Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở việt nam luận văn ths thông tin 60 32

Lý do lựa chọn đề tài Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch Quốc hội đã thay mặt Quốc hội, ký thông qua Luật Lưu trữ số 01/2001/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ TLLT là

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỖ THU HIỀN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO

PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu

và đã có chú thích Mọi số liệu thống kê và các thông tin thu thập được qua khảo sát thực tế là hoàn toàn xác thực

Công trình này chưa từng được công bố

Tác giả

Đỗ Thu Hiền

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC i

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu……….…6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

6 Phương pháp nghiên cứu 9

7 Nguồn tài liệu tham khảo 9

8 Bố cục của đề tài 11

CHƯƠNG 1: CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO 13

1.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 13

1.2 Các hình thức phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 24

1.2.1 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 24

1.2.2 Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng 27

1.2.3 Triển lãm, trưng bày tài liệu 28

1.2.4 Xuất bản ấn phẩm lưu trữ 32

1.2.5 Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ 33

1.2.6 Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh 34

1.3 Sự cần thiết xây dựng mô hình phòng đọc ảo 35

1.3.1 Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 35

1.3.2 Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37

1.3.3 Góp phần vào sự phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ 38

CHƯƠNG 2:CƠ SỞ NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO 40

2.1 Cơ sở lý thuyết 40

2.1.1 Khái niệm phòng đọc ảo 40

2.1.2 Cấu trúc của phòng đọc ảo 44

2.1.3 Sự khác biệt giữa mô hình phòng đọc ảo và phòng đọc truyền thống 47

2.2 Cơ sở pháp lý 50

2.3 Cơ sở kỹ thuật 53

2.4 Kinh nghiệm của nước ngoài 57

2.4.1 Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Mỹ 57

2.4.2 Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Úc 60

2.4.3 Phòng đọc ảo áp dụng tại Lưu trữ quốc gia Anh 63

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH PHÒNG ĐỌC ẢO PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNGTÀI LIỆU LƯU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮQUỐC GIA III 67

3.1 Mô hình hệ thống 67

3.1.1 Tạo lập cơ sở dữ liệu 67

3.1.2 Tạo vùng liên kết 73

3.1.3 Mô hình cụ thể 74

3.1.3.1 Trang chủ 75

3.1.3.2 Tổ chức website 77

3.1.3.3 Các cơ sở dữ liệu 80

3.1.4 Các chức năng cho người dùng cuối 87

3.1.4.1 Đăng ký thành viên 87

3.1.4.2 Tìm kiếm thông tin 89

3.2 Điều kiện triển khai 100

3.2.1 Các điều kiện tiên quyết 100

3.2.1.1 Cơ sở pháp lý hoàn thiện 100

3.2.1.2 Các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến 102

3.2.1.3 Sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, công nghệ thông tin và thông tin - thư viện 103

3.2.1.4 Khả năng chấp nhận và tiếp cận phòng đọc ảo của độc giả104 3.2.2 Các điều kiện hỗ trợ 105

3.2.2.1 Nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống 105

3.2.2.2 Kinh phí, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật 106

3.2.2.3 Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng 107

KẾT LUẬN 109

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 111

PHỤ LỤC 118

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Ngày 11 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch Quốc hội đã thay mặt Quốc hội,

ký thông qua Luật Lưu trữ số 01/2001/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ (TLLT) là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích xây dựng và phát triển đất nước Điều này cũng đã được khẳng định tại Quyết định số 579/QĐ-BNV, của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành ngày 27 tháng 6 năm 2012 về việc

"Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030", theo đó, mục tiêu tổng quát của ngành là "Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo quản an toàn và phát huy giá trị TLLT phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc";

"Định hướng phát triển công tác văn thư lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011 - 2020" Trên cơ sở xác định đúng, xác định trúng các mục tiêu nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức của

xã hội về công tác lưu trữ và đẩy mạnh việc phát huy giá trị TLLT phục vụ các nhu cầu phát triển của đời sống xã hội, trong những năm qua, công tác lưu trữ đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể về quản lý nhà nước cũng như thực hiện các công tác chuyên môn, nghiệp vụ Cụ thể như tham mưu để ban hành

và trực tiếp ban hành được nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng

dẫn về công tác lưu trữ; thu thập và chỉnh lý được hàng ngàn mét giá tài liệu với nhiều loại hình tài liệu; tổ chức được nhiều khoá đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong ngành; xây dựng được nhiều kho tàng bảo quản tài liệu… Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác lưu trữ hiện nay vẫn còn những tồn tại cần khắc phục, trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến các "hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại phòng đọc…" (trích báo cáo tại "Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị

số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ" do Bộ Nội Vụ tổ chức ngày 12/7/2012)

Có thể khẳng định, TLLT đang ngày càng chứng minh được vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, thông tin trong TLLT đang dần trở thành một nguồn lực cơ bản của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng TLLT vẫn còn nhiều hạn chế; số lượng TLLT được khai thác, sử dụng còn chưa nhiều; đối tượng khai thác, sử dụng còn hạn hẹp Một trong những nguyên nhân cơ bản nhất hiện nay là do việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn phức tạp, mất nhiều thời gian và bị "bó cứng" ở một số hình thức nhất định như: tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm; giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; triển lãm, trưng bày; trích dẫn tài liệu; cấp bản sao Điều này gây khó khăn không nhỏ cho đại bộ phận người sử dụng TLLT, nhất là người sử dụng TLLT trong thời đại thông tin, thời đại công nghệ thông tin và mạng Internet là một phần tất yếu không thể tách rời của đời sống xã hội "Thế giới nằm trên mười ngón tay" là câu nói cửa miệng của Bill Gates, Chủ tịch tập đoàn Microsoft và điều đó sẽ làm "kim chỉ nam" cho công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của các lưu trữ ở Việt Nam hiện nay

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, trong đó phải kể đến

sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của con người; thúc đẩy công cuộc đổi mới; góp phần tăng trưởng kinh tế; đồng thời kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải vật chất, trong lối sống và tư duy của con người Công nghệ thông tin ra đời đã có sự tác động không nhỏ đến ngành lưu trữ, công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ Loại hình TLLT mới xuất hiện, đó là tài liệu điện tử; các cơ

sở dữ liệu TLLT được xây dựng; các cơ sở dữ liệu thông tin về TLLT được hình thành; công cụ tra tìm được hiện đại hoá; bảo quản tài liệu được cung cấp thêm những phương thức mới… Điều này góp phần làm gia tăng giá trị của thông tin TLLT; góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng TLLT Tuy nhiên, để thu hút được sự quan tâm của người sử dụng TLLT, để phát huy hơn nữa giá trị của TLLT thông qua việc tổ chức khai thác, sử dụng, các lưu trữ cần phải tiến hành đổi mới hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ "Phòng đọc ảo" (virtual reading room) là một thuật ngữ được đề cập kể từ khi công nghệ thông tin được ứng dụng phục

vụ cho các nhu cầu của đời sống xã hội nói chung và công tác lưu trữ nói riêng Ưu điểm của loại hình phòng đọc này là giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của người sử dụng TLLT; giúp người sử dụng

có thể truy cập tài liệu từ xa; giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu bất

kỳ lúc nào, bất kỳ đâu Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác, sử dụng TLLT mà không nhất thiết phải mở rộng, nâng cấp phòng đọc truyền thống Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ

có cơ hội quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị TLLT và nội dung, thành phần tài liệu đang bảo quản; quản lý người sử dụng TLLT và quản lý TLLT tốt hơn (chống sao chụp trái phép, chống xuống cấp đối với tài liệu bản gốc/bản chính); đẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác lưu

trữ Ngoài ra, sử dụng phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ có thể thu được nhiều lợi ích về kinh tế như cho phép quảng cáo, thu phí người sử dụng TLLT…Xuất phát từ những vấn đề đã nêu ở trên, chúng tôi lựa chọn đề tài

"Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" cho luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến những mục tiêu sau:

- Đề xuất áp dụng một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đẩy mạnh hoạt động khai thác,

sử dụng TLLT, đồng thời góp phần bảo quản an toàn tài liệu trên vật mang tin truyền thống, an toàn thông tin là nhiệm vụ mà các cơ quan lưu trữ phải hướng đến trong thời điểm hiện tại và tương lai

- Xây dựng các phòng đọc ảo là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng TLLT, qua đó góp phần tăng cường phát huy giá trị của TLLT như là một nguồn lực thông tin cho sự phát triển của đời sống xã hội nói chung và của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nói riêng Với những lợi ích mà phòng đọc ảo mang lại, người đọc sẽ quan tâm hơn nữa đến TLLT và qua đó TLLT sẽ được sử dụng hiệu quả hơn, mang lại nhiều lợi ích hơn và đóng góp cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước hiệu quả hơn

- Tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý có thể xây dựng được chính sách, ban hành được các văn bản quản lý, hướng dẫn; các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng kế hoạch, tập trung nguồn lực nhằm hiện thực hoá "phòng đọc ảo" và khai thác, sử dụng có hiệu quả lợi ích do mô hình phòng đọc này mang lại

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo là một bài toán với các yêu cầu đặt

ra như: mô hình phòng đọc ảo, nội dung hoạt động của phòng đọc ảo, quản lý phòng đọc ảo, các điều kiện cần thiết để xây dựng và quản lý phòng đọc ảo… Với những yêu cầu đó, đề tài đặt ra mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:

- Tìm hiểu các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại các cơ quan lưu trữ và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu như: số lượng tài liệu được khai thác, sử dụng, thành phần và nội dung tài liệu được khai thác

sử dụng, đối tượng khác thác, sử dụng tài liệu, khả năng đáp ứng của các lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu…

- Phân tích các cơ sở nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo bao gồm cơ sở

lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật

- Giới thiệu mô hình hệ thống của phòng đọc ảo dưới khía cạnh các yếu

tố cấu thành đảm bảo cho việc vận hành phòng đọc, đồng thời thiết kế mô phỏng một phòng đọc ảo cụ thể trên phương diện tìm kiếm, khai thác thông tin trên phòng đọc ảo là chủ yếu

- Phân tích các điều kiện cần thiết nhằm triển khai xây dựng phòng đọc ảo tại một lưu trữ lịch sử cụ thể (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phòng đọc ảo rất thích hợp với các lưu trữ lịch sử nhưng trong khuôn khổ một luận văn thạc sĩ, chúng tôi chọn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III làm địa bàn khảo sát và nghiên cứu xây dựng Do vậy, đối tượng nghiên cứu của luận văn chủ yếu tập trung vào việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Với một mô hình tổ chức khai thác, sử dụng đòi hỏi tính quy mô về đầu tư kinh phí, nhân lực, vật lực lớn như phòng

đọc ảo thì việc áp dụng tại một cơ quan lưu trữ lịch sử sẽ góp phần đảm bảo tính khả thi và mang lại hiệu quả cao nhất có thể

Về phạm vi nghiên cứu của luận văn, phòng đọc ảo có thể được xây

dựng như là một mô hình chung và có thể áp dụng cho tất cả các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, chúng tôi tập trung nghiên cứu xây dựng

phòng đọc ảo qua nghiên cứu trường hợp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trong đó, nguồn tài nguyên thông tin số (bộ phận nòng cốt của phòng đọc) được thiết kế huy động từ các khối tài liệu của mạng lưới các cơ quan lưu trữ

từ Trung ương đến địa phương và một số cơ quan liên quan khác

Mặt khác, do phạm vi đề tài thuộc chuyên ngành lưu trữ nên luận văn tập

trung nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo dưới góc độ quản lý và qua cách nhìn của người sử dụng, không tập trung nghiên cứu kỹ thuật và công nghệ để

xây dựng phòng đọc ảo cũng như một số khía cạnh chuyên sâu như vấn đề bản quyền đối với TLLT khi được đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng diện rộng, các chuẩn cần áp dụng đối với cơ sở dữ liệu khi xây dựng phòng đọc ảo

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Với bề dày lịch sử hình thành và phát triển trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng như trong lĩnh vực lưu trữ, phòng đọc ảo đã được quan tâm nghiên cứu về mặt lý luận, được triển khai xây dựng và đi vào hoạt động trong thực tiễn tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới Có thể kể đến các học giả tiên phong trong lĩnh vực này như Trương Chiếu Dư, Lý Dương Tân, Liên Hồng (Trung Quốc) với cuốn sách "Thông tin hóa tài liệu lưu trữ - Lý luận và thực tiễn" và nhiều bài viết như "Tìm hiểu cơ chế dịch vụ khai thác,

sử dụng thông tin lưu trữ số hóa", "Thiết kế và thực hiện website "Tài liệu lưu trữ online" tại các trường Đại học và học viện"; Catherine Styles và Magaret

Kenna (Úc) với bài viết "Phòng đọc ảo - một chương trình đào tạo cho hiện tại và tương lai"; Yvette Hoitink và Rainer Polley (Đức) với các bài viết "Bản phác thảo về một phòng đọc ảo", "Những vấn đề pháp lý trong việc giới thiệu

và sử dụng những xuất bản số hóa trong lĩnh vực lưu trữ", Về mặt thực tiễn, phòng đọc ảo được xây dựng dưới hình thức là một cổng thông tin điện tử tích hợp với website của lưu trữ quốc gia (trường hợp tại Mỹ, Anh, Hà Lan ) hoặc được tạo lập bởi một trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ các cấp từ Trung ương đến địa phương (trường hợp tại Trung Quốc) Như vậy, hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc ảo đã thực sự phát triển về mặt

lý luận và phát huy vai trò trong ứng dụng vào thực tiễn

Với một quốc gia đang phát triển như Việt Nam, thực tế cho thấy, các công trình nghiên cứu về công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã được rất nhiều tác giả thực hiện và được thể hiện dưới nhiều hình thức như các đề tài khoa học các cấp, các luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp và các công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên Tuy nhiên, các kết quả nghiên cứu mới chỉ dừng ở mức

độ nghiên cứu các vấn đề chung về tổ chức khai thác và sử dụng TLLT, mục đích khai thác sử dụng TLLT, các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng TLLT Có thể kể đến các công trình như:

+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành: “Nghiên cứu xác định phương pháp tối ưu về tổ chức và sử dụng tài liệu Châu bản Triều Nguyễn” của tác

giả Phan Đình Nham, năm 1991;

+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành: "Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác, sử dụng TLLT ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia" của tác giả

Nguyễn Cảnh Đương, năm 2002;

+ Đề tài luận văn thạc sĩ: "Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia" của

tác giả Nguyễn Thị Chinh, ngành Lưu trữ, năm 2006;

+ Đề tài luận văn thạc sĩ: “Công bố tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Đánh giá kết quả và kiến nghị” của tác giả Nguyễn Lan Phương, năm

2008;

+ Các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu hội thảo khoa học "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn"

Bên cạnh đó, một số đề tài cũng đã đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT và cũng đã đề cập tới hình thức tổ chức phòng đọc trực tuyến hoặc tổ chức khai thác và sử dụng TLLT trong môi trường mạng Tuy nhiên, những nghiên cứu này mới chỉ dừng lại ở mức độ đặt vấn đề và quy mô chỉ là các bài viết trên tạp chí hoặc

tham luận trong các hội thảo khoa học Có thể kể đến các bài viết như "Tổ chức Phòng đọc trực tuyến để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ" của tác giả Trần Thùy Dương và Tạ Thị Liễu (năm 2007); "Một số giải pháp triển khai phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ quốc gia" của tác giả Lê Văn Năng (năm 2008); "Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được số hóa trong môi trường mạng - xu hướng phát triển trong tương lai tại các Trung tâm lưu trữ ở Việt Nam" của tác giả Nguyễn Mạnh Cường (năm 2013) Chúng tôi nhận thấy rằng, cho tới thời điểm hiện tại, đề tài "Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam" là đề

tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa được thực hiện bởi bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại các cơ quan thuộc đối tượng nghiên cứu như đã đề cập làm căn cứ xây dựng mô hình phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo phòng Đọc, lãnh đạo tổ Sao lưu bảo hiểm tài liệu thuộc đối tượng nghiên cứu và phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: được áp dụng

để nghiên cứu và phân tích các tư liệu trong và ngoài nước để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, từ đó xây dựng mô hình phòng đọc

ảo phù hợp, khách quan và hiệu quả nhất

- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa điều kiện áp dụng phòng đọc ảo của các nước phát triển đã xây dựng thành công với điều kiện áp dụng của Việt Nam hiện nay

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện một đề tài luận văn mang tính liên ngành và còn mới lạ đối với ngành lưu trữ nói chung, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tài

liệu tham khảo phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại Các nguồn tài liệu này bao gồm:

- Các giáo trình, tài liệu lý luận chung về phương pháp luận khoa học và công tác văn thư – lưu trữ như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; Các tài liệu cơ bản về khoa học thông tin, khoa học công nghệ như “Hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý”, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ”…

- Các công trình nghiên cứu, các tham luận tại hội nghị khoa học, các bài viết được đăng tải trên các Website và tạp chí chuyên ngành của Việt Nam có liên quan đến công tác lưu trữ như Hội thảo khoa học "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn" do trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn tổ chức, Hội thảo khoa học

"Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế" do trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức; Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Thông tin - Tư liệu; website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (www.archives.gov.vn), website của Lưu trữ quốc gia Mỹ (www.archives.gov), Lưu trữ quốc gia Anh (www.nationalarchives.gov.uk), Lưu trữ quốc gia Úc (www.naa.gov.au)

- Các văn bản pháp quy như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006; các Nghị định quy định chi tiết thi hành các văn bản Luật trên và các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan

- Các tư liệu, tài liệu tham khảo nước ngoài bao gồm tài liệu nguyên gốc, dịch và lược dịch Các dạng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như Tạp chí chuyên ngành lưu trữ của Trung Quốc, Đức (Tạp chí Lưu trữ Trung Quốc, tạp chí Archvpflege, tạp chí Archivum); Kỷ yếu Hội thảo

khoa học do SARBICA tổ chức; website chuyên ngành Trong 3 thể loại trên, nguồn tài liệu nguyên gốc tiếng nước ngoài đóng vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu xây dựng mô hình phòng đọc ảo – đối tượng nghiên cứu đã được quan tâm và triển khai áp dụng thành công tại các nước phát triển

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, trên cơ sở mục đích, mục tiêu và nhiệm

vụ nghiên cứu của đề tài, nội dung của đề tài được chia làm 03 chương:

Chương 1: Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống và sự cần thiết xây dựng phòng đọc ảo

Nội dung của chương 1 bao gồm thành phần, nội dung tài liệu, giá trị của tài liệu bảo quản tại TTLTQG III cũng như các hình thức tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ đã và đang được áp dụng tại Trung tâm Từ đó, đề tài khái quát sự cần thiết cần xây dựng phòng đọc ảo nhằm hiện đại hóa công tác

tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói chung

Chương 2: Cơ sở nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo

Trong chương này, chúng tôi phân tích các cơ sở nghiên cứu bao gồm cơ

sở lý thuyết, cơ sở pháp lý và cơ sở kỹ thuật như là các điều kiện cần để có thể nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo Bên cạnh đó, các kinh nghiệm xây dựng phòng đọc ảo của một số nước phát triển cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng này

Chương 3: Mô hình phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Nội dung chương 3 là phần trọng tâm của luận văn, trong đó trình bày các yếu tố cấu thành phòng đọc ảo, mô phỏng phòng đọc cụ thể dựa trên nền web theo khía cạnh người dùng là chủ yếu Trong chương này, tác giả cũng

tập trung phân tích các điều kiện triển khai để có thể xây dựng phòng đọc ảo một cách khả thi và hiệu quả nhất có thể

Để minh họa cho đề tài, chúng tôi đã đính kèm luận văn các phụ lục cần thiết, bao gồm các văn bản quản lý, ảnh chụp màn hình giao diện phòng đọc

ảo của một lưu trữ quốc gia cụ thể, ảnh chụp thực tế khảo sát tại TTLTQGIII Các phục lục này sẽ góp phần quan trọng trong việc giúp người đọc tiếp cận

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu, khảo sát thực tế song cũng nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; các biên dịch viên của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đặc biệt là người hướng dẫn khoa học - TS Nguyễn Liên Hương Qua đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất

về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó

Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2013

HỌC VIÊN

ĐỖ THU HIỀN

CHƯƠNG 1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUYỀN THỐNG VÀ SỰ CẦN THIẾT

XÂY DỰNG PHÒNG ĐỌC ẢO Việc xây dựng phòng đọc ảo nhằm phát triển công tác tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT và phát huy tối đa giá trị của TLLT là một bước đi tất yếu của ngành lưu trữ Việt Nam nói chung Tuy nhiên, để đảm bảo tính khả thi khi nghiên cứu áp dụng tại một lưu trữ lịch sử như Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thì việc phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT đang bảo quản tại Trung tâm cũng như các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT truyền thống đã được áp dụng tại đây là điều cần thiết Cụ thể,

1.1 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Những tài liệu này là những chứng cứ lịch

sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện quá trình thành lập, xây dựng

và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập trong suốt mấy chục năm qua

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chủ yếu là tài liệu hành chính; tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu nghe - nhìn; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Về tài liệu hành chính: Với số lượng hơn 5000 mét giá của gần 300

phông, trong đó khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hoặc có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam, bao gồm những hồ sơ, tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhóm chính gồm tài liệu chung; tài liệu về nội chính; tài liệu về quân sự; tài liệu về ngoại giao; tài liệu về kinh tế - tài chính; tài liệu về văn xã

Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các

Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội

thương, Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật

tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc; Liên khu III, IV, V; Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp

Về tài liệu khoa học - công nghệ: Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III đang bảo quản hơn 1000 mét giá tài liệu của 50 công trình lớn có

ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai

và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác

Về tài liệu nghe - nhìn: Bao gồm các loại tài liệu như

+ Tài liệu ghi hình: gồm 377 cuộn phim, 352 cuộn băng video và 88 đĩa phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam Đáng chú ý là hơn 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của

Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt Nam

+ Tài liệu ảnh: 113.808 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo

vệ đất nước Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục

+ Tài liệu ghi âm: bao gồm 3.720 cuộn băng và 1.081 đĩa với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dân tộc

Về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Ngoài các loại hình tài liệu trên,

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn bảo quản một khối lớn bao gồm 85 phông Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như, là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này Bên cạnh đó, hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, TLLT tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo

vệ đất nước trong suốt hơn 50 năm qua

 Giá trị của tài liệu

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã nhấn mạnh khía cạnh giá trị của tài liệu khi đưa ra khái niệm TLLT: "Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ" Với ba dạng hoạt động này, giá trị của TLLT sẽ bao trùm mọi lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, an ninh - quốc phòng và hoạt động quản lý, lãnh đạo Đây chính là các lĩnh vực của đời sống xã hội mà TLLT nói chung đã thể hiện giá trị của mình, và TLLT đang được bảo quản tại TTLTQG III cũng không là một ngoại lệ Cụ thể,

+ Trong lĩnh vực chính trị

TLLT được hình thành và được khai thác, sử dụng như một bằng chứng quan trọng để chứng minh chủ quyền quốc gia, bảo vệ biên giới và lãnh thổ

Mặt khác, TLLT là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các cấp nghiên cứu

về đường lối, chính sách, từ đó đưa ra những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp Qua khối tài liệu thuộc Phông Quốc hội, Phông Thủ tướng, phông Lưu trữ các Bộ, ngành đang được bảo quản tại TTLTQG III, quá trình xây dựng và phát triển đất nước được tái hiện một cách rõ nét Đó là các sự kiện nổi bật như bầu cử đại biểu Quốc hội từ khóa I trở đi, các hoạt động đối ngoại, các thay đổi chính sách của Đảng và Nhà nước qua các thời kỳ lịch sử để có thể đúc rút kinh nghiệm cho sự nghiệp nước nhà trong bối cảnh hiện nay

Bên cạnh đó, TLLT được bảo quản tại TLLTQG III còn là bằng chứng

tổ cáo âm mưu, thủ đoạn của các thể lực thù địch; tố cáo tội ác chiến tranh của thực dân Pháp, đế quốc Mỹ; là bằng chứng và căn cứ điều tra những sai phạm

để xây dựng bộ máy chính quyền trong sạch, vững mạnh

+ Trong lĩnh vực kinh tế

TLLT phát huy giá trị trong việc xây dựng và hoạch định chiến lược kinh

tế thông qua các kết quả nghiên cứu tổng kết quy luật vận động và phát triển kinh tế trong lịch sử Các thông tin trong TLLT thường xuyên được khai thác

và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh

tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm Trong thành phần tài liệu tại TTLTQG III, nhóm TLLT về kinh tế chiếm khối lượng lớn, phản ánh khá đầy

đủ các thông tin kinh tế của đất nước từ năm 1945 đến nay Qua việc nghiên cứu tài liệu kinh tế về tài chính, nội thương, nông lâm ngư nghiệp , các nhà kinh tế học có thể phân tích, tổng hợp quá trình phát triển kinh tế của đất nước

trong từng giai đoạn lịch sử, từ đó vạch ra các đường lối chính sách mang tính khả thi

Bên cạnh đó, giá trị của TLLT tại TTLTQG III còn thể hiện nguồn lợi kinh tế khi thông tin trong tài liệu góp phần tu bổ, sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản của đất nước như Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, cầu Thăng Long, đường dây 500 KV Bắc Nam Đối với các doanh nghiệp, TLLT của các đơn

vị hình thành phông là một số tập đoàn kinh tế lớn hiện đang bảo quản tại TTLTQG III cũng được sử dụng để phục vụ việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh; thiết kế các sản phẩm mới; đúc rút kinh nghiệm trong hoạt động nghiên cứu quy luật của thị trường

+ Trong lĩnh vực văn hóa - xã hội

Văn hóa là sản phẩm của loài người, văn hóa được tạo ra và phát triển trong quan hệ qua lại giữa con người và xã hội Theo cách hiểu này, tài liệu cũng là sản phẩm của loài người bởi thông tin chứa đựng trong đó phản ánh hoạt động, tinh thần, tri thức của con người trong đời sống thường nhật Do

đó, thông tin trong TLLT được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa của các dân tộc; văn hóa vùng, miền Chúng phản ánh trực tiếp thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử Qua TLLT, chúng ta có thể thấy nhiều nét đặc thù của văn hoá Việt Nam được bảo tồn và truyền lại trên nhiều góc độ, trải dọc theo chiều dài lịch sử của đất nước Đối với TTLTQG III, bên cạnh khối tài liệu của các cơ quan nhà nước, Trung tâm còn quản lý một khối lương lớn tài liệu xuất xứ cá nhân là các văn nghệ sĩ, những tác giả tiêu biểu có nhiều đóng góp trong sự nghiệp đối với các lĩnh vực như văn học, âm nhạc, lịch sử, tôn giáo Ngoài ra, một khối lượng đáng kể tài liệu nghe - nhìn phản ánh các tập quán sinh hoạt, các lễ hội truyền thống, đình, chùa cũng tạo điều kiện nghiên cứu

các vấn đề về văn hóa của dân tộc cũng như giữ gìn và phát huy bản sắc dân tộc trong thời đại giao lưu văn hóa được chú trọng hơn bao giờ hết

+ Trong lĩnh vực giáo dục

Sự phát triển giáo dục của Việt Nam trong thời kỳ hội nhập hiện nay phần lớn phụ thuộc vào sự học hỏi đường lối, chính sách của các nền giáo dục tiên tiến trên thế giới Tuy nhiên, để những đổi mới trong giáo dục của Việt Nam mang tính khả thi thì việc du nhập phương pháp giáo dục của các nước phát triển chỉ là điều kiện cần Điều kiện đủ ở đây chính là việc kết hợp các phương pháp này với những đặc thù vốn có của hệ thống giáo dục Việt Nam bao gồm các kết quả đã đạt được trong quá khứ, hệ thống chính sách đã và đang áp dụng, năng lực của đội ngũ giảng viên Những thông tin này được thể hiện trong TLLT của ngành giáo dục mà quan trọng nhất là các số liệu thống kê trên các mặt hoạt động, các kế hoạch đã từng được triển khai trong quá khứ cũng như báo cáo kết quả đào tạo qua từng thời kỳ

Ngoài ra TLLT cũng có giá trị lớn trong việc giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ Truyền thống của dân tộc ta được phản ánh nhiều trong các tài liệu lưu trữ bằng lời văn, hình ảnh, tiếng nói… sẽ có ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giáo dục truyền thống cho giới trẻ hiện nay

+ Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học

Trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, TLLT chính là nguồn thông tin đặc biệt và có giá trị lớn bởi tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc TLLT sẽ giúp các nhà nghiên cứu tiếp cận với nguồn thông tin chính xác và khách quan nhất Có thể nói, TLLT là nguồn sử liệu quan trọng đối với khoa học nói chung và khoa học lịch sử nói riêng TLLT đang bảo quản tại TTLTQG III chính là nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng để nghiên cứu lịch sử Việt Nam giai đoạn từ năm 1954 đến nay Một số các công

trình nghiên cứu đã sử dụng tài liệu chủ yếu từ Trung tâm như: "Biên niên sự kiện lịch sử Thăng Long - Hà Nội" của PGS.TS Phạm Xuân Hằng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn; "Lịch sử đảng bộ huyện Tumơrông - Kon Tum" của ông Lê Văn Hồng, Trưởng ban Tuyên giáo huyện ủy Tumơrông - Kon Tum; "Quan hệ hợp tác hữu nghị giữa tỉnh Quảng Bình với tỉnh Khăm Muộn và Sava nakhet - Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào" của ông Nguyễn Trung Thực, Sở Ngoại vụ UBND tỉnh Quảng Bình Ngoài ra, còn nhiều đề tài khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp của sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh các trường Đại học Sư phạm, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

+ Trong hoạt động quản lý

Đối với hoạt động quản lý, TLLT bảo quản tại TLLTQG III là nguồn

thông tin không thể thiếu trong hệ thống thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo nói riêng Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong TLLT để hoạch định các chương trình,

kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, TLLT cũng là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức trong việc thanh

tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động

 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Với những giá trị của TLLT được đề cập như trên, con người không thể phủ nhận sự cần thiết cũng như tầm quan trọng của thông tin chứa đựng trong tài liệu đối với đời sống xã hội Đây là những thông tin có tính chính xác cao, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của cá nhân cũng như các cơ quan, tổ chức Theo thống kê, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu tại trung tâm như sau:

- Từ năm 1996 đến năm 2005 (10 năm): 6.463 lượt người

- Từ năm 2006 đến năm 2010 (5 năm): 5.643 lượt người

- Từ năm 2011 đến năm 2014 (3 năm): ≈ 4.000 lượt người (tại thời điểm cuối năm 2014)

- Ước tính thực hiện từ năm 2011 đến năm 2015: 5.100 lượt người 1

Qua số liệu thống kê trên, có thể khẳng định rằng TTLTQG III đã phục

vụ được một số lượng lớn độc giả và con số này đang có chiều hướng gia tăng, đồng nghĩa với thực tế là nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT đang ngày càng tăng cao Khẳng định "Có cầu thì mới có cung" không chỉ áp dụng trong kinh tế học mà còn đúng trong lĩnh vực lưu trữ Số lượt phục vụ trên cho thấy "cung" đạt được mức khá cao, và phải có "cầu" ở mức tương tự hoặc lớn hơn thì "cung" mới phát triển như vậy Ngoài ra, nhu cầu sử dụng thông tin TLLT còn thể hiện ở sự đa dạng về mục đích khai thác, sử dụng TLLT của các đối tượng độc giả khác nhau Theo báo cáo số 216/BC-TTLTIII ngày 28 tháng 10 năm 2012 về tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ thống kê tình hình sử dụng giai đoạn 17 năm (1995-2012), mục đích khai thác sử dụng TLLT được thể hiện cụ thể như sau:

Ví dụ:

- Nghiên cứu làm luận án tiến sĩ:

+ "Thanh niên xung phong miền Bắc trong cuộc kháng chiến chống Mỹ,

cứu nước những năm 1965-1975" , Luận án Tiến sĩ chuyên ngành Lịch sử của

tác giả Trương Thị Mai Hương, năm 2010

+ "Quan hệ Trung Quốc - Việt Nam giai đoạn 1950-1975" , Luận án Tiến

sĩ chuyên ngành Lịch sử của tác giả Nguyễn Thị Phương Hoa, năm 2011

- Nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ:

+ "Hồi ký của một số nhà văn thời kỳ hiện đại" của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh - Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lý luận văn học, năm 2008

+ "Chính sách hội nhập quốc tế của Việt Nam trong giai đoạn từ 1995 đến nay", Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quan hệ quốc tế của tác giả Nguyễn Sĩ Ánh, năm 2008

+ "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp Bộ", Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của tác giả Trần Phương Hoa, năm 2007

- Phục vụ các công trình nghiên cứu lịch sử:

+ "Lịch sử kháng chiến chống thực dân Pháp của quân và dân Liên khu Tây Bắc (1945-1954)", đề tài khoa học cấp Nhà nước của tác giả: PGS Cao Văn Lượng, năm 2001

+ "Giáo dục Việt Nam từ năm 1975 đến năm 2000", đề tài khoa học cấp

Bộ, chủ nhiệm đề tài: PGS.TS Nguyễn Thị Phương Chi, năm 2012

- Phục vụ làm phim:

+ Phim "Những người giữ tài liệu của Bác Hồ" năm 1997

+ Phim: "Hội diễn văn nghệ lưu trữ các tỉnh phía Bắc tại Hải Phòng" năm 2007

+ Phim: "Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - một mỏ vàng văn hóa", năm 2010

- Xuất bản các ấn phẩm:

+ "Việt Nam những sự kiện lịch sử (1945 - 1975)" của nhóm tác giả Trần Quỳnh Cư, Nguyễn Hữu Đạo, Đỗ Thị Nguyệt Quang, Nguyễn Tố Uyên, Lưu Thị Tuyết Vân, NXB Giáo dục, năm 2006

+ "Nam Bộ kháng chiến 1945 - 1954, tập II: Kinh tế" của nhóm tác giả

TS Vũ Thị Minh Hương, Phạm Thị Bích Hải, Vũ Thị Lan Anh, Lê Thị Lý, Nguyễn Lan Phương, Tạ Văn Thuận , NXB Văn hóa - Thông tin, năm 2012 + "Việt Nam - 25 năm trên đường đổi mới (1986 - 2011) qua tài liệu lưu trữ" của nhóm tác giả Vũ Xuân Hưởng, Phạm Thị Bích Hải, Nguyễn Thị Ngọc Diệp, Vũ Lan Anh, Lê Thị Lý, Nguyễn Lan Phương, Tạ Văn Thuận - NXB Hà Nội, năm 2012

Mặt khác, trong thời kỳ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, cách thức tiếp cận thông tin của con người đang có sự khác biệt lớn Con người tìm kiếm, thu thập và khai thác thông tin không chỉ qua hình thức trực tiếp mà còn bằng hình thức gián tiếp (công cụ trung gian truyền tin là các phương tiện thông tin và truyền thông, trong đó máy tính chiếm tỷ lệ cao nhất) Thực tế đã chứng minh rằng, ngoài các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu truyền thống, nhiều cơ quan đã áp dụng các hình thức đa dạng hơn để phục vụ độc giả như: yêu cầu qua điện thoại, scan văn bản để chuyển qua email cho độc giả, gửi qua fax Như vậy, cách thức tiếp cận thông tin nói chung và cách thức tiếp cận TLLT nói riêng cho thấy nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin trong TLLT đang thay đổi về "chất", đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải cải tiến các hình thức cung cấp TLLT để đáp ứng nhu cầu này

1.2 Các hình thức phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện điều 29, Luật Lưu trữ: "Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác" và điều 30: "Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.", trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:

- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

- Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh

1.2.1 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng thường xuyên và phổ biến nhất Với hình thức này, độc giả sẽ được tiếp cận trực tiếp với cán bộ lưu trữ và tài liệu ở các dạng khác nhau như bản gốc, bản sao, bản điện tử Đối tượng phục vụ khá rộng rãi bao gồm độc giả từ các cơ quan trong nước, ngoài nước và quần chúng nhân dân Tuy nhiên, bên cạnh những

ưu điểm thì tổ chức sử dụng tại phòng đọc cũng có những hạn chế nhất định mặc dù đây là hình thức được sử dụng phổ biến nhất

 Ưu điểm

Đối với độc giả: Khi sử dụng tài liệu tại phòng đọc, độc giả có thể sử dụng cùng lúc nhiều tài liệu, được bổ sung kịp thời những tài liệu mà trong

quá trình nghiên cứu thấy phát sinh; được tra cứu, tham khảo các tài liệu bổ trợ Bên cạnh đó, việc tiếp xúc trực tiếp với cán bộ phòng đọc sẽ tạo điều kiện cho độc giả được hướng dẫn các nguồn tài liệu, giải đáp các thắc mắc

Đối với cơ quan lưu trữ: Khi tổ chức tốt phòng đọc, cơ quan lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mất mát và thất thoát về cả phương diện vật mang tin và thông tin của tài liệu Phòng đọc cũng là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên cán bộ phòng đọc có thể tiếp nhận những ý kiến đóng góp để cải tiến công tác phục vụ độc giả

sử dụng tài liệu càng khó khăn hơn

Đối với cơ quan lưu trữ: Mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả sẽ được bảo đảm an toàn hơn một số hình thức tổ chức khai thác sử dụng khác nhưng xét về lâu dài, việc sử dụng trực tiếp bản gốc tài liệu sẽ tác động xấu tới vật mang tin và giảm tuổi thọ của tài liệu Những tác động này có thể xuất phát từ độc giả hoặc đơn giản chỉ là việc đưa tài liệu ra khỏi môi trường bảo quản thường xuyên

Hiện nay, tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc vẫn là hình thức được TTLTQG III thực hiện thường xuyên nhất Tại phòng đọc, độc giả được lựa chọn một trong hai hình thức tiếp cận TLLT là trực tiếp sử dụng tài liệu bản gốc, bản chính trên vật mang tin truyền thống và sử dụng gián tiếp thông qua bản số hóa Đối với hình thức sử dụng TLLT dạng số, độc giả sẽ đọc tài liệu

trên máy tính tại phòng đọc sau khi tài liệu được chuyển từ phòng Tin học qua mạng nội bộ của Trung tâm Tuy nhiên, số lượng tài liệu ở dạng này được đưa ra phục vụ vẫn còn khiêm tốn Trung tâm mới cho phép sử dụng 05 phông đã được số hóa, gồm Phông Quốc hội, phông Phủ Thủ tướng, phông Chủ tịch nước, phông Bộ Vật tư và phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước [11] Đối với hình thức tiếp cận tài liệu ở dạng bản gốc, bản chính trên vật mang tin truyền thống thì tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả lớn về số lượng

và đa dạng về loại hình Độc giả có nhu cầu đọc tài liệu cần thực hiện các thủ tục được quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm

2014 của Bộ Nôi vụ về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch

sử cũng như các quy định cụ thể của Trung tâm Ngoài ra, phòng đọc cũng được trang bị cơ sở vật chất tiện nghi và hiện đại, trong đó phải kể đến hệ thống máy tính phục vụ tra cứu tài liệu và hệ thống máy làm thẻ tại chỗ cho độc giả đến sử dụng tài liệu

Hình 1.1: Không gian phòng đọc của TTLTQG III

1.2.2 Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng

Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử là hình thức chủ động, được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ lịch sử Mục đích là để giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu biết được những tài liệu hiện đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử Thông qua hình thức này, người nghiên cứu nắm được thành phần, nội dung tài liệu trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác Các loại thông

báo, giới thiệu TLLT bao gồm: Một là, bản giới thiệu tổng quát về TLLT dùng

để giới thiệu tóm tắt một TLLT, hoặc một phông TLLT, một sưu tập lưu trữ

Hai là,bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề dùng để thông báo tóm

tắt cho người nghiên cứu những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ

về một chuyên đề cụ thể Ba là, bản mục lục TLLT theo chuyên đề là loại hình

giới thiệu tài liệu, trong đó liệt kê tên tài liệu hoặc hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phông về một chuyên đề nhất định

 Ưu điểm:

Đây là một hình thức khai thác tài liệu mang tính chủ động, mục đích của công việc này là giới thiệu, phổ biến tài liệu rộng rãi cho công chúng, vì vậy mọi đối tượng đều có thể tiếp cận thông tin một cách đơn giản và nhanh chóng, hiệu quả tác động tới công chúng cao

 Hạn chế:

Hình thức này mang tính chủ động của các cơ quan lưu trữ, do đó, mục đích của hình thức này chỉ có thể hướng đến tuyên truyền và giới thiệu TLLT nhằm tăng tri thức cho các đối tượng quan tâm nói riêng và toàn dân nói chung Trong khi đó, xác suất các bài giới thiệu, thông báo này phục vụ trúng

và đúng nhu cầu cụ thể của từng đối tượng là rất nhỏ, đặc biệt là so với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tại phòng đọc

Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, TLLT đang bảo quản tại TTLTQG III thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệutrên các phương tiện thông tin đại chúng Trong những năm qua, tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng

và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu Trong mười năm đầu trung bình mỗi năm Trung tâm

có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu TLLT đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác (Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Báo Nhân dân, Báo Người đại biểu nhân dân ) Trong khoảng thời gian từ năm 2010 đến 2014, số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm Ngoài ra, nhiều TLLT được đăng tải trên trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước Có thể kể đến như Giới thiệu tập thơ

"Gửi hương cho gió" của nhà thơ Xuân Diệu, bản giấy dó năm 1945, "Hà Nội - ngày trở về 10/10/1954", "Chủ tịch Hồ Chí Minh với kỳ họp đầu tiên của Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa khóa I",

1.2.3 Triển lãm, trưng bày tài liệu

Triển lãm, trưng bày TLLT là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tuy không được tổ chức thường xuyên, nhưng có thể đem lại hiệu quả cao Trước hết cần phân biệt hoạt động trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ

vì cả hai hoạt động này đều được các lưu trữ thực hiện Trưng bày TLLT là bày TLLT ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên

truyền, giới thiệu TLLT Triển lãm TLLT là trưng bày TLLT theo một hoặc

một số chủ đề cụ thể trong khoảng thời gian nhất định Như vậy, sự giống nhau của trưng bày và triển lãm TLLT là cùng nhằm tuyên truyền, giới thiệu cho công chúng Khác nhau ở chỗ trưng bày thường diễn ra thường xuyên, có thể theo hoặc không theo chủ đề nhất định với quy mô hạn chế còn triển lãm

thường theo một chủ đề cụ thể, có quy mô lớn hơn và diễn ra trong một thời gian nhất định

Mục đích của trưng bày, triển lãm TLLT là tuyên truyền giáo dục quần

chúng về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của

dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của quân và dân ta trong cuộc đấu tranh để giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do; giới thiệu tài liệu lưu trữ cho người nghiên cứu; góp phần tăng cường sự hiểu biết xã hội về lưu trữ, xây dựng được nhịp cầu giao lưu giữa các cơ quan lưu trữ và công chúng, thúc đẩy cho sự phát triển và sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ, làm cho lưu trữ phát huy được nhiều hơn, lớn hơn giá trị của mình trong sự phát triển kinh tế

xã hội Các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đặc biệt là các cuộc triển lãm hợp tác với lưu trữ nước ngoài còn góp phần củng cố mối quan hệ hợp tác hữu nghị giữa các nước, tăng cường việc thực hiện cam kết, thỏa thuận giữa

cơ quan lưu trữ các nước

 Ưu điểm :

Đây là một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau

 Hạn chế:

Hình thức này đòi hỏi các Trung tâm Lưu trữ phải đầu tư về cơ sở vật chất, chuẩn bị địa điểm, nhân lực để có thể tổ chức thành công một buổi triển lãm Tầm ảnh hưởng của triển lãm tới quần chúng nhân dân có thể sâu nhưng không rộng, bởi đối tượng tham dự triển lãm thường chỉ là những người quan tâm tới chủ đề triển lãm hoặc các đối tượng được mời bởi ban tổ chức

Trên thực tế, TTLTQG III cũng đã phối hợp với một số cơ quan tổ chức nhiều cuộc trưng bày, triển lãm nhằm hướng tới các mục đích trên Chẳng hạn,

để hướng tới Đại lễ kỷ niệm 1.000 năm Thăng Long - Hà Nội Trung Tâm Lưu

trữ Quốc gia III đã phối hợp với Bảo tàng Hồ Chí Minh, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung Ương Đảng và Trung tâm Lưu trữ Hà Nội tổ chức Triển lãm “Thăng Long - Hà Nội thời đại Hồ Chí Minh - Những tháng năm giữ nước” Sau hơn 1 tháng trưng bày, Triển lãm đã thu hút được 113.604 lượt khách đến tham quan, góp phần quan trọng trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, giáo dục, bồi dưỡng tình cảm của mọi thế hệ đối với Thủ đô Hay triển lãm "Hội nghị Paris - Tài liệu lưu trữ nhìn từ hai phía" được tổ chức hướng tới kỷ niệm 40 năm ngày

ký kết Hiệp định Paris (27/1/1973-27/1/2013) Bên cạnh đó, Trung tâm cũng tổ chức trưng bày Chuyên đề như "Cách mạng tháng Tám và Quốc khánh 2/9" nhân dịp kỷ niệm 65 năm Cách mạng tháng Tám và Quốc khánh 2/9; Trưng bày chuyên đề kỷ niệm 55 năm chiến thắng Điện Biên Phủ ( 7/5/1954 – 7/5/2009)

Hình 1.2 : Lễ khai mạc triển lãm "Thăng Long - Hà Nội thời đại Hồ Chí Minh

- Những tháng năm giữ nước"

Hình 1.3 : Các tài liệu và hình ảnh trưng bày tại triển lãm "Thăng Long - Hà

Nội thời đại Hồ Chí Minh - Những tháng năm giữ nước"

Nhìn chung, mặc dù triển lãm TLLT là một hình thức khó có khả năng tác động tới một số lượng lớn quần chúng nhân dân như trên đã đề cập nhưng với sự nỗ lực của TTLTQG III trong việc khắc phục hạn chế này, các cuộc triển lãm đã góp phần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng bá về TLLT cũng như công tác lưu trữ nói chung thông qua các hoạt động trước và sau khi cuộc triển lãm diễn ra Điển hình là, tổ chức các buổi họp báo, mời các nhà báo, phóng viên truyền hình tham dự và đưa tin trước lễ khai mạc triển lãm Sau khi lễ khai mạc diễn ra, một số triển lãm lớn cũng được đưa tin trong các chương trình của Đài truyền hình Việt Nam và Đài phát thanh - truyền hình

Hà Nội Ngoài ra, khi các cuộc trưng bày, triển lãm kết thúc, cán bộ của TTLTQGIII còn chủ động viết các bài tuyên truyền về nội dung và kết quả cũng như ý nghĩa của các cuộc trưng bày, triển lãm, đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng (chủ yếu là báo, tạp chí và các trang web)

1.2.4 Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

Mục đích xuất bản ấn phẩm lưu trữ là nhằm làm sáng tỏ những sự kiện, hiện tượng lịch sử, những nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ khác nhau Việc công bố tài liệu của Đảng, Nhà nước và của Chủ tịch Hồ Chí Minh

có thể giúp mọi người thấy rõ được đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ta qua mỗi thời kỳ cách mạng Thông qua đó góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận cách mạng chung của cả thế giới Ngoài ra, xuất bản ấn phẩm lưu trữ cũng góp phần khẳng định, bảo vệ chủ quyền, an ninh quốc gia,

là công cụ đấu tranh vạch trần những âm mưu thâm độc, những ý đồ đen tối của kẻ thù

ấn phẩm theo một số chuyên đề nhất định Các ấn phẩm này thường được xuất bản nhân dịp kỷ niệm các sự kiện trọng đại của dân tộc hoặc phục vụ nghiên cứu chuyên sâu của các đối tượng có nhu cầu khai thác TLLT Chẳng hạn, cuốn "Hà Nội - sự kiện - sự việc (1945-1954) qua tài liệu lưu trữ" do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia ấn hành năm 2008; Cuốn "Sưu tập Sắc lệnh của

Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa năm 1945" kỷ niệm

100 năm Chủ tịch Hồ Chí Minh ra đi tìm đường cứu nước, do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia ấn hành năm 2011 Bên cạnh đó, TTLTQGIII còn biên soạn một số ấn phẩm mang tính chỉ dẫn và tổng hợp thông tin giúp độc giả có thể dễ dàng trong việc khai thác, sử dụng tài liệu như "Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III", Nhà xuất bản Thông tin, năm 2006; cuốn "Các cuộc trưng bày triển lãm của Trung tâm lưu trữ quốc gia III, 1995-2010", Nhà xuất bản Lao động, năm 2010

1.2.5 Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ

"Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch

sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý" (Điều 33, Luật Lưu trữ) Tác dụng của việc cấp chứng thực lưu trữ là giúp cho các cơ quan, cá nhân xác minh những vấn đề

đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào sự chứng nhận của cơ quan lưu trữ Bản chứng thực lưu trữ có giá trị về mặt pháp lý, có thể dùng làm bằng chứng trước các tòa án hoặc để bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân khi cần thiết Vì vậy, khi cấp chứng thực các cơ quan lưu trữ phải chịu trách nhiệm về tính chân thực của các thông tin Điều này đòi hỏi các cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu kỹ mục đích khai thác tài liệu của độc giả, nghiên cứu kỹ các thông tin của tài liệu, kiểm tra, đối chiếu cẩn thận trước khi viết chứng thực

 Ưu điểm:

Hình thức này giúp cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ

 Hạn chế:

Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao, trích sao tài liệu lưu trữ Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực của cơ quan Vì vậy có thể nói, hình thức này tốn khá nhiều thời gian khi người có nhu cầu chứng thực phải chờ đợi sự xác minh và cho phép của cấp quản lý

Trong thực tế, Trung tâm đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong đó gần 2% là chứng thực lưu trữ

1.2.6 Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh

Sử dụng tài liệu lưu trữ như một chất liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh là một hình thức hoạt động có tính chất tuyên truyền rộng rãi

 Ưu điểm:

Đây là hình thức có tính chất tuyên truyền rộng rãi, có thể cung cấp thông tin đến mọi đối tượng Các bộ phim điện ảnh thường được xây dựng theo chuyên đề, vì vậy công chúng có thể tiếp cận thông tin theo chuyên đề cần khai thác Hơn nữa, với tính chất sinh động trong các thước phim thì việc

sử dụng TLLT để xây dựng các bộ phim sẽ là hình thức thu hút các đối tượng độc giả hiệu quả nhất