Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ việt nam thực trạng và giải pháp luận văn ths thông tin 60 32 24 pdf

Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

ĐÀM DIỆU LINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN,

QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH

LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG

VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

ĐÀM DIỆU LINH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM: THỰC TRẠNG

Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN,

QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC

VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

31

2.1 Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy

chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

31

2.2 Tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về

lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT

ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ

THUẬT CỦA NGÀNH LƯU TRỮ VIỆT NAM

72

3.1 Thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu

chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

72

3.2 Một số giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng

tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

78

3.2.1 Tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân,

cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy

chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

78

3.2.2 Ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn,

quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

80

3.2.3 Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo,

bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu

chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ

82

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn Đề tài

Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan, tổ chức Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công

bố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã đầu tư nhiều thời gian, sức lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ, mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công

bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu trữ Trong năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ” Hiện tại, dự thảo tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong thời gian tới

Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế như: Một là, mới chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng), chưa chú trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng) Hai là, nội dung của tiêu chuẩn được xây dựng chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Ba là, chưa thường xuyên thực hiện việc soát xét các tiêu chuẩn đã ban hành để sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tiễn…

Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ, chúng tôi đã lựa chọn Đề tài

“Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam: Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Đề tài

Luận văn của chúng tôi hướng tới hai mục tiêu cơ bản sau đây:

- Một là, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ sau:

- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ

- Giới thiệu một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ

- Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng

- Khảo sát và đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành

- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là các nội dung liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục (năm 1962) cho đến nay

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

4.1 Tình hình nghiên cứu ở trong nước

Ý thức được vai trò của hoạt động tiêu chuẩn hóa, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiến hành nhiều Đề tài nghiên cứu làm cơ sở khoa học cho việc ban hành một số tiêu chuẩn ngành về lưu trữ, như:

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hoá thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990)

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” do CN Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992)

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ”

do ThS Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997)

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998)

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS Hồ Văn Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998)

- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997)…

Bên cạnh đó, không ít học giả, các nhà nghiên cứu quan tâm đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng đã viết bài trao đổi như:

- Bài viết “Mấy ý kiến về công tác tiêu chuẩn hóa trong văn thư - lưu trữ Việt Nam” của TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 1995)

- Bài viết “Vài suy nghĩ về mẫu bìa hồ sơ” của nhóm tác giả Bùi Quang Huy, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 1999)

- Bài viết “Mấy suy nghĩ về thực hiện công tác tiêu chuẩn hóa của ngành Lưu trữ” của TS Hồ Văn Quýnh (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2001)

- Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ” của TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2 năm 2002)…

Ngoài ra, trong báo cáo kết quả công tác hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều có những tổng kết, đánh giá về công tác tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng Năm 1999, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (lúc đó là Cục Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

- lưu trữ tại Cục Năm 2013, tại Hội thảo khoa học “Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thư, lưu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức, viên chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đã có tham luận với chủ đề “Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962 - 2012”

4.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization - ISO) được thành lập từ năm 1946 và chính thức hoạt động

từ năm 1947 Đây là liên đoàn quốc tế của các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia và là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiện nay với gần 3.000

cơ quan kỹ thuật bao gồm: các Ban Kỹ thuật, Tiểu ban Kỹ thuật, các nhóm công tác và nhóm nghiên cứu đặc biệt, trong đó có Ban Kỹ thuật về thông tin

tư liệu (TC 46/ISO) và Tiểu ban công tác lưu trữ tài liệu (SC 10) có nhiệm vụ nghiên cứu, soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO trong lĩnh vực thông tin tư liệu và lưu trữ Thời gian qua, TC 46/ISO và SC 10 đã phối hợp soạn thảo và trình ban hành nhiều tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ như: Tiêu chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin và tư liệu - Loại giấy dành cho tài liệu - Các yêu cầu để bảo quản lâu dài”; Tiêu chuẩn ISO 15489:2001 “Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ”; Tiêu chuẩn ISO 11799:2003 “Thông tin và tư liệu - Các yêu cầu bảo quản đối với tài liệu thư viện và lưu trữ”; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010 “Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn số hóa tài liệu”; Tiêu chuẩn ISO 16175:2-2011 “Thông tin và tư liệu - Các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn

và yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”…

Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (International Council on Archives - ICA)

là một tổ chức phi Chính phủ trung lập, được thành lập từ năm 1948 với mục đích vận động các tổ chức lưu trữ và các thành viên thực hiện các chính

sách quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thông qua đối thoại, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn Hiện tại, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã có gần 1.400 thành viên ở 199 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới Thời gian qua, Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã nghiên cứu và ban hành được 10 tiêu chuẩn, ví dụ như: Tiêu chuẩn trao đổi hồ

sơ lưu trữ điện tử; Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả các cơ quan có tài liệu lưu trữ,

ký hiệu là ISDIAH (xuất bản lần 1 năm 2008); Tiêu chuẩn quốc tế chung về

mô tả tài liệu lưu trữ, ký hiệu là ISAD(G) (tái bản lần 2 năm 2000)…

Bên cạnh việc áp dụng các tiêu chuẩn về lưu trữ do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ban hành, gồm có: Tiêu chuẩn ISO 15489:2001; Tiêu chuẩn ISO/TR 13028:2010; Tiêu chuẩn ISO 16175:2011; Tiêu chuẩn ISDIAH; Tiêu chuẩn ISAD(G)…, Tổ chức Liên hợp quốc đã ban hành một số tiêu chuẩn riêng để quản lý hồ sơ lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn

về yêu cầu chức năng đối với hệ thống lưu trữ hồ sơ của Ban Thư ký Liên hợp quốc (ban hành tháng 4 năm 2003); Tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ (ban hành tháng 4 năm 2004); Tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ được số hóa (ban hành tháng 4 năm 2009)…

Đối với các quốc gia phát triển như Pháp, Mỹ, Trung Quốc, Anh…, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cũng được cơ quan lưu trữ của các nước này quan tâm thực hiện Ngay từ những năm 1970, Cục Lưu trữ Pháp đã xây dựng và ban hành nhiều tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-077 “Tư liệu - Danh mục hình ảnh cố định - Biên soạn mô

tả thư mục” (ban hành tháng 9 năm 1977); Tiêu chuẩn AFNOR NF Z44-068

“Danh mục tư liệu bản đồ - Giới thiệu bản chỉ dẫn mục lục” (ban hành tháng

12 năm 1982)… Năm 1994, Hiệp hội các nhà lưu trữ của Mỹ đã phát hành cuốn Sổ tay “Các tiêu chuẩn về mô tả tài liệu lưu trữ” Mục đích của cuốn Sổ tay này là giúp cho các nhà lưu trữ của Mỹ tiếp cận với các tiêu chuẩn lưu trữ

đã được ban hành Đã có gần 90 tiêu chuẩn, bao gồm một số tiêu chuẩn ISO

và phần lớn là các tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ được giới thiệu trong cuốn Sổ tay này, ví dụ như: Tiêu chuẩn ISO 2709:1981 “Tài liệu - Định dạng trao đổi thông tin trên băng từ”; Tiêu chuẩn ISO 7489:1984 “Hệ thống xử lý thông tin

- Mô hình tham chiếu cơ bản”; Tiêu chuẩn ANSI Z39.2.1985 “Trao đổi thông tin thư mục”; Tiêu chuẩn ANSI X3.1988 “Hệ thống thông tin - Hệ thống từ điển nguồn thông tin”… Trong giai đoạn từ 1992 - 2005, Tổng cục Lưu trữ Trung Quốc đã ban hành hơn 30 tiêu chuẩn ngành, ví dụ như: Tiêu chuẩn

DA/T11-1994 về phương pháp thử độ bền của tài liệu giấy (ban hành tháng 6 năm 1995); Tiêu chuẩn DA/22-2000 về chỉnh lý tài liệu lưu trữ (ban hành tháng 12 năm 2000)… Năm 2009, Trung Quốc đã chấp nhận Tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001 “Thông tin và Tư liệu - Quản lý hồ sơ - Yêu cầu chung” thành Tiêu chuẩn quốc gia với ký hiệu GB/T XXXX-2009/ISO 15489-1:2001… Tại Anh, Lưu trữ Quốc gia Anh thường xuyên phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Anh nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ, ví dụ như: Tiêu chuẩn PAS 198:2012 “Thông số kỹ thuật về điều kiện môi trường để bảo quản các bộ sưu tập văn hóa” (được công bố vào tháng 3 năm 2012); Tiêu chuẩn Công nhận dịch vụ lưu trữ (được công bố vào tháng 6 năm 2014)…

Tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu phân tích, đánh giá về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

5 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn tài liệu sau đây:

- Tài liệu lý luận: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990); Tập bài giảng “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ” của ThS Lê Thị Nguyệt Lưu…

- Tài liệu pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác tiêu chuẩn hóa, trong đó có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng

- Tài liệu khảo sát thực tế: Hồ sơ lưu trữ về các Đề tài nghiên cứu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ngành về lưu trữ; các bài viết, bài nghiên cứu trao đổi trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như website của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài

6 Phương pháp nghiên cứu

Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, do đó ngoài việc vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của một số tổ chức, cơ quan lưu trữ nước ngoài

- Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp

số lượng các công trình nghiên cứu ở trong nước liên quan đến nội dung nghiên cứu của Đề tài; tổng hợp số lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố…

- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được sử dụng để phân tích sự giống nhau và khác nhau giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; đối chiếu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ…

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để đánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, trên cơ sở đó

đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới

Các phương pháp nêu trên đã được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện Đề tài

7 Đóng góp của Đề tài

Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, Đề tài có một số đóng góp về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần cung cấp những thông tin hữu ích cho các công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong thời gian tới Bên cạnh đó, các sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ cũng có thể sử dụng kết quả nghiên cứu của Đề tài như một tài liệu tham khảo cho môn học “Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư - lưu trữ”

8 Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

Trong Chương 1, Luận văn giới thiệu khái quát một số nội dung liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai trò của tiêu chuẩn, quy

chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ và giới thiệu một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ

Chương 2: Thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Trong Chương 2, Luận văn giới thiệu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng; đồng thời tập trung phân tích, đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua

Chương 3: Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam

Trong Chương 3, Luận văn phân tích những thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ; trên cơ sở

đó đề xuất các giải pháp góp phần đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới

Luận văn này được hoàn thành tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các Thầy, Cô của Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng và đặc biệt là Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khảm đã tận tâm hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và các đồng nghiệp tại Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã quan tâm, tạo điều kiện về thời gian cũng như nguồn tư liệu để tôi hoàn thành khóa học và Luận văn

Do thời gian và khả năng có hạn nên Luận văn chắc chắn không tránh khỏi một số hạn chế Kính mong các Thầy, Cô chỉ dẫn thêm những nội dung trong Luận văn chưa chính xác hoặc giải quyết chưa thỏa đáng để tác giả có thêm kinh nghiệm trong các công trình nghiên cứu tiếp theo

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN,

QUY CHUẨN KỸ THUẬT

1.1 Khái niệm

Theo quan điểm hiện nay của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, “Tiêu chuẩn là một tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và được một tổ chức thừa nhận phê duyệt, nhằm cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” Với cách hiểu này, ta thấy tiêu chuẩn có các đặc điểm sau:

- Tiêu chuẩn được thiết lập bằng cách thỏa thuận Điều này có nghĩa là muốn tiêu chuẩn được ban hành thì các bên liên quan đến nội dung của tiêu chuẩn phải đạt được sự nhất trí chung về những vấn đề cốt yếu của tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn phải được một tổ chức thừa nhận phê duyệt Điều này có nghĩa là tiêu chuẩn chỉ có giá trị khi được một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền công bố

- Tiêu chuẩn cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định Điều này có nghĩa

là tiêu chuẩn được xây dựng để áp dụng nhiều lần, đồng thời nội dung của tiêu chuẩn chỉ phù hợp trong một (một số) hoàn cảnh nhất định Do đó, khi hoàn cảnh thay đổi, tiêu chuẩn cũng cần được sửa chữa, thay đổi cho phù hợp

Ở Việt Nam, thuật ngữ “tiêu chuẩn” xuất hiện chính thức lần đầu trong Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa (ban hành kèm theo Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng) và được định nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn” Ngày 27 tháng 12 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh

số 49-LCT/HĐNN8 về chất lượng hàng hóa, trong đó thuật ngữ “tiêu chuẩn” được định nghĩa là “văn bản kỹ thuật quy định quy cách, chỉ tiêu, yêu cầu kỹ

thuật, phương pháp thử, yêu cầu về bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản hàng hóa và các vấn đề khác liên quan đến chất lượng hàng hóa”

Hiện nay, thuật ngữ “tiêu chuẩn” được hiểu thống nhất theo cách giải thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật ban hành năm 2006: “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng” Còn thuật ngữ “Quy chuẩn kỹ thuật” được giải thích trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 là

“quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng”

Như vậy là đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật là giống nhau, bao gồm: sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường, các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội Tuy nhiên, “tiêu chuẩn” và “quy chuẩn kỹ thuật” khác nhau ở những điểm cơ bản sau:

- Về nội dung: “tiêu chuẩn” quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy định mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, đồng thời giới hạn phạm vi liên quan đến an toàn, sức khỏe, môi trường

- Về mục đích: “tiêu chuẩn” được dùng để phân loại đánh giá nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của đối tượng, còn “quy chuẩn kỹ thuật” quy định mức giới hạn kỹ thuật mà đối tượng phải tuân thủ để đảm bảo an toàn, sức khỏe, môi trường, quyền lợi người tiêu dùng, an ninh và lợi ích quốc gia

- Về hiệu lực: “tiêu chuẩn” được công bố để khuyến khích áp dụng, còn

“quy chuẩn kỹ thuật” được ban hành để bắt buộc áp dụng

Ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng quy định cấu trúc một kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm các khu vực sau: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng Các khu vực này cần thiết kế hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cũng như bảo đảm kết cấu bền vững và các yêu cầu về mỹ quan Các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo toàn bộ hoặc một phần nội dung của tiêu chuẩn này để xây mới hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng của cơ quan, tổ chức mình nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ chuyên dụng, góp phần đáp ứng tốt hơn yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Ngược lại, nếu là Quy chuẩn quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng thì các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng của cơ quan, tổ chức mình theo đúng các yêu cầu và thông số kỹ thuật quy định trong Quy chuẩn, ví dụ như: vị trí sắp xếp các khu vực làm việc của kho lưu trữ; diện tích, kết cấu, yêu cầu về trang thiết bị, môi trường trong kho… Một kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng được đầy đủ các quy định nêu trong Quy chuẩn quốc gia thì kho lưu trữ đó mới đạt chuẩn hay nói cách khác là đủ điều kiện để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho một cách an toàn nhất

1.2 Phân loại

1.2.1 Phân loại theo phạm vi áp dụng

Căn cứ vào phạm vi áp dụng theo khía cạnh địa lý, chính trị hoặc kinh

tế, có thể chia các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thành 04 cấp như sau:

- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc tế, ví dụ như: ISO, IEC, CAC, ITU…

- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp khu vực, ví dụ như: EN (tiêu chuẩn Châu Âu), ENELEC (tiêu chuẩn điện Châu Âu)…

- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp quốc gia, ví dụ như: ANSI (Mỹ), PAS (Anh), GB (Trung Quốc), TCVN (Việt Nam)…

- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cấp lãnh thổ hành chính

Hiện nay, theo quy định tại Điều 10 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn

kỹ thuật năm 2006, hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam gồm 02 cấp:

- Tiêu chuẩn quốc gia (ký hiệu là TCVN), ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”, Tiêu chuẩn TCVN 9253:2012

“Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố ngày 23 tháng 7 năm 2012

- Tiêu chuẩn cơ sở (ký hiệu là TCCS), ví dụ: Tiêu chuẩn TCCS 01/VTLTNN:2013 “Sổ xuất/nhập tài liệu lưu trữ phục vụ chuyên môn”, Tiêu chuẩn TCCS 02/VTLTNN:2013 “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” được Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước ban hành ngày 24 tháng 12 năm 2013

Theo quy định tại Điều 26 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, hệ thống quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam gồm 02 cấp:

- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (ký hiệu là QCVN), ví dụ: Quy chuẩn QCVN 2:2010/BTTTT về đặc tính điện/vật lý của các giao diện điện phân cấp

số, Quy chuẩn QCVN 22:2010/BTTTT về an toàn điện cho các thiết bị đầu cuối viễn thông được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2010…

- Quy chuẩn kỹ thuật địa phương (ký hiệu là QCĐP), ví dụ: Quy chuẩn QCĐP 1:2013/ĐP “Quy chuẩn kỹ thuật địa phương đối với rượu bưởi Tân Triều” do UBND tỉnh Đồng Nai ban hành ngày 15 tháng 10 năm 2013…

1.2.2 Phân loại theo nội dung

Căn cứ vào nội dung, có thể chia tiêu chuẩn thành 05 loại (theo Điều 12 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006):

- Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chung cho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực

cụ thể Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 7287:2003 “Bản vẽ kỹ thuật - Chú dẫn phần tử” (được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành năm 2003); Tiêu chuẩn TCVN 9031:2011 “Vật liệu chịu lửa - Ký hiệu các đại lượng và các đơn vị (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2011)

- Tiêu chuẩn thuật ngữ quy định tên gọi, định nghĩa đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 5438:2004

“Xi măng - Thuật ngữ và định nghĩa” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công

bố năm 2004); Tiêu chuẩn TCVN 8184-1:2009 “Chất lượng nước Thuật ngữ Phần 1” (được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009)

- Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 5501:1991 “Nước uống Yêu cầu kỹ thuật”, Tiêu chuẩn TCVN 5502:1991 “Nước sinh hoạt Yêu cầu kỹ thuật” (được Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành năm 1991)…

- Tiêu chuẩn phương pháp thử quy định phương pháp lấy mẫu, phương pháp đo, phương pháp xác định, phương pháp phân tích, phương pháp kiểm tra, phương pháp khảo nghiệm, phương pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 4787:2009 “Xi măng Phương pháp lấy mẫu và chuẩn bị mẫu thử” được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố năm 2009…

- Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá

Căn cứ vào nội dung, có thể chia quy chuẩn kỹ thuật thành 05 loại (theo Điều 28 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006):

- Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật và quản

lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch

vụ, quá trình Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 1:2008/BTTTT về dịch vụ bưu chính công ích được Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành năm 2008…

- Quy chuẩn kỹ thuật an toàn bao gồm:

+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh học, an toàn cháy nổ, an toàn cơ học, an toàn công nghiệp, an toàn xây dựng,

an toàn nhiệt, an toàn hóa học, an toàn điện, an toàn thiết bị y tế, tương thích điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân

+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức khỏe con người

+ Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an toàn thức ăn chăn nuôi, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế phẩm sinh học và hóa chất dùng cho động vật, thực vật

Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 01:2008/BCT về an toàn điện được Bộ Công thương ban hành năm 2008…

- Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu về chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 01:2008/BTNMT về nước thải cao su được Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành năm 2008…

- Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định yêu cầu về vệ sinh, an toàn trong quá trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận chuyển,

sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa Ví dụ: Quy chuẩn QCVN 02/2011/BLĐTBXH về an toàn lao động đối với thang máy điện được Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ban hành năm 2011…

- Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thông, xây dựng, giáo dục, tài chính, khoa học và công nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch, giải trí, văn hoá, thể thao, vận tải, môi trường và dịch vụ trong các lĩnh vực khác

1.3 Nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

- Việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải hướng tới mục đích bảo đảm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội, nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ trên thị trường trong nước và quốc tế

- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu về an toàn, an ninh quốc gia, vệ sinh, sức khỏe con người, quyền và lợi ích hợp pháp của các bên có liên quan, bảo vệ động vật, thực vật, môi trường và sử dụng hợp lý tài nguyên thiên nhiên

- Nội dung của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải bảo đảm công khai, minh bạch, không phân biệt đối xử và không gây trở ngại không cần thiết đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại Việc xây dựng tiêu chuẩn phải bảo đảm sự tham gia và đồng thuận của các bên có liên quan

- Khi xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam cần lưu ý những vấn đề sau:

+ Dựa trên tiến bộ khoa học và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế - xã hội

+ Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài làm cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, trừ trường hợp các tiêu chuẩn đó không phù hợp với đặc điểm về địa lý, khí hậu, kỹ thuật, công nghệ của Việt Nam hoặc ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia

+ Ưu tiên quy định các yêu cầu về tính năng sử dụng sản phẩm, hàng hóa; hạn chế quy định các yêu cầu mang tính mô tả hoặc thiết kế chi tiết

+ Bảo đảm tính thống nhất của hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam

1.4 Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ

Hầu hết các quốc gia phát triển đều sử dụng các bộ tiêu chuẩn, quy chuẩn làm khung quy định và đo lường trong pháp luật cũng như quy định của chuyên ngành nhằm: thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm; sử dụng hợp lý tài nguyên, tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe con người; phát triển hợp tác quốc tế về khoa học kỹ thuật, góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế… Trong thời kỳ hiện nay, hoạt động tiêu chuẩn hóa càng có vai trò quan trọng Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được xem là công

cụ kỹ thuật nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa trên thị trường; thúc đẩy sáng tạo và phát triển sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, chuyển giao công nghệ Đối với người tiêu dùng, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sẽ giúp họ giảm bớt tốn kém về thời gian và tiền bạc khi quyết định lựa chọn sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ; đồng thời còn là công cụ bảo vệ họ khi quyền lợi của họ bị xâm phạm khi mua phải sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ kém chất lượng Đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật không chỉ mang lại các lợi ích nội tại (giảm chi phí sản xuất và nghiên cứu, giảm tỷ lệ sản phẩm phi tiêu chuẩn và mức độ rủi ro, tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin ) mà còn mang lại những lợi ích về cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao vị thế cạnh tranh, thúc đẩy sự hợp tác, liên kết trong sản xuất - kinh doanh; đảm bảo với khách hàng về sự phù hợp của sản phẩm với yêu cầu chất lượng chấp nhận Cũng giống như nhiều ngành, lĩnh vực khác, việc xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ có nhiều tác dụng tích cực

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” (Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011) Trong đó:

- Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

- Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân

- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Hoạt động lưu trữ có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bao gồm tổng hợp các nghiệp vụ

cơ bản từ việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý đến việc sắp xếp tài liệu một cách khoa học nhằm phục vụ việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác

- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân Dựa vào kết quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ thực tiễn, chúng ta có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành Lưu trữ

và vai trò, ý nghĩa của hoạt động lưu trữ đối với xã hội

Vai trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Là công cụ để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, nhằm góp phần đồng bộ hóa hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương Ví dụ đối với việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng: nếu như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ xây dựng tiêu chuẩn quốc gia thì tùy theo nhận thức và điều kiện về đất đai, kinh phí, nhân lực… các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn áp

dụng hoặc không áp dụng, áp dụng một phần hoặc áp dụng toàn bộ các yêu cầu kỹ thuật của một kho lưu trữ chuyên dụng được quy định trong tiêu chuẩn

để xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình Như vậy thì mỗi kho lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức có thể có những kết cấu khác nhau, thậm chí có những kho lưu trữ không đảm bảo điều kiện bảo vệ, bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ Ngược lại, nếu quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kho lưu trữ chuyên dụng được ban hành thì bắt buộc các cơ quan, tổ chức hoạt động bằng ngân sách nhà nước phải áp dụng toàn bộ các yêu cầu kỹ thuật của một kho lưu trữ chuyên dụng được quy định trong quy chuẩn để xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình Như vậy sẽ góp phần tối

ưu hóa chức năng và không gian của các kho lưu trữ Do đó, việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có thể được coi là thước đo đánh giá

sự tuân thủ pháp luật của các cơ quan, tổ chức trong hoạt động lưu trữ

- Tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin nghiệp vụ: Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội, gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, đây là hoạt động mang tính đặc thù nên không phải ai cũng hiểu

về tính chất của công việc này, các thuật ngữ cũng như các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ Hiện nay, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động lưu trữ đều có điều khoản về giải thích từ ngữ nhằm thống nhất cách hiểu về một số thuật ngữ được sử dụng trong từng văn bản nhưng số lượng này thường không nhiều và chỉ mang tính điển hình Tuy nhiên, do số lượng các văn bản tương đối nhiều nên đối với những người không am hiểu về hoạt động lưu trữ sẽ rất khó để hiểu một cách toàn diện, hệ thống về các thuật ngữ liên quan đến hoạt động lưu trữ Bên cạnh đó, một số cuốn từ điển thuật ngữ lưu trữ cũng được ban hành nhằm chuẩn hóa các khái niệm sử dụng trong lưu trữ Tuy nhiên, các thuật ngữ được giải thích thường chỉ sắp xếp theo thứ tự a,

b, c như các cuốn từ điển thông thường, không thuận lợi cho việc tra cứu theo từng nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ Mặt khác, do việc biên soạn từ điển thuật ngữ khá phức tạp nên khó có thể thường xuyên sửa đổi, bổ sung để cập nhật các thuật ngữ mới trong hoạt động lưu trữ Do đó, các tiêu chuẩn về định nghĩa các thuật ngữ không những giúp chúng ta hiểu hơn và hiểu thống nhất hơn về từng nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ mà còn dễ dàng sửa đổi, cập nhật các thuật ngữ mới Chúng ta có thể vận dụng các tiêu chuẩn này để phục

vụ cho việc: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn

về hoạt động lưu trữ; biên soạn các giáo trình, sách chuyên khảo về lưu trữ; hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ

- Đơn giản hóa, thống nhất hóa, tạo thuận lợi trong phân công, hợp tác thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ, góp phần tăng năng suất lao động: Đặc điểm của hoạt động lưu trữ là có nhiều thao tác nghiệp vụ được thực hiện lặp đi lặp lại, trong đó có những công việc mang tính kỹ thuật, sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, trang thiết bị kỹ thuật Do đó, nếu không được tiêu chuẩn hóa thì rất khó thống nhất hoạt động lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương Các tiêu chuẩn về mẫu sổ sách, bảng biểu

sẽ giúp ích cho việc thống nhất quản lý thông tin, thuận lợi cho hoạt động kiểm tra, thống kê Ví dụ như: Sổ nhập tài liệu thường được dùng để quản lý đầu vào của kho lưu trữ theo các lần nhập tài liệu Thông qua Sổ này, cơ quan, tổ chức có thể nắm bắt được số lượng phông và số lượng tài liệu lưu trữ hiện có, lưu lượng và nguồn nộp lưu tài liệu hàng năm, tình trạng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho Nếu mẫu Sổ nhập tài liệu được chuẩn hóa

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình thu thập tài liệu vào kho lưu trữ Đồng thời, khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có yêu cầu kiểm tra số lượng tài liệu lưu trữ trong kho, các cơ quan, tổ chức có thể nhanh chóng thống kê số liệu thông qua Sổ này… Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn liên quan đến các yêu cầu, thao tác, quy trình thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ sẽ tạo cơ sở để các cơ quan, tổ chức triển khai công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách hệ thống, thống nhất và theo các nguyên tắc, tiêu chí xác định, góp phần làm tăng năng suất lao động do tiết kiệm được thời gian và nhân lực; đồng thời còn tạo thuận lợi cho công tác chỉ đạo nghiệp

vụ lưu trữ được thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức

- Đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ cũng như cán bộ lưu trữ: Một trong những mục đích cơ bản của hoạt động lưu trữ là phải bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ Do đó, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu… là đặc biệt cần thiết, nhằm đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc cất giữ tài liệu lưu trữ được an toàn, tránh các tác nhân có hại cho tài liệu như ánh sáng, độ

ẩm, bụi, vi sinh vật… Mặt khác, do tài liệu lưu trữ có nhiều loại hình, có thể được tạo ra trên nhiều vật mang tin như: giấy, gỗ, phim ảnh… với nhiều kích

cỡ nên trang thiết bị bảo quản đối với mỗi loại tài liệu là rất khác nhau Nếu chuẩn hóa được các yêu cầu kỹ thuật đối với mỗi loại trang thiết bị bảo quản này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ đảm bảo tính thẩm mỹ mà còn đảm bảo an toàn cho tài liệu, góp phần giảm thiểu các chi phí xử lý tài liệu bị hư hỏng do không được bảo quản đúng cách Hơn nữa, nếu các cán bộ lưu trữ được làm việc trong môi trường đạt chuẩn về phòng kho, được trang

bị các dụng cụ bảo hộ lao động đạt chuẩn thì sức khỏe của họ sẽ được đảm bảo, góp phần duy trì công việc được hiệu quả

Bên cạnh đó, việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật còn góp phần vào việc hiện đại hóa hoạt động lưu trữ, tăng cường khả năng trao đổi, cộng tác và chuyển giao công nghệ về lưu trữ giữa các cơ quan,

tổ chức ở trong nước, giữa Lưu trữ Việt Nam với Lưu trữ các nước trong khu vực và trên thế giới Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức đang nỗ lực trong việc

áp dụng Bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 04 hệ thống tiêu chuẩn và có các phiên bản gồm:

Phiên bản

năm 1994

Phiên bản năm 2000

Phiên bản

ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000 ISO 2005 9000:

Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000

(bao gồm ISO 9001/ 9002/

9003)

ISO 9001:

2008

Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

ISO 9002: 1994

ISO 9003: 1994

ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Chưa có thay đổi

Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến

Hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng/môi trường

Mục tiêu của việc áp dụng Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 là cải tiến hiệu quả

và chất lượng hoạt động của tổ chức, nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc đáp ứng yêu cầu của họ ISO 9001:2000 (và hiện nay là

ISO 9001:2008) được áp dụng tại Việt Nam thông qua Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 (và hiện nay là TCVN ISO 9001: 2008) do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ công bố Thời gian qua, Chính phủ đã tích cực chỉ đạo các

cơ quan hành chính nhà nước áp dụng các tiêu chuẩn này, ví dụ như: Ngày 20 tháng 6 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Tiếp theo, ngày 30 tháng 9 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 118/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg nêu trên, trong đó thay thế tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho phù hợp với phiên bản mới nhất Mới đây, ngày 05 tháng

3 năm 2014, Thủ tướng Chính phủ tiếp tục ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước… Do đó, việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ theo TCVN ISO 9001:2008 là rất cần thiết Vì vậy, nếu các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được hoàn thiện sẽ rất hữu ích cho việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ theo TCVN ISO 9001:2008 Trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay, việc nghiên cứu các tiêu chuẩn về lưu trữ của quốc tế hoặc của nước ngoài để kế thừa, xây dựng hoặc áp dụng triệt để thành tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam đang trở thành một xu hướng tất yếu Bởi lẽ những tiêu chuẩn này luôn được nâng cấp, bổ sung dựa theo những kinh nghiệm thực tế từ các nước phát triển, cho nên khi áp dụng chúng chúng

ta vừa tránh được những “sai lầm” của những nước đi trước lại vừa bắt kịp được các nước tiên tiến

Ngược lại, nếu như không có các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ sẽ không có công cụ, thước đo để đánh giá hiệu quả cũng như chất lượng của hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Còn đối với các cơ quan, tổ chức, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có

thể coi là “cẩm nang” trong hoạt động lưu trữ Nếu không có các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật này, các cơ quan, tổ chức sẽ phải tự mình nghiên cứu, tìm tòi giải pháp để tối ưu hóa hoạt động lưu trữ trong cơ quan, tổ chức mình Ví

dụ như nếu không có các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức sẽ tùy ý lựa chọn các trang thiết bị bảo quản tài liệu theo ý thích, có khi vì giá thành thấp mà không quan tâm xem thiết bị đó có đảm bảo chất lượng hoặc có phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu không, có khi lại mua trang thiết bị với giá thành cao, vượt quá yêu cầu bảo quản tài liệu, gây lãng phí ngân sách…

1.5 Một số tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ

1.5.1 Một số tiêu chuẩn về giấy lưu trữ

a) Các tiêu chuẩn do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO ban hành

* Tiêu chuẩn ISO 9706:1994 “Thông tin và tư liệu: Loại giấy dành cho tài liệu - Các yêu cầu để bảo quản lâu dài”

Tiêu chuẩn này được phát triển dựa trên tiêu chuẩn ANSI/NISO Z39.48:1992 - Tiêu chuẩn quốc gia của Mỹ về “Độ bền của giấy với các ấn phẩm và tài liệu trong thư viện và văn phòng” Mục đích của việc ban hành tiêu chuẩn này là đưa ra các cách phân loại và xác định loại giấy nhằm lựa chọn đúng loại giấy có độ bền cao và có các đặc tính ít hoặc không bị tác động có thể gây ảnh hưởng đến việc sử dụng và bảo quản tài liệu ở môi trường được bảo vệ trong một khoảng thời gian dài

Nội dung của tiêu chuẩn này chủ yếu đề cập đến các yêu cầu về độ bền của giấy được sử dụng cho văn bản, bao gồm các chỉ số sau:

- Sức bền cực tiểu, được đo bởi việc kiểm tra độ rách: Với các loại giấy

có định lượng 70g/m2 hoặc lớn hơn thì khả năng chống rách ở bất cứ hướng nào phải ở mức thấp nhất là 350mN Với các loại giấy có định lượng trong khoảng 25g/m2 đến 70g/m2 thì khả năng chống rách, được tính bằng millinewton, phải ở mức độ r và được tính dưới công thức sau:

r = 6g - 70, trong đó: g là định lượng của giấy [g/m2], hằng số “6” và “70” là tương ứng với chiều [mN*m2/g] và [mN] Mẫu thử phải ở trong điều kiện

23oC và 50% độ ẩm

- Lượng tạp chất tối thiểu (như canxi cácbonát) làm trung hòa tác động của axit, được đo bởi chất kiềm còn tồn lại: Giấy phải có chất kiềm còn tồn lại

tương đương mức thấp nhất là 0,4 mol axit/kg Khi canxi cácbonát được dùng

để tạo chất kiềm còn tồn lại thì chỉ có thể đạt được yêu cầu kiểm tra nếu trong giấy có khoảng 20g CaCO3/kg giấy

- Lượng các nguyên liệu dễ bị oxi hóa cực đại, đo bởi số Kappa: Giấy phải có số Kappa ít hơn 5

- Các giá trị pH cực tiểu và cực đại của nước lạnh chiết xuất từ giấy: Giá trị pH của mẫu vật có nước, dùng nước lạnh phải ở trong khoảng từ 7,5 đến 10,0 Cần lưu ý là đối với giấy bền thì các lớp riêng cần có giá trị pH dưới 7,5

* Tiêu chuẩn ISO 11108:1996 “Thông tin và tư liệu - Giấy tờ văn phòng: Các yêu cầu về độ bền và khả năng chịu tác động của giấy”

Tiêu chuẩn này đặt ra các yêu cầu về giấy tờ văn phòng Những yêu cầu này cũng có thể áp dụng đối với các loại giấy chưa được in dùng cho tài liệu và ấn phẩm cần đến được bảo quản lâu dài và được sử dụng thường xuyên

Nội dung của Tiêu chuẩn này quy định về các đặc tính kỹ thuật của giấy như sau:

- Sợi hợp chất: Giấy phải được cấu tạo từ sợi bông, xơ bông, sợi gai dầu, sợi lanh hoặc là hỗn hợp các loại trên Nếu có một chút hóa chất tẩy trắng được sử dụng để có được sản phẩm như mong muốn thì phải nói rõ số lượng

- Độ Grammage: Độ grammage phải ở mức ít nhất là 70g/m2

- Khả năng chống rách: Khả năng chống rách ở bất cứ hướng nào phải

ở mức ít nhất là 350mN Mẫu vật phải ở trong điều kiện 23oC và có độ ẩm là 50%

- Khả năng chịu gập: Giấy phải có khả năng chịu gập ở bất cứ hướng nào ở mức ít nhất là 2,42 được xác định bởi dụng cụ Schopper hoặc ở mức ít nhất là 2,18 được xác định với dụng cụ Lhomargy, Kohler-Molin hoặc MIT Mẫu vật phải ở trong điều kiện 23oC và có độ ẩm là 50%

- Giá trị pH của mẫu vật có nước: Giá trị pH của mẫu vật có nước, dùng nước lạnh phải ở trong khoảng từ 7,5 đến 10,0

- Chất kiềm còn tồn lại: Giấy phải có chất kiềm còn tồn lại tương

đương mức thấp nhất là 0,4 mol axit/kg Cần lưu ý là: khi canxi cácbonát được dùng để tạo chất kiềm còn tồn lại thì chỉ có thể đạt được yêu cầu kiểm tra nếu trong giấy có khoảng 20g CaCO3/kg giấy; trong trường hợp giấy tờ văn phòng được sản xuất theo kiểu giấy phủ, chúng phải được xác định là đã đạt được mức trung bình về chất kiềm còn tồn lại trong giấy, Tuy nhiên, một lớp giấy không được có chất kiềm còn tồn lại ở dưới mức tương đương 0,4 mol axit/kg giấy

- Khả năng chống oxi hóa: Giấy phải có số Kappa ít hơn 5,0

* Tiêu chuẩn ISO 11798:1999 “Thông tin và tư liệu: Tính ổn định và lâu bền của việc viết, in và sao chép trên giấy - Những yêu cầu và các phương pháp kiểm tra”

Tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu và phương pháp kiểm tra đối với việc đánh giá tính lâu dài và ổn định của tài liệu viết, in và sao chép trên giấy được bảo quản trong các thư viện, cơ quan lưu trữ và các môi trường bảo quản khác trong thời gian lâu dài Tiêu chuẩn này được áp dụng đối với các hình ảnh trên giấy (ngoại trừ các tài liệu nhiếp ảnh) và các hình ảnh đa sắc Tiêu chuẩn này không áp dụng đối với những tài liệu được bảo quản trong điều kiện gây hại (như: độ ẩm cao có thể kích thích vi trùng phát triển; nhiệt

độ vượt quá mức cho phép; sự bức xạ (như ánh sáng); các mức độ của chất gây ô nhiễm cao hoặc ảnh hưởng của hơi nước) và những tài liệu có yêu cầu cao về tính xác thực như các tài liệu về ngân hàng

Dựa theo Tiêu chuẩn này thì những tài liệu giấy đạt chuẩn phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Mật độ quang học: Mật độ phản chiếu quang học của những hình ảnh đơn sắc phải thỏa mãn các yêu cầu ở bảng dưới đây:

Các tài liệu được ghi khác Màu đen 0, 0

- Tính ổn định của ánh sáng: Sau khi được chiếu sáng, mật độ quang học của hình ảnh đơn sắc phải đạt mức tối thiểu như đã nêu ở trên Những yêu cầu này cũng có thể áp dụng cho những hình ảnh phân tách mầu Sắc thái của mầu sắc có thể thay đổi nhưng nó vẫn có thể được nhận ra cùng mầu như trước khi xử lý Những hình ảnh đa sắc phải thoả mãn các yêu cầu sau:

∆L* = ±8; ∆a* = ±5; ∆b* = ±5 (trong đó ∆L*, ∆a*, ∆b* là các sự khác nhau về màu sắc)

- Khả năng chống hơi nước: Sau khi xử lý nước, mật độ quang học của ảnh đơn sắc phải đạt mức tối thiểu như đã nêu ở trên Sắc thái của mầu có thể thay đổi nhưng nó vẫn có thể được nhận ra cùng mầu như trước khi xử lý Những yêu cầu này có thể được áp dụng đối với những hình ảnh phân tách mầu Những hình ảnh đa sắc phải thoả mãn các yêu cầu sau: ∆L* = ±5; ∆a* =

±3; ∆b* = ±3 Chỉ một sự bạc mầu không đáng kể của giấy, với sự thay đổi mật độ ≤ 0,05, là có thể được chấp nhận Không một khiếm khuyết nào trên ảnh nếu có thể nhìn thấy bằng mắt thường được chấp nhận

- Chuyển tài liệu đã được ghi lại: Các mẫu được lưu trong một chồng dưới áp suất quy định phải không được để lại vết dính hoặc làm hỏng hình ảnh Không một ký tự hoặc một phần của ký tự nào có thể nhìn thấy trên trang giấy gần kề, nhưng các vết của việc chuyển tài liệu hình thành nên những chấm nhỏ thì có thể chấp nhận được

- Chống sự mài mòn: Các hình ảnh phải có khả năng chống mờ một cách đều nhau như khi các dòng được vẽ bằng mực tốt Yêu cầu này cần phải được đáp ứng khi tỉ lệ giữa khả năng hấp thụ ánh sáng của ảnh và của các

dòng tài liệu bằng mực >= 0,08 Ở mép hình ảnh sinh ra các khoảng trống không được để xảy ra hiện tượng làm mòn

- Khả năng chống nóng: Sau khi đã được bảo quản trong 12 ngày, mật

độ quang học của những hình ảnh đơn sắc phải đạt mức tối thiểu như đã nêu

ở trên Sắc thái màu sắc có thể thay đổi nhưng vẫn có thể được nhận ra với cùng một màu sắc như trước khi xử lý Những quy định này có thể cũng được áp dụng đối với những hình ảnh phân tách mầu Những hình ảnh đa sắc phải thỏa mãn các yêu cầu sau: ∆L* = ±5; ∆a* = ±3; ∆b* = ±3

- Những tác động ghi lại dựa vào độ bền cơ học của giấy: Giấy có thể

bị ảnh hưởng bởi quá trình ghi hình và kết quả hình ảnh Độ nóng, sự bức xạ

và các tác nhân hóa học liên quan đến quá trình xử lý có thể làm mủn giấy Khả năng hút năng lượng: Sự hút năng lượng của các dải hình ảnh không được thấp quá 10% so với các phần tài liệu giấy đã được kiểm tra Khả năng chịu gập của tài liệu: Khả năng chịu gập của các dải hình ảnh khi được kiểm tra phải không được thấp hơn 0,1 so với các phần tài liệu giấy đã được kiểm tra

b) Tiêu chuẩn của một số nước

- Theo các nhà khoa học ở Áo, giấy lưu trữ được sản xuất từ các loại

xơ sợi thực vật có hàm lượng α-xenluylo lớn 9% độ trùng hợp 1000 - 1200; chỉ số đồng không lớn hơn 1,5; pH nước chiết không nhỏ hơn 5,5 - 6,0

- Theo các nhà khoa học Ấn Độ, với các loại giấy viết có tuổi thọ tới

500 năm thì phải được làm từ bột giấy có hàm lượng α-xenluylô lớn hơn 90%, trị số đồng nhỏ hơn 1,0; pH nước chiết lớn hơn 5; hàm lượng nhựa nhỏ hơn 1,0% Giấy viết có tuổi thọ tới 100 năm phải được làm từ bột giấy có hàm lượng α-xenluylo lớn hơn 80%, trị số đồng nhỏ hơn 2,0; pH nước chiết lớn hơn 5; hàm lượng nhựa nhỏ hơn 1,5% Giấy có tuổi thọ đến 50 năm phải được làm từ bột giấy có hàm lượng α-xenluylo lớn hơn 70%, trị số đồng nhỏ hơn 3,5; pH nước chiết lớn hơn 4; hàm lượng nhựa nhỏ hơn 2,0% Các loại giấy có tuổi thọ cao đều phải có độ bền cơ lý ban đầu cao Đây là một trong các yếu tố cần thiết đối với giấy dùng cho lưu trữ Nếu độ bền dự trữ của giấy ban đầu cao thì thời gian sử dụng càng được lâu

- Theo các nhà khoa học Đức, giấy có tuổi thọ cao phải đáp ứng các chỉ tiêu cơ lý ban đầu như sau: độ bền gấp theo chiều ngang (đo trên thiết bị MIT với lực kéo căng 4,9N) không được nhỏ hơn 300 lần gấp kép; độ bền xé

theo chiều ngang không được nhỏ hơn 588 mH; pH nước chiết (theo phương pháp chiết lạnh) không nhỏ hơn 6,5

- Theo các nhà khoa học ở Pháp, ngoài các chỉ tiêu cơ lý như ở Đức, người Pháp còn có một số tiêu chuẩn khác cho giấy lưu trữ: khi lão hóa các mẫu giấy trong điều kiện nhân tạo với thời gian 12 ngày, độ chịu gấp còn

200 đôi lần, độ chịu xé 530 mH; khi lão hóa 24 ngày độ chịu gấp còn 140 đôi lần, độ chịu xé còn 430 mH Riêng pH nước chiết sau 3 ngày lão hóa nhân tạo giá trị của nó không thay đổi

- Theo các nhà khoa học ở Rumani, các loại giấy không hạn chế thời gian lưu trữ được sản xuất từ các loại xơ sợi thực vật có hàm lượng α-xenluylo không nhỏ hơn 90% và chỉ số đồng không lớn hơn 1,5; và hàm lượng chất keo không quá 1% Giấy in lưu trữ trên 100 năm có thể sản xuất

từ xơ sợi có hàm lượng α-xenluylo lớn hơn 90%, chỉ số đồng không lớn hơn 2,5; và hàm lượng chất keo không quá 1,5% Còn giấy lưu trữ dưới 50 năm chỉ là sản xuất từ xơ sợi có hàm lượng α-xenluylo lớn hơn 70%, chỉ số đồng nhỏ hơn 3%; hàm lượng nhựa nhỏ hơn 2%

1.5.2 Một số tiêu chuẩn về quản lý tài liệu điện tử

- Tháng 10 năm 2005, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO đã công

bố Tiêu chuẩn quốc tế ISO/TR 18492:2005 “Lưu trữ lâu dài thông tin tài liệu điện tử” Tiêu chuẩn này đã đưa ra các yêu cầu cơ bản đối với việc lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, trong đó có sự phân cấp rõ ràng từ khía cạnh vật lý đến khía cạnh logic của chúng Từ khía cạnh vật lý của tài liệu điện tử, tiêu chuẩn quốc tế này đã đưa ra được những yêu cầu dưới đây đối với việc lưu trữ lâu dài tài liệu:

(1) Đối với việc tải tập tin qua giao thức HTTP và FPT của tài liệu điện

tử mà nói, tài liệu điện tử cần phải có đặc trưng về tính khả thi trong việc tiếp cận, chủ yếu thể hiện ở 4 phương diện sau: có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là những phương tiện đầu tiên để tạo lập nên những tài liệu điện tử đó; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là những phương tiện hiện đang lưu trữ những tài liệu điện tử này; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là phương tiện hiện tại đang cần phải tra cứu đến những tài liệu này; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là phương tiện dùng để lưu trữ tài liệu điện tử trong tương lai;

(2) Đối với quy tắc biên mã tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang các đặc tính để máy tính điện tử có thể đọc được;

(3) Đối với môi trường kỹ thuật của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính duy nhất để máy tính điện tử có thể nhận dạng được;

(4) Đối với nội dung lô- gích của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính khả thi trong việc tra cứu;

(5) Đối với kết cấu lôgic của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính hiển thị;

(6) Đối với thông tin bối cảnh của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính khả thi trong việc lý giải

- Tại Anh, năm 2001, Công ty Cornwell Affiliates.plc của Anh đã phối hợp với các tổ chức thuộc các nước khác nhau trong Liên minh Châu Âu biên soạn Tiêu chuẩn Moreq (Model Requiments for the Management of Electronic Records), trong đó đưa ra các yêu cầu về chức năng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử Tiêu chuẩn này đã được thực tiễn của Châu Âu công nhận, được ứng dụng không chỉ ở các nước Liên minh Châu Âu, mà còn được

sử dụng ở nhiều nước khác

- Tại Mỹ, năm 1977, Bộ Quốc phòng Mỹ đã nghiên cứu, xây dựng Tiêu chuẩn DoD 55015.2 về quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở đề nghị của Lưu trữ Quốc gia Mỹ Hiện nay, Lưu trữ Quốc gia Mỹ vẫn đang khuyến nghị các tổ chức lưu trữ Liên bang sử dụng các chương trình quản lý tài liệu điện tử đã được cấp chứng chỉ phù hợp với Tiêu chuẩn DoD 55015.2

- Tại Pháp, Tiêu chuẩn quốc gia NFZ42-013 được ban hành nhằm mục đích bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử trong các hệ thống máy tính có

sử dụng đĩa quang không cho phép sao chép (WORM) Tiêu chuẩn này đã quy định các yêu cầu về quy trình công việc và quy trình kỹ thuật trong quá trình sử dụng tài liệu điện tử

- Tại Trung Quốc, ngay từ những năm 1990, hoạt động quản lý tài lệu lưu trữ điện tử đã được quan tâm thực hiện thông qua việc ban hành nhiều quy tắc quản lý cũng như tiêu chuẩn kỹ thuật như: Tiêu chuẩn về bảo quản đĩa quang, lập hồ sơ và quản lý tài liệu điện tử do Cục Giám sát chất lượng và kỹ thuật nhà nước Trung Quốc ban hành tháng 2 năm 1999; Tiêu chuẩn quốc gia

“Lập hồ sơ và quản lý tài liệu điện tử” do Tổng cục Giám sát, Thanh tra và

Kiểm dịch nhà nước Trung Quốc ban hành tháng 12 năm 2002, trong đó quy định: “Mỗi đơn vị sản sinh ra tài liệu điện tử cần phân tích ấn định cho các phòng, ban hoặc cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm về lập hồ sơ tài liệu điện tử; việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản cũng như tiếp cận và sử dụng tài liệu điện tử phải đưa vào quy trình xử lý đối với những tài liệu hành chính liên quan tới các tổ chức Đảng và Chính phủ; đặt toàn bộ quy trình này dưới sự giám sát và kiểm tra của các viện lưu trữ”

- Tại Úc, năm 2000, Lưu trữ Bang Victoria đã ban hành Tiêu chuẩn Pros 99/007 “Quản lý tài liệu điện tử” trên cơ sở kết quả triển khai dự án VERS (Victorian Electronic Records Stratery) Tiêu chuẩn này đã đưa ra các yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử của Bang Victoria (Úc) Đến năm 2003, Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi, trong đó đưa ra 6 khuyến nghị và 5 bảng thuyết minh kỹ thuật bao gồm: Những yêu cầu có tính hệ thống về bảo quản tài liệu điện tử; Sơ đồ siêu dữ liệu; Dạng chuẩn tài liệu điện tử; Dạng bảo quản lâu dài; Chuyển giao tài liệu điện tử vào Lưu trữ Nhà nước của Bang Victoria

*** Tiểu kết:

Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ra đời là một yêu cầu tất yếu Trong thời gian qua, nhiều tổ chức lưu trữ quốc tế và cơ quan lưu trữ của nhiều nước trên thế giới đã nghiên cứu, ban hành nhiều tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động lưu trữ Đây sẽ là nguồn tài liệu hữu ích để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham khảo, vận dụng vào hoạt động xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ trong thời gian tới Có thể thấy rằng trong bất kỹ lĩnh vực nào, bao gồm cả hoạt động lưu trữ, việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đều nhằm mục đích giúp gia tăng hiệu quả công việc, đồng thời giảm thiểu lãng phí Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ không chỉ có ý nghĩa về mặt lợi ích kinh tế cho các cơ quan, tổ chức mà còn mang lại hiệu quả quản lý cao hơn cho cơ quan quản lý nhà nước - là công cụ để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, góp phần nâng cao vị thế của ngành Lưu trữ Việt Nam trong đời sống xã hội Chính vì vậy, việc đánh giá thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong thời gian qua là vô cùng cần thiết Vấn đề này sẽ được trình bày cụ thể trong Chương 2 của Luận văn

Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN,

QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC VĂN THƯ

VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

2.1 Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn

kỹ thuật về lưu trữ

Tiêu chuẩn hóa là một trong những nội dung và biện pháp quan trọng

để Nhà nước quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển, hợp lý hoá tổ chức sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động Nhận rõ được vai trò quan trọng đó, từ năm 1963 đến nay nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói riêng đã được xây dựng và ban hành Ví dụ như:

- Luật: Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006

- Pháp lệnh: Pháp lệnh số 49-LCT/HĐNN8 ngày 27 tháng 12 năm 1990 của Hội đồng Nhà nước về chất lượng hàng hóa (gọi tắt là Pháp lệnh về chất lượng hàng hóa năm 1990); Pháp lệnh số 18/1999/PL-UBTVQH10 ngày 24 tháng 12 năm 1999 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về chất lượng hàng hóa (gọi tắt là Pháp lệnh về chất lượng hàng hóa năm 1999)

- Nghị định: Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của

Hội đồng Bộ trưởng ban hành Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa; Nghị định số

327-HĐBT ngày 19 tháng 10 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành

Quy định về việc thi hành Pháp lệnh về chất lượng hàng hóa; Nghị định số

86-CP ngày 08 tháng 12 năm 1995 của Chính phủ quy định phân công trách

nhiệm quản lý nhà nước về chất lượng hàng hóa; Nghị định số

127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một

số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật; Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03 tháng 8 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi một số điều của Nghị định 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn

kỹ thuật và Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của

Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa…

- Thông tư: Thông tư số 560-KCM/TT ngày 21 tháng 3 năm 1996 của

Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường hướng dẫn thi hành Nghị định số

86-CP ngày 08 tháng 12 năm 1995 của Chính phủ quy định phân công trách nhiệm quản lý nhà nước về chất lượng hàng hóa; Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn; Thông tư liên tịch số 145/2009/TTLT-BTC-BKHCN ngày 17 tháng 7 năm 2009 của Liên Bộ Tài chính - Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí xây dựng tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật; Thông tư số 29/2011/TT-BKHCN ngày 15 tháng 11 năm 2011 của Bộ Khoa học và Công nghệ sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn

- Quyết định: Quyết định số 222/QĐ-TĐC ngày 06 tháng 8 năm 1986 của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng ban hành Quy định về đề cương xây dựng tiêu chuẩn; Quyết định số 92/QĐ-TĐC ngày 15 tháng 02 năm 1986 của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng ban hành Quy chế về lập và quản lý hồ sơ tiêu chuẩn; Quyết định số 247/QĐ-TĐC ngày 13 tháng 10 năm 1993 của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng ban hành Quy chế lập và xét duyệt dự án xây dựng tiêu chuẩn Việt Nam; Quyết định số 579/QĐ- BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030…

Điều lệ tạm thời về việc nghiên cứu, xây dựng, xét duyệt, ban hành và quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp kèm theo Nghị định số 123-CP ngày 24 tháng 8 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ có thể coi là văn bản đầu tiên quy định về công tác tiêu chuẩn hóa tại Việt Nam, trong đó quy định hệ thống tiêu chuẩn gồm 04 cấp: Tiêu chuẩn nhà nước (TCVN), Tiêu chuẩn ngành (TCN), Tiêu chuẩn địa phương (TCV) và Tiêu chuẩn cơ sở (TC) Tiếp đó, ngày 24 tháng 8 năm 1982, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 141/HĐBT về việc ban hành Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa So với Điều lệ tạm thời ban hành từ năm 1963, hệ

thống tiêu chuẩn được quy định theo Điều lệ mới vẫn gồm 04 cấp, tuy nhiên đối tượng tiêu chuẩn hóa đã được mở rộng hơn Từ năm 1990 - 2005, Pháp lệnh Chất lượng hàng hóa ban hành ngày 27 tháng 12 năm 1990 và Pháp lệnh Chất lượng hàng hoá sửa đổi vào năm 1999 là cơ sở pháp lý cao nhất cho việc đổi mới công tác tiêu chuẩn hóa ở nước ta, trong đó có ngành Lưu trữ Việt Nam Ngày 26 tháng 6 năm 2006, Quốc hội đã thông qua Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật gồm 7 chương và 71 điều Nội dung của Luật điều chỉnh việc xây dựng, công bố, ban hành, áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật Nội dung cơ bản của Luật thể hiện yêu cầu đổi mới toàn diện tổ chức, nội dung, phương thức hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật theo hướng thống nhất đầu mối quản

lý, giản lược các tiêu chuẩn, áp dụng linh hoạt các chế độ tiêu chuẩn tự nguyện áp dụng và quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng Trong Luật này, hệ thống tiêu chuẩn được đơn giản hoá còn hai cấp gồm tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn cơ sở, đồng thời hình thành hệ thống quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc

áp dụng cũng gồm hai cấp là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật địa phương Về thẩm quyền công bố tiêu chuẩn quốc gia và cơ quan quản lý Nhà nước về tiêu chuẩn được thống nhất về Bộ Khoa học và Công nghệ; riêng thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được giao cho các Bộ (cơ quan ngang Bộ) quản lý chuyên ngành Cho đến nay, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 vẫn là văn bản có tính chất pháp lý cao nhất để các ngành, các cấp, trong đó có ngành Lưu trữ Việt Nam thực hiện hoạt động xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thuộc lĩnh vực

mà ngành mình quản lý

Dưới đây là một số nội dung liên quan đến hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng được quy định trong các văn bản trên:

2.1.1 Hệ thống các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

- Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa năm 1982:

+ Điều 6 của Điều lệ quy định: “Tiêu chuẩn được chia thành các loại sau đây: Tiêu chuẩn về quy cách; Tiêu chuẩn về yêu cầu kỹ thuật; Tiêu chuẩn

về phương pháp thử; Tiêu chuẩn về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản;

Tiêu chuẩn về nguyên tắc và thủ tục; Tiêu chuẩn về những vấn đề khoa học -

kỹ thuật chung”

+ Điều 7 của Điều lệ quy định “Hệ thống tiêu chuẩn được chia thành các cấp sau đây: Tiêu chuẩn Việt Nam (ký hiệu là TCVN); Tiêu chuẩn ngành (ký hiệu là TCN); Tiêu chuẩn địa phương (ký hiệu là TCV); Tiêu chuẩn cơ sở (ký hiệu là TC)”

- Điều 9 của Pháp lệnh về chất lượng hàng hóa năm 1999 quy định:

“Tiêu chuẩn chất lượng bao gồm các quy định về chỉ tiêu, yêu cầu kỹ thuật,

phươngpháp thử nghiệm, bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản hàng hóa;

về hệ thống quản lý chất lượng và các vấn đề khác liên quan đến chất lượng hàng hóa Tiêu chuẩn chất lượng được thể hiện dưới hình thức văn bản kỹ thuật”

- Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006:

+ Điều 10 của Luật quy định: “Hệ thống tiêu chuẩn và ký hiệu tiêu chuẩn của Việt Nam bao gồm: Tiêu chuẩn quốc gia, ký hiệu là TCVN; Tiêu chuẩn cơ sở, ký hiệu là TCCS” Điều 12 của Luật quy định có các loại tiêu chuẩn sau:

“1 Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chung cho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực

5 Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá.”

+ Điều 26 của Luật quy định : “Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật và ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam bao gồm: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ký

hiệu là QCVN; Quy chuẩn kỹ thuật địa phương, ký hiệu là QCĐP” Điều 28 của Luật quy định có các loại quy chuẩn kỹ thuật sau:

“1 Quy chuẩn kỹ thuật chung bao gồm các quy định về kỹ thuật và quản lý áp dụng cho một lĩnh vực quản lý hoặc một nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình

2 Quy chuẩn kỹ thuật an toàn bao gồm:

a) Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn sinh học, an toàn cháy nổ, an toàn cơ học, an toàn công nghiệp, an toàn xây dựng,

an toàn nhiệt, an toàn hóa học, an toàn điện, an toàn thiết bị y tế, tương thích điện từ trường, an toàn bức xạ và hạt nhân;

b) Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn dược phẩm, mỹ phẩm đối với sức khoẻ con người;

c) Các quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu liên quan đến vệ sinh, an toàn thức ăn chăn nuôi, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y, chế phẩm sinh học và hoá chất dùng cho động vật, thực vật

3 Quy chuẩn kỹ thuật môi trường quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu về chất lượng môi trường xung quanh, về chất thải

4 Quy chuẩn kỹ thuật quá trình quy định yêu cầu về vệ sinh, an toàn trong quá trình sản xuất, khai thác, chế biến, bảo quản, vận hành, vận chuyển,

sử dụng, bảo trì sản phẩm, hàng hóa

5 Quy chuẩn kỹ thuật dịch vụ quy định yêu cầu về an toàn, vệ sinh trong dịch vụ kinh doanh, thương mại, bưu chính, viễn thông, xây dựng, giáo dục, tài chính, khoa học và công nghệ, chăm sóc sức khoẻ, du lịch, giải trí, văn hoá, thể thao, vận tải, môi trường và dịch vụ trong các lĩnh vực khác.”

2.1.2 Hiệu lực thi hành và nguyên tắc áp dụng của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

- Điều 12 của Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa năm 1982 quy định tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn địa phương có hai hình thức hiệu lực sau:

“+ Tiêu chuẩn chính thức áp dụng là những tiêu chuẩn buộc phải theo đúng kể từ ngày có hiệu lực

+ Tiêu chuẩn khuyến khích áp dụng là những tiêu chuẩn không buộc phải theo đúng nếu không đủ điều kiện.”

Trong đó, tiêu chuẩn cơ sở là tiêu chuẩn chính thức áp dụng trong phạm

vi cơ sở ban hành tiêu chuẩn

- Điều 12 của Pháp lệnh về chất lượng hàng hóa năm 1990 quy định:

“Tiêu chuẩn Việt Nam gồm Tiêu chuẩn Việt Nam bắt buộc áp dụng và Tiêu chuẩn Việt Nam tự nguyện áp dụng Cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong phạm vi quyền hạn có thể tuyên bố Tiêu chuẩn Việt Nam tự nguyện áp dụng là tiêu chuẩn bắt buộc đối với đơn vị mình.”

- Điều 10 của Nghị định số 327-HĐBT ngày 19 tháng 10 năm 1991 quy định: “Các Tiêu chuẩn Việt Nam liên quan đến an toàn, vệ sinh, bảo vệ môi trường và các tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá quan trọng của nền kinh tế quốc dân được quy định bắt buộc áp dụng Tổ chức, cá nhân phải tuân theo Tiêu chuẩn Việt Nam bắt buộc áp dụng kể từ ngày Tiêu chuẩn Việt Nam có hiệu lực.”

- Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006:

+ Điều 23 của Luật quy định về nguyên tắc áp dụng tiêu chuẩn như sau:

“Tiêu chuẩn được áp dụng trên nguyên tắc tự nguyện Toàn bộ hoặc một phần tiêu chuẩn cụ thể trở thành bắt buộc áp dụng khi được viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật Tiêu chuẩn cơ sở được áp dụng trong phạm vi quản lý của tổ chức công bố tiêu chuẩn” Phương thức áp dụng tiêu chuẩn được quy định tại Điều 24 của Luật này như sau: “Tiêu chuẩn được

áp dụng trực tiếp hoặc được viện dẫn trong văn bản khác và được sử dụng làm

cơ sở cho hoạt động đánh giá sự phù hợp.”

+ Điều 34 của Luật quy định về hiệu lực thi hành của quy chuẩn kỹ thuật như sau: “Quy chuẩn kỹ thuật có hiệu lực thi hành sau ít nhất sáu tháng,

kể từ ngày ban hành Trong trường hợp cấp thiết liên quan đến sức khỏe, an toàn, môi trường, hiệu lực thi hành quy chuẩn kỹ thuật có thể sớm hơn theo quyết định của cơ quan ban hành quy chuẩn kỹ thuật Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia có hiệu lực thi hành trong phạm vi cả nước; quy chuẩn kỹ thuật địa phương có hiệu lực thi hành trong phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành quy chuẩn kỹ thuật đó” Nguyên tắc, phương thức áp dụng quy chuẩn kỹ thuật được quy định tại Điều 38 của

Luật này như sau: “Quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng bắt buộc trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác và được sử dụng làm cơ sở cho hoạt động đánh giá sự phù hợp.”

2.1.3 Hướng dẫn trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định, công bố tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

- Nội dung của bản đề cương xây dựng tiêu chuẩn được quy định theo

Quyết định số 222/QĐ-TĐC ngày 06 tháng 8 năm 1986 của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng gồm các vấn đề chính sau:

“+ Cơ sở pháp lý của việc xây dựng tiêu chuẩn

+ Mục đích và nhiệm vụ chính của việc xây dựng tiêu chuẩn

+ Các đặc trưng cơ bản của đối tượng tiêu chuẩn hóa

+ Nội dung chính của tiêu chuẩn

+ Các tiêu chuẩn và tài liệu pháp quy kỹ thuật có liên quan

+ Các tài liệu cơ bản dùng để dự thảo tiêu chuẩn

+ Các tài liệu tham khảo

+ Trình tự các bước công việc

+ Dự trù kinh phí các vật tư phục vụ nghiên cứu

+ Danh sách các cơ quan nhất thiết phải có ý kiến

+ Danh sách các cơ quan cần gửi dự thảo lấy ý kiến

+ Dự kiến khó khăn, thuận lợi và các kiến nghị

+ Danh sách các ủy viên Hội đồng Khoa học kỹ thuật thẩm xét dự thảo tiêu chuẩn.”

- Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ:

+ Khoản 1, Điều 5 của Nghị định quy định thành phần tài liệu trong hồ

sơ dự thảo tiêu chuẩn quốc gia do Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ xây dựng, bao gồm:

“a) Quyết định giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia cho cơ quan, tổ chức, kèm theo dự án xây dựng tiêu chuẩn quốc gia đã được phê duyệt;

b) Báo cáo quá trình xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia của cơ quan,

tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia;

c) Dự thảo tiêu chuẩn quốc gia (bao gồm cả văn bản dự thảo và file điện tử) kèm theo bản thuyết minh; bản sao tài liệu gốc được sử dụng làm căn

cứ để xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia; các tài liệu tham khảo khác;

d) Danh sách cơ quan, tổ chức, cá nhân được gửi dự thảo để lấy ý kiến; bản tổng hợp và tiếp thu ý kiến góp ý kèm theo văn bản góp ý;

đ) Công văn đề nghị thẩm định dự thảo và công bố tiêu chuẩn quốc gia của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

e) Báo cáo kết quả thẩm định dự thảo tiêu chuẩn quốc gia của cơ quan thẩm định;

g) Văn bản tiếp thu ý kiến thẩm định, dự thảo tiêu chuẩn quốc gia đã được hoàn chỉnh trên cơ sở tiếp thu ý kiến thẩm định kèm theo bản thuyết minh; các văn bản, tài liệu khác liên quan đến quá trình xử lý ý kiến thẩm định (nếu có).”

+ Khoản 1, Điều 10 của Nghị định quy định thành phần tài liệu trong

hồ sơ dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, bao gồm:

“a) Quyết định giao nhiệm vụ xây dựng dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cho cơ quan, tổ chức kèm theo dự án xây dựng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đã được phê duyệt;

b) Báo cáo quá trình xây dựng dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia của

cơ quan, tổ chức xây dựng dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia;

c) Dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trình duyệt kèm theo thuyết minh; bản sao tài liệu gốc được sử dụng làm căn cứ để xây dựng dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các tài liệu tham khảo khác;

d) Danh sách cơ quan được gửi dự thảo để lấy ý kiến; bản tổng hợp và tiếp thu ý kiến góp ý kèm theo văn bản góp ý;

đ) Công văn đề nghị thẩm định của Bộ, cơ quan ngang Bộ hoặc cơ quan thuộc Chính phủ;

e) Báo cáo kết quả thẩm định dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; g) Văn bản tiếp thu ý kiến thẩm định cho dự thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia;