làm tài liệu sau: Số TT Ký hiệu tra tìm Tiêu đề hồ sơ, tài liệu Nguyên nhân TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU (Ký tên) (Ký tên) 20 Biểu mẫu số 05: Tên quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lưu trữ Độc lập – Tự – Hạnh phúc …… ngày…… tháng…….năm…… PHIẾU XIN SAO CHỤP TÀI LIỆU Số:……… 1- Họ tên độc giả: 2- Đề tài nghiên cứu: Số TT Tên văn bản, số ký hiệu, tác giả, trích yếu nội dung ngày Số trang Hồ sơ số Tên phông tháng văn 10 DUYỆT CỦA ĐỀ NGHỊ CỦA NGƯỜI XIN SAO CHỤP THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ (Ký tên) 21 Biểu mẫu số 06: SỔ ĐĂNG KÝ CẤP BẢN SAO, TRÍCH LỤC VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ Ngày Số Tháng TT Ký hiệu lưu trữ Nội dung Phông số Mục lục số Cặp số Đơn vị bảo quản 22 Tờ số Tên, chữ ký độc giả Chữ ký cán phòng đọc Ghi chuù 10 11 ... II CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Để tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ vận dụng nhiều hình thức sinh động sử dụng tài liệu lưu trữ Trong kho lưu trữ để phục vụ nhiệm... để sử dụng có hiệu tài liệu Hiện nay, nước ta nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tiến hành với hình thức sau đây: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc Tổ chức sử dụng tài. .. báo tài liệu: a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ Bản thông báo tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu tóm tắt tài liệu lưu trữ, phông tài liệu lưu trữ, sưu tập lưu trữ Nội dung thông báo tài liệu lưu