Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự luận văn ths thông tin 60 32 03 01 pdf

Cụ thể là, tại các cơ quan thi hành án dân sự, các hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính được đối chiếu và định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội v

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THU LAN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN

BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THU LAN

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN

BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS Nguyễn Văn Hàm

Hà Nội, 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thu Lan

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội cùng các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự cùng các đồng nghiệp trong phòng, cũng như các cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sự Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của PGS Nguyễn Văn Hàm

đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân tôi, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước; tuy nhiên, do tính chất phức tạp của đề tài và trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự giúp đỡ

và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

Mở đầu 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

6 Nguồn tư liệu tham khảo 7

7 Phương pháp nghiên cứu 8

8 Bố cục của luận văn 8

Chương 1 Hệ thống tổ chức và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự 10

1.1 Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự 10

1.1.1 Tổng cục Thi hành án dân sự 12

1.1.2 Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 16

1.1.3 Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 17

1.2 Đặc điểm, nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự 19

1.2.1 Đặc điểm 19

1.2.2 Nội dung, thành phần 22

Chương 2 Vận dụng lý luận, thực tiễn về xác định giá trị trong xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự 39

2.1 Tổng quan về Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39

2.1.1 Khái niệm Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39

2.1.2 Ý nghĩa và tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 42

2.1.3 Cơ sở và phương pháp chung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 44

2.2 Sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi

hành án dân sự 47

2.3 Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu ngành thi hành án dân sự 51

2.3.1 Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu 51

2.3.1.1 Khái niệm về xác định giá trị tài liệu 51

2.3.1.2 Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 52

2.3.2 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân sự 64

2.3.2.1 Quy định của pháp luật về xác định thời hạn bảo quản của tài liệu 64

2.3.2.2 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trong thực tế của các cơ quan thi hành án dân sự 71

2.3.3 Xác định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự 74

Chương 3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự 90

3.1 Phạm vi và đối tượng sử dụng 90

3.2 Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 90

3.3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự 92

3.4 Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự 113

Kết luận 116

Danh mục tài liệu tham khảo 118

Phụ lục 123

án dân sự mà còn là nguồn thông tin chủ yếu để xử lý và thực hiện các nghiệp

vụ thi hành án Tuy nhiên, tại các cơ quan thi hành án dân sự, công tác lưu trữ vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế như kho bảo quản tài liệu chật hẹp, chưa đảm bảo diện tích theo quy định; tài liệu chưa được thu thập và lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu lưu trữ chưa khoa học Đặc biệt, một trong những hạn chế nhất hiện nay của công tác lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để Cụ thể là, tại các cơ quan thi hành án dân sự, các hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính được đối chiếu

và định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; còn đối với những

hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ thi hành án thì chỉ dừng lại ở việc xác định các mức bảo quản tạm thời, bảo quản lâu dài và bảo quản vĩnh viễn chứ chưa định được thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể Cá biệt một số cơ quan thi hành

án dân sự còn chưa thực hiện công tác xác định giá trị đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan mình

Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, nó có liên quan và quyết định đến số phận của tài liệu Kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành

phần tài liệu của Phông lưu trữ của các cơ quan Việc không xác định rõ thời hạn bảo quản dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng; tài liệu hết giá trị, đến hạn tiêu hủy nhưng vẫn còn được lưu trữ, gây lãng phí trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí bảo quản

Thực tế này đặt ra yêu cầu cho Tổng cục Thi hành án dân sự - cơ quan quản lý nhà nước về thi hành án dân sự, trực thuộc Bộ Tư pháp là phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu áp dụng trong toàn ngành để thống nhất thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu, đồng thời tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cũng giúp cán bộ lưu trữ tránh được cách nhìn phiến diện, chủ quan trong khi xác định giá trị, đồng thời tạo cơ sở để lựa chọn những tài liệu

có giá trị đưa vào bảo quản trong kho, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị Nó không chỉ là phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan chủ quản mà còn có ý nghĩa chỉ đạo và hướng dẫn cho các cơ quan trong toàn ngành về vấn đề này

Việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản của ngành cũng là một vấn đề được các cấp Lãnh đạo Bộ Tư pháp quan tâm và là một nội dung quan trọng trong Đề án “Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan thi

hành án dân sự” của Tổng cục Thi hành án dân sự đã được Bộ trưởng Tư

pháp phê duyệt theo Quyết định số 3542/QĐ-BTP ngày 31/12/2014 và bắt đầu triển khai thực hiện từ năm 2015

Nhận thấy sự cấp thiết này, chúng tôi quyết định chọn vấn đề “Nghiên

cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự” làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học Trên cơ sở phân tích

lý luận và qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tôi hy vọng sẽ xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh để phục vụ việc nghiên cứu

áp dụng trong thực tế, giúp nâng cao chất lượng và khắc phục những hạn chế

trong công tác xác định giác trị nói riêng và công tác lưu trữ nói chung của toàn ngành thi hành án dân sự

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu về thời hạn bảo quản của các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành thi hành án dân sự, bao gồm cả tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Về phạm vi nghiên cứu: đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu và định thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu giấy, đề tài không đề cập đến các loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật Ngoài ra,

đề tài chủ yếu tập trung vào nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản của khối tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự, còn thời hạn bảo quản của các tài liệu quản lý hành chính được đưa ra chủ yếu dựa trên những quy định đã có của Nhà nước

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, chúng tôi nhằm mục tiêu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự làm tài liệu tham khảo, ứng dụng trong thực tế công tác của ngành

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi xác định những nhiệm

vụ cơ bản cần thực hiện như sau:

- Tìm hiểu và khái quát những lý luận chung về xác định giá trị tài liệu

và vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản;

- Khảo sát thực tế tại một số cơ quan thi hành án dân sự từ Tổng cục Thi hành án dân sự, Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Chi cục Thi hành án dân sự huyện; nghiên cứu nội dung, thành phần tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự từ Trung ương đến địa phương qua các báo cáo về tình hình công tác lưu trữ;

- Vận dụng lý luận và thực tiễn để nghiên cứu và xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cụ thể cho các nhóm tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự;

- Hệ thống hóa và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu không phải là vấn

đề mới, trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” xuất

bản năm 1958 tại Liên Xô, các tác giả đã đưa ra và phân tích khái niệm về công tác đánh giá tài liệu văn kiện, bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện

và phương pháp công tác đánh giá tài liệu văn kiện Đây là những nội dung mang tính chất lý luận được khái quát lên qua thực tiễn công tác đánh giá, xác định giá trị tài liệu ở Liên Xô trước đây, có thể nói, đó là cơ sở cho việc nghiên cứu và phát triển các vấn đề lý luận về xây dựng bảng thời hạn bảo

quản sau này ở nhiều nước trên thế giới Cuốn “Những văn bản pháp quy về

lưu trữ của nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa từ 1980-1992” xuất bản

năm 1992 cũng có những quy định cụ thể về vấn đề xác định thời hạn bảo quản của tài liệu như phần Quy định của Cục Lưu trữ nhà nước Trung Hoa về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan, trong đó trình bày chi tiết các nguyên tắc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, đồng thời đưa ra các Bảng thời hạn bảo quản cho nhiều loại tài liệu khác nhau (tài liệu hành chính, tài liệu kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu chuyên ngành )

Ở nước ta, việc nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản được đề cập tương đối nhiều ở các mức độ và hình thức nghiên cứu khác nhau Trước

hết phải kể đến các giáo trình giảng dạy như giáo trình “Lý luận và thực tiễn

công tác lưu trữ” năm 1990 của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn

Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; trong đó các tác giả đã trình bày rất cụ thể khái niệm “Bảng kê”, các loại bảng kê dùng trong xác định giá trị và các bước cụ thể cần tiến hành khi xây dựng một bảng kê Đây là một

trong những nội dung lý luận cơ bản để chúng tôi nghiên cứu, vận dụng trong việc xác định giá trị và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành

thi hành án dân sự Cuốn sách “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở

các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm do Nhà xuất bản Chính trị quốc

gia xuất bản năm 1998 cũng đưa ra các khái niệm về thời hạn bảo quản, bảng thời hạn bảo quản và đề cập đến các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tác giả tập trung vào mô tả quy trình xử lý và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan chứ không đi vào giải quyết về vấn đề định thời hạn bảo quản cho các loại hồ sơ, tài liệu

Trong những năm gần đây, đã có nhiều công trình nghiên cứu, đề tài khoa học tập trung vào vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản như đề tài

“Xác định giá trị tài liệu và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” do Nguyễn Trọng Thư

chủ nhiệm (1996);“Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự”

do Lã Thị Hồng chủ nhiệm (2005);“Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo

quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” do Nguyễn Lệ Nhung chủ nhiệm (2008) Ngoài ra, các luận văn thạc

sỹ, khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học cũng đề cập đến vấn đề xây dựng

bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu như đề tài luận văn “Cơ sở khoa học để

định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện” năm 1998

của tác giả Nguyễn Nghĩa Văn, “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo

quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của tỉnh ủy và các ban tham mưu, giúp việc tỉnh ủy” năm 2003 của tác giả Nguyễn Hồng Phượng,

“Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng)” năm 2013 của tác giả

Dương Thị Thanh Huyền, khóa luận tốt nghiệp đề tài “Tìm hiểu các Bảng

thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan Lưu trữ cấp Bộ và cơ quan Trung ương” năm 2002 của tác giả Nguyễn Thị Dịu… Các đề tài này đã có những

đóng góp nhất định trong việc nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn, đưa ra

những phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu áp dụng cho các cơ quan cụ thể Tuy nhiên, hầu hết các nghiên cứu đều chỉ tập trung vào khối tài liệu hành chính mà chưa đề cập nhiều đến các loại tài liệu chuyên ngành và các loại tài liệu đặc thù khác

Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên Tạp chí của ngành lưu trữ

cũng đề cập đến vấn đề này như “Ý nghĩa quan trọng của Bảng thời hạn bảo

quản tài liệu chuyên ngành” của tác giả Hà Huề - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,

số 4 năm 1993; “Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử

liệu” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số

02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ

biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” của tác giả Thanh

Mai – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 năm 2011;“Tìm hiểu các tiêu

chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn

Thanh – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 năm 2013; “Bàn về phân

nhóm các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Cảnh

Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2014… Các bài viết này đã đưa ra và phân tích những khái niệm, đồng thời, trao đổi và làm rõ những vấn đề còn vướng mắc, qua đó đề xuất phương hướng cần nghiên cứu

về công tác xác định giá trị và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản trong thời gian tới

Như vậy, có thể nói vấn đề xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã được nghiên cứu ở nhiều hình thức và góc độ khác nhau, từ việc nghiên cứu

lý luận đến vận dụng vào thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho các cơ quan cụ thể Tuy nhiên, xét về khía cạnh đối với nhóm tài liệu chuyên ngành hình thành trong các cơ quan, tổ chức thì hiện nay chưa có nhiều công trình nghiên cứu sâu sắc và toàn diện Đặc biệt, đối với tài liệu ngành thi hành

án dân sự thì chưa có một nghiên cứu và quy định áp dụng thống nhất nào hướng dẫn việc xác định thời hạn bảo quản cụ thể cho nhóm hồ sơ, tài liệu

chuyên môn nghiệp vụ Đây cũng chính là vấn đề đặt ra cho luận văn này phải nghiên cứu, giải quyết

6 Nguồn tƣ liệu tham khảo

Để thu thập và trang bị kiến thức lý luận cũng như thực tiễn phục vụ đề tài nghiên cứu, chúng tôi tham khảo các nguồn tư liệu chính sau đây:

Thứ nhất là các sách chuyên khảo, các giáo trình có đề cập đến công tác lưu trữ nói chung và việc xác định giá trị, định thời hạn bảo quản nói riêng

như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; giáo trình

“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên); tập bài

giảng chuyên đề “Xác định giá trị và bổ sung tài liệu lưu trữ” của PGS

Nguyễn Văn Hàm…

Thứ hai là các luận văn thạc sỹ, công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

nghiên cứu về đề tài này như luận văn thạc sỹ“Nghiên cứu xây dựng Bảng

thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” năm 2006 của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh, khóa luận tốt

nghiệp “Tìm hiểu các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan Lưu trữ

cấp Bộ và cơ quan Trung ương” năm 2002 của tác giả Nguyễn Thị Dịu…

Thứ ba là các văn bản có liên quan của Nhà nước và của Bộ Tư pháp quy định về việc định thời hạn bảo quản tài liệu như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức; Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp; các văn bản quy định về hồ sơ thi hành án dân sự như Thông

tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự…

Thứ tư là các bài báo, bài viết về vấn đề xác định thời hạn bảo quản tài liệu đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và các website như

7 Phương pháp nghiên cứu

Khi tiến hành thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin, cụ thể là quan điểm nhận

thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cái nhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của việc định thời hạn bảo quản với ý nghĩa và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong thực tế

- Phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống được vận dụng khi

nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự, qua đó xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của ngành thi hành án dân sự

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế được vận dụng khi chúng tôi

tiến hành điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ tại một số Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và một số Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh để đảm bảo Bảng thời hạn bảo quản sẽ bao quát được một cách toàn diện nhất các hồ sơ, tài liệu của ngành

- Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng khi chúng tôi tiến

hành phân tích, tổng hợp theo từng nội dung để giải quyết các vấn đề dựa trên các thông tin thu thập được từ thực tế và từ tài liệu tham khảo

8 Bố cục của luận văn

Luận văn gồm phần mở đầu, ba chương và kết luận

Phần mở đầu giới thiệu về lý do chọn đề tài, đối tượng, phạm vi, mục tiêu, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, nguồn tư liệu tham khảo, bố cục của luận văn

Chương 1 Hệ thống tổ chức và tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự

Trong chương 1, chúng tôi sẽ trình bày khái quát về hệ thống tổ chức các cơ quan thi hành án dân sự từ Trung ương đến địa phương, gồm chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các cơ quan thi hành án dân sự Qua

đó, xác định và phân tích khối lượng, nội dung, thành phần các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan này cũng như đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ngành thi hành án dân sự phục vụ các nhu cầu nghiên cứu và giải quyết công việc

Chương 2 Vận dụng lý luận, thực tiễn về xác định giá trị trong xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự

Trong chương 2, chúng tôi sẽ đề cập đến những kiến thức tổng quan chung về Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, từ đó chỉ ra sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự và việc vận dụng lý luận, thực tiễn để xác định giá trị cho các nhóm hồ sơ, tài liệu cụ thể; đồng thời nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản cho từng nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự

Chương 3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự

Trong chương 3, chúng tôi sẽ xây dựng hoàn chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự; trong đó trình bày một cách chi tiết về phạm vi, đối tượng, kết cấu và cách sử dụng của Bảng thời hạn bảo quản làm cơ sở áp dụng để xác định giá trị đối với hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân sự

Phần kết luận tóm tắt kết quả nghiên cứu của luận văn, đồng thời đưa ra hướng áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong thực tế ngành thi hành án dân sự để giải quyết các vấn đề còn tồn tại hiện nay

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN THI HÀNH ÁN DÂN SỰ

1.1 Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự

Trước năm 1993, công tác thi hành án dân sự do Tòa án nhân dân các cấp đảm nhiệm và tổ chức thi hành Đến tháng 10 năm 1992, Quốc hội khóa

IX nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết về việc bàn giao công tác thi hành án từ Tòa án nhân dân các cấp sang các cơ quan thuộc Chính phủ Ngày 21/4/1993, Pháp lệnh Thi hành án dân sự ra đời và đổi mới một cách cơ bản công tác thi hành án dân sự Trên cơ sở đó, ngày 02/6/1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/CP quy định về tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý công tác thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và Chấp hành viên Từ đó, hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được hình thành từ Trung ương đến địa phương trong phạm vi

cả nước, hoạt động độc lập tách khỏi Tòa án nhân dân; gồm Cục Quản lý Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, Phòng thi hành án thuộc Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Đội thi hành án thuộc Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Ngày 14/01/2004, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh Thi hành án dân sự năm 2004 Tiếp đó, ngày 11/4/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 50/2005/NĐ-CP quy định về cơ quan quản lý thi hành án dân

sự, cơ quan thi hành án dân sự và cán bộ, công chức làm công tác thi hành án dân sự Theo quy định tại Nghị định này, hệ thống tổ chức thi hành án dân sự

đã có những thay đổi căn bản về tên gọi và vị thế, các cơ quan thi hành án dân sự được tổ chức theo ngành dọc, gồm Cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ

Tư pháp (giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước), Thi hành án dân sự cấp tỉnh (chịu sự quản lý, chỉ đạo của Bộ Tư pháp về tổ chức, cán bộ, công

chức, kinh phí, nghiệp vụ), Thi hành án dân sự cấp huyện (trực thuộc và chịu

sự quản lý, chỉ đạo của Thi hành án dân sự cấp tỉnh về kinh phí và nghiệp vụ)

Hệ thống tổ chức các cơ quan thi hành án dân sự lại một lần nữa thay đổi và kiện toàn khi Luật Thi hành án dân sự năm 2008 - văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về thi hành án dân sự được Quốc hội khóa 12, kỳ họp thứ 4 thông qua - đánh dấu sự hoàn thiện về mô hình tổ chức và hoạt động của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự Ngày 09/9/2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 74/2009/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự Hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được xác định rõ hơn theo nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến cấp huyện Cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp được nâng thành Tổng cục Thi hành án dân sự nhằm tăng cường hiệu lực, nâng cao chất lượng quản lý và tổ chức hoạt động thi hành án dân sự, đáp ứng yêu cầu giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước và thực thi nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo đối với công tác thi hành án dân

sự Ở địa phương, Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự được thành lập tại cấp tỉnh, cấp huyện thay cho Thi hành án dân sự tỉnh, Thi hành án dân sự huyện trước đây

Ngày 06/11/2009, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã có Quyết định số 2999/QĐ-BTP công bố việc thành lập Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp, Quyết định thành lập 63 Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và 693 Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Tiếp đó, ngày 30/10/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thi hành án dân sự trực thuộc Bộ Tư pháp

Hiện nay, hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự được quy định tại Nghị định số 74/2009/NĐ-CP và Quyết định số 61/2014/QĐ-TTg cụ thể gồm:

1.1.1 Tổng cục Thi hành án dân sự

Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật

Tổng cục Thi hành án dân sự có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

1) Xây dựng để Bộ trưởng Bộ Tư pháp trình cấp có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền:

a Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính phủ; dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ;

dự thảo thông tư, quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các văn bản khác

về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính;

b Chiến lược, chương trình quốc gia, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm, dự thảo báo cáo Quốc hội, báo cáo Chính phủ

về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính;

2) Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định:

a Thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự; các phòng chuyên môn và tổ chức tương đương thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

b Quản lý tổ chức, công chức của hệ thống cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật;

c Quy định về quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy

tờ về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính;

đ Quy định về thống kê thi hành án dân sự và thi hành án hành chính

3) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính sau khi được phê duyệt, ban hành Thực hiện công tác rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức, cá nhân thực hiện nghiêm bản án, quyết định dân sự, hành chính của Tòa án và các quy định khác theo quy định của pháp luật

4) Ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ theo quy định của pháp luật

7) Thực hiện công tác phòng ngừa tội phạm trong thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính

8) Theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực thi hành án dân

sự và thi hành án hành chính

9) Theo dõi việc thực hiện kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành, án hành chính Trả lời kháng nghị, kiến nghị của Viện Kiểm sát nhân dân theo quy định

10) Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về thi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết quả về hợp tác quốc tế trong công tác thi hành án dân sự và thi hành án hành chính

11) Phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện thanh tra về quản lý thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính và xử lý hành vi không chấp hành án theo quy định của pháp luật

12) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội

13) Tổ chức nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật của các cơ quan thi hành án dân sự

14) Thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu về thi hành án dân sự và thi hành

án hành chính

15) Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; thực hiện chế độ tiền lương, chính sách đãi ngộ; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, từ chức, biệt phái, nghỉ hưu, thôi việc; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục Thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

16) Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

17) Quản lý khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự nộp cho Tổng cục Thi hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy định của pháp luật

18) Tổ chức và quản lý công tác thi đua - khen thưởng của hệ thống các

cơ quan thi hành án dân sự, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong công tác thi hành án dân sự, quản lý thi hành án hành chính, đôn đốc thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

có thẩm quyền phê duyệt

21) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao và theo quy định của pháp luật

Tổng cục Thi hành án dân sự gồm các đơn vị sau đây:

- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh tế, lao động, hôn nhân gia đình, trọng tài thương mại (gọi tắt là Vụ nghiệp vụ 1);

- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định phá sản; phần dân sự, tiền, tài sản, vật chứng trong bản án, quyết định hình sự và quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh có liên quan đến tài sản (gọi tắt là Vụ Nghiệp vụ 2);

- Vụ Quản lý thi hành án hành chính (gọi tắt là Vụ Nghiệp vụ 3);

- Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Vụ Kế hoạch – Tài chính;

- Văn phòng;

- Trung tâm Thống kê, Quản lý dữ liệu và Ứng dụng công nghệ thông tin

1.1.2 Cục Thi hành án dân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Cục Thi hành án dân sự)

Cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Tổng cục Thi hành án dân

sự, thực hiện chức năng thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, có nhiệm

vụ giúp Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý một số mặt công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan thi hành án dân sự địa phương và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật Cục Thi hành án dân sự có các phòng chuyên môn và các tổ chức tương đương trực thuộc

Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự được quy định tại Luật Thi hành án dân sự năm 2008 như sau:

1) Quản lý, chỉ đạo về thi hành án dân sự trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, bao gồm:

a Bảo đảm việc áp dụng thống nhất các quy định của pháp luật trong hoạt động thi hành án dân sự;

b Chỉ đạo hoạt động thi hành án dân sự đối với cơ quan thi hành án dân

sự cấp huyện; hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án dân sự cho Chấp hành viên, công chức khác của cơ quan thi hành án dân sự trên địa bàn;

c Kiểm tra công tác thi hành dân sự đối với cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện;

d Tổng kết thực tiễn thi hành án dân sự; thực hiện chế độ thống kê, báo cáo công tác tổ chức, hoạt động thi hành án dân sự theo hướng dẫn của cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

2) Trực tiếp tổ chức thi hành bản án, quyết định theo quy định tại Điều

35 của Luật Thi hành án dân sự năm 2008

3) Lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự; phối hợp với cơ quan Công an trong việc lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm chấp hành hình phạt tù và đặc xá cho người có nghĩa vụ thi hành án dân sự đang chấp hành hình phạt tù

4) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền 5) Thực hiện quản lý công chức, cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện hoạt động của cơ quan thi hành án dân sự địa phương theo hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan quản lý thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

6) Giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện trách nhiệm, quyền hạn theo quy định

7) Báo cáo công tác thi hành án dân sự trước Hội đồng nhân dân cùng cấp khi có yêu cầu

Theo quy định tại Điều 35 Luật Thi hành án dân sự năm 2008 thì Cục Thi hành án dân sự có thẩm quyền thi hành các bản án, quyết định gồm: Bản

án, quyết định sơ thẩm của Toà án cấp tỉnh trên cùng địa bàn; Bản án, quyết định của Toà án nhân dân tối cao chuyển giao cho cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh; Bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, quyết định của Trọng tài nước ngoài được Toà án công nhận và cho thi hành tại Việt Nam; Quyết định của Trọng tài thương mại; Quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh của Hội đồng

xử lý vụ việc cạnh tranh; Bản án, quyết định do cơ quan thi hành án dân sự nơi khác hoặc cơ quan thi hành án cấp quân khu ủy thác; Bản án, quyết định thuộc thẩm quyền thi hành của cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện mà thấy cần thiết lấy lên để thi hành; Bản án, quyết định có đương sự hoặc tài sản ở nước ngoài hoặc cần phải uỷ thác tư pháp về thi hành án

1.1.3 Chi cục Thi hành án dân sự huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Chi cục Thi hành án dân sự)

Chi cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Cục Thi hành án dân

sự, thực hiện chức năng thi hành án dân sự, đôn đốc thi hành án hành chính

và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thi hành án dân sự được quy định tại Luật Thi hành án dân sự năm 2008 như sau:

1) Trực tiếp tổ chức thi hành các bản án, quyết định theo quy định tại Điều 35 của Luật Thi hành án dân sự năm 2008

2) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền theo quy định của Luật này

3) Thực hiện quản lý công chức, cơ sở vật chất, kinh phí và phương tiện hoạt động được giao theo hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh

4) Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo công tác tổ chức, hoạt động thi hành án theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh

5) Lập hồ sơ đề nghị xét miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án dân sự

6) Giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 174 của Luật này

7) Báo cáo công tác thi hành án dân sự trước Hội đồng nhân dân khi có yêu cầu

Theo quy định tại Điều 35 Luật Thi hành án dân sự năm 2008 thì Chi cục Thi hành án dân sự có thẩm quyền thi hành các bản án, quyết định gồm: Bản án, quyết định sơ thẩm của Toà án cấp huyện nơi cơ quan thi hành án dân sự có trụ sở; Bản án, quyết định phúc thẩm của Tòa án cấp tỉnh đối với bản án, quyết định sơ thẩm của Toà án cấp huyện nơi cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện có trụ sở; Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm của Tòa án cấp tỉnh đối với bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Toà án cấp huyện nơi cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện có trụ sở; Bản án, quyết định

do cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện nơi khác, cơ quan thi hành án dân

sự cấp tỉnh hoặc cơ quan thi hành án cấp quân khu ủy thác

Mô hình tổ chức hệ thống thi hành án dân sự hiện nay về cơ bản đã được hoàn thiện, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức được quy định rõ tại các văn bản quy phạm pháp luật Các cơ quan thi hành án dân sự được tổ chức thành hệ thống dọc, đã xác định cụ thể mối quan hệ giữa cơ quan thi hành án các cấp từ Trung ương đến địa phương, đảm bảo được nguyên tắc tập trung thống nhất, đồng thời tạo sự độc lập, chủ động của các cơ quan thi hành án trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao

1.2 Đặc điểm, nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự

1.2.1 Đặc điểm

Thi hành án dân sự là hoạt động có vai trò quan trọng trong hoạt động

tư pháp nói chung và quá trình giải quyết vụ án nói riêng Bản án, quyết định của Tòa án và các quyết định khác chỉ thực sự có giá trị khi được thi hành trên thực tế Hoạt động thi hành án do các cơ quan thi hành án dân sự thực hiện là công đoạn làm cho bản án, quyết định của Tòa án được chấp hành, đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật và quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân và nhà nước Trong quá trình thi hành án, cơ quan thi hành án tác động tới đối tượng phải thi hành án để họ tự giác thi hành hoặc cơ quan thi hành án áp dụng các biện pháp buộc họ phải thực hiện nghĩa vụ đã được xác định trong bản án, quyết định của Tòa án và quyết định khác theo quy định của pháp luật Thông qua quá trình hoạt động và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan thi hành án dân sự đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu khá lớn và tương đối phức tạp, đa dạng Đây là khối tài liệu lớn và có giá trị, được xác định hình thành từ năm 1993 (từ khi công tác thi hành án dân sự được chuyển giao từ Tòa án sang các cơ quan thuộc Chính phủ) Khối tài liệu này không chỉ có ý nghĩa thực tiễn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác, hỗ trợ trực tiếp cho quá trình giải quyết công

việc của cán bộ, công chức trong ngành mà còn là tài sản mang ý nghĩa quốc gia, phản ánh đường lối, chính sách trong quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự trên phạm vi cả nước

Tài liệu lưu trữ chuyên ngành thi hành án dân sự là một trong những loại tài liệu chuyên môn đặc thù, hình thành trong quá trình thi hành các bản

án, quyết định của Tòa án, quyết định của Trọng tài thương mại hoặc cơ quan

có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật Ngoài những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ thì tài liệu lưu trữ chuyên ngành thi hành án dân sự còn phản ánh rõ nét và mang những đặc điểm riêng theo đặc thù của hoạt động thi hành án như:

- Thành phần hồ sơ đa dạng, gồm nhiều loại văn bản khác nhau, được sắp xếp và đánh số bút lục theo một trình tự nhất định: Thi hành án dân sự là hoạt động phức tạp, bao gồm nhiều giai đoạn với các trình tự, thủ tục chặt chẽ

và có sự tham gia của nhiều cơ quan vào quá trình thi hành án; trong mỗi giai đoạn của quá trình thi hành án lại hình thành nên nhiều loại tài liệu khác nhau Toàn bộ các loại tài liệu này được tập hợp lại trong các hồ sơ thi hành

án Hồ sơ thi hành án thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên – người được Nhà nước giao trách nhiệm thi hành các bản án, quyết định của Tòa án; vì vậy, chúng có thành phần đa dạng, gồm nhiều loại văn bản có giá trị khác nhau như bản án; quyết định; các biên bản bàn giao,

xử lý vật chứng, tài sản; biên bản xác minh; biên bản giải quyết việc thi hành án; giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn xin ý kiến hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân,

cơ quan, tổ chức hữu quan trong quá trình thi hành án Các văn bản này được sắp xếp và đánh số bút lục theo thứ tự được quy định tại Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một

số thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự Chấp hành viên có trách nhiệm lập, liệt kê và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án theo thứ tự

bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ Đối với những vụ án lớn, kéo dài, quá trình tổ chức thi hành án hình thành nên một khối lượng tài liệu vô cùng phức tạp, thời gian kéo dài Ví dụ việc tổ chức thi hành án vụ Tăng Minh Phụng và đồng phạm can tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản xã hội chủ nghĩa, cố ý làm trái pháp luật và thiếu tinh thần trách nhiệm, tại thành phố Hồ Chí Minh từ năm 1998-2006, hình thành 12 tập

hồ sơ (tương đương 01 mét giá tài liệu); trong đó gồm nhiều tài liệu, văn bản chỉ đạo, phối hợp của các cơ quan hữu quan như Văn phòng Chính phủ, Bộ

Tư pháp, Bộ Xây dựng, Ban chỉ đạo Thi hành án, Ủy ban nhân dân thành phố

Hồ Chí Minh, các ngân hàng, Công ty quản lý nợ và khai thác tài sản

- Có tính bảo mật, không được khai thác, sử dụng một cách rộng rãi: Hồ

sơ thi hành án là loại tài liệu có tính bảo mật, phải được lưu trữ theo quy tắc riêng, đảm bảo không để lộ những thông tin quan trọng, đặc biệt là hồ sơ thi hành các vụ án liên quan đến lợi ích quốc gia, liên quan đến các nhân vật tiêu biểu; hồ sơ thi hành phần dân sự, tiền, tài sản trong các bản án, quyết định hình sự; hồ sơ vụ việc tố cáo , vì vậy, chúng không được khai thác, sử dụng một cách rộng rãi như đối với các loại tài liệu lưu trữ khác, không phải mọi đối tượng, mọi công dân đều có quyền yêu cầu khai thác hồ sơ thi hành án Việc rút hồ sơ ra khỏi kho lưu trữ để khai thác thường phục vụ công tác điều tra, xác minh của các cơ quan chức năng; công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan thi hành án

- Có ý nghĩa thực tiễn lâu dài: Khác với các loại tài liệu lưu trữ khác, hồ

sơ thi hành án trước khi chuyển sang giá trị lịch sử thì bản thân chúng có giá trị thực tiễn lâu dài Điều này xuất phát từ việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan sản sinh ra tài liệu; hồ sơ thi hành án dù đã kết thúc, nhưng đa phần vẫn thường xuyên được khai thác sử dụng trong một thời gian dài sau đó, bởi chúng gồm những tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các cá nhân liên quan và là bằng chứng ghi lại hoạt động thi hành

án của Chấp hành viên Hoạt động thi hành án dân sự, mà cụ thể là việc giải quyết phần tiền, tài sản và các quyền lợi khác trong bản án, quyết định của Tòa án vốn dĩ là sự đối lập, mâu thuẫn quyền và lợi ích giữa các bên thi hành

án nên thường làm phát sinh mâu thuẫn gay gắt, dẫn đến nhiều trường hợp án

đã thi hành xong nhưng vẫn còn tình trạng khiếu nại, tố cáo kéo dài Để giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo thì việc tra cứu lại hồ sơ thi hành án là rất cần thiết Ngoài ra, hồ sơ thi hành án còn là bằng chứng pháp lý ghi lại quá trình tổ chức thi hành án, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, truy cứu trách nhiệm đối với các vụ án sau này Do có ý nghĩa thực tiễn lâu dài nên các hồ

sơ, tài liệu thi hành án được lưu trữ ở Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 30 năm trước khi nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

1.2.2.1 Tài liệu quản lý hành chính

Khối tài liệu quản lý hành chính hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự không lớn, chủ yếu tại cơ quan quản lý ngành là Tổng cục Thi hành án dân sự Theo số liệu khảo sát trong Báo cáo số 05/BC-

VP ngày 03/01/2014 của Văn phòng Tổng cục về tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong toàn ngành, tại Tổng cục Thi hành án dân sự, khối lượng tài liệu

lưu trữ bảo quản trong kho chủ yếu là tài liệu hành chính, gồm 240 mét giá tài liệu với nội dung và thành phần đa dạng (chiểm tỷ lệ 82% so với tài liệu nghiệp vụ) Ngược lại, tại các cơ quan thi hành án dân sự địa phương (Cục Thi hành án dân sự và Chi cục Thi hành án dân sự), do từ năm 2008 trở về trước, Thi hành án dân sự tỉnh là đơn vị thuộc Sở Tư pháp, hơn nữa, các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chủ yếu thực hiện công tác nghiệp vụ nên khối lượng tài liệu quản lý hành chính chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ (trung bình khoảng 20%)

Tương tự như các cơ quan, tổ chức khác, tài liệu quản lý hành chính ngành thi hành án dân sự được hình thành để thực hiện các chức năng, nhiệm

vụ về quản lý, điều hành hoạt động, tổ chức, biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất Bởi vậy, tài liệu quản lý hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh quá trình xây dựng, hình thành và ghi lại những sự kiện, dấu mốc qua các giai đoạn phát triển, đổi mới của hệ thống ngành thi hành án dân sự Dựa trên các nhiệm vụ công tác, chúng tôi chia tài liệu quản lý hành chính thành các nhóm tài liệu sau:

Nhóm 1 Tài liệu tổng hợp

Tài liệu tổng hợp hình thành tại các đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự, bộ phận tổng hợp tại Chi cục Thi hành án dân sự Tài liệu tổng hợp bao gồm những hồ sơ, tài liệu như: các loại kế hoạch, báo cáo kết quả công tác định kỳ/đột xuất; báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp của thủ trưởng cơ quan; thông báo ý kiến kết luận, biên bản các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo; hồ sơ tổ chức các hội nghị, kỷ niệm ngày lễ lớn, ngày truyền thống ngành; hồ sơ ứng dụng tiêu chuẩn ISO; hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác năm của các đơn vị trực thuộc; hồ sơ xử lý các thông tin báo chí liên quan đến hoạt động thi hành án dân sự; công văn trao đổi về những vấn đề chung, gửi để biết

Nhóm 2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch

Tài liệu quy hoạch, kế hoạch bao gồm những hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan; hồ sơ xây dựng và tổ chức thực hiện đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành; báo cáo đánh giá thực hiện các đề án, dự án, chương trình, mục tiêu; hồ sơ xây dựng và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan; hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện

kế hoạch; công văn trao đổi về công tác quy hoạch, kế hoạch

Nhóm 3 Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương

Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương hình thành tại các đơn vị có chức năng quản lý về tổ chức, cán bộ, công chức như Vụ Tổ chức cán bộ Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Tổ chức cán bộ Cục Thi hành án dân sự Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm những hồ sơ, tài liệu như các loại

kế hoạch, báo cáo tổng kết, sơ kết công tác tổ chức cán bộ; hồ sơ xây dựng, ban hành Quy chế làm việc, các chế độ, quy định, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ; hồ sơ thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hợp nhất, chia tách, giải thể các cơ quan thi hành án dân sự; hồ sơ xây dựng, giao chỉ tiêu, biên chế; hồ sơ quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý ngắn hạn/dài hạn; hồ sơ tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, kỷ luật cán bộ; hồ sơ giải quyết các chế độ chuyển công tác, nghỉ hưu, phụ cấp ; hồ sơ gốc của cán bộ, công chức; hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, cử cán bộ, công chức đi học

Nhóm 4 Tài liệu tài chính, kế toán

Tài liệu tài chính, kế toán hình thành tại các đơn vị có chức năng thực hiện công tác tài chính, kế toán; quản lý, phân bổ dự toán ngân sách được giao; theo dõi, quản lý việc sử dụng, mua sắm tài sản như Vụ Kế hoạch – tài chính Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Tài chính – kế toán Cục Thi hành

án dân sự, bộ phận kế toán tại các Chi cục Thi hành án dân sự Tài liệu tài chính, kế toán bao gồm những hồ sơ, tài liệu như kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán; dự toán ngân sách hàng năm; kế hoạch, báo cáo tài chính

và quyết toán; báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ; hồ sơ kiểm toán, kiểm tra, thanh tra tài chính; hồ sơ cấp kinh phí mua sắm tài sản cố định; các loại sổ sách kế toán; hồ sơ dự thầu; chứng từ kế toán

Nhóm 5 Tài liệu xây dựng cơ bản

Tài liệu xây dựng cơ bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự chiếm tỷ lệ không nhiều, phần lớn gồm các hồ sơ, tài liệu sửa chữa nhỏ, cải tạo, mở rộng các công trình và các hồ sơ xây dựng trụ sở, kho vật chứng (gồm hồ sơ dự toán, hồ sơ pháp lý, hồ sơ trúng thầu ) tại một số

cơ quan thi hành án dân sự địa phương được xây dựng mới trụ sở theo Đề án

“Xây dựng trụ sở, kho vật chứng cho các cơ quan thi hành án dân sự và xây dựng cơ sở đào tạo thuộc Bộ Tư pháp theo Nghị quyết số 49/NQ-TW giai đoạn 2011-2015” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Nhóm 6 Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

Tài liệu về hành chính, quản trị công sở hình thành tại các đơn vị như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự,

bộ phận văn thư, lưu trữ, quản trị tại Chi cục Thi hành án dân sự Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; kế hoạch, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ; hồ sơ thực hiện cải cách hành chính; hồ sơ kiểm tra nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ; tập lưu công văn đi; sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi, sổ theo dõi phục vụ khai thác tài liệu; hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị; hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về quản trị công sở; hồ sơ thực hiện công tác phòng chống cháy, nổ, thiên tai; kế hoạch mua sắm mới, thanh lý tài sản; biên bản theo dõi kiểm kê tài sản hàng năm; công văn trao đổi chung về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị

Nhóm 7 Tài liệu thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế

Tài liệu thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế hình thành tại các đơn vị như Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân sự, Văn phòng Cục Thi hành án dân sự, bộ phận thi đua khen thưởng tại Chi cục Thi hành án dân sự Tài liệu

thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định về thi đua, khen thưởng của ngành; kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng, hợp tác quốc tế; hồ sơ tổ chức và thực hiện các phong trào thi đua; hồ sơ kiểm tra công tác thi đua, khen thưởng; hồ sơ đề nghị khen thưởng cho các tập thể, cá nhân; hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết thi đua khen thưởng; hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành; hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế; công văn trao đổi chung về công tác thi đua khen thưởng, hợp tác quốc tế

Nhóm 8 Nhóm tài liệu thống kê thi hành án dân sự

Tài liệu thống kê thi hành án dân sự hình thành tại các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ về quản lý, thực hiện công tác thống kê và báo cáo thống kê thi hành án dân sự như Trung tâm Thống kê, Quản lý dữ liệu và Ứng dụng công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; bộ phận thống kê tại Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự Tài liệu thống kê thi hành án dân sự có vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu và thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành; là một trong những căn cứ khi quyết định một số vấn đề cơ bản trong thi hành án dân sự như: đánh giá kết quả thi hành án, lập kế hoạch và giao chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ hàng năm cho các

cơ quan thi hành án dân sự và Chấp hành viên… Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu như hồ sơ, tài liệu về việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, các dự án, đề án về thống kê thi hành án dân sự; các loại Báo cáo thống kê thi hành án dân sự định kỳ, đột xuất; hồ sơ về việc giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thi hành án hàng năm…

Nhóm 9 Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể

Tài liệu thuộc nhóm này bao gồm các hồ sơ, tài liệu sau:

- Tài liệu của tổ chức Đảng: gồm các hồ sơ đại hội Đảng; chương trình,

kế hoạch, báo cáo công tác Đảng; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên; hồ sơ, tài liệu về hoạt động của Ban cán sự Đảng; công văn trao đổi về công tác Đảng

- Tài liệu của tổ chức Công đoàn: gồm hồ sơ Đại hội; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; hồ

sơ Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm; công văn trao đổi về công tác Công đoàn

- Tài liệu Đoàn Thanh niên: gồm hồ sơ Đại hội Đoàn Thanh niên; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác Đoàn; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; tài liệu về các hoạt động của Đoàn Thanh niên; công văn trao đổi về công tác Đoàn

- Tài liệu của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ: gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm/6 tháng; quyết định thành lập, thay đổi thành viên Ban

Vì sự tiến bộ phụ nữ; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn; tài liệu

về các hoạt động của Ban; công văn trao đổi của Ban

- Tài liệu của Hội cựu chiến binh: gồm chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm/6 tháng; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, tài liệu

về hoạt động của Hội

1.2.2.2 Tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự

Tài liệu chuyên ngành thi hành án là khối tài liệu lớn và quan trọng trong phông lưu trữ các cơ quan thi hành án dân sự, chúng phản ánh và ghi lại quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ về thi hành án dân sự tại các cơ quan này Tài liệu chuyên ngành thi hành án dân sự bao gồm nhóm tài liệu thi hành

án dân sự và nhóm tài liệu tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành

án dân sự

Nhóm tài liệu thi hành án dân sự

Nhóm tài liệu này hình thành tại các đơn vị có chức năng, nhiệm vụ thực hiện quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức thi hành các bản

án, quyết định dân sự thuộc thẩm quyền như Vụ Nghiệp vụ 1, Vụ Nghiệp vụ

2, Vụ Nghiệp vụ 3 thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự, Phòng Nghiệp vụ và

tổ chức thi hành án thuộc Cục Thi hành dân sự, các Chấp hành viên tại Chi cục Thi hành án dân sự

Nhóm tài liệu thi hành án gồm:

- Hồ sơ, tài liệu xây dựng và ban hành các văn bản quản lý về chuyên môn nghiệp vụ, các quy trình, thủ tục trong lĩnh vực thi hành án dân sự;

- Hồ sơ thi hành các bản án, quyết định dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại; hồ sơ thi hành phần dân sự, tiền, tài sản, vật chứng trong bản án, quyết định hình sự, hành chính và vụ việc cạnh tranh;

- Các loại sổ thi hành án, gồm Sổ nhận bản án, quyết định; Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án; Sổ thụ lý thi hành án; Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi,

bổ sung, hủy quyết định thi hành án; Sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ; Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án; Sổ nhận ủy thác thi hành án; Sổ

ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ thi hành án, tiếp tục thi hành án; Sổ miễn, giảm thi hành án; Sổ ra quyết định đình chỉ, trả lại đơn yêu cầu thi hành án;

Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án; Sổ quản lý hồ sơ đưa vào lưu trữ; Sổ

ra quyết định thu phí thi hành án; Sổ theo dõi chuyển giao quyết định thi hành

án cho trại giam, trại tạm giam; Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính Trong nhóm tài liệu nghiệp vụ thi hành án thì nhóm hồ sơ thi hành án là khối tài liệu chủ yếu và chiếm tỷ lệ lớn nhất Theo báo cáo thống kê từ năm 2009-2012, trung bình mỗi năm toàn ngành thi hành xong 398.137 việc [46,11], tương đương với 398.137 hồ sơ thi hành án được đưa vào lưu trữ, từ năm 2013-2014, trung bình mỗi năm toàn ngành thi hành xong 512.035 việc Điều này cho thấy số vụ việc thi hành án có chiều hướng ngày càng tăng, dẫn đến khối lượng hồ sơ thi hành án đưa vào lưu trữ càng lớn

Hồ sơ thi hành án được phân loại theo tính chất các vụ việc quy định tại Mục 1, Chương III Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004 (sửa đổi, bổ sung năm 2011) thành các nhóm hồ sơ sau:

- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về dân sự;

- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về hôn nhân và gia đình;

- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về kinh doanh, thương mại;

- Hồ sơ thi hành bản án, quyết định về lao động;

- Hồ sơ thi hành quyết định của Tòa án về giải quyết phá sản;

- Hồ sơ thi hành phần dân sự trong bản án, quyết định hình sự;

- Hồ sơ về việc đôn đốc thi hành án hành chính

Hồ sơ thi hành án thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên đối với việc thi hành án Sau khi nhận được bản án, quyết định của Tòa án, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ra quyết định thi hành án và phân công Chấp hành viên tổ chức thi hành Quyết định thi hành

án là căn cứ để Chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án Trong quá trình tổ chức thi hành án, Chấp hành viên phải ghi chép các công việc và lưu giữ tất cả các tài liệu đã và đang thực hiện vào hồ sơ thi hành án Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án được đánh số bút lục, sắp xếp theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng Số bút lục được đánh ngay sau khi tiếp nhận tài liệu theo trình tự thời gian tiếp nhận tài liệu Hồ sơ thi hành án có thành phần

đa dạng và phức tạp, tuy gồm nhiều loại hình khác nhau nhưng cơ bản các nhóm hồ sơ thi hành án đều giống nhau về thành phần tài liệu; vì vậy, có thể nhóm chung tài liệu trong các loại hồ sơ này thành hai phần, gồm những tài liệu là căn cứ để tổ chức thi hành án và những tài liệu hình thành trong quá trình thi hành án của Chấp hành viên

Cụ thể, những tài liệu là căn cứ để tổ chức thi hành án gồm:

* Quyết định thi hành án: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ban hành làm căn cứ để đưa bản án, quyết định của Tòa án ra thi hành Tùy theo các trường hợp quy định tại Điều 36 Luật Thi hành án dân sự năm

2008 mà Thủ trưởng cơ quan thi hành án ra Quyết định thi hành án chủ động hoặc Quyết định thi hành án theo đơn yêu cầu Quyết định thi hành án là căn

cứ để Chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án, do đó, có hai loại hồ sơ thi hành

án là hồ sơ thi hành án chủ động và hồ sơ thi hành án theo đơn yêu cầu

* Đơn yêu cầu thi hành án: Là văn bản do người được thi hành án, người phải thi hành án lập và gửi đến cơ quan thi hành án dân sự có thẩm

quyền để yêu cầu thi hành bản án, quyết định dân sự của Tòa án Ngoài các trường hợp theo quy định tại Điều 36 Luật Thi hành án dân sự năm 2008 thì Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự chỉ ra quyết định thi hành án khi có đơn yêu cầu thi hành án

* Bản án, quyết định của Tòa án: Là văn bản của Tòa án có thẩm quyền, nhân danh Nhà nước, tuyên khi giải quyết các vụ việc về hình sự, dân sự, kinh tế, lao động, phá sản hoặc hành chính Bản án, quyết định về dân sự là văn bản của Tòa dân sự giải quyết những tranh chấp hoặc yêu cầu về dân sự (gồm các vụ việc về dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động) thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án

Ngoài những tài liệu chủ yếu trên, có thể có các tài liệu khác như công văn của cơ quan thi hành án dân sự yêu cầu giải thích đối với các bản án, quyết định không rõ; Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự; Thông báo sửa chữa, bổ sung bản án; Tờ trình về việc phân công Chấp hành viên thi hành án

Những tài liệu hình thành trong quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên gồm:

* Quyết định về việc thi hành án: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án ban hành khi có căn cứ do pháp luật quy định, để giải quyết các việc thi hành án cụ thể Trong quá trình tổ chức thi hành án, tùy thuộc vào các trường hợp và tính chất của vụ việc mà cơ quan thi hành án dân sự ban hành các loại Quyết định khác nhau như: Quyết định ủy thác thi hành án, Quyết định trả lại đơn yêu cầu thi hành án, Quyết định hoãn thi hành án, Quyết định đình chỉ thi hành án, Quyết định tiếp tục thi hành án, Quyết định xử phạt vi phạm hành chính, Quyết định tiêu hủy tài sản, Quyết định cưỡng chế kê biên,

xử lý tài sản, Quyết định phong tỏa tài khoản

* Biên bản thi hành án: Là văn bản do Chấp hành viên lập khi tiến hành một hoạt động cụ thể nhằm mô tả chi tiết diễn biến của hoạt động đó từ đầu đến cuối Biên bản phải ghi rõ ngày, giờ và được Chấp hành viên, đại diện

của chính quyền địa phương, đại diện các cơ quan, tổ chức tham gia vào hoạt động đó, đại diện các bên đương sự, người chứng kiến ký tên Các loại Biên bản thi hành án gồm: Biên bản ghi nhận yêu cầu thi hành án, Biên bản giao quyết định, văn bản về thi hành án, Biên bản giải quyết việc thi hành án, Biên bản xác minh điều kiện thi hành án, Biên bản thỏa thuận thi hành án, Biên bản tạm giữ tài sản, giấy tờ, Biên bản kê biên, xử lý tài sản, Biên bản niêm phong tài sản, Biên bản tiêu hủy tang vật, tài sản, Biên bản cưỡng chế giao tài sản, Biên bản vi phạm hành chính

* Thông báo về việc thi hành án: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án ban hành để thông báo tới người được thi hành án, người phải thi hành án, người có quyền, nghĩa vụ liên quan khi ban hành các quyết định, giấy báo, giấy triệu tập về thi hành án Các loại Thông báo về việc thi hành án gồm: Thông báo từ chối nhận đơn yêu cầu thi hành án, Thông báo tạm đình chỉ thi hành án, Thông báo nhận ủy thác, Thông báo cưỡng chế thi hành án, Thông báo bán đấu giá tài sản, Thông báo bàn giao tài sản, Thông báo nhận tiền, tài sản

* Công văn gửi các cơ quan, tổ chức hữu quan đề nghị phối hợp trong việc tổ chức thi hành án: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án ban hành gửi các cơ quan, tổ chức hữu quan như Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ủy ban nhân dân, cơ quan Công an, Ngân hàng đề nghị phối hợp

để cùng xử lý các nghiệp vụ thi hành án như cưỡng chế, kê biên, bán đấu giá tài sản; tiêu hủy tang vật, tài sản; phong tỏa tài khoản

* Công văn trao đổi, xin ý kiến hướng dẫn nghiệp vụ: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án ban hành gửi cơ quan thi hành án cấp trên để trao đổi, báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thi hành các vụ việc dân

sự phức tạp, kéo dài

* Giấy mời, Giấy triệu tập, Giấy báo: Là văn bản do Chấp hành viên ban hành để thông báo và yêu cầu các cá nhân (người người được thi hành án, người phải thi hành án hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan), đại diện của

tổ chức có liên quan đến vụ việc cần giải quyết đến một địa điểm cụ thể vào một thời điểm xác định trong văn bản để tiến hành các nội dung cần thiết cho việc giải quyết vụ việc

* Bản sao hợp pháp các chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán do kế toán

cơ quan thi hành án dân sự lập, bản chính lưu ở bộ phận kế toán, bản sao chụp được Thủ trưởng cơ quan xác nhận và được coi là chứng từ hợp pháp để lưu trong hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên Chứng từ kế toán thường gồm Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy

đề nghị tạm ứng Chứng từ kế toán được coi là bằng chứng quan trọng phản ánh các hoạt động thu, chi trong quá trình thi hành án Ví dụ: Biên lai thu tiền, Phiếu thu thể hiện và phản ánh các khoản tiền và giá trị tài sản mà cơ quan thi hành án thu của người phải thi hành án để trả cho người được thi hành án; Phiếu chi phản ánh các khoản chi trong quá trình thi hành án như chi cưỡng chế, chi phí bán đấu giá tài sản, chi phí cho việc xử lý tài sản sung công

* Các giấy tờ liên quan, chứng minh về điều kiện thi hành án của người phải thi hành án: Là tài liệu Chấp hành viên phải thu thập nhằm làm rõ các vấn đề về điều kiện, nhân thân, tài sản của người phải thi hành án để có cơ sở

tổ chức thi hành án Các tài liệu này khá đa dạng, bao gồm nhiều loại giấy tờ tùy theo từng vụ, việc dân sự như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hộ khẩu, sơ đồ nhà đất, văn bản phân chia di sản thừa kế, giấy đăng ký xe, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận đã kê khai đăng ký nhà, giấy xác nhận sở hữu cổ phần, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

* Báo cáo đối chiếu kết quả hoạt động thi hành án của Chấp hành viên:

Là Bảng kê chi tiết số tiền, giá trị tài sản phải thi hành; số đã thu, đã nộp nhà nước và chi trả của Chấp hành viên Báo cáo đối chiếu có vai trò là văn bản chứng minh kết quả và kết thúc việc thi hành án của Chấp hành viên, có chữ

ký xác nhận của kế toán trưởng và Thủ trưởng cơ quan phê duyệt hồ sơ thi hành án đưa vào lưu trữ

Ngoài ra, quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên còn hình thành một số tài liệu khác như Công văn trả lời, trao đổi về việc thi hành án của các cơ quan, tổ chức hữu quan; Phiếu xác định tiền, giá trị hạch toán tài sản, tang vật; Phiếu xác định tiền lãi suất chậm thi hành án; Thông báo xác nhận giao dịch; Kế hoạch cưỡng chế thi hành án; Hợp đồng bán đấu giá tài sản thi hành án; Giấy ủy quyền; Bảng kê gửi bưu cục

Sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ, lập bảng thống kê đầy đủ các tài liệu và số bút lục, sau đó

ký, ghi rõ họ tên và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào bảng thống kê để Thủ trưởng cơ quan thi hành án phê duyệt hồ sơ đưa vào lưu trữ

Nhóm tài liệu tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự

Nhóm tài liệu này hình thành tại các đơn vị có chức năng quản lý công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự; tiếp dân và trực tiếp giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với những vụ, việc thuộc thẩm quyền như Vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự; Phòng Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc Cục Thi hành dân sự; bộ phận giải quyết khiếu nại, tố cáo tại Chi cục Thi hành án dân sự

Nhóm tài liệu tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm:

- Hồ sơ, tài liệu xây dựng và ban hành các văn bản, trình tự, thủ tục về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại tố cáo trong lĩnh vực thi hành

luôn tác động trực tiếp đến các quyền, lợi ích vật chất của đương sự, các hoạt động thi hành án dân sự ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản, quyền và lợi ích thiết thân của các đương sự cũng như của gia đình họ Mọi thủ tục của cơ quan thi hành án tổ chức thực hiện đều có thể bị khiếu nại tố cáo, từ khâu nhận đơn yêu cầu thi hành án, ra quyết định, thông báo, xác minh, cưỡng chế thi hành

án, thậm chí đến giai đoạn kết thúc thi hành án như thu phí thi hành án, ra quyết định trả đơn yêu cầu thi hành án

Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự là việc thụ lý (tiếp nhận), xác minh, kết luận và ra Quyết định giải quyết khiếu nại/xử lý tố cáo của người giải quyết tố cáo Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo phải được lập thành hồ sơ theo quy định tại Điều 149, Luật Thi hành án dân sự năm 2008

Vì vậy, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo cũng chiếm khối lượng đáng kể trong khối tài liệu chuyên ngành thi hành án Theo báo cáo thống kê từ năm 2010-2012, trung bình mỗi năm Tổng cục Thi hành án dân sự tiếp nhận và giải quyết xong 2.238 đơn, thư khiếu nại, tố cáo [46,77]; tại các cơ quan thi hành án dân sự địa phương trên cả nước, trung bình mỗi năm đã tiếp nhận và giải quyết xong 2.439 đơn, thư khiếu nại [46,77] Như vậy, trung bình mỗi năm có 4.677 hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được đưa vào Lưu trữ ngành thi hành án dân sự; trong đó, hồ sơ giải quyết khiếu nại chiếm đa số (khoảng

80 - 90%) so với hồ sơ vụ việc tố cáo

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại gồm có:

* Đơn khiếu nại hoặc văn bản ghi nội dung khiếu nại (biên bản tiếp công dân): Đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có quyền gửi đơn khiếu nại hoặc đến khiếu nại trực tiếp tại các cơ quan thi hành án Trường hợp người khiếu nại đến khiếu nại trực tiếp thì người tiếp nhận khiếu nại hướng dẫn người khiếu nại viết đơn khiếu nại hoặc người tiếp nhận ghi lại việc khiếu nại bằng văn bản và yêu cầu người khiếu nại ký hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản

* Phiếu chuyển đơn: Là văn bản của cơ quan, tổ chức khi nhận đơn nếu xác định không thuộc thẩm quyền giải quyết của mình thì chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền và yêu cầu cơ quan được chuyển đơn báo cáo kết quả khi

đã giải quyết xong

* Thông báo về việc thụ lý đơn khiếu nại: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án hoặc người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại ban hành để thông báo cho người khiếu nại biết về việc đã thụ lý để giải quyết đối với đơn khiếu nại

* Thông báo về việc yêu cầu cung cấp tài liệu cho người giải quyết khiếu nại: Là văn bản do người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại ban hành

để yêu cầu người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc khiếu nại

* Tài liệu, chứng cứ thu thập trong quá trình giải quyết khiếu nại: Gồm các văn bản giải trình, giấy tờ, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… do người khiếu nại, người bị khiếu nại, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp hoặc do người được giao thực hiện việc xác minh thu thập được để làm rõ về nội dung khiếu nại

* Giấy triệu tập: Là văn bản do Thủ trưởng cơ quan thi hành án ban hành triệu tập người khiếu nại, người bị khiếu nại để tổ chức đối thoại, xác minh khi cần thiết

* Biên bản thẩm tra, xác minh, tổ chức đối thoại, kết luận, kết quả giám định: Là văn bản do người được giao thực hiện việc xác minh, đối thoại lập khi tiến hành xác minh, giám định theo nội dung khiếu nại Các Biên bản phải phản ánh đầy đủ về nội dung trình bày, chứng cứ, tài liệu mà đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân trình bày, cung cấp và có chữ ký của những người tham gia

* Báo cáo kết quả xác minh, đối thoại: Là văn bản do người được giao thực hiện việc xác minh, đối thoại lập để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại kết quả xác minh, đối thoại