Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ MAI TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (Qua khảo sát số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ HÀ NỘI - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THỊ MAI TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (Qua khảo sát số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội) Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học PGS.TS Đào Xuân Chúc PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học sử dụng số thông tin văn quan Nhà nước, UBND cấp quận thích cụ thể Công trình chưa tác giả công bố Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2015 TÁC GIẢ Trần Thị Mai MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu 11 Tài liệu tham khảo 12 Đóng góp đề tài 13 Bố cục đề tài 13 NỘI DUNG Chương THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND CẤP QUẬN 16 1.1.Vai trò, vị trí UBND cấp quận 16 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND cấp quận 16 1.2.1 Chức 16 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 18 1.2.3 Đặc điểm hoạt động UBND quận 19 1.3 Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ UBND cấp quận 22 1.3.1 Thành phần tài liệu lưu trữ UBND cấp quận 22 1.3.2 Loại hình tài liệu lưu trữ UBND cấp quận 25 1.3.3 Nội dung tài liệu lưu trữ UBND cấp quận 26 1.3.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ UBND cấp quận 32 Tiểu kết chương 38 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG (qua khảo sát số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà 39 Nội) 2.1 Một số khái niệm có liên quan 39 2.1.1 Khái niệm ''Quản lý nhà nước" 39 2.1.2 Khái niệm ''Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ'' 2.2 40 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương 2.3 42 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội 2.3.1 Phân loại tài liệu UBND cấp quận 2.3.2 47 48 Xác định giá trị tài liệu thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND cấp quận 49 2.3.2.1 Xác định giá trị tài liệu 49 2.3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu 51 2.4 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý nhà nước địa 54 phương 2.4.1 Những quy định UBND quận tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 2.4.2 Số lượng thành phần độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương 2.4.3 Số lượng, loại hình nội dung tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương 54 58 60 2.4.4 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận 62 2.4.5 Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ………………………………… 66 2.5 Hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương 2.6 Nhận xét công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương 67 70 2.6.1 Ưu điểm 70 2.6.2 Hạn chế 71 2.7 Nguyên nhân hạn chế tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận Tiểu kết chương 73 76 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN PHỤC 78 VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG 3.1.Các giải pháp tổng thể 79 3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 79 trữ phù hợp với tình hình thực tiễn UBND cấp quận 3.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán lưu trữ…………………………………… 3.1.3 Đầu tư sở vật chất………………………………………………………… 3.1.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ……………………………………………… 3.1.5 Bảo quản, 80 82 83 xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ UBND quận …………… 3.1.6 Nâng cao 86 nhận thức cán bộ, công chức giá trị tài liệu lưu trữ UBND cấp quận đối 87 với công tác quản lý nhà nước địa phương 3.1.7 Đẩy mạnh hình thức tuyên truyền giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ UBND cấp 89 quận 3.1.8 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 91 trữ 3.1.9 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 92 UBND quận ………………………………………………………………… 3.2 Các giải pháp quan trọng cần thiết …………………………………………… 3.2.1 Chủ động 93 đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND 93 quận 3.2.2 Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận 3.2.3 95 Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu 97 trữ UBND quận 3.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ UBND quận…………… 98 Ti ểu kết ch ươ ng … … … ……………………………………………………………… 102 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………… 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………… 105 PHỤ 111 LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN Stt Chữ viết tắt Diễn giải DMTL Danh mục tài liệu DQTV HĐND Dân quân tự vệ Hội đồng Nhân dân LĐLĐ Liên đoàn Lao động QLNN Quản lý Nhà nước UBND Ủy ban Nhân dân QLDA Quản lý dự án TCKTSD Tổ chức khai thác sử dụng TC-KH Tài kế hoạch TNMT Tài nguyên môi trường TAND Tòa án Nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ VKSND Viện kiểm sát Nhân dân VT-LT Văn thư - Lưu trữ 10 11 12 13 14 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: Trong báo cáo Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, nêu rõ nhiệm vụ trọng trách ngành lưu trữ là:''Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Quốc gia'' [19] Tài liệu lưu trữ phải nguồn lực khác nước tham gia xây dựng bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng phát triển xã hội Không sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ mà nhu cầu cấp bách hàng ngày toàn dân Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ công đoạn cuối trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích hoạt động ngành lưu trữ kết cuối để đánh giá trình độ phát triển công tác lưu trữ với tư cách lĩnh vực hoạt động xã hội, đồng thời đánh giá kết đóng góp ngành lưu trữ vào nghiệp chung đất nước Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản đặc biệt quý báu dân tộc, nguồn sử liệu quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử quốc gia Nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phản ánh trực tiếp kiện, tượng xảy ra, có tính xác cao gốc, việc sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục tiêu cuối công tác lưu trữ, phát huy giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ phục vụ quốc gia, phục vụ xã hội phục vụ người dân Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào khâu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ nhu cầu nghiên cứu khác Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng, tất yếu phòng, kho lưu trữ Chức đòi hỏi phòng kho, trung tâm lưu trữ có biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ sử dụng thuận lợi tài liệu kết tinh trình hoạt động sáng tạo hàng triệu người Vì vậy, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc nói chung địa phương nói riêng Hiện nay, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận vấn đề quan tâm thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ UBND quận đa dạng bao gồm nhiều loại hình khác như: Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử chúng phản ánh hình thành phát triển qua hoạt động nhân dân theo thời kỳ lịch sử Hà Nội Ý nghĩa tài liệu thể nhiều lĩnh vực: kinh tế, trị, văn hóa, khoa học, lịch sử… phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hàng ngày quan, tổ chức thông tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô quan trọng lẽ chúng chứa đựng thông tin cần thiết cho hoạt động quan Nguồn tài liệu lưu trữ không khai thác, sử dụng với mục đích giải công việc hành quan mà chúng cung cấp thông tin hữu ích đáng tin cậy để phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương Trên thực tế, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận chưa thực hiện, việc phân cấp quản lý tài liệu lưu trữ không rõ ràng đơn vị trực thuộc quận Văn pháp lý chưa có quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận Từ đó, việc quy định hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đa dạng phong phú, hạn chế việc tiếp cận tài liệu độc giả Xuất phát từ lý thực trạng trên, định lựa chọn đề tài "Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương'' (qua khảo sát số UBND cấp thuộc thành phố Hà Nội) làm đề tài luận văn thạc sỹ Mục tiêu đề tài Đề tài nhằm hướng tới số mục tiêu sau: - Tìm hiểu, phân tích đánh giá thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành UBND cấp quận, nhằm khẳng định giá trị tài liệu công tác quản lý nhà nước địa phương - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận qua khảo sát số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội - Đề xuất giải pháp hữu hiệu giúp cho lưu trữ UBND cấp quận nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước địa phương 3.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ UBND quận Công cụ tra cứu tài liệu giúp cho việc tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ dễ dàng nhanh chóng giúp cho quan lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu kho lưu trữ Thông qua công cụ tra cứu tài liệu thống kê xác thành phần tài liệu kho lưu trữ Với tác dụng trên, kho lưu trữ UBND số quận lập công cụ tra cứu mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác Tuy nhiên, cách trình bày nội dung thông tin hồ sơ mục lục hồ sơ chưa đảm bảo thống đầy đủ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, dẫn tới việc tra tìm tài liệu không xác, nhiều thời gian người yêu cầu khai thác Vì vậy, UBND quận cần thống xây dựng công cụ tra tìm tài liệu nội dung hình thức để dễ dàng sử dụng đạt mục đích phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ hiệu 3.2.4.1 Mục lục hồ sơ: Phần 1: Bản kê tiêu đề hồ sơ Cặp/ hộp số (1) … 05 Hồ sơ số … … (2) … 45 Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng Số bắt đầu kết lượng tờ thúc (3) (4) (5) … … … Hồ sơ khen thưởng 15/3/201025 cho tập thể, cá nhân 23/12/2010 thuộc UBND quận năm 2010 … … … Thời hạn bảo quản (6) … Vĩnh viễn Ghi (7) … Phần 2: Công cụ tra tìm Tờ nhan đề (còn gọi tờ đầu) gồm nội dung sau: Tên quan lưu trữ; tên phông; số phông; số mục lục (ghi theo thống kê toàn mục lục phông kho lưu trữ) Tên gọi mục lục: viết MLHS năm đơn vị tổ chức, thời gian bắt đầu kết thúc cua tài liệu mục lục) Lời nói đầu mục lục tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, kết cấu phần ML, nội dung chủ yếu ML 100 Bản dẫn chữ viết tắt: Thống kê chữ viết tắt dùng MLHS, chữ viết tắt xếp theo vần chữ Bản dẫn tên vật, địa dư tên người Phần tổng kết mục lục: Sau kê hồ sơ phần tổng kết mục lục, tức thông tin số lượng hồ sơ mục lục Phần tổng kết mục lục ghi cuối mục lục, nêu số lượng mục lục, số lượng hồ sơ mục lục, thời gian làm mục lục, họ tên người soạn mục lục Mục lục đánh máy tính, chế điện tử đóng thành Trong phông MLHS bảo quản vĩnh viễn lập riêng, hồ sơ có thời hạn bảo quản lập riêng, tài liệu hết giá trị lập mục lục riêng Để đạt tác dụng mục lục hồ sơ vai trò giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu lưu trữ, dẫn địa hồ sơ Ngoài UBND quận cần xây dựng hệ thống thông tin đầy đủ lượng chất cho lưu trữ UBND quận cần xây dựng mục lục hồ sơ chuyên để theo chức quản lý nhà nước địa phương 3.2.4.2 Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề theo ngành/ lĩnh vực hoạt động UBND cấp quận Trong tích hợp tài liệu sản sinh tình hoạt động phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận phục vụ nội dung QLNN chẳng hạn như: Mục lục công tác xây dựng, quản lý phát triển đô thị; giáo dục đào tạo; Y tếxã hội; Khoa học công nghệ môi trường; Quốc phòng - An ninh - Trật tự an toàn xã hội; dân tộc- tôn giáo… VD: Mục lục hồ sơ công tác xây dựng quyền quản lý địa giới hành Stt Thời gian tài liệu Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi (1) … (2) … (5) … (7) … … 20/01/201015/12/2010 … … (3) I CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN, BẦU CỬ Tập tài liệu đạo, hướng dẫn chung quan trung ương, thành phố công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ quyền bầu cử Tập văn quan cấp thành phố, F.1 ML.3 HS 3021 … 101 Stt … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Thời gian tài liệu Tiêu đề hồ sơ/tài liệu quận đạo, hướng dẫn trực tiếp công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ quyền bầu cử quận … Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ quyền bầu cử quận hàng năm, tháng, tháng, quý … Hồ sơ xây dựng mô hình quyền điển hình cấp phường … Hồ sơ tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND cấp quận … Hồ sơ hội nghị tổng kết hội nghị chuyên đề công tác xây dựng quyền, bầu cử quận … III CÔNG TÁC TỔ CHỨC …… … Tập tài liệu đạo chung quan trung ương, thành phố công tác tổ chức địa phương … Tập tài liệu quy hoạch, kế hoạch công tác tổ chức UBND quận … Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết tổ chức quận hàng năm, tháng, tháng, quý … Hồ sơ thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, xếp lại tổ chức máy UBND quận ; quan chuyên môn đơn vị nghiệp thuộc UBND quận … Hồ sơ hội nghị tổng kết hội nghị chuyên đề công tác tổ chức UBND quận chủ trì … III CÔNG TÁC CÁN BỘ … Tập tài liệu đạo chung quan trung ương, thành phố công tác cán địa phương … Tập văn quan cấp thành phố, quận đạo, hướng dẫn trực tiếp công tác cán … Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác cán quận hàng năm, tháng, tháng, quý … Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND quận quản lý … Hồ sơ xây dựng chức danh tiêu chuẩn chức danh công chức UBND quận … Hồ sơ, tài liệu đánh giá cán thuộc diện UBND quận quản lý … Hồ sơ, tài liệu tiêu biên chế tình hình thực bên chế hàng năm UBND quận … Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo cán quận … Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán lãnh đạo, Số lưu trữ Ghi … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 102 Stt Thời gian tài liệu … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tiêu đề hồ sơ/tài liệu chuyên viên thuộc quận quản lý Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch công chức, viên chức thuộc thẩm quyền UBND quận Hồ sơ thi đua, khen thưởng ký luật cán Hồ sơ thực chế độ lao động, tiền lương, an toàn lao động thuộc thẩm quyền UBND quận IV CÔNG TÁC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH Tập tài liệu đạo chung quan trung ương, thành phố công tác địa giới hành địa phương Tập văn quan cấp thành phố, quận đạo, hướng dẫn trực tiếp công tác địa giới hành Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác địa giới hành quận hàng năm, tháng, tháng, quý Đề án thành lập mới, nhập, chia điều chỉnh địa giới hành quận UBND quận lập Hồ sơ xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành quận, phường trình quan có thẩm quyền phê duyệt Hồ sơ, đồ địa giới hành cấp quận Hồ sơ việc đặt tên, đổi tên phường, đường phố, công trình công cộng … Số lưu trữ Ghi … … … … … … … … … … … … Phải có liên thông phòng, ban thuộc UBND quận với khối lượng tài liệu đơn vị khác chúng có mối quan hệ với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động Nếu biết kết hợp sử dụng tài liệu lưu trữ khai thác thông tin có tài liệu lưu trữ bạn đọc có nhìn sâu sắc giá trị tài liệu lưu trữ, giải vấn đề triệt để Có thể nói công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ UBND cấp quận liên kết đơn vị thuộc quận kho lưu trữ UBND quận "mắt xích" kết nối thông tin phục vụ đông đảo độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Từ phát huy ý nghĩa việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cầu nối lưu trữ với cán bộ, công chức quan, tăng cường vai trò lưu trữ 103 Tiểu kết chương Tài liệu lưu trữ UBND quận có nội dung, thành phần phong phú, đa dạng, hoàn toàn phục vụ đắc lực, hiệu cho hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu nhu cầu đáng cá nhân Từ trước tới nay, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận chưa tương xứng với tiềm vốn có Để giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận đạt kết cao nữa, thời gian tới, cần có điều chỉnh từ đối tượng có liên qna Đối với quan quản lý ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ… có trách nhiệm giải vấn đề mang tính chất vĩ mô quy định, định hướng vấn đề có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu Đối với UBND quận mà trực tiếp Phòng Nội vụ đơn vị trực quản lý tiếp công tác có trách nhiệm đạo, hướng dẫn sát công tác tục thu thập tài liệu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; nghiên cứu đề xuất biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; đa dạng hóa đại hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Đối với đơn vị thuộc UBND quận cần lập nộp lưu hồ sơ, tài liệu thời hạn thường xuyên khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giải công việc Với tư cách đối tượng sử dụng sản phẩm công tác lưu trữ, cần tìm hiểu nhiều giá trị tài liệu lưu trữ UBND quận để có định hướng việc khai thác tài liệu tốt cần thiết lập mối quan hệ hợp tác với lưu trữ UBND quận để thuận lợi khai thác, sử dụng tài liệu Mỗi đối tượng có nhu cầu khác để thực tốt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đối tượng cần thực nhiệm vụ theo quy định quan quản lý tài liệu 104 KẾT LUẬN Ngày nay, công công nghiệp hóa, đại hóa đất nước đặt đòi hỏi to lớn công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ cần đưa phục vụ tốt cho yêu cầu xã hội Gắn với thực tiễn, với đời sống xã hội phục vụ có hiệu yêu cầu xã hội mục đích cao nhất, đảm bảo sống công tác lưu trữ Do đó, thông tin ngày trở lên quan trọng đời sống xã hội Thông tin yếu tố định đến thành bại hoạt động quan nói chung đặc biệt công tác quản lý nhà nước địa phương UBND quận đồng thời yếu tố trì hoạt quan Bởi vậy, hầu hết UBND quận có nhu cầu cung cấp thông tin cách thường xuyên, liên tục Thông tin đến với quan từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin TLLT nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng hoạt động quản lý nhà nước địa phương Muốn vậy, quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tính công khai tài liệu lưu trữ, mở cửa lưu trữ ; cải tiến thủ tục hành người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu; đa dạng hóa hình thức khai thác để quan, tổ chức cá nhân quyền sử dụng sử dụng thuận lợi nhất, hiệu tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để tìm kiếm thông tin khứ có giá trị vấn đề Nhưng vấn để lỗi thời Bởi đến nay, công tác tồn hạn chế, đòi hỏi cần có nghiên cứu để đưa giải pháp khắc phục Qua khảo sát thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT UBND quận thuộc thành phố Hà Nội nhận thấy công tác UBND quận thực bước đầu đạt thành tựu định Bên cạnh kết đạt được, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT UBND quận tồn số hạn chế làm giảm hiệu sử dụng TLLT UBND cấp quận Lựa chọn đề tài tìm hiểu công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, hy vọng nhận xét, kiến nghị góp phần giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT UBND quận thời gian tới đạt hiệu cao Đồng thời, qua thời gian khảo sát UBND quận giúp có nhìn đầy đủ công tác lưu trữ, giá trị TLLT 105 Qua kết nghiên cứu đề tài, hy vọng luận văn góp phần vào việc tuyên truyền, giới thiệu TLLT bảo quản UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, giúp cho lãnh đạo, cán UBND quận, độc giả biết đến hiểu giá trị, ý nghĩa TLLT sản sinh trình hoạt động UBND quận Trong tương lai gần, lưu trữ trở thành địa tin cậy có mối liên hệ mật thiết với quan, tổ chức đông đảo đối tượng độc giả, cầu nối khứ với 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội Phạm Thị Chung (2002) Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo Luận văn Thạc sĩ khoa học Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng -Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG Hà Nội Chỉ thị: 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Công văn số: 1133/SNV-CCVTLT ngày 08/6/2015 Sở Nội Vụ việc hướng dẫn thực giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Giáo trình (1996) Quản lý hành nhà nước, NXB Học viện Hành Quốc gia Bùi Thị Hà (2006) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị Khóa luận tốt nghiệp Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng -Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG Hà Nội Trần Việt Hà (2005) Cơ quan giúp ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa phương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ (số 6) Thư viện trường Đại học KHXH&NV Ths Bùi Thị Hải (2013) Quyền tiếp cận thông tin quản lý hành nhà nước Tạp chí Quản lý nhà nước, (số 211) Nguyễn Thị Phương Hoa, Nguyễn Như Khương (2014) Quản lý hành nhà nước quản lý ngành giáo dục đào tạo, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 10 Trần Phương Hoa (2007) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử quan cấp Bộ Luận văn thạc sĩ khoa học Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQG Hà Nội 11 Đặng Thị Hồng (2002) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho phát triển kinh tế thủ đô Hà Nội thời kỳ đổi mới, Khóa luận tốt nghiệp Tư 107 liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQG Hà Nội 12 Nghiêm Kỳ Hồng (1999) Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ toàn diện công xây dựng bảo vệ đất nước Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 1) 13 Nghiêm Kỳ Hồng (2009) Mấy suy nghĩ đổi công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 2) 14 Hà Huề (2005) Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh cho hợp lý, Tạp chí văn thư-lưu trữ (số 6)Thư viện trường Đại học KHXH&NV 15 Hà Văn Huề (2002) Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ TTLT tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ĐHQG Hà Nội 16 Ngô Thiếu Hiệu (2001) Tổ chức khoa học khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội nghiên cứu khoa học Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Kỷ yếu Hội thảo khoa học Lưu trữ học QTVP lần thứ hai, Khoa Lưu trữ học QTVP, Hà Nội 17 Vũ Thu Huyền (2011) Một số đề xuất cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 8) 18 Dương Văn Khảm (2011) Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, nhà xuất Văn hóa Thông tin, Hà Nội 19 Dương Văn Khảm (1988) Đổi việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ yêu cầu cấp bách có tính chất xã hội, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3) 20 Kỷ yếu Hội thảo khoa học (2009) Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng - Trường Đại học khoa học Xã hội Nhân văn 21 Kỷ yếu Hội nghị khoa học quốc tế (2008) Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên xây dựng bảo vệ tổ quốc, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 22 Kỷ yếu Hội nghị khoa học (2007), Xã hội hóa công tác lưu trữ, Trung ương hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam 108 23 Kỷ yếu Hội nghị khoa học (2004) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 24 Phạm Thị Diệu Linh (2009) Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội Luận văn thạc sĩ khoa học, tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn , ĐHQG Hà Nội 25 Phạm Diệu Linh - Trương Mai Anh (2010) Áp dụng số hình thức Marketing vào tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 7) 26 Nguyễn Thị Phương Long (2009), Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND thị xã Cửa Lò - Thực trạng giải pháp Khóa luận tốt nghiệp tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn , ĐHQG Hà Nội 27 Nguyễn Thị Luận (2009) Những quy định nhà nước tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Báo cáo khoa học sinh viên Tư liệu Khoa lưu trữ học Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 28 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân, NXBCTQG, Hà Nội, 2003 29 Luật số: 01/2011/QH13 Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 12/2011 30 Đinh Kim Ngân (2012), Các nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 9) 31 Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2005 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 32 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính Phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 33.Nghị định số : 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 109 34 Hoàng Thị Tú Oanh (2007), Quản lý nhà nước giáo dục đào tạo - Thực trạng giải pháp hoàn thiện Luận văn Thạc sỹ khoa học, Thư viện Trường Đại học Quốc gia Hà Nội 35 Đỗ Ngọc Phác (1967), Tổ chức phòng hay kho lưu trữ địa phương, Nội san Nghiên cứu công tác lưu trữ, (số 4), Tư liệu Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước 36 Nguyễn Văn Phong: Một vài suy nghĩ Nghị định 13/2008/NĐ-CP Nghị định 14/2008/NĐ-CP công tác lưu trữ địa phương Tạp chí Văn thư-lưu trữ số 8/2008 37 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006): Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội 38 Vũ Thị Phụng (2008) Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 12) 39 Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 12) 40.Vũ Thị Phụng (2009), Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội Nhân văn - Tiềm năng, hiệu giải pháp Hội thảo Khoa học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, (số 12) 41 Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm (19960 Văn Lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục, Hà Nội 42 Hồ Văn Quýnh (1978) Bàn vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 1) 43 Quyết định: 1836/QĐ-UBND ngày 05/5/2015 UBND thành phố Hà Nội ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 44 Nguyễn Thị Thảo (2011) Tổng luận công trình nghiên cứu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Khóa luận tốt nghiệp, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 45 GS.TS Đinh Văn Tiến (2015) Phân biệt khái niệm: Quản trị nhà nước, quản lý nhà nước Quản lý hành nhà nước Tạp chí quản lý Nhà nước, (số 229) 110 46 Phạm Thân (1971) Một số ý kiến tình hình quản lý công văn giấy tờ hồ sơ lưu trữ quan nhà nước cấp huyện Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 4) 47 Nguyễn Văn Thâm (1994) Giá trị tài liệu lưu trữ nhìn từ phương diện văn hóa xã hội Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 3) 48 Hoàng Trường - Hồng Nhung (2015) Ngành Văn thư - Lưu trữ nhà nước qua 03 năm thực Luật lưu trữ 10 năm thực Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 7) 49 Thông tư số :09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 50 Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 27 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức cán Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp 51 Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân 52 Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện 53 Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày 21 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung khoản mục III phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện 54 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp 55 Thông tư số: 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử cấp Quyết định cố 135/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2015 Bộ Nội vụ việc đính Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ 56 Nguyễn Nghĩa Văn (1998),Tài liệu lưu trữ cấp huyện: Thực trạng giải pháp Tạp chí Văn thư Lưu trữ, (số 7) 111 57 Phạm Viết Vượng, Ngô Thành Can, Trần Quang Cấn, Đỗ Ngọc Đạt, Đặng Thị Thanh Huyền, Nguyễn Văn Long (2005) Quản lý Hành nhà nước quản lý ngành giáo dục đào tạo, NXB Đại học Sư phạm 58.www.archives.gov.vn 59 www.vne.edu.vn 60 http://moet.gov.vn 61 Website UBND quận thuộc thành phố Hà Nội www.badinh.gov.vn UBND quận Ba Đình www.caugiay.hanoi.gov.vn UBND quận Cầu Giấy www.dongda.hanoi.gov.vn UBND quận Đống Đa www.hadong.hanoi.gov.vn UBND quận Hà Đông www.haibatrung.hanoi.gov.vn UBND quận Hai Bà Trưng www.hoankiem.gov.vn UBND quận Hoàn Kiếm www.hoangmai.hanoi.gov.vn UBND quận Hoàng Mai www.longbien.gov.vn UBND quận Long Biên www.tayho.gov.vn UBND quận Tây Hồ www.thanhxuan.gov.vn UBND quận Thanh Xuân 112 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định số: 341/QĐ-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2010 UBND thành phố Hà Nội việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội Phụ lục 2: Quyết định số : 92/2001/QĐ-UB ngày 23 tháng 10 năm 2001 UBND thành phố Hà Nội việc ban hành Quy định vị trí chức năng, nhiệm vụ Phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận, huyện Phụ lục 3: Quyết định số: 33/2010/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2010 UBND quận Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ Phụ lục 4: Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND quận Hoàn Kiếm Phụ lục 5: Quyết định số: 5673/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2013 UBND quận Cầu Giấy việc ban hành danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ quận Cầu Giấy Phụ lục 6: Quy định việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ; Nội quy quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu kho lưu trữ quận Thanh Xuân Phụ lục 7: Hình ảnh khảo sát, vấn số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội Phụ lục 8: Phiếu khảo sát công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội 113 114