ÁP DỤNG MỘT SỐ HÌNH THỨC MARKETING VÀO TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ (bài viết công bố tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 7/2010, trang 29-48) Ths Phạm Thị Diệu Linh Trương Thị Mai Anh Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG HN Có ý kiến nhận định rằng: Tài liệu lưu trữ (TLLT) không đưa sử dụng tệ đống sắt vụn Trên thực tế, Trung tâm lưu trữ quốc gia (TTLT QG) Trung tâm lưu trữ tỉnh (TTLT tỉnh) áp dụng nhiều hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (KTSD TLLT) làm cầu nối độc giả TLLT Tuy nhiên hình thức tổ chức KTSD có ưu điểm, hạn chế riêng áp dụng hoàn cảnh định Đây khó khăn việc tiếp cận TLLT độc giả, khiến cho hiệu khai thác tiềm thông tin TLLT chưa cao Khó khăn đặt yêu cầu đa dạng hóa hình thức tổ chức KTSD TLLT, mở rộng hội điều kiện “gặp gỡ” TLLT quan, tổ chức, cá nhân Trong đó, marketing hoạt động áp dụng vào nhiều lĩnh vực, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà sử dụng để đưa doanh nghiệp, quan, tổ chức đến gần với cộng đồng công chúng, phát huy tốt vai trò quan, đơn vị ngành nghề với xã hội Tuy hình thành từ yêu cầu thực tiễn xuất học thuyết kinh tế, marketing áp dụng vào lĩnh vực phi lợi nhuận nhằm giúp tổ chức thực tốt chức năng, nhiệm vụ Để góp phần làm đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, viết giới thiệu hình thức Marketing ứng dụng vào công tác tổ chức KTSD TLLT sở khảo cứu từ lý thuyết marketing kinh nghiệm thực tiễn Việt Nam quốc gia khác: 1/ Tuyên truyền Tuyên truyền "phổ biến, giải thích rộng rãi để thuyết phục người tán thành, ủng hộ, làm theo" Hình thức bao gồm nhiều nội dung cách thể khác nhau, Bài viết dựa Báo cáo khoa học sinh viên Trương Thị Mai Anh Ths Phạm Diệu Linh hướng dẫn quan, đơn vị sử dụng Tuyên truyền công tác lưu trữ có tác dụng tích cực việc nâng cao nhận thức phận công chúng xã hội, giúp họ hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng TLLT CTLT quyền, lợi ích đáng họ tiếp cận thông tin TLLT 1.1/ Về nội dung tuyên truyền: − Tầm quan trọng, vai trò ý nghĩa tài liệu lưu trữ Trên thực tế, không nhà khoa học, nghiên cứu sinh, hay bạn độc giả nước chưa coi trọng chưa biết tới giá trị TLLT Chính thế, quan LT cần tuyên truyền cho độc giả nước lợi ích mà TLLT đem lại Để tuyên truyền nội dung này, lưu trữ cần trọng tới nhu cầu lợi ích thiết thực người dân, nhà nghiên cứu, quan, tổ chức mà TLLT đáp ứng được, từ khơi dậy mong muốn tìm đọc thông tin TLLT họ Tiêu biểu cho cách làm chiến dịch tuyên truyền với hiệu “Lưu Trữ làm cho bạn?” Cục Lưu Trữ thành phố Trấn Giang tỉnh Giang Tô - Trung Quốc Với chiến dịch này, Cục Lưu Trữ thành phố Trấn Giang kết hợp phát tài liệu tuyên truyền, giải thích cho người dân giá trị TLLT, khẳng định TLLT trì quyền lợi ích người dân hay giúp đỡ họ làm giàu - Tuyên truyền quy định CTLT: Tuy Luật Lưu trữ Việt Nam trình xây dựng, văn quản lý, hướng dẫn CTLT thời gian qua đóng góp không nhỏ vào thành tựu nghành Lưu trữ Việc tuyên truyền pháp chế lưu trữ không giúp cán làm công tác lưu trữ hiểu rõ quy định Nhà nước trình làm việc mà giúp quan, tổ chức, cá nhân biết thực thủ tục cần thiết muốn tiếp cận TLLT Điều làm tăng cường ý thức lưu trữ tài liệu toàn xã hội, tăng cường kỷ cương CTLT, đồng thời bước làm sâu sắc nhận thức quyền lợi nghĩa vụ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Tuyên truyền quy mô, số lượng khả cung cấp tài liệu lưu trữ TTLT QG: Hiện nay, TTLT QG nước ta chứa đựng hàng nghìn mét giá TL có giá trị nhiều phương diện, phục vụ mục đích KTSD khác Có thể nói, hệ thống tài liệu lưu trữ TTLT QG vô tiềm tình Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2009 NXB Đà Nẵng hình KTSD chưa tương xứng với tiềm Nguyên nhân xuất phát từ hai phía: Về phía TTLT QG chưa có hình thức tổ chức KTSD đa dạng hình thức KHSD hạn chế Về phía độc giả lại chưa nhận thức hết vai trò, ý nghĩa TLLT, chưa nắm rõ hệ thống pháp quy CTLT gặp phải nhiêu khúc mắc trình tìm tài liệu như: Tìm TL đâu? TTLT có TL đó? Khi tiếp cận tài liệu gặp khó khăn gì? Hiện TTLT QG công bố sách dẫn tài liệu, điều chưa đủ để người dân biết đến tiềm TLLT dồi bảo quản Trung tâm 1.2/ Về hình thức tuyên truyền - Tuyên truyền giới thiệu Hội nghị, Hội thảo, triển lãm, có quy mô tương đối lớn; - Tổ chức buổi nói chuyện TLLT; - Tuyên truyền trực tiếp đến trường học, doanh nghiệp, tổ chức thuyết giảng thông qua cán chuyên môn, triển lãm lưu động, chương trình chiếu phim miễn phí, ; - Tuyên truyền thông qua phương tiện thông tin đại chúng: Đài phát thanh, truyền hình, Internet, báo, tạp chí, điện thoại ; Hình thức tuyên truyền áp dụng Việt Nam với nhiều biểu đa dạng triển lãm, trưng bày, giới thiệu TLLT: “Triển lãm hồ sơ, kỷ vật cán B”, triển lãm “ Quan hệ hợp tác Việt Nam – Cuba qua tài liệu lưu trữ từ 1960 đến 2005”, ; hội thảo chuyên đề, triển lãm TLLT nhân Kỷ niệm 65 năm thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam 70 năm thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tuy nhiên biện pháp nội dung tuyên truyền chưa thực phát huy hiệu tồn nhiều hạn chế như: Chỉ thực phối hợp với hoạt động khác nhằm kỷ niệm số kiện quan trọng mà chưa triển khai thường xuyên, việc truyền thông, quảng bá cho đợt tuyên truyền chưa đủ rộng, chưa đủ sâu sắc để TLLT CTLT có vị trí quan trọng lòng người dân 2/ PR hình ảnh Một mục đích PR “định vị” vị trí cốt yếu doanh nghiệp lòng khách hàng thân nhân viên công ty, tạo vị có uy tín để xây dụng thương hiệu Với CTLT, người dân Việt Nam biết tới hiểu CTLT, CTLT thực quan trọng với họ chưa, hay thân người làm CTLT hiểu quý trọng TLLT nghề nghiệp họ đến mức câu hỏi mà PR hình ảnh cần ý Hơn nữa, mục tiêu cuối PR hình ảnh phải tập trung xây dựng vị trí tốt đẹp CTLT ý thức cộng đồng cán lưu trữ Muốn vậy, PR hình ảnh cần thực hai khía cạnh: 2.1/ PR đối nội: PR đối nội cần ý xây dựng tốt mối quan hệ cá nhân quan lưu trữ, góp phần tạo dựng hình ảnh đội ngũ cán LT yêu nghề, đoàn kết, tích cực, giúp họ gắn bó với gắn bó với quan Một số hình thức để gắn kết cá nhân quan nên áp dụng bao gồm: thường xuyên tổ chức hội nghị nhân viên, kỷ niệm ngày truyền thống nghành Lưu Trữ, khen thưởng kịp thời, bình chọn nhân viên xuất sắc tháng, năm, … Về bản, PR đối nội gần gũi với quản trị nhân trọng đến bẳn sắc văn hóa tổ chức Vấn đề đề cập viết khác 2.2/ PR đối ngoại: - Thứ nhất: Cần xây dựng tốt mối quan hệ độc giả người làm công tác lưu trữ Do tính chất bảo mật nghành lưu trữ nên số cán lưu trữ có tâm lý nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước, sợ làm hư hỏng tài liệu nên vô tình hay cố ý hạn chế việc cho độc giả tiếp cận TLLT, cộng với thái độ phục vụ số cán lưu trữ chưa mực, chưa thể nhiệt tình, khiến cho độc giả không thiện cảm, kể độc giả nước Về phía độc giả lại thường lo ngại thói cửa quyền, thủ tục phiền toái, thái độ phục vụ hay đơn giản thân họ có nhận thức chưa thực đắn với tài liệu lưu trữ CTLT Nếu xóa bỏ rào cản người làm LT có thêm động lực cống hiến cho nghành, độc giả coi TTLT điểm đến văn hóa, tạo điều kiện gắn kết mối quan hệ người làm CTLT độc giả Thứ hai: Cần xây dựng đội ngũ cán LT không đơn giản làm nghiệp vụ chuyên môn tốt mà cán tâm huyết, nhiệt tình lịch thiệp Để làm điều đó, quan lưu trữ cần phải quán triệt tư tưởng thống là: coi trọng độc giả Dù xuất phát từ quan điểm hành hay kinh tế, từ góc độ “lấy dân làm gốc” hay “khách hàng thượng đế” PR hình ảnh yêu cầu cán lưu trữ, đặc biệt cán làm tổ chức KTSD TLLT phải gần gũi với quần chúng nhân dân, phục vụ cho nhân dân, lấy nhu cầu nhân dân làm nhiệm vụ quan trọng số Thứ ba: Các quan LT cần hợp tác tốt với quan, đơn vị, nghành nghề khác nhằm xây dựng hệ thống thông tin đầy đủ lượng chất, có hình thức KTSD TLLT phong phú đa dạng Những quan mà quan lưu trữ cần hợp tác gồm: Bảo tàng, Thư viện, quan truyền thông, viện phim, tòa soạn, báo giấy báo điện tử,…để thường xuyên phối hợp thực chương trình quảng bá Đồng thời, thân Trung tâm LTQG cần đảm bảo tính liên thông mối liên hệ thường xuyên nhằm tiến tới xây dựng hệ thống thông tin TLLT đầy đủ rộng khắp Thứ tư: Cần tăng cường hợp tác quốc tế lĩnh vực LT Hình thức mặt giới thiệu, phát huy giá trị TLLT Việt Nam với bạn bè quốc tế, mặt khác tăng cường thêm hợp tác, hiểu biết lẫn quan hệ LT nước Các hình thức hợp tác quốc tế như: Tổ chức triển lãm quốc tế, tham quan TTLT quốc gia khác, dịch sách LT nước khác… Khuyến khích, kích thích Khuyến khích hành động, cử làm cho phấn khởi mà cố gắng hơn, nhằm tác động đến tinh thần Theo nghĩa khác, khuyến khích hiểu khích lệ để tiến tới thực hành vi Đối với “ khách hàng lưu trữ”, Marketing sử dụng số dạng khuyến khích sau: - Xây dựng chương trình cho độc giả tiếp cận TLLT kết hợp với số hoạt động khác nhằm kích thích trí tò mò tinh thần nhiều đối tượng độc giả Ví dụ: Từ ngày 23/3/2006, Lưu Trũ Quốc gia Hàn Quốc triển khai chương trình “ Thursday Movie Cafe with Archives “ (Ngày thứ năm uống cà phê xem phim với Lưu trữ) để trình chiếu phim ảnh lưu giữ LT quốc gia Hàn quốc - Tổ chức thi lĩnh vực nghệ thuật như: sáng tác thơ ca, vẽ tranh, sáng tác hiệu chủ đề liên quan đến TLLT, hay kiện, nhân vật lịch sử quan trọng vừa để khuyến khích, kích thích đam mê học hỏi độc giả, vừa để công chúng nhận thấy TLLT vai trò lĩnh vực: Chính trị, văn hóa, kinh tế mà TLLT xâm nhập vào lĩnh vực tư tưởng, nghệ thuật - Triển khai hoạt động thường kỳ thu thập, bổ sung loại TL quý hiếm, TL nước ngoài, TL cá nhân đồng thời có hình thức khen thưởng, động viên với cá nhân, tập thể có nhiều đóng góp, bổ sung cho TL cho quan LT - Nhân dịp kiện lớn 1000 năm Thăng Long quan LT tổ chức thi tìm hiểu, lịch sử, hình thành phát triển thủ đô 1000 năm qua - Tổ chức tham quan, hội thảo, hội nghị chuyên đề có hướng dẫn LT quốc gia với chi phí thấp để hướng cho người dân tham quan TTLT, địa điểm lịch sử có liên quan đến LT - Khi ứng dụng hình thức Marketing công tác TCKTSD TLLT cần lưu ý điểm khác biệt Marketing thương mại Marketing phi thương mại để tránh nhầm lẫn đồng CTLT với hình thức kinh doanh khác Trên số ứng dụng điển hình nhằm phát huy tăng cường vai trò TLLT đời sống XH Những hình thức số hạn chế, góp phần làm đa dạng hóa hình thức tổ chức KTSD TLLT quan LT, phần giải nhu cầu cấp thiết CTLT nói chung công tác tổ chức KTSD TLLT nói riêng ... thức kinh doanh khác Trên số ứng dụng điển hình nhằm phát huy tăng cường vai trò TLLT đời sống XH Những hình thức số hạn chế, góp phần làm đa dạng hóa hình thức tổ chức KTSD TLLT quan LT, phần... văn hóa tổ chức Vấn đề đề cập viết khác 2.2/ PR đối ngoại: - Thứ nhất: Cần xây dựng tốt mối quan hệ độc giả người làm công tác lưu trữ Do tính chất bảo mật nghành lưu trữ nên số cán lưu trữ có... lịch sử có liên quan đến LT - Khi ứng dụng hình thức Marketing công tác TCKTSD TLLT cần lưu ý điểm khác biệt Marketing thương mại Marketing phi thương mại để tránh nhầm lẫn đồng CTLT với hình thức